Vedtægt for den selvejende institution S/I Spillestedet Thy

Vedtægt for den selvejende institution S/I Spillestedet Thy

§1: INSTITUTIONENS NAVN, HJEMSTED, FORMÅL OG VÆRDIGRUNDLAG

Stk. 1. Den selvejende institutions navn er Spillestedet Thy, og den har hjemsted i Thisted Kommune.

Stk. 2. Spillestedet Thy er stiftet den 09. 02. 2016 af Thisted Rytmisk Musikforening. Stiftelseskapitalen ved oprettelsen udgør et løsøre bestående af et Yamaha lydanlæg med Shure mikrofoner til en værdi af 35.000 kr., som er indsat på en konto i Spillestedet Thys navn. Der er ikke tillagt stifter eller andre fordele i forbindelse med stiftelsen. Den selvejende institutions midler kan ikke gå tilbage til stifteren.

Stk. 3. Spillestedet Thys vision er, at det skal være grobund for et mangfoldigt, dynamisk og ambitiøst musikmiljø med egnens musikaktører som medskabere, som samler professionelle, talenter og amatører inden for den rytmiske og cross-over musik på tværs.

Stk. 4: Den selvejende institutions formål er:

• At drive et rytmisk spillested med tilhørende fysiske og tekniske faciliteter med kvalitative tilbud til både professionelle musikere og vækstlaget.

• At begejstre, bevæge og berige egnens befolkning med en alsidig præsentation af forskellige rytmiske og cross-over musiske former, udtryk, genrer, stilarter mm.

• At igangsætte tværgående og tværæstetiske samarbejder.

• At skabe inspirerende lærings- og udviklingsrammer, hvor børn, unge og talenter kan udforske og udfolde deres interesser samt opleve opbakning.

• At Plantagehuset under KulturRummet danner udgangspunkt for spillestedets aktiviteter i Thisted Kommune og Nordvestjylland.

§2: FINANSIERING OG FORMUE

Stk. 1. Spillestedet Thy finansieres blandt andet ved tilskud fra Statens Kunstfond og Thisted Kommune.

Stk. 2. Spillestedet Thy kan desuden varetage opgaver og indgå i samarbejder, der helt eller delvist finansieres ved egenindtægter eller ved tilskud fra anden side – herunder fonde og sponsorer m.v.

Stk. 3. Spillestedet Thys midler kan udelukkende anvendes til opfyldelse af Spillestedets Thys formål, og kan ikke anvendes af enkeltpersoner til private formål. Dog kan Spillestedet Thy i begrænset omfang anvende midler i samarbejde med nordvestjyske samarbejdspartenere til opfyldelse af institutionens formål.

Stk. 4. Overskuddet ved Spillestedet Thys drift skal anvendes i overensstemmelse med institutionens vision og formål. Stk. 5. Anbringelse af likvide midler kan ikke ske på konti m.v., som andre end institutionen råder over.

§3: ORGANISERING

Stk. 1. Den selvejende institution er organiseret ved en overordnet bestyrelse, som bliver udpeget af et repræsentantskab på det årlige repræsentantskabsmøde.

§4: REPRÆSENTANTSKABETS SAMMENSÆTNING

Stk. 1. Enhver forening, institution, organisation, fond eller lignende med lokalt tilknytning, og hvis formål er helt eller delvist sammenfaldende med Spillestedet Thys, kan optages i repræsentantskabet.

Det samme gælder for andre foreninger mv. med et musikalsk eller musikalsk-kulturelt formål samt for organisationer, der repræsenterer vækstlaget – fx ungdommen.

Stk. 2. Ansøgning om medlemskab af Spillestedet Thys repræsentantskab skal være bestyrelsen i hænde senest seks uger før det ordinære repræsentantskabsmøde.

Stk. 3. Ved møder i repræsentantskabet kan hver medlemsorganisation lade sig repræsentere af én, to eller tre personer.

Stk. 4. Organisationer, der er optaget, har pligt til at lade sig repræsentere på repræsentantskabets møder. Ved udeblivelse af 2 på hinanden følgende repræsentantskabsmøder, udtræder en organisation af repræsentantskabet. Organisationen kan senere søge om genoptagelse jf. vedtægtens § 4, stk. 2.

Stk. 5. Hver medlemsorganisation i Spillestedet Thys repræsentantskab råder over to stemmer. En medlemsorganisation har to stemmer, uanset om de er repræsenteret ved én, to eller tre personer.

Stk. 6. Der kan ikke stemmes pr. fuldmagt. Der kan dog stemmes pr. brev eller e-mail ved varslet afstemning.

§5: REPRÆSENTANTSKABETS OPGAVER

Stk. 1. Repræsentantskabets opgaver er at udpege og optage medlemmer af repræsentantskabet, at vælge medlemmer til bestyrelsen, at drøfte generelle forhold af betydning for Spillestedet Thy og at modtage orientering om Spillestedet Thys virke. Desuden kan repræsentantskabet behandle forslag til ændringer af vedtægten samt en eventuel nedlæggelse af institutionen.

Stk. 2. Ordinært repræsentantskabsmøde holdes én gang om året.

Forslag til dagsorden skal være bestyrelsen i hænde senest seks uger før mødet.

Dagsorden samt årsrapport (regnskab m.v.) udsendes skriftligt senest fire uger før mødet. Dagordenen skal som minimum indeholde følgende punkter:

1. Valg af dirigent og referent.

2. Bestyrelsens årsberetning.

3. Indkomne forslag.

4. Udpegning og optagelse af medlemmer af repræsentantskabet.

5. Valg af bestyrelse.

6. Fastsættelse af dato for næste repræsentantskabsmøde.

7. Eventuelt.

Stk. 3. Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt, når to tredjedele af medlemsorganisationerne er repræsenteret på mødet.

Beslutninger træffes ved simpelt flertal.

Stk. 4. Ethvert medlem har tale- og stemmeret ved repræsentantskabsmødet.

Stk. 5. Bestyrelsen kan beslutte, at ikke-medlemmer af repræsentantskabet kan overvære repræsentantskabsmødet med eller uden taleret, dog altid uden stemmeret.

Stk. 6. Spillestedet Xxxx daglige leder deltager uden stemmeret i repræsentantskabets møder.

Stk. 7. Ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal afholdes, når enten formanden eller et flertal i bestyrelsen ønsker dette, eller når mindst tre af medlemsorganisationerne fremsætter ønske herom.

Mødet skal indkaldes skriftligt og med dagsorden senest 14 dage efter at bestyrelsen har modtaget begæringen og afholdes 4-8 uger efter udsendelsen af indkaldelsen.

§6: BESTYRELSENS SAMMENSÆTNING

Stk. 1. Den selvejende institution ledes af en bestyrelse bestående af 4-10 personer, der vælges for to år ad gangen af og blandt repræsentantskabets medlemmer, dog højst én person fra hver medlemsorganisation, og dog således at halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne i anden bestyrelsesperiode vælges for 1 år for at sikre løbende udskiftning af bestyrelsen.

Det tilstræbes, at der til enhver tid sidder et ulige antal medlemmer i bestyrelsen, og at der til enhver tid er en bred sammensat bestyrelse, der tilsammen repræsenterer musikfaglig, ledelsesmæssig, markedsføringsmæssig, regnskabsmæssig og juridisk indsigt. Bestyrelsen kan derfor selv yderligere supplere sig med op til 2 medlemmer til sikring og styrkelse af den samlede bestyrelses kompetencer, så bestyrelsen kan bestå af højst 12 personer.

Stk. 2. I lige kalenderår vælger repræsentantskabet 2-5 medlemmer til bestyrelsen. I ulige kalenderår vælger repræsentantskabet ligeledes 2-5 medlemmer til bestyrelsen. De 2 supplerende medlemmer udpeges for en 2-årige periode og kan efter en 2-årig periode uden for bestyrelsen genudpeges af bestyrelsen for en ny 2-årig periode.

Den siddende bestyrelse fungerer indtil ny bestyrelse er udpeget.

Stk. 3. Bestyrelsen konstituerer sig på første møde, efter den er valgt, med formand og to næstformænd.

Stk. 4. Den daglige leder deltager uden stemmeret i bestyrelsens møder, dog ikke i punkter vedrørende sig selv. Stk. 5. Bestyrelsen kan nedsætte et forretningsudvalg bestående af formanden og de to næstformænd.

Stk. 6. Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc-udvalg.

Stk. 7. Valgte bestyrelsesmedlemmer kan modtage ubegrænset genvalg.

Stk. 8. Udtræder et medlem af bestyrelsen før udløbet af udpegningsperioden, udpeger repræsentantskabet et nyt medlem for den resterende periode. Det afgående medlem forsætter, indtil ny udpegning har fundet sted.

Stk. 9. En repræsentant fra Thisted Kommune deltager i bestyrelsens møder med stemmeret.

§ 6a – SÆRLIGE FORHOLD OMKRING DEN FØRSTE BESTYRELSE

Stk. 1. Spillestedet Thys første bestyrelse sammensættes undtagelsesvis på en måde, som afviger fra den normale måde beskrevet i § 6 stk. 1-3, som dermed ikke er gældende for den første bestyrelse. Disse afløses af § 6a stk. 2-7.

Stk. 2. Spillestedet Thy ledes af en bestyrelse på 13 medlemmer, som udpeges på følgende måde:

• Jazz i Thy udpeger 1 medlem

• Thisted Musikteater udpeger 1 medlem

• Thisted Rytmisk Musikforening (Rytmus) udpeger 1 medlem

• Thy Folkemusik udpeger 1 medlem

• Thy Rock udpeger 1 medlem

• Sydthy Teater- og Musikselskab udpeger 1 medlem

• Thy Music Collective (TMC) udpeger 1 medlem

• Ungdomsrådet i Thy (URT) udpeger 1 medlem

• Thisted Kommunes Ungeråd (TKU) udpeger 1 medlem

• Thisted Musikskole udpeger 1 medlem

• Thy Alive udpeger 1 medlem

• Plantagehusets administration udpeger 1 medlem

• KulturRummets sekretariat udpeger 1 medlem

• Kulturtjeneste Thy udpeger 1 medlem

Stk. 3. Den første bestyrelse konstituerer sig med en formand og næstformænd på førstkommende møde.

Stk. 4. Spillestedet Thys første bestyrelse udpeges for en funktionsperiode fra stiftelsen med fratrædelse senest den

31. december 2016.

Stk. 5. Spillestedets Thys første bestyrelse har mulighed for at ansætte en midlertidig daglig leder, ligeledes indtil senest den 31. december 2016. Såfremt der er ansat en leder, deltager denne som sekretær uden stemmeret – dog ikke i punkter, som vedrører dennes eller den efterfølgende leders ansættelse.

Stk. 6

Den første bestyrelse skal arbejde for virkeliggørelsen af Spillestedet Thy, og indkalde til det første repræsentantskabsmøde jf. vedtægtens § 4 og sikre oprettelsen af repræsentantskabet.

Stk. 7

Denne vedtægts § 6 stk. 4-9 er gældende også for den første bestyrelse.

§7: BESTYRELSENS OPGAVER

Stk. 1. Bestyrelsen har det overordnede ansvar for Spillestedet Thys samlede virksomhed i forhold til lovgivningen og i forhold til indgåede aftaler med Statens Kunstfond eller andre. Bestyrelsen skal tage stilling til, om institutionens drift er forsvarlig, og om kapitalberedskabet til enhver tid er forsvarligt i forhold til institutionens drift. Bestyrelsen skal sikre, at bogføringen overholder den til enhver tid gældende lovgivning, og at formueforvaltningen er i

forskriftsmæssig stand.

Stk. 2. Der indkaldes til bestyrelsesmøde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, dog minimum 4 gange årligt, eller når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer eller næstformændene begærer det. Møderne skal indkaldes skriftligt og med dagsorden senest 10 dage inden mødet.

Stk. 3. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Hvert bestyrelsesmedlem har én stemme. Beslutninger træffes med simpelt stemmeflerhed, medmindre andet er bestemt i nærværende vedtægter. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Stk. 4. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og tilrettelægger selv de interne arbejds- og kompetenceforhold i henhold til forretningsordenen.

Stk. 5. Bestyrelsen har ansvaret for bevarelse af institutionens aktiver og for, at nettoformuen anvendes i overensstemmelse med institutionens formål.

§8: DRIFT OG DAGLIG LEDELSE

Stk. 1. Bestyrelsen kan ansætte en daglig leder. I perioder, hvor der ikke er ansat en daglig leder, påhviler den daglige leders opgaver bestyrelsen.

Stk. 2. Bestyrelsen ansætter og afskediger den daglige leder.

Stk. 3. Den daglige ledelse, herunder administration og varetagelse af Spillestedet Thys anliggender, forestås af en daglig leder eller bestyrelsen. Den daglige leders løn- og ansættelsesvilkår fastsættes af bestyrelsen. Lederen er over for bestyrelsen ansvarlig for, at institutionen drives i overensstemmelse med institutionens formålsbestemmelse, tilskudsgrundlag, budget- og bevillingsmæssige rammer og gældende regler.

Stk. 4. Medmindre bestyrelsen træffer anden bestemmelse, henhører alle administrative spørgsmål, herunder ansættelse af personale og rekruttering af frivillige mm., under den daglige leder.

Stk. 5. Lederen orienterer løbende bestyrelsen om institutionens udvikling og økonomiske drift og sørger for, at institutionens bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde.

Stk. 6. Den daglige leder, formanden eller en af bestyrelsen valgt repræsentant er ordførende for Spillestedet Thy og repræsenterer Spillestedet Thy i organisatoriske og musikpolitiske sammenhænge.

Stk. 7. Lederen skal sikre, at der udarbejdes budgetforslag, forslag til regnskab og årsberetning efter gældende retningslinjer fastsat af de offentlige tilskudsydere til bestyrelsen, jf. vedtægtens § 12.

§9: TEGNING OG FULDMAGT

Stk. 1. Spillestedet Thy tegnes af bestyrelsens formand i forening med daglig leder eller næstformændene i forening med den daglige leder.

Bestyrelsen kan give den daglige leder fuldmagt til at afholde alle løbende udgifter og at indgå de forpligtende aftaler, som vedrører institutionens løbende drift og aktiviteter.

Stk. 2. Bestyrelsen kan meddele specialfuldmagter.

§10: EKSTRAORDINÆRE DISPOSITIONER

Stk. 1. Beslutninger om ekstraordinære dispositioner træffes af bestyrelsen med 3/4 flertal. Ved ekstraordinære dispositioner forstås bl.a. køb, salg og pantsætning af fast ejendom, indgåelse og ophævelse af lejekontrakter, optagelse af lån, forpligtelser ved kaution eller anden økonomisk garanti eller dispositioner, som vil bringe institutionens eksistens i fare.

Stk. 2. Beslutninger om ekstraordinære dispositioner skal godkendes af Thisted Kommune.

§11: HÆFTELSE

Stk. 1. For institutionens finansielle forpligtelser hæfter alene institutionens formue.

§12: REGNSKAB OG REVISION

Stk. 1. Spillestedet Thys regnskab følger kalenderåret. Spillestedet Thys første regnskabsår løber fra stiftelsen til udgangen af 2016.

Stk. 2. Det af bestyrelsen godkendte årsbudget med tilhørende budgetkommentar efter gældende retningslinjer fremsendes til Thisted Kommune til godkendelse senest 2 måneder før regnskabsårets begyndelse.

Spillestedet Thys reviderede regnskab og årsberetning for det foregående år fremlægges efter gældende retningslinjer for bestyrelsen inden den 1. april hvert år.

Det af bestyrelsen godkendte og underskrevne regnskab og årsberetning med tilhørende revisionsprotokollat fremsendes til Thisted Kommune til godkendelse senest den 1. maj hvert år.

Stk. 3. Bestyrelsen påser, at der føres regnskab efter gældende regler.

Stk. 4. Regnskabet, der skal udarbejdes og revideres i overensstemmelse med god regnskabsskik mm., skal revideres af en af bestyrelsen valgt registreret eller statsautoriseret revisor.

§13: ÆNDRINGER AF VEDTÆGTEN

Stk. 1. Ændringer af nærværende vedtægt træffes af repræsentantskabet med 3/4 flertal på 2 på hinanden følgende repræsentantskabsmøder afholdt med mindst 14 dages og højst 1 måneds mellemrum.

Stk. 2. Vedtægtsændringer skal godkendes af Thisted Kommune.

§14: SAMMENLÆGNING OG OPLØSNING

Stk. 1. Beslutning om sammenlægning og opløsning træffes af repræsentantskabet med 3/4 flertal på 2 på hinanden følgende repræsentantskabsmøder afholdt med mindst 14 dages og højst 1 måneds mellemrum.

Stk. 2. Beslutninger om sammenlægning og opløsning skal godkendes af Thisted Kommune.

Stk. 3. Opløses institutionen, skal den siddende bestyrelse fungere, indtil den økonomiske opgørelse af aktiver og passiver er gennemført eller overgivet til behandling i skifteretten eller ved likvidation.

Stk. 4. Overskydende midler anvendes efter beslutning af Thisted Kommune til formål, der ligger indenfor Spillestedet Thys vision og formål. Bestyrelsen kan fremsende forslag til anvendelsen.

Vedtægten ændret af repræsentantskabet på møderne den 29.4 og 27.5 2019