Resultataftale 2023 for
Resultataftale 2023 for
Viborg Stift
1. Præsentation
1.1. Det formelle grundlag for stiftsadministrationens virke
Denne aftale vedrører Viborg Stifts Stiftsadministrations opgavevaretagelse. Stiftsadministrationen varetager administrative opgaver dels under biskoppens ledelse og dels under ledelse af stiftsøvrigheden, der består af biskoppen og stiftamtmanden i forening.
Stiftsadministrationen er endvidere sekretariat for stiftsrådet.
Stiftsadministrationen rådgiver menighedsråd og provstiudvalg i forhold til deres opgavevaretagelse, og samarbejder med Kirkeministeriet, Landsforeningen af Menighedsråd og andre kirkelige institutioner om folkekirkelige udviklingsopgaver m.v.
Stiftsadministrationen varetager opgaver vedrørende rådgivning, folkekirkens økonomi, folkekirkens styrelse og folkekirkens personale.
Viborg Stift er et af landets 10 stifter. Biskoppen har den gejstlig tilsynsfunktion for stiftet. Biskoppen bestyrer bl.a. den del af fællesfonden, der vedrører Viborg Stift, samt fører tilsyn med præsteboliger og præstegårde mv.
Stiftsøvrigheden, der består af biskoppen og stiftamtmanden, fører tilsyn med menighedsrådenes forvaltning af kirker og kirkegårde. Stiftsøvrigheden godkender ændringer i kirkebygninger som er ældre end 100 år samt udvidelser og anlæggelse af kirkegårde. Stiftsrådet er desuden ansvarligt for forvaltning af stiftsmidlerne og udskrivning og forvaltning af det bindende stiftsbidrag.
1.2. Formålet med stiftsadministrationens virke
Stiftsadministrationens virke kan opsummeres i en række hovedformål:
1. Rådgivning: Stiftsadministrationen yder juridisk og administrativ rådgivning til biskoppen i sager vedrørende præster og menighedsråd. Herudover rådgives menighedsråd og provstiudvalg i forbindelse med byggesager, herunder igangsætning af byggesagen. Stiftsadministrationen er servicefunktion over for stiftets provstiudvalg i lejesager, ved køb og salg af præsteboliger, i sager vedrørende bortforpagtning af præstegårdsbrug, ved køb og salg af arealer til brug for kirke og kirkegård og andre ad hoc-opgaver. Stiftsadministrationen rådgiver menighedsråd og provstiudvalg i personalesager og økonomiforhold. Der ydes endvidere rådgivning vedrørende gravstedsområdet, herunder kirkegårdsvedtægter og -takster.
2. Folkekirkens styrelse: Stiftsadministrationen varetager administrative opgaver for biskoppen i relation til rammerne for den kirkelige betjening af folkekirkens menigheder, herunder giver juridisk vejledning til biskoppen i sager om brug af folkekirkens kirker, fortolkning af menighedsrådsloven og menighedsrådsvalgloven og ansættelsesretlige forhold for præster. Stiftet varetager sekretariatsfunktionen for stiftsøvrigheden i forbindelse med godkendelsessager vedrørende kirker og kirkegårde, tilsynet med menighedsrådene og behandling af plansager. Stiftsadministrationen varetager sekretariatsfunktionen for stiftsrådet. Stiftsadministrationen samarbejder med Kirkeministeriet, Landsforeningen af
Side 2
Akt nr. 2175025
Menighedsråd og andre kirkelige institutioner om folkekirkelige udviklingsopgaver
m.v. Stiftsøvrigheden varetager sammen med provstiudvalget tilsynet med menighedsrådenes økonomiske forvaltning efter de bestemmelser, der er fastsat herom.
3. Folkekirkens personale: Stiftsadministrationen yder bistand til menighedsrådene og uddannelsesinstitutionerne i ansættelsesretlige sager som f.eks. ansættelse, lønfastsættelse og afskedigelse.
4. Folkekirkens økonomi: Stiftsadministrationen varetager økonomistyringsopgaver i forbindelse med forvaltning af bevillinger fra fællesfonden, stiftsbidraget og stiftskapitalerne.
2. Mål og resultatkrav
Viborg Stifts Stiftsadministration skal i 2023 opfylde følgende:
2.1. Fælles mål
2.1.1 Byggesager
Side 3
Akt nr. 2175025
Fællesmål 1: Byggesager | |
Mål: Hurtig og effektiv sagsbehandling | |
Resultatkrav | Målpunkter og skalering |
Delmål 1: Stiftsøvrigheden har godkendelseskompetencen i en række sager efter lov om Folkekirkens kirkebygninger og kirkegårde. Behandlingen af sagerne skal - under hensyn til konsulenthøring – ske hurtigt og effektivt. | Delmål 1: • Målet er opfyldt, hvis sagsbehandlingstiden isoleret set i stiftsadministrationen i 85 % af sagerne sker inden for 35 kalenderdage. • Målet er delvist nået, hvis sagsbehandlingstiden isoleret set i stiftsadministrationen i 70 % af sagerne sker inden for 35 kalenderdage. • Målet er ikke nået, hvis sagsbehandlingstiden isoleret set i stiftsadministrationen i mindre end 70 % af sagerne sker inden for 35 kalenderdage. |
2.1.2 Provstirevisionsaftale
Side 4
Delmål 2: Der måles på den samlede behandlingstid hos stiftsadministrationen og konsulenter, samt på sagsbehandlingstiden i stiftsadministrationen alene. | • Målet er opfyldt, hvis 85 % af alle byggesager er godkendt inden for 105 kalenderdage. • Målet er delvist opfyldt, hvis mere end 70 % af alle byggesager er godkendt inden for 105 kalenderdage. • Målet er ikke opfyldt, hvis 70 % eller mindre af sagerne er godkendt inden for 105 kalenderdage. |
Akt nr. 2175025
Fællesmål 2: Provstirevisionsaftale | |
Mål: at sikre at menighedsrådene og provstiudvalgene ved hvordan de skal bruge de nye kontrakter og bruger kontrakterne | |
Resultatkrav Delmål 1: I februar 2022 udsendte stifternes udbudsgruppe information om de nye revisionskontrakter og på hvad punkter de var ændret set i forhold til de gamle revisionsaftaler. På baggrund af de siden da indhøstede erfaringer med menighedsrådenes og provstiudvalgenes brug af de nye muligheder, vil stifternes udbudsgruppe inden udgangen af 1. kvartal udsende en opdateret skriftlig vejledning om menighedsrådenes og provstiudvalgenes rettigheder og pligter i de nye aftaler. | Målpunkter og skalering Delmål 1: • Målet er opfyldt, hvis materialet er udsendt inden udgangen af 1. kvartal 2023 • Målet er delvist opfyldt, hvis det først er udsendt ved udgangen af 3. kvartal 2023. • Målet er ikke opfyldt, hvis der ikke bliver udarbejdet materiale |
Resultatkrav Delmål 2: Inden udgangen af 1. halvår 2023 har stifternes udbudsgruppe udarbejder en video, der ligger på DAP om menighedsrådenes og provstiudvalgenes rettigheder og pligter i de nye aftaler, og de muligheder den nye kontrakt giver for ekstra opgaveløsning. | Målpunkter og skalering Delmål 2: • Målet er opfyldt, hvis der er udarbejdet en video inden udgangen af 1. halvår • Målet er delvist opfyldt, hvis videoen er udarbejdet i 3. kvartal af 2023 • Målet er ikke opfyldt, hvis videoen ikke bliver udarbejdet. |
Delmål 3: Ifølge kontrakten skal revisor afholde mindst et årligt aftenmøde med menighedsrådsformænd og kasserer i hvert provsti om opfølgning på sidste års revision samt om den kommende revision og dens tilrettelæggelse. Provstiudvalget indkalder til og deltager i mødet. Stiftet afklarer inden udgangen af 2023 om provstiudvalgene i stiftet gør brug af denne mulighed. | Delmål 3: • Målet er opfyldt hvis 75 % af provstiudvalgene har afholdt et sådant møde med provstirevisor. • Måles er delvist opfyldt hvis 50 %% af provstiudvalgene har afholdt et sådant møde med provstirevisor. • Målet er ikke opfyldt hvis under 50 %% af provstiudvalgene har afholdt et sådant møde med provstirevisor. |
2.1.3
Fællesmål 3: Lønforhandling for præster
Side 5
Akt nr. 2175025
Lønforhandling for præster | |
Mål: Anvendelse af årshjulet for lønforhandling for præster | |
Resultatkrav Der er i 2021 indgået en aftale om en ny lønpolitik for præster. Aftalen omfatter også et årshjul for lønforhandlingen som understøtter den årlige konkrete lokale udfoldelse af lønpolitikken. | Målpunkter og skalering • Målet er opfyldt, hvis alle aktiviteterne er gennemført som beskrevet i lønpolitikken og inden for tidsfristerne. • Målet er delvist opfyldt, hvis en aktivitet ikke er gennemført som |
Der måles på om stiftsadministrationen lever op til følgende deadlines i årshjulet: Maj: 1. Biskoppen udarbejder og udmelder tids- og procesplan til tillidsrepræsentanter og Præsteforening senest den 14. maj. Møde(r) til drøftelser af kriterier for lønforbedring med tillidsrepræsentanter skal være planlagt. 2. Ultimo: Biskoppen udarbejder efter drøftelse med tillidsrepræsentanter kriterier for lønforbedringer. Kriterierne skal jf. lønpolitikken være objektive og skal kunne relatere sig til funktion, opgaver, karriereforløb, kvalifikationer, uddannelse, kompetence eller egenskaber ved embedet. Kriterierne udmeldes af biskoppen og provster sammen med tids- og procesplan, mulighed for lønsamtale med provsten samt mulighed for at indstille sig til lønforbedring senest den 31. maj. Oktober: 3. Biskoppen afholder forhandlinger som beskrevet i lønpolitikken i ugerne 39-41. November: 4. Resultatet skal sendes til FLC senest den 15. november 2022. 5. Offentliggørelse af forhandlingsresultatet på DAP’en senest den 30. november 2022. Lønforbedringer er begrundet med afsæt i de objektive kriterier herfor. 6. Inden årets udgang planlægges evalueringsmøder med provster og tillidsrepræsentanter, som afholdes senest i januar måned 2023. | beskrevet i lønpolitikken eller inden for tidsfristen. • Målet er ikke opfyldt, hvis mere end en af aktiviteterne enten ikke er gennemført som beskrevet i lønpolitikken eller inden for tidsfristen. |
Side 6
Akt nr. 2175025
2.2. Individuelle mål for Viborg Stift
Viborg Stift har følgende specifikke mål for 2023:
2.2.1 At få arbejdet med byggesager, så disse opleves lettere
At få arbejdet med byggesager, så disse opleves lettere | |
Mål: At få arbejdet med byggesager, så disse opleves lettere | |
Resultatkrav Delmål 1: at få beskrevet en mulig bedre arbejdsforståelse af byggesagerne. Arbejdet skal foregå i samarbejde med menighedsråd, provstier, konsulenter og stiftsadministrationen. | Målpunkter og skalering • Målet er opfyldt, hvis der foreligger en beskrivelse inden udgangen af 2. kvartal 2023 • Målet er delvist opfyldt, hvis beskrivelsen først foreligger med udgangen af året • Målet er ikke opfyldt, hvis der ikke foreligger en beskrivelse |
2.3. Centermål
GiasCentret har følgende mål for 2023:
2.3.1. Opfølgning på gevinstrealisering KAS
Side 7
Akt nr. 2175025
Opfølgning på gevinstrealisering KAS 2.0 | |
Mål: Gennemførelse af spørgeskemaundersøgelse og afholdelse af erfa-dag | |
Resultatkrav Ved implementering og idriftsættelse af KAS 2.0 har GiasCentret i realiseringsfasen ansvaret for at gennemføre og følge op på aktiviteterne anført gevinstrealiseringsplan (senest opdateret den 18. maj 2021). Dette er for at sikre, at de ønskede gevinster ved udskiftning af systemet opnås. Ifølge gevinstrealiseringsplanen ønskes bl.a. følgende gevinst: | Målpunkter og skalering • Målet er opfyldt, hvis centret i løbet af året har gennemført spørgeskemaundersøgelse og afholdt et opfølgende erfamøde. • Målet er delvist opfyldt, hvis centret i løbet af året enten har gennemført spørgeskemaundersøgelse eller afholdt et opfølgende erfamøde. |
2.3.2. Kompetenceudvikling af medarbejdere ved menighedsråd/provstier/stifter
Side 8
• Højere ”kundetilfredshed” gennem færre fejl og bedre ledelsesinformation til stifter, menighedsråd og provstier. I planen er bl.a. følgende aktiviteter anført, som GiasCentret skal gennemføre for at understøtte og realisere gevinsten: • Årlig gennemførelse af spørgeskemaundersøgelse (om kundetilfredshed) • Årlig opfølgning på fælles erfamøde (GiasCentret, FIT, stifter) | • Målet er ikke opfyldt, hvis centret ikke i løbet af året har gennemført spørgeskemaundersøgelse og afholdt et opfølgende erfamøde. |
Akt nr. 2175025
Kompetenceudvikling af medarbejdere ved menighedsråd/provstier/stifter | |
Mål: Gennemførelse af kurser og afholdelse af erfa-dag | |
Resultatkrav GiasCentret er vidensbank for gravstedssager og har et stort ønske om at udbrede viden til så mange som muligt, ligesom vi gerne vil klæde folkekirkens medarbejdere bedre på til at håndtere gravstedssager. Centret arbejder derfor løbende på at tilbyde relevant undervisning af GIAS- brugere og medarbejdere, som beskæftiger sig med gravstedssager. GiasCentret ønsker derfor 2 gange årligt at udbyde følgende kurser: • Introduktion til GiasCentret • Kirkegårdsvedtægter og brugsret mv. GiasCentret ønsker endvidere at afholde et årligt erfa-møde for de | Målpunkter og skalering • Målet er opfyldt, hvis centret i løbet af året har gennemført 4 kurser og et erfa-møde. • Målet er delvist opfyldt, hvis centret i løbet af året har gennemført 2 kurser og et erfa- møde. • Målet er ikke opfyldt, hvis centret ikke i løbet af året har gennemført kurser eller erfa- møde. |
stiftsmedarbejdere, som beskæftiger sig med gravstedssager. |
3. Resultataftalens generelle vilkår og påtegning
Resultataftalen indgås mellem Kirkeministeriet og Viborg Stift. Det skal præciseres, at det aftale- og kontraktlignende begreb, der anvendes i denne resultataftale, ikke udgør en kontrakt i egentlig aftaleretlig betydning. Kirkeministeren har det sædvanlige parlamentariske ansvar under hensyntagen til, at Viborg Stift er en selvstændig institution. Gældende lovgivning og hjemmelskrav, bevillingsregler, budget- og regnskabsregler, overenskomster m.v. skal følges, medmindre der på sædvanlig måde er skaffet hjemmel til fravigelse.
Stiftsadministrationen er forpligtet til løbende at følge op på målopfyldelse, og der skal indgå en vurdering heraf i den kvartalsvise budgetopfølgning til Kirkeministeriet. Efter udløbet af kalenderåret udarbejder Viborg Stift en analyse og vurdering af institutionens opfyldelse af de for kalenderåret fastsatte resultatkrav. Den endelige afrapportering foretages i årsrapporten.
Eventuel genforhandling af resultataftalen kan finde sted, såfremt der sker væsentlige ændringer i det grundlag, hvorpå resultataftalen er indgået.
Stiftet har pligt til at tage initiativ til genforhandling, såfremt stiftet bliver opmærksomt på sådanne forhold.
Resultataftalen træder i kraft d. 1. januar 2023.
Dato: 1. december 2023 Dato: 19. december 2023
Side 9
Akt nr. 2175025
Biskop over Viborg Stift Xxxxxx Xxxxxxxx | Departementschef Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx |