For udbud med forhandling af kontrakt
PRÆKVALIFIKATIONSBETINGELSER
For udbud med forhandling af kontrakt
om udførelse af drift af dr. Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx samt ramme- aftaler om hjemmepleje
Indholdsfortegnelse
2
1.1. Genstanden for udbuddet 2
7
3. Tidsplan for prækvalifikationsfasen
8
9
4.1.2 Økonomisk og finansiel formåen 9
4.1.3. Teknisk og faglig formåen 9
4.1.5. Udnyttelse af andre enheders kapacitet 10
4.2. Udelukkelse og dokumentation for pålidelighed 11
5. Udvælgelse af de bedst egnede ansøgere
12
6. Spørgsmål til udbudsmaterialet under prækvalifikationen
13
7. Ansøgningsfrist og formkrav
14
8. Behandling og besvarelse af de indkomne ansøgninger
14
9. Dokumentation for oplysninger afgivet i forbindelse med prækvalifikation
14
15
15
Side 1 af 15
Prækvalifikationsbetingelser
1. Generelt om udbuddet
Dette udbud vedrører kontrakt om drift af Dr. Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx samt to eller tre rammeaftaler om hjemmepleje for Frederiksberg Kommune.
Kontrakten og rammeaftalerne udbydes i form af delaftaler:
• Delaftale 1:Kontrakt om drift af Dronning Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx
• Delaftale 2:To eller tre parallelle rammeaftaler om hjemmepleje (praktisk hjælp og person- lig pleje) med en rehabiliterende tilgang.
De to delaftaler udbydes som et samlet udbud, om end processerne for de to delaftaler ikke er gensidigt afhængige.
Både driftskontrakten og rammeaftalerne har en varighed på 6 år, og forventes indgået 1. novem- ber 2024 og løbe frem til d. 31. oktober 2030. Der er mulighed for at kommunen kan forlænge kontrakten og rammeaftalerne i op til 36 måneder på uændrede vilkår.
Udbuddet vedrørende delaftale 1, omfatter den samlede drift af Dronning Anne-Xxxxx Xxxxxxx.
Dronning Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx er et plejecenter med i alt ca. 98 boliger. Plejecentret består af ca. 70 almindelige plejeboliger samt den særlige plejeafdeling Græsplænen. Boligerne er opført efter lov om almene boliger.
Græsplænen er en særlig plejeafdeling, der består af 28 handicapvenlige boliger. Den særlige plejeafdeling ligger i en separat bygning/hus. Målgruppen er primært yngre borgere under 65 år, der har lette til moderate kognitive funktionsnedsættelser og lette til moderate hjerneskader og fysiske handicaps i form af sklerose, cerebral parese eller erhvervet hjerneskade. Ud over person- lig pleje og praktisk hjælp modtager flere af borgerne også understøttende socialpædagogiske aktiviteter. Kontrakten omfatter også drift af aktivitetscentret med 40 pladser.
Kontrakten omfatter fuld drift af plejecentret, inklusiv alle opgaver relateret til centrets beboere, herunder
• personlig pleje og praktisk hjælp
Side 2 af 15
• sygepleje
• træning
• understøttende socialpædagogiske aktiviteter til Græsplænens beboere
• bespisning af beboerne og daghjemsgæster
• drift af plejecentrets daghjem
• bygningsservice, herunder indvendig vedligeholdelse
• virksomhedsoverdragelse af op til 119 medarbejdere
Kommunen forventer, at den årlige kontraktsum for Dr. Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx udgør ca. 57 mio. kr. eks. moms i 2023-priser. Heraf anslås, at plejecentret udgør 38 mio. kr., aktivitetscentret 7 mio. kr. og Græsplænen 12 mio. kr. I 2023 forventes DAMC at få tildelt yderligere budget fra puljer i stør- relsesorden 2 mio. kr., der forventes også at blive udmøntet puljer de kommende år, men dette beløb vil variere fra år til år. Puljerne samt øvrige mindre udviklingstiltag indgår ikke af oven- nævnte kontraktsum. Leverandørens vederlag i aftaleperioden for kontrakten vil blive fastsat på baggrund af de af leverandøren tilbudte priser.
Udbuddet vedrørende delaftale 2 omfatter to eller tre parallelle rammeaftaler om hjemmepleje (praktisk hjælp og personlig pleje) med rehabiliterende tilgang.
Udbuddet omhandler SEL samt enkelte delegerede sundhedsydelser iht. SUL.
Volumen
Antallet af borgere pr. rammeaftale afgøres af borgernes frie valg af hjemmehjælpleverandør. Dette valg foretages før opstart af aftalen og i løbet af aftaleperioden, og der kan derfor ikke i forbindelse med udbudsprocessen oplyses noget om antallet af borgere pr. rammeaftale.
I en gennemsnitlig måned, er der i dag ca. 2.500 borgere i Frederiksberg Kommune visiteret til at modtage personlig pleje og praktisk hjælp. Pt. varetages opgaven af to eksterne leverandører sam- men med en kommunal leverandør. Ca. 1.500 borgere har i dag valgt den kommunale hjemme- pleje, og ca. 1.000 borgere har valgt en privat leverandør. Det bemærkes, at borgerne kan vælge flere leverandører, eksempelvis én leverandør til praktisk støtte og én leverandør til personlig pleje.
Kommunens forventede forbrug til hjemmepleje afhænger af en række forhold, der kan være van- skelige at forudsige. Kommunen anslår, at det årlige forbrug på hele hjemmeplejeopgaven udgør
mellem cirka 170 og 210 mio. kr. eks moms i 2023- priser. Ved anvendelse af alle optioner om for- længelse på aftalen (samlet 9 år) svarer det til et anslået samlet forbrug på 1.809 mio. kr. i 2023- priser.
Ovenstående volumen kan blive større som følge af leverandørens priser, udvikling i prisniveau i hele aftaleperioden samt fremadrettet øget antal borgere med støtte/plejebehov, der har mulig- hed for at blive i eget hjem. Ved anvendelse af alle optioner om forlængelse på aftalen (samlet 9 år) svarer det til en maksimal værdi på 2.633,7 xxx.xx. eks. moms.
Det understreges, at ovenstående udgør hele den anslåede aftalevolumen, som fordeles efter bor- gers frie valg mellem de 3-4 leverandører af hjemmepleje medregnet den kommunale leverandør.
Det forventede forbrug pr. år er alene udtryk for kommunens skøn som ikke er bindende i aftale- perioden. Leverandørens vederlag i aftaleperioden for de enkelte aftaler vil afhænge af antallet af borgere, der visiteres til ydelserne, borgers valg af leverandør samt af leverandøren tilbudte priser. Kommunen er ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde i aftaleperioden.
Den enkelte leverandørs andel af den samlede opgave – og hermed vederlag i aftaleperioden for de enkelte rammeaftaler vil afhænge af antallet af borgere, der visiteres til ydelserne, til hvilke ydelser de visiteres, borgers frie valg af leverandør samt af leverandørens tilbudte priser.
Tildeling af opgaver på rammeaftalen
På rammeaftalen tildeles de enkelte hjemmeplejeopgaver efter borgerens frie valg. Alle borgere vil skriftligt blive orienteret om, at der er nye leverandører af hjemmepleje, og at de skal vælge le- verandør. Såfremt borgeren ikke vælger en leverandør efter skriftligt at være rykket for svar, og der ikke er indgået aftale med dennes tidligere leverandør/eller at borgeren har valgt kommunen, vil borgeren få tildelt én af de to eller tre private leverandører af hjemmepleje, med hvilken Frede- riksberg Kommune har indgået en aftale. I et scenarium med to eksterne leverandører vil den leve- randør, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, få tildelt 60 % af de nævnte bor- gere, og den leverandør, der har afgivet det næstmest økonomisk fordelagtige tilbud, få tildelt de resterende 40 % af de nævnte borgere. I et scenarium med tre eksterne leverandører vil den leve- randør, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, få tildelt 50 % af de nævnte bor- gere, og den leverandør, der har afgivet det næstmest økonomisk fordelagtige tilbud, få tildelt de resterende 30 % af de nævnte borgere, og den leverandør, der har afgivet det af de tre mindst økonomisk fordelagtige tilbud, få tildelt de resterende 20 % af de nævnte borgere.
Borgere, der udskrives fra hospital eller er i en lignende særlig situation og visiteres til hjemmeple- jeydelser i Frederiksberg Kommune, får tilsvarende tilbud om at vælge en leverandør. Såfremt
disse borgere ikke anvender denne mulighed for at vælge leverandør, vil borgerne blive fordelt li- geligt mellem leverandører af hjemmepleje i Frederiksberg Kommune, herunder den kommunale hjemmepleje.
Borgere, der ikke vælger en leverandør til at varetage hjemmepleje om natten, vil blive fordelt li- geligt mellem leverandører af hjemmepleje i Frederiksberg Kommune, med hvilke der er indgået aftale om, at de leverer hjemmepleje om natten, herunder den kommunale hjemmepleje.
Antal leverandører på delaftale 2, hjemmepleje
Ordregiver ønsker at afsøge muligheden for at indgå aftale med hhv. to og tre eksterne hjemme- plejeleverandører. Tilbudsgiver skal derfor afgive sideordnet tilbud på to aftalescenarier:
1. Et scenarie, hvor kommunen indgår aftale med to eksterne leverandører sideordnet den kommunale leverandør
2. Et scenarie, hvor kommunen indgår aftale med tre eksterne leverandører sideordnet den kommunale leverandør
Beslutning om antal leverandører på aftalen meddeles samtidigt med tildeling af aftalen. Rammeaftalerne rummer tillige mulighed for at tilbyde nattedækning som defineret i Bilag 1 –
kravspecifikation, og til de i Bilag C2 – Tilbudsliste for delaftale 2, tilbudte priser.
De to/tre private leverandører bliver leverandører på lige fod med hinanden og med den kommu- nale hjemmepleje – og disse tre/fire leverandører bliver de eneste leverandører af hjemmepleje i Frederiksberg Kommune.
Der er i udbuddet gennemført tiltag for at sikre bæredygtighed herunder krav til opgaveudførelsen og anvendelse af et evalueringskriterum, der omhandler bæredygtighed.
Udbuddet gennemføres i henhold til afsnit III om indkøb af sociale og andre specifikke tjeneste-
ydelser (også benævnt light regimet) i lov nr. 1564 af 15. december 2015, ”Udbudsloven”.
Udbudsprocessen gennemføres som udbud med forhandling, hvilket betyder, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om deltagelse, men alene egnede ansøgere, der udvælges og opfordres til at byde herpå, har ret til at afgive tilbud på hhv. kontrakt og rammeaftaler og indgå i eventuel forhandling med kommunen herom.
Udbuddet består af to faser:
1) prækvalifikationsfasen, hvor interesserede aktører ansøger om at blive udvalgt til at del- tage i konkurrencen om kontrakt og rammeaftaler, og
2) tilbuds- og eventuel forhandlingsfase, hvor forhandling gennemføres i en eller flere runder på baggrund af tilbud udarbejdet og afgivet af de udvalgte ansøgere.
I dette udbud forbeholder Frederiksberg Kommune sig dog retten til at foretage tildeling på grund- lag af det indledende tilbud for en eller begge delaftaler. Det betyder, at kommunen efter gen- nemgang og evaluering af de indledende tilbud kan beslutte, at der ikke foretages forhandling af tilbuddene alligevel.
Udbudsformen er primært valgt for at imødekomme følgende hensyn:
• at sikre, at modtagne tilbud er uden formelle fejl og mangler samt så vidt muligt uden forbe- hold
• at eliminere risikoen for misforståelser af henholdsvis udbudsmateriale og tilbud, og at sikre, at tilbuddene er optimeret i forhold til kommunens behov
• at kommunen kan opnå indsigt i, om tilbudsgiverne måtte anse, at udbudsmaterialet inde- holder hindringer for et optimalt samarbejde som grundlag for velovervejet beslutning om eventuelle ændringer og præciseringer heraf
• at kommunen kan opnå kendskab til, hvordan tilbudsgiverne konkret vil kunne opfylde kom- munes behov som grundlag for en endelig fastlæggelse af kravspecifikationen og det øvrige udbudsmateriale.
I udbudsbetingelsernes afsnit 5 er angivet de af kommunen forventede temaer for forhandlingerne. Forhandlingerne vil dog efter omstændighederne kunne omfatte yderligere forhold på såvel kom- munens som tilbudsgivers initiativ.
For tilbuds- og forhandlingsfasen gælder udbudsbetingelserne, der nærmere beskriver processen for afgivelse af tilbud og gennemførelse af forhandlinger, krav til det indledende tilbud og hvordan kommunen vil evaluere tilbuddene og i sidste ende udpege det økonomisk mest fordelagtige til- bud på delaftale 1 og de økonomisk mest fordelagtige tilbud på delaftale 2
Begge faser af udbuddet gennemføres via udbudssystemet Ethics.
2. Udbudsmaterialet
Frederiksberg Kommune forventer at stille det fulde udbudsmateriale til rådighed ved offentliggø- relse, hvorfor alle interesserede økonomiske aktører forventeligt vil kunne gøre sig bekendt med, hvordan den samlede udbudsprocedure forventes at forløbe, samt få kendskab til såvel de fast- satte krav til den udbudte ydelse som kontrakt- og aftalegrundlaget
Frederiksberg Kommune forventer, at interesserede økonomiske aktører gennemgår det samlede materiale, men under prækvalifikationen primært fokuserer på den del af materialet, der vedrører denne fase.
Det samlede udbudsmateriale består af følgende:
I. Dokumenter, der primært eller udelukkende vedrører prækvalifikationsfasen
1. Disse prækvalifikationsbetingelser
2. Ansøgningsblanket
3. Skabelon for støtteerklæring for økonomisk og finansiel formåen
4. Skabelon for støtteerklæring for teknisk og faglig formåen
5. Skabelon for konsortieerklæring
6. Tro- og love erklæring om udelukkelsesgrunde
7. Tro- og love erklæring vedr. EU-forordning 2022/576 af 8. april, om sanktioner mod Rus- land
II. Dokumenter, der primært eller udelukkende vedrører tilbuds- og forhandlingsfasen
1. Udbudsbetingelser
2. Tilbudsblanket
3. Udkast til kontrakt om drift af Dr. Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx med følgende bilag:
• Bilag A1 – Kravspecifikation for drift af dr. Xxxx-Xxxxx Xxxxxxx med tilhørende un- derbilag*
• Bilag A2 – Tilbudsliste for delaftale 1
• Bilag A3 - Tilbudsgivers kvalitative løsningsbesvarelse
• Bilag A4 - Personalelister over virksomhedsoverdragne medarbejdere samt oplysnin- ger om lokalaftaler
• Bilag A5 – Databehandleraftale
4. Udkast til rammeaftale om hjemmepleje med følgende bilag:
• Bilag C1 – Kravspecifikation for hjemmepleje med tilhørende underbilag*
• Bilag C2 – Tilbudsliste for delaftale 2
• Bilag C3 - Tilbudsgivers kvalitative løsningsbesvarelse
• Bilag C4 – Databehandleraftale
5. Skabelon for underleverandørerklæring
*alle underbilag til kravspecifikationen findes i vedlagte Samlede Bilagsoversigt
Der kan i løbet af begge faser af udbudsproceduren ske ændringer i og præciseringer af udbudsma- terialet, herunder som følge af ansøgernes spørgsmål til materialet og gennemførelsen af forhand- lingen om tilbuddene, jf. afsnit 6 nedenfor og nærmere beskrivelse i udbudsbetingelsernes afsnit 10.
Kommunen vil oplyse om ændringer og præciseringer samt give adgang til eventuelle øvrige sup- plerende oplysninger via Ethics. Ansøger er selv ansvarlig for at holde sig opdateret, sådan at ansøg- ning og eventuelt efterfølgende tilbud afgives på det korrekte grundlag.
3. Tidsplan for prækvalifikationsfasen
Prækvalifikationsfasen forventes gennemført efter følgende tidsplan:
Afsendelse af udbudsbekendtgørelse | 31. oktober 2023 |
Ansøgers frist for at stille spørgsmål under prækvalifikationen | 20. november 2023, kl. 12:00 |
Kommunens frist for besvarelse af spørgsmål under prækvalifika- tionen | 24. november 2023 |
Ansøgers frist for indgivelse af ansøgning | 1. december 2023, kl. 12:00 |
Gennemgang af ansøgninger og udvælgelse af bedst egnede ansø- gere | Uge 49-50/2023 |
Underretning om udvælgelsesbeslutning, herunder opfordring til de udvalgte ansøgere om at udarbejde og afgive indledende tilbud | ca. 12. december 2023 |
Tilbuds- og forhandlingsfase, inkl. evaluering, tildeling og standstill | Uge 51 2023 – uge 18 2024 |
Besigtigelses- og informationsmøde for tilbudsgivere | 18. december 2023 |
Aftalestart | 01. november 2024 |
En tidsplan for tilbuds- og forhandlingsfasen fremgår af udbudsbetingelserne. Begge tidsplaner kan være genstand for ændring.
4. Udelukkelse og egnethed
I ansøgningsblanketten skal ansøger i relation til personlige forhold, udfylde følgende oplysninger:
• Oplysninger om den økonomiske aktør
• Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
• Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet
• Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på
• Oplysninger vedr. straffedomme
• Oplysninger vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger
• Oplysninger vedr. grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet.
4.1.2 Økonomisk og finansiel formåen
I ansøgningsblanketten skal ansøger i, relation til økonomisk og finansiel formåen, udfylde følgende nøgletal for de seneste 3 afsluttede regnskabsår:
• Nettoomsætning inden for opgaveområderne for de delaftaler, der ansøges om i kr. ekskl. moms,
• Likviditetsgrad
• Egenkapital i kr.
• Soliditetsgrad
4.1.3. Teknisk og faglig formåen
Til brug for udvælgelse af egnede ansøgere på baggrund af teknisk og faglig formåen, skal ansøger levere oplysninger i skabelonen i ansøgningsblanketten, under de delaftaler, der ansøges om:
• Liste over de op til fem sammenlignelige kontrakter/aftaler inden for hhv. drift af plejecentre samt hjemmepleje, ansøger har udført inden for de seneste 3 år, med angivelse af en karak- teristik af kontrakten/aftalen indeholdende beskrivelse af:
o Start- og sluttidspunkt
o Navn og kontaktperson hos kunden, som vil kunne bekræfte kontrakt- og aftalefor- holdets eksistens og nærmere indhold
o Opgavens indhold, herunder beskrivelse af elementer, der gør referencen sammen- lignelig.
o Kontrakten/aftalens volumen (antal pladser for delaftale 1 og antal borgere på del- aftale 2)
o Årlig omsætning på kontrakten/aftalen ekskl. moms
Videre skal ansøger fremsende kopi af tilsynsrapporter for perioden 1. juli 2021 – 30. juni 2023, som ansøger har modtaget i forbindelse med Styrelsen for Patientsikkerheds tilsyn. Såfremt der ikke er gennemført tilsyn i perioden, bedes dette oplyst i ansøgningsblanketten
Når grupper af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger, deltager i udbuds- proceduren sammen, skal skabelon for konsortieerklæring udfyldes.
Det skal angives hvilken virksomhed, kommunen med bindende virkning for den/de øvrige virksom- heder kan føre afklarende drøftelser med, samt dokumenteres, at samtlige deltagere accepterer at hæfte solidarisk over for kommunen for aftalens gennemførelse. Udbudsmaterialets skabelon for konsortieerklæring bedes her anvendt.
Vurderingen i forhold til udelukkelse, jf. afsnit 4.2 vil ske for hver enkelt konsortiedeltager for sig, men med virkning for det samlede konsortium. Vurderingen i forhold til egnethed, jf. afsnit 4.3, vil ske samlet for konsortiet.
4.1.5. Udnyttelse af andre enheders kapacitet
Baserer ansøger sin ansøgning på en eller flere andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen, skal Skabelon for støtteerklæring for økonomisk og finansiel formåen og/eller Skabelon for støtteerklæring for teknisk og faglig formåen udfyldes.
Ansøger skal endvidere dokumentere, at denne eller disse andre enheder accepterer at hæfte soli- darisk med ansøger for aftalens gennemførelse. Udbudsmaterialets skabelon for støtteerklæring for økonomisk og finansiel formåen bedes her anvendt.
Endvidere skal ansøger for hver enhed godtgøre, at ansøger fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af aftalen ved at fremlægge dokumentation for enhedens tilsagn om at stille ressourcerne til rådighed i aftaleperioden. Udbudsmaterialets skabelon for støtteerklæ- ring for teknisk og faglig formåen bedes her anvendt.
Skal kommunen udelukke en støttende enhed fra at deltage i udbudsproceduren, jf. afsnit 4.2, vil kommunen fastsætte en frist for ansøger til at udskifte enheden.
4.2. Udelukkelse og dokumentation for pålidelighed
Kommunen vil udelukke ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af en eller flere af de udelukkelsesgrunde, der fremgår af erklæring på tro og love om udelukkelses- grunde.
Reglerne i dette afsnit gælder tilsvarende for andre økonomiske enheder, som ansøger vil basere sin opfyldelse af krav til økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen på, jf. afsnit 4.1.1. – 4.1.5.
Ordregiver vil endvidere udelukke tilbudsgiver, såfremt tilbudsgiveren har den nævnte tilknytning til russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland.
Kommunens vurdering af ansøgers egnethed til at varetage den udbudte kontrakt/rammeaftale sker på baggrund af oplysningerne i ansøgningsblanketten.
Ansøgere til delaftale 1 anses for egnede, såfremt følgende minimumskrav alle er opfyldt:
• Det er et minimumskrav, at ansøger har haft en gennemsnitlig årlig nettoomsætning inden for plejecenterdrift på minimum 65 mio. kr. de seneste 3 afsluttede regnskabsår.
• Det er et minimumskrav, at ansøger kan leve op til minimum 2 ud af 3 følgende betingelser:
o ansøger har haft en soliditetsgrad (helt tal) på mindst 30 % i gennemsnit i de seneste 3 afsluttede regnskabsår, hvor soliditetsgraden udregnes som egenkapitalen divide- ret med de samlede aktiver ganget med 100,
o ansøger har haft en likviditetsgrad (helt tal) på mindst 100 % i gennemsnit i de sene- ste 3 afsluttede regnskabsår, hvor likviditetsgraden udregnes som de samlede
omsætningsaktiver divideret med den samlede kortfristede gæld ganget med 100, eller
o ansøger har en egenkapital i seneste afsluttede regnskabsår på min. 75 mio. kr.
• Det er et minimumskrav, at der i ansøgers seneste disponible årsregnskab ikke er taget for- behold for fremtidig drift i en eventuel revisorpåtegning
• Det er et minimumskrav, at ansøgers referencer omfatter drift af mindst 2 plejecentre, og at mindst det ene plejecenter har mere end 40 beboere.
Ansøgere til delaftale 2 anses for egnede, såfremt følgende minimumskrav alle er opfyldt:
• Det er et minimumskrav, at ansøger kan leve op til minimum 2 ud af 3 følgende betingelser:
o ansøger har haft en gennemsnitlig årlig nettoomsætning inden for hjemmepleje på minimum 15 mio. kr. de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Ansøgere, der har eksiste- ret i kortere tid, skal have en gennemsnitlig årlig omsætning tilsvarende ovennævnte i den periode, ansøger har eksisteret.
o ansøger har haft en positiv egenkapital de seneste 3 år afsluttede regnskabsår, eller for ansøger, der har eksisteret kortere tid, en positiv egenkapital i den periode, an- søger har eksisteret.
o ansøger har haft en likviditetsgrad (helt tal) på mindst 90 % i gennemsnit i de seneste 3 afsluttede regnskabsår.
• Det er et minimumskrav, at der i ansøgers seneste disponible årsregnskab ikke er taget for- behold for fremtidig drift i en eventuel revisorpåtegning.
• Det er et minimumskrav, at ansøger har erfaring fra minimum 2 sammenlignelige ramme- aftaler
5. Udvælgelse af de bedst egnede ansøgere
På baggrund af ansøgernes oplysninger vil Frederiksberg Kommune udvælge (prækvalificere) de 3 ansøgere for delaftale 1, og 5-6 ansøgere for delaftale 2, der vurderes bedst egnede til at varetage den udbudte kontrakt/rammeaftale, og til at afgive tilbud.
Alene ansøgere, der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, og som opfylder de fastsatte mini- mumskrav til egnethed, jf. afsnit 4.2 og 4.3 ovenfor, indgår i udvælgelsen.
Er antallet af disse ansøgere højst 3 for delaftale 1 og 5-6 ansøgere for delaftale 2, vil de alle blive prækvalificeret. Kommunen forbeholder sig dog ret til at annullere udbuddet, såfremt det vurderes, at antallet af prækvalificerede er for lavt til at sikre tilstrækkelig konkurrence om kontrakten og rammeaftalen.
Er antallet af ansøgere større end 3 for delaftale 1 og større end 5-6 ansøgere for delaftale 2, vil kommunen prækvalificere de 3 for delaftale 1 og de 5-6 for delaftale der vurderes bedst egnede.
Udvælgelsen af de bedst egnede ansøgere indenfor hver delaftale vil ske efter en samlet vurdering af alle kriterierne nedenunder. Kriterierne er opstillet i prioriteret rækkefølge hvorfor nr. 1 vægter højest og så fremdeles i den samlede vurdering indenfor hver delaftale.
1. Ansøgers referencer
Der foretages en samlet vurdering af de af ansøger oplyste erfaringer fra tilsvarende eller lignende kontrakter/rammeaftaler. I jo højere grad referencen svarer til den udbudte op- gave i volumen og indhold, desto mere positivt vil kommunen bedømme referencen. Igang- værende drift vægter mere positivt end afsluttet opgaver.
2. Ansøgers tilsynsrapporter
Der foretages en samlet vurdering af de vedlagte tilsynsrapporter, hvor tilsynsrapporter uden alvorlige anmærkninger i forhold til patientsikkerheden vurderes mest positivt.
3. Ansøgers økonomi
Der foretages en samlet vurdering af ansøgers økonomi, hvor høj økonomisk soliditetsgrad, vægtes positivt.
6. Spørgsmål til udbudsmaterialet under prækvalifikationen
Såfremt ansøger opfatter elementer i udbudsmaterialet som uklare eller uhensigtsmæssige, kan an- søger skriftligt stille spørgsmål via Ethics. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i Ethics i ano- nymiseret form.
Spørgsmål modtaget inden 20. november 2023, kl. 12.00 vil blive besvaret. Spørgsmål, der modta- ges efter denne tidsfrists udløb, besvares, såfremt kommunen har mulighed for at besvare disse senest 6 dage inden ansøgningsfristen.
Ansøger opfordres til at stille sine skriftlige spørgsmål så tidligt som muligt.
Kommunen forventer, at spørgsmål i prækvalifikationsfasen så vidt mulig angår forhold, der vedrø- rer prækvalifikationen, herunder spørgsmål til materialet af betydning for, om den økonomiske ak- tør ønsker at ansøge om prækvalifikation eller ej.
Spørgsmål til udbudsmaterialet under prækvalifikation vil ikke influere på kommunens evaluering i forbindelse med udvælgelse eller tildeling.
7. Ansøgningsfrist og formkrav
Ansøgning om prækvalifikation skal være kommunen i hænde inden fredag den 1. december 2023, kl. 12.00.
Ansøgning inkl. alle bilag skal indgives elektronisk via Ethics.
Ordregiver forbeholder sig ret til at anvende de muligheder for at supplere, præcisere eller fuld- stændiggøre en ansøgning, der fremgår af udbudsloven § 159, stk. 5.
Ansøger bedes benytte udbudsmaterialets ansøgningsblanket ved indgivelsen af sin ansøgning. I ansøgningsblanketten er opsummeret, hvilke dokumenter ansøgningen forventes at indeholde og kan derfor fungere som en huskeliste til ansøger.
Det er ansøgers ansvar og risiko, at ansøgningen indeholder de fornødne oplysninger og dokumen- ter.
Ansøger opfordres til ikke at vedlægge yderligere dokumenter, end hvad der efterspørges.
8. Behandling og besvarelse af de indkomne ansøgninger
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgningerne eller kommunens sagsbehand- ling i relation til disse.
Ansøgere, der ikke er blevet udvalgt, vil i underretningen modtage besked om, hvilke ansøgere, der er blevet prækvalificeret, og en kort begrundelse for, hvorfor ansøgerens egen ansøgning ikke er blevet imødekommet.
9. Dokumentation for oplysninger afgivet i forbindelse med prækvalifikation
Kommunen vil kræve dokumentation for de oplysninger afgivet i forbindelse med dette udbud.
I dette udbud forventer kommunen, at tilbudsgiver skal indlevere dokumentation i forbindelse med afgivelse af indledende tilbud jf. afsnit 14 i udbudsbetingelserne. Kommunen forbeholder sig dog at indhente dokumentation fra ansøger/tilbudsgiver på et tidligere tidspunkt, hvis omstændighederne betinger dette.
Kravene til dokumentationen fremgår af udbudsbetingelserne.
10. Offentlighed
Ansøgerne gøres opmærksom på, at materiale, der indgives til en offentlig myndighed, herunder ansøgning om prækvalifikation med bilag i en udbudsprocedure, er omfattet af aktindsigt efter of- fentlighedsloven, hvorfor alle og enhver som udgangspunkt har ret til at gøre sig bekendt med ind- holdet heri. Offentlighedsloven giver kun i begrænset omfang mulighed for at undtage forretnings- hemmeligheder og lignende fra aktindsigt og alene i tilfælde, hvor der er en nærliggende risiko for betydeligt tab for ansøgeren, hvis de pågældende oplysninger udleveres.
Kommunen vil så vidt muligt forinden besvarelse af eventuelle aktindsigtsbegæringer i materiale fra ansøger indhente en udtalelse fra denne til brug for sin vurdering af, om oplysninger kan udelades ved aktindsigtsbesvarelsen. Udtalelsen er alene vejledende for kommunen, der er forpligtet til at træffe sin afgørelse på grundlag af lovgivningen og praksis fastlagt af bl.a. Folketingets Ombuds- mand og Klagenævnet for Udbud.
Ansøgerne opfordres til ikke at indgive oplysninger, som er kritiske for ansøgers virksomhed, til kom- munen, medmindre oplysningerne har reel betydning for kommunens bedømmelse af ansøgningen.
11. Øvrige vilkår
Der ydes ikke honorar for indgivelse af ansøgning om prækvalifikation eller for udarbejdelse af ma- teriale til brug herfor. Ansøgningen med tilhørende bilag betragtes som kommunens ejendom og vil ikke blive returneret.