Udbudsbetingelser - Offentligt udbud Udbud af botilbud
Udbudsbetingelser - Offentligt udbud Udbud af botilbud
af ophold på botilbud til
mennesker med autisme
og/eller
xxxxxxxxxxxx udviklingshæmmede
INDHOLDSFORTEGNELSE
1.3. ORDREGIVENDE MYNDIGHED: 3
1.6. Kontakt i forbindelse med udbuddet 4
2. UDBUDDETS GENSTAND OG FORM 5
2.3. Omfanget af delaftale 1-4 vedrørende mennesker med autisme 6
2.4. Omfanget af delaftale 5-6 for domsanbragte udviklingshæmmede 6
3. KONKRET ANVENDELSE AF RAMMEAFTALEN 7
3.3. Opsigelse af borgerkontrakt 8
3.4. Opsigelse af rammeaftale 8
3.6. Efter udløb af rammeaftalen 8
4.1. Elektronisk udbud og tilbudsafgivelse 9
4.3. Sprogkrav og omkostninger 9
5. KRAV TIL TILBUDDETS OPBYGNING OG INDHOLD 10
5.2. HVILKE DOKUMENTER SKAL TILBUDDET BESTÅ AF? 10
5.6. Afgivelse af deltilbud 11
7. UDVÆLGELSE OG EVALUERING AF INDKOMNE TILBUD 12
7.1. Vurdering af antagelighed og konditionsmæssighed 12
7.2. Betingelser for deltagelse (udvælgelseskriterier) 12
9.2. Orientering om resultatet af udbudsforretningen 14
1. Om udbuddet
1.1. Indledning
Holbæk Kommune inviterer hermed interesserede tilbudsgivere til at byde på Fællesudbuds Sjællands (FUS) udbud af leverance af bosteder for mennesker med autisme og/eller doms- anbragte udviklingshæmmede.
FUS er en indkøbscentral, der består af 16 kommuner, der i samarbejde gennemfører fæl- lesudbud og skaber fælles rammer for indkøb. FUS-samarbejdet repræsenterer i alt 761.000 borgere.
Tjenesteydelsen – botilbud til mennesker med autisme og domsanbragte udviklingshæm- mede – er omfattet af udbudsdirektivet1 , herunder den danske direktivbekendtgørelse , idet den samlede kontraktsum vurderes at overstige tærskelværdien på 1.541.715 kr. Ud- buddet er dog ikke underlagt direktivets detaljerede procedurekrav, fordi ydelsen klassifice- res under direktivets bilag IIB, kategori 25. Udbuddet gennemføres derfor i henhold til ud- budsdirektivets art. 23 om tekniske specifikationer og art. 35, stk. 4 om offentliggørelse af resultatet.
Kontrakten vurderes ikke at have grænseoverskridende interesse.
Til gennemførelse af udbuddet anvendes udbudssystemet EU-Supply.
1.2. Baggrund
De 16 FUS-kommuner har fokus på, at der bliver iværksat initiativer på det specialiserede socialområde. Der er særligt fokus på udgifterne og mulighederne for at vurdere indhold og effekt i tilbuddene til den enkelte borger.
Kommunerne ønsker at styrke effektiviteten og kvalitetsudviklingen i kommunernes opgaveløsning gennem en bedre brug af markedet.
1.3. Ordregivende myndighed:
Holbæk Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0,
4300 Holbæk
- herefter kaldet udbyder.
1 Udbudsforretningen gennemføres iht. reglerne i Udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter), som er implementeret i dansk ret senest ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
Holbæk Kommune gennemfører udbuddet på vegne af de kommuner i Fællesudbud Sjæl- land, der har forpligtet sig til at benytte den kommende aftale.
1.4. Medvirkende kommuner
Følgende kommuner i FUS har forpligtet sig til at anvende rammeaftalen.
.
.
.
.
Kommunerne har mulighed for at vælge:
om de vil tilslutte sig gruppen af delaftaler vedrørende botilbud til mennesker med autisme og/eller
om de vil tilslutte sig gruppen af delaftaler vedrørende botilbud til domsanbragte udvik- lingshæmmede.
Det vil sige, at en kommune kan tilslutte sig delaftale 1-4 eller delaftale 5-6 eller begge grupper af delaftaler. Der er ikke mulighed for alene at tilslutte sig fx delaftale 1,3 og 5.
1.5. Kommunernes udgifter
I 2013 blev der nyvisiteret og genvisiteret for i alt ca. 2,6 mio. kr. i Holbæk Kommune på de to grupper af borgere, som dette udbud vedrører. Holbæk Kommune udgør ca. 10 % af FUS-kommunerne (målt på antallet af indbyggere). Dvs. at de årlige udgifter til botilbud til de to grupper borgere i alt udgør omkring 26 mio. kr. om året.
Der er alene tale om et estimat og det er derfor ikke bindende for udbyder.
1.6. Kontakt i forbindelse med udbuddet
Al kommunikation mellem tilbudsgiver og udbyder vedrørende dette udbud skal foregå ved hjælp af beskedfunktionaliteten i EU-Supply.
It-support vedrørende udbudssystemet EU-Supply: Xxx.xx. 00000000
1.7. Udbudsmaterialet
Det samlede udbudsmateriale består af dette dokument (udbudsbetingelser) samt følgende bi- lag:
1) Kravspecifikation
2) Rammekontrakt (udkast)
3) Borgerkontrakt, § 107 (udkast)
4) Uddrag af lovgivning
5) Beskrivelse af botilbuddet til brug for hjælp til vurdering af match ml. xxxxxx og botilbud
6) Oversigt over støttebehov, autisme
7) Oversigt over domstyper
8) Tilbudsliste
9) Cases (9 a-f)
10) Tro- og love erklæring
11) Konsortiedannelse
Endvidere består materialet af eventuelle skriftlige spørgsmål og svar.
Når rammekontrakten (bilag 2) indgås, vil udbudsmaterialet samt tilbudsgivers tilbud udgø- re kontraktgrundlaget.
2. Udbuddets genstand og form
2.1. Kontraktperiode
Xxxxxxx ønsker at indgå en rammeaftale2 vedrørende bosteder for mennesker med autisme og domsanbragte udviklingshæmmede.
Der er tale om en 4-årig rammeaftale med en option på forlængelse i op til 24 måneder, jf. kontraktens bestemmelser herom.
Kontrakten forventes at træde i kraft den 1. marts 2015.
2.2. Kontraktindgåelse
Der er 6 delaftaler på rammeaftalen. Der kan bydes på én eller flere delaftaler.
Der forventes indgået aftale med op til 24 leverandører fordelt på 1- 4 leverandører pr. delaftale, forudsat at der modtages et tilstrækkeligt antal antagelige tilbud.
Udbyder forpligter sig til i kontraktperioden at købe de af udbuddet omfattede ydelser hos de valgte tilbudsgivere på de udbudsmateriales nævnte vilkår, når udbyders behov kan dækkes af rammeaftalen. Hvis udbyders behov ikke kan dækkes af leverandørerne på rammeaftalen, har udbyder mulighed for at købe ydelsen hos en leverandør udenfor ram- meaftalen. Udbyder forpligter sig ikke til et minimum antal visiterede borgere i rammeafta- lens varighed. Det er udbyder, der vurderer, om en borgers behov kan dækkes af rammeaf- talen.
Udredning og dagtilbud er ikke er del af dette udbud.
2 En rammeaftale er en kontrakttype. Ved en rammeaftale holdes et eller flere kontraktvilkår åbne, fx. mængden.
2.3. Omfanget af delaftale 1-4 vedrørende mennesker med autisme
Botilbud til autister reguleres blandt andet af lov om social service §§ 85, 107 og 108.
Delaftale 1-4 vedrører mennesker med støtteniveauer af autisme. Niveauerne svarer til ni- veau B, C, D og E i voksenudredningsmetoden. Grupperne er beskrevet i bilag 6.
Delaftale 1-4 vedrører alene autister i alderen over 18 år.
2.4. Omfanget af delaftale 5-6 for domsanbragte udviklingshæmme- de
De to delaftaler vedrører alene de domsanbragte udviklingshæmmede over 18 år, som fremgår af pkt. 2 og 3 i bilag 7.
Fælles for gruppen af borgere er, at de er dømt for personfarlig kriminalitet og ikke er fun- det egnet til at blive straffet på almindelig vis, jf. retsplejelovens § 765 (varetægtssurro- gat), straffelovens § 68, jf. § 16 (forvaring) samt straffuldbyrdelseslovens § 78 (alternativ afsoning). De pågældende borgere er omfattet af servicelovens § 108.
Bostedet skal kunne træffe de foranstaltninger, som fremgår af den pågældende borgers dom og den bagvedliggende lovgivning i øvrigt.
Der kan gives tilbud på en eller begge delaftaler, som svarer til domstyper. Domstyperne er beskrevet i bilag 7.
2.5. Generelt
Rammeaftalen omhandler alene ny- og re-visiterede borgere. De borgere, der inden indgå- elsen af rammeaftalen er visiteret til et botilbud, vil ikke flytte til et botilbud omfattet af aftalen, med mindre en ændring af deres behov medfører, at en flytning vurderes nødven- dig.
Udbyder tager dog forbehold for, at det efter en konkret vurdering kan blive nødvendigt at indgå aftale med et botilbud udenfor rammeaftalen i det omfang, at kommunen vurderer, at ingen botilbud på rammeaftalen kan opfylde borgerens behov.
Tilbudsgiverne skal stille personale og fysiske rammer til rådighed. Dvs. udbyder stiller hverken personale eller bygninger til rådighed for leverandøren.
Udbyder stiller ikke krav om, at tilbudsgiverne skal have en kapacitet, der medfører, at der altid er tomme pladser til rådighed.
Tilbudsgiverne skal senest 9 måneder efter datoen for tilbudsafgivelsen være godkendt som bosted for målgruppen på Tilbudsportalen og skal til enhver tid leve op til socialtilsynets krav og regler, jf. lov om socialtilsyn for så vidt angår information om socialtilsynets opga- ver. Det forudsættes i øvrigt, at tilbudsgiver er bekendt med og efterlever al relevant lov- givning på området.
I tilfælde af lange sagsbehandlingstider i Socialtilsynet, vil udbyder være indstillet på at for- længe fristen for godkendelse på Tilbudsportalen. En forlængelse af fristen vil kræve, at tilbudsgiver inden udløbet af de 6 måneder, fremsender en udtalelse fra Socialtilsynet til udbyder, hvor den estimerede sagsbehandlingstid for så vidt angår godkendelse fremgår.
Hver delaftale evalueres separat og en tilbudsgiver, som byder på flere delaftaler, kan derfor ikke afgive kombinationstilbud, dvs. tilbud der er betinget af, at tilbudsgiver vinder mere end en delaftale. Udbyder vil i tilbudsevalueringen se bort fra sådanne bindinger/forudsætninger.
3. Konkret anvendelse af rammeaftalen
3.1. Visitering
Visitering sker ved, at den pågældende sagsbehandler vurderer borgerens behov ud fra voksenudredningsmetoden eller lignende metode. Ud fra de oplysninger botilbuddet har angivet i bilag 5 samt botilbuddets priser, vurderer sagsbehandleren, hvilket bosted, der vil opfylde borgerens behov.
Følgende kriterier (i ikke-prioriteret rækkefølge) kan sammen med pris indgå i en samlet skriftlig vurdering af, om der er match mellem borger og bosted:
1) Bostedets erfaring med at håndtere borgerens handicap samt udvikle borgeren.
2) Geografisk nærhed til det miljø/pårørende som borgeren er tilknyttet.
3) Fysisk indretning af bostedet i forhold til borgerens behov.
4) Den kommende beboers match xxx.xx nuværende beboere.
5) Ved domsanbragte vil indholdet af dommen vægte højt i forhold til vurderingen af, hvor borgeren kan anbringes.
Hvis to bosteder vurderes lige egnet, vil udbyder vælge det billigste botilbud. Derefter retter sagsbehandleren henvendelse til botilbuddet.
Hvis botilbuddet tilkendegiver, at det kan løse opgaven inden for de givne rammer udarbej- der kommunen en borgerkontrakt (jf. bilag 3), som sendes til botilbuddet til underskrift.
Borgerkontrakten skal henvise til § 141- handlingsplanen/den pædagogiske plan. I de til- fælde, der ikke er udfærdiget en handlingsplan, vil de udviklingsmål, der er aftalt mellem kommune og botilbud, fremgå af borgerkontrakten.
Det er alene borgerens sagsbehandler/den visiterende kommune, som efter aftale med boti- lbuddet/borgeren har beslutningskompetencen til at ændre indholdet i handlingspla- nen/borgerkontrakten.
De borgere der ved datoen for kontraktindgåelsen er visiteret til et bosted, vil som ud- gangspunkt blive boende på det pågældende bosted.
I det omfang at der ikke er nogen bosteder på rammeaftalen, der matcher borgerens be- hov, eller der ikke er kapacitet det pågældende sted, forbeholder udbyder efter en konkret vurdering sig ret til at vælge et botilbud, som ikke er omfattet af rammeaftalen. Såfremt en borger er anbragt i et botilbud, skal der være tungtvejende grunde til at flytte vedkommen- de – uanset om vedkommende bor på et botilbud, der er omfattet af rammeaftalen eller ej, jf. serviceloven.
3.2. Betaling
Som udgangspunkt betales månedsvis forud.
Ved længerevarende indlæggelser (dvs. indlæggelser af over 14 dages varighed) eller læn- gerevarende ophold udenfor bostedet nedsættes betalingen forholdsvis. Det forventes, at leverandøren er den aktive part i dialogen om dette, og det anses som aftalebrud, såfremt det er ordregiver, der skal påpege dette forhold.
Ved sygehusindlæggelser gælder i øvrigt Region Sjællands aftale af 4. august 2008 vedrø- rende indlæggelser på sygehus af beboere i sociale tilbud.
3.3. Opsigelse af borgerkontrakt
Botilbuddet kan opsige borgerkontrakten med 1 måneds varsel til den 1. i måneden.
Hvis botilbuddet opsiger en aftale vedrørende en borger, skal botilbuddet aflevere en skrift- lig redegørelse til kommunen.
Redegørelsen skal indeholde en beskrivelse af årsag(er) til opsigelsen, samt hvilke initiativer der er gjort fra botilbuddets side for at undgå, at opsigelse findes nødvendigt. Redegørelsen skal (i anonymiseret form) på forlangende udleveres til andre kommuner, der har tilsluttet sig denne rammeaftale.
Kommunen kan opsige borgerkontrakten med 3 måneders varsel til den 1. i måneden.
Hvis borgeren afgår ved døden, kan kommunen opsige aftalen med 1 måneds varsel til den
1. i måneden.
Ved væsentlig misligholdelse kan borgerkontrakten opsiges straks. Se endvidere bilag 3.
3.4. Opsigelse af rammeaftale
Botilbuddet kan opsige rammeaftalen med 1 måneds varsel til den 1. i måneden.
Kommunen kan opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel til den 1. i måneden. Kommunen kan opsige rammeaftalen straks ved botilbuddets væsentlig misligholdelse. Der henvises til kontrakten i bilag 2.
3.5. Prisnedsættelse
Hvis der sker den forventede udvikling med borgeren, som er beskrevet i handlingsplanen el. lign., forventer udbyder, efter vurdering af borgerens funktionsevne ved hjælp af vok- senudredningsmetoden eller lignende metode, at borgeren overgår til et mindre pasnings- krævende niveau og dermed at prisen for borgernes ophold på botilbuddet nedsættes.
3.6. Efter udløb af rammeaftalen
Efter ophør af rammeaftalen, er det udbyders forventning, at priserne maksimum stiger til et niveau, der svarer til prisen for ophold for øvrige borgere med samme behov på det på- gældende bosted.
Et halvt år inden kontraktens ophør skal der på botilbuddets initiativ ske en dialog omkring den pågældende borgers videre forløb.
3.7. Underleverandører
Det er muligt at benytte underleverandører. Underleverandører skal inden borgerne flytter ind godkendes af udbyder og skal opfylde de samme krav som hovedleverandøren.
4. Form- og procedurekrav
4.1. Elektronisk udbud og tilbudsafgivelse
Holbæk Kommune benytter udbudssystemet EU-Supply. Udbudsmaterialet er alene tilgæn- geligt på hjemmesiden xxxxx://xxx.xx-xxxxxx.xxx/XXXX.xxx [Link indsættes i forbindelse med offentliggørelse af udbuddet].
Udbuddet gennemføres 100% digitalt.
Al kommunikation, herunder spørgsmål og svar vedrørende udbuddet, skal foregå via be- skedfunktionaliteten i EU-Supply.
Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse, løbende og senest på den i tidsplanen nævnte frist blive offentliggjort i anonymiseret form på EU-Supply.
Såfremt udbyder har rettelser og berigtigelser til udbudsmaterialet, vil det tilrettede materi- ale blive gjort tilgængeligt via EU-supply.
Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud i EU-Supply.
Tilbuddet skal afgives elektronisk i EU-Supply. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på anden måde, heller ikke ved fremsendelse på e-mail, CD-ROM eller ved brev.
4.2. Tilbudsfrist
Tilbud skal være modtaget i EU-Supply senest på den xx 2014. Efter dette tidspunkt vil det ikke længere være muligt at fremsende tilbud i EU-Supply.
Hvis udbyder finder det nødvendigt at udskyde tilbudsfristen kan dette gøres frem til til- budsfristens udløb.
Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt.
4.3. Sprogkrav og omkostninger
Tilbud skal affattes på dansk. Den endelige rammeaftale vil blive indgået på dansk. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet skal endvidere foregå på dansk.
Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver.
4.4. Ejendomsret
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
4.5. Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være gældende i 1 år fra datoen for afgivelse af tilbuddet. Vedståelsesfristen ophører, når endelig kontrakt er indgået med de vindende tilbudsgivere.
4.6. Konsortier
Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til udbyder. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver udbyder kan føre afklarende drøftel- ser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e).
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmater afsnit 5.2, ” Betingelser for deltagelse (Udvælgelseskriterier)”, gives for hver deltager i kon- sortiet.
5. Krav til tilbuddets opbygning og indhold
5.1. Udbudsmaterialet
Det samlede udbudsmateriale fremgår af EU-Supply.
Tilbudsgiver skal sætte sig ind i det samlede udbudsmateriale, herunder også de dokumen- ter, som ikke skal udfyldes af tilbudsgiveren.
I udbudsmaterialet indgår også de spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på EU-Supply i overensstemmelse med den angivne tidsplan.
Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes i EU-Supply, og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort i EU-Supply forrang.
5.2. Hvilke dokumenter skal tilbuddet bestå af?
- Tro- og love-erklæring (bilag 10)
- Udfyldt tilbudsliste (bilag 8)
- Cases vedr. de delaftaler, der ønskes at give tilbud på (bilag 9a-9f)
- Underskrevet tro og love erklæring (bilag 10)
- Evt. konsortie-erklæring.(bilag 11)
5.3. Forbehold
Der kan ikke tages forbehold for kontraktens bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold for mindstekrav. Udbyder betragter således kontraktens bestemmelser samt mindstekravene, som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbuddet er grundlæggende elementer.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes særligt på, at udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, og at udbyder er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor udbuddets grundlæggende elementer, herunder kontraktens bestemmelser eller mindstekrav.
Såfremt tilbudsgiver identificerer elementer i udbudsmaterialet, som gør, at tilbudsgiver ikke ser sig i stand til at afgive tilbud uden forbehold, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet iht. proceduren herfor.
Udbyder fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende da disse ofte kan indeholde forbehold. Såfremt tilbudsgiver alligevel vedlægger salgs- og leveringsbetingelser, vil udbyder se bort fra disse og de vil ikke danne grundlag for det fremtidige samarbejde.
5.4. Mindstekrav
Behov formuleret som mindstekrav skal opfyldes af Tilbudsgiver. Opfyldes et mindstekrav ikke fuldstændigt, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt som følge af forbehold overfor grundlæggende elementer og dermed ikke blive taget i betragtning.
5.5. Alternative tilbud
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud
5.6. Afgivelse af deltilbud
Der kan afgives tilbud på en eller flere delaftaler.
6. Spørgsmål
6.1. Spørgsmål og svar
Udbyder opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål via EU-Supply, hvis tilbuds- giver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver særligt til at gøre udbyder opmærksom herpå. Udbyder vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer.
Det vedlagte udkast til kontrakt vil være gældende for den udbudte ydelse. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt til- budsgiver finder anledning hertil.
Udbyder ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbuds- materialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål og svar indgår som en del af udbudsma- terialet.
6.2. Frist for spørgsmål
Spørgsmål stillet senere end 6 dage fra tilbudsfristens udbud vil ikke blive besvaret. Udby- der vil offentliggøre svar på spørgsmål til udbudsmaterialet senest 6 dage før tilbudsfristens udløb
Hvis udbyder finder det nødvendigt at udskyde tilbudsfristen kan dette gøres også senere end 6 dage før tilbudsfristens udløb.
7. Udvælgelse og evaluering af indkomne tilbud
7.1. Vurdering af antagelighed og konditionsmæssighed
Udbyder vil indledningsvis vurdere tilbuddenes antagelighed og konditionsmæssighed. Til- bud der af den ene eller den anden grund må betragtes som uantagelige og/eller ukonditi- onsmæssige, vil blive afvist uden yderligere evaluering.
Xxxxxxx forbeholder sig ret til at afvise tilbud uden yderligere evaluering såfremt:
dokumentation for tilbudsgivernes egnethed til brug for udbyders udvælgelse, ikke er vedlagt tilbuddet
Eventuelle minimumskrav angivet i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmate- rialet ikke er opfyldt
form- og procedurekravene ikke er overholdt
der er taget forbehold for grundlæggende elementer, eller der er mindstekrav i kravspecifikationen, som ikke er opfyldt. tilbuddet ikke lever op til relevant lovgivning
7.2. Betingelser for deltagelse (udvælgelseskriterier)
Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede do- kumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Udbyder forbeholder sig dog ret, men ikke pligt, til at indhente supplerende oplysninger3.
Såfremt udbyder skønner, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder udbyder sig ret til at afvise tilbudsgiver.
Følgende skal vedlægges tilbuddet:
De økonomiske aktørers personlige forhold
Udfyldt og underskrevet erklæring på tro og love vedr. pligtmæssige oplysninger, jf. vedlagte skabelon i bilag 10.
Udbyder forbeholder sig ret til at indhente serviceattest hos de vindende tilbudsgive- re.
3 Jf. § 12 i Økonomi- og Erhvervsministeriets bekendtgørelse nr. 937 af 16/9 2004.
8. Tildelingskriterium
Konditionsmæssige, forskriftsmæssige og antagelige tilbud fra egnede tilbudsgivere vil efter den indledende vurdering blive gjort til genstand for udbyders evaluering. Tilbud vil blive evalueret i forhold til tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.
8.1. Underkriterier
Tilbudsvurderingen vil blive foretaget særskilt for de 6 delaftaler. Den tilbudsgiver, som har givet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på den enkelte delaftale, vil blive leverandører på denne.
Følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderin- gen:
Underkriterium 1:Økonomi: 50 %
Underkriterium 2: Incitament til udvikling for borgeren 30% Underkriterium 3: Personale 20%
8.1.1. Ad Underkriterium 1
Økonomi - 50 %
Der skal i bilag 8 gives tilbud på ophold og udslusning på de delaftaler, som tilbudsgiver ønsker at byde på.
Prisen skal være alt inklusiv ift. borgerens ophold, dvs. også inklusiv alle udgifter til kost og logi og alle driftsudgifter, såsom el, vand, varme, udgifter til fællesrum og servicearealer.
Prisen skal være inklusiv transport i forbindelse med botilbuddets almindelige og egne plan- lagte aktiviteter. I øvrigt skal de til enhver tid gældende regler om fordeling af udgifter til transport følges.
Prisen er eksklusiv udgifter til tandpleje, ekstern psykolog, medicin, briller, beklædning, lommepenge og andre personlige fornødenheder.
8.1.2. Ad Underkriterium 2
Incitament til udvikling for borgeren – 30 %
Tilbudsgiver skal ved hjælp af besvarelse af cases (bilag 9) give et løsningsforslag på, hvor- dan tilbudsgiver kan sikre borgerens psykiske og fysiske udvikling og hvordan kommune og bostedet kan arbejde for borgerens udvikling.
Case 1 skal besvares, hvis tilbudsgiver vil give tilbud på delaftale 1. Case 2 skal besvares, hvis tilbudsgiver vil give tilbud på delaftale 2. Case 3 skal besvares, hvis tilbudsgiver vil give tilbud på delaftale 3. Case 4 skal besvares, hvis tilbudsgiver vil give tilbud på delaftale 4. Case 5 skal besvares, hvis tilbudsgiver vil give tilbud på delaftale 5. Case 6 skal besvares, hvis tilbudsgiver vil give tilbud på delaftale 6.
Det vil blive vurderet positivt, at tilbudsgivers besvarelse af casene tydeligt illustrerer frem- drift målt på voksenudredningsmetode eller tilsvarende metode og at tilbudsgiver har en professionel tilgang til opgaveløsningen samt udviser særlige kompetencer indenfor det spe- cialiserede sociale felt.
Besvarelsen må maksimalt fylde 2 A4-sider pr. case. Udbyder vil se bort fra den del af be- svarelserne, der overskrider 2 A4- sider.
8.1.3. Ad Underkriterium 3
Personale – 20 %
Tilbudsgiver skal jf. fanen ”kompetencer” i tilbudslisten, bilag 8, gøre rede for personalets uddannelse og kompetencer. Endvidere skal der gøres rede for personalets deltagelse i kur- ser og hvorledes personalet videndeler.
Det vil blive vurderet positivt, at botilbuddet i besvarelsen beskriver indholdet af medarbej- dernes udviklingsplaner, og at tilbudsgiveren har en metode til videndeling og sparring blandt personalet og at personalet uddannelsesmæssigt er opdateret. Det vil også blive vurderet positivt, at der er forholdsvis flere fastansætte medarbejdere end vikarer og at der er en lav personaleomsætning.
Redegørelsen må maksimalt fylde 2 A4-sider. Udbyder vil se bort fra den del af tilbuddet, der overskrider 2 A4- sider.
8.2. Evaluering
En arbejdsgruppe med repræsentanter fra Holbæk, Slagelse og Odsherred kommuner vil evalue- re tilbuddene.
8.3. Implementering
Den bestillende kommune har kontakten til botilbuddet vedrørende de enkelte borgere.
En styregruppe med repræsentanter for de deltagende kommuner har det overordnede ansvar for implementering og tager de væsentlige beslutninger vedrørende rammeaftalen i kontraktspe- rioden.
I hver kommune, der har tilsluttet/tilslutter sig aftalen, vil der være mindst en kontaktperson, som melder videre til styregruppen.
Tilbudsgiver skal acceptere, at de deltagende kommuner løbende evaluerer og videndeler omkring tilbudsgivernes ydelser. Tilbudsgiver skal også acceptere, at der i løbende i kon- traktperioden kan forekomme interviews med bostedets personale og beboere/værger.
9. Praktiske forhold
9.1. Åbning af tilbud
Tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Det vil ikke være muligt at overvære åbningen.
9.2. Orientering om resultatet af udbudsforretningen
Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilke tilbudsgivere udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med.
Meddelelsen sendes via beskedfunktionen i EU-Supply, til den bruger som har afgivet til- buddet. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk.
Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet, ligesom udbyder ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt.
9.3. Fortrolighed
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder ind- komne tilbud, er omfattet af reglerne om aktindsigt.
Tilbudsgiver opfordres til at angive i tilbuddet, såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet - som hvis udleveret - indebærer nærliggende risiko for, at der påføres tilbudsgi- vers virksomhed skade, især et økonomisk tab af betydning. Udbyder vil dog under alle om- stændigheder være forpligtet til at foretage en selvstændig vurdering af, i hvilket omfang der skal meddeles aktindsigt.
9.4. Tidsplan
Tidsplan fremgår nedenfor. Tidsplanen er ikke bindende for udbyder.
Offentliggørelse af udbudsmateria- le
Sidste dag, hvor der kan stilles
31. oktober 2014
spørgsmål til udbudsmaterialet 9. december 2014
Tilbudsfrist 15. december 2014 Forventet tildeling af kontrakt 1. februar 2015 Kontraktstart 1. marts 2015