Tilbudsbetingelse
Tilbudsbetingelse
Vareindkøb
På levering af
Offentligt tilgængelige ladestandere til Sydjysk Kommuneindkøb
Indholdsfortegnelse
Konsortier og underleverandører 4
Bilag til aftalen
Udbudsbilag A – Bedømmelsesskema 9
Udbudsbilag B – Kortbilag til Pakke 1 9
Udbudsbilag C – Kortbilag til Pakke 2 9
Udbudsbilag D – Kortbilag til Pakke 3 9
Udbudsbilag E – Kortbilag til Pakke 4 9
Udbudsbilag F – Kortbilag til Pakke 5 9
Udbudsbilag G – Kortbilag til Pakke 6 9
Udbudsbilag H – Kortbilag til Pakke 7 9
Udbudsbilag I – Kortbilag til Pakke 8 9
Udbudsbilag J – Kortbilag til Pakke 9 9
Udbudsbilag K – Kortbilag til Pakke 10 9
Udbudsbilag L – Oversigtskort over hele Vejen Kommune 9
Udbudsbilag M – Oversigtskort over placeringer i Vejen 9
Udbudsbilag N – Oversigtskort over placeringer i Brørup 9
Udbudsbilag O – Oversigtskort over placeringer i Holsted 9
Udbudsbilag P – Oversigtskort over placeringer i Rødding 9
Indledning
Tilbudsbetingelser der vedrører levering af Ladestandere til Vejen kommunes offentligt tilgængelige parkeringspladser gennemføres som en tilbudsindhentning. Indhentning af tilbud gennemføres i henhold til afsnit 5 i udbudsloven lov nr. 1564 af 15. december 2015. Se mere i 2.1 udbudsform.
Udbuddet består af:
• Tilbudsbetingelser med bilag
• Udkast til aftale
Aftale med de vindende Tilbudsgivere skal indgås på baggrund af udkastet til aftale.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af det samlede udbudsmaterialet efter offentliggørelse heraf. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet på udbudsportalen Comdia.
Opgavens omfang
Vejen Kommune tilbyder som en første etape, udvalgte offentlige arealer fordelt i hele Kommunen til opsætning af ladestandere for en eller flere ladestanderoperatører. Vejen Kommune har på nuværende tidspunkt ikke mulighed for at medfinansiere opsætning af ladestandere, hvormed denne annoncering udelukkende omfatter muligheden for udlån af offentlige parkeringspladser under nedenfor anførte kriterier.
Vejen Kommune har et ønske om at få hele Kommunen dækket bedst muligt, og med bedst mulig diversitet af operatører. Derfor har Kommunen fordelt lokaliteterne i pakker, der giver en god fordeling i Kommunen, samt en fordeling mellem meget attraktive lokaliteter og mindre attraktive lokaliteter.
Vejen Kommune tager forbehold for at der kan være enkelte lokationer hvor der allerede er opsat ladestandere uden Vejen Kommunes kendskab til det.
Den specifikke lokalitet tilbydes på ’udlån’ i en tiårs periode. Vejen kommune vil som udgangspunkt kun tildele hver lokalitet til én operatør.
Udbudsform
Tilbudsgiverne afgiver indledningsvist og i henhold til fristen i tidsplanen indledende tilbud på de(n) delaftale(r), de ønsker tildelt. Såfremt Vejen Kommune vurderer, at der kan tildeles på baggrund af de indledende tilbud, foretager Vejen Kommune evaluering og tildeling, jf. afsnit 4.
Vurderer Kommunen ikke, at der kan foretages tildeling på baggrund af indledende tilbud, gennemføres en individuel forhandling med hver tilbudsgiver på grundlag af pågældendes indledende tilbud. Forhandling kan vise sig nødvendig for en eller flere af delaftalerne. Som udgangspunkt gennemføres forhandling ved et fysisk møde mellem den enkelte tilbudsgiver og Vejen Kommune. Forventede tidspunkter for forhandling fremgår af tidsplanen nedenfor. Forud for mødet sender Vejen Kommune de enkelte tilbudsgivere en dagsorden med
Kommunens forventning til emner, der skal være genstand for konkret drøftelse på forhandlingsmødet.
Såfremt Vejen Kommune vurderer, at der er behov for afgivelse af revideret tilbud, får de udvalgte tilbudsgivere en fornyet frist til at afgive revideret tilbud. I det omfang runden med forhandlinger giver anledning hertil, foretager VK en tilretning af udbudsmaterialet og uploader det reviderede materiale i Comdia.
Vejen Kommune forbeholder sig ret til at gennemføre flere forhandlingsrunder, hvis dette vurderes nødvendigt.
Vejen Kommune forventer, at forhandlingerne primært vil vedrøre følgende forhold:
• Eventuelle uklarheder og/eller forbehold i tilbuddet
• Det tilbudte
• Tilbudsgivernes eventuelle forslag til ændring af udbudsmaterialet
o Herunder evt. tilretninger af pakker.
En tilbudsgiver
Aftaleperiode
Den udbudte aftale har en løbetid på 10 år. For yderligere oplysninger om aftaleperioden henvises til § 3 – aftaleperiode i kontrakten.
Tidsplan
Nedenstående tidsplan er den forventede tidsplan. Udbyder gør opmærksom på, at der i udbudsprocessen kan opstå situationer, som gør, at tidsplanen ændres.
Tilbudsindhentning fremsendes | 15-07-2022 |
Spørgefrist | 18-08-2022 |
Tilbudsfrist | 29-08-2022 |
Forventet tildeling. (såfremt der tildeles på baggrund af indledende bud) | Uge 36 |
Evt. 1. forhandlingsrunde | Uge 36/37 |
Konsortier og underleverandører
Xxxxxxx forbeholder sig ret til at anmode Tilbudsgiver om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere tilbud medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgivers tilbud herunder, at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Udbyder sig ret til at afvise sådanne Tilbudsgivere.
Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken Tilbudsgiver udbyder kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige Tilbudsgiver(e).
Endvidere skal Tilbudsgiver (konsortium) være opmærksomme på i forbindelse med aftaleindgåelse fremlægge konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et
konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
Tildelingskriterium
Kriterier for tildeling af lokaliteter | Vægtning |
Samlet indbudt ”pakke” af ønskede lokaliteter: Her vurderes på hvor mange af de definerede pakker der samlet set bydes ind på. Herunder vurderes også tidsperspektivet på udrulning | [30] % |
Prisstruktur og tilgængelighed: Herunder vurderes mulighederne for roaming, abonnementsstruktur, prisstruktur, driftsstabilitet etc. Tilbuddet skal angive den samlede pris for at lade 20 kWh over to timer for ikke abonnenter pr. 1. juni 2022 (inkl. evt. opstartsgebyr, blockfee og kWh-afregning mv.). Max point gives for laveste samlede pris. | [30] % |
Ladestandere: Herunder vurderes antallet af lade udtag og lade hastighed på de specifikke lokaliteter Herunder vurderes ligeledes udsende og designet på de indbudte ladestandere. | [30] % |
Leveringstid: Herunder vurderes tilbudsgivers tidsplan for opsætning og driftsstart for de tilbudte lokationer. Se i øvrigt kontraktens § 11.2. | [10] % |
Bedømmelsesskemaet udfyldes. Den samlede beskrivelse bedes maksimalt fylde 15 A4- sider, inkl. eventuelle bilag (hvor 1 A4-side indeholder ca. 2.400 tegn med mellemrum). Tilbudsgiver kan ikke forvente, at Vejen Kommune lægger vægt på mere end de første 15 A4-sider, inkl. eventuelle bilag mv.
En tilbudsgiver kan afgive tilbud på alle delaftaler. Ved bud på flere delaftaler skal der skal ske en prioritering af delaftalerne i bedømmelsesskemaet. Der skal afgives separate bud på hver delaftale.
Pakker – der kan max vindes 3 pakker pr. tilbudsgiver, såfremt der ikke er nok tilbudsgivere til at fordele alle pakker, vil det maksimale antal hæves.
Såfremt en tilbudsgiver i pointtildelingen vinder flere delaftaler, tildeles tilbudsgiver de to delaftaler, som denne har prioriteret højest. Er der yderligere delaftaler, hvor tilbudsgiver er eneste egnede tilbud (eller anden tilbudsgiver, der også er tildelt to delaftaler), kan Vejen Kommune dog tildele yderligere delaftaler til den tilbudsgiver, som har flest point.
Tilbud vurderes på baggrund af ovenstående kriterier, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling.
Udbyder vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. Bilag.
Spørgsmål
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og sendes via Mercell. Spørgsmålene skal være Udbyder i hænde senest den oplyste tidsfrist i pkt. 1.6 - Tidsplan
Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort i Comdia.
Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem den i tidsplanen angivne frist.
Besigtigelse
Det er de bydendes ansvar at orientere sig i forholdene på de offentlige arealer, men Vejen Kommune tager gerne drøftelse af forholdene, eksempelvis med hensyn til udpegning af egnede parkeringspladser og lokaliteter, samt tilslutning af el. Alle udgifter til besigtigelse og lignende i forbindelse med tilkendegivelse afholdes af ladestanderoperatører.
Afgivelse af tilbud
Afgivelse af tilbud skal ske senest det angivne tidsrum i pkt. 1.6 – Tidsplan. Tilbuddet – herunder alle dokumenter skal afgives elektronisk via Comdia inden tilbudsfristen udløber, og er omkostningsfrit for Tilbudsgivere.
Tilbud modtaget på andre måder end gennem Comdia vil ikke blive taget med i vurderingen.
Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet kan rettes til Comdia.
Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• En samlet beskrivelse af de ønskede ”pakker”. For hver ”pakke” der bydes på skal
der fremsendes udfyldt bedømmelses skema, udfyldt med bl.a. nedenstående:
o Ønskede antal pladser/udtag
o Placering indenfor parkeringsarealet
o Tilslutning til el og detaljer med relevans for Vejen Kommune
o Abonnements- og prisstruktur
o Tidshorisont for opsætning.
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er Xxxxxxx berettiget til at afvise tilbuddet. Xxxxxxx er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende.
Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbuddet skal være gældende indtil 6 måneder efter tilbudsfristens udløb.
Sprog
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, tysk, norsk eller engelsk. Hvis Udbyder anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for Tilbudsgiver regning.
Ejendomsret
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud herunder udarbejdelse af tilbudsmateriale, fremsendelse af vareprøver m.m.
Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold og forudsætninger skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 2.5 Spørgsmål, således forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.
Faglige forbehold, såsom standard brancheforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Aktindsigt
Udbyder er forpligtet til at overholde offentlighedslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at Udbyder kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af Tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes der om aktindsigt, vil den eller de berørte Tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden Udbyder træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet der er omfattet af aktindsigt.
Udbudsbilag A – Bedømmelsesskema
Separat dokument
Skal udfyldes for hver enkelt pakke der bydes på.
Kortbilag: Separate dokumenter
Udbudsbilag B – Kortbilag til Pakke 1 Udbudsbilag C – Kortbilag til Pakke 2 Udbudsbilag D – Kortbilag til Pakke 3 Udbudsbilag E – Kortbilag til Pakke 4 Udbudsbilag F – Kortbilag til Pakke 5 Udbudsbilag G – Kortbilag til Pakke 6 Udbudsbilag H – Kortbilag til Pakke 7 Udbudsbilag I – Kortbilag til Pakke 8 Udbudsbilag J – Kortbilag til Pakke 9 Udbudsbilag K – Kortbilag til Pakke 10
Udbudsbilag L – Oversigtskort over hele Vejen Kommune Udbudsbilag M – Oversigtskort over placeringer i Vejen Udbudsbilag N – Oversigtskort over placeringer i Brørup Udbudsbilag O – Oversigtskort over placeringer i Holsted Udbudsbilag P – Oversigtskort over placeringer i Rødding