KONTRAKT Vedrørende indkøb af elevudstyr og tilbehør
KONTRAKT
Vedrørende indkøb af elevudstyr og tilbehør
Parterne mellem
Aarhus Kommune Magistratsafdelingen for Børn og Unge Xxxxxxxxxxx 0
8260 Viby J
CVR-nr.: 55 13 30 18
(herefter kaldet ”Kunden”)
og [NAVN]
[ADRESSE]
CVR-nr. [***]
(herefter kaldet ”Leverandøren”)
Leverandøren og Kunden er tilsammen kaldet ”Parterne” og hver for sig en ”Part”.
er der dags dato indgået følgende Kontrakt om indkøb af elev pc’er.
INDHOLDSFORTEGNELSE
2. Aftalegrundlag og fortolkning 5
4. Leverandørens forpligtelser 6
10. Levering af Serviceleverancen 11
11. Reparation og Reservedele 12
18. Fakturering og betalingsbetingelser 15
19. Leverandørens misligholdelse 16
22. Erstatning og Produktansvar 18
24. Tredjemands rettigheder 19
25. Klausul om arbejdsvilkår 20
26. Personale- og uddannelsespolitik 21
BILAGSOVERSIGT
Bilag 1: Definitioner og Termer Bilag 2a: Kundens IT-miljø
Bilag 2b: Integration til Kundes Service Management System Bilag 3: Hovedtidsplan
Bilag 4: Kravspecifikation og tilbudsliste Bilag 5: Kravspecifikation Serviceleverancen Bilag 6: Driftskrav Servicemål
Bilag 7: Krav til fakturering Bilag 8: Prøver
Bilag 9: Samarbejdsorganisation
Bilag 10: Aarhus Kommunes It-sikkerhedspolitik Bilag 10a: Fortrolighedserklæring
Bilag 11: Leveranceplan
Bilag 12: Udbudsmateriale af 6. november 2019, herunder spørgsmål og svar af [INDSÆT] Bilag 13: Leverandørens tilbud af [INDSÆT] 2020
1. Baggrund og formål
1.1. Denne kontrakt er indgået mellem Xxxxxx og Leverandøren i overensstemmelse med udbudsbekendtgørelse sendt til offentliggørelse den 6. november 2019.
1.2. Leverandøren har afgivet tilbud på Kontrakten og Xxxxxx har på baggrund af en sam- let vurdering af de modtagne tilbud valgt at tildele opgaven til Leverandøren.
1.3. Denne Kontrakt beskriver de juridiske betingelser og vilkår, hvorunder Leverandøren skal udføre den tildelte opgave.
2. Aftalegrundlag og fortolkning
2.1. Aftalegrundlaget mellem Parterne vedrørende Kontrakt om indkøb af elevudstyr er ud- tømmende reguleret i denne Kontrakt. Denne Kontrakt udgøres af følgende dokumen- ter:
1) Dette aftaledokument
2) Udbudsmateriale af 6. november 2019, herunder spørgsmål og svar af [INDSÆT] (Bilag 12)
3) Definitioner og Termer (Bilag 1)
4) Kundens IT-miljø (Bilag 2a)
5) Integration til Kundes Service Management System (Bilag 2b)
6) Hovedtidsplan (Bilag 3)
7) Kravspecifikation og tilbudsliste (Bilag 4)
8) Kravspecifikation Serviceleverancen (Bilag 5)
9) Driftskrav Servicemål (Bilag 6)
10) Krav til fakturering (Bilag 7)
11) Prøver (Bilag 8)
12) Samarbejdsorganisation (Bilag 9)
13) Aarhus Kommunes It-sikkerhedspolitik (Bilag 10)
14) Fortrolighedserklæring (Bilag 10a)
15) Leveranceplan (Bilag 11)
16) Leverandørens tilbud af [INDSÆT] 2020 (Bilag 13)
2.2. Dette aftaledokument inklusive samtlige ovennævnte bilag og eventuelle bilag til dis- se (underbilag) benævnes i det følgende "Kontrakten".
2.3. I tilfælde af uoverensstemmelser eller fortolkningstvivl blandt vilkårene i de ovenfor opregnede dele af Kontrakten, går et højere prioriteret dokument forud for de efter- stående og så fremdeles.
2.5. Uanset det i punkt 2.4 anførte er Xxxxxx dog berettiget til ensidigt at gennemføre sådanne ændringer af Kontrakten, som måtte være nødvendiggjort af lovgivning og/eller påbud fra relevante myndigheder, offentlige forskrifter eller hvor denne ret følger af Kontrakten.
3. Definitioner
3.1. Definitioner af begreber anvendt i Kontrakten, herunder Kontraktens bilag, fremgår af Bilag 1.
4. Leverandørens forpligtelser
4.1. Kravspecifikation
4.1.1. Leverandørens forpligtelser fremgår af Kontrakten med bilag. Kravspecifikationen ud- gøres af Kundens krav til Leverandørens Ydelser, der fremgår af Kontraktens bilag. Leverandørens Løsningsbeskrivelse fremgår ligeledes af Kontraktens bilag.
4.1.2. Leverandøren er forpligtet til at levere de Ydelser, som Leverandøren har angivet i bi- lag 13.
4.1.3. Kundens krav kan alene anses for fraveget, hvis dette tydeligt fremgår af Leverandø- rens Løsningsbeskrivelse.
4.1.4. Løsningsbeskrivelsen i Kontraktens bilag forudsættes fuldt ud at opfylde Kravspecifika- tionen. Hvis det efter kontraktindgåelse konstateres, at Kravspecifikationen alligevel ikke opfyldes ved Løsningsbeskrivelsen, skal Leverandøren i fornødent omfang supple- re eller ændre Løsningsbeskrivelsen samt levere sådanne yderligere Ydelser, der er nødvendige for at opfylde Kravspecifikationen og Kontrakten i øvrigt. Sådan levering skal ske på samme vilkår som fastsat i Kontrakten, herunder uden yderligere veder- lag.
4.1.5. Såfremt Løsningsbeskrivelsen indeholder overopfyldelse af kravene i Kravspecifikatio- nen, jf. Kontraktens bilag uden, at dette udtrykkeligt er angivet at være en æn- dringsmulighed el.lign., der skal bestilles særskilt, skal Leverandøren, uden yderligere vederlag end det i bilag 13, levere dette i tillæg til opfyldelse af Kravspecifikationen.
4.1.6. Leverandøren skal ved opfyldelse af Kontrakten, anvende det udstyr og de Ydelser, der er nødvendige for at sikre, at Ydelserne kan leveres i overensstemmelse med Kon- traktens bilag.
4.2. Service fra tredjemand
4.2.1. I det omfang Xxxxxx finder det relevant, er Kunden berettiget til at fastholde og indgå nye aftaler med tredjemand, der leverer services, der ikke er omfattet af Kontrakten, men som helt eller delvist integrerer med, eller svarer til, de af Kontrakten omfattede Ydelser. Alle omkostninger forbundet med sådanne aftaler, som Kunden måtte have med tredjemand, afholdes af Kunden.
4.2.2. Ud over hvad der måtte fremgå af Kontraktens bilag, er Leverandøren forpligtet til at acceptere sådan integration fra tredjemand, hvis det er teknisk og sikkerhedsmæssigt muligt.
4.3. Initiativpligt og informationspligt i Aftaleperioden
4.3.1. Leverandøren har Initiativpligt med hensyn til levering af Ydelserne, herunder bl.a. ini- tiativpligten til at sørge for at modtage nødvendige og relevante oplysninger fra Kun- den eller tredjemand med henblik på levering af de af Kontrakten omfattede Ydelser.
4.3.2. Leverandøren er endvidere forpligtet til i Aftaleperioden løbende at holde Kunden ori- enteret om alle forhold af betydning for levering af Ydelserne. Bliver Leverandøren opmærksom på forhold, der vil medføre problemer, herunder mulige risici eller forsin- kelser, i forbindelse med levering af de af Kontrakten omfattede Ydelser, skal Leve- randøren straks gøre Kunden opmærksom på dette.
4.3.3. Endvidere skal Leverandøren altid af egen drift sikre, at Leverandørens forpligtelser opfyldes, også selvom der i en konkret sag afventes information, beslutning eller lig- nende fra Kunden og Leverandøren skal i disse situationer til stadighed søge fremdrift, herunder rykke Kunden for afklaring eller lignende.
4.4. Kvalitetsstyring og -sikring
4.4.1. Leverandøren er forpligtet til at opretholde en kvalitetsstyring og –sikring under Leve- rancens udførelse, der opfylder kravene i Kontraktens bilag samt God IT-skik. Kvali- tetsstyringen og –sikringen skal i øvrigt udføres efter anerkendte standarder og meto- der for kvalitetsstyring, så risiko for problemer og reducerede Servicemål begrænses.
4.4.2. Leverandøren er forpligtet til i sin markedsføring over for Kunden og Kundens medar- bejdere, ved henvendelser fra Kunden samt ved ethvert salg til Kunden, at gøre Kun- den/Kundens medarbejdere opmærksom på denne Kontrakts eksistens samt foretage et eventuelt salg på de vilkår, der følger af denne Kontrakt.
4.5. Biforpligtelser
4.5.1. Leverandørens forpligtelser omfatter tillige levering af Ydelser, der ikke udtrykkeligt fremgår af Kontrakten med bilag, såfremt sådanne leverancer er en forudsætning for, at de af Kontrakten omfattede Ydelser kan leveres i overensstemmelse med Kontrak- tens intentioner eller i øvrigt er en forudsætning for opfyldelse af Kontrakten.
4.5.2. Leverandøren skal derfor foretage enhver handling, der er et naturligt eller hensigts- mæssigt led i opfyldelsen af Leverandørens forpligtelse i henhold til Kontrakten, uan- set om den konkrete handling er nævnt i Kontrakten.
4.5.3. Leverandøren skal løbende i hele Kontraktens løbetid levere sine ydelser fagmæssige korrekt og overholde God IT-skik for de omfattede Ydelser.
4.6. Leverandørens ansatte
4.6.1. Leverandøren skal til enhver tid stille tilstrækkelige og velkvalificerede medarbejdere til rådighed for Kontraktens opfyldelse. Leverandørens er ikke berettiget til særskilt betaling for opretholdelse af kompetenceniveauet hos Leverandørens medarbejdere.
4.6.2. Skyldes en forsinkelse eller fare for forsinkelse mangel på kvalificerede medarbejdere, er Leverandøren forpligtet til efter bedste evne at forøge antallet af medarbejdere, der er beskæftiget med Leverandørens levering af Ydelserne omfattet af Kontrakten. Der påhviler Leverandøren en tilsvarende forpligtelse i tilfælde af levering af Ydelser med Fejl eller Mangler, eller fare herfor, der skyldes mangel på kvalificerede medarbejdere. Parterne skal sørge for, at deres repræsentanter i samarbejdsorganisationen, jf. punkt 15 og bilag 9, Samarbejdsorganisation, har de fornødne forudsætninger for opfyldelse af deres roller som repræsentanter for henholdsvis Kunden og Leverandøren, herunder at repræsentanterne har relevant uddannelse, erfaring, beslutningskompetence og supplerende viden til at udfylde deres rolle.
5. Afklaringsfase
5.1. Umiddelbart efter Kontraktens indgåelse igangsættes en afklaringsfase, hvor det er formålet at undersøge, om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere Krav- specifikationen og Leverandørens Løsningsbeskrivelse (bilag 13), samt om Kundens IT-Miljø lever op til beskrivelserne i Bilag 2a.
5.2. Afklaringsfasen gennemføres som et samarbejde, hvor Leverandøren iværksætter de aktiviteter, der anses nødvendige for, at Leverandøren kan opnå en yderligere detal- jeret indsigt i Kundens forretningsgange, behov og it-miljø. Samtidig bibringes Kun- den en detaljeret indsigt i programmellets funktioner og muligheder (herunder simu- lering af eventuelt planlagt funktionalitet), således som det vil fungere i Kundens IT- Miljø. På grundlag heraf skal hver Part fremkomme med eventuelle forslag til præcise- ringer og suppleringer af Kravspecifikationen.
5.3. Afklaringsfasen er et kort og intensivt forløb. Aktiviteterne i afklaringsfasen er nær- mere beskrevet i Bilag 3.
5.4. I det omfang Parterne foreløbig opnår enighed om præciseringer og suppleringer, skal der udarbejdes udkast herom og der skal i den forbindelse tages stilling til, i hvilket omfang disse præciseringer og suppleringer vil få konsekvens for tidsplan, vederlag til Leverandøren og eventuelle andre vilkår.
5.6. Afklaringsfasen kan ikke medføre nogen begrænsning i Leverandørens forpligtelser i henhold til Kontrakten eller den oprindelige Kravspecifikation, medmindre Kunden ud- trykkeligt har accepteret sådanne ændringer og Xxxxxxx accept er afgivet på et til- strækkeligt oplyst grundlag. Såfremt der ikke opnås enighed om at præcisere eller supplere Kravspecifikationen, jf. definitionen heraf, gælder denne uændret.
6. Udtrædelsesadgang
6.1. Frem til Kundens godkendelse efter punkt 5.5, eller til 10 Arbejdsdage efter endelig konstatering af, at der ikke kan opnås enighed om at præcisere eller supplere krav- specifikationen, har Xxxxxx ret til ved skriftlig meddelelse til Leverandøren at udtræ- de af nærværende Kontrakt.
6.2. Ved sådan udtræden bortfalder begge Parters forpligtelser til videre opfyldelse af nærværende Kontrakt.
6.3. Materiale, så som rapporter, skemaer og diagrammer, samt viden, der er frembragt i afklaringsfasen frem til udtrædelsestidspunktet, kan Kunden anvende til alternativ op- fyldelse af Kundens behov. Retten omfatter dog ikke prototyper eller forretningshem- meligheder, der er relateret til de Ydelser, der skulle leveres i henhold til Kontrakten.
6.4. For udtræden betaler Xxxxxx et vederlag til Leverandøren. Det samlede vederlag for Kundens udtræden efter Kontraktens punkt 6 kan ikke overstige det laveste af a) det af Leverandøren dokumenterede arbejde, der faktisk er gennemført efter Kontraktind- gåelsen i overensstemmelse med tidsplanen, eller b) DKK 100.000.
7. Leveringssted
7.1. Samtlige Ydelser skal leveres til Kunden i henhold til tidsplanen i bilag 3 og leveran- ceplanen i bilag 11.
7.2. Leveringsstedet er Kundens adresser, xx. xxxxx 00, Xxxxxxxxxxxxx.
8. Leveranceprøve
8.1.1. Formålet med Leveranceprøven er at konstatere, om den aftalte funktionalitet for Ser- viceleverancen som helhed opfylder Kontraktens krav. Leveranceprøven gennemføres af Leverandøren med Kundens aktive deltagelse.
8.1.2. Leveranceprøvens procedurer, indhold og godkendelseskriterier er fastsat i bilag 8.
8.2. Kundens udskydelsesret
8.2.1. Med et skriftligt varsel til Leverandøren på mindst 20 Arbejdsdage har Xxxxxx ret til tre (3) gange efter drøftelse med Leverandøren at udskyde enhver i hovedtidsplanen fastsat tidsfrist, dog således at Kundens samlede udskydelser af hovedtidsplanen hø- jest kan udgøre 60 Arbejdsdage.
8.2.2. Såfremt Xxxxxx udskyder en eller flere tidsfrister, er Leverandøren berettiget til at kræve alle efterfølgende tidsfrister udskudt med et tilsvarende antal arbejdsdage, dog i alle tilfælde mindst 20 Arbejdsdage.
9. Levering af Enheder
9.1. Leverandøren skal sikre Levering af samtlige Enheder og Tilbehør inden Leveringsda- gen i henhold til Leverandørens detaljerede tidsplan for leverancer til de enkelte sko- ler, jf. bilag 3 og bilag 11, Leveranceplan.
9.2. Hvis der sker ændringer i bilag 11, Leveranceplan, skal Leverandøren uden ugrundet ophold give meddelelse til Kundens referenceperson angivet i bilag 11, for den rele- vante Delleverance.
9.3. Leverandøren bærer risikoen for Enhederne og Tilbehøret, indtil Dellevering er sket.
9.4. Delleveringen anses først for godkendt, når den i bilag 11 anførte modtager eller den- nes stedfortræder har kvitteret for modtagelse af Enhederne og Tilbehøret.
9.5. Den aftalte Leveringsdag fremgår af bilag 3.
9.6. Ved overskridelse af Leveringsdagen, skal Leverandøren betale en bod, jf. Kontrak- tens pkt. 19.1.
9.7. Til hver Delleverance skal Leverandøren medbringe en følgeseddel til udlevering til modtageren. Følgende skal fremgå af følgesedlen:
• Leveringsadresse
• Modtager(kvitteringsberettiget)
• Antal Enheder i forpakningen
9.8. Leverandøren er ansvarlig for, at Enhederne og Tilbehøret er forsvarligt og lovligt pakket og emballereret til transporten under behørig hensyntagen til Enhedernes og Tilbehørets art og egenskaber samt med størst muligt hensyn til miljø og CO2 reduk- tion.
9.9. Leverandøren forpligter sig til at levere al relevant dokumentation, herunder men ikke begrænset til brugsvejledninger, brochure og datablade på dansk eller engelsk, hvis Kunden anmoder herom.
9.10. Leverandøren indestår for, at Enhederne overholder gældende lovgivning og er i over- ensstemmelse med alle relevante CE-standarder.
10. Levering af Serviceleverancen
10.1. Leverandøren skal levere Serviceleverancen jf. bilag 5, Kravspecifikation Serviceleve- rancen.
10.2. Serviceleverancen skal leveres i henhold til tidsplanen i bilag 3, Hovedtidsplan samt Servicemålene i bilag 6.
10.3. Support
10.3.1. Leverandøren påtager sig at udføre support af Serviceleverancen fra Leveringsdagen.
10.3.2. Det nærmere omfang af support og udførelse heraf er specificeret i bilag 5.
10.3.3. Ved ibrugtagning inden Leveringsdagen, skal Leverandøren yde support som angivet i bilag 5.
10.3.4. Support skal udføres i overensstemmelse med God IT-Skik og af kvalificeret persona- le, der har kendskab til Serviceleverancen.
11. Reparation og Reservedele
11.2. Hvis Leverandøren ikke er i stand til at leve op til den maksimale, årlige reparations- tid/-forsøg, jf. punkt 11.1 er Kunden berettiget til at kræve en ny og mangelfri Enhed af samme kvalitet og funktion, som den mangelfulde Enhed, leveret inden for en frist på maksimalt 5 Arbejdsdage.
11.3. Leverandøren indestår for, at denne vil være i stand til at reparere samt levere stan- dardreservedele til Enheder i en periode på 3 år fra levering er sket. Kunden har in- gen forpligtelse til at købe reservedele hos Leverandøren til reparation af Enheder udenfor garanti.
11.4. Hvis Leverandøren ikke er i stand til at levere standardreservedele som beskrevet ovenfor, skal Leverandøren skadesløsholde Kunden for ethvert tab og enhver skade lidt på grundlag heraf. Alternativt er Leverandøren berettiget til at foranledige en er- statningsleverance, forudsat at en sådan erstatningsleverance er af samme kvalitet og har samme funktionalitet som de ikke-leverede reservedele.
12. Rapportering
12.1. Leverandøren har ansvaret for at levere den i bilag 5 beskrevne rapportering til Kun- den.
12.2. Rapporteringen skal leve op til Servicemålet i bilag 6.
13. Servicemål og bod
13.1. I Bilag 6, Driftskrav Servicemål er beskrevet de Servicemål, der skal opfyldes.
13.2. Disse Servicemål skal være opfyldt fra Leveringsdagen, med mindre andet fremgår af bilag 6.
13.3. Påløben bod opgøres kvartalsvis. Det er ikke en betingelse for Leverandørens forplig- telse til at betale bod, at Kunden afgiver påkrav for hver forsinkelse. Leverandøren er forpligtet til at udstede en kreditnota til Kunden på bodsbeløbet. Såfremt Leverandø- ren ikke senest to måneder efter et bodskravs opståen har udstedt en kreditnota til Kunden, er Kunden berettiget til at udstede en faktura på bodskravet til Leverandø- ren, eller af egen drift at modregne bodsbetalingen. Leverandøren skal betale en så- dan faktura senest otte dage efter dens modtagelse.
13.4. Betaling af bod fritager ikke Leverandøren for pligten til at opfylde Kontrakten. Beta- ling af bod medfører således ikke, at Kunden er afskåret fra at gøre andre mislighol- delsesbeføjelser gældende.
14. Garanti
14.1. Generelt
14.1.1. Leverandøren indestår for, at Enhederne, som leveres, er af en sådan kvalitet som nævnt i denne Kontrakt samt er i overensstemmelse med gældende lovgivning.
14.1.2. Kunden skal give Leverandøren skriftlig meddelelse om eventuelle mangler ved Enhe- derne uden ugrundet ophold, efter at manglen er blevet konstateret. Meddelelsen skal indeholde en beskrivelse af manglen.
14.1.3. Efter at have modtaget en sådan skriftlig meddelelse skal Leverandøren bekræfte modtagelse af den skriftlige meddelelse og afhjælpe manglen eller foretage omleve- ring uden ugrundet ophold.
14.1.4. Leverandøren er ansvarlig for Enhederne leveret af eventuelle underleverandører på samme måde som for Leverandørens egne Enheder.
14.1.5. Leverandøren er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for de tab, Xxxxxx måtte lide som følge af manglende mulighed for anvendelse af Enhederne.
14.2. Carry in garanti / Onsite garanti [Tilpasses Leverandørens tilbud]
14.2.1. [Leverandøren skal yde Xxxxx in garanti til Xxxxxx med den i bilag 6 anførte reakti- onstid og med det i bilag 5 anførte set-up for garantihåndtering.]
ELLER
[Leverandøren skal yde Onsite garanti til Kunden med den i bilag 6 anførte reaktions- tid og med det i bilag 5 anførte set-up for garantihåndtering.]
14.2.2. Garantiperioden løber i [INDSÆT] år fra en Delleverance.
15. Miljø- og energi
15.1. Enhederne skal til enhver tid leve op til miljø- og energikravene i bilag 4. Herudover forpligter Leverandøren sig til, at leverancen af Enhederne, såvel fra fabrikken til Le- verandørens modtageradresse som distributionen til skolerne i henhold til leverings- planen i bilag 11, varetages med størst mulig reduktion af emballage og CO2.
15.2. På Kundens anmodning skal Leverandøren til enhver tid fremlægge et retvisende CO2 regnskab for Enhedens livscyklus (carbon footprint). Ved livscyklus (carbon footprint) forstås, at CO2 regnskabet skal omfatte en opgørelse over Enhedens CO2 aftryk ved produktion, transport, anvendelse i Enhedens levetid samt bortskaffelse af Enheden. Opgørelsen skal udarbejdes efter en standardiseret opgørelsesmetode, som aftales mellem Parterne. Som en del af opgørelsen, skal Leverandøren angive, hvilke elemen- ter, der indgår i opgørelsen samt en specifikation af de enkelte elementer og delele- menter (f.eks. transport af Enheden fra produktionsled til Kundens modtageradresse). I det omfang Leverandøren anvender miljøkompenserende foranstaltninger, skal disse foranstaltninger indgå i CO2 opgørelsen.
16. Samarbejdsorganisation
16.1. Parterne etablerer en samarbejdsorganisation ud fra det i bilag 9 beskrevne. Parterne skal hver især sikre, at denne organisation arbejder effektivt for at sikre Kontraktens fremdrift og opfyldelse.
17. Priser
17.1. Alle priser skal angives i danske kroner (DKK) ekskl. moms.
17.2. Priserne er angivet inklusive told, afgifter, ekspeditionsgebyrer, fragt og øvrige udgif- ter. Disse udgifter afholdes af Leverandøren.
17.3. Leverandøren er berettiget til at prisregulere priserne på reservedele til reparation udenfor garanti i overensstemmelse med udsving i dollarkursen (USD) ud fra følgende principper:
• Basiskursen (UDS), der gælder for reguleringen: [ Kursen på dagen for til- budsfristen – indsættes ved underskrift af Kontrakten]
• Priserne reguleres hver tredje måned i forhold til Danmarks Nationalbanks af- sluttende kurs på sidste bankdag i januar, april, juli og oktober.
• Leverandøren skal fremsende en oversigt over de på baggrund af kursudvik- lingen gældende priser senest 5 Dage efter Nationalbankens kursfastsættel- se. Oversigten skal indeholde dokumentation for prisreguleringen.
• Herefter har Kunden 5 Dage til skriftligt at godkende prisreguleringen. Prisre- guleringen er gældende for dagen for Kundens skriftlige godkendelse.
• Både en stigende og faldende kurs skal resultere i prisreguleringen.
18. Fakturering og betalingsbetingelser
[Punkt 18.1 – 18.3 vil blive tilrettet i overensstemmelse med det vindende tilbud.]
18.1. Kundens betaling af Leverandørens faktura foregår delvist via Kundens leasingleve- randør. Faktura skal fremsendes til Kundens leasingleverandør i henhold til bilag 7. Leasingleverandøren betaler fakturaen efter Kundens godkendelse af Delleverancen.
18.2. Kundens betaling af Leverandørens fakturaer er forudsat Kundens modtagelse af ret- visende og fyldestgørende faktura. Ved for sen betaling kan Leverandøren kræve ren- ter beregnet i henhold til rentelovens regler.
18.3. Leverandøren er berettiget til at udstede faktura efter hver Delleverance.
18.4. Alle fakturaer skal fremsendes elektronisk.
Alle fakturaer skal overholde standarderne bag NemHandel (OIOUBL og OIORASP).
18.5. Kunden understøtter følgende NemHandels modtagerprofiler
• OIOXML Elektronisk Regning
• Procurement-BilSim-1.0
• urn:xxx.xxxxxx.xx:profiles:profile5:ver2.0
• Reference-Utility-1.0
18.6. Følgende oplysninger skal fremgå af alle fakturaer:
• EAN-lokationsnummer (oplyses af Kunden i afklaringsfasen)
• Ordrenummer
• Leverandørens CVR- eller SE-nummer, navn og adresse
• Fakturadato (udstedelsesdato) og fakturanummer
• Betalingsdato
• Dato for levering af Enhederne, såfremt leveringsdatoen adskiller sig fra fakturadatoen
• Mængden og arten af de leverede Enheder
• Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift samt eventuelle prisnedslag og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
• Gældende momssats samt det momsbeløb, der skal betales
• Fakturatotal
18.7. Kunden skal have mulighed for at modregne kreditnotaer i fakturaer på tværs af Le- verandørens kundenumre og betaling ved modregning sker til Leverandørens Nem- Konto, hvorefter Leverandøren skal placere indbetalingen på de korrekte krav.
18.8. Kunden er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektro- nisk, eller hvis ovenstående oplysninger helt eller delvist mangler.
18.9. Leverandøren er ikke berettiget til at pålægge fakturagebyr eller lignende. Kunden betaler ikke fakturagebyrer.
18.10. Kunden sender betalinger til Leverandøren i henhold til Kontrakten 30 Dage efter Le- verandørens fremsendelse af faktura. Sidste rettidige betalingsdag er således faktu- raens fremsendelsesdag plus 30 Dage. Xxxxxx den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalings- dag.
18.11. Afsendelse af betalingen fra Kunden på forfaldsdag betragtes som rettidig betaling, og fakturabeløbet debiteres Kundens bankkonto sidste rettidige betalingsdag og kredite- res Leverandørens bankkonto i henhold til de gældende regler og aftale herfor. Xxxxxx den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag.
18.12. I det omfang der, via lovgivning eller lignende, er fastsat andre betalingsfrister, an- vendes disse.
19. Leverandørens misligholdelse
19.1. Forsinkelse
19.1.1. Hvis Leverandøren ikke overholder de i bilag 3 anførte frister for Leveranceprøve og Leveringsdag ifalder Leverandøren en bod.
19.1.2. Boden for de i bilag 3 angivne milepæle, fremgår af bilag 6.
19.1.3. I tillæg til punkt 9.6 gælder dansk rets almindelige regler og beføjelser i anledning af forsinket eller udeblevet levering.
19.2. Mangler
19.2.1. Der foreligger en Mangel ved Enheden, hvis det ikke opfylder de af Leverandøren af- givne garantier, eller i øvrigt ikke har de egenskaber, ikke er eller ikke virker på en sådan måde eller opfylder de krav, som Kunden med rimelighed måtte forvente på baggrund af Kontrakten, medmindre der er tale om bagatelagtige forhold.
19.2.2. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Xxxxxx til straks at ophæve Kontrakten.
1) Leverandørens konkurs, indledning af rekonstruktion eller væsentlig forringede økonomiske forhold i øvrigt, jf. dog konkurslovens kapitel 7, eller
2) Indtræden af andre omstændigheder, der bringer Kontraktens opfyldelse i alvor- lig fare.
3) Som væsentlig misligholdelse anses herved tillige, såfremt det i Kontraktens lø- betid konstateres, at Leverandøren bliver omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135 og/eller § 136. Såfremt der i Kontraktens løbetid indtræffer forhold, som er omfattet af udbudslovens § 135 og/eller § 136, vil bestemmel- serne tillige med udbudslovens § 138 finde analog anvendelse, og Kunden vil i givet fald være berettiget til at ophæve Kontrakten med det ovenfor angivne varsel.
19.3. I andre tilfælde af Leverandørens væsentlige misligholdelse kan Xxxxxx ophæve Kon- trakten med 30 Dages varsel fra udgangen af en kalendermåned, dog med omgående virkning i grove tilfælde eller i gentagelsessituationer, hvis misligholdelsen ikke er ophørt efter påkrav.
19.4. Dansk rets almindelige regler om forholdsmæssigt afslag finder anvendelse.
19.5. Returnering af fejlagtige og/eller mangelfulde leverancer er for Leverandørens reg- ning. Hvis Leverandøren beviser, at en Mangel er forårsaget af Kunden, er Leverandø- ren berettiget til betaling af alle omkostninger forbundet med afhjælpning af Manglen.
19.6. Såfremt Leverandøren misligholder Kontrakten, kan Kunden vælge at iværksætte føl- gende procedure;
1) Såfremt Xxxxxx oplever problemer med denne Kontrakts overholdelse, er Kun- den berettiget til at indkalde Leverandøren til et møde med betegnelsen ”ser- viceeftersyn”.
2) Indkaldelse til et sådant møde udgør en advarsel. Kunden vil på mødet forklare Leverandøren, hvilke forhold der er utilfredsstillende.
3) I tilfælde af, at to serviceeftersyn ikke medfører en tilfredsstillende opfyldelse af Kontrakten, er misligholdelsen at betragte som væsentlig, og Kunden kan hæve Kontrakten uden yderligere varsel.
20. Ansvarsbegrænsning
20.1. Såfremt Servicemålene i bilag 6, ikke overholdes, er Leverandøren forpligtet til at be- tale en bod i overensstemmelse med det i bilaget anførte for tilsidesættelse af Ser- vicemålene.
20.2. Leverandøren kan maksimalt ifalde bod i år 1 på 820.000 kr. Herefter kan Leverandø- ren maksimalt ifalde en årlig bod på 120.000 kr.
20.3. Leverandørens forpligtelse til at betale bod gælder også, selv om afhjælpning ikke er påbegyndt eller afsluttet.
20.4. Leverandøren kan for samme forhold/mangelsituation i samme tidsrum kun ifalde én bod. Kunden afgør i et sådant tilfælde, hvilken bod der skal betales. Indtræffer i samme tidsrum flere uafhængige forhold, der udløser betaling af bod, betaler Leve- randøren bod for hver enkelt.
20.5. Leverandørens ret til afhjælpning fratager ikke Xxxxxx retten til at hæve Kontrakten helt eller delvist eller at anvende andre misligholdelsesbeføjelser, når betingelserne herfor er til stede.
20.6. Leverandørens forpligtelse til at betale bod begrænser ikke Kundens adgang til at gø- re andre misligholdelsesbeføjelser gældende i overensstemmelse med Kontraktens bestemmelser herom.
21. Kundens misligholdelse
21.1. Såfremt Xxxxxx misligholder sine betalingsforpligtelser i henhold til denne Kontrakt, er Leverandøren berettiget til rente i overensstemmelse med renteloven.
21.2. Leverandøren er berettiget til at ophæve Kontrakten, såfremt Leverandøren overfor Kunden skriftligt har afgivet påkrav om misligholdelse af betalingsforpligtelserne samt, at manglende betaling inden for 40 Dage vil medføre ophævelse, og såfremt Kunden ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser inden fristens udløb.
22. Erstatning og Produktansvar
22.1. Parterne er forpligtet til at betale erstatning for ethvert tab lidt som følge af mislig- holdelse af Kontrakten i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler.
22.2. Kunden kan frit vælge, hvorvidt erstatningskrav skal gøres gældende over for Leve- randøren eller eventuelle underleverandører.
22.3. Ingen af Parterne er dog erstatningsansvarlig for indirekte tab eller følgeskader, medmindre den erstatningsansvarlige Part har handlet forsætligt eller groft uagtsomt.
22.4. Hver Parts samlede erstatningsansvar under Kontrakten er beløbsmæssigt maksime- ret til DKK 10.000.000,00 medmindre den erstatningsansvarlige Part har handlet for- sætligt eller groft uagtsomt.
22.5. Leverandøren har fuldt Produktansvar i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler og forpligter sig til at tegne sædvanlig og tilstrækkelig Produktansvarsforsikring og stille den nødvendige dokumentation derfor til rådighed for Kunden. Endvidere er Leverandøren forpligtet til at opretholde Produktansvarsforsikring i 2 (to) år efter le- vering af seneste Konkrete Køb.
23. Force Majeure
23.1. I henhold til denne Kontrakt er det muligt for Parterne at påberåbe sig force majeure, som er dækket af den almindelige definition af force majeure i dansk ret og som fast- sat i købeloven.
23.2. Under alle omstændigheder udgør følgende forhold årsager til ansvarsfritagelse, hvis de hindrer Kontraktens opfyldelse: indførselsforbud, strejker, lockouts, krig, terroris- me, naturkatastrofer eller lignende.
23.3. De ovenfor beskrevne forhold udgør kun årsagen til ansvarsfritagelse, hvis de har ind- flydelse på opfyldelsen af Kontrakten og ikke kunne have vært forudset på tidspunktet for Kontraktens indgåelse.
23.4. Den Part, som ønsker at påberåbe sig ansvarsfritagelse i henhold til denne bestem- melse, som udgør force majeure og om sådanne forholds ophør.
23.5. Forhold, som en underleverandør udsættes for, vil udelukkende blive anset for force majeure, hvis underleverandøren står over for en af de ovenfor beskrevne situationer, som udgør force majeure, forudsat at Leverandøren eller underleverandøren ikke havde kunnet forudse sådanne forhold og ikke havde kunnet undgå eller overvinde disse forhold.
24. Tredjemands rettigheder
24.1. Leverandøren indestår for, at samtlige leverede Enheder samt Kundens brug af Enhe- der ikke krænker tredjemands rettigheder.
24.2. Hvis en tredjemand gør indsigelser, herunder påstår, at et Enhed krænker eventuelle tredjemandsrettigheder, skal den Part, som modtager indsigelsen, øjeblikkeligt infor- mere den anden Part derom.
24.3. Leverandøren er forpligtet til at skadesløsholde Kunden for ethvert krav fremsat af tredjemand med påstand om krænkelse af patenter, licenser, varemærker osv. I for- bindelse med Enheden og for alle omkostninger afholdt af Kunden i forbindelse der- med.
25. Klausul om arbejdsvilkår
25.1. Såfremt arbejdsforhold af den i Kontrakten omhandlende art ikke er omfattet af kol- lektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres. Der henvises til ILO-konventionens nr. 94.
25.2. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget (dele af) Kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det den virksomhed, der står som Leverandør, at påse, at bestemmelsen finder anvendel- se.
25.3. Kunden kan til enhver tid udbede sig nødvendig dokumentation for, at løn - og ar- bejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til forpligtelsen i ILO-konventionens nr. 94. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe nødvendig dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Dokumentationen skal være Xxxxxx i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant do- kumentation kan være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættel- sesbeviser.
25.4. Leverandøren skal ved arbejdets start orientere medarbejderne om løn- og arbejdsvil- kårene. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underentreprenører eller af personer, der har fået overdraget Kontrakten til udførelse. På opfordring fra Xxxxxx skal Leverandøren inden 5 Arbejdsdage dokumentere, at medarbejderne er orienteret herom.
25.5. Leverandøren skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning herunder anmel- delse til Registret for Udenlandske Tjenesteydere i Danmark (RUT).
25.6. Leverandører, der har anmeldelsespligt til RUT registeret skal på eget initiativ sende kvittering for anmeldelsen til Xxxxxx straks efter anmeldelsen er sket.
25.7. Leverandøren skal desuden sikre at eventuelle underleverandører eller personer, der har fået overdraget Kontrakten til udførelse overholder gældende lovgivning, herun- der anmeldelse til RUT registret.
25.8. På opfordring fra Kunden skal Leverandøren inden 5 Arbejdsdage fra arbejdets påbe- gyndelse dokumentere, at anmeldelsen til RUT registret er sket.
25.9. Såfremt Leverandøren ikke inden for rimelig tid opfylder betingelserne i klausulen el- ler sender den krævede dokumentation, kan det sidestilles med væsentlig mislighol- delse af Kontrakten.
26. Personale- og uddannelsespolitik
26.1. Leverandøren skal tilkendegive at have eller ville indføre en formuleret personalepoli- tik, som skal omfatte en uddannelses- og arbejdsfastholdelsespolitik for medarbejde- re, der leverer ydelser under Kontrakten. Personalepolitikken skal fremme uddannel- sespladser og kompetenceudvikling samt fremme integration og fastholdelse af de an- satte i virksomheden. Personalepolitikken skal mindst gælde for Aftaleperioden. Leve- randøren skal på Kundens anmodning orientere Kunden om personalepolitikken og dens udmøntning.
26.2. Såfremt Leverandøren ikke på anmodning kan redegøre for personalepolitikken, her- under uddannelses- og arbejdsfastholdelsespolitikken, kan Kunden stille krav om en uddybende redegørelse fra Leverandøren.
26.3. Såfremt Leverandøren fortsat ikke kan redegøre for personalepolitikken, herunder ud- dannelses- og arbejdsfastholdelsespolitikken, kan Xxxxxx meddele Leverandøren, at forsat manglende formuleret personalepolitik, herunder uddannelses- og arbejdsfast- holdelsespolitik, vil blive betragtet som misligholdelse af Kontrakten.
27. Etik og socialt ansvar
27.1. Leverandøren og dennes underleverandører skal overholde internationale konventio- ner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og nr. 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og nr. 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og nr. 182)
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, nr. 98 og nr. 135)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155)
27.2. Leverandøren og dennes underleverandører skal respektere grundlæggende menne- skerettigheder, herunder leve op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Euro- pæiske Menneskerettighedskonvention.
27.3. Såfremt Leverandøren ikke inden for rimelig tid opfylder betingelserne i klausulen, kan det sidestilles med væsentlig misligholdelse af Kontrakten.
28. Fortrolighed
28.1.1. Kontrakten er fortrolig, og ingen af Parterne må offentliggøre Kontrakten eller den vil- kår uden forudgående skriftlig godkendelse fra den anden Part. Medmindre andet føl- ger af lov, dom eller bindende myndighedsafgørelse, må Parterne ikke videregive op- lysninger til tredjemand om Kontrakten.
28.1.2. Navnet Aarhus Kommune, oversættelser heraf samt navne, der kan forveksles her- med, må ikke være genstand for annoncering, bruges eller på anden måde henvises til uden Kundens forudgående, skriftlige samtykke.
28.2. Fortrolighedserklæring
28.2.1. Leverandøren skal herunder overholde IT-sikkerhedskravene angivet i bilag 10 og Le- verandøren skal indgå den i bilag 10a beskrevne fortrolighedserklæring med Kunden.
28.2.2. Såfremt Leverandøren benytter underleverandører, der udfører Ydelser for Leverandø- ren i henhold til Kontrakten på Leverandørens vegne, skal Leverandøren, ud over det i bilag 10 angivne, rettidigt indgå eventuelle fornødne fortrolighedserklæring med de pågældende underleverandører samt håndhæve, at Kontraktens bestemmelser om sik- kerhed også kan håndhæves i forhold til de pågældende underleverandører.
28.2.3. Leverandørens Ydelser er omfattet af Leverandørens sikkerhedsrutiner og kvalitetssik- ring på sikkerhedsområdet.
28.2.4. Såfremt Xxxxxx herudover måtte stille krav af sikkerhedsmæssig karakter, er Leve- randøren forpligtet til at opfylde sådanne med et mellem parterne aftalt varsel og i det omfang, dette er teknisk muligt.
29. Overdragelse
29.1. Leverandøren er ikke berettiget til at overdrage sine rettigheder eller forpligtelser i henhold til Kontrakten til tredjemand uden Kundens forudgående, skriftlige samtykke. Kunden er underlagt udbudsreglerne, og tilladelse til en sådan overdragelse af forp lig- telser kan derfor kun gives undtagelsesvist.
29.2. Kunden er berettiget til at overdrage sine rettigheder i henhold til Kontrakten til an- dre juridiske enheder uden Leverandørens forudgående samtykke, ide t omfang Kun- den i medfør af gældende ret har mulighed herfor.
30. Lovvalg og værneting
30.1. Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne Kontrakt, herunder enhver tvist vedrørende Kontraktens eksistens, fortolkning, gyldighed, opsigelse eller ophæ- velse, er underlagt dansk ret, dog med undtagelse af lovvalgsregler, der måtte henfø- re tvisten til et andet lands retsregler. Tvisten skal afgøres ved retten i Aarhus som første instans.
30.2. Parterne er enige om, at Parterne, udover det ovenfor nævnte er berettiget til at be- gære nedlæggelse af fogedforbud som et retsmiddel ved eventuel misligholdelse eller trussel om misligholdelse af Kontrakten.
30.3. Hvis Xxxxxx bliver sagsøgt for forhold omfattet af afsnit 24, er Leverandøren forplig- tet til at lade sig adcitere ved samme værneting.
31. Varighed og opsigelse
31.1. Nærværende Kontrakt træder i kraft, når den er underskrevet af begge Parter. Kon- trakten løber, indtil den måtte blive ophævet, annulleret eller opsagt jf. Kontraktens bestemmelser herom.
31.2. Kontrakten kan af Xxxxxx opsiges med et skriftligt varsel på 6 måneder, dog tidligst til udløb af 24 måneder efter udløb af måneden hvori Leveringsdagen etableres.
Kontrakten er uopsigelig for Leverandøren.
31.3. Fortrolighedsforpligtelsen, jf. afsnit 28, vedbliver at være i kraft uden tidsbegræns- ning i tilfælde af Kontraktens, udløb, opsigelse eller ophævelse.
32. Pligtmæssigt ophør
32.1. Såfremt en myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for Udbud, Konkurrence – og Forbrugerstyrelsen, EU Kommissionen eller en dansk eller europæ- isk domstol, beslutter eller afsiger kendelse om, at udbudsreglerne eller anden lov- givning er blevet overtrådt i forbindelse med indgåelsen af Kontrakten med det resul- tat, at Kontrakten annulleres/erklæres for uden virkning, er Kunden, berettiget til at opsige Kontrakten med 1 måneds forudgående skriftligt varsel. Tilsvarende er Xxxxxx berettiget til at opsige Kontrakten med 1 måneds forudgående skriftligt varsel, hvis Kundens eksterne advokat vurderer, at der er en risiko for, at Kunden taber en klage- sag vedrørende denne Kontrakt.
32.2. Såfremt Kontrakten opsiges i henhold til afsnit 32.1, skal Kunden, kun betale Leve- randøren for de Enheder, der er leveret før tidspunktet for opsigelsen.
32.3. Leverandøren er herudover ikke berettiget til at modtage nogen anden form for kom- pensation, erstatning eller godtgørelse. Kundens ret til at opsige Kontrakten i henhold til afsnit 31 gælder også i tilfælde af, at en afgørelse, kendelse eller dom appelleres.
33. Meddelelser
33.1. Enhver meddelelse i medfør af Kontrakten skal fremsendes pr. mail eller med post og overbringes til:
Kunden:
Xxx Xxxxxxx Xxxxxx
Aarhus Kommune, Magistratsafdelingen for Børn og Unge Digitalisering
Xxxxxxxxxxx 0
8260 Viby J
Leverandøren:
[INDSÆT]
34. Underskrifter
34.1. Kontrakten underskrives i to enslydende originale eksemplarer, hvoraf hver af Parter- ne modtager ét eksemplar.
For Aarhus Kommune
Sted og dato
[NAVN, TITEL]
For Leverandøren
Sted og dato [NAVN, TITEL] | Sted og dato [NAVN, TITEL] |