Fokus på indkøb
Fokus på indkøb
Maj 2022
Foråret og de lyse timer er på vej. Det samme er flere relevante samhandels-
aftaler og et overblik over de udbud, indkøbsafdelingen oftest gennemfører. Det kan I nemlig læse om i dette nummer af Fokus på indkøb.
Indkøbsafdelingen har efterhånden indgået samhandelsaftaler med rigtig mange for- skellige firmaer inden for mange forskellige fagområder. Ambitionen bag indgåelsen af samhandelsaftalerne er, at de enkelte boligselskaber, som er medlemmer af Boligkon- toret Danmark, skal have fordel af at være en del af et stort foreningsfællesskab. Når vi er mange, der samlet set sikrer en stor omsætning blandt de forskellige firmaer, får vi bedre mulighed for at forhandle os til gode handelsbetingelser.
Det er vores ønske, at boligselskaberne drager fordel af disse samhandelsaftaler. Der- for orienterer vi jævnligt driften, så de kan benytte sig af dem. Og det ser heldigvis ud til at virke. De senere år har jeres brug af samhandelsaftaler været stødt stigende, hvilket har betydet, at der er opnået betydelige besparelser på alt fra indkøb i byggemarkeder til bekæmpelse af skadedyr og øvrig skadeservice.
Det er glædeligt. Den nuværende situation med markant stigende materialepriser samt el- og gaspriser, der galopperer derudaf gør det ikke mindre væsentligt at sikre gode priser og vilkår for boligafdelingernes og boligselskabernes indkøb. Der skal derfor lyde en opfordring til at fortsætte med brugen af de mange forskellige samhandelsaftaler, når I køber ind.
Rigtig god læselyst!
Forvaltningsdirektør Xxxx Xxxxxxx
Udbud – hvad betyder mest for jer?
Udbud handler i bund og grund om at opnå det resultat, der har den største værdi. Men hvad giver den største værdi? Er det pris, kvalitet eller noget helt tredje? Indkøbsafdelingen ople- ver sjældent, at et boligselskab ene og alene prioriterer den billigste pris. De fleste udbud vægter, hvorvidt tilbudsgiverne ser ud til at have forstået opgaven, dokumentation for at de kan levere den ønskede kvalitet, mulige miljøkriterier og eventuelt leveringssikkerhed højt. Social ansvarlighed og bæredygtighed bliver sjældent set som et konkurrenceparameter, men som et mindstekrav i forhold til kontraktens vilkår og betingelser.
Udbud - standardkategorier
Her er de tre kategorier, indkøbsafdelingen oftest gennemfører
udbud på:
Istandsættelse af flytteboliger
Mange boligselskaber har kørt både 2. og 3. udbud af istand- sættelse af flytteboliger. For de boligselskaber, der benytter elektroniske syn, er det nærmest en nødvendighed at gennem- føre udbud for at konkurrenceudsætte de enkelte enhedspriser. I e-syn er enhedspriserne tilgængelige for synsmedarbejderen, der nemt kan igangsætte en ordre og udarbejde synsrapporten.
Ifølge tilbudsloven skal man gennemføre en begrænset eller offentlig licitation (udbud), hvis udgiften for kontraktperio- den, som normalt beregnes over en 4-årig periode er 3. mio. kr. eller derover.
Rengøring af fællesområder
Rengøring af trappeopgange, vaskerier, mv. er udbudt i flere boligselskaber. Nogle selskaber har en størrelse, hvor det mest fornuftige er at skræddersy en kravsspecifikation til selskabet alene. Andre steder giver det bedre mening at lave en pulje af flere selskaber. Ved disse puljer bliver kravene for de enkelte selskaber beskrevet individuelt, men
konkurrencemæssigt bliver puljen mere interessant for flere tilbudsgivere, og konkurrencen bliver dermed også større. Særligt ved udbud af rengøring lægges der kræfter i at indskrive krav og vilkår, som minimerer risikoen for at indgå aftaler med virksomheder, der benytter sig af illegal arbejdskraft.
Er udgiften for kontraktperioden 1.601.944 kr. eller derover, skal der ifølge Udbudsloven gennemføres et begrænset eller offentligt udbud.
Lovpligtige eftersyn af elevatorer
Sidst, men absolut ikke mindst, gennemfører indkøbsafdelingen meget gerne udbud af lovpligtige eftersyn på eleva- torer. Efter vi har gennemført det første store udbud i Boligselskabet Nordsjælland, har vi fået bekræftet vores for- modning om, at det er et område, som absolut rummer et besparelsespotentiale. Desværre kan vi også konstatere, at flere leverandører har sikret sig selv en god indtægt over en lang årrække, idet at vi har set flere kontrakter, som automatisk forlænges i op til fire år, hvis de ikke opsiges seks måneder inden udløb af den ordinære kontraktperiode. Selv om udgiften til det lovpligtige eftersyn ikke er over gældende tærskelværdi for udbud, så vil vi i Indkøbsafdelin- gen meget gerne kigge aftalerne igennem med henblik på en eventuel konkurrenceudsættelse.
Det koster ikke boligselskaberne noget at få gennemført et udbud af oven- stående kategorier. De finansieres ved, at indkøbsafdelingen, der ikke er en del af administrationsbidraget, opkræver et mindre tillæg fra den leverandør, som vinder aftalen.
Samhandelsaftaler – et udpluk af mulige aftaler
Hvad du ønsker, skal du få! Hvis det blot kan findes i en af de mange samhandelsaftaler, som indkøbsafdelingen har forhandlet sig frem til. Samhandelsaftalerne må bruges af alle de boligselskaber, som administreres af Boligkontoret Danmark, og kan erstatte eller supplere selskabernes egne aftaler.
Skægkræ er en ny plage i mange boliger. Den ligner sin slægtning sølvfisken, men er langt mere invaderende og sværere at slippe af med, hvis den først er flyttet ind i boligen. Den
kan blive næste to cm. lang, er god til at kravle og foretræk- ker mørke omgivelser og stivelsesholdige madvarer.
Mortalin
Mortalin er en landsdækkende servicevirksomhed inden for skadedyrservice med kontor i hhv. Bra- brand og Haslev. Mortalin er ekspert i skadedyr og du kan få hjælp døgnet rundt – alle ugens dage.
Telefonen er bemandet med særligt instrueret per- sonale, der sammen med dig vurderer situationen, og som efterfølgende sørger for, at en servicetek- niker foretager et servicebesøg og eventuelt akut bekæmpelse.
SSG
Skadeservice, vagttelefon mv. Blandt andet er døgnvagtcentralen populær.
Hos dem får I en døgnvagt, der tilbyder:
• Eget telefonnummer, hvor der svares i kundens navn
• Forholdsordre med pop-up til operatør
• Svar på telefonopkald indenfor 60 sekunder i 90 % tilfælde
• Mulighed for døgnrapporter for vagtkald ved akut skadestop og rekvirering af håndværkere
• Beredskabsplan i vejrlige situationer
• Mulighed for produktion af klistermærkat med boligorganisationens eget døgnvagttelefonnummer til opsætning eller lokal omdeling
• Tilbud om udarbejdelse af akut/ikke-akut oversigt, hvilket sikrer den bedst mulige visitering af opkald på vagtcentralen
STARK
STARK er vores største leverandør af vejsalt, men tilbyder også meget andet i deres 67 forretninger rundt om i Danmark. Aftalen er opbygget sådan, at jo mere vi køber på tværs af landet, jo mere får vi i rabat.
Aftalen er altid lige ved hånden, da den som de øvrige samhandelsaftaler findes i appen Ejendomsfunktio- nærportalen.
Alle samhandelsaftaler bliver løbende udsendt til boligselskabernes driftspersonale i et pixi-bog-format. Vil du vide mere om dem, er du velkommen til at kontakte indkøbsafdelingen.
Samhandelsaftaler
Indkøbsafdelingen indgår løbende samhandelsaftaler på vegne af boligselskaberne, som kan erstatte eller supplere boligselskabernes egne aftaler. Der kommer løbende nye aftaler til, mens aftaler, som ikke benyttes, bliver afviklet. Der er nu 59 samhandelsaftaler og vejledninger fordelt på 29 kategorier, som alle har til formål at tilføre bolig- selskabernes beboere en besparelse.
Vi vil fortsætte med løbende at udsende e-mails fra indkøbsafdelingen direkte til boligselskabernes ejendomsfunktio- nærer, hvori der vil være oplysninger omkring de forskellige samhandelsaftaler, som er indgået.
Leverandører vi har samhandelsaftaler med
Anlægsgartnere
• OkNygaard
Belysning
• Højager Belysning
Byggemarkeder
• Bygma
• Davidsens Tømmerhandel
• Xxxxxxxx Xxx
• STARK
• Würth Danmark
Drift-produkter
• Alticare
• Care Repair
El-ladestandere
• Clever
• Nortec
El-produkter
• Nicobelli
• Højager Belysning
Flytning
• Mesterflyt
Gasanlæg
• Gastech-Energi
Glatførebekæmpelse
• STARK
Hjertestartere mv.
• Cardiocare Scandinavia
• Medidyne
Vi er
Xxxx Xxxxxxxx indkøbschef
mail: xxxx@xxx.xx tlf: 00 00 00 00
Hårde hvidevarer
• Elgiganten
• Fyns Hvidevare Levering
• Punkt1 Erhverv, Sjælland
Inventar
• Inventarland
Kloak
• Lyngholm
• Norva24 Danmark
Kontorforsyning
• Lomax
Køkkenaftaler
• HTH
• Vordingborg
Landsinspektør
• Lifa
• Xxxx.xx
Legepladser
• Copla Legepladser
• InnovateDK
• VikingNor
Legepladsinspektion
• Dalpin Dansk Legeplads- inspektion
• Nordisk Legepladsinstitut (NLPI)
Låseservice, dørtelefon- anlæg og adgangskontrol mv.
• Actas
• CERTEGO
Xxxxxxxxx X. Xxxxx indkøbsassistent mail: xxxx@xxx.xx tlf: 00 00 00 00
Maskinforretning
• BMI-Boligselskabernes Maskinindkøb
• Fredensborg Skov & Have
• Helsinge Maskinforretning
• Xxxxx Skov & Have
• Motorcentrum
Miljø- og indeklima rådgivning
• OBH Rådgivende Ingeniører
Service – glas, bestik mv.
• Xxxx Xxxxxxx & Co
Skadedyrsbekæmpelse
• Kiltin
• Mortalin
Skadeservice, skimmel mv.
• Belfor
• SSG
• Trivana Skadeservice
Tagrenderens, fliserens mv.
• Dansk Fliserens
• Nanostone
• Grønt & Gråt
Udlejning
• STARK
Vandbehandling mv.
• Guldager
• Krüger Aquacare
• STARK (blødgøringssalt)
VVS-artikler
• Brdr. A. & X. Xxxxxxxx
• Brdr. Dahl
• Nicobelli
Værktøj og beslag
• Xxxx Xxx