12-BY-GRUPPENS INDKØBSCENTRAL”
- udbydes af
”12-BY-GRUPPENS INDKØBSCENTRAL”
Indholdsfortegnelse
1.Indledning 3
1.1 Opgavens omfang 4
2. Udbudsbetingelser 4
2.1 Udbudsform 4
2.2 Vurdering af tilbudsgivers egnethed 4
2.3 Tildelingskriterier ved valg af tilbud 4
2.4 Tilbudsfrist 5
2.5 Åbning af de indkomne tilbud 5
2.6 Formkrav 5
2.7 Udbyders forbehold 5
2.8 Vedståelsesfrist for tilbud 5
2.9 Spørgsmål til udbudsmaterialet 6
3. Kontraktudkast 6
3.1 Parterne 6
3.2 Kontraktgrundlag - kontrakttype 6
3.3 Kontraktens omfang 6
3.4 Kontraktperiode 6
3.5 Bestilling af varer 6
3.6 Levering og leveringsbetingelser 6
3.7 Bonus, gebyrer m.v 6
3.8 Følgeseddel 7
3.9 Fakturering 7
3.10 Priser 7
3.11 Prisregulering 7
3.12 Betaling 7
3.13 E-Handel 7
3.14 Ændring af produktsammensætning 7
3.15 Offentlige påbud 7
3.16 Underleverandør 9
3.17 Miljø 9
3.18 Kontakt mellem parterne 9
3.19 Statistik 8
3.20 Overdragelse af aftale 8
3.21 Overdragelse af rettigheder og fordringer 10
3.22 Misligholdelse 10
3.23 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure 9
3.24 Erstatning og forsikring 11
3.25 Tvist 11
3.26 Kontraktændringer 11
3.27 Ændringer i direktiver og love 9
3.28 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten 9
4. Bilag
Bilag 1 - Erklæring om ubetalt, forfalden gæld Bilag 2 - Erklæring om arbejdsmiljølovgivning Bilag 3 - Kravspecifikationer
Bilag 4 - Tildelingskriterier Bilag 5 - Tidsplan
Bilag 6 - Huskeliste
Bilag 6a - Eventuelle forbehold
Bilag 7 - Kvittering for rettidig modtagelse Bilag 8 - Krav vedr. e-handel
Bilag 9 – Specifik for Odense Kommune, etik og socialt ansvar Bilag 10 - Tilbudsskema på Headset
Bilag 11 - Tilbudsliste på service
Checkliste: Ergonomi vedr. Headset - til orientering
1. Indledning
Koordinatoren i nærværende udbud er Silkeborg Kommune, der udbyder Headset på vegne af ”12-BY-GRUPPENS INDKØBSCENTRAL” (efterfølgende kaldt udbyder). Der ønskes en rammeaftale gældende fra den 1. januar 2008.
”12-BY-GRUPPENS INDKØBSCENTRAL” er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte kommuner vil foretage EU-udbud på vegne af Indkøbscentralens medlemmer.
Udbuddene vil blive udformet, således at Indkøbscentralens medlemmer har følgende muligheder:
• medlemmet kan deltage fra aftalens start.
• medlemmet kan deltage i aftalen fra en senere fastsat dato
• medlemmet kan deltage med option
• medlemmet kan undlade at deltage i aftalen.
Samtlige aftaler Indkøbscentralen indgår, vil være obligatoriske* og dermed bindende for de kommuner der på forhånd har tilmeldt sig udbuddet. De øvrige medlemskommuner af ”12 by gruppens Indkøbscentral” er ikke forpligtet i forhold hertil.
*Ved en obligatorisk aftale forstås: en aftale, som alle kommunens indkøbere er forpligtet til at anvende. Indkøbskontoret vil aktivt medvirke til, at aftalen anvendes i størst muligt omfang, herunder en markedsføring af aftalen. Leverandøren kan dog under ingen omstændigheder kræve erstatning eller lignende, eller opsige aftalen såfremt aftalen ikke udnyttes 100 % af kommunens institutioner – men indkøbskontoret vil af egen drift eller på opfordring medvirke til at undersøge, hvorfor aftalen eventuelt ikke anvendes 100 %.
Hver kommune er en selvstændig juridisk myndighed, hvilket medfører, at der skal indgås særskilt aftale/kontrakt med hver enkelt kommune. Det er Indkøbskontorerne i hver af de deltagende kommuner, der har ansvaret for implementerin- gen af aftalen (nævnt som ”Indkøbskontoret”).
Følgende kommuner er medlem af ”12-BY-GRUPPENS INDKØBSCENTRAL”:
Esbjerg Kommune Fredericia Kommune Herning Kommune
Holstebro Kommune (Lemvig og Struer kommuner deltager i et indkøbssamarbejde) Ikast Kommune
Kolding Kommune Middelfart Kommune Odense Kommune Randers Kommune Sønderborg Kommune Silkeborg Kommune Svendborg Kommune Vejle Kommune
Århus Kommune
Følgende deltager i aftalen pr. 1. januar 2008:
Fredericia Kommune Holstebro Kommune Ikast Kommune Middelfart Kommune Odense Kommune Silkeborg Kommune Svendborg Kommune Vejle Kommune
Følgende er med på option
Herning Kommune
Det samlede køb af Headset for de deltagende kommuner udgør på årsbasis ca.
1.505.000 kr. ekskl. moms (køb i 2006).
Køb pr. kommune der deltager i udbud- det fra start: | Køb i kr. |
Fredericia Kommune | 150.000 |
Holstebro Kommune | 150.000 |
Ikast Kommune | 100.000 |
Middelfart Kommune | 75.000 |
Odense Kommune | 300.000 |
Silkeborg Kommune | 150.000 |
Svendborg Kommune | 150.000 |
Vejle Kommune | 300.000 |
Køb i kr. |
Køb pr. kommune der deltager med option:
Herning kommune 130.000
Nævnte årsforbrug kan kun betragtes som vejledende, og det forventes at være stigende i aftaleforløbet. Det skal accep- teres, at der kan være udsving i det årlige forbrug.
Maks. 1 leverandør (= eneleverandør)
Valg af leverandør er ikke afsluttet før kontrakt er underskrevet af begge parter.
1.1 Opgavens omfang
Kravspecifikationer (-er) for produktområder (-ne) er vedlagt dette udbudsmateriale som bilag 3.
2. Udbudsbetingelser
2.1 Udbudsform
Offentligt udbud i henhold til RÅDETS DIREKTIV NR. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
2.2 Vurdering af tilbudsgivers egnethed
Følgende kriterier skal være opfyldt for at komme i betragtning som tilbudsgiver. Er nævnte oplysninger ikke medsendt sammen med tilbudsmaterialet, vil tilbuddet blive betragtet som ikke konditionsmæssigt.
Erklæring om forfalden, ubetalt gæld til offentlige myndigheder, jf. bilag 1
Erklæring om der er taget hensyn til arbejdsmiljølovgivningen jf. bilag 2
Vedrørende økonomiske forhold skal økonomisk formåen bevisliggøres ved hjælp af fremlæggelse af leverandø- rens balance eller uddrag heraf for de sidste 2 år.
Aktuel referenceliste med beskrivelse af sammenlignelige leverancer.
Der skal være tegnet produktansvarsforsikring på ting- og personskade. Der skal medsendes kopi af police eller tilsvarende dokumentation.
2.3 Tildelingskriterier ved valg af tilbud
Tildelingskriteriet, der er gældende for dette udbud:
Det økonomiske mest fordelagtige tilbud opstillet i prioriteret rækkefølge
med følgende vægtfordeling:
Pris 35 - 40 %
Ergonomi og funktionalitet 20 - 25 % Service 15 - 20 %
Kvalitet 10 - 15 %
Levering 5 -10 %
2.4 Tilbudsfrist
Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud på levering af Headset” samt ”Må kun åbnes af indkøbskontoret.” Tilbuddet skal være afleveret senest den 19. oktober 2007 kl. 12.00 på følgende adresse:
Silkeborg Kommune Indkøbskontoret, 4. sal
Xxxxx 0
8600 Silkeborg
Att.: Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx
2.5 Åbning af de indkomne tilbud.
Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
Åbningen foretages af udbyders personale, der har fuldmagt til åbningen.
De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure:
1. Tilbudsgivers egnethed: I første omgang udvælges de egnede tilbudsgivere ud fra en vurdering af de oplysninger, der er krævet jf. afsnit 2.2.
2. Kravspecifikation (ultimative krav): I anden omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i for- hold til overholdelse af de opstillede ultimative krav. Såfremt kravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt og vil ikke indgå i den videre behandling.
3. Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes de udvalgte tilbudsgiveres tilbud i forhold til tildelingskri- teriet, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakt.
2.6 Formkrav
Tilbudsmaterialet ønskes fremsendt skriftligt i 2 eksemplarer, samt 2 eksemplarer på cd-rom. Denne skal indeholde tilbuddet hvor bilagene i udbudsmaterialet, er brugt i uændret format. I tilfælde af uoverensstemmelse, gælder det skriftli- ge tilbud (papir).
Prislister og kataloger sendes kun i 1 eksemplar.
Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet og tilbuddet skal være udformet emnemæssigt i samme rækkefølge som udbudsmaterialet.
Det bedes oplyst:
1) Der skal tilbydes prislistepris/rabat/nettopris i henhold til tilbudsskema – bilag 10
2) Tilbuddet skal belyse alle forhold om tilbudsgiverens løsning af leverancen, herunder levering, distribuering, sor- timentsbredde, leveringssikkerhed, håndtering af restordrer samt restordreprocent og produktudvikling.
3) Vedlagte bilag skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form.
4) Tilbud med alt dertil hørende samt alt kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk.
5) Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet.
6) Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret.
7) Eventuelle forbehold skal udtrykkelig fremgå af bilag 6a med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet øver indflydelse økonomisk.
8) Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, skal det angives hvilken leverandør, der optræder som kontrakt- ansvarlig over for udbyder.
2.7 Udbyders forbehold
Der tages forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger
2.8 Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbuddet skal være gældende indtil 1. januar 2008.
2.9 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal rettes pr. e-mail til Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx: xx@xxxxxxxxx.xx, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud – Headset.” senest den 27. september 2007.
Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive tilsendt alle som har fået udleveret udbudsmaterialet. Spørgsmål og svar vil desuden være at finde på udbyders hjemmeside på adressen: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/
Derudover afholdes et spørgemøde den 2. oktober Kl.10 – 12.00 på adressen:
Silkeborg Rådhus, Xxxxx 0 x xxxxxxxxxx D116 (1. sal). På mødet vil det være muligt at stille spørgsmål til udbudsmate- rialet.
Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiver senest 25. september give Indkøbskontoret besked om, hvor mange der deltager i mødet.
3. Kontraktudkast
Kontrakt vedr. levering af Headset
3.1 Parterne
Imellem
X udbyder XX
XX XX
(i det følgende kaldet udbyder) og
Firma Adresse Postnr. By.
(i det følgende kaldet kontrakthaver) indgået nærværende kontrakt.
3.2 Kontraktgrundlag - kontrakttype
Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Rådets direktiv nr.2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet.
Kontrakten beskriver udbyders og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder således, at kontrakten samt det af udby- der udarbejdede udbudsmateriale med bilag og kontrakthavers tilbud af x.x. 200X i prioriteret rækkefølge udgør det sam- lede kontraktmateriale. Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt.
3.3 Kontraktens omfang
Levering af Headset til den i punkt 3.1 nævnte udbyder.
Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som udbyder løbende afgiver.
3.4 Kontraktperiode
Kontrakten er gældende fra den 1. januar 2008 til og med den 31. december 2009 med option på op til 2 år.
3.5 Bestilling af varer
Bestillere skal indenfor tilbudsgivers normale åbningstid have mulighed for at afgive varebestilling elektronisk (egen Web løsning), pr. e-mail, telefon, telefax.
3.6 Levering og leveringsbetingelser
De leveringsbetingelser, der er gældende for dette udbud:
Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestilleren. Der kan dog stilles krav om køb på minimum for 500 kr. pr. levering. Det skal så oplyses i tilbuddet samt hvilket gebyr der ellers pålægges forsendel- sen.
Det er en betingelse at varerne leveres således, at levering anses sket, når varen er leveret til
aftalt tid, på rette adresse og på aftalt sted. Tilbudsgiver hæfter for leverancens økonomiske indhold, indtil modtage- ren har godkendt leverancen. Der skal leveres på central plads (umiddelbar indenfor hoveddør).
Der må ikke uden forudgående aftale med Indkøbskontoret, leveres andre varer end de der fremgår af rammeaftalen.
3.7 Bonus, gebyrer m.v.
Omsætningen med xx (udbyder) vedr. ovenstående varesortiment må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Bemærk!
For Silkeborg Kommune er følgende gældende:
Ved aftaleindgåelse med Silkeborg Kommune pålægges priserne en % som pr. 1. februar udbetales til Indkøbsafdelin- gen. Denne % sats vil blive aftalt i forbindelse med kontraktindgåelsen mellem Silkeborg Kommune og Leverandøren.
For Holstebro Kommune er følgende gældende:
Pr. 1. januar hvert år, skal der udbetales 2 % i bonus af Kommunens køb af Headset for året. Dette vil ikke have betyd- ning for tilbuddet, da de tilbudte priser efterfølgende tillægges 2 % til Holstebro Kommune.
For Fredericia Kommune er følgende gældende:
Ved aftaleindgåelse med Fredericia Kommune pålægges priserne en % som en gang pr. år udbetales til Indkøbsafdelin- gen i Fredericia Kommune. Denne % sats vil blive aftalt i forbindelse med kontraktindgåelsen mellem Fredericia Kom- mune og Leverandøren.
3.8 Følgeseddel
Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel. På følgesedlen skal som minimum angives bestiller, dato, antal, varenummer og vare samt restordrer.
3.9 Fakturering
Faktura skal fremsendes elektronisk, jf. Lov nr. 1203 af 27. december 2003 om offentlige betalinger, på baggrund af oplyste EAN-lokationsnumre. Der betales ikke gebyr af nogen art.
3.10 Priser
Jf. de i kontrakthavers tilbud af den x. x. 2007 angivne enhedspriser (ekskl. moms) som er gældende indtil 31. december 2008. Priserne kan herefter reguleres 1 gang årligt i henhold til punkt 3.11.
Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de afgivne priser i dette udbud skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Prisfald skal uden ophold komme udbyder til gode.
3.11 Prisregulering
Der kan reguleres priser i henhold til nedennævnte.
Prisregulering kan kun ske ved udefra kommende prisreguleringer.
En eventuel prisstigning skal skriftlig dokumenteres fra leverandørens og producentens side. Prisreguleringer skal vars- les med minimum 30 dage til Silkeborg Kommune, som er koordinator for dette udbud. Enhver prisstigning skal accepte- res af Silkeborg Kommune før det vil være gældende hos de deltagende kommuner. Der kan kun prisreguleres 1 gang årligt pr. 1. januar. Første regulering kan foregå den 1. januar 2009.
3.12 Betaling
Nævnte betalingsbetingelser er gældende for dette udbud.
Betalingsbetingelsen er løbende måned + 30 dage fra modtagelse af korrekt faktura
3.13 E-Handel
Udbyder lægger vægt på at fremme e-handel dvs. elektronisk samhandel ved brug af den pågældende kommunes e- handelssystem f.eks. KMD, Gatetrade, Rakat. Dvs. elektronisk ordreafgivelse, elektronisk ordrebekræftelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. Den valgte leverandør skal således ved påkrav fra udbyder gøre det muligt at købe Headset og tilbehør via kommunens egen e-handelssystem.
Den enkelte kommune vil i samarbejde med den udvalgte leverandør definere, hvilke produkter der skal indgå i leveran- dørens e-katalog til kommunen. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå leverandøren i forbindelse hermed. Herefter skal aftaleleverandøren udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til kommunens e-handelssystem med billeder og øvrige informationer om produkterne, således at dette er godkendt og tilgængeligt i systemet umiddelbart efter aftalens ikrafttræden. Dette skal være uden omkostning for kommunen.
3.14 Ændring af produktsammensætning
Såfremt der som følge af lovgivningsmæssige ændringer mv. foretages korrektioner / ændringer i produkternes sam- mensætning er kontrakthaver pligtig til omgående at informere udbyder herom samt omgående at ændre på produktet, hvor dette følger af lovgivningen og / eller myndighedskrav.
Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med produkter, der falder inden for det produktområde, der er omfattet af nærværende kontrakt, skal kontrakthaver i samarbejde med og efter aftale med udbyder tilbyde sådanne produkter.
Udbyder medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til de af kontrakten stille- de minimumsbetingelser.
3.15 Offentlige påbud
Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud som naturligt henhører under dette arbejdsområde såvel på aftaletidspunktet som i kontraktperioden.
Overtrædelser af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.
Udbyder er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Ud- byder meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Udbyder er ikke bundet af udtalelsen. Udbyders økonomiske interesser kan også være til hinder for aktindsigt. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder.
Ovenstående bestemmelse gælder ikke såfremt lovgivning, eller 3. part forlanger og får medhold i begæring om aktind- sigt i hele/dele af kontrakten.
Udbyder skal i øvrigt henvise til offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.
3.16 Underleverandør
Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen.
3.17 Miljø
Udbyder ønsker med en miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme en udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser til gavn for det ydre miljø.
Endvidere ønsker udbyder aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmil- jø i såvel udbyders egne afdelinger, institutioner m.v. som hos udbyders leverandører af varer og tjenesteydelser.
Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder den/de til en hver tid gæl- dende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver, standarder m.m.
På udbyders forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for udbyder, fremskaffe den dokumentation, udbyder måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet.
Ved påkrav skal der fremsendes produktdatablade over de tilbudte produkter. Alle vejledninger, såvel til brugere som til personale, skal være skrevet på dansk.
Tekst og eventuelle symboler på produkter eller i forbindelse med produkter skal være let forståelige.
3.18 Kontakt mellem parterne
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten.
Sælgerbesøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra sælgers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov.
Der må ikke sendes tilbud, brochurer m.v. ud til kommunens institutioner/afdelinger uden forudgående accept af Ind- købskontoret i den enkelte kommune.
3.19 Statistik
Kontrakthaver skal efter aftale med udbyder udarbejde og fremsende statistik med følgende indhold som udgangspunkt medmindre andet er aftalt:
⮚ Statistikken skal indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) fordelt på varer, varegrupper.
⮚ Statistikken skal indeholde oplysninger om køb pr. institution/afdeling med EAN nr.
⮚ Statistikkerne skal kunne leveres elektronisk med henblik på bearbejdning i gængse elektroniske systemer. Stati- stikkerne skal fremsendes som vedhæftet fil i Microsoft tekstbehandlings- eller regnearksformat.
3.20 Overdragelse af aftale
Kontrakthavers forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan ikke uden forudgående skriftlig aftale med kommunerne overlades til udførelse af anden / andre leverandører.
Overtrædelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse, jf. punkt 3.22.
3.21 Overdragelse af rettigheder og fordringer
De rettigheder og pligter, der fremgår af kontrakten og af de bilag, der hører til kontrakten, kan kontraktshaveren ikke overdrage, hverken i fuldt omfang eller kun delvist, og de krav, som kontraktshaveren har ifølge kontrakten med tilhøren- de bilag, kan kontraktshaveren ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af.
3.22 Misligholdelse
Det fastsættes herved, at enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, det være sig en hvilken som helst man- gel, forsinkelse mv., er misligholdelse.
Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver meddele udbyder dette, og kontrakthaver skal ved samme lejlighed underrette udbyder om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad kontrakthaver vil gøre for at und- gå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden.
Udbyder kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at und- gå tilsvarende misligholdelse fremover.
Udbyder kan fastsætte en rimelig frist, indenfor hvilken kontrakthaver skal opfylde sine forpligtigelser iht. denne kontrakt. Undlader kontrakthaver herefter at opfylde sine forpligtigelser, indenfor den af udbyder fastsatte frist, er det at betragte som en væsentlig misligholdelse, jf. nedenfor.
Dersom kontrakthaver gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser iht. denne kontrakt, jf. eksempelvis ved reklama- tion, forsinkelser, fejlagtige leverancer, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse.
Det vil også blive betragtet som misligeholdelse, hvis der ikke fortages en løbende opdatering af kataloger til den enkelte kommunes E-handelssystem. Kataloget skal til enhver tid indeholde de aftalte priser, produkter m.v. i henhold til kontrakt.
Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af kontrakten med tilhørende bilag uden varsel.
Går kontrakthaver konkurs eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette / disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af udbyders kendskab hertil, som senere i forløbet, eksem- pelvis under en betalingsstandsning eller likvidation.
Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.
I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholds- mæssigt afslag, dækningskøb dvs. forskelsprisen ved kommunens køb hos anden leverandør, herunder fragt og geby-
rer, erstatningsansvar mv. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.
3.23 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure
I tilfælde af force majeure, hertil regnes kun generalstrejke, naturkatastrofer, krig o.l., som forhindrer opfyldelse, bortfal- der parternes forpligtigelser i det omfang og så længe force majeure er til stede.
Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout.
Den af parterne der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelse skal angive:
• Årsagen til force majeure
• Forventet varighed af force majeure
• Indsats fra tilbudsgivers side for at kunne genoptage leveringen.
3.24 Erstatning og forsikring
Kontrakthave er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede pro- dukter og sideprodukter.
3.25 Tvist
Såfremt der opstår tvivl eller uenighed om rammekontraktens indhold, søger udbyder og kontrakthaver at løse spørgs- målet i mindelighed, evt. ved benyttelse af mediation (mægling med bistand af en tredjepart). Eventuelle udgifter til me- diation deles ligeligt mellem parterne, medmindre andet aftales.
Såfremt det ikke er muligt at løse spørgsmålet i mindelighed, løses tvisten ved voldgift. Tvisten afgøres efter dansk ret. Voldgiftsrettens afgørelse er endelig og bindende for parterne.
Voldgiftsretten, som skal have sæde i Danmark, består af 3 voldgiftsdommere. Hver part skal udpege én voldgiftsdom- mer inden 7 kalenderdage efter at have modtaget anmodning herom fra den anden part. Disse to voldgiftsdommerne skal have særlig juridisk indsigt eller anden relevant faglig indsigt. De to voldgiftsdommere udpeger den tredje voldgifts- dommer (formanden) inden 14 dage efter, at de er blevet udpeget. Den tredje voldgiftsdommer skal være retsassessor eller dommer. Sagsbehandlingen sker i øvrigt i overensstemmelse med bestemmelserne i voldgiftsloven, jf. lov nr. 553 af
24. juni 2005 med senere ændringer.
3.26 Kontraktændringer
Nærværende kontrakt samt bilag til denne, kan kun ændres ved skriftlig kontrakt imellem udbyder og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskre- vet af begge parter.
Prisændringer i henhold til punkt 3.11 anses ikke som en kontraktændring.
3.27 Ændringer i direktiver og love
Sker der i kontraktperioden ændringer af direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, regler / påbud og regulativer mv., der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave vil parterne kunne anvende reglerne i punkt 3.25, såfremt der måtte opstå tvivl som følge heraf.
Tilsvarende er gældende, såfremt udbyder af strukturmæssige årsager ændrer den udbudte opgave / ydelse væsentligt, og dette ikke er i strid med udbudsreglerne.
3.28 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten
Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan / skal offentliggøres. Angivelse af aftalepriser og øvrige vilkår over for kommunens ansatte i kommunens elektroniske håndbog betragtes ikke som offentliggørelse.
Ved kontraktens indgåelse skal der, såfremt én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten udarbejdes en fælles pressemeddelelse.
Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne aftales indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb.
Udbyder offentliggør i "Supplement til EF-tidende" med hvem der er indgået kontrakt.
Dato: Dato:
Udbyder Kontrakthaver
Bilag 1 - Erklæring om ubetalt, forfalden gæld
ERKLÆRING
om ubetalt forfalden gæld til det offentlige.
- - -
I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997
om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love,
erklærer undertegnede hermed
ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr.
Leverandørens navn og adresse:
Ved enkeltmandsleverandør erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000 kr.
Dato og underskrift
Bilag 2 - Erklæring om arbejdsmiljølovgivning
Det tilkendegives hermed, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt.
Leverandørens/Ledelsens underskrift:
Dato:
Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter
Officielt navn: Skat, Hovedcentret | ||
Adresse: Xxxxxxxxxxx 000 | ||
By: København Ø | Postnummer: 2100 | Land: Danmark |
Kontaktperson(er): Att.: | Telefon: + 00 00 00 00 00 | |
Fax: + 00 00 00 00 00 | ||
Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse
Officielt navn: Miljøstyrelsen | ||
Adresse: Xxxxxxxxxx 00 | ||
By: København K | Postnummer: 1401 | Land: Danmark |
Kontaktperson(er): Att.: | Telefon: + 00 00 00 00 00 | |
Fax: + 00 00 00 00 00 | ||
Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår
Officielt navn: Arbejdstilsynet | ||
Adresse: Xxxxxxxxxxxxxx 00 | ||
By: København Ø | Postnummer: 2100 | Land: Danmark |
Kontaktperson(er): Att.: | Telefon: + 00 00 00 00 00 | |
Fax: + 00 00 00 00 00 | ||
Leverandørens navn: Adresse:
XXX.xx:
Bilag 3 – Kravspecifikation (ultimative krav)
Produkter
• Der skal kunne tilbydes et bredt sortiment af Headset og tilbehør dvs. der ønskes tilbud på flere fabrikater.
• Der vil løbende komme nye type af Headset, disse skal altid tilbydes til den samme forholdsvise rabat som på øvrige tilbudte Headset.
• De tilbudte priser er inklusiv alle afgifter, dog eksklusiv moms.
• Tilbudsgiver skal garantere, at der i minimum 5 år fra købsdato kan tilbydes service og skaffes reservedele på de tilbudte Headset. I modsat fald skal der tilbydes ombytning til reparationspris.
• Ingen af de tilbudte produkter og tilbehør må indeholde stoffer, der er allergifremkaldende eller på anden måde være sundhedsskadelige. Der må ikke være anvendt pvc eller phatalater
• De tilbudte produkter skal leve op til danske/europæiske standarder og sikkerhedskrav.
• Der skal medfølge en god brugervejledning på Dansk.
• Det er en forudsætning, at den valgte leverandør også er lagerførende af Bluetooth Headset til mobiltelefoni.
• Ved påkrav skal tilbudsgiver være indstillet på, at der skal udleveres produkter til afprøvning. Der vil maks. være tale om 5 produkter pr. vare nr.
Emballage
• Leverandøren er forpligtet til, at emballere varen på en sådan måde, at der både tages miljøhensyn og sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber. Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering forbeholder køber sig ret til uden udgifter at returnere varen.
• Produkterne skal leveres i brugervenlige pakninger (let at åbne mv.)
Garanti
• Tilbudsgiver garanterer, at de leverede produkter nøje er i overensstemmelse med de tilbudte, og er uden fejl og mangler samt lever op til gældende standarder.
• Der skal tilbydes min. 2 års fuld garanti.
Bilag 4 – Tildelingskriterier
Pris 35 - 40 %
Ergonomi og funktionalitet 20 - 25 % Service 15 - 20 %
Kvalitet 10 - 15 %
Levering 5 -10 %
Underkriterier
Pris
• Der skal tilbydes listepris/rabat/nettopris på Headset. Derudover tilbydes en fast rabatsats på tilbehør til de til- budte Headset.
• På bilag 11 oplyses priser på service udover garantiperioden.
Ergonomi og funktionalitet
• Oplysninger på bilag 10 udfyldes. Endvidere vil der blive foretaget en fysisk afprøvning af de tilbudte produkter, der ligger til grund for vægtning af ergonomi og funktionalitet. (checkskema vedlagt til orientering). Vurderingen foretages af udvalgte medarbejdere og afprøvningen vil foregå over en 2 - 4 uger. De enkeltes vurdering ligger efterfølgende til grund for en samlet vurdering af ergonomi og funktionalitet af de tilbudte produkter.
Service
• Det skal beskrives i tilbuddet, hvilken konsulentbistand der kan tilbydes.
• Det skal beskrives i tilbuddet om der er mulighed for at få varer i udvalg og hvordan det håndteres. Er det for- bunden med nogen form for omkostning skal det beskrives.
• Det skal beskrives om det er muligt at returnere forkert bestilte varer og hvordan det håndteres. Er det forbun- den med nogen form for omkostning skal det beskrives.
• Det oplyses i tilbuddet, om der i forbindelse med nyheder eller anden form for ændring af sortiment, udleveres produkter til afprøvning uden beregning.
• Det beskrives i tilbuddet, om der kan indgås en serviceaftale med tilbudsgiver på service af kommunernes nu- værende beholdning af Headset. Det oplyses i bilag 11.
• Det beskrives i tilbuddet, om der tilbydes fast ombytningspris på produkter, hvor garantien er udløbet. Endvidere beskrives proceduren herfor.
• Det skal beskrives, hvor lang tid der skal påregnes for reparation af Headset fra den er modtaget hos tilbudsgi- ver. Endvidere oplyses det, om reparation er forbunden med nogen form for omkostninger f.eks. fragt, gebyr m.v.
• Det skal være muligt, at indgå serviceaftale på de tilbudte produkter efter garantiperiodens ophør. De tilbudte priser for service og reparationer skal beskrives i bilag 11.
• Endvidere skal serviceoplysninger på bilag10 besvares.
Kvalitet
• Kvalitetsoplysninger på bilag 10 besvares.
• Tilbydes der garanti udover 2 år oplyses det i bilag 11.
Levering
• Det oplyses i tilbuddet, hvor lang leveringstid dvs. antal hverdage der skal påregnes fra afgivelse af bestilling.
• Det oplyses i tilbuddet indenfor hvilken tider, brugeren kan afgive bestilling, evt. om det vil være muligt med be- stilling udenfor normal åbningstid
• Det oplyses i tilbuddet, hvad seneste bestillingstidspunkt vil være ved levering af hasteordrer.
Bilag 5 - Tidsplan
Afsendelse af bekendtgørelse til EF-tidende den 7. september
Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 27. september
Sidste frist for udsendelse af spørgsmål og svar den 5. oktober
Opklaringsmøde på Silkeborg Rådhus den 2. oktober
Sidste frist for modtagelse af tilbud den 19. oktober kl. 12.00
Tilbudsvurdering uge 43 - 45
Forventet beslutning om leverandørvalg uge 46
”stand still periode” 10 dage
Afsendelse af bekendtgørelse om indgået aftale senest 48 dg efter indgået kontrakt
Bilag 6 - Huskeliste
Huskeliste for tilbudsgiver | |||
1. Marker ved afkrydsning, om hvert enkelt punkt i udbudsmaterialet er læst og evt. besvaret. | |||
Pkt. | Vedr. | Sæt X | Uddybende svar eller bemærkninger |
1. | Indledning | ||
1.1 | Opgavens omfang | ||
2. | Udbudsbetingelser | ||
2.1 | Udbudsform | ||
2.2 | Vurdering af tilbudsgivers egnethed | ||
2.3 | Tildelingskriterier ved valg af tilbud | ||
2.4 | Tilbudsfrist | ||
2.5 | Åbning af de indkomne tilbud | ||
2.6 | Formkrav | ||
2.7 | Udbyders forbehold | ||
2.8 | Vedståelsesfrist for tilbud | ||
2.9 | Spørgsmål til udbudsmaterialet | ||
3. | Kontraktudkast | ||
3.1 | Parterne | ||
3.2 | Kontraktgrundlag - Kontrakttype | ||
3.3 | Kontraktens omfang | ||
3.4 | Kontraktperiode | ||
3.5 | Bestilling af varer | ||
3.6 | Levering og leveringsbetingelser | ||
3.7 | Bonus, gebyrer m.v. | ||
3.8 | Følgeseddel | ||
3.9 | Fakturering | ||
3.10 | Priser | ||
3.11 | Prisregulering | ||
3.12 | Betaling | ||
3.13 | E-handel | ||
3.14 | Ændring af produktsammensætning | ||
3.15 | Offentlige påbud | ||
3.16 | Underleverandør | ||
3.17 | Miljø | ||
3.18 | Kontakt mellem parter | ||
3.19 | Statistik | ||
3.20 | Overdragelse af aftale | ||
3.21 | Overdragelse af rettigheder og fordringer | ||
3.22 | Misligholdelse | ||
3.23 | Opfyldelseshindringer, herunder force majeure | ||
3.24 | Erstatning og forsikring | ||
3.25 | Tvist | ||
3.26 | Kontraktændringer | ||
3.27 | Ændringer i direktiver og love | ||
3.28 | Tavshedspligt og offentliggørelse af kon- trakten | ||
Kravspecifikation (Ultimative krav) | Accepteret |
Produkter | |
Der skal kunne tilbydes et bredt sortiment af Headset og tilbehør – flere fabrikater | |
Der vil løbende komme nye type af Headset, disse skal altid tilbydes til den samme forholdsvise rabat som på øvrige tilbudte Headset. | |
De tilbudte priser er inklusiv alle afgifter på, dog eksklusiv moms. | |
Tilbudsgiver skal garantere, at der i minimum 5 år fra købsdato kan tilbydes service og skaffes re- servedele på de tilbudte Headset. I modsat fald skal der tilbydes ombytning til reparationspris | |
Ingen af de tilbudte produkter og tilbehør må indeholde stoffer, der er allergifremkaldende eller på anden måde være sundhedsskadelige. Der må ikke være anvendt pvc eller phatalater. | |
De tilbudte produkter skal leve op til danske/europæiske standarder og sikkerhedskrav. | |
Der skal medfølge en god brugervejledning på Dansk. | |
Det er en forudsætning, at den valgte leverandør også er lagerførende af Bluetooth Headset til mo- |
biltelefoni. | |
Ved påkrav skal tilbudsgiver være indstillet på, at der skal udleveres produkter til afprøvning. Der vil maks. være tale om 3 produkter pr. vare nr. | |
Emballage | |
Leverandøren er forpligtet til at emballere varen på en sådan måde, at der både tages miljøhensyn og sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber. Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering forbeholder køber sig ret til uden udgifter at returnere varen. | |
Produkterne skal leveres i brugervenlige pakninger (let at åbne mv.) | |
Garanti | |
Tilbudsgiver garanterer, at de leverede produkter nøje er i overensstemmelse med de tilbudte og er uden fejl og mangler samt lever op til gældende standarder. | |
Der skal tilbydes min. 2 års fuld garanti. |
Bilag 6a - Eventuelle forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkelig beskrives med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet øver indflydelse økonomisk.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, kan medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmateria- let, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes har, udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet.
Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, er kun gældende i det omfang de ikke strider mod nærværende udbudsmateriale, med mindre andet eksplicit er angivet.
Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet jf. afsnit 2.9, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Bilag 7
Herved kvitteres for rettidig modtagelse af tilbud på
(vare /tjenesteydelsessart)
(dato /klokkeslæt)
(udbyder / underskrift)
Bilag 8
Krav til leverandører vedr. anvendelsen af Kommunernes e-handelssystem.
1. Indledning
Nærværende dokument udgør udvekslingsaftalen vedr. de kommuner der anvender e-handels-system.
2. Krav til leverandører
En del af de deltagende kommuner er i gang med at overgå til e-handel i fuldt omfang - dvs. ordreafgivelse, ordrebekræf- telse, fakturering og betaling vil foregå elektronisk. Den leverandør, der indgås en rammeaftale med skal således i umid- delbar forlængelse af aftaleindgåelsen – efter nærmere skitserede anvisninger - udarbejde et elektronisk vare- og priska- talog, som kan gøres tilgængeligt i de enkelte kommuners e-handelssystem fra aftaleperiodens start.
Herudover skal leverandøren kunne håndtere elektronisk fakturering af samtlige ordrer - uanset hvorledes disse er afgi- vet.
I nedenstående præciseres udbudets krav vedr. de eksisterende e-handelssystemer. Kravene omhandler:
1) Krav vedr. ordremodtagelse og afsendelse af elektroniske fakturaer.
2) Krav vedr. elektronisk vare- og priskatalog.
3) Specifikke krav vedr. nærværende udbud.
Ad 1: Krav vedr. ordremodtagelse og afsendelse af elektronisk faktura.
Det kræves, at leverandøren er i stand til at opfylde kravene vedr. elektronisk ordremodtagelse og afsendelse af elektro- nisk faktura til de enkelte kommuners e-handelssystem:
• Modtage en ordre elektronisk i et af følgende formater: EDIFACT, XML eller flad fil (CSV). Herudover er der ind- til videre mulighed for at modtage ordrer via mail eller fax. Oplysningerne på ordren anvendes af leverandøren til entydig identifikation af den enhed i hver af de deltagende kommuner, som har foretaget ordren/bestillingen (herunder EAN-lokationsnummer, ordrenummer, reference, leveringsadresse, samt kontostreng).1
• Afsende en elektronisk faktura/kreditnota således hver kommune kan modtage denne i OIOXML via VANS (Va- lue Added Network Services). Fakturaen skal leve op til de krav som er stillet i de bekendtgørelser som udmøn- ter Lov om Offentlige Betalinger, ligesom alle data på fakturaen skal være elektroniske jf. definitionen på det fællesoffentlige format i OIOXML.2
• Afsende en elektronisk ordrebekræftelse - såfremt dette ønskes - i et af følgende formater: EDIFACT, XML eller flad fil (CSV).
Af hensyn til mulighederne for automatisk behandling af elektroniske fakturaer, skal de enkelte ordrer modtaget af leve- randøren, som er afgivet via e-handelsløsningen, faktureres enkeltvis. Endvidere skal leverandøren – i forbindelse med aftaleindgåelsen – angive hvorledes betalinger ønskes gennemført (bankoverførsel, FIK-betalinger eller lignende) samt hvilket SE-nummer/CVR-nummer der vil blive anvendt.3
Ad 2: Krav vedr. elektronisk vare- og priskatalog
Leverandøren skal kunne levere et elektronisk vare- og priskatalog indeholdende forskellige oplysninger om:
• Afsenderen af kataloget
• Varegrupper. Det er et krav, at leverandørerne anvender den på kontrakttidspunktet seneste version af den danske oversættelse af UNSPSC’s produktvarehierarki. Der kan til orientering læses mere om UNSPSC på web-adressen: xxx.xxx.xx/xxxxxxxx0/
• Varepakning. Hvor mange bestillingsenheder, der indgår i f.eks. et kolli, masterkolli og en palle.
• Varetype. Diverse oplysninger om den enkelte vare.
• Rabatter og rabatstrukturer for den enkelte vare.
Aflevering og opdatering af katalog
Det er et krav, at leverandøren senest ved aftalens ikrafttræden har afleveret et godkendt elektronisk vare- og priskatalog til hver kommuners e-handelssystem f.eks. KMD, Gatetrade, Rakat. Godkendelsen indebærer, at dette lever op til de tekniske og indholdsmæssige krav til kataloget - herunder at kataloget indeholder de aftalte varer og priser. Ved aftale- indgåelsen aftales tidsplan og nærmere krav vedr. leverandørens levering af et elektronisk vare- og priskatalog.
Prisen for at sende vare- og priskataloget til f.eks. KMD - og dermed få adgang til support og testning af kataloget - er ca.
6.000 kr. Denne pris er en engangspris og gælder også hvis leverandøren afleverer flere kataloger med forskellige vare-
1 I praksis kan leverandøren med fordel anvende EAN-lokationsnummer som kundenummer. Som minimum skal nummeret dog kunne anvendes til søgning og identifikation i leverandørens eventuelt allerede eksisterende kundekartotek vedrørende kom- munerne, ligesom nummeret (på linie med ordrenummer, personreference og en eventuel kontostreng) skal anvendes i forbin- delse med den efterfølgende elektroniske fakturering.
2 I praksis betyder det, at leverandøren ikke kan gøre brug af indscannede fakturaer, hvor kun dele af fakturaen er gjort elektro- niske (som de såkaldte LæsInd-bureauer eksempelvis tilbyder).
3 Der kan kun anvendes ét SE-nummer (CVR-nummer) for hver enkelt leverandør i forbindelse med samhandel med kommu- nerne.
grupper. Hvis der efter endelig godkendelse af kataloget opstår problemer, som medfører behov for assistance, aftaler leverandøren en afregningspris med KMD fra gang til gang.
Ved ændringer af priser og/eller produktsammensætning i aftaleperioden - eksempelvis som følge af en af Silkeborg Kommune godkendt prisregulering - er det leverandørens ansvar, at et godkendt elektronisk pris- og varekatalog kan gøres tilgængeligt i e-handelsløsningen fra ændringens ikrafttræden.
Ad 3: Specifikke kommunekrav vedr. nærværende udbud.
Herning Kommune
Herning Kommune anvender kun elektronisk handel i begrænset omfang via leverandør web shops – i løbet af 2007 forventes indgået et samarbejde med Gatetrade om en varekatalogløsning. Leverandørerne må forvente, at der skal betales en omkostning til Gatetrade på mellem 0,3 % og 1,9 % af omsætningen. Gatetrade kan kontaktes for nøjagtig prissætning.
Dette må ikke have indflydelse på de tilbudte priser, dog kan der være et tillæg til Herning Kommune, på den omkost- nings procent der skal afregnes til Gatetrade. Hvis dette er tilfældet skal det klar beskrives i tilbuddet.
Der kan under ingen omstændigheder tages forbehold for indlæsning af varekataloger via Gatetrade.
Odense Kommune
Odense Kommune har taget et nyt elektronisk indkøbssystem i brug. Det nye indkøbssystem indgår som en del af Odense Kommunes e-handelsprojekt, hvor samtlige aftaleleverandører skal kunne fremsende elektroniske varekataloger til Odense Kommune.
Odense Kommunes indkøbsaftaler ligger elektronisk i en indkøbsportal (Proceskatalog). De ca. 2500 decentrale indkø- bere i Odense Kommune og de kommunale selskaber har adgang til portalen.
Indkøbsportalen opdateres løbende, så den decentrale indkøber til enhver tid har et opdateret værktøj til nemt og hurtigt at finde frem til den rigtige leverandør af et givent vareområde og til relevante indkøbsoplysninger, herunder miljøoplys- ninger indenfor vareområdet.
Indkøbsportalen indeholder:
• Samtlige gældende indkøbsaftaler i Odense Kommune med priser, miljøoplysninger, betingelser og øvrige vil- kår samt leverandøroplysninger.
• Generelle oplysninger, praktisk information om indkøbsforhold, lovregler og nyheder.
• Elektroniske varekataloger.
Der er links til leverandørernes hjemmesider og varekataloger, så den decentrale indkøber kan foretage sine indkøb elektronisk, direkte hos leverandøren i dennes varekatalog eller som Elektroniske revisioner.
Det aftales med hver enkel leverandør, hvilke oplysninger der må offentliggøres i indkøbsaftalen. Oplysningerne er for- trolige.
Elektroniske varekataloger.
Odense kommunes e-handelsløsning er baseret på Gatetrade varekataloger. Leverandørerne må forvente, at der skal betales en omkostning til Gatetrade på mellem 0,3 % og 0,95 % af omsætningen. Gatetrade kan kontaktes for nøjagtig prissætning.
Se eventuelt dette link til priser og aftaleforhold hos Gatetrade:
xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxx/xxxx/Xxxxxx%00-%00Xxxxxxxxxx%00xxxxxxxxxxxx.xxx
De nævnte omkostninger må ikke have indflydelse på de tilbudte priser.
Hvis tilbyder ønsker at opkræve et tillæg hos Odense Kommune, på den omkostnings procent der skal afregnes til Ga- tetrade, skal det klart beskrives i tilbuddet.
Der kan under ingen omstændigheder tages forbehold for indlæsning af varekataloger via Gatetrade.
Indhold i varekataloget skal indeholde oplysninger jfr. den til enhver tid gældende kravspecifikation på e-handelsområdet, som er tilgængelig på Odense Kommunes hjemmeside.
Ved indgåelse af indkøbsaftalen vil det være et krav, at fremsendelse af e-handels varekataloger kan finde sted senest 3 måneder efter indgåelse af aftalen. Opfyldes dette krav ikke, vil aftalen blive opsagt.
Hvad skal varekataloget indeholde?
Varekataloget skal indeholde: Kun det vareområde, som der er indgået indkøbsaftale på med Odense Kommune, i felter som er specificeret i "Varekatalog til Odense Kommune"
Odense Kommune har indgået aftale med Gatetrade, som skal levere en ny E-handelskatalogstandard (den offentlige indkøbsportal (DOIP).
Du finder handelsbetingelser og yderligere information omkring DOIP på Gatetrade´s hjemmeside.
Katalogadministration.
Indkøbskontoret er ansvarligt for administration af varekataloger. Kontaktperson: Indkøbskonsulent Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx
Processen med at få udarbejdet kataloget kan kort skitseres således:
Underskrift af tilslutningsaftale mellem leverandør og Xxxxxxxxx.xxx Leverandør udpeger internt en administrator, der skal udarbejde kataloget.
Administratoren deltager i det obligatoriske kursus " Kataloggenerering og administrator". Udarbejdelse og upload af katalog.
Gatetrade kontakter de leverandører som har indkøbsaftale med Odense Kommune, med henblik på aktivering som E- handelsleverandør.
Vil du vide mere?
Vil du vide mere om E-handel i Odense Kommune., Kontaktperson: Xxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxx.
Nyttige links i forbindelse med samhandel med Odense Kommune.
Gatetrade Net. Gatrade leverer elektroniske varekataloger til Odense Kommunes indkøbssystem.
OIO-Offentlig Information Online. På denne side findes materiale og information om arbejdet om standardisering på e- handelsområdet forankret i IT- og Telestyrelsen.
IKA. Foreningen af offentlige indkøbere og leverandører til det offentlige.
Elektroniske fakturaer.
Fra den 1. februar 2005 skal alle fakturaer, der sendes til offentlige instanser, indlæses elektronisk i de offentlige økono- misystemer. Dette blev vedtaget af Folketinget den 27. december 2003, jvf. "Lov nr. 1203 om offentlige betalinger".
Odense Kommune accepterer derfor kun elektroniske regninger jf. gældende regler fra Økonomistyrelsen. Fakturaer kan ikke fremsendes til Odense Kommune som e-mail, i tekstdokumenter eller i regneark, da disse ikke er i OIOXML format.
Se også "Håndbog i elektronisk fakturering" - for dig der sælger til det offentlige. Heri er beskrevet hvilke krav der stilles til elektroniske regninger.
Oplysninger på en faktura.
På de fakturaer som Odense Kommunes enheder modtager fra og med 1. februar 2005, skal følgende oplysninger - som oplyses ved ordreafgivelsen - fremgå:
• Institutionens EAN-lokationsnummer (et nummer som entydigt identificerer pågældende enhed og fungerer som en slags "elektronisk adresse")
• Ordre- eller rekvisitionsnummer
• Personreference
Information til leverandørerne
Er man som leverandør til Odense Kommune i tvivl om, hvorvidt virksomhedens økonomi- og faktureringssystem kan håndtere elektroniske fakturaer i OIOXML format, anbefales det, at man henvender sig til sin IT leverandør eller EDB Gruppen. Der er også hjælp at hente på xxx.xxxxxxxx.xx.
Læs-Ind service
For leverandører, der ikke kan afsende fakturaer elektronisk, etableres løsninger (LæsInd-service), således at disse fakturaer kan scannes centralt og derved konverteres til elektroniske fakturaer, inden de når de offentlige myndigheder. Læs mere om LæsInd-service.
Lovgivningen indebærer, at offentlige myndigheder kan udskyde betalingen til en kreditor, indtil denne har fremsendt regningen som ovenfor angivet. Som leverandør skal du derfor sikre, at alle de ønskede oplysninger kommer med på fakturaen og at denne fremsendes i elektronisk form (altså som elektronisk faktura eller via LæsInd-service). Odense Kommune returnerer fakturaer, der ikke opfylder lovkravet og behandler dem først mht. betaling, når de genfremsendes og lever op til kravene.
Bilag 9 – Specifik for Odense Kommune
Etik og socialt ansvar
Odense Kommune forudsætter, at Leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde(ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155)
Det forudsættes endvidere, at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettig- heder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt Odense Kommune bliver bekendt med, at Leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foran- stående bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at opfylde hovedkontrakten med et tilsvarende produkt, som opfyl- der hovedkontraktens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Kommunen uved- kommende.
Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul anses som væsentlig misligholdelse af hovedkontrakten (den indgåede rammeaftale).