Notat: Forståelse af Energispareaftalens krav til dokumentation for aftaler og dokumentation for realisering

Notat: Forståelse af Energispareaftalens krav til dokumentation for aftaler og dokumentation for realisering

Energispareaftalens afsnit 11 beskriver hvilke dokumentationskrav, som skal være opfyldt, for at et energispareprojekt kan medtælles. Det er de forpligtede selskabers opgave at sikre, at dokumentationskravene overholdes og efterleves.

Dokumentationskravene kan opdeles i tre kategorier:

1) dokumentation for aftale/r.

2) dokumentation for projektteknik (beregninger-før/efter scenarier mv.)

3) dokumentation for realisering af projekt

Energistyrelsen er i forbindelse med stikprøve 2017 og branchehenvendelser fra bl.a. auditorer og kvalitetskontrollanter, blevet opmærksom på, at der kan være divergerende opfattelser af, hvorledes aftale- og realiseringskravene (Energispareaftalens afsnit 11), skal forstås i forbindelse med godkendelse af et energispareprojekt.

Udgangspunktet for Energispareaftalen er, at dokumentationskrav skal overholdes. Der kan dog være projekter, hvor der grundet tvivl om de konkrete krav, kan være dokumentation for det pågældende krav på anden vis, og hvor energispareprojektet er i overensstemmelse med kravene i energispareaftalen. Formålet med dette notat er derfor at sikre en ensartet overordnet forståelse af Energispareaftalens krav til dokumentation for aftaler og dokumentation for realisering i forhold til Stikprøve 2018, 2019 og 2020.

Dokumentation af aftaler

Energispareaftalens afsnit 11 beskriver de fire typer af aftaler, som benyttes i forbindelse med dokumentation af energispareprojekter, og de gældende krav:

1) aktøraftaler -aftaler mellem forpligtet selskab og kommercielt selskab eksternt som internt (11.4)

2) aftaler mellem aktør og slutbruger (11.5.1)

3) aftaler mellem forpligtet selskab og slutbruger (11.5.2)

4) interne aftaler – projekter et forpligtet selskab udfører hos sig selv eksempelvis ledningsoptimering (11.5.3)

Energistyrelsen ønsker en korrekt og fair kontrol af de energispareprojekter, som medtælles i energispareordningen.

Kontor/afdeling Center for energieffektivisering

Dato

28. juni 2019

J nr. 2019-90400

lagr/mbr

Energistyrelsen

Xxxxxxx Xxxxxxxx Gade 43 1577 København V

T: x00 0000 0000

E: xxx@xxx.xx

xxx.xxx.xx

Energistyrelsens tilgang er derfor, at såfremt aftaleparterne kan fremvise en plausibel og valid dokumentation (argumentation) for opfyldelse af kravene, accepterer Energistyrelsen disse. Det er altså muligt at dokumentere overholdelse af aftalekravene på anen vis, end det helt præcist beskrevne krav i Energispareaftalens afsnit 11.

Nogle krav skal dog dokumenteres som konkret angivet i Energispareaftalen. Fx skal det kunne dokumenteres, at en aftale er indgået og dateret. Dette skal sikre, at aftalen er indgået før slutbruger igangsatte projektet og dette dermed lever op til additionalitetskravet. Energistyrelsens udgangspunkt er, at det skal fremgå direkte af aftaledokumentet eller på anden vis, fx ved hjælp af mailkorrespondance som dokumenterer, at parterne har indgået en aftale på rette tidspunkt.

Herunder gennemgås de konkrete krav i afsnit 11.4, 11.5 og 11.6. Der er tre udfald:

1) skal dokumenteres konkret, 2) skal kunne udledes af den samlede dokumentation eller 3) valgfrit ift. dokumentation.

Aftaletekst ved. dokumentation af aftalekæde (afsnit 11.4.)	Håndtering
Dato for aftaleindgåelse	Skal dokumenteres konkret
Navn og kontaktoplysninger på det konkrete net- eller distributionsselskab, der indgår aftalen	Skal dokumenteres konkret
Navn og kontaktoplysninger på aktøren	Skal dokumenteres konkret
Oplysningen ”Aktøren kender og overholder bestemmelserne om, at besparelsen fra en konkret energisparesag kun må overdrages til ét net- eller distributionsselskab”, jf. formuleringen i standardskabelonen (se pkt. 11.1.2).	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation
Bestemmelse om at aktøren i al omtale og markedsføring af indsatsen skal omtale ordningen som ”Energiselskabernes energispareindsats”	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation
Oplysning om, at det er en forudsætning for medregning af energibesparelsen, at der forud for påbegyndelse af realiseringen foreligger en skriftlig aftale om overdragelse af energibesparelsen til et navngivet net- eller distributionsselskab, jf. pkt. 7.2.2	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation
Retningslinjer om, hvordan og hvornår dokumentationen leveres til selskabet.	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation
Oplysning om, at aktøren, hvis han udbetaler tilskud til slutbrugeren eller ydelsen er rådgivning, overholder	Skal kunne udledes af den samlede

reglen om, at faktura skal indeholde formuleringer om overdragelse af energibesparelsen, jf. pkt. 11.6.1.	dokumentation
Oplysninger om at Energistyrelsen i forbindelse med en stikprøve eller lignende har adgang til at tjekke hos slutbrugeren, om energibesparelserne faktisk er gennemført, således som det fremgår af dokumentationen	Valgfrit ift. dokumentation
Hvis der er flere mellemled mellem net- eller distributionsselskab og den aktør, der har kontakten til slutbrugeren, skal der være aftaler mellem alle led i aftalekæden. Disse aftaler skal videreføre de betingelser, jf. pkt. 11.4.1, som indgået mellem net- eller distributionsselskab og aktør	Skal dokumenteres konkret

Aftaletekst ved. dokumentation af aftaler (afsnit 11.5.)	Håndtering
Beskrivelse af at aftalen vedrører "Energiselskabernes energispareindsats". Teknisk arbejdsgruppe kan supplere denne standardformulering, herunder evt. godkende logo, som skal anvendes.	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation
Dato for indgåelse og underskrivelse af aftale om overdragelse af energibesparelsen, jf. pkt. 7.2.	Skal dokumenteres konkret
Oplysning om på hvilken måde aktøren er involveret i realisering af det konkrete energispareprojekt (rådgivning og/eller tilskud, herunder tilskuddets størrelse i kr./kWh eller i totalbeløb).	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation
Eventuelt oplysning med skøn over besparelsens størrelse i kWh eller MWh.	Valgfrit ift. dokumentation
Beskrivelse af det konkrete projekt, herunder de tiltag, der fører til realisering af besparelsen.	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation
Entydig identifikation af slutbruger. Det skal som minimum omfatte navn og adresse, men hvor det er relevant bør suppleres med BBR- og/eller CVR- nummer.	Skal dokumenteres konkret
Oplysning om installationsadresse.	Skal dokumenteres konkret
Bekræftelse fra slutbruger på, at besparelsen overdrages til et net- eller distributionsselskab, hvor selskabets navn skal være oplyst. Hvis aktøren har aftale med flere selskaber, skal der i aftalen med slutbrugeren være kontaktoplysninger på aktøren (telefonnummer og mailadresse) samt link til aktørens	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation

hjemmeside, hvor oplysninger om navne på alle selskaber, som besparelsen kan overdrages til, skal være umiddelbart tilgængelig.
Slutbrugerens bekræftelse på, at projektet ikke er påbegyndt ved indgåelse af aftalen, jf. pkt. 7.2.1 og 7.2.2.	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation
Beskrivelse af på hvilken måde selskabet er involveret i realisering af det konkrete energispareprojekt samt begrundelse for, at projektet er del af selskabets energispareindsats.	kan f.eks. opfyldes i projektforslaget for et konkret projekt eller via bestyrelsesmateriale og referat.
Skriftlig overdragelse af energibesparelsen, dvs. bekræftelse af at projektet er en del af selskabets energispareindsats. Denne overdragelse skal være dateret, inden der er truffet bindende beslutning om realisering af det konkrete projekt.	kan f.eks. opfyldes i projektforslaget for et konkret projekt eller via bestyrelsesmateriale og referat.

Aftaletekst ved. dokumentation af realisering (afsnit 11.6.)	Håndtering
Dateret faktura eller anden dokumentation for at projektet er gennemført og afsluttet.	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation
Såfremt der udelukkende er faktura for købte materialer, f.eks. ved "gør-det-selv-arbejder", er faktura ikke tilstrækkelig til at dokumentere realisering. Det skal suppleres med skriftlig dokumentation for, at projektet er realiseret, f.eks. med fotodokumentation.	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation
Hvor tilskud udbetales via aktør, eller hvor aktørens ydelse er rådgivning, skal fakturaen indeholde: o Teksten "Besparelsen er overdraget til [net- og distributionsselskabet(ernes) navn(e)]” alternativt "Besparelsen er overdraget til et af de net- eller distributionsselskaber, som fremgår af aktørens hjemmeside (link)”. o Dato for afslutning af realiseringen. o Oplysninger om adressen, hvor besparelsen er realiseret.	Skal kunne udledes af den samlede dokumentation

Et konkret eksempel på udfald 1) ”Skal dokumenteres konkret” er som følger:

- I forhold til slutbrugeraftalen (afsnit 11.5.1 og 11.5.2) kræves det bl.a., at det skal fremgå af aftalen, hvor projektet implementeres (installations- adresse). Dette skal fremgå konkret af projektdokumentationen sådan, at installationsadressen bekræftes.

Et konkret eksempel på udfald 2) ”Skal kunne udledes af den samlede dokumentation” er som følger:

- Krav til aktøraftaler, som kræver at en bestemt sætning er til stede i aftalen: ”Aktøren skal i al omtale og markedsføring af indsatsen omtale ordningen som - energiselskabernes energispareindsats.” Såfremt afsnit 11.2 læses ordret, skal aktøraftaler som ikke indeholder denne sætning underkendes. Kravet skal sikre, at aktørerne kommunikerer ensartet vedrørende energispareordningen. Det vigtigste er derfor ikke, at det står ordret i aftalen, men at aktøren agerer korrekt i sin kommunikation om ordningen ift. slutbrugeren. Dette kan eventuelt dokumenteres via tilbud til slutbrugere fra aktøren, aktørens hjemmeside eller lign.

Vedrørende spørgsmål til dette notat kan Energistyrelsen kontaktes via es- xxxx@xxx.xx