Udbud
Udbud
Fast vagt-ordning Kerteminde Rådhus (Udbudsbetingelser)
Kerteminde Kommune
Erhvervs- og Arbejdsmarkedsafdelingen 2017
Indhold
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet 2
2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet 4
2.7 Åbning af de indkomne tilbud 4
2.8 Vedståelsesfrist for tilbud 5
2.9 Meddelelses om vinder af tilbuddet 5
2.10 Aftaleindgåelse og ikrafttrædelse 5
2.13 Tilbudsgivers forbehold og alternative tilbud 5
1. Indledning
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet
Udbuddet vedrører fast vagt-ordning på Kerteminde Rådhus
Ved fast vagt-ordning forstås for nærværende udbud:
• Udføre vagttjeneste på Kerteminde Rådhus i Borgerservices åbningstid
• Vagten skal reagere på overfaldsalarmer for hele Kerteminde Rådhus
• Rundering i områderne på rådhuset og matriklen rundt om rådhuset
• Vagttjeneste til møder og samtaler (i Borgerservice åbningstid), hvor kommunens ansatte på Ker- teminde Rådhus på forhånd kan have mistanke om, at borgeren kan optræde vredt og evt. volde- ligt
1.2 Udbudsansvarlig
Kerteminde Kommune, Erhvervs- og Arbejdsmarkedsafdelingen er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførsel af udbuddet
Kerteminde Kommune
Erhvervs- og Arbejdsmarkedsafdelingen Kerteminde Rådhus
Xxxx Xxxxxxxxxx 0
5300 Kerteminde
AC-Konsulent Xxxxx Xxxxxxxxxx er kontaktperson for processen i forbindelse med gennemførelsen af ud- buddet.
1.3 Udbudsmaterialet
Nærværende Udbudsbetingelser – herunder inkluderet bilag:
Bilag 1:Kravspecifikation Bilag 2:Kontrakt-skabelon
Bilag 3:Tilbudsgivers forbehold Bilag 4: Aktindsigt
Bilag 5:Tro og love-erklæring Bilag 6:Udvælgelseskriterier Bilag 7:Tildelingskriterier
Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver via Kerteminde Kommunes hjemmeside har downloadet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt.
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxx
Ved uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet offentliggjort på hjemmesiden og tilbudsgivers materia- le, har udbudsmaterialet offentliggjort på hjemmesiden forrang.
1.4 Udbuddets omfang
Udbuddet indgås som en rammeaftale.
Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed for perioden 01.01.2018 til 31.12.2021. Herudover er der option på 2 x 12 måneders forlængelse.
I bilag 1: ’Kravspecifikation’, fremgår en række krav for kontrakten samt det estimerede ugentlige behov for fast vagt-tjeneste på Kerteminde Rådhus.
Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsma- terialets bilag 2: ’Kontrakt-skabelon’.
1.5 Kontraktindgåelse
I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af rammeaftalen indgås den i Bilag 2 vedlagte kontrakt-skabelon. Kontrakten regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbuds- materiale.
Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af ordregiver i tilfælde af kontraktindgå- else og sendes til underskrift hos kontraktvinder af udbuddet.
2.1. Udbudsform
Det aktuelle udbud sker i henhold til Udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015).
Udbuddet er omfattet af Udbudslovens afsnit vedr. regionale/kommunale myndigheders og offentlige or- ganers mv. vareindkøb og tjenesteydelser under tærskelværdierne og uden grænseoverskridende interesse
– jf. køb af vagttjenester ligger indenfor Light-regimet i Udbudsloven (CPV kode 79713000).
Udbuddet er dermed kun omfattet af de forvaltningsretlige principper om saglighed i forvaltningen, herun- der forbuddet mod varetagelse af private hensyn, ligebehandlingsprincippet, kravet om forsvarlig økono- misk forvaltning og proportionalitetsprincippet.
Kerteminde Kommune, Erhvervs- og Arbejdsmarkedsafdelingen har dermed forpligtigelse til at sikre sig, at de(n) tilbudsgiver, som bliver tildelt kontrakt, også kan levere på den bedste og billigste måde.
Kerteminde Kommune, Erhvervs- og Arbejdsmarkedsafdelingen har valgt følgende fremgangsmåde som sikring af, at udbuddet sker på markedsmæssige vilkår:
• Udbuddet foregår som offentligt udbud, idet dette vil bidrage til at sikre, at Kerteminde Kommune,
Erhvervsafdelingen vælger det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. nedenstående afsnit ’ Vægtning af tildelingskriterierne’.
• Annoncering af udbuddet på: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxx xxxxx://xxx.xxxxx.xx/
2.2. Formkrav
Tilbudsmaterialet skal fremsendes i pdf-format på mail , jf. nedenstående afsnit ’Tilbudsfrist’ for uddybning.
Det er vigtigt, at alle punkter i tilbudslisten besvares, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse oplysninger.
De vedlagte bilag i tilbudslisten skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet.
2.3. Sprog
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal foregå på dansk.
2.4 Ejendomsret
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Kerteminde Kommune, Erhvervs- og Arbejdsmar- kedsafdelingens ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal fremsendes digitalt til følgende e-mailadresse: xxx@xxxxxxxxxx.xx med emnet: ”Spørgsmål – Udbud fast vagt-ordning Kerteminde Rådhus”
Spørgsmål skal være fremsendt til ovenstående mailadresse senest: d. 13.10.2017.
Spørgsmål der fremsendes efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt udbyder har mulig- hed for at besvare dem senest 5 dage inden tilbudsfristens udløb.
Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Kerteminde Kommunes hjem- meside på adressen: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxx
Det er tilbudsgivers eget ansvar løbende at holde sig opdateret med de spørgsmål og svar, som bliver of- fentliggjort.
2.6 Tilbudsfrist
Tilbuddet skal affattes på dansk og mailes direkte til:
Xxxxx Xxxxxxxxxx, konsulent Erhvervs- og Arbejdsmarkedsafdelingen Mail: xxx@xxxxxxxxxx.xx
Senest: d. 31.10.2017 kl. 13.00
I emnefeltet skal anføres: ”Tilbud på fast vagt-ordning Kerteminde Rådhus”
Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
2.7 Åbning af de indkomne tilbud
Tilbuddene vil blive åbnet samlet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb d. 31.10.2017. Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen.
2.8 Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbuddet skal være gældende i 4 mdr. fra tilbudsfristens udløb, uanset om rammeaftale tildeles andre end tilbudsgiver.
2.9 Meddelelses om vinder af tilbuddet
Efter behandling af de indkomne tilbud, vil meddelelse om evt. tildeling af opgaven blive tilsendt pr. mail til alle tilbudsgivere d. 15.11.2017.
2.10 Aftaleindgåelse og ikrafttrædelse
Kerteminde Kommune, Erhvervsafdelingen ønsker at indgå aftale med tilbudsgiver senest d. 30.11.2017 efter stand still-periode. Ikrafttrædelse af aftalen, forstået som opstart af fast vagt-ordningen skal ske d. 01.01.2018.
2.11 Konsortier
Ved sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets Bilag 6: ’Udvælgelseskriterier’ udfyldes for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes.
Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud under konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver.
2.12 Ordregivers forbehold
Det anførte behov, jf. kravspecifikation, er skønnet og udregnet på baggrund af tidligere fast vagt-ordning på Kerteminde Rådhus. Det forventede timetal er således alene et estimat, som ikke er bindende for ordre- giver.
Kerteminde Kommune forbeholder sig ret til at forkaste alle tilbud efter endt vurdering. Kerteminde Kom- mune forbeholder sig adgang til med saglig begrundelse, at aflyse udbuddet helt eller delvist.
2.13 Tilbudsgivers forbehold og alternative tilbud
Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold i forhold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav, jf. bilag 3: ’Tilbudsgivers forbehold’.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit ’2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet’, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmate- rialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold økonomisk ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet.
Tilbudsgiver bør derfor overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet vil blive afvist. Faglige forbehold, såsom branchens standart-
forbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Der kan ikke afgives alternative bud
3. Udvælgelseskriterier
Udvælgelseskriterierne er de kriterier, som ligger til grund for Kerteminde Kommunes vurdering af, om den enkelte tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven.
Bilagene under tilbudslisten udgør grundlaget for denne vurdering, og skal være vedlagt tilbuddet, jf. Bilag 6: ’Udvælgelseskriterier’. Såfremt den krævede dokumentation ikke er vedlagt tilbuddet, kan tilbuddet ikke tages med i betragtning.
4. Tildelingskriterier
Tildelingskriterierne er de kriterier, som ligger til grundlag for Kerteminde Kommunes vurdering af pris og kvalitet i de enkelte tilbud. Rammeaftale vil blive tilbudt den tilbudsgiver, der afgiver det for Kerteminde Kommunes økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Bilagene under Bilag 7: ’Tildelingskriterier’ udgør grundlaget for vurderingen af tildelingskriterierne i for- hold til pris og kvalitet i opgaveløsningen.
Tilbuddet skal som minimum opfylde kravsspecifikationen. I modsat fald, vil tilbuddet ikke kunne indgå i den endelige vurdering af tilbud.
4.1 Vægtning af underkriterier
Følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen:
Underkriterier | Vægtning i procent |
Pris Summen af tilbudte nettopriser ekskl. Moms, men inkl. alle øvrige omkostninger og afgifter | 75 % vægtning |
Service/kvalitet • referenceliste • Uddannelse og erfaring | 25 % vægtning |
4.2 Evalueringsmodel
Kerteminde Kommune vil som evalueringsmodel på de indkomne tilbud benytte pointgivning. Dette vil sikre gennemsigtig og ligebehandling af tilbudsgiverne, samt at Kerteminde Kommune identificerer det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
5. Forventet tidsplan
Plan | Dato |
Annoncering af udbud • Kommunens hjemmeside • Udsendelse af mail til mulige leverandører • Annoncering på Xxxxx.xx | 15.09.2017 |
Sidste frist for modtagelse af spørgsmål | 13.10.2017 |
Sidste frist for modtagelse af tilbud | 31.10.2017 |
Beslutning om vinder af udbuddet – herunder eventuel politisk behandling | 31.10.2017 - 15.11.2017 |
Underretning til vinder af udbuddet og de øvrige tilbudsgivere | 15.11.2017 |
Offentliggørelse på kommunens hjemmeside | 15.11.2017 |
Stand still-periode på 15 dage ift. indgivelse af klage over tildelingsprocessen | 15.11.2017 - 30.11.2017 |
Aftalens indgåelse | 30.11.2017 |
Aftalens ikrafttræden | 01.01.2018 |
6. Bilagsliste
Bilagsnummer | Navn og indhold i bilag |
Bilag 1 | Kravspecifikation |
Bilag 2 | Kontrakt-skabelon |
Bilag 3 | Tilbudsgivers forbehold |
Bilag 4 | Aktindsigt |
Bilag 5 | Tro og love-erklæring |
Bilag 6 | Udvælgelseskriterier |
Bilag 7 | Tildelingskriterier |
7. Tilbudsliste
Ved tilbudsgivning skal tilbudslisten følges. Således skal alle punkterne i tilbudslisten besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelserne, samt at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet.
Tilbudsliste | |
Bilag som skal besvares og medsendes tilbud- det | Bilag 3: Tilbudsgivers forbehold |
Bilag 4: Aktindsigt | |
Bilag 5: Tro og love-erklæring | |
Bilag 6: Udvælgelseskriterier | |
Bilag 7: Tildelingskriterier | |