Fælles Hjælpemiddeldepot I/S (benævnt "Interessentskabet")
FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN
i
Fælles Hjælpemiddeldepot I/S (benævnt "Interessentskabet")
INDHOLDSFORTEGNELSE:
1. BESTYRELSESMEDLEMMER, HERUNDER BESTYRELSENS FORMAND OG NÆSTFORMAND 3
2. BESTYRELSESMØDER - INDKALDELSE OG DAGSORDEN 3
3. BESTYRELSESMØDER - DELTAGELSE AF DIREKTION 4
4. BESTYRELSENS BESLUTNINGSDYGTIGHED 4
5. BESTYRELSESREFERATER 4
6. BESTYRELSENS KOMPETENCE 5
7. BESTYRELSENS OPGAVER 5
8. DIREKTØREN 6
9. INHABILITET 6
10. ÅRSRAPPORT, REVISION MV 6
11. GODKENDELSE OG ÆNDRING AF FORRETNINGSORDENEN 7
1. BESTYRELSESMEDLEMMER, HERUNDER BESTYRELSENS FORMAND OG NÆSTFORMAND
1.1. Hver interessent udpeger et bestyrelsesmedlem, som udpeges af og blandt interessenternes kommunalbestyrelser. Udpegningen følger den kommunale funktionsperiode, og et bestyrelsesmedlem for perioden frem til næste funktionsperiodes begyndelse.
1.2. Posterne som formand og næstformand i bestyrelsen går på skift mellem interessenterne, og formandskabet følger den kommunale funktionsperiode. Solrød Kommune har formandsposten, og Dragør Kommune har næstformandsposten i den første periode (2022-2025), og posterne skifter herefter i et rul efter alfabetet, jf. de til enhver tid værende interessenter ved begyndelsen af den kommunale funktionsperiode.
1.3. Ved formandens forfald varetager næstformanden formandens opgaver i henhold til denne forretningsorden.
1.4. Formandskabet kan træffe beslutninger om forhold, som ligger inden for det af bestyrelsen godkendte budget, og som ikke har væsentlig1 betydning for Interessentskabet eller interessenterne.
1.5. Formanden repræsenterer bestyrelsen udadtil, medmindre bestyrelsen bestemmer andet.
2. BESTYRELSESMØDER - INDKALDELSE OG DAGSORDEN
2.1. Bestyrelsesmøder afholdes, når formanden eller et andet bestyrelsesmedlem eller direktøren for Interessentskabet skønner det påkrævet, dog afholdes mindst fire bestyrelsesmøder årligt.
2.2. Fire ordinære bestyrelsesmøder for det kommende kalenderår fastlægges inden udgangen af maj måned det foregående år. Indkaldelse sker elektronisk via mail, og materialet gøres tilgængeligt via First Agenda mindst syv dage inden mødets afholdelse.
2.3. Indkaldelse til ekstraordinære møder sker med mindst syv dages forudgående skriftligt varsel. Indkaldelsesvarslet kan i uopsættelige tilfælde forkortes af formanden. Indkaldelse sker via mail, og materialet gøres tilgængeligt elektronisk via First Agenda.
2.4. Bestyrelsesmedlemmerne skal så vidt muligt sammen med indkaldelsen have adgang til det relevante skriftlige materiale vedrørende emnerne på dagsordenen, herunder aktuelle perioderegnskaber og andre væsentlige oplysninger.
2.5. Formanden bestemmer, hvor bestyrelsesmøderne holdes og påser, at samtlige bestyrelsesmedlemmer indkaldes.
2.6. Møderne afholdes som hovedregel med fysisk fremmøde, og på sådanne møder kan deltagelse alene ske ved fysisk fremmøde. Formanden kan dog beslutte, at et møde afholdes elektronisk.
2.7. Dagsordenen udarbejdes af formanden i samråd med direktøren. Et bestyrelsesmedlem kan xxxxxx formanden om at optage et bestemt emne på dagsordenen.
2.8. På hvert ordinære bestyrelsesmøde skal dagsordenen mindst indeholde følgende punkter:
o Godkendelse af dagsorden
o Meddelelser fra formand og direktør
o Budgetopfølgning år til dato og forventet resultat
o Projekter og væsentlige sager
1 Vedtægter, punkt 7.5
På maj-mødet skal dagsordenen yderligere indeholde følgende punkter:
o Godkendelse af årsrapport for det foregående år
o Forelæggelse af det overordnede budgetforslag for det kommende regnskabsår
o Godkendelse af mødeplan for det kommende år
På august-mødet skal dagsordenen yderligere indeholde følgende punkter:
o Godkendelse af detailbudget for det kommende regnskabsår i overensstemmelse med det overordnede budgetforslag behandlet på maj-mødet.
3. BESTYRELSESMØDER - DELTAGELSE AF DIREKTION
3.1. Direktøren skal være til stede ved bestyrelsesmøder i Interessentskabet og har ret til at udtale sig. For enkelte spørgsmåls vedkommende kan bestyrelsen beslutte, at direktøren ikke skal overvære eller deltage i behandlingen heraf.
3.2. Bestyrelsen kan med simpelt stemmeflertal beslutte, at andre kan være til stede under et eller flere punkter, når det er ønskeligt.
4. BESTYRELSENS BESLUTNINGSDYGTIGHED
4.1. Et bestyrelsesmedlem, som har forfald, skal underrette formanden eller direktøren herom.
4.2. Bestyrelsesmøder ledes af formanden.
4.3. Hvert bestyrelsesmedlem har en stemme i bestyrelsen.
4.4. Et bestyrelsesmedlem kan ikke lade sig repræsentere eller afgive stemme ved fuldmagt.
4.5. Bestyrelsen må ikke vedtage beslutninger uden, at alle bestyrelsesmedlemmer så vidt muligt har haft mulighed for at deltage i behandlingen heraf.
4.6. Er et bestyrelsesmøde lovligt indkaldt i overensstemmelse med bestemmelserne i punkt 2.2, kan bestyrelsen vedtage beslutninger, når over halvdelen af samtlige bestyrelsens medlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed anses et forslag bortfaldet.
4.7. Bestyrelsesbeslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, jf. dog punkt 4.8 om beslutninger af væsentlig2 økonomisk eller driftsmæssig betydning.
4.8. Beslutninger af væsentlig3 økonomisk eller driftsmæssig betydning kræver ud over simpelt flertal i bestyrelsen også tiltrædelse af bestyrelsesmedlemmer, der repræsenterer mindst fem af interessenterne. Der henvises desuden til punkt 6.2 og 6.3 om beslutninger, der skal forelægges interessenternes kommunalbestyrelser.
5. BESTYRELSESREFERATER
5.1. Der føres en protokol over bestyrelsens beslutninger, der ved mødernes afslutning underskrives af samtlige deltagende bestyrelsesmedlemmer. Beslutningsprotokollen føres elektronisk i First Agenda, og bestyrelsesmedlemmerne underskriver elektronisk.
2 Vedtægter, punkt 8.6
3 Vedtægter, punkt 8.6
5.2. Hvis protokollen undtagelsesvist ikke underskrives ved mødets slutning, gøres denne tilgængelig i First Agenda senest en uge efter mødets afholdelse.
Medlemmer af bestyrelsen har derpå to uger fra udsendelsen til at fremkomme med deres eventuelle kommentarer til protokollen over for formanden. Herefter påhviler det bestyrelsesmedlemmerne at underskrive protokollen.
5.3. Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i en truffen beslutning, har ret til at få sin mening indført i protokollen.
5.4. Bestyrelsesmedlemmer, der ikke har været til stede ved et bestyrelsesmøde, har pligt til at gøre sig bekendt med protokollen.
6. BESTYRELSENS KOMPETENCE
6.1. Under bestyrelsens kompetence henhører bl.a., men ikke udtømmende:
1. Fastsættelse af de overordnede retningslinjer for Interessentskabets opgavevaretagelse.
2. Godkendelse af budget for det kommende regnskabsår.
3. Godkendelse af årsrapport for det forløbne regnskabsår.
4. Fastsættelse af rammerne for Interessentskabets priser for opgavevaretagelsen, samt fastsættelse af årligt grundbidrag.
5. Aftale om opgaveudførelse for ikke-interessenter.
6. Aftale om udvidelse af opgaveudførelse for interessenter.
7. Ansættelse og afskedigelse af Interessentskabets direktør.
8. Dispositioner over fast ejendom.
9. Optagelse af lån, herunder forlængelse af afviklingsperioden for optagne lån, gældsstiftelse, overtagelse af garantiforpligtelser og indgåelse af varige forpligtelser.
6.2 De under punkt 6.1.8 og 6.1.9 nævnte beslutninger forelægges interessenternes kommunalbestyrelser til godkendelse, når beslutningerne er af væsentlig4 betydning for interessenternes økonomi. Optagelse af lån kræver altid godkendelse fra interessenternes kommunalbestyrelser. Godkendelse forudsætter vedtagelse af samtlige interessenters kommunalbestyrelser.
6.3 Optagelse af nye interessenter kræver godkendelse af et flertal på 2/3 af de deltagende interessenters kommunalbestyrelser.
6.4 Bestyrelsen kan bemyndige formandskabet til at træffe beslutninger om forhold, som henhører under bestyrelsens kompetence.
7. BESTYRELSENS OPGAVER
7.1. Bestyrelsen og direktøren forestår ledelsen af Interessentskabets anliggender. Bestyrelsen er ansvarlig for den overordnede ledelse, mens den daglige ledelse af Interessentskabet varetages af direktøren, jf. punkt 8, der skal følge de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen har givet.
7.2. Bestyrelsen skal sikre en forsvarlig organisering af Interessentskabets virksomhed ved at påse, at
(i) bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der efter Interessentskabets forhold er tilfredsstillende, (ii) der er etableret de nødvendige interne kontroller, (iii) bestyrelsen
4 Vedtægter, punkt 8.9
løbende modtager den nødvendige rapportering om Interessentskabets finansielle forhold, (iv) direktøren udøver sit hverv på en behørig måde og efter bestyrelsens retningslinjer.
7.3. Bestyrelsen behandler og træffer afgørelse i alle sager, der efter Interessentskabets forhold er af usædvanlig art eller størrelse, medmindre de efter vedtægterne tillige skal godkendes i interessenternes kommunalbestyrelser.
7.4. Bestyrelsen foranlediger, at Interessentskabets virksomhed planlægges for mindst et år ad gangen, herunder med udarbejdelse af budgetter for drift og likviditet, der inden den pågældende periodes påbegyndelse forelægges bestyrelsen til godkendelse. Bestyrelsen foretager løbende kontrol med Interessentskabets drift og sammenholder de realiserede resultater med budgetterne.
7.5. Bestyrelsen påser, at Interessentskabet ledes på tilfredsstillende måde og i overensstemmelse med lovgivningen og Interessentskabets vedtægter.
7.6. Det påhviler bestyrelsen med passende mellemrum at kontrollere, at der i et rimeligt omfang er tegnet de nødvendige skades- og ansvarsforsikringer i Interessentskabet.
8. DIREKTØREN
8.1. Bestyrelsen ansætter og afskediger Interessentskabets direktør.
8.2. Direktøren forestår den daglige ledelse af Interessentskabet. Bestyrelsen fastsætter de nærmere retningslinjer herfor i form af en direktionsinstruks.
9. INHABILITET
9.1. Et bestyrelsesmedlem eller en direktør må ikke deltage i behandlingen af sager, hvor bestyrelsesmedlemmet eller direktøren er inhabil. Dette omfatter blandt andet bestyrelsens behandling af aftaler mellem Interessentskabet og bestyrelsesmedlemmet/direktøren selv eller søgsmål mod den pågældende selv. Det samme gælder aftaler mellem Interessentskabet og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis bestyrelsesmedlemmet eller direktøren har en væsentlig interesse heri, der kan være stridende mod Interessentskabets interesse.
9.2. Et bestyrelsesmedlem er som udgangspunkt ikke inhabilt ved behandlingen af sager vedrørende den kommune, medlemmet er udpeget af.
9.3. Bestyrelsen skal godkende eventuelle aftaler mellem bestyrelsesmedlemmer eller direktør og Interessentskabet, samt aftaler mellem Interessentskabet og tredjemand, hvori bestyrelsesmedlemmer eller direktøren måtte have en væsentlig interesse, der kan være stridende mod Interessentskabets interesse.
10. ÅRSRAPPORT, REVISION MV.
10.1. Direktøren udarbejder udkast til årsrapport. Revisor gennemgår udkastet og udarbejder en rapport herom. Revisionen skal i denne rapport anføre, hvorvidt udkastet i den foreliggende form kan forsynes med en revisionspåtegning uden forbehold. Udkastet til årsrapport og revisionsrapporten forelægges bestyrelsen til godkendelse.
10.2. Bestyrelsen og direktøren skal drage omsorg for, at revisor kan gennemføre de undersøgelser, som denne finder nødvendige. Det skal sikres, at revisor modtager de oplysninger og den bistand, som denne finder nødvendige for at kunne udføre sit hverv.
10.3. Udkast til årsrapport, herunder balance, resultatopgørelse og noter samt ledelsesberetning, og revisionsrapporten skal fremsendes til hvert bestyrelsesmedlem senest syv dage inden datoen for det bestyrelsesmøde, hvor årsrapporten fremlægges til endelig behandling.
10.4. Revisor har ret til at deltage i de bestyrelsesmøder, hvor årsrapporten behandles. Formanden er desuden i andre sammenhænge berettiget til at forlange revisors tilstedeværelse ved et bestyrelsesmøde. Formanden er forpligtet til at anmode revisor om at være til stede, hvis et bestyrelsesmedlem anmoder herom.
11. GODKENDELSE OG ÆNDRING AF FORRETNINGSORDENEN
11.1. Bestyrelse og direktør er forpligtede af denne forretningsorden, når den er godkendt på et bestyrelsesmøde.
11.2. Forretningsordenen kan ændres af bestyrelsen ved simpelt stemmeflertal.
Således godkendt på bestyrelsesmødet 23. november 2023
Bestyrelsen:
Xxxx Xxxxxxx Xxx Xxxxxx Xxx Xxxx
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx
Xxxxxx Xxxxxxxxx
Direktør:
Xxxx Xxxxxx