Aftale om driften af DSI Arena Aabenraa

Aftale om driften af

DSI Arena Aabenraa

Mellem Aabenraa Kommune og Den selvejende institution Fonden Arena Aabenraa, herefter kaldet DSI, indgås følgende aftale om vederlagsfri anvendelse af Aabenraa Kommunes lokaler i Arena Aabenraa samt tilhørende udendørsanlæg, Aabenraa stadion, beliggende hhvs. Hjelmalle 3, og Vestvejen 25, 6200 Aabenraa.

1. Virksomhed

DSI forpligter sig til at føre tilsyn med og varetage driften af alle bygninger og faciliteter tilhørende Aabenraa Kommune beliggende på ovennævnte adresser (bl.a. svømmehal, foyer, toiletter, omklædningsrum, mødelokaler, multisale og idrætshaller og cafeteria og Aabenraa stadion med tilhørende bygninger i overensstemmelse med formålet i § 2 i institutionens vedtægter

DSI ansætter selv nødvendigt personale til at varetage driften.

2. Lokaler og arealer

Aabenraa Kommune stiller alle de i pkt. 1 anførte bygninger, anlæg og udendørsarealer (fremgår af vedlagte kortbilag), samt det i bygningerne værende inventar og løsøre til rådighed for institutionens formål fra den 1. januar 2017.

P-arealerne nord for Hjelmalle stilles til rådighed for DSI med mindre Aabenraa Kommune ønsker at disponere over dem til arrangementer og events.

3. Opgaver

DSI forpligter sig til

at udleje idrætshallerne, svømmehallen og øvrige lokaler samt udendørsanlæg, jf. pkt. 2 til

skoler, organisationer/foreninger m.fl.,

at åbne svømmehallen for offentlig svømning i et timetal på mindst samme niveau som

øvrige svømmehaller i kommunen,

at fastsætte takster og priser for benyttelsen af Arena Aabenraa og tilhørende udendørs-

anlæg med faciliteter,

at tildele timer i svømmehallen og idrætshallerne m.m. til klasser og hold fra kommunale

skoler og institutioner for børn og unge indenfor institutionernes/skolernes åbningstid.

Tilsvarende er gældende for alle børne- og ungeinstitutioner der han indgået driftsoverens-

komst med Aabenraa Kommune,

at stille omklædningsfaciliteter til rådighed for Aabenraa Kommunes skoler og institutioner

indenfor institutionernes/skolernes åbningstid efter nærmere aftale. Tilsvarende er

gældende for alle børne- og ungeinstitutioner der han indgået driftsoverenskomst med

Aabenraa Kommune,

at stille mødelokaler til rådighed i det omfang de er ledige for foreninger, klubber m.v. der

udøver sin virksomhed i henhold til folkeoplysningslovens regler,

at tildele timer i svømmehallen, hallerne, omklædningsfaciliteter m.v. i det omfang

de er ledige til foreninger, klubber m.v. der udøver virksomhed i h.t. folkeoplysningslovens

regler,

at varetage alle udlejerforpligtelser og -rettigheder overfor lejerne af lokaler i Arena

Aabenraa,

at drive cafeen inkl. køkkenet i overensstemmelse med gældende lovgivning, og

at være ansvarlig for markedsføring af Arena Aabenraa og Aabenraa stadion.

DSI kan udleje lokaliteter til professionel idræt, kulturelle aktiviteter, og andre aktiviteter, der drives på et erhvervsmæssigt grundlag i samme omfang som kommunen lovligt kan stille sådanne faciliteter til rådighed. Det samme gælder for udleje af faciliteter til messer, udstillinger, konferencer og erhvervsturisme med et kommercielt sigte.

Udleje til disse formål skal ske på markedslignende vilkår.

Åbningstiderne i DSI Arena Aabenraa drøftes med kommunen ved de årlige økonomifor-handlinger.

4. Bookingsystem

DSI benytter det fælles kommunale booking- og Foreningssystem som Aabenraa Kommune stiller til rådighed for booking af idrætsfaciliteter og øvrige lokaler med mindre andet aftales med Aabenraa Kommune.

4. Økonomi

Der afholdes årligt et økonomimøde mellem DSI Arena Aabenraa og Aabenraa Kommune med henblik på afklaring af de gensidige forventninger til drift og økonomi. På dette møde afklares også DSI forventninger til lønninger, priser og takster for det kommende år.

Lønniveauet i DSI skal som maksimum følge lønningerne på markedet generelt i forhold til sammenlignelige institutioner.

Aabenraa Kommune stiller årligt et budget til rådighed for DSI til varetagelsen af opgaver i henhold til nærværende aftale. Budgettets størrelse fastsættes årligt i henhold til retningslinjer som er fastsat af Aabenraa Byråd.

Derudover oppebærer den DSI alle indtægter fra udlejning, entréindtægter,

kontingenter, arrangementsbetalinger, overnatningsgebyrer, fortjeneste ved mad- og

kiosksalg i Cafeteriet, indtægter ved leje af reklamerettigheder i institutionen og eventuelle forpagtningsafgifter.

Et over driften eventuelt tilvejebragt overskud skal anvendes til udvikling af Arena Aabenraa i overensstemmelse med DSI’s formål.

Den selvejende institution skal senest inden udgangen af marts måned fremsende det forudgående års regnskab til Aabenraa Kommune, til brug for kommunens udøvelse af sin tilsynsforpligtelse med anvendelsen af kommunale tilskud.

Institutionen fremsender samtidig budgetforslaget for det kommende driftsår til Aabenraa Kommune.

Bogholderi og regnskabsførelse varetages af den selvejende institution. Institutionen kan vælge at følge kommunens autoriserede konteringsregler, jf. Økonomi- og Indenrigs-ministeriets budget- og regnskabssystem samt gældende regler, der retter sig mod drift af selvejende institutioner. Institutionen kan også vælge at indgå anden aftale med hensyn til eget bogholderi- og regnskabssystem.

4. Driftsomkostninger og vedligeholdelse

DSI forpligter sig til at afholde samtlige udgifter til drift af DSI Arena Aabenraa inkl. cafeteria, og Aabenraa stadion jfr. stk. 1.

Al indvendig vedligeholdelse, herunder reparation, renholdelse af bygningerne, og nødvendig fornyelse af inventar, løsøre m.v. påhviler DSI.

DSI forpligter sig til at holde alle faciliteter i god vedligeholdelsesmæssig stand, således at det lejede til enhver tid fremtræder i vel vedligeholdt stand.

Vedligeholdelsesforpligtelsen skal varetages, så bygninger, udendørsanlæg m.v. til enhver

tid fremstår indbydende, rengjort og imødekommende.

Inventar og andet løsøre, der er finansieret af kommunale driftsmidler, eller som er indkøbt

som erstatning for udgået inventar og løsøre, tilhører Aabenraa kommune og skal tilbageleveres til kommunen ved institutionens eller driftsaftalens ophør. Der udarbejdes en opdateret inventarliste ved driftsaftalens ikrafttrædelse, som danner grundlag for en evt. senere afleveringsforretning.

Aabenraa Kommune varetager den udvendige vedligeholdelse af alle bygninger (klima-skærmen og tekniske installationer jfr. vedlagte bilag), samt vedligeholdelse og renholdelse af udendørsanlæg jf. vedlagte kortoversigt og specifikation. DSI varetager renholdelse af de øvrige udendørsanlæg som er beliggende syd for Hjelmalle (f.eks. Aabenraa stadion, brandvejen m.m.), som vist på kortoversigten.

Der foretages en årlig bygningsgennemgang med deltagelse af repræsentanter for DSI og Aabenraa Kommune. DSI inviterer kommunens repræsentanter fra afdelingen som har med de ”kommunale ejendomme” at gøre.

4. Forsikringer

Aabenraa Kommune holder ejendommene bygnings- og brandforsikret.

Lejer er forpligtet til at tegne øvrige efter lejers opfattelse nødvendige forsikringer inkl. indbo, herunder eksempelvis løsøre- og aktivitetsforsikring m.v.

Forsikringerne skal løbende a’jourføres, herunder også i forbindelse med ombygninger og udvidelser.

8. Formue og låneoptagelse

Ved institutionens ophør skal anvendelsen af en eventuel formue godkendes af Aabenraa

Kommune og fondsmyndigheden.

Overskud, som er tilvejebragt via et eventuelt kommunale driftstilskud, betragtes ikke som formue, men som uforbrugte kommunale driftsmidler, der skal tilbageføres til kommunen ved driftsoverenskomstens ophør.

9. Ikrafttrædelse og opsigelse

Aftalen træder i kraft den 1. januar 2017

Aftalen kan af hver af parterne opsiges skriftligt med 12 måneders varsel til udgangen af førstkommende december måned.

Aftalen kan ændres uden overholdelse af opsigelsesvarsel ved enighed herom mellem parterne.

Aabenraa den / xxxxxxxxx

For Aabenraa Kommune For DSI Arena Aabenraa

_____________________________ _____________________________

_____________________________ _____________________________

BILAG:

Bilag 1 – Oversigt på bygninger, hvor Aabenraa Kommune har den udvendige

Vedligeholdelsesforpligtigelse med tilhørende specifikation

Bilag 2 - Kortoversigt på udendørsarealer, hvor Aabenraa Kommune har vedligeholdelse- og

Renholdelsesforpligtigelsen med tilhørende specifikation

Bemærkning: Bilag 1 og 2 udarbejdes efterfølgende

5