Bilag 7. 5 Kontanthåndtering og betalingsformidling
Bilag 7. 5 Kontanthåndtering og betalingsformidling
Ved betalingsformidling forstås økonomiske transaktioner via pengeinstitutter og kontante ind- og udbetalinger ved kommunens kontantkasser.
Alle aftaler om indgåelse af betalingsformidling som f.eks. Mobilepay m.m., indgås i samarbejde med Centralforvaltningens regnskabsafdeling
Betalinger af varer og tjenesteydelser i Kolding Kommune sker som hovedregel elektronisk på baggrund af en elektronisk faktura gennem kommunens økonomisystem. Ligeledes skal alle indkøb af kasseapparater eller kassesystemer ske i dialog med Centralforvaltningens regnskabsafdeling.
Bankkonti
Kolding Kommune må udelukkende placere midler på konti og depoter oprettet under Kolding Kommunes CVR. nr. 29189897.
Det er Borgmesteren og Kommunaldirektøren der er bemyndiget til oprette og ophæve konti i pengeinstitutter. Denne opgave er videredelegeret ved fuldmagt til ansatte i Centralforvaltningens regnskabsafdeling.
Ingen ansatte må have enefuldmagt til kommunens egne konti/depoter i pengeinstitutter eller IT-systemer til betalingsformidling heriblandt netbank. Alle overførsler til andre eller egne konti skal godkendes af ”to i forening”.
Nemkonto
Alle udbetalinger fra Kolding Kommune sker som udgangspunkt til Nemkonto. Hvis en virksomhed eller borger skal have oprettet en Nemkonto sker dette gennem xxxxxx.xx.
Centralforvaltningens regnskabsafdeling har også indberetningsadgang til Nemkonto-systemet, og kan rådgive ved behov.
Mobilepay
Det er muligt for alle afdelinger/institutioner ved behov at få oprettet en Mobilepay Myshop aftale. Oprettelser her til sker gennem Centralforvaltningens regnskabsafdeling. En Mobilepay Myshop aftale kan administreres fra et websted og kræver derfor ikke en smartphone.
Endvidere er det muligt at få tilknyttet en Mobilepay POS løsning, såfremt man har et kasseapparat eller automat der skal modtage indbetalinger.
Forskudskasser
En forskudskasse er et mindre beløb som en afdeling eller institution har til rådighed i kontanter. Centralforvaltningens regnskabsafdeling har udarbejdet en forretningsgangsbeskrivelse for en forskudskasse.
Brugen af forskudskasser skal reduceres til et minimum.
Forretningsgangsbeskrivelse forskudskasser
Alle køb foretaget fra forskudskassen skal bogføres mellem kassen og driften. Så saldoen i økonomisystemet stemmer overens med den faktiske saldo i forskudskassen.
Opfyldning af forskudskassen sker efter aftale med Centralforvaltningens regnskabsafdeling. Efter afhentning af kontanter foretager Centralforvaltningens regnskabsafdeling en bogføring mellem forskudskassen og centralforvaltningens kasse.
Hvis du som institution har en forskudskasse skal nedenstående retningslinjer overholdes:
• Alle bevægelser i kassen skal bogføres og dokumenteres på forskudskassens konto 9
• På kvitteringer (dokumentationen) skal fremgå dato, formål, deltager samt en underskrift
• Mindre kassedifferencer skal straks bogføres efter konstatering. Differencer over 100 kr. skal forklares
• Afstemning foretages månedligt i Prisme finansudligninger
• Kommunens revision og regnskabsafdeling kan foretage et uanmeldt kasseeftersyn af forskudskassen samt bogføringen og bilagsmateriale
Kontantkasse og kasseenheder
Kolding Kommune ønsker i størst muligt omfang at være kontantløse. Der oprettes derfor kun kontantkasser de steder, hvor en anden løsning ikke er muligt.
En kontantkasse anvendes, hvor borgere kan betale for køb af varer og tjenesteydelser til Kolding Kommune, herunder køb af pas og kørekort samt at der kan ske udbetaling af ydelser i særlige situationer.
Endvidere findes der kasseenheder på forskellige institutioner i kommunen, hvor borgere og brugere kan betale for f.eks. mad og drikke.
Alle kasseenheder skal ved dagens afslutning opgøres af den kasseansvarlige, og der skal være dokumentation for de bogførte kassebevægelser.
Ud- og aflevering af kontanter
Håndtering af kontanter sker efter forudgående aftale med Centralforvaltningens regnskabsafdeling. Her vil man kunne afhente og indlevere kontanter ved behov. Centralforvaltningens regnskabsafdeling står for optælling, bogføring og opbevaring af kontanter.
Centralforvaltningen kan endvidere modtage og udlevere Euro ved særligt behov. Centralforvaltningen bestiller Euro i uspecificerede sedler, og der må forventes en længere leveringstid.
Kontantbeholdningen afhentes månedligt af et værdihåndteringsfirma.
Sikring af betalingsmidler
Ved håndtering af betalingsmidler er det vigtigt at man sikre følgende:
• At midler i kommunens varetægt sikres bedst muligt, så den ansatte ikke kan mistænkes for svig
• At kommunen til en hver tid kan dokumentere ejerforholdet på likvider, der er i kommunens varetægt.
Xxxxxxxxxxxxxxx og andre værdier skal opbevares og sikres på bedste vis, og deres tilstedeværelse skal kunne bevises til en hver tid.