Aftalestyring

Aftalestyring

Aftale mellem Varde Byråd og Kultur og Fritid for 2014

Varde Kommunes overordnede vision

At være på forkant med udviklingen i en verden der forandrer sig!

Virksomhedens værdigrundlag

Varde Kommunes værdigrundlag er ledende for den måde Kultur og Fritid agerer på overfor borgerne, erhvervslivet, foreningerne og andre interessenter.

Kerneværdierne er:

• Ordentlighed

• Samarbejde

• Tillid

• Ansvar

• Dialog

• Åbenhed

Kultur og Fritid arbejder løbende med værdierne samt vores dialog- og samarbejdsformer i forhold til vores interessenter, som er en bredt sammensat gruppe af borgere, foreningsliv, institutioner, interne og eksterne samarbejdspartnere.

På temadrøftelser og i vores løbende arbejder udfordrer og udvikler hinanden så vi sikrer høj kvalitet i opgaveløsningen samt god dialog og åbenhed såvel internt som eksternt. Vi har en tilgang hvor vi vil være åbne, tænker og arbejder ”ud af boksen” og har en positiv tilgang. At tænke og sige ”ja” er vores udgangspunkt.

Mission for virksomheden

Kultur og Fritid er en virksomhed der er til for borgere, foreninger og samarbejdspartnere. De skal opleve os som nemt tilgængelige. Vi er en synlig og dialogorienteret samarbejdspartner inden for fagområdet og i forhold til andre områder som vi skal spille sammen med.

På den måde medvirker vi til at sikre grundlaget for et attraktivt og mangfoldigt kultur- og fritidsliv i hele kommunen samt understøtter en aktiv bosætningspolitik

Vision for virksomheden

Kultur og Fritid er en synlig virksomhed der:

• via tilskudsordninger sikrer fundamentet for kultur- og fritidslivet i hele kommunen

• indgår i positivt samarbejde og dialog med samarbejdspartnere for at udvikle området

• bidrager med nye og visionære projekter

• understøtter udviklingen af attraktive og levende lokalsamfund via udviklingsrådene og foreningslivet

Fagområdets lovgrundlag

Lov om folkeoplysning Servicelovens § 18 Kommunalfuldmagten

Refusionsordningen for børneteater jf. lov om teater Varde Kommunes tilskudsregler

Budget

Virksomhedens budget udarbejdes i forbindelse med budgetforhandlingerne som starter i juni måned. Budgettet danner den økonomiske ramme for virksomhedens virke.

Generelle aftaleforhold

Grundlaget for virksomhedens aftale er beskrevet i følgende dokumenter:

• ”Principper for aftalestyring – 2007, vedtaget af Varde Kommunes Byråd den 28. august 2007 (xxx.xx. 1022255)

• Overenskomstmæssige og personalepolitiske aftaler gældende for Varde Kommune

• MED-aftalen

• Budgettet

Aftalen er udarbejdet i samarbejde med Udvalget for Kultur og Fritid, hvor der i marts måned 2013 var en drøftelse af, hvilke mål for udvikling der skal indgå i virksomhedens aftale. Der blev bl.a. drøftet en fortsættelse af nuværende fokusområder med digitalisering, brug af sociale medier, fest- og kulturugen i Varde samt koncepter på tværs fx med udgangspunkt i projektet på Stålværks- og Trådspinderiområdet.

Udover disse udviklingsmål arbejder virksomheden i 2014 med en række større projekter, som indgår i den løbende prioritering af arbejdet. Projekterne er skitseret i bilag 163679-13.

Virksomheden

2/8

Kultur og fritid beskæftiger 7 medarbejdere fordelt på følgende områder:

1. Kultur

2. Fritid og folkeoplysning, herunder fritids-, idræts- og aftenskoleaktiviteter

3. Frivilligt socialt arbejde

4. Lokalsamfundsudvikling

Derudover har Kultur og Fritid ansvaret for uddannelse af en 2. års kontorelev.

Ad. 1. Kulturområdet vedrører bl.a. tilskud til kulturelle institutioner og foreninger indenfor museumsvæsnet, teater, kunst, musik og børneteater. Dernæst vedrører det en særlig pulje til støtte til kulturelle projekter, samt gennemførelse og udvikling af Vardes kulturelle rygsæk.

Ad. 2. Fritid og folkeoplysning vedrører alt foreningsarbejdet i folkeoplysningslovens regi, samt tilskud til aftenskoleundervisning og særligt tilrettelagte undervisningsformer. Inden for området gives der tilskud til aftenskoler, lokale- og aktivitetstilskud til det folkeoplysende foreningsliv, samt særlige tilskudsordninger, fx målrettet nye initiativer eller energibesparende foranstaltninger. Inden for fritidsområdet er der afsat budget til tilskud til særlige eliteidrætsprojekter, vedligeholdelse af udendørs anlæg samt tilskud til idræts- og svømmehaller (faste årlige tilskud samt en udviklingspulje). Endelig laves der skoleferieaktiviteter for alle børn i kommunen.

Opsyn og vedligehold i det game Varde Sommerland er en ny funktion der løses af medarbejder ansat i seniorjob.

Ad. 3. Xxxxxxxxxx socialt arbejde vedrører tilskud efter servicelovens § 18, dvs. tilskud der er målrettet særligt socialt udsatte. Der er nedsat et tværfagligt og tværorganisatorisk koordineringsudvalg som behandler indkomne ansøgninger og bevilliger tilskud efter de fastsatte kriterier.

Ad. 4. Lokalsamfundsudvikling vedrører arbejdet med de 9 lokale udviklingsråd. Det omfatter bl.a. understøttelse og rådgivning i forhold til lokalt initierede projekter i udviklingsrådene, gensidig information og koordinering af aktiviteter på tværs af kommunen og som vedrører udviklingsrådene, gennemførelse af projekter i samarbejde med udviklingsrådene og sikring af de 2 årlige dialogmøder mellem Byrådet og udviklingsrådene.

Inden for de ovennævnte områder er en af virksomhedens væsentligste opgaver udvalgsbetjening af Udvalget for Kultur og Fritid samt Folkeoplysningsudvalget. Dernæst består kerneydelsen i tilskudsadministration og -udbetaling, budget og regnskabskontrol, gennemførelse af udviklingsprojekter indenfor fagområderne, samt rådgivning og samarbejde med foreningslivet samt andre institutioner og aktører indenfor fagområderne. Hovedparten af virksomhedens faste arbejdsopgaver er driftsopgaver knyttet til hele fagområdet.

Virksomhedens organisering er vedhæftet bagerst i aftalen.

Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Formand for udvalget for Kultur og Fritid Kultur- og fritidschef

(På vegne af byrådet i Varde Kommune)

Varde den / - 2013

3/8

Mål for udvikling 2014

Udvalget holdt visionsmøde 6. marts 2013.

Med udgangspunkt i opsamlingen har Udvalget for Kultur og Fritid ønsket, at der bl.a. lægges vægt på:

• Koncepter på tværs i forvaltningen og i Varde Kommune

• Fokus på digitalisering og brug af de sociale medier

• Omorganisering af Fest- og Kulturugen.

Kultur og Fritid foreslår fælgende 3 udviklingsmål for 2014:

• Digitalisering

Kommunerne skal være digitale i kommunikationen med borgerne. Digitale løsninger kan også forenkle opgaver for såvel foreninger som forvaltningen så de administrative byrder opleves mindre for begge parter. Der arbejdes med initiativer som skal sikre en øget brug af de digitale muligheder som både gavner foreningslivet og forvaltningen.

• Idræts- og foreningsområdet

Der er stor interesse for idræts- og foreningsområdet. Hvordan vi sikrer foreningeslivet de bedst mulig grundlæggende vilkår samt hvordan vi fastholder udvikling af området. Samarbejde og dialog er en grundlæggende forudsætning for at området udvikles til det fælles bedste. Denne proces indledes med poltikafklaring for såvel bredde og eliteområdet, som led i denne proces lægges kimen til et videre godt samarbejde, så der også kan tages hånd om foreningslivets fremadrettede udfordringer.

• Synlighed og samarbejd

Kultur og Fritid er til for borgere og foreninger, og vi har en positiv og imødekommende tilgang til foreningernes henvendelser og behov. Det er samtidig relevant at vi fortsat udvikler vores egen synlighed og kommunikation om de mange tilbud og muligheder som Kultur og Fritid er med til at lave, så vi kommer bredt ud til borgere og foreninger.

Udviklingsmålene er yderligere opdelt i forslag til delmål/succeskriterier som er skitseret i nedenstående skema. Udviklingsmålene udgør aftalen for 2014 og evalueres i november 2014.

4/8

Aftalens mål- og indholdsdel

Mål for udvikling	Succeskriterier/ tegn på en positiv udvikling	Handleplaner	Evaluering
Digitalisering	1. Lokalebooking systemet er implementeret og klar til brug fra efterårssæson 2014	Ad. 1 Procedurer beskrives og berørte institutioner, foreninger og personer informeres og uddannes.
	2. Foreningerne er undervist i brugen af systemet	Ad. 2 Gennemføre uddannelsesforløb. Drøfte og afklare bibliotekets rolle ift. efterfølgende vejledning af foreninger/borger ifm. booking
	3. Afklaret muligheder for evt. digital løsning til foreningerne 4. Medarbejderne i Kultur og Fritid har fået undervisning i brug af Ipads	Ad. 3 Muligheder beskrives og afklares efter sommeren 2014 når der også er klarhed over hvilke muligheder der evt. er i bookingsystemet for at lette foreningernes administrative arbejde.
		Ad. 4. Uddannelse i foråret.
	5. Kultur og Fritid bruger Ipads og ikke papir til møder	Ad. 5. Der laves status på brug af papir til møder efter sommeren 2014
Idræts- og foreningsområdet	1. Der skal etableres en organisations- og dialogform som	Ad. 1. Fra 1.1.2014.skal der nedsættes et Fritidsråd for hele folkeoplysende arbejde.

Mål for udvikling	Succeskriterier/ tegn på en positiv udvikling	Handleplaner	Evaluering
	sikrer en god involvering af de frivillige i Kultur og Fritids arbejdsområde	Det afklares i 1. kvartal 2014 hvordan der i øvrigt skal sikres involvering og dialog med foreningsområdet.
	2. Fritids- idræts- og kulturpolitik 3. Strategi for eliteidræt	Ad. 2. Xxxxxxxxxxxxxxxxx og dialog skal sikres. Politikken skal være færdig med udgangen af 1. kvartal
	4. Lokale og medlemstilskud samt 25 års reglen 5. Teamarbejde om udvikling af foreningsområdet	Ad. 3. Strategien udarbejdes efter vedtagelsen af nyt FIK politik med henblik på afklaring inden udgangen af 2. kvartal Ad. 4. Analysearbejder i gangsættes i februar nå endelige data fra 2013 foreligger. Afklaring og politisk beslutning inden sommeren.
		Ad. 5. Muligheder for igangsættelse af tværgående foreningsudviklings arbejde afklaret i foråret 2014. Evt. igangsættelse af konkret proces efter sommeren.

6/8

Synlighed og samarbejde	1. Synlighed om nyt bookingssystem og dets anvendelsesmulig heder	Ad. 1. Tilrettelægge og afholde orienterings- og uddannelsesforløb for brugere af bookingsystemet inden sommeren 2014 Ad. 2. Koncept behandles af Udvalget for Kultur og Fritid i januar eller februar Ad. 3. Vaks programmet udvikles med 2 nye aktiviteter til hvert program i forhold til 2013 Ad. 4. Sekretariatet sikrer det forberedende arbejde Ad. 5. Mindst 4 nyheder / uge på Facebook og 1500 ”Likes” i oktober 2014 Ad. 6. Fortsat brug af pressemeddelelser og invitationer til pressen ved særlige arrangementer Ad.7. Mulighed for etablering af frivilligbørsen afklares i foråret 2014. Evt. realisering af projektet fra efter sommeren 2014
	2. Kultur og Fritid er koordinator for planlægning og afholdelse af fest- og kulturuge
	3. Synlige ferieaktiviteter til Børn
	4. LAG sekretariatet bibeholdes i Kultur og Fritid i 2014- 2020.
	5. Udvikling af Facebook siden så mediet fastholdes til sikring af synlighed om aktiviteter i kommunen.
	6. Kultur og Fritid sikrer synlighed af tilbud via kontakt til pressen

7/8

	7. Frivilligbørsen
	8. Fokus på intern synlighed og samarbejde er særlig vigtig når vi fysisk er adskilt	Ad.8. Kultur og Fritid deltager i tværgående netværk og inviterer andre fagområder i netværk, som Kultur og Fritid opretter.
	9. Synliggørelse af de kulturelle og idrætslige tilbud og muligheder i kommunen med fokus på turisme	Ad. 9 Samarbejdet med VETR og andre aktører på turismeområdet intensiveres

8/8