SERVICE LEVERANCE AFTALE

Service leverance aftalen skal sikre, at vi skaber en god ramme for, at alle kan holde fokus på hver deres kerneopgaver. Samarbejdsaftalen henvender sig blandt andet til dig, der er leder på en skole, et plejecenter, et bosted eller noget helt fjerde. Den sikrer, at du kender Ejendomsservice´ leverancer

Du kan læse samarbejdsaftalen fra ende til anden, men du kan også bruge den som et opslagsværk, hvis du mangler viden inden for et særligt område.

Samarbejdsaftalen kaldes også en Service Level Agreement (som herefter benævnes SLA). SLA’en har til opgave at beskrive serviceniveauet med hensyn til omfang, resultat, metode, ansvar for leverance samt forudsætninger for leverance.

Formålet med SLA-dokumentet er at sikre en tydelig forventningsafstemning mellem Fagforvaltningerne i Randers Kommune (herefter benævnt Fagforvaltning) og Ejendomsservice samt at sikre en tydelig opgave, snitflade- og rollefordeling med henblik på effektiv opgaveløsning.

Det skal samlet set munde ud i et gensidigt forpligtende samarbejdsgrundlag til gavn for Randers Kommune. Oplever du, at der er forventninger, som ikke bliver indfriet, skal du endelig tage initiativ til dialog.

SLA’en beskriver parternes forpligtelser over for hinanden samt de procedurer, der sikrer, at Fagforvaltningernes behov for sikker drift bliver opfyldt.

SLA’en er ikke en aftale i aftaleretlig forstand, da den ikke er indgået mellem to selvstændige juridiske enheder. SLA’en er en hensigtserklæring, som begge parter forpligter sig til at følge.

Det er værd at bemærke, at der kan være medarbejdere i din egen organisation, der kan have en interesse i at vide mere om opgaver, snitflader, rollefordelinger og procedurer med Ejendomsservice. Det er dit ansvar som leder at sørge for, at interesserede og relevante medarbejdere får kendskab til SLA’en.

Ejendomsservice understøtter kerneopgaven

Randers Kommunes ejendomsdrift er samlet i Ejendomsservice. Det betyder, at kommunens medarbejdere kan fokusere på egen kerneopgave, mens Ejendomsservice varetager service og drift af bygningerne.

Når det kommer til udvikling af kommunens ejendomme, er det vigtigt, at vi udvikler dem gennem en dialog. Til at sikre den gode dialog har vi behov for din hjælp.

At renovere en skole, der understøtter det pædagogiske arbejde, eller at ombygge et plejecenter, så det matcher en ny generation af ældre, kræver mere end blot mursten og byggeplaner. En bygning, der skaber værdi for brugerne, er bygget på viden og indlevelse.

Derfor skal vi i fællesskab skabe langsigtede løsninger, så ejendomsporteføljen så vidt muligt er tilpasset fagområdernes behov, skaber værdi i lokalsamfundene og er bæredygtige.

Med afsæt i Ejendomsservice strategiens vision sætter vi retningen for den strategiske styring af ejendomsmassen.

Ejendomsservice strategiens vision lyder:

”Visionen for Ejendomsservice er at skabe en professionel ejendomsforvaltning med en effektiv og sammenhængende indsats for arbejdet med kommunens bygninger, hvor brugerne og dermed

kerneopgaverne altid er i centrum, og hvor der er stærke faglige miljøer og løbende kompetenceudvikling af medarbejdere, således at bygningsvaretagelsen altid er i de bedste hænder. ”

Organisering i Ejendomme

Ejendomsservice omfatter tre sektioner:

• Bygnings- og Fællesadministration

• Teknisk Service

• Rengøring og Intern Service

Udførende personale

Det udførende personale er opdelt i 4 teams, som dækker hvert sit servicedistrikt med et antal bygninger.

I hvert servicedistrikt er der en distriktsserviceleder, rengøringsleder, administrativ medarbejder og et antal servicemedarbejdere og rengøringsmedarbejdere.

Til hver enkelt bygning er der tilknyttet en primær kontaktperson, som har indgående kendskab til bygningen og en sekundær kontaktperson, som ligeledes har bredt kendskab til bygningen og som kan dække ind ved ferie, sygdom og kompetenceudvikling. Derudover vil resten af teamet også kunne hjælpe og træde til, hvis det bliver nødvendigt.

Er du i tvivl om, hvilket område en ejendom tilhører, eller hvem i Ejendomsservice du skal kontakte, så følg linket xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx/.

Samarbejde og kommunikation

Ejendomsservice understøtter Randers Kommunes værdier om rummelig, solid, virkelyst og anderledes via den dialogprægede samarbejdsform, der er imellem Ejendomsservice og fagforvaltningerne.

Det er derfor altid muligt for de lokale ledere at tage fat i Ejendomsservice medarbejdere, hvis der er brug for hjælp, eller hvis noget ikke virker. Kontaktoplysningerne finder du på Broen.

Ud over den daglige kontakt, som foregår lokalt, afholdes formaliserede møder på chefniveau. Møderne kalder vi samarbejdsfora.

Xxxxxxxxxxxxxxx tager initiativ til at indkalde til samarbejdsfora med hver enkelt afdeling. Så vidt det er muligt, lægger vi møderne i hvert kvartal. Deltagere på mødet er som udgangspunkt afdelingschefen, ejendomschefen samt relevante sektionsledere.

Formålet med samarbejdsfora er at sikre porteføljens strategiske udvikling samt den gode

dialog og gensidige forventningsafstemning vedrørende leverancerne mellem Fagforvaltningerne og Ejendomsservice.

Hvis du har input til den overordnede udvikling af din fagforvaltnings ejendomsportefølje, leverancer, serviceniveau eller risikostyring, så er det din afdelingschefs vurdering, om det skal drøftes på et samarbejdsfora. Herunder kan du orientere dig i mødets dagsorden.

Mødet tager udgangspunkt i en generel dagsorden, som tilpasses det konkrete møde. Den endelige dagsorden fremsendes senest 7 arbejdsdage før mødet af Ejendomsservice.

Generel dagsorden:

1. Fagforvaltningen orienterer

2. Ejendomsservice fremlægger generel vurdering af status og udvikling

3. Ejendomsservice orienterer om planlagt vedligeholdelse af de enkelte ejendomme, som fagforvaltningen har til rådighed mm.

4. Forventninger til demografisk udvikling, driftsoptimering, aktivitetsændringer og brug af lokaler mm., som kan have indflydelse på SLA.

5. Økonomi

6. Kommunikation og dialog

7. Evt.

Ejendomsservice udarbejder og udsender referat til mødedeltagerne senest 7 dage efter mødet er afholdt.

Husk, at det er afdelingschefens opgave at orientere bagud i egen organisation både om SLA’ens indhold og om de beslutninger, vi træffer på samarbejdsfora.

Ejendomsservice servicerer bygningerne

I det følgende kan du læse, hvilken service Ejendomsservice tre sektioner leverer. Du kan fx blive klogere på vores rengøringskvaliteter, bygningsvedligeholdelse og aktivitetsændringer samt grøn vedligeholdelse og forsikringsforhold.

Teknisk Service

Teknisk Service sørger både for den løbende og daglige vedligeholdelse af kommunens

Bygninger som fx rensning af tagrender og nedløbsrør, smøring og justering af døre og dørpumper. Teknisk Service løser også akutte opgaver, som vedrører bygningerne, det kan for eksempel være indstilling og mindre vedligehold af tekniske installationer, såsom vaske, afløb, lys, varme, vand samt administration af alarmer og adgangskontrol/nøglesystemer. Udover daglig vedligeholdelse af bygningerne varetager Teknisk Service også opgaver vedrørende udearealer, udarbejdelse af lovpligtig inspektionsrapport på legepladser samt vinterbekæmpelse.

Udearealer

I det følgende beskrives, hvad serviceniveauet er for vedligeholdelse af udearealerne og grønne områder omkring bygningerne.

Hæk:

Aktivitet

Arbejdsbeskrivelse/frekvens

Hækklip

Hækklipning 1 gang årligt. Plejen sigter mod regulering af væksten og opretholdelse af formen. Udgåede planter efterplantes med samme sort.

Hække må ikke genere færdsel og oversigtsforhold

eller skygge lyset fra eventuelle lamper.

Glatførebekæmpelse:

Aktivitet	Arbejdsbeskrivelse/frekvens
Offentlige arealer	Rydning af fortove for sne samt glatførebekæmpelse af alle arealer med offentlig færdsel, dvs. hvor posten kommer. Der skal sikres fremkommelighed i tidsrummet alle dage mellem åbningstidspunktet og kl. 22:00.
Hovedindgangsveje og P-arealer	Rydning af adgangsarealer for sne, samt glatførebekæmpelse af alle arealer, som kategoriseres til at være hovedarealer, som bruges af ansatte og brugere. Der skal sikres fremkommelighed i hele åbningstiden på den pågældende lokalitet. Børneinstitutioner: Skal være udført alle dage fra 06.30 og til lukketid. Skole: Skal være udført alle dage fra 07.30 og til lukketid. SFO: Skal være udført alle dage fra 06.30 og til lukketid. Øvrige lokaliteter fra kl. 06:30 til kl.17:00 på hverdage.
Skolegårde, legeområder og sekundære p. pladser	Rydning af adgangsarealer for sne, samt glatførebekæmpe alle de øvrige arealer som bruges af ansatte og brugere. Omfanget af rydning og glatførebekæmpelse i skolegårde og på legeområder aftales og tilpasses lokalt. Glatførerbekæmpelse kun i åbnings-/brugstiden
Hovedindgangsarealer inkl. adgangsveje for redningskøretøjer på døgnåbne ældrecentre	Rydning for sne og glatførebekæmpelse af adgangsarealer, som kategoriseres til at være de hovedarealer, som bruges af medarbejdere og redningskøretøjer om natten. Der skal sikres fremkommelighed alle dage døgnet rundt.

Biler/cykler

Der kan foretages vask af bil, samt kørsel til service og reparation i henhold til den særlige aftale. Der kan foretages transport af cykel til cykelhandlere i henhold til den særlige aftale.

Legepladser

Ejendomsservice udarbejder en årlig lovpligtig inspektionsrapport over legepladsens stand. Denne rapport sendes til enheden, der herefter sørger for udbedring. Udgifter til nye legepladser afholdes altid af den pågældende fagforvaltning.

El, Vand og Varme

Ejendomsservice afholder udgiften til El, Vand og Varme i kommunens bygninger. Det forholder sig anderledes på eksempelvis bosteder og ældreboliger, hvor den enkelte lejer betaler for eget forbrug og en del af eventuelle fællesarealer.

Energioptimering

Der arbejdes kontinuerligt på at energioptimere den kommunale bygningsmasse. Mulige tiltag kan være belysning, bygningsstyring, bedre isolering m.m.

Der udformes altid en businesscase, inden der igangsættes projekter på dette område, således at der sikres en fornuftig tilbagebetalingstid.

Planlægning og udførelse af konkrete tiltag koordineres med brugerne og distriktsservicelederne, så de er forberedte på, at der kommer håndværkere i ejendommen.

Inventar

Ejendomsservice løser ikke opgaver, som vedrører inventar. Andre fagforvaltninger kan i begrænset omfang hyre Ejendomsservice til at udføre inventaropgaver mod betaling, såfremt den daglige opgavevaretagelse giver mulighed for dette. Det kan eksempelvis være flytning af møbler, reparation af stole, borde, tavler, opstilling til arrangementer mv.

Renovation

Ejendomsservice er ansvarlig for opgaven med at få bragt affald til affaldsterminalen. Fagforvaltningen er selv ansvarlige for affaldssortering samt at få bragt affald fra lokaler til containeren. Udgifter til forøgelser af affaldsmængden og antallet af affaldsfraktioner forestås af fagforvaltningen.

Alt storskrald står Fagforvaltningen selv for, jf. xxxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx/xxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxx-xx-xxxxxxxxxx/.

Makulering

Ejendomsservice afholder ikke udgifterne til makulering.

Svømmehaller

Ejendomsservice drifter og vedligeholder svømmehallerne i Randers Kommune. Dette indbefatter kontrol af badevand, kontrol af temperatur i vandet, samt opgaven med åbning og lukning for brugere.

Fagforvaltningen afholder selv udgifterne til salt, klor og syre samt rengøring af rekvisitter i samarbejde med øvrige bruger af svømmehallerne.

Skadedyrsbekæmpelse

Ejendomsservice foretager skadedyrsbekæmpelse, herunder mus, myrer og hvepse, når det vedrører bygningen og udenoms arealer.

Rottebekæmpelse

Vedkommende som ser en rotte eller ser tegn på rotter har pligt til at anmelde det. Det betyder at institutionerne selv er ansvarlige for at anmelde tegn på rotter.

Fagforvaltningerne har som bygningsejere ansvaret for at anmelde tegn på rotter. Anmeldelsen skal ske på xxxxxxx.xxxxxxxx.xx.

Alarm og Sikring

Ejendomsservice udfører drift og vedligeholdelse på nedenfor anførte sikringsanlæg.

Såfremt der er tale om komplet anlægsudskiftning bliver dette behandlet efter principperne for ekstraordinære vedligeholdelsesopgaver.

Ejendomsservice tager kontakt til den respektive forvaltning med henblik på drøftelse/godkendelse af det økonomiske grundlag.

AIA (Automatisk indbruds alarm)

Ejendomsservice varetager den daglige drift del ift. AIA anlæg.

ABA (Automatisk brandalarmerings anlæg)

Ejendomsservice varetager den daglige drift af ABA anlæg, herunder afprøvning af anlæg 1 gang månedligt. ABA anlæg skal serviceres og inspiceres 1 gang årligt for at kunne opretholde godkendelsen.

Ejendomsservice varetager de overordnede aftaler med de respektive serviceleverandører/inspektionsfirma.

ABDL (Automatisk branddørslukning)

Ejendomsservice varetager den daglige drift af ABDL anlæg, herunder afprøvning af dørene 1 gang månedligt ifm. Afprøvning af ABA anlæg.

Mekaniske fejl på ABDL døre udbedres af enten Ejendomsservice eller af en tilkaldt ekstern tømrer. ABDL døre/anlæg skal serviceres 1 gang årligt, dette gøres ifm. Service af ABA anlæg.

ABV (Automatisk brandventilation)

Ejendomsservice varetager den daglige drift af ABV anlæg. Den driftsansvarlige person er pålagt ansvaret at tilse at anlægget til stadighed er funktionsdygtigt og at fejl og mangler der konstateres, omgående udbedres.

ABV anlægget serviceres en gang årligt. Endvidere inspiceres ABV anlægget en gang årligt af et certificeret inspektionsfirma som Ejendomsservice varetager dialogen med.

AVS (automatisk sprinkleranlæg)

Ejendomsservice varetager den daglige drift af AVS anlæg jf. DBI retningslinje 251-4001.

AVS anlægget serviceres og inspiceres endvidere 1 gang årligt af et certificeret servicefirma samt af et certificeret inspektionsfirma som Ejendomsservice varetager dialogen med.

ADK (Adgangskontrol)

Ejendomsservice varetager den daglige drift af ADK anlæg, herunder oprettelse og kodning af adgangskort/brikker.

Nøglesystemer

Forvaltningen varetager den daglige drift af Eksisterende, herunder håndtering af nøglefuldmagter samt anskaffelse af nøgler.

Adfærdsalarmer

Ved adfærdsalarmer vil forvaltningen blive konteret udgiften herfor og ved tekniske fejl er det Ejendomsservice der konteres herfor.

Rengøring

Rengøringsopgaver, som er nævnt i denne aftale, udføres efter en programmet arbejdsplan. En programmet arbejdsplan beskriver, hvilke rengøringsopgaver der skal udføres og hvor ofte de skal udføres. En programmet arbejdsplan indeholder altid en tegning fra rengøringssystemet, DATA-KNOW-HOW, over det område, som skal rengøres, samt en beskrivelse af, hvor ofte der skal rengøres i det enkelte lokale.

På samtlige tegninger over det område, som skal rengøres anvendes der programkoder. Programkoder er en 3-cifret kode, f.eks. 511, som angiver antal dage på en uge hvor:

• Første ciffer angiver hvor mange dage der laves daglig rengøring i lokalet

• Andet ciffer angiver hvor ofte der udføres grundig gulvrengøring.

• Tredje ciffer angiver hvor ofte der udføres grundig inventarrengøring.

I Randers Kommune er den programmet arbejdsplan en styret arbejdsplan. En programmet styret arbejdsplan beskriver hvilke ugedage man skal udføre helholdsvis den daglige rengøring, grundige gulvrengøring og grundig inventarrengøring.

I dørrammen findes et lille dørmærkat der indikerer hvilke ugedage der rengøres i det pågældende lokale

Rengøringsaktiviteter

I det følgende fremgår, hvilke opgaver der indgår som daglige og grundige rengøringsaktiviteter. Desuden fremgår periodiske rengøringsaktiviteter, der skal udføres henholdsvis månedlig, kvartalsvis eller halvårlig.

Daglig rengøring udgør:

Inventar

Tømning af rest affald på de indrettede stationer Borde aftørres

Tavler/Whiteboards renholdes Dørgreb + området ved disse aftørres Intern glas renholdes

Håndvask i lokaler rengøres Opfyldning af sæbe og papirvarer Stikkontakter aftørres

Gulve

Gulve tørmoppes – tæpper støvsuges i gangbaner efter behov Måtter støvsuges

Grundig rengøring udgør:

Inventar:

Alt under daglig rengøring og ligeledes udføres:

Vindueskarme aftørres – der aftørres udenom blomster, private genstande og ol. Lamper aftørres (under højde 180 cm.)

Frie flader på reoler ol. aftørres Gelænder aftørres

Døre aftørres Gulve

Tæpper støvsuges

Hårde gulve tørmoppes, efterfølgende vådvaskes og eftertørres Periodisk rengøring udgør:

Inventar

Lamper afstøves over 180 cm. Radiatorer rengøres

Flise vægge i omklædning/bad rengøres Flise vægge rengøres på toiletter Øvrige tilkøbsopgaver kan f.eks. være: Hovedrengøring

Gardin vask Køleskabe Kaffemaskiner

Olie/ polish/ pour behandling af gulve

Rengøring af skabe indvendigt Ekstra gulvvask

Toilet soignering Blomstervanding Ekstra vinduespolering

Følgende foretages af brugeren inden rengøring

Alle Lokaler Oprydning Opstolning Grov fejning Affald fjernes

I følgende faglokaler foretages udover ovenstående følgende:

Sløjd: Støvsugning af høvlebænk

Hjemkundskab: Rengøring af løst og fast køkkeninventar, rengøring af ovne og udsugning , opvasker tømmes

Billedkunst: Rengøring af arbejdsborde, Fjernelse af malingsrester, særligt i og omkring vaske Daginstitutioner og SFO: Borde og stole aftørres efter spisning, Legetøj rengøres af institutionen

Vask og leje af måtter

Ejendomsservice forestår vask og leje af måtte ved indgangspartier, såfremt det er omfattet af det overførte budget fra aftaleenhederne. Daginstitutioner forestår rengøring og vedligeholdelse af legemåtter.

Vinduespolering

Ejendomsservice forestår vinduespolering, såfremt det er omfattet af det overførte budget fra fagforvaltningerne.

Hygiejneservice

Udgift til papirvarer og husholdningsartikler afholdes af fagforvaltningerne. Papirvarer og husholdningsartikler omfatter fx toiletpapir, køkkenruller, opvaskemiddel/tabs, creme, lys og servietter, håndsæbe, håndpapir, hånd desinfektion m.v.

Bygningsadministration

Bygningsadministrationen varetager forskelligartede opgaver vedrørende kommunens ejendomme. Der er 3 teams i bygningsadministrationen: Energi, bygningsvedligeholdelse og bygningsadministrationen.

Fælles for de tre teams er, at de arbejder med den langsigtede vedligeholdelse og strategiske udvikling af Randers Kommunes ejendomme. Nedenstående udføres af de tre teams i bygningsadministrationen.

Bygningsvedligehold

Bygningsvedligeholdelse betegnes som den planlagte, større bygningsvedligeholdelse af Randers Kommunes bygninger. Som eksempel herpå kan nævnes udskiftning af tag, vinduer, gulvbelægning og lignende.

Prioritering af det årlige budget til vedligeholdelse:

1. Akutte skader

2. Klimaskærmen (udvendig vedligehold på bygningen)

3. Planlagt service og eftersyn på tekniske installationer

4. Indvendige overflader

Planlægning af bygningsvedligehold

Planlægning og udførelse af konkrete vedligeholdelsesprojekter koordineres med brugerne eller Lejerbo, så de er forberedte på, at der kommer håndværkere i ejendommen.

Ejendomsservice planlægger og opdaterer på vedligeholdelsesplanerne, 1 gang om året, når budgettet er kendt. Akutte opgaver løses løbende.

Rådgivning og involvering

Indgåelse af lejemål samt leasing af bygninger, skal altid ske i samarbejde med Ejendomsservice. Ved ny anlæg af gårdrum og bygningsnære arealer, skal projektmaterialet kvalitetssikres hos

Ejendomsservice. Dette skal ske af hensyn til, at der ikke efterfølgende opstår skader på bygningerne samt hensynet til eventuelt øget drift og vedligehold.

Ved ønske om mindre ombygninger f.eks. lukning af en dør eller opstilling af skillevæg og lignende, hvor enheden selv har finansieringen, skal distriktsservicelederen altid kontaktes inden projektet igangsættes. Hvis de mindre ombygninger kræver en byggetilladelse, skal enheden være forberedt på at der skal hyres en certificeret brandrådgiver samt en certificeret konstruktionsrådgiver til hjælp med søgning af byggetilladelsen.

Udvendigt bygningsvedligehold (klimaskærmen)

Den udvendige bygningsvedligeholdelse varetages af team vedligehold i bygningsafdelingen. Dette omfatter under et, det man kalder klimaskærmen. Det vil sige, at alle udvendige bygningsdele som tag, facader, døre, vinduer, fundamenter, skorstene og alle øvrige udvendige bygningsdele. Herunder også totale renoveringer eller udskiftninger af tage, facader mv.

Følgeskader på indvendige bygningsdele samt indvendige følgearbejder som skyldes skader på udvendige bygningsdele er ligeledes omfattet af den udvendige vedligeholdelse.

Indvendigt bygningsvedligehold

Den indvendige bygningsvedligeholdelse varetages af team vedligehold i bygningsafdelingen. Den almindelige, indvendige vedligeholdelse omfatter planlagt malerarbejde på vægge og lofter og udskiftning af gulvbelægninger.

Vedligeholdelse af underliggende konstruktioner er ligeledes omfattet, såfremt skader på disse skyldes manglende vedligeholdelse af overflader. Institutionens kontaktperson i Team Vedligehold vil jævnligt komme på institutionerne. Institutionslederen vil ved disse besøg, have god mulighed for at få faglig sparring og vejledning. Ved ønske om væsentlige, indvendige vedligeholdelsesarbejder eller bygningsmæssige ændringer, skal vedligeholdelsesmedarbejderen altid kontaktes for rådgivning og evt. hjælp til prisindhentning.

Bygningssyn

Mindre bygninger som daginstitutioner og idrætsklubber vil, afhængig af bygningens kompleksitet blive synet hvert andet år.

Tekniske installationer

Vedligehold af de tekniske installationer varetages af team vedligehold i bygningsafdelingen.

Tekniske installationer er vand, varme- og sanitetsinstallationer samt ventilation, elevatorer, handicaplifte og belysning på og i bygningen. Vedligehold af kloak og dræn der vedrører bygninger og bygningsdriften. Undtaget er installationer der hører til særlige funktioner i den enkelte bygning.

Teamet sikrer, at der sker service og eftersyn på ventilation og elevatorer.

Arealforvaltning og -optimering Ændrede lokalebehov

Lokalebehovet er eksempelvis ændret, når:

• Antallet af brugere i en bygning reduceres eller forøges

• Enheden har lokaler eller bygninger, der står tomme.

• Enhedens funktion ændrer sig.

• Enheden skal sammenlægges med andre enheder.

• Enheden har brug for at flytte til en anden bydel.

Kontakt Ejendomsservice, så snart I har overvejelser eller planer, der kan føre til ændrede lokalebehov, så vi sammen og i god tid kan planlægge en løsning. Gennem et samarbejde vil Ejendomsservice afdække jeres behov og vurdere, hvordan de kan imødekommes. Hvis der er tale om et øget lokalebehov vil Ejendomsservice undersøge, om det kan dækkes via lokaler, vi allerede har i vores varetægt, gennem tilbygninger, nybygninger eller nye lejemål.

Vær også opmærksom på at Ejendomsservice har fået til opgave at optimere lokaleudnyttelsen, og Ejendomsservice har derfor behov for at vide, hvis I har et reduceret lokalebehov.

Ejendomsservice henviser til dokumentet ”Principper for økonomi i forbindelse med bygningsændringer” vedrørende finansiering af ændrede lokalebehov. Dokumentet findes på Broen under fanen Ejendomsservice.

xxxxx://xxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxx/00000/xxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx-x-xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx- april-2017.pdf

Arealoptimering

Ved arealoptimering forstås tiltag der på forskellig vis medfører en bedre udnyttelse af kommunens bygningsmasse. Arealoptimering omfatter nedenstående tre tilfælde:

• Optimering af lokalefordeling – Der gennemføres en omrokering, som medfører, at den samme aktivitet (Det samme antal medarbejdere/brugere) huses på et mindre areal eller i andre overskydende bygninger og med i princippet samme serviceniveau.

• Optimering af eksterne lejemål – Et dyrt eksternt lejemål afhændes og afløses af et billigere lejemål eller af ledige lokaler i kommunens egne bygninger. Alternativt forhandles huslejen i et eksternt lejemål ned til en billigere pris.

• Optimering af bygningsporteføljen – Ejendomsservice vurderer løbende, om der er økonomi i at flytte aktiviteter fra ældre, omkostningstunge bygninger til nye(re), mere økonomisk rentable bygninger.

Indgåelse af lejemål samt leasing af bygninger skal altid ske i samarbejde med Ejendomsservice.

Forsikring

Forsikringskontoret har udarbejdet følgende procedure ved forsikringsskader på bygninger

• Fagforvaltningen anmelder skaden i Insubiz – såvel på bygning som på løsøre. Fagforvaltningen sender en kopi af teksten til det relevante distrikts servicemail.

• Ved større skader besigtiger og vurderer Ejendomsservice skaden samt deltager ved en eventuel forsikringstaksering af skaden. Hvis skaden bør takseres af forsikringsselskabet, giver Forsikringskontoret besked herom.

• Ejendomsservice aftaler og indhenter tilbud fra håndværkere i forbindelse med udbedring af bygningsskaden, hvis skaden har været takseret af forsikringsselskabet, skal tilbuddene godkendes af taksator.

• Ejendomsservice betaler håndværkerfaktura (original faktura fra leverandør), hvorefter denne faktureres internt til den skaderamte fagforvaltning.

• Når skaden er udbedret, og fagforvaltningen har modtaget faktura fra Ejendomsservice og håndværkerfakturaer (original faktura fra leverandør) såvel vedr. udbedring af skade på bygning som på løsøre, og disse er lagt på skaden i Insubiz, giver fagforvaltningen besked til forsikringskontoret, at skaden er færdig.

• Forsikringskontoret vurderer skaden og udbetaler eventuel erstatning fratrukket selvrisiko direkte til den skaderamte fagforvaltning.

Ved tvivlsspørgsmål bør Forsikringskontoret kontaktes på telefon 0000 0000/89151132 eller på mail:

xxxx.xxxxx@xxxxxxx.xx (primær) xxxxx

xxxxxxx.Xxxxxxxx@xxxxxx.xx

Anmeldelsen i Insubiz

Problemer med adgang til Insubiz x-net, kontaktes Forsikringskontoret

Hændelsessted / skadelidte:

Anmeldende institution, Hvor skete skaden? Bygningens nøjagtige adresse og anvendelse.

Beskriv omstændighederne ved skaden så udførligt som muligt, så hændelsesforløbet klart fremgår. Beskriv skadens omfang:

Hvad er der sket? Anslået reparationsudgift. Fortegnelse over skaderamte genstande.

Billeder, politianmeldelse og øvrige dokumenter, der kan beskrive skaden uploades under "Bilag".

Ved indbrud uploades tillige: Politianmeldelse. Evt. rapport fra alarmselskab. Dokumentation for stjålne effekter.

Billeddokumention er ALTID vigtig!

Særlige aftaler og undtagelser

I det følgende kan du læse, hvilke særlige aftaler Ejendomsservice har med fagforvaltningen samt hvilke undtagelser fra SLA der er aftalt med fagforvaltningen.

Document Metadata

Table of Contents

SERVICE LEVERANCE AFTALE

Document Metadata