Udbud af Madvogne og Vognvasker til Køkkenet på Bornholms Hospital Udbudsbetingelser REGH 12007016
Udbud af
Madvogne og Vognvasker
til Køkkenet på
Bornholms Hospital
Udbudsbetingelser
Indholdsfortegnelse
1. Bilag 3
2. Ordregiver 4
3. Generelt 4
3.1 Tilbuddets udformning 4
3.2 Tro og love erklæring 4
3.3 Afgivelse af tilbud 4
3.4 Spørgsmål 4
4. Frister 5
4.1 Tilbudsfrist 5
4.2 Tilbudspræsentation 5
4.3 Tilbuddets gyldighed 5
4.4 Ordreafgivelse 5
4.5 Ibrugtagning og drift 5
4.5.1 Bod ved forsinket levering 5
5. Udbuddets art og omfang 5
6. Kravspecifikationer 6
7. Aftalens karakter og omfang 6
8. Tildelingskriterier (tilbudsvurdering) 6
8.1 Underkriterier 6
9. Pris 7
10. Fakturering 7
11. Betalingsbetingelser 7
11.1 Betalingsplan 7
12. Levering 7
12.1 Intern transportvej og brugssted 7
13. Aflevering og overtagelse 8
14. Afhjælpning 8
15. Generelle betingelser 8
1.Bilag
Ordregivers standardbetingelser for Køb og Levering af forbrugsvarer og teknisk udstyr samt for køb og udførsel af tjenesteydelser af februar 2010 – 1. udgave.
Kravspecifikationer
Bilag 2.1.1 Kravspecifikation for Madvogn uden køl
Bilag 2.1.2 Kravspecifikation for Madvogn med køl
Bilag 2.2 Kravspecifikation for Vognvasker
Skabelon for Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets artikel 27 og artikel 45.
Billeder 132, 724-727, 620-624
Placering af vognvask i køkken (Skitse af niche i gulv)
Vognskitse
2.Ordregiver
Region Hovedstaden
Bornholms Hospital
Xxxxxxxx 0
3700 Rønne
v/ Region Hovedstaden
Koncern Indkøb
Blok C, 1 sal.
Kongens Vænge 2
DK-3400 Hillerød
Kontaktperson: Strategisk Indkøbskonsulent Xxxx Xxxx Xxxxxxxxx
x00 0000 0000 (omstilling)
x00 0000 0000 (afdelingsfax)
x00 0000 0000 (direkte telefon)
xxxx.xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx (direkte e-mail)
3.Generelt
3.1Tilbuddets udformning
Alle ønskede oplysninger skal fremgå af tilbuddet, idet tilbuddet bedes afgivet i nøje overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og kravspecifikation.
Tilbud bedes vedlagt tekniske specifikationer, datablade og tegninger der udtømmende dokumenterer det tilbudte udstyr og på behørig vis godtgør alle punkter i kravspecifikationen, samt muliggør ordregivers vurdering af tilbuddet i henhold til de anførte tildelingskriterier jf. punkt 8..
3.2Tro og love erklæring
Tilbudsgiver bedes samtidig med afgivelse af sit tilbud vedlægge en underskrevet erklæring på tro og love vedr. udbudsdirektivets artikel 27 og artikel 45. Hertil kan Bilag 3 benyttes.
3.3Afgivelse af tilbud
Tilbud bedes afgivet pr. e-mail til Ordregivers kontaktperson jf. punkt 4. Tilbuddet bedes mærket med det respektive udbudsnummer som angivet på forsiden af udbudsbetingelserne. Det kan oplyses, at ordregivers it-struktur kun kan modtage filer op til 50 MB ad gangen, alternativt kan tilbudsgiver enten komprimere filerne eller opdele forsendelsen i flere e-mails.
Tilbud bedes fremsendt i et alment tilgængeligt elektronisk format såsom PDF, Excel eller Word (RTF). Tilbudsgivers besvarelse af kravspecifikation bedes returneret i samme format som det foreligger i udbudsmaterialet.
Såfremt Tilbudsgiver ønsker kvittering for modtagelse skal det fremgå af fremsendte e-mail.
3.4Spørgsmål
Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet under spørgefristen, såfremt der er forhold og krav, der efter Tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller som synes beskrevet på ufuldstændig vis.
Eventuelle spørgsmål bedes fremsendt skriftligt pr. e-mail til Ordregivers kontaktperson jf. punkt 2. så tidligt som muligt og senest mandag den 27. august 2012. Spørgsmålene vil blive besvaret senest onsdag den 29. august 2012. Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil ikke blive besvaret.
Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form tilgå samtlige tilbudsgivere pr. e-mail. Spørgsmål og svar indgår herefter som en del af udbudsmaterialet.
4.Frister
4.1Tilbudsfrist
Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest tirsdag d. 4. september 2012 kl. 14:00.
4.2Tilbudspræsentation
Alle Tilbudsgivere, der har afgivet konditionsmæssigt tilbud, skal påregne at skulle præsentere deres tilbud på Bornholms Hospital d. 11. eller 12. september 2012.
Det forventes/ses gerne, at tilbudsgivere af madvogne medbringer eksempler på tilbudte udstyr. (Må gerne sendes i forvejen).
4.3Tilbuddets gyldighed
Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet minimum 90 dage fra tilbudsafgivelse.
4.4Ordreafgivelse
Ordregiver forventer at kunne afgive ordre i uge 37-39.
Ordre vil blive afgivet direkte fra den rekvirerende virksomhed jf. punkt 2. på de anførte vilkår i Ordregivers udbudsbetingelser med tilhørende bilag.
4.5Ibrugtagning og drift
Ordregiver ønsker ibrugtagning og drift af udstyret januar 2013.
4.5.1Bod ved forsinket levering
De første 30 dage den aftalte dato for ibrugtagning og drift overskrides, vil dagboden blive opgjort iht. til nedenstående:
(1 promille af aftalesummen) x (antal arbejdsdages forsinkelse)
Overskrides den aftalte dato for ibrugtagning og drift med mere end 30 dage vil dagboden herefter blive opgjort iht. til nedenstående:
(2 promille af aftalesummen) x (antal arbejdsdages forsinkelse)
5.Udbuddets art og omfang
Udbuddet omfatter – fordelt på to delaftaler - levering af
Delaftale 1: 17-20 stk. Madvogne uden køl
9-10 stk. Madvogne med køl
Delaftale 2: 1 stk. Vognvasker
Man kan afgive tilbud på den ene eller begge delaftaler.
6.Kravspecifikationer
Der henvises til kravspecifikationerne
1) Bilag 2.1.1 Madvogn uden køl
Bilag 2.1.2 Madvogn med køl
Af praktiske grunde evalueres madvogn uden køl og madvogn med køl hver for sig, selvom de er indeholdt i samme delaftale. Der skal altså udfyldes selvstændige kravspecifikationer for hver vogntype.
2) Bilag 2.2 Vognvasker.
7.Aftalens karakter og omfang
Ordregiver agter at indgå aftale med den tilbudsgiver, der samlet set har afgivet det mest fordelagtige tilbud jf. de i punkt 8. anførte tildelingskriterier.
Den udbudte aftale omfatter nedenstående ydelser:
Eventuel etablering og reetablering af adgangsveje.
Eventuelle føringsveje samt fremføring af tekniske installationer fra teknikrum.
Levering og indtransport på det angivne brugssted DDP (INCOTERMS 2010).
Montage / tilslutning.
Afprøvning og test.
Dansk brugsvejledning og teknisk dokumentation, herunder servicemanual mv.
Fuld dokumentation af leverancen, herunder kvalitetssikring af installation mv.
Instruktion af Ordregivers tekniske personale i daglig drift- og vedligehold af udstyret, jf. Bilag 2.1.1, 2.1.2 og 2.2
Instruktion af Ordregivers brugere i korrekt betjening og sikker anvendelse af udstyret, jf, Bilag 2.1.1, 2.1.2 og 2.2.
Afleveringsforretning.
2 års afhjælpningsperiode jf. punkt 14..
8.Tildelingskriterier (tilbudsvurdering)
Ordregiver agter at indgå aftale med den Tilbudsgiver, der afgiver det for Ordregiver samlet set økonomisk mest fordelagtige tilbud. Hvert enkelt tilbud bedømmes på nedennævnte underkriterier.
Hvert tilbud evalueres på hvert af underkriterierne for sig ved at tildele et antal point til hvert enkelt tilbud. Hvert tilbud kan samlet set maksimalt opnå 100 point i alt for de angivne underkriterier tilsammen.
Der kan på hvert underkriterium opnås et antal point svarende til det pågældende underkriteriums fastsatte procentuelle vægt.
Det samlet set økonomisk mest fordelagtige tilbud identificeres som det tilbud, der opnår den højeste samlede sum af point, og således har opnået den bedste bedømmelse ud fra underkriterierne anført i punkt 8.1. Dette tilbud anses for vinder af udbuddet.
8.1Underkriterier
Delaftale 1: Madvogn uden og madvogn med køl evalueres de hver for sig, da opfyldelsen af de enkelte B-krav jo kan være forskellige.
I den samlede pointgivning for kvalitet og funktionalitet vil pointene for vogn uden køl blive vægtet 17, og pointene for vogn med køl blive vægtet 9 i forhold til hinanden.
Pris 40 %
Den samlede budgetramme er DKK 1.350.000 excl. moms.
Tilbudsgiver skal oplyse stykprisen på det enkelte produkt:
Delaftale 1: Madvogn uden køl
Madvogn med køl
Delaftale 2: Vognvasker incl. levering, installation og test
Underkriteriet pris evalueres efter følgende model:
Delaftale 1: 17 stk. Madvogne uden køl á DKK x = 17x
9 stk. Madvogne med køl á DKK y = 9y
Evalueringspris DKK 17x + 9y
Delaftale 2: 1 stk. Vognvasker á DKK z = 1z
Hver delaftale evalueres hver for sig og kan tildeles hver sin leverandør, men Ordregiver forbeholder sig ret til at aflyse annonceringen, hvis Ordregiver som minimum ikke kan købe 17 stk. madvogne uden køl, 9 stk. madvogne med køl og 1 stk. vognvasker inden for budgetrammen.
9.Pris
Alle priser skal afgives i danske kroner ekskl. moms.
De tilbudte priser skal være faste i vedståelsesperioden.
10.Fakturering
Faktura skal fremsendes elektronisk til det i ordren/aftalen anførte EAN-lokationsnummer.
11.Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter modtagelse af fyldestgørende faktura.
11.1Betalingsplan
Faktura på 100 % af kontraktsummen kan fremsendes ved godkendt afleveringsforretning.
12.Levering
Levering skal ske efter anvisning af ordregivers teknisk ansvarlige kontaktperson på Ordregivers adresse jf. punkt 4.
12.1Intern transportvej og brugssted
Den interne transportvej til brugsstedet på hospitalet kan anvises af ordregivers teknisk ansvarlige kontaktperson, og det er tilbudsgivers ansvar at undersøge om de anviste adgangsforhold og installationsforhold er tilstrækkelige inden tilbudsafgivelse.
13.Aflevering og overtagelse
Aflevering og overtagelse af leverancen sker når udstyret er opstillet, installeret og afprøvet på det korrekte brugssted og ordregivers teknisk ansvarlige kontaktperson på leveringsadressen har kvitteret skriftligt herfor jf. procedure for afleveringsforretning i Ordregivers standardbetingelser bilag 1.
14.Afhjælpning
Afhjælpningsperioden er fastsat til 24 måneder, regnet fra godkendt afleveringsforretning.
15.Generelle betingelser
Udover de i nærværende skrivelse anførte betingelser gælder:
Ordregivers ”Standardbetingelser” – bilag 1. I tilfælde af uoverensstemmelser har nærværende udbudsbetingelser forrang.
Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser vil disse ikke blive betragtet som en del af tilbuddet og vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller i aftalegrundlaget.
Hvis udbuddet indbringes for Klagenævnet for Udbud eller for domstolene, og købers beslutning om at tildele sælger aftalen annulleres, eller køber pålægges at bringe aftalen til ophør, er køber berettiget til at opsige aftalen med et efter de konkrete omstændigheder passende varsel alene mod betaling af sælgers positive udgifter i anledning af opsigelsen (negativ kontraktinteresse).