Politik om udbud og indkøb.
Sindshvile, den 23. november 2022
Politik om udbud og indkøb.
1. Organiseringen af NSPV
Nordsjællands Park og Vej I/S (herefter benævnt ”NSPV”) er et tværkommunalt fællesskab mellem Fredensborg Kommune og Helsingør Kommune, der er oprettet i henhold til Kommunestyrelseslo- vens § 60 med virkning fra 1. januar 2014. I sin egenskab af §60-selskab er NSPV underlagt samme lovgivning som ejer-kommunerne, herunder kommunestyrelsesloven, forvaltningsloven, offentlig- hedsloven samt udbudsloven og tilbudsloven. Nærværende politik om udbud og indkøb er godkendt af bestyrelsen for NSPV, med seneste rettelser d. 23. november 2022.
NSPV reguleres af en samarbejdsaftale mellem de to kommuner. Af samarbejdsaftalens bilag 1A fremgår, hvilke opgaver der er overdraget til NSPV Opgaver der jf. samarbejdsaftalen, er overdraget til NSPV, er overdraget til fuld og hel varetagelse, hvilket medfører, at det er NSPV, der afgør, om en opgave løses af egen driftsorganisation, eller om opgaven løse af eksterne leverandører.
Opgavevaretagelse og samarbejdsformer
Opgaverne jf. samarbejdsaftalens bilag 1 A, udføres som udgangspunkt af NSPV inden for eksiste- rende kapacitet. Der kan dog være specialopgaver, som NSPV ikke er konkurrencedygtig på, eksem- pelvis på grund af behov for særligt og dyrt materiel eller på grund af store spidsbelastninger, som medfører større kapacitetsbelastninger flere gange om året.
Det kan også være opgaver, som kræver særlige kompetencer, som NSPV ikke besidder, eller hvor det med det pågældende volumen ikke kan betale sig at besidde kompetencen.
Derudover kan der strategisk være områder, som NSPV ønsker at konkurrenceudsætte med henblik på benchmarking og professionalisering af driften. I sådanne tilfælde foretager NSPV et udbud af opgaven til eksterne parter og styrer eller fører tilsyn med udførelsen efterfølgende.
Hos NSPV er konceptet for anlægsarbejder, at NSPV på egnede arbejder varetager opgaven som hovedentreprenør med egne ressourcer, mens de resterende arbejder opdeles i mindre fagentre- priser, som løses af eksterne leverandører. Dette giver mindre entreprenører mulighed for at byde på kommunale arbejder, ligesom samarbejdet med de private entreprenører bidrager til at styrke professionaliteten i NSPV
Alle private entreprenører som samarbejder med NSPV, skal overholde samtlige forpligtigelser i den til en hver tid gældende Arbejdsklausul, jf. herved bilag 1.
2. Udbuds- og Indkøbspolitik
Udgangspunktet er, at NSPV ved større udbud, typisk et EU-udbud, køber udbudskompetencer i en af de deltagende kommuner frem for anvendelse af eksterne konsulenter. Hvor det er muligt be- nytter NSPV SKI-aftaler, som giver adgang til indkøb via Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S uden at foretage egen tilbudsindhentning og særskilt annoncering.
NSPV´s behov for indkøb kan opdeles i følgende kategorier:
• Vare- og tjenesteydelser omfatter bl.a.: It-ydelser, rådgivningsydelser, konsulentydel- ser, vintertjeneste, værkstedsydelser, køb af grus/sten og andre byggematerialer o.l.
• Bygge og anlægsopgaver omfatter bl.a.: Håndværks- og entreprenørydelser til udfø- relse af bygge- og anlægsopgaver.
Opdelingen i kategorier er nødvendigt, fordi Udbuds- og tilbudsloven har fastlagt forskellige tær- skelværdier for henholdsvis indkøb af vare og tjenesteydelser og for indkøb af bygge- og anlægsar- bejder. Tærskelværdierne er bestemmende for, hvordan indkøbet skal foretages, jf. skemaet ne- denfor.
Vare og tjenesteydelser: Udbudsformer og tærskelværdier (2020/2021) | ||
Over DKK 1,595 mio. | • EU-Udbud iht. regler i Ud- budsloven • Annonceres i en udbudsbe- kendtgørelse i EU-Tidende (TED) | Støtte fra udbudskonsulenter indhentes. Udbydes elektronisk på kom- munernes udbudsportal |
• SKI • Indkøbsfællesskaber, f.eks. Indkøbsfællesskab Nordsjæl- land | Hvor det giver mening, at til- slutte sig en rammeaftaler med et stort indkøbsvolumen. | |
DKK 500.000 DKK 1,595 mio. | • Gennemfører en markedsaf- dækning og på grundlag af denne indhentes ét tilbud. • Indhenter 2-3 tilbud. • Annoncerer på NSPV´s hjem- meside eller på xxxxx.xx | Støtte fra udbudskonsulenter indhentes, hvor det giver me- ning. |
DKK 300.000 –DKK 500.000 | • Indhenter 2-3 tilbud. | Der skal være overensstem- melse mellem de ressourcer, der anvendes på tilbudsgivning og opgavebeskrivelse, og den potentielle besparelse. |
Der et ikke et krav om, at ydel- ser i denne kategori skal annon- ceres. | ||
Under DKK 300.000 | • Der kan indhentes 2-3 til- bud. | Indkøb skal ske i overensstem- melse med de forvaltningsret- lige principper om saglighed i forvaltningen. Der et ikke et krav om, at ydel- ser i denne kategori skal annon- ceres. |
Bygge og Anlægsopgaver: Udbudsformer og tærskelværdier (2020/2021) | ||
Over DKK 39,8 mio. | • EU-Udbud | Ikke relevant |
DKK 3 mio. - DKK 39,8 mio. | • Licitation iht. Lov om ind- hentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren. • Gennemføres som en of- fentlig licitation eller en be- grænset licitation med præ- kvalifikation Der annoncerer på NSPV´s hjemmeside og evt. kommunernes hjemme- sider samt på xxxxx.xx | Udbudskonsulenter fra kommu- nerne og/eller private rådgivere anvendes altid. |
DKK 300.000 –DKK 3 mio. | • Der indhentes 2-4 tilbud ud fra leverandørlisterne i Com- dia*, • Hvis ydelsen tidligere har været i udbud, inviteres den billigste fra forrige udbudsrunde som en af flere bydende | * Comdia omtales nærmere ne- denfor under generelle regler. Der indbydes én tilbudsgiver fra områder uden for lokalområ- det, medmindre kun bestemte virksomheder har praktisk mu- lighed for at udføre arbejdet. |
Under 300.000 | • Der kan indhentes 2-3 til- bud. | Indkøb skal ske i overensstem- melse med de forvaltningsret- lige principper om saglighed i forvaltningen. Der et ikke et krav om, at ydel- ser i denne kategori skal annon- ceres. |
Generelle regler
• For løbende kontrakter beregnes værdien af kontrakten over 48 måneder, jf. Udbudslovens
§ 38 og § 95.
• Når der gives meddelelse til tilbudsgiverne, om hvem der har vundet opgaven offentliggøres ligeledes den samlede budsum og eventuelle forbehold, jf. Tilbudslovens § 7
• Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at NSPV, jf. Forvaltningsloven og Offentlighedsloven, kan være forpligtet til at offentliggøre hele eller dele af tilbuddet i forbindelse med aktindsigtsa- ger.
• NSPV gennemfører relevante udbud i Comdia, der er et elektroniske system til gennemfø- relse af konkurrencer på bygge- og anlægsopgaver baseret på leverandørlister.
• Interesserede virksomheder, der ønsker at levere ydelser til NSPV, kan komme på en leve- randørliste, såfremt de opfylder fastsatte krav. Alle virksomheder som er tilmeldt leveran- dørlisten, har aktivt accepteret den gældende arbejdsklausul.
Valg af leverandører
Hensynet bag udbudsreglerne er, at offentlige myndigheder skal udøve saglig forvaltning, hvilket blandt andet indebærer krav om ligebehandling, proportionalitet og en forsvarlig økonomisk for- valtning. NSPV bestræber sig derfor på at sprede sine indkøb. Samtidig tilstræber NSPV, at såvel kendte som nye leverandører i og uden for lokalområdet opfordres til at afgive tilbud på relevante opgaver.
På bygge- anlægsopgaver op til DKK 3 mio. og tjenesteydelser op til DKK 1.595 mio. Anvendes un- derhåndsbud i Comdia, hvor tilbudsgiverne udvælges til at afgive tilbud ud fra følgende regler:
• Én leverandør udvælges af NSPV på baggrund af en faglig vurdering
• Den eller de øvrige tilbudsgivere udvælges tilfældigt af Comdia blandt de lokale og ikke lo- kale leverandører, der er optaget på leverandørlisten (random –princip)
De inviterede vælges ud fra en faglig vurdering og et rotationsprincip, således at alle på listen så vidt muligt bliver inviteret på skift. Der indbydes, så tilbudsgiverne afgiver tilbud på lige vilkår.
Markedsafdækning
En markedsafdækning gennemføres på grundlag af en kort projektbeskrivelse, der giver leveran- dørerne markedet et billede af, hvad projektet går ud på. I projektbeskrivelsen kan fremhæves særligt interessante dele som f.eks. bæredygtighed og kontraktens værdi.
Dermed har potentielle leverandører fået de samme information om det aktuelle indkøbsbehov. På denne baggrund kan NSPV beslutte at indhente 2-3 tilbud.
Markedsdialog
Der hvor det giver mening, indkalder udbudskonsulenten eller NSPV til en markedsdialog med del- tagelse af 2 -5 leverandører på marked. Dette er relevant i de tilfælde, hvor der hersker usikkerhed om, dels hvad markedet kan tilbyde af produkter og løsninger, dels om markedet har mulighed for at leve op til nogle specifikke mindstekrav.