FREDERIKSHAVN KOMMUNE

FREDERIKSHAVN KOMMUNE

Beretning nr. 5

(side 108 – 117)

Beretning om revisionsaftale

BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

Indholdsfortegnelse Side

1 OPGAVER OG ANSVAR 108

1.1 Ledelsens opgaver og ansvar 108

1.1.1 Registreringssystemer og formueforvaltning 108

1.1.2 Tilsigtede og utilsigtede fejl 109

1.1.3 Oplysninger af betydning for revisionen 109

1.2 Revisors opgave og ansvar 109

1.2.1 Årsregnskab, revisionspåtegning og revisionsberetninger 109

1.2.2 Væsentlig fejlinformation m.v. 110

2 REVISIONENS TILRETTELÆGGELSE OG UDFØRELSE 111

2.1 Revisionens tilrettelæggelse 112

2.2 Revisionens udførelse 112

2.2.1 Efterfølgende begivenheder 113

2.2.2 Ledelsens regnskabserklæring 113

3 RAPPORTERING OM DEN UDFØRTE REVISION 114

3.1 Revisionspåtegning af årsregnskabet 114

3.2 Rapportering til Byrådet 114

3.2.1 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen 115

3.2.2 Udført assistance, rådgivning m.v 115

3.2.3 Fremsendelse 115

3.2.4 Interne specifikationer 115

4 REVISORS ARBEJDSDOKUMENTATION 116

5 KVALITETSKONTROL 116

6 RÅDGIVNING, ASSISTANCE MV 116

7 OFFENTLIGGØRELSE AF ÅRSREGNSKABER, DOKUMENTER M.V 117

8 KOMMUNIKATION VIA INTERNETTET OG E-MAIL 117

9 AFSLUTNING 117

Til

Frederikshavn Byråd

Idet der pr. 1. januar 2014 er valgt ny Byråd i Frederikshavn Kommune, har vi i overensstem- melse med god offentlig revisionsskik i det efterfølgende redegjort for vores opfattelse af samarbejdet og for lovgivningens afgrænsning af byrådets og revisors opgaver og ansvar.

1 Opgaver og ansvar

1.1 Ledelsens opgaver og ansvar

Byrådet (den kommunale ledelse) har ansvaret for at udarbejde årsregnskabet i overens- stemmelse med lovgivningens bestemmelser om regnskabsaflæggelse, herunder at årsregn- skabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling samt resultatet af kommunens aktiviteter og pengestrømme.

Byrådet behandler det af økonomiudvalget udarbejdede forslag til årsregnskab. Byrådet tager stilling til, om regnskabet foreligger i foreskreven form, hvorefter regnskabet sendes til BDO KR. Byrådet kan give BDO KR særlige instrukser i forbindelse med revisionen af regnskabet.

Efter at revisionens bemærkninger til årsregnskabet har været meddelt økonomiudvalget og - for så vidt angår bemærkninger, der ikke umiddelbart angår den forvaltning, der hører under Økonomiudvalget - tillige den pågældende kommunale myndighed til besvarelse, træffer By- rådet i et møde afgørelse med hensyn til de fremkomne bemærkninger og regnskabets god- kendelse.

1.1.1 Registreringssystemer og formueforvaltning

Det er Byrådets overordnede ansvar, at der er opbygget hensigtsmæssige administrative sy- stemer og tilrettelagt en hensigtsmæssig intern kontrol, der bl.a. skal sikre en god styring af økonomien samt at love og andre regler overholdes.

Byrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæ- sen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet.

Regulativet tilstilles BDO KR, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, før de sættes i kraft.

Den administrative ledelse tilrettelægger kommunens registreringssystemer, interne kontrol- systemer og procedurerne ved regnskabsaflæggelsen med henblik på at give et pålideligt grundlag for udarbejdelsen af regnskabet.

Dette indebærer, at der skal tilrettelægges en forvaltning, der omfatter de nødvendige øko- nomistyrings- og regnskabssystemer, herunder interne kontroller, så der kan aflægges et påli- deligt regnskab, der dokumenterer, at midlerne er anvendt i overensstemmelse med bevil- lingsmæssige forudsætninger, og at de tilsigtede resultater er opnået inden for de udstukne rammer. Det påhviler den daglige ledelse at sørge for, at kommunens bogføring og arkivering af regnskabsmateriale sker under iagttagelse af Økonomi- og Indenrigsministeriets regler.

Det er byrådets ansvar, at kommunens mål, strategier og handlingsplaner foreligger, og at der foretages resultatopfølgning. Økonomiudvalget har ansvaret for at aflægge regnskab for an- vendelsen af midlerne.

Ved forvaltningen er byrådet forpligtet til at sikre, at der tages skyldige økonomiske hensyn, og at formueforvaltningen foregår betryggende.

1.1.2 Tilsigtede og utilsigtede fejl

Det er byrådets opgave at påse, at tilsigtede og utilsigtede fejl eller mangler - så vidt muligt - forebygges og opdages. Det kan ske gennem hensigtsmæssige forretningsgange samt registre- rings- og kontrolsystemer, herunder fastlæggelse af it-sikkerhedspolitik baseret på en vurde- ring af kommunens it-risici. Herved opnås den bedste sikkerhed for, at alle oplysninger og transaktioner kommer korrekt til udtryk i årsregnskabet, ligesom de er det bedste værn mod fejl og uregelmæssigheder.

1.1.3 Oplysninger af betydning for revisionen

Byrådet skal ifølge lovgivningen give revisor de oplysninger, som anses af betydning for revisi- onen af kommunen.

Byrådet skal endvidere give os ubegrænset adgang til at foretage de undersøgelser af kom- munen, vi finder nødvendige samt sørge for, at vi får ubegrænset adgang til de oplysninger og den bistand, som vi anser for nødvendig for at udføre revisionen af kommunen. Forpligtelsen til at tilvejebringe og meddele oplysninger til revisionen omfatter alle dele af de under byrå- det hørende regnskabsområder.

1.2 Revisors opgave og ansvar

1.2.1 Årsregnskab, revisionspåtegning og revisionsberetninger

Det er vores opgave at revidere det årsregnskab, som byrådet har sendt til revision.

I henhold til god offentlig revisionsskik skal vi regelmæssigt kritisk gennemgå kommunens regnskabsføring med henblik på at påse, at kommunens registreringssystemer udgør et pålide- ligt grundlag for årsregnskabet. Vi skal i forbindelse hermed vurdere de etablerede kontrol- foranstaltninger med henblik på at efterprøve, om disse er betryggende.

Vi skal efterprøve, om regnskabet er korrekt, og om de dispositioner, der er omfattet af regn- skabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, byrådets øvrige beslut- ninger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Endvidere skal vi vurdere, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige for- valtning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt.

Offentlighedens tillidsrepræsentant

Under vores revision, erklæringsafgivelse og rapportering er vi efter lovgivningen pålagt at optræde som offentlighedens tillidsrepræsentant. Dette indebærer bl.a., at vi, når vi tager stilling til indhold og præsentation af oplysninger i årsregnskabet og andre opgørelser, skal varetage hensynet til andre regnskabsbrugere end byrådet.

Xxxxx medfører, at revisor ikke må udføre erklæringsopgaver, når der foreligger omstændig- heder, der er egnet til at vække tvivl hos en velinformeret tredjemand om revisors uaf- hængighed. Som følge heraf skal vi foretage en særskilt vurdering af vores uafhængighed i forbindelse med rådgivnings- og assistanceopgaver inden accept af opgaven.

1.2.2 Væsentlig fejlinformation m.v.

Hvis vi under vort arbejde identificerer væsentlig fejlinformation, der enten skyldes besvigel- se, eller en formodet besvigelse eller fejl, skal vi orientere kommunens øverste administrati- ve ledelse herom.

Såfremt væsentlig fejlinformation, der er meddelt til kommunens øverste administrative le- delse, ikke berigtiges eller afklares, skal vi orientere byrådet herom, ligesom forholdet skal beskrives i en revisionsberetning.

2 Revisionens tilrettelæggelse og udførel- se

Revisionen tilrettelægges og udføres med henblik på at opnå en høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformation.

Revisionen tilrettelægges og udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og under iagttagelse af gældende lovgivning samt kommunens revisionsregulativ og internationa- le revisionsstandarder.

Den kommunale styrelseslovs § 42 og kommunens revisionsregulativ er rammerne for tilrette- læggelsen og udførelsen af vores revision, der omfatter

• finansiel revision

• juridisk - kritisk revision

• forvaltningsrevision.

Den finansielle revision omfatter regnskabsmæssige og bevillingsmæssige legalitetskontroller og vurderinger af de tilrettelagte interne kontroller.

Den juridisk-kritiske revision indebærer bl.a. kontrol af, at de dispositioner, der er kommet til udtryk i regnskabet, er lovlige, og at borgernes krav på retssikkerhed samtidig tilgodeses.

Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt.

Med henblik på at opnå en begrænset grad af sikkerhed for, at kommunens administration er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt, udfører vi forvaltningsrevision i henhold til Styrelseslo- vens bestemmelser og i overensstemmelse med anerkendte revisionsnormer for forvaltnings- revision tilpasset de kommunale revisionsregler vedrørende opdeling i løbende og udvidet forvaltningsrevision.

I praksis vil de løbende forvaltningsrevisionsundersøgelser især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspek- tet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som stør- re undersøgelser.

Revisionen vil hovedsagelig omfatte regnskabsposter og andre områder, hvor der er risiko for væsentlige fejl eller mangler.

I forbindelse med vurdering af væsentlige revisionsområder, og dermed risikoen for at væ- sentlige fejl kan opstå, anvender BDO KR et væsentlighedssystem, og beregner et væsentlig- hedsbeløb.

Områder, hvor vi vurderer at sandsynligheden for forekomsten af væsentlige fejl og mangler er lille, revideres sædvanligvis på et overordnet niveau, eksempelvis gennem analyser.

Ved enhver revision er der risiko for, at væsentlig fejlinformation ikke afdækkes, selv om revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik.

Indgås der særlig aftale med den administrative ledelse eller byrådet om detaljeret kontrol på bestemte områder, vil dette blive omtalt i revisionsberetningen.

2.1 Revisionens tilrettelæggelse

Tilrettelæggelsen af revisionen foretages på grundlag af vort kendskab til Frederikshavn Kommune samt drøftelser med ledelsen. På dette grundlag foretages en helhedsvurdering af kommunen, de tilknyttede risici af væsentlig betydning for regnskabsaflæggelsen, de tilrette- lagte forretningsgange samt interne kontroller på det regnskabsmæssige område.

Ved tilrettelæggelsen af revisionen overvejer vi risikoen for, at der kan forekomme væsentlig fejlinformation i årsregnskabet som følge af besvigelser eller fejl. Forekommer der besvigel- ser, er der øget risiko for, at årsregnskabet indeholder væsentlig fejlinformation, idet besvi- gelser sædvanligvis tilsløres eller holdes skjult.

Uanset at vi ved revisionen tager hensyn til risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregn- skabet, er vi ikke ansvarlige for at hindre dette.

Såfremt vi under revisionen konstaterer forhold, der kan indikere, at der er væsentlig fejlin- formation i årsregnskabet - som følge af besvigelser eller fejl - udvides revisionen med hen- blik på afklaring heraf.

2.2 Revisionens udførelse

Ved tilrettelæggelse af revisionen forudsætter vi som udgangspunkt, at de etablerede forret- ningsgange samt kontrolsystemer er hensigtsmæssige og fungerer sikkerhedsmæssigt betryg- gende.

For at påse at disse forudsætninger er opfyldt, vurderes og testes udvalgte dele af de tilrette- lagte forretningsgange samt kontroller for væsentlige områder, herunder også kommunens administrative it-anvendelse.

Vi lægger vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen af det enkelte område. Vi fokuserer på kommunens målsætninger og strategier for området, samt hvorvidt de tilret- telagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsæt- ninger. Når der er sammenhæng mellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn, er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området.

Vi undersøger, om regnskabets udgifter og indtægter har hjemmel i de vedtagne bevillinger, og om de er i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser samt indgåede kontrak- ter m.m., ligesom det undersøges, om tilsynsmyndighedens godkendelse er indhentet til di- spositioner, hvortil en sådan kræves.

Revisionen omfatter endvidere en vurdering af, om den anvendte regnskabspraksis og de regnskabsmæssige skøn, som kommunens ledelse har lagt til grund ved regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med formkravene i de gældende konteringsregler fra Økonomi- og Indenrigsministeriet.

Det kontrolleres, om de i balancen opførte aktiver og passiver har været undergivet fornøden kontrol, ligesom det undersøges, om de forpligtelser, bl.a. garantiforpligtelser, eventualret- tigheder og leasingaftaler, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret.

Det gælder generelt, at revisionen udføres ved stikprøver og omfanget af tests fastlægges ud fra vores samlede vurdering af risikoen for væsentlig fejlinformation.

2.2.1 Efterfølgende begivenheder

Vi undersøger, om alle væsentlige begivenheder - indtil datoen for revisionspåtegning, som i henhold til gældende regnskabsregler kan kræve regulering af eller oplysning i årsregnskabet

- er identificeret og korrekt indarbejdet.

2.2.2 Ledelsens regnskabserklæring

I forbindelse med regnskabsaflæggelsen indhenter vi en skriftlig erklæring fra borgmesteren og kommunaldirektøren om forhold af væsentlig betydning for årsregnskabet, hvor vi ikke kan forvente, at der eksisterer andet tilstrækkeligt og egnet revisionsbevis.

Den skriftlige erklæring kan eksempelvis omfatte årsregnskabets fuldstændighed, herunder oplysning om pantsætninger, kautions-, garanti-, leasing- eller dermed beslægtede forpligtel- ser, retssager, besvigelser, ledelsesberetning, forsikringsforhold, begivenheder efter balance- dagen samt andre vanskeligt reviderbare områder.

Erklæringen skal ligeledes indeholde udtalelse om, at det er borgmesterens og kommunaldi- rektørens opfattelse, at effekten af eventuelle ikke-korrigerede fejlinformationer i årsregn- skabet, som er fundet under revisionen, er uvæsentlige både enkeltvis og sammenlagt for årsregnskabet som helhed. Erklæringen vedhæftes en oversigt over disse forhold.

3 Rapportering om den udførte revision

3.1 Revisionspåtegning af årsregnskabet

Konklusionen på den udførte revision meddeles ved revisionspåtegning af årsregnskabet. En revisionspåtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger indebærer,

• at årsregnskabet er revideret,

• at årsregnskabet er korrekt opstillet på grundlag af bogføringen,

• at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finan- sielle stilling ultimo året samt at resultatet af kommunens aktiviteter for regnskabs- året er i overensstemmelse med Økonomi- og Indenrigsministeriets bestemmelser samt andre krav til regnskabsaflæggelsen.

3.2 Rapportering til Byrådet

Rapportering til byrådet om den udførte revision og konklusion herpå sker via revisionsberet- ninger.

Vi skal afgive en afsluttende beretning om revisionen af årsregnskabet og beretninger i årets løb, når det er foreskrevet, eller vi finder det hensigtsmæssigt.

Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal gives en revisionsbemærkning, hvis

• regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger,

• der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser,

• lovligheden af en post eller disposition må anses for tvivlsom,

• der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mang- ler i kontrolmæssig henseende, idet vi samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler,

• de foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt.

Vi rapporterer til den administrative ledelse i form af breve, besøgsrapporter og notater. Vores rapportering er omfattet af Lov om offentlighed i forvaltningen.

Såfremt der konstateres væsentlige mangler i bogholderi eller regnskabsvæsen, vil revisions- beretningen indeholde en omtale heraf.

Såfremt den udførte revision giver anledning til kritiske bemærkninger, eller hvis der er op- lysninger af væsentlig betydning for kommunens finansielle stilling, som vi ønsker at gøre byrådet bekendt med, indføres disse i revisionsberetningens bemærkningsafsnit.

Vores bemærkninger i revisionsberetninger og eventuelt andre rapporter er ikke ensbetyden- de med, at vi begrænser vort ansvar for årsregnskabets rigtighed, idet en sådan ansvarsbe- grænsning kun kan foretages ved forbehold i revisionspåtegningen på årsregnskabet.

3.2.1 Forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåteg- ningen

Såfremt vi bliver opmærksomme på forhold, som kan medføre forbehold eller supplerende oplysninger i revisionspåtegningen på årsregnskabet, orienterer vi byrådet i en revisionsberet- ning eller på anden vis for at give mulighed for hurtig reaktion og afhjælpning af forholdet.

Dette gælder også, hvis vi får mistanke om - eller bliver opmærksom på - væsentlige besvi- gelser eller andre uregelmæssigheder.

3.2.2 Udført assistance, rådgivning m.v.

I revisionsberetningen omtaler vi opgaver, hvor vi har afgivet særlige erklæringer eller rap- porter.

3.2.3 Fremsendelse

Fremsendelse af revisionsberetninger til byrådets medlemmer vil ske gennem kommunen.

Byrådets formand skal, jf. styrelseslovens § 42 b, sørge for at revisionens beretninger udsen- des til byrådets medlemmer senest 7 dage efter modtagelsen.

3.2.4 Interne specifikationer

Interne specifikationer, rapporter samt perioderegnskaber og budgetopfølgninger anvendes - i lighed med kommunens øvrige regnskabsmateriale - som led i revisionen af årsregnskabet. Det anvendte materiale er ikke underlagt særskilt erklæringspligt.

4 Revisors arbejdsdokumentation

Arbejdspapirer og anden dokumentation, herunder elektroniske data, der tilvejebringes som dokumentation for den udførte revision, tilhører alene revisor.

Arbejdspapirer m.v. dokumenteres i vidt omfang elektronisk, og som følge heraf udvikles for- skellige programmer og filer. Sådanne programmer og filer er alene udviklet til revisors eget brug.

Såfremt det findes hensigtsmæssigt at udlevere arbejdspapirer eller filer til kommunen, sker dette under forudsætning af, at kommunen alene anvender filerne til eget brug.

Vi påtager os intet ansvar for kommunens - eventuelle - egen anvendelse af filerne og even- tuelle indeholdte data, med mindre der indgås særskilt skriftlig aftale om vores assistance med udvikling af filerne til kommunen samt vort ansvar i tilknytning hertil.

5 Kvalitetskontrol

”Vi er underlagt regler om lovpligtig kvalitetskontrol, hvilket bl.a. medfører, at Revisortilsy- net vil foretage kvalitetskontrol af vores arbejde. Ligeledes er vi underlagt intern kvalitets- kontrol, hvor vores kolleger foretager kvalitetskontrollen. Dette medfører, at vores arbejds- dokumentation stikprøvevis bliver udvalgt til kvalitetskontrol.

Medlemmer af Revisortilsynet og de personer, som forestår den interne kvalitetskontrol, er underlagt tavshedspligt.”

6 Rådgivning, assistance mv.

Revisionen af årsregnskabet omfatter ikke assistance med kommunens bogføring, udarbejdel- se af årsregnskab eller andre regnskabsopstillinger.

BDO KR vil og kan alene yde rådgivning og anden assistance, hvis dette er tilladt i henhold til gældende habilitets- og uafhængighedsregler.

7 Offentliggørelse af årsregnskaber, do- kumenter m.v.

Kommunen er forpligtet til at indhente BDO KR’s forhåndstilkendegivelse, såfremt årsregn- skabsmateriale, der inkluderer revisionspåtegning, ønskes offentliggjort i en form, som afvi- ger fra den, som vi har forsynet med revisionspåtegning.

8 Kommunikation via internettet og e-mail

Det følger af BDO KR’s it-politik, at fortroligt materiale kun må sendes over internettet, hvis det er krypteret med stærk kryptering, eller hvis modtageren skriftligt har givet os tilladelse til at sende materialet ukrypteret.

Denne kommunikationsform er forbundet med en vis risiko for brud på fortrolighed. BDO KR påtager sig intet ansvar for skader af nogen art, der måtte opstå, som følge af anvendelsen af denne kommunikationsform.

9 Afslutning

Ved rapportering til byrådet vil der blive henvist til nærværende revisionsberetning, som for- udsættes udleveret til nye medlemmer af byrådet.

Revisionsberetningen tilpasses og fornyes, når der sker ændringer i kommunens eller i revisi- onsmæssige forhold, eller såfremt BDO KR af andre årsager finder det passende.

Aalborg, 13. februar 2015

BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab

Xxx Xxxxxx Registreret revisor