Bilag 4 - Databehandleraftale
Bilag 4 - Databehandleraftale
Standardkontraktbestemmelser i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databe- skyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Teleboxen A/S CVR 29617201
Havnen 35
7700 Thisted Danmark
herefter ”databehandleren” og
Erhvervskunde som defineret i aftaledokumentet (tilbuddet)
Erhvervskunde samt CVR forefindes i aftaledokumentet (tilbuddet), sendt fra Teleboxen A/S.
Herefter den dataansvarlige
1
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske per- soners grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
4. Databehandleren handler efter instruks 4
7. Anvendelse af underdatabehandlere 5
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
9. Bistand til den dataansvarlige 7
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
11. Sletning og returnering af oplysninger 8
12. Revision, herunder inspektion 9
13. Parternes aftale om andre forhold 9
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 10
Bilag A Oplysninger om behandlingen 10
Bilag B Underdatabehandlere 11
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 12
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 15
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af telefoni/hardware behandler databehandleren person- oplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestem- melser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, her- under om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategori- erne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af un- derdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandle- ren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes2 nationale ret og disse Bestemmelser.
2 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlings- grundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemssta- ternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvar- lige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Be- stemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbe- stemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktions- beføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbe- stemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødven- dig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databe- handleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsom- kostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers ret- tigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og friheds- rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
busthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personop- lysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effekti- viteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behand- lingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvar- lige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen ud- gør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes over- holdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren alle- rede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forord- ningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som da- tabehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesfor- ordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den data- ansvarlige.
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underda- tabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om even- tuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehand- lere med mindst 4 ugers varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede under- databehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke be- handlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
3. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehand- leren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller
skyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som mi- nimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og data- beskyttelsesforordningen.
4. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommer- cielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabe- handleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
5. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvar- lige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gæl- dende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af under- databehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandle- ren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyt- telsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandle- ren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underret- ning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tred- jeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tred- jeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tred- Side 7 af 15
jeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Be- stemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som om- handlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordnin- gens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registre- rede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den regi- strerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af person- oplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på au- tomatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behand- lingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den da- taansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt se- nest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden in- debærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighe- der
lyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndig- hed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrø- rende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den data- ansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndig- hed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmel- delse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er mu- ligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt katego- rierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er rele- vant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databe- handleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver op- bevaring af personoplysningerne.
mål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdel- sen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er be- myndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databe- handleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lov- givningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehand- lerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behand- ling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestem- melser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den re- gistreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databe- skyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for accept af aftaledokumentet (tilbud fra Teleboxen A/S).
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af person- oplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstem- melse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skrift- ligt varsel af begge parter.
5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige
Parterne accepterer nærværende databehandleraftale med accept af aftaledokumen- tet (tilbuddet fra Teleboxen A/S).
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Erhvervskunder – Telefoni/Hardware/Bruttolønsordninger
Formålet med at behandle personoplysninger er, at kunne levere korrekte produkter til data- ansvarlige samt nødvendigt for hele eftersalgsprocessen til gavn for både databehandler og dataansvarlige.
Private kunder – (telia)
Formålet med at behandle personoplysninger er en række krav, der stilles fra Telia, for at kunne tilbyde et givent produkt til dataansvarlige.
Private kunder
Alle kunder som ikke er telia-kunder gør sig ikke gældende i nogen henseende. Dette gælder for både bilag a, b og c.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Erhvervskunder – Telefoni/Hardware/Bruttolønsordninger
De personoplysninger vi behandler, drejer sig primært om almindelige data og ikke personføl- somme data i forbindelse med leverance og fakturering af produktet.
Private kunder – (telia)
De personoplysninger vi behandler, drejer sig om almindelige og fortrolige data, som bruges i forbindelse med kreditgodkendelse ved salg af produkter.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Erhvervskunder – Telefoni/Hardware/Bruttolønsordninger
Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse og CVR-nummer.
Private kunder – (telia)
Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, CPR-nummer og betalingsoplysninger (konto- samt registreringsnummer).
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Erhvervskunder – Telefoni/Hardware/Bruttolønsordninger
Behandlingen omfatter oplysning og lagring af ovenstående data forud og efter salg af produk- ter til dataansvarlige.
Private kunder – (telia)
efter salg af produktet til dataansvarlig.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har føl- gende varighed
Behandlingen har den i aftaledokumentet (tilbuddet) anførte varighed Erhvervskunder – Telefoni/Hardware/Bruttolønsordninger
Data behandles og gemmes i op til 2 år efter kundeforholdets ophør. Derefter slettes oplysnin- ger.
Private kunder – (telia)
Behandlingen af data lagres i 6 måneder, hvorefter data slettes.
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende un- derdatabehandlere
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BE- HANDLING |
Dstny | 28313160 | Skodsborg- vej 305D, 2850 Nærum | Dstny er vores te- lefoniplatform le- verandør. |
Telia | 18530740 | Ørestads Boule- vard 45, 2300 Kø- benhavn S | Vi er forhandler af Telias produkter gennem Telias eget system. |
Netip | 25242947 | Xxxxxxx 0, xx., 0000 Thisted | Netip er vores IT-le- verandør og styrer vores sikkerhedsfor- anstaltninger. |
Microsoft | 00-0000000 | One Microsoft Way Redmond, WA 98052- 6399 USA | Vi bruger Outlook til kalenderstyring og kundehenvendelser. |
Economics | 29403473 | Gærtorvet 3, 1799 København V | Vi bruger Econo- mics Som primært ERP- system. |
3StepIT | FI20875904 | Xxxxxxxxxxxxxx 0X 00000 Xxxxxxxx | Vi bruger 3StepIT til Bruttolønsordninger. |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden under- databehandler til denne behandlingsaktivitet.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Erhvervskunder – Telefoni/Hardware/Bruttolønsordninger
Data behandles og opbevares udelukkende elektronisk med sikkerhedslag som adgangsko- der, som kun databehandler, har adgang til.
Private kunder – (telia)
Data behandles elektronisk hos underdatabehandler Telia, samt fysisk i ringbind i aflåst rum hos databehandler.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Databehandleren er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødven- dige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre føl- gende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Xxxxxxx til pseudonymisering og kryptering af personoplysninger opfyldes ved hjælp fra un- derdatabehandler Netip, som har tager sikkerhedsforanstaltninger i form af kryptering og sik- kerhedslag som adgangskoder for at kunne håndtere dataansvarliges data.
Databehandler sørger for at fysisk opbevaring og lagring af elektronisk data behandles strengt fortroligt indenfor databehandlerens organisation og gennemgår og optimerer om nødvendigt sikkerhedsforanstaltninger årligt, i samarbejde med relevante it-eksperter.
Databehandler varsler dataansvarlig ved fysisk eller teknisk hændelse, herunder planlagt sy- stemvedligeholdelse eller opdatering af systemer.
Databehandler evaluerer og tester løbende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sik- ring af behandlingssikkerheden.
kunne tilgå data fra dataansvarlig.
Databehandler har elektronisk sikkerhedslag i from af kryptering når vi sender data.
Databehandler følger underdatabehandlerens anbefalinger, hvor sikkerhedsmæssige foran- staltninger foretages digitalt gennem flere sikkerhedslag og fysisk i aflåst rum.
Databehandler benytter kameraovervågning samt opbevarer kun personoplysninger i fysisk aflåst rum med rullegitter.
Databehandler benytter kun fjernarbejdspladser ved virksomhedsmøder, hvor brug kræver sikkerhedslag i form af VPN-adang. Vi har indført tavshedspligt i organisationen hvad angår persondata.
Databehandler registrerer og opbevarer kun data elektronisk på databehandlerens it-udstyr, som er krypteret og hvor adgangskode påkræves.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Be- stemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre de i bilag C.2 angivne tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
Når databehandleren modtager en anmodning fra en registreret om en behandling, skal da- tabehandleren meddele den dataansvarlige herom hurtigst muligst og senest indenfor 72 ti- mer efter modtagelsen af anmodningen. Databehandleren skal samtidig oplyse den dataan- svarlige om enhver relevant information vedrørende anmodningen. Databehandleren besva- rer ikke anmodninger uden at have fået skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige, med- mindre der foreligger et lovligt grundlag, som eksempel forespørgsler fra politiet.
Databehandleren uddanner og instruerer medarbejdere i håndtering af de registreredes ret- tigheder. Databehandleren har en klar procedure til medarbejderens afdeling hos databehand- leren, der bistår den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Erhvervskunder – Telefoni/Hardware/Bruttolønsordninger
Personoplysninger opbevares i hele den løbetid, som samarbejdet mellem parterne har, hvor- efter databehandleren sletter dem efter 2 år, medmindre ny instruks om sletning er givet inden da.
Fakturaer tilsendt på hardware-indkøb til dataansvarlige vil efter samarbejde fortsat lagres, grundet hensyntagen til garanti og bogholderi-afdeling hos dataansvarlige.
Private kunder – (telia)
Personoplysninger opbevares fysisk aflåst i op til 6 måneder efter modtagelse af personoplys- ninger fra dataansvarlig, hvorefter data slettes.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den data- ansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Havnen 35, 7700 Thisted – Teleboxen A/S.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Side 14 af 15
Databehandler overfører ikke personoplysninger til tredjelande, undtagen til de generelt god- kendte underdatabehandlere oplistet i bilag B.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behand- lingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal indenfor 4 uger for den dataansvarliges regning indhente en revisions- erklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databe- skyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstater- nes nationale ret og disse Bestemmelser.
Revisionserklæring fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i revisionserklæringen og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny revisionserklæring under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af revisionserklæringen er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af da- tabeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemssta- ternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandle- ren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplys- ninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren skal én gang årligt indhente en erklæring vedrørende underdatabehandle- rens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med indhentelse af erklæringen er den dataansvarlige uvedkommende.
Der er enighed mellem parterne om, at typer af erklæringer som minimum er i overensstem- melse med den type, som databehandleren skal aflevere til den dataansvarlige kan anven- des i overensstemmelse med disse bestemmelser.
Revisionserklæring fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i revisionserklæringen og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny revisionserklæring under andre rammer og/eller un- der anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af erklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om Side 15 af 15 gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af data- beskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemssta-
ternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at fo- retage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandle- ren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når databehandleren (eller den dataansvarlige) finder det nødvendigt.
Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataan- svarlige til orientering. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion un- der andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.