Kontingentcirkulære

Aalborg Ishockey Klub

Kontingentcirkulære

Indledning

Bestyrelsen har udarbejdet dette cirkulære, der kan anvendes som redskab ved spørgsmål om kontingentforhold og medlemskab af Aalborg Ishockey Klub (AaIK).

Cirkulæret er således en vejledning i, hvorledes de forskellige procedurer omkring med- lemskabet er indarbejdet i klubben, og skal bl.a. sikre, at kontingentindtægter opkræves og kan indtægtsføres i overensstemmelse med reglerne herfor.

Det er væsentligt for klubben at kunne regne med at indtægter fremkommer til aftalt tid. Klubbens søgen efter et øget aktivitets- og sportsligt niveau er forbundet med store udgif- ter og netop derfor er enhver indtægt væsentlig.

Da kontingent er en væsentlig del af klubbens indtægter, er der gennem de seneste år gjort flere tiltag, med henblik på at minimere udestående ifm restancer.

Senest er opkrævning via medlemsmodulet Holdsport taget i brug. Ved overskredet betalingsdato spærres man som medlem ift deltagelse i træning samt kampe. Spærring sker automatisk og ophæves automatisk i det øjeblik betaling er iværksat.

Kontingentcirkulæret evalueres hvert år i april måned, og således skal der tages behørigt hensyn til evt. opdatering af cirkulæret, med udgangspunkt i de udfordringer, der er konstateret siden seneste gennemgang.

Medlemsskab af AaIK

Enhver repræsentant for AaIK, det være sig spiller eller leder, skal være medlem af klubben, og der kan her være tale om passivt eller aktivt medlemskab.

Der findes tre typer medlemskab i AaB Ishockey:

Registreret medlemskab (introhold)

Aktivt medlemskab.

Passivt medlemskab.

Medlemskabet fortsætter indtil medlem melder sig ud eller slettes grundet misligholdt betaling.

Ønsker man at genoptage sit medlemskab skal man henvende sig til:

Sportschef vedr turneringshold

Ungdomsformand/afdelingsleder vedr. Hockey4Fun

Seniorformand/Holdansvarlig vedr. Motionshold

Man skal ikke oprette ny profil i medlemsmodulet – man genoprettes med tidligere medlemsprofil fra slettede medlemmer.

Registreret medlem (introhold – nybegyndere)

Ethvert nyt medlem i AaIK, der betragtes som nybegynder, modtager tilbud om at kunne deltage i ”Begynderafdelingens” ordinære træning, på særlig favorable vilkår.

For at kunne benytte tilbuddet, skal det nye medlem registreres på introholdet.

Prøveperioden er på 10 gange (afholdt indenfor 8 uger) og er kontingentfri.

Ved prøveperiodens udløb aftales med forældre om spilleren skal ind på et kontingentkrævende hold.

Når medlemmet (i begynderafdelingen) får tilegnet sig tilstrækkelig øvelse og vurderes til at kunne indgå de aldersbestemte træningsgrupper, overflyttes spilleren til aktuel aldersbestemte træningsgruppe/hold – man kan kun deltage i træning og kampe, hvis man er registreret på de respektive hold.

Det skal bemærkes, at der kun tilbydes én prøveperiode til Nybegyndere/Uøvede. Således kan en person ikke benytte tilbuddet i en sæson, for derefter at benytte tilbuddet på ny i efterfølgende sæson.

Låneudstyr

På introholdet samt små begyndere er der mulighed for lån af udstyr jfr. regler herfor.

Det skal dog bemærkes, at AaIK har begrænset udbud af låneudstyr.

Aktivt medlemskab

Aktivt medlemskab kræves af alle, der deltager i træningsgrupper/hold og turneringer.

Efter medlemskabet er registreret og betalt, er medlemmet berettiget til at spille på hold og deltage i klubbens aktiviteter.

Opmærksomheden henledes på, at manglende tilmelding og betaling medfører, at mellemmet ikke er spilleberettiget (kan ikke træne på hold og/eller deltage i kamp).

For tilkomne spillere fra andre klubber, der er underlagt regler om licens eller spilletilladelse, og som ønsker aktivt medlemskab i AaIK, gennemføres klubskifte efter gældende regler herfor.

Det betyder bl.a., at medlemmet IKKE kan indgå i holdopstillinger, før evt. nødvendigt spillecertifikat eller accept fra DIU er sendt til AaIK. Dette gælder også selvom medlemmet har etableret og betalt for medlemskab.

Man kan ligeledes ikke skifte mellem klubber, såfremt der er økonomisk udestående i den klub, man ønsker at flytte fra.

Medlemskabet fortsætter til den dag, der modtages skriftlig udmeldelse, som fremsendes til kassereren.

Passivt medlemskab

Passivt medlemskab kræves af alle, der repræsenterer AaIK, herunder ledere og trænere.

Er der indgået en skriftlig aftale med XxXX om træner eller lederopgaver for den kommende sæson, betragtes man automatisk som passivt medlem af klubben.

Et passivt medlemskab åbner ikke mulighed for at være aktiv på isen.

Enhver kan søge om optagelse i AaIK som passivt medlem. Efter medlemskabet er registreret og betalt, er medlemmet stemmeberettiget på klubbens generalforsamling. Kontingent opkræves én gang årligt.

Indmeldelse

Man er først medlem af og indmeldt i AaIK, når man er registreret i og har betalt kontingent via klubbens onlinesystem.

Medlemsmodulet Holdsport sanktionerer ethvert medlem, som ikke har betalt rettidigt ved, at man spærres i modulet og dermed ikke kan deltage i klubbens aktiviteter, herunder træning og kampe.

Udmeldelse

Udmeldelse skal ske skriftligt til kassereren med en måneds varsel. Varsel skyldes, at andre mellemværender med det enkelte medlem skal afklares inden udmeldelse, f.eks. leje af skab, lån af udstyr.

I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværende med foreningen afvikles.

Procedurer omkring kontingent

Kontingent fremsendes automatisk via medlemsmodulet Holdsport. Er kontingent ikke indbetalt på forfaldsdato fremsendes rykker-meddelelse via Holdsport. Medlem er spærret i systemet indtil kontingent er betalt. Senior- og ungdomsformand orienteres om betalingsstatus i deres respektive afdeling og spillere slettes hvis det vurderes, at de ikke deltager i den daglige træning og ikke betaler.

Ikke-medlemmer af klubben må ikke anvendes i holdopstillinger. Afdelingsleder for de enkelte hold vil kunne se et rødt udråbstegn ved spillere, som ikke har betalt rettidigt. De kan ikke kobles på hold til kampe. Spilleren er låst for al aktivitet i systemet.

Opkrævning af kontingent

Kontingentet gælder for et år og kontingent for medlemskab af AaIK, opkræves for alle medlemsgrupper en gang årligt i august måned.

Opkrævningen genereres automatisk i Holdsport og fremsendes ultimo juli. Ved opkrævning er det muligt at vælge mellem to typer kontingent for de fleste hold.

Et almindeligt kontingent og et KlubAaIK-kontingent. Sidstnævnte forudsætter, at man leverer et minimum antal timer i forbindelse med indtægtsgivende aktiviteter. Hvis timerne ikke leveres og kontingentforholdet derfor ikke er efterlevet, fremsendes opkrævning på differencen af alm. kontingent og KlubAaIK-kontingent i juni/juli måned.

For yderligere vedr. KlubAaIK se venligst retningslinje for KlubAaIK-medlemskab.

Der vil forekomme opkrævninger af kontingent ud over nævnte terminer, specielt i de tilfælde, at et medlem starter inde i sæsonen og/eller et medlem skifter afdeling i sæsonen.

Beregning af kontingent for et nyt medlem, der registreres og indmeldes i klubben til et vilkårligt tidspunkt, vil kontingentberegning foretages på baggrund af en halvårlig ”skiftedag”. Hvis man melder sig ind i perioden 1. august til 31. december, betaler man fuldt kontingent.

Melder man sig ind efter 31. december tilbydes halvt kontingent. Man kan ikke vælge KlubAaIK medlemskab efter 31. december.

Det skal bemærkes, at der er mulighed for, at et medlem ved henvendelse til kasserer kan aftale andre betalingsregler/-terminer for betaling af kontingent. Enhver henvendelse vurderes individuelt, og en evt. betalingsaftale bekræftes skriftlig.

Opkrævning af kontingent ved begyndere

Begyndere, der overgår fra intro-/begynderhold til træningsgrupper i løbet af sæsonen, vil blive opkrævet kontingent, der er gældende for respektive træningsgruppe fra tidspunktet for overflytning. Således afregnes kontingentet forholdsvis.

Begynderholdet har ikke mulighed for at tilvælge KlubAaIK-kontingent. Det er dog mere end tilladt at melde sig som hjælp til forskellige indtægtsgivende aktiviteter.

Modregning i kontingent

Der modregnes ikke udlæg/omkostningsgodtgørelse i kontingent.

Alle ledere/trænere i klubben er ”ansat” på en lederaftale, der nøje specificerer det enkelte engagement og terminer for udbetaling.

Klubben fremsender via trænerholdet i Holdsport meddelelse om, at det er tid til at indsende omkostningsgodtgørelse og vedhæfter ligeledes gældende takster samt skema til udfyldelse.

Det er den enkelte leders ansvar at indsende efterlyst dokumentation i overensstemmelse med den indgåede aftale.

Ofte skyldes forsinkelser i udbetaling, at disse frister for indlevering af dokumentation IKKE overholdes eller dokumentationen er mangelfuld.

Reduktion/ændring i kontingent

Regler for medlemskab af XxXX åbner mulighed for, at der i enkelte tilfælde er mulighed for at skulle betale et reduceret kontingent.

Det skal dog bemærkes, at differentieret kontingent er gældende for en gruppe, og behandling af reduceret kontingent for denne gruppe tages op af bestyrelsen.

I det følgende er der oplistet gældende muligheder der pt forefindes for reduktion i kontingent:

Søskenderabat

For søskende til spillere under 18 kan der opnås søskenderabat. Den ældste u-holdspiller betaler fuldt kontingent og søskende (ligeledes under 18 år) på underliggende hold inkl H4F og begynderhold, kan opnå søskenderabat.

Søskenderabat forudsætter, at man har samme folkeregisteradresse.

Søskenderabat kan dog ikke opnås på baggrund af, at ældre søskende har status som ”spiller på kontrakt”, ”spiller på ungdomsaftale” eller aktivt medlem i motionsafdeling.

Søskenderabat bortfalder straks ældre søskende melder sig ud af klubben, overgår til kontraktstatus eller ældre søskende kommer i restance, så han/hun ikke opfylder kravet til at være spilleberettiget for klubben.

For ansøgning om søskenderabat skal man kontakte kassereren INDEN betaling har fundet sted.

Studierabat

Der kan opnås studierabat for medlemmer over 18 år under SU berettigede uddannelser. Således udgør aktuelt kontingent for medlemmet, kontingent for kategorien minus 25%.

Der skal ansøges om studierabat forud for hver halvsæson.

Betingelser for at opnå studierabat

• kopi af gyldig dokumentation, f.eks. optagelsesdokument, SU-bevilling e. lign., eller anden gyldig dokumentation.

• Man spiller på turneringshold undtaget 2. division.

Man skal kontakte kassereren ved hver årlig kontingentbetaling såfremt man ønsker at søge om Studierabat.

Adgang til Aalborg Pirates’s hjemmekampe i Gigantium

Adgang til Elite-hjemmekampe er inkluderet i kontingentet for alle hold med undtagelse af 2. division samt motionshold. Trænere og ledere har ligeledes adgang til Elite-kampe.

Adgang skal ske via billetlugen, hvor medlemmer med adgang vil fremgå af en liste.

8