Brugsrets- og driftsaftale med START! Frederiksberg
Brugsrets- og driftsaftale med START! Frederiksberg
Nedenstående aftale er indgået mellem:
Musikforeningen START! Frederiksberg (herefter foreningen) Bernhard Xxxxx Xxxx 00
2000 Frederiksberg og
Frederiksberg Kommune (herefter kommunen) Kultur- og Fritidsafdelingen
Frederiksberg Rådhus 2000 Frederiksberg
1. Varighed
Nærværende aftale er gældende fra den 1. april 2015 til den 31. december 2015. I afta- leperioden skal der være en tæt dialog mellem aftalens parter og de øvrige brugere af Magneten med henblik på evaluering og eventuel senere, relevant tilpasning og optime- ring af aftalen - fx i forhold til foreningens rådighed og brugstider over lokalerne.
2. Baggrund og formål
Administration og renhold af følgende, kommunale lokaler overdrages til foreningen:
• Magneten: 4 øverum (K.01, K.02, K.03 og K.04), depot til musikudstyr, rengørings- artikler mv. (K.08), 4 baggearslokaler (0.01, 0.02, 0.04 og 0.05), 1 stort øve- rum/baggearslokale (0.06), lokale til kontor/administration (0.07) samt musikdelens fællesarealer i stueplan (thekøkken, gang og toiletter) (0.03, 0.08, 0.09 og 0.10)
• De 2 øverum i musikbunkere på hhv. Xxxxxx Xxxxxx Vej og Franckesvej
3. Rådighed og brugstider
Lokalerne i Magneten stilles til rådighed i tidsrummet mandag-søndag kl. 8.00-23.00. De musikalske aktiviteter skal være afsluttet og lokalerne forladt senest kl. 23.00.
Efter kl. 23.00 må lokalerne ikke anvendes til aktiviteter af musikalsk karakter eller an- det ophold, men alene til ”lydløs” aflevering af foreningens udstyr i forbindelse med af- viklede arrangementer andre steder end i Magneten.
Aktiviteter og ophold af støjende karakter såvel indenfor som udenfor ved bygningen er ikke tilladt. Det gælder både i rådighedstiden og især efter kl. 23.00, jf. afsnit 4 og 7.
Musikbunkerne stilles til rådighed i tidsrummet mandag-søndag kl. 9.00-22.00. Aktivite- ter skal være afsluttet og lokalerne forladt senest kl. 22.00. Aktiviteter og ophold af stø- jende karakter såvel indenfor som udenfor bunkerne er ikke tilladt. Det gælder både i rådighedstiden og især efter kl. 22.00, jf. afsnit 4 og 7.
4. Administration og brug af lokalerne
Foreningen administrerer aktiviteterne i musiklokalerne i Magneten og i musikbunkerne.
Lokalerne og bunkerne må alene benyttes og stilles til rådighed for musikrelaterede for- mål. Foreningen skal sikre, at interesserede musikere, primært borgere med bopæl på - eller anden tilknytning til - Frederiksberg, har adgang til at gøre brug af lokalerne.
Foreningen skal ved administration af lokalerne sikre sig kendskab til identiteten på de personer, der gør brug af lokalerne. Samtlige brugere skal registreres af foreningen.
Foreningen skal ved fordelingen af lokalerne blandt de interesserede overholde ligebe- handlingsprincippet og må ikke udøve forskelsbehandling på usagligt grundlag. Forenin- gen må ikke betinge adgangen til lokalerne af medlemskab af foreningen og må ikke ved tildeling af lokaletimer gøre forskel på medlemmer og ikke-medlemmer af foreningen.
Foreningen kan tillægge brud på ordensreglerne, forvoldte skader mv. betydning for tildelingen af lokaletimer for de personer, bands mv., som ikke overholder reglerne, hvad enten der er tale om medlemmer eller ikke-medlemmer. En sådan begrænsning i adgangen til lokalerne skal være proportional i forhold til regelbruddet mv.
Bunkerne på Xxxxxx Xxxxxx Vej og Franckesvej forudsættes at fungere som satellitter til musiklokalerne i Magneten. Der skal derfor være en tæt koordinering i forhold til brugere og fordeling af tider mellem de to faciliteter sammenholdt med type af musikgenre mv.
Fordeling af lokaler skal tage hensyn til den nærtliggende, private beboelse, klager eller andre tilkendegivelser fra naboer, andre brugere af Magneten og øvrige interessenter.
Magnetens øvrige brugere skal have mulighed for at kunne få tildelt tider i baggearslo- kalerne i Magneten. Proces herfor defineres og fastsættes endeligt i løbet af 2015.
5. Ikke-kommercielle aktiviteter
Lokalerne må ikke benyttes til kommercielle aktiviteter eller kommercielle arrangemen- ter af noget art. Herved forstås aktiviteter, der gennemføres med fortjeneste for øje, herunder, hvor der opkræves medlems- og eller brugerbetaling, der ligger ud over udgif- terne forbundet med arrangementets afholdelse.
Eventuelle overskud ved foreningens afviklede arrangementer (kurser, workshops, un- dervisning mv.) skal forblive i foreningen til almennyttige formål i foreningsregi.
Afvikling af private arrangementer, kurser og workshops er ikke tilladt.
6. Brug af Magnetens fællesfaciliteter
Efter kl. 16 på hverdage vil foreningen have mulighed for at benytte kantineområdet (bl.a. via gårdhaven) til fx at låne/booke sig ind i kantineområdets mødelokale, så for- eningerne kan bruge lokalet til sociale foreningsaktiviteter, hyggeaftener, møder mv.
Rammerne for brug og administration af Magnetens fællesfaciliteter (kantineområde og gårdhave m.fl.) er fortsat i proces. Når de er fastlagte, skal foreningen respektere disse.
Udgangspunktet er, at kantineområdet i dagtimerne mandag-fredag primært bruges af Magnetens daglige brugere, som er tilknyttet tilbuddene under Socialområdet (SSA).
7. Ordensregler samt forhold til naboer og andre brugere
Foreningen skal sikre, at alle, der benytter Magnetens musiklokaler eller musikbunkerne, er bekendt med og følger stedernes ordensregler og retningslinjer samt i øvrigt optræ- der hensynsfuldt i forhold til andre brugere, naboer, omgivelser og byrum.
Foreningen skal prioritere en god dialog og relation til naboområdet. Dette er en forud- sætning for en vellykket brug af faciliteterne, der alle ligger tæt på privat beboelse.
Musikbunkernes omgivelser og tilstødende bygninger må ikke bruges som toilet.
Foreningen forpligter sig med nærværende aftale at have et særligt fokus på godt nabo- skab og vil optræde proaktivt for at afværge og begrænse eventuelle konflikter. Det gælder fx type af spillet musik, akustikforhold samt naboorientering og naboinddragelse.
I tråd med stedets ordensregler er rygning ikke tilladt i Magneten eller i musikbunkerne. Indtagelse af alkohol er heller ikke tilladt, med mindre kommunen har givet specifik til- ladelse hertil i forbindelse med særlige arrangementer/lejligheder.
8. Ansvar og forsikring
Foreningen er selv ansvarlig for at have procedurer til sikring mod tyveri og anden uønsket skade, herunder til generel aflåsning af lokalerne uden for åbningstiden, herun- der musikbunkerne, når de ikke benyttes.
Foreningen hæfter over for kommunen for skade på lokaler mv., som anses forvoldt ved ansvarspådragende adfærd af foreningens medlemmer eller andre personer, bands mv., som er blevet inviteret/tildelt lokaletimer af foreningen, eller som anses at skyldes manglende aflåsning.
Skader på lokalerne skal i alle tilfælde straks meddeles til kommunen. Foreningen bærer selv risikoen for eget udstyr og inventar. Kommunen er alene ansvarlig for eventuel ska- de herpå, som måtte skyldes fejl eller forsømmelighed fra kommunens side.
9. Ændringer i lokalerne
Foreningen må ikke selv eller lade andre foretage ændringer i lokalerne i Magneten eller i musikbunkerne uden kommunens forudgående, udtrykkelige godkendelse. Dette gæl- der samtlige ændringer, herunder også maling, tapet og anden udsmykning, opsætning af søm og skruer til ophæng, boring af huller, flytning af installationer mv.
Enhver ændring, der konstateres foretaget i strid hermed, betragtes som en forvoldt skade, som kommunen kan forlange erstattet/reetableret på foreningens regning.
Hvis foreningen ønsker ændringer foretaget i lokalerne, skal foreningen kontakte kom- munen. Parterne afgør herefter, hvilke ændringer der kan foretages, hvem der foranle- diger arbejdet foretaget, og hvem der skal betale.
10. Rengøring, renhold og renovation
Den bygningsmæssige vedligehold af Magneten og musikbunkerne varetages af Frede- riksberg Ejendomme. Forbrug af vand, el og varme er samtidig en del af husets drift.
Det er foreningen selv, der koordinerer og varetager renhold og rengøring af lokalerne i Magnetens musikdel og af musikbunkerne, jf. afsnit 2. Lokalerne skal rengøres i forsvar- ligt niveau. Foreningen afholder selv samtlige udgifter forbundet hermed. I forbindelse hermed skal den lønnede arbejdskraft hertil være ansat på overenskomstmæssig vilkår.
Når det gælder affaldshåndtering i forbindelse med brug og renhold af musiklokalerne, er det foreningens ansvar dagligt at bære affald ud til Magnetens renovationsskur.
Når det gælder affaldshåndtering ved brug og renhold af musikbunkerne, er det forenin- gens ansvar at tage affald med og ikke efterlade det i eller uden for bunkerne.
11. Teknisk serviceleder (vicevært) og indvendigt vedligehold
Den tekniske serviceleder administrerer og varetager den indvendige vedligeholdelse af Magneten - både planlagt og akut. Det gælder bl.a. i forhold til håndtering af samtlige normale driftsopgaver - fx udskiftning af lyskilder, lette håndværksopgaver samt forhold, der kræver koordinering med Frederiksberg Ejendomme.
Det vil være muligt at kontakte den tekniske serviceleder i Magnetens åbnings- og brugstid – også på aftener og i weekender. Det gælder fx ved strømnedbrud, vandskade mv. og andet akut relateret til den bygningsmæssige drift. Om eftermiddagen og om aftenen er Magneten ubemandet, men der vil være en alarm- og vagtordning.
Den daglige og løbende koordinering og kontrakt mellem foreningen og Magnetens tek- niske serviceleder er fortsat i proces, jf. også afsnit 6, 7 og 12.
12. Organisering og samarbejde - statusmøder
Der er nedsat et ”husudvalg” i Magneten, kaldet Udviklings- og Samarbejdsudvalget (USU), der løbende mødes for at drøfte samarbejde, drift og organisering af huset. For- uden husets tekniske ejendomsleder består udvalget af repræsentanter fra det sociale område (SSA), husets daglige leder (SSA), kampsportsforeninger og musikforeningen.
Med denne aftale forpligter foreningen sig til at have en repræsentant i denne bruger- gruppe. Frekvens, indhold og proces afklares i udvalget under de første møder.
13. Årsberetning og årsregnskab
Foreningen skal senest den 1. april 2016 aflevere årsberetning og årsregnskab til kom- munen. Dette skal bidrage til at sikre, at indhold i nærværende aftale overholdes.
14. Opsigelse og ophævelse
I tilfælde af foreningens misligholdelse af nærværende aftale kan kommunen, hvis for- holdet påtales og ikke bringes i orden inden for en af kommunen fastsat frist, ophæve.
Ved grov misligholdelse kan aftalen ophæves uden varsel.
***
Dato og underskrift