KKR
KKR
NORDJYLLAND
Udkast til Styringsaftale
1. januar
2015
Styringsaftalen er en del af den samlede rammeaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning. Rammeaftalen omfatter de nordjyske kommuner og Region Nordjylland
Udkast til Styringsaftalen 2015
Indhold
3. Specifikation af hvilke tilbud aftalen omfatter 4
3.1 Sociale tilbud omfattet af aftalen 4
3.2 Specialundervisningstilbud omfattet af aftalen 4
4. Aftaler om takstfastsættelse 5
4.1 Opfølgning på takstudvikling 5
4.2 Anvendt belægningsprocent i takstberegningen 5
4.3 Omkostningsbaserede takster inkl. overhead 5
4.4 Håndtering af over-/underskud 6
6. Aftaler om oprettelse og nedlæggelse af tilbud 7
6.1 Etablering af nye tilbud 7
6.2 Aftaler om lukning af tilbud 7
7. Aftaler om afregning og betaling 8
8.1 Tillægsydelser givet ved indskrivning 9
8.2 Opstået behov for tillægsydelser efter indskrivning 9
9. Ydelser der ikke er omfattet af styringsaftalen 9
10. Tilkendegivelse fra kommunalbestyrelserne om overtagelse af regionale tilbud 9
11. Køb og salg af ydelser over regionsgrænsen 10
12. Fokusområde i 2015: tilpasning til ny lovgivning 10
1. Indledning
Styringsaftalen har til formål at lægge rammerne for kapacitets- og prisudvikling på det specialiserede socialområde i det kommende år for de tilbud i regionen, der er omfattet af rammeaftalen.
Endvidere er formålet med styringsaftalen at fastlægge de styringsmæssige principper for køb og salg på tværs af kommunegrænserne.
Der er i styringsaftalen derfor lagt vægt på, at den understøtter, at der altid er de rigtige tilbud til en omkostningseffektiv pris.
Det bemærkes, at styringsaftalen sprogligt skelner mellem ”betalingskommuner”, ”handlekommuner” og ”driftsherrer”. Betalingskommunen er den kommune, der har betalingsforpligtelsen i forhold til det tilbud, borgeren visiteres til. Handlekommunen er den kommune, som har myndighedsansvaret (visitationsansvaret) i forhold til borgeren. Driftsherren er kommunen eller Region Nordjylland, som driver tilbuddet. Som hovedregel vil der være et sammenfald mellem handle- og betalingskommune. I tilfælde, hvor en borger er flyttet på tværs af kommunegrænser, og der samtidig er afgivet refusionstilsagn, vil handlekommunen være forskellig fra betalingskommunen.
Der henvises til styringsaftalens bilag 1 for en uddybende specifikation af aftalen, herunder gennemgang og konkrete eksempler på takstberegning.
2. Grundlæggende principper
Der er enighed mellem kommunerne i den nordjyske region og Region Nordjylland om, at følgende principper lægges til grund for denne aftale:
• Incitament til effektiv drift
Driftsherren skal have incitament til at sikre en løbende økonomisk effektiv drift, herunder at der sker den nødvendige tilpasning af kapaciteten. Den løbende tilpasning er afgørende for at undgå tomme pladser og dermed minimere risikoen for underskud. For at opnå den nødvendige smidighed og fleksibilitet i rammeaftalens periode kan driftsherre foretage midlertidige ændringer af tilbud i form af kapacitets- tilpasninger.
Myndighed skal have incitament til at indgå rettidig dialog med driftsherren om forventninger og ændringer i efterspørgslen.
• Taksterne skal være retvisende og omkostningsbaserede
Sammenlignelige ydelser skal kunne sammenlignes på priserne udregnet efter samme principper. Administrationen af takstsystemet skal være enkel, men samtidig give mulighed for differentiering. Takstsystemet skal være gennemsigtigt.
• Budgetsikkerhed for kommunerne og Regionen
Risiko for uforudsete udsving i økonomien skal dækkes ind. De indarbejdede beregningsgrundlag, som er grundlag for taksterne, skal være realistiske i forhold til de faktiske forventede omkostninger. Løbende dialog og tilpasning af kapaciteten skal være med til at sikre kendskab til pladsbehovet samt sikre takststabilitet.
• Udviklingstiltag
Driftsherren skal sikres finansiel mulighed for løbende udvikling. Omfanget af udviklingstiltag kan fastsættes i den årlige rammeaftale.
3. Specifikation af hvilke tilbud aftalen omfatter
3.1 Sociale tilbud omfattet af aftalen
Region Nordjyllands sociale tilbud er altid omfattet af styringsaftalen.
De kommunale sociale tilbud er omfattet af styringsaftalen, hvis der er behov for koordinering. Koordineringsbehovet vurderes gennem en gruppering af de kommunale sociale tilbud i følgende 3 kategorier:
Kategori 1: Tilbud, som alene anvendes af driftsherren. Disse er ikke omfattet af styringsaftalen.
Kategori 2: Tilbud, som anvendes af en eller få andre kommuner end driftsherren. Disse tilbud er omfattet af styringsaftalen, men kan undtages, hvis der er tale om tilbud med åbenlys lav kompleksitet, eller hvis der er indgået bilaterale aftaler med køberne.
Kategori 3: Tilbud, der i omfattende grad anvendes af andre kommuner end driftsherren (mindst 4 forskellige kommuner). Disse tilbud er omfattet af styringsaftalen, men kan undtages, hvis der er tale om tilbud med åbenlys lav kompleksitet.
Tilbud kan ikke ændre kategori i løbet af året, men kun i forbindelse med indgåelse af styringsaftalen.
Oversigt over de enkelte tilbud vedlægges styringsaftalen som bilag1. Det anbefales, at alle tilbud på Tilbudsportalen henviser til den gældende styringsaftale for regionen Nordjylland med tilhørende bilag.
3.2 Specialundervisningstilbud omfattet af aftalen
Styringsaftalen omfatter indenfor specialundervisningsområdet de af Region Nordjylland drevne lands- og landsdelsdækkende undervisningstilbud til børn og unge under 18 år og for voksne.
Aftalen omfatter desuden undervisningstilbud for voksne med tale-, høre- og synsvanskeligheder (kommunikationscentre), der drives af Region Nordjylland, samt regionale undervisningstilbud (kommunikationscentre), der er overtaget af en kommune.
1 Takstbilag foreligger november 2013. Foreligger pga. størrelsen kun elektronisk, der henvises til xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Aftalen omfatter dermed følgende konkrete tilbud indenfor specialundervisningsområdet2:
• Center for Døvblindhed og Høretab
• Institut for Syn og Hørelse
• Den Sikrede Institution Kompasset
• Taleinstituttet
Målgruppen for undervisningstilbuddene er fysisk eller psykisk handicappede, samt unge på sikrede institutioner.
De omfattede tilbud er underlagt de generelle vilkår, der fremgår af denne styringsaftale, herunder specifikationerne i bilag 1. Herudover er der for hvert enkelt undervisningstilbud indgået en række specifikke aftalevilkår. De specifikke aftalevilkår for de undervisningstilbud, der drives af Region Nordjylland, fremgår af styringsaftalens bilag 2.
De specifikke aftalevilkår for Taleinstituttets opgaveportefølje efter overdragelse til kommunal varetagelse fremgår af bilag 3.
4. Aftaler om takstfastsættelse
Taksterne for det følgende år (inkl. omkostningskategorierne) indmeldes ultimo oktober hvert år.
4.1 Opfølgning på takstudvikling
Det er aftalt at følge takstudviklingen med det formål at skabe tillid parterne imellem via åbenhed og dialog.
Én gang årligt udarbejdes en redegørelse indeholdende en analyse af takstudvikling. Analysen foretages på baggrund af de data, der indgår i takstindberetningen.
4.2 Anvendt belægningsprocent i takstberegningen
Aftalens hensigt er at understøtte principperne om retvisende takster.
Det forudsættes, at den budgetterede belægningsprocent ligger fra 95 til 100 for dag- og døgntilbud. Af hensyn til at sikre effektiv drift anbefales det, at der maksimalt anvendes en belægningsprocent på 98.
Ved korte forløb, akut- eller aflastningstilbud er den minimale budgetterede belægningsprocent ved takstberegningen 90.
Ovenstående kan kun fraviges efter konkret godkendelse i den administrative styregruppe.
4.3 Omkostningsbaserede takster inkl. overhead
Aftalens hensigt er at understøtte principperne om retvisende og omkostningsbaserede takster.
2 Det bemærkes, at de fire nævnte tilbud også leverer ydelser efter Servicelovens bestemmelser.
Af hensyn til sammenligneligheden og gennemskueligheden specificeres indholdet af ydelserne i taksten på omkostningskategorier. Kategorierne fremgår af specifikation til styringsaftalen bilag 1.
Takster beregnes ud fra omkostningsbaserede principper. Dette indebærer, at taksterne indeholder en række omkostninger, som ikke vedrører tilbuddenes direkte drift, f.eks. overhead, renter og afskrivninger.
Overhead defineres her som andel af central ledelse og administration. Overhead beregnes konkret af den enkelte driftsherre.
4.4 Håndtering af over-/underskud
Aftalens hensigt er at understøtte principperne om stabilitet og budgetsikkerhed.
Som udgangspunkt indregnes driftsoverskud og –underskud på tilbud eller typen af tilbud i taksterne i efterfølgende år.
For at sikre stabile takster og effektiv drift er det aftalt, at mindre overskud eller underskud (op til 5 %) ikke indregnes i taksterne. Der kan dog ikke akkumuleres et samlet overskud eller underskud på mere end 5 % af takstberegningsgrundlaget.
Helt konkret er der i forhold til håndtering af overskud og underskud på tilbuddet eller typen af tilbud aftalt følgende principper:
- Der kan maksimalt hensættes et overskud svarende til 5 % af tilbuddets takstberegningsgrundlag.
- Der kan maksimalt hensættes et akkumuleret overskud svarende 5 % af tilbuddets takstberegningsgrundlag.
- Overskud, der giver anledning til overskridelse af den angivne procentsats, benyttes til at nedsætte opholdsbetalingen i efterfølgende takstår.
- Anvendelsen af de akkumulerede hensættelser kan ske indenfor tilbuddet eller typen af tilbud hos driftsherren efter driftsherrens beslutning.
- Underskud på op til og med 5 % af tilbuddets takstberegningsgrundlag, der ikke kan dækkes af akkumuleret hensættelse ved tilbuddet eller typen af tilbud, kan ikke lægges oveni taksterne efterfølgende år.
- Underskud på over 5 % af tilbuddets takstberegningsgrundlag, der ikke kan dækkes af en akkumuleret hensættelse ved tilbuddet eller typen af tilbud, indregnes i det efterfølgende takstår med mindre underskuddet kan dækkes af hensættelser på tværs af typen af tilbud hos driftsherren.
Det bemærkes supplerende, at Regionen ikke endeligt kan finansiere et underskud. Dette skal således aftales nærmere i den enkelte situation.
Som en tilføjelse til de aftalte principper gøres opmærksom på, at formålet med omkostningsbaserede budgetter ikke er, at der budgetteres med overskud. Der skal kun budgetteres med de forventede omkostninger.
5. Aftaler om takststruktur
Taksten for en plads fastsættes i Rammeaftalen.
Driftsherren definerer for 2015 selv sin takststruktur dog sådan, at der, med mindre andet er aftalt, anvendes enheds-, time-, dag- eller døgntakster.
Med henblik på at reducere behovet for tillægsydelser og skabe endnu tættere sammenhæng mellem taksten og den leverede ydelse kan der arbejdes på modeller med øget takstdifferentiering.
Andre finansieringsformer
Udgangspunktet er, at tilbud og ydelser finansieres via betaling af en takst, og at taksterne beregnes efter et omkostningsbaseret princip på grundlag af samtlige tilbuddets omkostninger.
De steder, hvor det ikke er muligt at definere afgrænsede ydelser og beregne enhedstakster, vil det være muligt at anvende en trækningsret på et givet tilbuds ydelser eller ressourcer (jf. fx de specifikke aftalevilkår for Institut for Syn og Hørelse i bilag 2). Betalingen for en trækningsret kan beregnes ud fra:
• objektive kriterier, som f.eks. andel af befolkning
• andre kriterier, som f.eks. historisk anvendelse
Hvilket kriterium som anvendes, aftales i forbindelse med de årlige rammeaftaler.
Muligheden for at fravige takstprincippet og i stedet indgå aftale om andre finansieringsordninger (fx en abonnementsordning), der indebærer fælles finansiering uden direkte sammenhæng til anvendelsen af tilbuddene, kan være et element i en aftale om at understøtte efterspørgslen efter de mest specialiserede tilbud. De nærmere vilkår for, hvornår sådanne finansieringsordninger kan aftales, er fastsat i aftalen om et forstærket samarbejde, der er indgået som del af udviklingsstrategien for 2015.
6. Aftaler om oprettelse og nedlæggelse af tilbud
6.1 Etablering af nye tilbud
Omkostninger ved udvikling af nye ydelser kan ikke indregnes i taksterne for eksisterende ydelser.
Det er forbundet med opstartsomkostninger at udvikle nye tilbud (herunder større forandringer af allerede eksisterende tilbud). Nystartede tilbud kan derfor budgettere med en lavere belægningsprocent i forbindelse med takstfastsættelsen i første driftsår, samtidigt med at driftsherren kan afskrive eventuelle driftstab fra første driftsår over en årrække på tre år frem for normalt et år.
6.2 Aftaler om lukning af tilbud
Forudsætning for permanent lukning:
Driftsherren har mulighed for hurtig lukning af tilbud/ydelse med lav belægningsprocent, men med en skriftlig orientering til den administrative styregruppe med en høringsperiode på 1 måned. Derefter træffes den endelige beslutning af driftsherren.
Høringssvaret har ikke opsættende virkning, men indgår som bidrag til driftsherrens endelig beslutning.
Økonomiske konsekvenser
Fordeling af evt. underskud (evt. overskud håndteres på samme vis):
Et underskud ved lukning af et rammeaftaletilbud dækkes ved, at underskuddet henføres til andre rammeaftaletilbud af samme type hos driftsherren.
I de tilfælde, hvor underskuddet ikke kan henføres til andre rammeaftaletilbud af samme type hos driftsherren, er det aftalt, at driftsherren i den givne situation kan fordele underskuddet fra det lukkede rammeaftaletilbud ud på driftsherrens øvrige rammeaftaletilbud. Underskuddet skal dækkes ind ved, at driftsherren trækker på en eventuel hensættelse ved driftsherrens øvrige rammeaftaletilbud, eller ved at der forekommer en takststigning ved de øvrige rammeaftaletilbud.
I de tilfælde, hvor der ikke er andre rammeaftaletilbud ved driftsherren, der kan dække underskuddet, kan underskuddet lægges ud af kommunekassen, finansieret af takststigninger i næste takstår. Regionen kan dog ikke endeligt finansiere et underskud. Hvis et underskud i Regionen ikke kan dækkes af de samlede hensættelser på øvrige tilbud, må underskuddet hensættes på status og indregnes i øvrige rammeaftaletakster efter ovenstående principper.
Aftalemodellen foranlediger i videst udstrækning, at driftsherren udviser økonomisk ansvarlighed.
7. Aftaler om afregning og betaling
Kommuner, der køber ydelser i anden kommune eller i Regionen, indgår en skriftlig betalingsaftale med driftsherren. Ændringer i et aftalt tilbud indgås ligeledes skriftligt.
Det er altid handlekommunen, der indgår betalingsaftalen med driftsherren. Det er driftsherren, som udarbejder udkast til betalingsaftalen. Betalingsaftalen skal indeholde alle nødvendige detailoplysninger til brug for afregningen (jf. bilag 1 for nærmere specifikation heraf).
Det er som udgangspunkt betalingskommunen, der betaler driftsherren. I de tilfælde, hvor der er usikkerhed om hvem, der rettelig er betalingskommune i forhold til en given borger, indtræder handlekommunen som betalingskommune, indtil det er afklaret, hvilken kommune, der rettelig er betalingskommune. Når dette er afklaret, kan handlekommunen opkræve refusion ved betalingskommunen.
Er der uenighed om regningen, meddeles dette driftsherren, hvorefter det er driftsherren, der skal foretage de nødvendige berigtigelser, såfremt der er fejl i den fremsendte regning. Hvis afregningssystemerne og betalingsgangen skal fungere effektivt, er det vigtigt, at betalingskommunen ikke egenhændigt regulerer i den fremsendte regning.
Betalingsperioden er normalt fra startdato til ophørsdato under hensyntagen til et opsigelsesvarsel på løbende måned plus en måned.
Der betales som udgangspunkt fuldt ud i opsigelsesperioden med mindre andet er aftalt.
8. Tillægsydelser
Tillægsydelser kan anvendes, hvis borgerens behov overstiger det støtteniveau, der er indeholdt i den ordinære takst. Tillægsydelser kan enten tildeles ved indskrivning eller som følge af en ændring i borgerens behov.
8.1 Tillægsydelser givet ved indskrivning
Såfremt tillægsydelser, som er en forudsætning for, at borgeren kan rummes i tilbuddet, opsiges, må handlekommunen sikre, at borgeren visiteres til andet tilbud.
Betalingsforpligtigelsen for tillægsydelsen videreføres, indtil borgeren er fraflyttet tilbuddet.
8.2 Opstået behov for tillægsydelser efter indskrivning
Hvis der opstår behov for tillægsydelser efter indskrivningen, har tillægsydelsen til dækning af det opståede behov virkning fra det tidspunkt, hvor driftsherren meddeler handlekommunen behov for tillægsydelse.
Handlekommunen skal senest én måned efter henvendelse fra driftsherren give endelig meddelelse om godkendelse eller delvis godkendelse af tillægsydelse. Ved manglende reaktion fra handlekommunen indenfor denne periode, betragtes tillægsydelsen som godkendt.
Såfremt tillægsydelsen ikke godkendes, og borgeren dermed ikke kan rummes i tilbuddet, må handlekommunen sikre, at borgeren visiteres til andet tilbud.
9. Ydelser der ikke er omfattet af styringsaftalen
Tilbuddene, der er omfattet af styringsaftalen, kan levere ydelser, der ikke af omfattet af styringsaftalen. Dette gælder bl.a. VISO-ydelser og særligt tilrettelagte uddannelsesforløb (STU).
Har en driftsherre anden virksomhed, skal denne virksomhed være fuldt finansieret. Det gælder eksempelvis tilbud, der udover deres almindelige daglige drift og ydelser også er VISO-leverandør.
En række af de sociale tilbud og undervisningstilbud, der er omfattet af rammeaftalen, driver også særligt tilrettelagte ungdomsuddannelsesforløb (STU). Det sker efter individuel aftale med den enkelte kommune.
10. Tilkendegivelse fra kommunalbestyrelserne om overtagelse af regionale tilbud
En kommunalbestyrelse har én gang i hver valgperiode mulighed for at overtage sociale tilbud eller undervisningstilbud, der ligger i kommunen, men drives af Regionsrådet. En kommune, der ønsker at overtage et regionalt tilbud, skal i henhold til lovgivningen meddele dette til Regionen senest den 1. januar i valgperiodens 3. år. Overtagelse skal ske senest den 1. januar i valgperiodens 4. år.
Overtagelsen af et tilbud skal drøftes i forbindelse med den årlige rammeaftale, og overtagne tilbud skal stå til rådighed for de øvrige kommuner i det omfang, det fastlægges i rammeaftalen.
En kommune, som ønsker at overtage et regionalt tilbud, skal tilkendegive ønsket i forbindelse med indmeldingerne til rammeaftalen for valgperiodens 3. år. Det vil for indeværende valgperiode (2014-2017) sige rammeaftalen for 2016.
Overtagelse af et regionalt drevet tilbud skal ske i henhold til bestemmelserne i lov om virksomhedsoverdragelse, og der skal i hvert enkelt tilfælde udarbejdes en konkret og individuel plan for overtagelse.
11. Køb og salg af ydelser over regionsgrænsen
Ved køb og salg af ydelser på tværs af regionsgrænser anbefales, at der udarbejdes en konkret og individuel købskontrakt eller betalingsaftale.
12. Fokusområde i 2015: tilpasning til ny lovgivning
Styringsaftalens bestemmelser om beregning af takster mv. skal tage udgangspunkt i den overordnede takstbekendtgørelse for området. Det er varslet fra Socialministeriet, at en ny takstbekendtgørelse vil træde i kraft per 1. januar 2015. Det nærmere indhold af den nye takstbekendtgørelse vil foreligge i løbet af efteråret 2014, og kendes således ikke på tidspunktet for denne styringsaftales indgåelse.
I en politisk aftale blandt alle Folketingets partier er det dog blevet fastlagt, at ét af formålene med revisionen af takstreglerne på det sociale område er at indføre mulighed for at finansiere tilbud gennem mere fleksible aftaleformer.
Styringsaftalens parter er på den baggrund enige om, at der i 2015 skal være fokus på at afdække de nye muligheder, som den nye takstbekendtgørelse måtte give anledning til, så de kan implementeres fuldt ud i styringsaftalen for 2016.
Med henblik på at skabe de bedste forudsætninger for, at der i Nordjylland kan oprettes højt specialiserede sociale tilbud, skal der i arbejdet med at omsætte de nye takstregler være særlig opmærksomhed på, om der gives nye muligheder for at lette den finansielle risiko, som påhviler driftsherre ved udviklingen og etableringen af nye højt specialiserede tilbud. Denne risiko vurderes ofte at være én af de væsentligste barrierer for etableringen af nye specialiserede tilbud.
Bilag til Styringsaftalen
Bilag 1: Specifikation til styringsaftalen
Bilag 2: Specifikke aftalevilkår for specialundervisningstilbud
Bilag 3: Aftalemodel for finansiering af Taleinstituttets opgaveportefølje under rammeaftalen efter overdragelse til kommunal varetagelse
Specifikation til Styringsaftalen for 2015 (UDKAST)
Indhold
Aftale vedr. takststruktur og beregning 3
Beregning af budgetteret belægningsprocent 3
Håndtering af over-/underskud 4
Hovedydelse som gennemsnitstakst 5
Basisydelse med tilvalgsydelser 7
Basistakster på hovedydelser ved gennemsnitstakst 7
Valg af betalingsmodel bestemmes af ydelsestype 8
Lovhjemlet objektiv finansiering 9
Rådgivningsydelser og ambulante ydelser på timetakstsbasis 9
Aftaler vedr. særlige tilbudstyper og ydelser 10
Særligt vedrørende det almene boligområde 10
Særligt vedrørende forsorgshjem og krisecentre 10
Særligt vedrørende betalingspraksis på aflastningspladser 11
Særligt vedr. kørsel til dagtilbud (SEL §103 og 104) 11
Omkostninger i takstberegningen 12
Omkostningskategorier i taksten 12
Specifikation af indhold i omkostningskategorierne 13
Værdiansættelse og afskrivninger 15
Opdeling af omkostninger forbundet med central ledelse og administration 16
Regnskabsaflæggelse og revision 20
Særligt vedrørende afregning og håndtering af tillægsydelser 22
Særligt vedr. beboeres evt. egenbetaling 23
Aftaler om lukning af tilbud 24
Appendix til specifikationsaftalen 25
Principper for fordeling af omkostninger 25
Eksempel på håndtering af over og underskud 26
Indledning
Hovedformålet med dette dokument er at beskrive principperne for finansiering, takstberegning og betalingsmodeller for kommunale og regionale sociale tilbud i den nordjyske region. Dokumentet er tænkt som et langsigtet papir, velvidende, at det skal gentiltrædes hvert år ved den årlige rammeaftaleindgåelse. Dokumentet indgår som bilagsmateriale i rammeaftalerne og er dermed en del af rammeaftalen.
Grundlæggende definitioner
Styringsaftalen skelner mellem betalingskommuner, handlekommuner og driftsherrer. Betalingskommunen er den kommune, der har betalingsforpligtelsen i forhold til det tilbud borgeren visiteres til.
Handlekommunen er den kommune, som har myndighedsansvaret (visitationsansvaret) i forhold til borgeren. Driftsherren er kommunen eller Region Nordjylland som driver tilbuddet.
Som hovedregel vil der være et sammenfald mellem handle- og betalingskommune. I tilfælde, hvor en borger er flyttet på tværs af kommunegrænser og der samtidig er afgivet refusionstilsagn, vil handlekommunen være forskellig fra betalingskommunen.
Definition af tilbud og ydelse:
NB: Vær opmærksom på, at et tilbud ofte har mere end én ydelse!
Betegnelsen et tilbud dækker i denne sammenhæng bredt over: Døgninstitutioner, botilbud, dagtilbud, specialskoler mv.
Et tilbud er således identisk med den fysiske og/eller organisatoriske enhed, der leverer ydelserne. Et tilbud er sædvanligvis kendetegnet ved at have en samlet leder/forstander.
Grundlæggende principper
Der er enighed mellem kommunerne i den nordjyske region og Region Nordjylland om, at følgende principper lægges til grund for denne aftale:
• Incitament til effektiv drift
Driftsherren skal have incitament til at sikre en løbende økonomisk effektiv drift, herunder at der sker den nødvendige tilpasning af kapaciteten. Den løbende tilpasning er afgørende for at undgå tomme pladser og dermed minimere risikoen for underskud. For at opnå den nødvendige smidighed og fleksibilitet i rammeaftalens periode kan driftsherre foretage midlertidige ændringer af tilbud i form af kapacitetstilpasninger.1
Myndighed skal have incitament til at indgå rettidig dialog med driftsherren om forventninger og ændringer i efterspørgslen.
• Taksterne skal være retvisende og omkostningsbaserede
Sammenlignelige ydelser skal kunne sammenlignes på priserne udregnet efter samme principper. Administrationen af takstsystemet skal være enkel, men samtidig give mulighed for differentiering. Takstsystemet skal være gennemsigtigt.
• Budgetsikkerhed for kommunerne og Regionen
Risiko for uforudsete udsving i økonomien skal dækkes ind. De indarbejdede beregningsgrundlag, som er grundlag for taksterne, skal være realistiske i forhold til de faktiske forventede omkostninger. Løbende dialog og tilpasning af kapaciteten skal være med til at sikre kendskab til pladsbehovet samt sikre takststabilitet.
• Udviklingstiltag
Driftsherren skal sikres finansiel mulighed for løbende udvikling. Omfanget af udviklingstiltag kan fastsættes i den årlige rammeaftale.
Aftale vedr. takststruktur og beregning
Som hovedregel skal ydelser afregnes med en takst, beregnet ud fra de faktisk budgetterede omkostninger forbundet med at udbyde en konkret ydelse.
Det bemærkes, at der dog er tilfælde, hvor det ikke er muligt på tilstrækkeligt kvalificeret vis at beregne en konkret takst pr. ydelse, enten fordi det ikke er muligt at definere ressourcetrækket fra en given ydelse, eller fordi det ikke er muligt at definere hvor mange enheder af en ydelse budgettet skal opdeles i. Der skal for disse ydelser anvendes andre betalingsmodeller end traditionel takstbetaling, som vil blive beskrevet i det efterfølgende kapitel.
Beregning af budgetteret belægningsprocent
Gennemsnittet af de to foregående års faktiske belægningsprocent anvendes i takstberegningen for det kommende år. Det forudsættes, at den budgetterede belægningsprocent ligger fra 95 til 100 for dag- og
1 En midlertidig ændring kan f.eks. være begrundet i en periodevis øget efterspørgsel eller en nedgang i efterspørgsel efter pladser. En midlertidig ændring skal altid kunne tilbageføres til det oprindelige udgangspunkt. Driftsherren skal selv være opmærksom på at melde den midlertidige ændring ind som en permanent ændring i forbindelse med de årlige kommunale indmeldinger.
døgntilbud. Af hensyn til at sikre effektiv drift og maksimal udnyttelse af tilbuddene anbefales det, at der maksimalt anvendes en belægningsprocent på 98.
Ved korte forløb, akut- eller aflastningstilbud er den minimale budgetterede belægningsprocent ved takstberegningen 90.
Håndtering af over-/underskud
Som udgangspunkt indregnes driftsoverskud og –underskud på tilbud eller typen af tilbud i taksterne i efterfølgende år.
For at sikre stabile takster og effektiv drift er det aftalt, at mindre overskud eller underskud (op til 5 %) ikke indregnes i taksterne. Der kan dog ikke akkumuleres et samlet overskud eller underskud på mere end 5 % af takstberegningsgrundlaget.
Helt konkret er der i forhold til håndtering af overskud og underskud på tilbuddet eller typen af tilbud aftalt følgende principper:
- Der kan maksimalt hensættes et overskud svarende til 5 % af tilbuddets takstberegningsgrundlag.
- Der kan maksimalt hensættes et akkumuleret overskud svarende 5 % af tilbuddets takstberegningsgrundlag.
- Overskud, der giver anledning til overskridelse af den angivne procentsats, benyttes til at nedsætte opholdsbetalingen i efterfølgende takstår.
- Anvendelsen af de akkumulerede hensættelser kan ske indenfor tilbuddet eller typen af tilbud hos driftsherren efter driftsherrens beslutning.
- Underskud på op til og med 5 % af tilbuddets takstberegningsgrundlag, der ikke kan dækkes af akkumuleret hensættelse ved tilbuddet eller typen af tilbud, kan ikke lægges oveni taksterne efterfølgende år.
- Underskud på over 5 % af tilbuddets takstberegningsgrundlag, der ikke kan dækkes af en akkumuleret hensættelse ved tilbuddet eller typen af tilbud, indregnes i det efterfølgende takstår med mindre underskuddet kan dækkes af hensættelser på tværs af typen af tilbud hos driftsherren.
Det bemærkes supplerende, at Regionen ikke endeligt kan finansiere et underskud. Dette skal således aftales nærmere i den enkelte situation.
Som en tilføjelse til de aftalte principper gøres opmærksom på, at formålet med omkostningsbaserede budgetter ikke er, at der budgetteres med overskud. Der skal kun budgetteres med de forventede omkostninger.
Ydelsestyper
Alle de steder hvor det er muligt at identificere alle udbudte ydelser og de dermed forbundne ressourcer samt entydigt at identificere modtager og betaler af ydelserne, skal der som udgangspunkt anvendes takstbaseret afregning for ydelserne. Der kan her både være tale om hoved-/basisydelser, tilvalgsydelser og tillægsydelser.
Ydelser er defineret ved deres indhold – art og omfang - samt den målgruppe, som ydelsen er tiltænkt. Ydelsen skal være beskrevet i en ydelsesbeskrivelse. Der kan her henvises til Tilbudsportalen.
Hovedydelsen indeholder alle de omkostninger der er forbundet med tilbuddet. Hvis der udbydes nogle ydelser i forbindelse med tilbuddet som ikke alle tilbuddets brugere (eller hovedparten af alle) modtager, skal disse ydelser udskilles fra hovedydelsen og prisfastsættes separat som tillægsydelser.
Kriteriet for om en ydelse skal skilles ud fra hovedydelsen er, at alle (eller tilnærmelsesvist alle) modtagere af hovedydelsen skal udgøre lige stort ressourcetræk på det tilbud/afdeling, der udbyder ydelsen, (omkostningshomogenitet) således at en ydelsesmodtager ikke kommer til at betale for en delydelse, som vedkommende slet ikke modtager. Et modsatrettet hensyn er dog, at der ikke skal laves så mange hovedydelser, tilvalgsydelser eller tillægsydelser, at det ikke blive praktisk håndterbart.
Brugen af tillægsydelser bør begrænses så meget som muligt. Brugen af tillægsydelser kan minimeres og forebygges ved at operere med flere hovedydelser og/eller med tilvalgsydelser med hver sin takst indenfor samme tilbud.
Når der indenfor et tilbud opereres med flere hoved- og tilvalgsydelser er det særligt væsentligt, at ydelsesbeskrivelsen er klar i forhold til målgruppe, indholds art og omfang. Målet er, at ydelsesbeskrivelsen skal være visitationsafklarende. Dvs. at det er tydeligt, når man kender brugerens behov, hvilke ydelser, der er relevante i forhold til den pågældende bruger.
Det er således af betydning af hensyn til administration, visitation samt økonomi, at der ved fastlæggelsen af ydelsesstrukturen for det enkelte tilbud findes den rette balance mellem flere hovedydelser og tillægsydelser.
Hovedydelse som gennemsnitstakst
Taksten på en hovedydelse er et gennemsnit af de omkostninger, der er forbundet med de enkelte brugere af en hovedydelse. Det er således naturligt, at brugere af samme hovedydelser har et forskelligt træk på ydelsen. Se nedenstående figur.
Eksempel på forskellige behov for serviceydelser for brugere af samme tilbud
Bruger 1 Bruger 2 Bruger 3 Bruger 4 Bruger 5 Bruger 6
Behov Takst
Laveste interval
Øverste i nterval
Serviceniveauinterval ogtakst
Det ses af figuren, at driftsherren ved takstfastsættelsen på en hovedydelse ved et tilbud, typisk skal acceptere, at der er udsving i de behov, den enkelte bruger af en hovedydelse har.2 Fastsættelsen af taksten på en hovedydelse på et tilbud er således et gennemsnit af de behov, de enkelte beboere på en afdeling eller et tilbud har, og relaterer sig således direkte til de pladser, der er på et tilbud/en afdeling med samme hovedydelse. Det skal pointeres, at figuren er en forenklet teoretisk visualisering af takstfastsættelsen, og at målet for fastlæggelse af ydelsesstrukturen vil være, at finde en acceptabel placering for en gennemsnitstakst jf. figuren. Placeringen af taksten skal således tilgodese, at takstfastsættelsen både er tilstrækkeligt retvisende således taksterne kan accepteres af køberne, samtidigt med at de administrative omkostninger ligger på et fornuftigt niveau, der ligeledes kan accepteres af køberne.
Figuren viser endvidere, at der typisk vil være brugere, der ligger over det øverste interval indenfor hvilket hovedydelsen er beregnet underhensyn til de naturlige udsving, der er i brugernes behov. I sådant et tilfælde vil der være behov for en tillægsydelse til den pågældende bruger. Tillægsydelsen vil så udgøre spændet mellem serviceniveauet til brugeren og taksten for hovedydelsen3 og fastsættes ud fra ydelsesbeskrivelsen på hovedydelsen, og den faglige vurdering af borgerens behov. Et væsentligt kriterium for tildeling af en tillægsydelse er, at der ikke må herske tvivl om, at behovet rent faktisk ligger over det, der er indeholdt i ydelsesbeskrivelsen.4 Sammenholdes dette med at taksten for en hovedydelse er et udtryk for et gennemsnit af brugernes behov vil det betyde, at tillægsydelser alt andet lige bør være af en ikke
2 Det skal bemærkes, at der sjældent er tale om, at en brugers behov er ensartede over en lang periode.
3 Det gennemsnitlige serviceniveau for hovedydelse.
4 Der skal være behov for en øget personalekontakt, altså udvidet normering - fx 1:1, eller i forbindelse med skærmning af udadreagerende adfærd.
uvæsentlig størrelse, da ekstra behov ellers ikke vil kunne skelnes fra de naturlige variationer i det gennemsnitlige behov. Teoretisk kan der også være brugere, der ligger under laveste interval for serviceniveauet, men i det tilfælde vil der sandsynligvis være tale om en fejlvisitering, eller at der er behov for en ny visitation.
Basisydelse med tilvalgsydelser
Det ses af figuren nedenfor, at driftsherren fastsætter en basistakst, hvortil kommer at handlekommunerne visiterer borgerne til en tilvalgsydelse. I eksemplet er der 3 tilvalgsmuligheder/-behov. Der vil i dette eksempel være 3 typer af takster. Fastsættelsen af taksterne er således hovedsageligt baseret på det serviceniveau handlekommunerne har defineret og ønsket for borgerne.
Basisydelse med tilvalgsydelser
Behov
Bruger 1 Bruger 2 Bruger 3 Bruger 4 Bruger 5 Bruger 6
Basistakster på hovedydelser ved gennemsnitstakst
Traditionelle basistakster beregnes for en ydelse som enten er en døgn- eller en dagsydelse (eller en timeydelse for rådgivning). Ved beregning af taksten for en ydelse anvendes beregningsgrundlaget, jf. bilag 7,3, samt den aftalte belægningsprocent.
Taksten for en given ydelse beregnes som:
For at kunne beregne en takst på de ydelser, der skal udbydes, er det nødvendigt først at definere antallet af ydelser samt ressourcetrækket. I fordelingsregnskabet skal ressourcer fordeles ud på de takstbærende
enheder (altså de hovedydelser, som skal takstfastsættes og udbydes) og derefter divideres med det antal enheder af ydelsen, der forventes afsat.
Som udgangspunkt skal der defineres mindst én hovedydelse pr. målgruppe pr. afdeling. En hovedydelse skal indeholde omkostninger til alle de delelementer ydelsen består af. Hovedydelsen indeholder alle de delelementer som alle (eller tilnærmelsesvis alle) modtagere af ydelsen modtager. Hovedydelsen skal således indeholde alle basiselementerne, som en afdeling tilbyder en given målgruppe.
Som udgangspunkt skal det tilstræbes, at hovedydelserne defineres på en sådan måde, at de opfylder mindst 90 % af ydelsesmodtagernes behov (under hensyntagen til, at hovedydelsen ikke defineres så bredt, at spredningen i den faktiske ressourcetræk fra modtagernes side bliver så stort, at der ikke længere reelt er tale om, at der afregnes for det faktiske ressourcetræk).
Tillægsydelser er ekstraordinære ydelser, der ligger udenfor det, der tilbydes indenfor hovedydelser. Der kan her være tale om ydelser, der ikke allerede tilbydes i hovedydelser (f.eks. ledsagelse eller psykologbistand), eller blot flere enheder af et delelement af en ydelse (f.eks. ekstra pleje eller opsyn).
Der budgetteres ikke med tillægsydelser, da man på tidspunktet for budgetlægningen ikke kan sige noget kvalificeret om omfanget af tillægsydelser til de konkrete brugere. Det forudsættes, at indtægter og udgifter forbundet med tillægsydelser balancerer.
Således beregnes taksterne for tillægsydelserne ikke som gennemsnitsomkostninger (da alle faste omkostninger samt henførte omkostninger er indregnet i taksten på hovedydelsen), men som en marginalomkostning hvor der kan indarbejdes et overhead på max. 5% af marginalomkostningerne.
For beregning af tillægsydelser se selvstændigt bilag 2 vedr. ”Principperne for takstfastsættelse af tillægsydelser”.
NB: Taksten for tillægsydelser beregnes som marginalomkostninger til det øvrige budget
Andre betalingsmodeller
Valg af betalingsmodel bestemmes af ydelsestype
Valg af betalingsmodel for en ydelse bestemmes hovedsagligt af, hvilken type ydelse der er tale om. Hvis der er tale om traditionelle ydelser baseret på normerede dag- eller døgnpladser, skal disse som udgangspunkt afregnes som takstbaserede hoved- og tillægsydelser.
Der er mulighed for at afvige fra dette princip, hvis det fx ikke er muligt at registrere ydelsesmodtagernes cpr-nummer og/eller betalingskommuneoplysninger. For de ydelser, der ikke er direkte klientbaserede, er det muligt fx at anvende en trækningsret på et given tilbuds ydelser eller ressourcer. For rådgivningsydelser vil det fx være muligt at opkræve en enhedstakst (f.eks. en time- eller dagstakst).
Muligheden for at fravige takstprincippet og i stedet indgå aftale om en anden finansieringsordning (fx en abonnementsordning), der indebærer fælles finansiering uden direkte sammenhæng til anvendelsen af
tilbuddene, kan også være et element i en aftale om at understøtte efterspørgslen efter de mest specialiserede tilbud. Vilkårene for, hvornår udgangspunktet om takstberegning evt. kan fraviges, og der i stedet kan aftales en anden finansieringsordning, er fastsat i den aftale om et forstærket samarbejde, der er indgået som del af udviklingsstrategien for 2015.
Ved vedtagelsen af rammeaftalen skal det fremgå, hvilken betalingsmodel, der er aftalt for de enkelte ydelser.
Lovhjemlet objektiv finansiering
Der er i forbindelse med de lands- og landsdelsdækkende institutioner en lovfæstet objektivfinansiering, hvor omkostningerne fordeles til kommunerne efter andel af befolkningstallet.
Trækningsret
Tankegangen bag objektiv finansiering kan ligeledes anvendes til finansiering af de ydelser, hvor det ikke er muligt at foretage en valid registrering (og dermed afregning) af aktivitet, hvor det ikke er muligt at forudsige aktivitetsomfanget i takstberegningsøjeblikket, eller hvor det ikke er muligt at definere en meningsfyldt ydelsesenhed eller hvor afregning ville give anledning til mange små opkrævninger.
Dette kunne f.eks. være på ydelser hvor det ikke er lovligt at registrere ydelsesmodtagerne (f.eks. på krisecentrene), eller på ydelser hvor borgerne henvender sig direkte til udbyderne uden forudgående visitation og registrering (f.eks. borgerbutik i forbindelse med hjælpemiddelcentral m.v.) eller visse former for rådgivnings- og vejledningsydelser.
De aftalebaserede5 objektive finansieringsydelser benævnes i denne sammenhæng som en trækningsret. Her er der ikke tale om lovhjemlet objektiv finansiering, men en aftalt objektiv finansiering. For disse ydelser vil indgåelse af aftale være valgfri for kommunerne.
Der anvendes en konkret fordelingsnøgle (f.eks. befolkningsgrundlag) til at fordele omkostningerne til en ydelse på de kommuner, der ønsker at gøre brug af tilbud med trækningsret. Om betalingen for en trækningsret beregnes ud fra objektive kriterier eller andre kriterier (f.eks. historisk anvendelse) aftales i forbindelse med de årlige rammeaftaler.
For ydelser med trækningsret kan de kommuner, der har en trækningsret, frit benytte ydelsen uden at der forbrugsafregnes.
Rådgivningsydelser og ambulante ydelser på timetakstsbasis
Der vil i relation til mere traditionelle dag- og døgntilbud kunne sælges rådgivningsydelser. For disse tilbudstyper vil omfanget af rådgivningsydelser ofte være af et begrænset omfang. På den baggrund er det i disse tilfælde hensigtsmæssigt, at rådgivningsydelsen bliver afregnet som tillægsydelser. Det vil sige, at der er tale om en marginaltakst, hvor der ikke er budgetteret med rådgivningen.
I de tilfælde hvor rådgivningen er af en mere omfattende karakter, må rådgivningen opfattes som en hovedydelse, hvor der sker en traditionel omkostningsopgørelse (frem for en marginalbetragtning). Som nævnt ovenfor kan der i sådanne tilfælde aftales enten en trækningsret i forhold til rådgivning eller
5 I modsætning til de lovhjemlede objektivt finansierede ydelser.
alternativt kan der laves en egentlig timetakst eller enhedstakst for rådgivning og ambulante ydelser, som beregnes som en hovedydelse.
Aftaler vedr. særlige tilbudstyper og ydelser
Særligt vedrørende det almene boligområde
Tilbud med regional leverandørpligt, som er etableret efter ældreboliglovgivningen, indgår i den årlige rammeaftale. Dette gælder også kommunalt overtagne tilbud.
Ved almen boligområdet skelnes mellem en takst for indholdet (støtte, pleje og behandling) i tilbuddet og så den husleje, som er knyttet til den enkelte bolig. Det skal beregnes både en takst for indholdet samt en husleje.
Ved regionalt eller kommunalt drevne tilbud efter ældreboliglovgivningen skal udgifter til vedligeholdelse, fornyelse af tekniske installationer samt omkostninger til administrationen indregnes i taksten. Dette er en forskel fra almene ældreboliger, der drives af boligforeninger eller selvejende institutioner, hvor tilsvarende omkostninger afholdes over huslejen. Disse retningslinier er nærmere beskrevet i bekendtgørelsen om rammeaftaler § 9 og § 14.
Hvis der i almene boliger er tomme pladser, skal den kommunalbestyrelse, der har anvisningsretten til boligerne normalt udrede betalingen for huslejen, indtil der er indtrådt en ny lejer. Dette sikrer, at den almene boligforening altid har sikkerhed for betalingen. For botilbud i form af almene boliger omfattet af rammeaftalen, er det særligt aftalt, at huslejebetalingen for tomme pladser indregnes i regnskabet for det pågældende tilbud. Dette sikrer, at beliggenhedskommunen for et tilbud ikke har en yderligere risiko ved opfyldelsen af sine rammeaftaleforpligtigelser.
Til imødegåelse af risikoen for tomme pladser i indholdsdelen af tilbuddet kan driftsherren indregne en tompladsrisiko i taksten, som svarer til belægningsprocenten for øvrige tilbud omfattet af rammeaftalen. Dette skal ses i lyset af, at driftsherren til de almene boliger har leverandørpligt på indholdet i tilbuddet i henhold til rammeaftalen. Dermed ligestilles driften af indholdet i almene boliger med almindelig tilbudsdrift.
Takstberegningen for indholdsdelen ved almene boliger er således tilsvarende takstberegningen for øvrige tilbud - blot er huslejedelen udtaget særskilt på det almene boligområde.
Særligt vedrørende forsorgshjem og krisecentre
Der kan i forbindelse med forsorgshjem og krisecentre være tilfælde, hvor det ikke er muligt at bestemme hvilken kommune, der skal opkræves for brugernes ophold. Baggrunden herfor er, at der til disse tilbud er et selvmøderprincip, hvor brugerne møder frem til tilbuddet uden en kommunal visitation. Blandt disse brugere kan der være enkelte, der ikke kan eller ønsker at oplyse hvilken kommune de kommer fra. Der kan som følge heraf ikke sendes en opkrævning for opholdet.
Det skal i den forbindelse nævnes, at kvinder kan kræve anonymitet ved henvendelse til et krisecenter og at visse brugere af forsorgshjem reelt ikke har kendskab til hvilken kommune, der er deres betalingskommune.
Til dækning af de takstindtægter, der ikke kan opkræves ved en konkret kommune, budgetteres i forbindelse med takstberegningen med et forventet tab vedrørende takstindtægter. Tabet indregnes som en udgift og bevirker således, at taksterne på forsorgshjem og krisecentre generelt forøges med henblik på dækning af de tabte takstindtægter.
Størrelsesordenen af tabet fastsættes på baggrund af erfaring fra tidligere år.
Der skal således ikke anvendes en særlig lav belægningsprocent i takstberegningen til dækning af tabet.
Særligt vedrørende betalingspraksis på aflastningspladser
Vedrørende betalingspraksis på aflastningspladser er det aftalt, at der betales for det mellem driftsherre og myndighed aftalte antal aflastningsdøgn, uanset om pladsen benyttes eller ej. Den hidtidige praksis har været, at der betales efter antal anvendte døgn, hvor bestiller/familien med cirka en uges varsel har kunnet framelde sin aflastningsplads uden yderligere betaling.
Baggrunden for den nyaftalte praksis er, at driftsherren har svært ved at få belagt de aflastningspladser, der med kort varsel frameldes, eller bare ikke anvendes, hvilket vanskeliggør økonomistyringen. Ulempen ved den hidtidige praksis var således, at driftsherren manglede budgetsikkerhed som følge af mulige svigtende takstindtægter mht. aflastningspladserne, grundet det korte varsel for framelding. Dette medførte, at driftsherren måtte beregne det forventede tab ved manglende anvendelse af aflastningspladserne ind i taksten, i form af en lav budgetteret belægningsprocent. Denne praksis betød videre, at de kommuner/bestillere, der rent faktisk brugte de aflastningspladser, som de bestilte, kom til at betale en merpris, da taksten blev forøget som følge af en lav budgetteret belægningsprocent.
Fordelen ved den nye praksis er, at den budgetterede belægningsprocent på aflastningspladserne kan øges, hvorved taksterne på aflastningspladserne falder. Omlægningen retter endvidere fokus på en mere effektiv udnyttelse af aflastningspladserne. Endeligt bør driftsherren ved omlægningen af praksis underrette bestillerkommunen om, hvorvidt pladserne rent faktisk bliver benyttet af forældrene til børnene, der skal i aflastning, med henblik på en eventuel revurdering af det samlede antal bevilligede aflastningsdøgn til de pågældende børn.
Særligt vedr. kørsel til dagtilbud (SEL §103 og 104)
Det er handlekommunens ansvar at sørge for at brugeren kan komme frem og retur fra dagtilbuddet. Eventuelt kan kompetencen delegeres til driftsherren. Såfremt ansvaret for transporten delegeres til driftsherren afregnes efter konkret regning for udgiften relateret til transporten.
Indeværende retningslinjer beskriver hvordan driftsherren kan indregne et gebyr for at håndtere den administration, der er forbundet med kørselsplanlægningen.
Koordinations- og planlægningsopgaven
Selve kørselsplanlægningen i at sikre, at borgeren afhentes fra fx hjemmeadressen rettidigt, således at borgeren ankommer til dagtilbuddet på det planlagte tidspunkt. Dette gælder ligeledes ved hjemtransport, således at afhentning sker inden dagtilbuddets lukketid, og at ankomsten er som aftalt med hjemmeadressen. Desuden er det hensigtsmæssigt, igennem en struktureret og ensartet planlægning, at transporten er så omkostningseffektiv som muligt, således at transporten bliver billigere ved fx stordrift. I
administrationsopgaven er der ligeledes inkluderet betaling til vognmænd og opkrævning hos myndighed (betalingskommune).
Fremgangsmetode for beregning
Beregningen af administrationsgebyret skal bero på et vurderet behov. Det vil derfor være en teknisk vurdering af opgavens omfang, der ligger til baggrund for udgiftsniveauet for den enkelte borger. Det forslås at følgende retningslinjer gør sig gældende om administrationsopgaven:
• Den er koblet op på cpr-nummerniveau.
• Den reguleres ikke på baggrund af transportafstanden eller antallet af kørte ture i en periode.
• Gebyret opkræves månedligt pr borger.
• Regneeksempel: kr. 350.000 / 291 borgere / 12 måneder = 100 kr. pr. mdr. pr. borger. Hertil kommer så den direkte transportudgift, der har været på den pågældende borger.
I forhold til selve transportudgiften foreslås det, det der tages udgangspunkt i udgiften på borgerens transport indenfor det seneste halve år, således at der beregnes en gennemsnitspris pr mdr. for den konkrete borger. Denne metode sikrer, at transportudgiften også afspejler afbestilt kørsel grundet sygdom og ferie. Myndighed (betalingskommunen) vil derfor opleve en ens pris hver måned. Det anbefales ligeledes, at transportudgiften revurderes årligt eller halv årligt.
Omkostninger i takstberegningen
Omkostningskategorier i taksten
Rammeaftalen skal indeholde oplysninger om takster for kommunernes køb af pladser og individuelle ydelser (tillægsydelser) i tilknytning hertil.
Den enkelte takst pr. ydelser skal fremgå og være fordelt på følgende omkostningskategorier:
1) De samlede direkte og indirekte omkostninger, der vedrører de enkelte ydelser eller leverancer dertil, fordels på:
a. Løn og øvrige indtægter og udgifter, der kan henføres direkte til det pågældende tilbud/den pågældende ydelse.
b. Udvikling – uddannelse af personale, opkvalificering af tilbuddet m.v.
c. Administration (ledelse, administration, kontoromkostninger, IT m.v.).
d. Andel af central ledelse og administration.
e. Tilsyn.
f. Ejendoms- og kapitalomkostninger (vedligeholdelse/afskrivning m.v.).
2) Regulering i forhold til tidligere år (dækning af underskud/overskud i forbindelse med tidligere år jf. aftalte regler herfor).
For hver ydelse skal den belægningsprocent, der er lagt til grund for takstberegningen, oplyses.
Specifikation af indhold i omkostningskategorierne
Af hensyn til sammenligneligheden og gennemskueligheden specificeres indholdet af ydelserne på omkostningskategorier.
Ad a) Løn, der kan henføres direkte til det pågældende tilbud/den pågældende ydelse:
Her placeres alle lønrelaterede omkostninger (f.eks. løn, pension, tjenestemandspensioner, AER, arbejdsgiverforsikringer, mv.) til fagligt - og teknisk personale mv. Dvs. personale, der ikke primært varetager administrative eller ledelsesmæssige opgaver. Løn til personale, der varetager blandede funktioner (fx administration/ledelse eller faglige/tekniske) fordeles efter arbejdsindhold. Dvs. at lønomkostninger fordeles efter en konkret vurdering.
Ad a - fortsat) Øvrige indtægter og udgifter, der kan henføres direkte til det pågældende tilbud/den pågældende ydelse:
Denne post er ment som en opsamlingspost. Her placeres f.eks. materialeomkostninger til aktiviteter, inventar (der ikke er aktiveret), transport, rengøringsartikler, rejser m.v..
Ved institutioner for børn og unge placeres ligeledes omkostninger til kost, tøj, lommepenge i denne kategori.
NB: Særligt vedrørende botilbud for voksne:
Ved botilbud for voksne kan det komme på tale, at botilbuddet leverer/sælger individuelle valgfri ydelser til beboerne.
For disse ydelser betaler beboeren direkte til botilbuddet. Der kan her være tale om botilbuddets levering af vask, rengøring, transport samt visse former for ledsagelse. I alle tilfælde er der tale om ydelser, der ligger udover indholdet i botilbuddets hovedydelser eller udover det indhold, der er aftalt i forbindelse med de konkrete beboeres handleplaner og visitation til botilbuddet.
Ved budgetteringen forudsættes, at indtægter og udgifter til individuelle valgfrie ydelser balancerer. Da disse elementer ikke indgår i hovedydelsen, indgår de heller ikke i taksten.
Det forudsættes ligeledes, at råvareomkostninger til beboernes kost betales direkte af beboerne eller via en kostkasse og er derfor uden for botilbuddets budget.
Ad b) Udvikling – uddannelse af personale, opkvalificering af tilbuddet mv.:
Her placeres omkostninger til kurser, supervision, konsulentydelser og efteruddannelse for personale ansat i tilbuddet: – altså omkostninger der kan henføres til tilbuddet. Dvs. at der indregnes omkostninger til løbende at fastholde tidssvarende kompetencer og kvalifikationer i eksisterende kommunale eller regionale ydelser. Hver driftsherre skal finde sit niveau.
Ad c) Administration (ledelse, administration, kontoromkostninger, IT mv.):
Her placeres lønomkostninger til ledelsen i tilbuddet samt løn til kontorpersonale ansat i tilbuddet. Dvs. at summen af løn placeret under denne post sammen med løn placeret under a) samlet udgør alle lønomkostninger på den pågældende ydelse. (se ”a” mht. placering af lønomkostninger for personale med blandede opgaver). Ved flere ydelser i samme tilbud fordeles omkostningerne på de enkelte hovedydelser.
Omkostninger til administrativt personale og IT mv. i tilbuddet placeres ligeledes her. Ad d) Xxxxx af central ledelse og administration:
Her placeres omkostninger til overhead. Denne post skal således dække en andel af løn til rådhuspersonale, politikerbetjening, kontorfaciliteter, kurser osv. til denne personalegruppe.
Ad e) Tilsyn:
Under tilsyn indregnes udgiften til Socialtilsynet, for de tilbud, der er omfattet af dette. For øvrige tilbud indregnes den forventede udgift til det generelle tilsyn.
NB: Vær opmærksom på, at der til takstberegningen kun skal medtages omkostninger forbundet med det generelle tilsyn med egne tilbud, og ikke omkostninger forbundet med det individuelle tilsyn med borgere.
Ad f) Ejendoms – og kapitalomkostninger (vedligeholdelse / afskrivninger mv.): På denne post placeres følgende omkostninger:
I.Ejendomsomkostninger:
Her placeres omkostninger til husleje ved lejeforhold, normalt vedligehold, omkostninger til opvarmning, el, ejendomsskat, vand, renovation m.v..
II.Afskrivninger:
Her placeres omkostninger til afskrivning af aktiverede bygninger, inventar, busser mv. Se senere.
III.Andre kapitalomkostninger:
• Forrentning af aktiver
• Forrentning af over-/underskud
• Forrentning af likviditetstræk6
NB: Ved leasing opføres alene finansielt leasede aktiver i anlægskartoteket.
Omkostninger ved finansielt leasede aktiver: Der kan enten indregnes leasingydelser eller afskrivninger og forrentning – ikke begge dele samtidig.
Omkostninger ved operationel leasing medtages som en almindelig driftsomkostning på linie med leje.
6 2 mdr. udlæg for omkostninger på institutioner. Der går ca. 2 måneder fra en bestiller modtager en ydelse til forfaldsdatoen på den tilhørende faktura. Udlægget for omkostningerne i denne periode skal forrentes til samme rentesats som den øvrige kortsigtede forrentning.
Ad 2) Reguleringer i forhold til tidligere år:
Over- eller underskud fra tidligere år indregnes i taksten.
Værdiansættelse og afskrivninger
Aktiverne udgør typisk værdien af grunde, bygninger og visse driftsmidler. Passiver udgør typisk opsparet pensionsforpligtigelser til tjenestemænd, der er ansat i et tilbud, der leverer en ydelse samt eventuelt lån/leasinggæld optaget af tilbuddet. Er aktiverne større end passiver udlignes dette gennem et lån. Er passiverne større end aktiverne udlignes dette gennem et kontantbeløb (udbetales typisk som en 10-årig annuitet).
Skal den nye driftsherre kunne indfri passiver, er det forudsætningen, at afskrivning og forrentning af aktiverne indregnes fuldt ud i omkostningerne. Dette gøres således:
Afskrivning og forrentningen af de fysiske aktiver sker efter gældende praksis, jf. budget- og regnskabssystemet.
Forskellige valg af regnskabspraksis vil påvirke takstberegningen i det enkelte år, men set over en årrække vil omkostningsberegningerne være neutrale. Det anbefales dog, at man anvender en regnskabspraksis, der stabiliserer taksterne mest muligt. Afskrivninger medtages direkte i takstberegningen for det tilbud afskrivningerne vedrører. Her kan opgørelser fra anlægskartoteket anvendes direkte.
Renter
Forrentning af anlægskapital
Forretning af aktiver indregnes i budgettet/taksten som en omkostning. Dette sker ved anvendelse af en markedsrente, svarende til den i budget- og regnskabssystemets kap. 9, beskrevne rente.
Forrentningen indregnes direkte i takstberegningen for de ydelser, forrentningen vedrører.
Renteomkostninger på lånefinansiering af aktiver indregnes ikke i taksten, men finansieres af ovenstående forrentning af aktivet. Takstberegningen er således uafhængig af finansieringsformen af aktiver.
Forrentning af driftskapital samt over-/underskud
I omkostningskalkulen indregnes omkostninger til forrentning af driftskapital, såfremt der er tale om en aktivitet, hvortil der knytter sig væsentlige omkostninger til likviditetsmæssige udlæg i forbindelse med opgavens udførelse. Forrentning af driftskapital skal svare til de omkostninger, der evt. er ved likviditetsmæssig udlægning i forbindelse med produktionen.
Der vil f.eks. ofte være tale om, at en bestiller af en ydelse først skal betale for en leveret ydelse ca. 2 måneder efter, at den er blevet leveret. Dette medfører et likviditetsmæssig udlæg fra leverandørens side der skal forrentes.
Ligeledes skal evt. over-/underskud forrentes. Der anvendes samme rente til forrentning af både over- og underskud.
Markedsrenten vil være den relevante rentefod ved disse beregninger. Da der er tale om forrentning af driftskapital benyttes som udgangspunkt en aktuel/kort rentesats, jf. budget- og regnskabssystemets kap. 9.5.2.
Tjenestemandspensioner
Omkostninger til dækning af tjenestemandspensioner optjent efter 1. januar 2007 skal indregnes i taksterne på de enkelte ydelser. Beregningen af omkostningen kan ske på flere forskellige måder. Beregningen er således afhængig af, om driftsherren helt eller delvist har overdraget forpligtelsen til et forsikringsselskab eller er fuldt ud selvforsikret på området.
Hvis driftsherren har tegnet en pensionsforsikring, dvs. overdraget tjenestemandspensionsforpligtelsen til et forsikringsselskab, vil omkostningen, som skal indregnes i taksterne, som udgangspunkt være forsikringspræmien.
Er driftsherren selvforsikret, vil omkostningen, som skal indregnes i taksterne, som udgangspunkt være den beregnede stigning i pensionsforpligtelsen i takstperioden.
Særlig aftale
Det er af administrative hensyn aftalt, at man ved takstberegningen, i stedet for at beregne den konkrete omkostning jf. ovenstående, kan vælge at beregne og indregne omkostningen til tjenestemandspensioner som 25 % af tjenestemandens lønomkostninger i de enkelte ydelser. Aftalen vedrørende de 25 % er i overensstemmelse med det forhåndsværende Indenrigs- og Sundhedsministeriums udmelding om, at omkostningen til tjenestemandspensioner på social- og specialundervisningsområdet er aftalestof. Det skal præciseres, at det forventes, at driftsherren arbejder hen imod at budgettere med de faktisk forventede omkostninger på sigt.
Det skal bemærkes, at det alene er omkostningerne til afdækning af de årlige stigninger i de fremtidige tjenestemandspensionsforpligtigelser, der skal indregnes i taksterne. De faktiske pensionsudbetalinger til tjenestemænd skal således ikke indregnes.
Opdeling af omkostninger forbundet med central ledelse og administration
Der er som udgangspunkt to modeller for fastsættelse af overhead i forbindelse med takstberegningerne – fast fælles procentsats eller en konkret omkostningsægte beregning. I regionen Nordjylland anvendes en konkret omkostningsægte beregning, og der er enighed om, at den model er både anvendelig, den mest retmæssige og indeholder de rette incitamenter. I nedenstående er anvist principper for omkostningsægte beregninger af overhead.
En af de store opgaver i forbindelse med fordeling af omkostninger, er klargøring af omkostninger i centraladministrationen, der skal fordeles ud på taksterne. For at kunne fordele et administrationsoverhead ud på taksterne skal omkostningerne i de centrale administrationer deles op i omkostninger forbundet med myndighedsopgaver og omkostninger forbundet med driftsopgaver.
Myndighedsopgaverne er finansieret på anden vis og omkostninger forbundet hermed skal således ikke indgå taksterne.
NB: Omkostninger forbundet med myndighedsopgaver skal ikke indgå i taksten.
For at sikre, at alle relevante omkostninger fra centraladministrationen fordeles over på taksten, skal omkostninger, der kan relateres til driftsopgaver (herunder også henførte omkostninger til medarbejdere, der har med driftsopgaver at gøre, f.eks. ledelse, kantinebetjening, rengøring, andel af el-regning mm) indgå. Der skal således samles omkostninger fra alle de relevante afdelinger i centraladministrationen; fagforvaltninger, serviceafdelinger (f.eks. økonomi-, løn og personale-, bygningsfunktioner), sekretariater mm., som kan henføres til driftsområdet. Herefter skal omkostningerne fordeles over på taksten.
Taksterne på ydelser indenfor social- og specialskoleområdet skal således indeholde alle omkostninger til ekstern driftsopgaverelateret administration og andet overhead, der enten kan henføres direkte eller indirekte til driftsområdet: Dvs. både omkostningerne til en økonom i den centrale økonomiforvaltning, der beskæftiger sig med social- og specialskoleområdet samt omkostningen til medarbejdere i centraladministrationens kantine.
Taksterne på ydelser indenfor social- og specialskoleområdet skal således indeholde alle eksterne administrationsomkostninger, der kan henføres til driftsområdet. Dette medfører, at;
• de driftsopgaverelaterede omkostninger skal identificeres og udskilles fra de øvrige administrationsomkostninger (myndighedsrelaterede opgaver).
• omkostninger forbundet med myndighedsopgaver skal holdes ude af taksten.
• de relevante driftsområdehenførbare omkostninger udskilles fra de samlede driftsområdehenførbare omkostninger og fordeles ud på de relevante takstområder.
Erfaringerne har vist, at det ikke har været muligt for indeværende aftales parter, at finde en ens metode til opdelingen af omkostningerne forbundet med central ledelse og administration. Derfor er det besluttet, at den enkelte myndighed må vælge en metode, der skal kunne revideres.
Ovenstående kan illustreres i figuren herunder:
Driftsopgaver
Samlede administrationsom kostninger
Myndigheds- opgaver
Omkostninger der skal indgå i taksten
Indgår i fordelingsregnskab
Omkostninger der ikke skal indgå i taksten
Relateres til andre driftsområder. F.eks. veje, natur mm.
Ikke relevante i forhold til driftsområdet
• Stille specialrådgivning til rådighed og at sørge for forsyningen med rådgivningscentre
• Etablering af boligændringer
• Stille specialrådgivning til rådighed
• Vedligehold af veje
• Drift af folkeskoler
• Støtte- og kontaktpersoner til personer med sindslidelser
Nogle eksempler på myndighedsopgaver og driftsopgaver som medfører et ressourcetræk på centraladministrationen kunne være (Dette er ikke en udtømmende liste):
Myndighedsopgaver:
• Udredelse af sagen og fremlæggelse af et beslutningsgrundlag til brug for visitation
• Beslutninger/afgørelser om, hvorvidt en person har ret til en bestemt hjælp (visitere), eller om der skal ske ændringer i en bevilget hjælp, fx at hjælpen skal reduceres, øges eller ophøre
• Fastlæggelse af serviceniveauet inden for lovgivningens rammer
• Opfyldelse af forsyningsforpligtelsen indenfor de områder, hvor serviceloven pålægger myndigheden en forsyningsforpligtelse overfor den enkelte borger – ikke drifts delen
• Afgørelse om optagelse i særlige dag- eller klubtilbud til handicappede børn efter indstilling fra kommunen
• Godkendelse og tilsyn med private botilbud og opholdssteder
• Individuelt tilsyn
• Afgørelse om nedsættelse eller bortfald af betalingen i det særlige dag- og klubtilbud
• Beslutning om det nødvendige antal pladser i særlige dag- og klubtilbud til handicappede børn
• Fastsættelse og opkrævning af beboerbetaling, kostforarbejdningsbidrag og særlig service betaling
Driftsopgaver:
Relevante i forhold til driftsområdet
• Oprettelse og drift af institutioner, tilbud, serviceydelser og sikrede afdelinger
• Levering af særlige handicapkompenserende hjælpemidler
• Husly til husvilde
• Boformer til hjemløse
• Generelt tilsyn (jf. afsnit 2.2 ad e)
• Drifts- og økonomistyring af institutioner
• Oprettelse og drift af institutioner, tilbud, serviceydelser og sikrede afdelinger.
• Stille specialrådgivning til rådighed og at sørge for forsyningen med rådgivningscentre
• Etablering af boligændringer
• At stille specialrådgivning til rådighed for kommunerne og borgerne
• Levering af særlige handicapkompenserende hjælpemidler
• Husly til husvilde
• Vedligehold af veje
• Drift af folkeskoler
• Boformer til hjemløse
• Støtte- og kontaktpersoner til personer med sindslidelser
• Generelt tilsyn
• Drifts- og økonomistyring af institutioner
• Fastsættelse og opkrævning af takster fra driftsherren
I ovenstående eksempel på hhv. myndigheds- og driftsopgaver der medfører et ressourcetræk i centraladministrationen, er driftsopgaverne blevet opdelt i to kasser: nemlig opgaver der skal med i fordelingsregnskabet (relevante i forhold til driftsopgaver (omfattet af rammeaftalen)) og opgaver der ikke skal med i fordelingen (ikke relevante i forhold til driftsopgaven).
Omkostninger forbundet med de opgaver, der ikke er relevante i forhold til driftsopgaven på social- og specialskoleområdet, fordeles hen på de driftsområder, hvor de er relevante, og som i forhold til fordelingsarbejdet for social- og specialskoleområdet vil blive betragtet som de eksterne omkostningssteder.
Oftest er opdelingen i myndigheds- og driftsrelaterede opgaver ret lige til. Nogle opgaver er helt klare myndighedsopgaver. Det er opgaver, hvor forvaltninger sikre borgernes retssikkerhed. Dette kunne være, når myndigheder udsteder generelle forvaltningsakter, som f.eks. konkrete afgørelser (tilladelser, godkendelser, visitation), planer (kvalitetsplaner mm) eller regulativer. Andre gange bliver man nødt til at definere en snitflade, da der kan være nogle gråzoneområder.
Opdelingen af de administrative omkostninger i driftsopgaverelaterede omkostninger og myndighedsrelaterede omkostninger tager udgangspunkt i de medarbejdere, der udfører opgaverne. Hvis en medarbejder udelukkende arbejder med myndighedsrelaterede opgaver, skal denne medarbejders lønomkostning ikke medregnes i taksten, hvorimod lønomkostningen til en medarbejder, der udelukkende arbejder med driftsrelaterede opgaver, skal medregnes.
Der er dog mange medarbejdere, der arbejder med begge typer opgaver og det er her nødvendigt, at opdele lønomkostningen til disse personer i forhold til den andel af deres arbejde der omhandler hhv. drifts- og myndighedsrelaterede opgaver. Dette vil ofte være i form af en anslået gennemsnitsværdi.
Ledelsesniveauet mv. er oftest ikke muligt at adskille i driftrelaterede og myndighedsrelaterede opgaver, hvorfor omkostningen hertil opdeles med en fordelingsnøgle efter lønomkostningerne til den øvrige administration. På samme måde kan øvrige ikke-opgaverelaterede omkostninger, der indirekte skal henføres til social- og specialskoleområdet, deles efter samme fordelingsnøgle.
Regnskabsaflæggelse og revision
Regnskabsaflæggelsen samt takstberegningen er omfattet af den almindelige lovpligtige revision.
Ved regnskabsaflæggelse herunder opgørelsen af over- og underskud skal det sikres, at regnskabet indeholder alle omkostninger og indtægter, der ligger til grund for takstberegningerne. Der skal som minimum for kommunerne laves særskilt opgørelse af over-/underskud, i det omfang dette ikke indgår i det almindelige regnskab.
Over- og underskud opgøres som minimum på tilbuds- eller målgruppeniveau (som defineret i tilbudsportalen). Man kan dog også vælge at gå ned på tilbuds-/ ydelsesniveau.
Opgørelse af over- og underskud skal ske efter ensartede principper for de områder i kommunen eller Regionen, som er omfattet af rammeaftalen, og der skal over tid være kontinuitet i metoden.
Afregning og betalingsgang
Kommuner, der køber ydelser i anden kommune eller i Regionen, indgår en skriftlig betalingsaftale med driftsherren. Det er altid handlekommunen, der indgår betalingsaftalen med driftsherren. Det er driftsherren, som udarbejder udkast til betalingsaftalen.
Betalingsaftalen skal indeholde alle nødvendige detailoplysninger til brug for afregningen. Der lægges vægt på, at betalingsaftalen tilpasses således, at den kan anvendes ved indberetning til det eller de afregningssystemer, kommunerne og Regionen anvender.
Betalingsaftalen skal således som minimum omfatte:
• Information om hvem der er handlekommune, samt hvem der er betalingskommune,
• Oversigt over de enkelte ydelser og deres pris, herunder bevillingsparagraf, der indgår i tilbuddet,
• Bevillingsomfanget for de enkelte ydelser,
• Startdato og priser for de enkelte ydelser,
• Opsigelsesvarsel.
Ændringer i et aftalt tilbud indgås ligeledes skriftligt.
Det er som udgangspunkt betalingskommunen, der betaler driftsherren. I de tilfælde, hvor der er usikkerhed om hvem, der rettelig er betalingskommune i forhold til en given borger, indtræder handlekommunen som betalingskommune, indtil det er afklaret hvilken kommune, der rettelig er betalingskommune. Når dette er afklaret kan handlekommunen opkræve refusion ved betalingskommunen.
Driftsherren sender månedlige afregninger til betalingskommunerne.
Er der uenighed om regningen meddeles dette driftsherren, hvorefter det er driftsherren, der skal foretage de nødvendige berigtigelser, såfremt der er fejl i den fremsendte regning. Hvis afregningssystemerne og betalingsgangen skal fungere effektivt, er det vigtigt, at betalingskommunen ikke egenhændigt regulerer i den fremsendte regning.
Betalingsperioden er normalt fra startdato til ophørsdato under hensyntagen til et opsigelsesvarsel på løbende måned plus en måned.
Der betales som udgangspunkt fuldt ud i opsigelsesperioden med mindre andet er aftalt.
Betalingsperioden er normalt fra startdato til ophørsdato plus et opsigelsesvarsel. Startdatoen svarer til første dag borgeren modtager ydelsen, og ophørsdatoen til sidste dag borgeren modtager ydelsen. For at ligestille kommunale og regionale tilbud med private tilbud skal ophør dog altid varsles med løbende måned plus en måned. Der betales som udgangspunkt fuldt ud i opsigelsesperioden medmindre andet er aftalt. F.eks. kan der for særlige tilbud i rammeaftalen aftales, at der alene betales til tidspunktet for ophørsdato, mod at der for den pågældende ydelse beregnes takster med udgangspunkt i en særlig lav belægningsprocent. Der kan her være tale om f.eks. krisecentre, forsorgstilbud eller misbrugstilbud samt
visse former for dagtilbud, hvor der er tradition for korte eller afbrudte indskrivningsforløb. Hertil skal det tilføjes, at opsigelsesvarslet for substitutionsbehandling på misbrugsområdet er aftalt til at være 14 dage.
Flyttes en person fra et tilbud, der er givet på grund af ventetid til et aftalt fast tilbud, kan driftsherren af ventetidstilbuddet have ekstra omkostninger forbundet med lukning af tilbuddet. Der kan indgås en aftale om betaling for ventetidstilbuddet ud over den faktiske ophørsdato, hvis driftsherren kan dokumentere omkostninger forbundet med lukning af tilbuddet. Betaling for ventetidstilbud efter ophør kan ikke overstige løbende måned plus en måned.
Særligt vedrørende afregning og håndtering af tillægsydelser
Generelt vedrørende tillægsydelser
Som udgangspunkt stopper tillægsydelsen ved stopdatoen angivet i betalingsaftalen.
Senest en måned inden betalingsaftalens stopdato skal driftsherre og handlekommune aftale, hvis tillægsydelsen skal fortsætte.
Hvis der ikke fremgår en stopdato af betalingsaftalen, er betalingskommunen forpligtiget til at betale for tillægsydelsen, indtil handlekommunen tilkendegiver at tillægsydelsen skal ophøre. Dog gælder de almindelige tidsfrister (løbende måned plus en måned).
Vejledning i beregning af tillægsydelser fremgår af appendix.
Tillægsydelser givet ved indskrivning
Såfremt tillægsydelser, som er en forudsætning for, at borgeren kan rummes i tilbuddet, opsiges, må handlekommunen sikre, at borgeren visiteres til andet tilbud.
Betalingsforpligtigelsen for tillægsydelsen videreføres indtil borgeren er fraflyttet tilbuddet.
Opstået behov for tillægsydelser efter indskrivning
Det bør undgås, at driftsherren i længere tid finansierer dækning af behov opstået/afdækket efter indskrivning. Der er tale om behov, som bevirker, at borgeren ikke kan rummes indenfor tilbuddets serviceniveau.
Derfor har tillægsydelsen til dækning af det opståede behov virkning fra det tidspunkt, hvor driftsherren meddeler handlekommunen behov for tillægsydelse.
Handlekommunen skal senest én måned efter henvendelse fra driftsherren give endelig meddelelse om godkendelse eller delvis godkendelse af tillægsydelse. Ved manglende reaktion fra handlekommunen indenfor denne periode, betragtes tillægsydelsen som godkendt.
Såfremt tillægsydelse ikke godkendes, og borgeren dermed ikke kan rummes i tilbuddet, må handlekommunen sikre, at borgeren visiteres til andet tilbud. Såfremt borgeren ikke er fraflyttet tilbuddet 4 måneder efter henvendelse om tillægsydelse fra driftsherren, finansieres tillægsydelsen derefter af betalingskommunen.
Særligt vedr. beboeres evt. egenbetaling
For botilbud til voksne kommer det som ofte på tale, at beboeren skal betale en ”husleje” for opholdet (egenbetaling). På visse områder er fastsættelsen af beboeregenbetaling regelstyret (ved varige botilbud) og i andre tilfælde er fastsættelsen af betalingen til genstand for en konkret skønsudøvelsen (ved midlertidige botilbud).
Det er handlekommunen (som bestiller), der har kompetencen til at sætte beboeren i betaling og opkræve beboeren. Således er disse indtægter fra beboerne botilbuddet uvedkommende og indregnes således som udgangspunkt ikke i botilbuddets budget og dermed ikke i taksten. Der er tale om et anliggende mellem handlekommunen (som bestiller) og beboeren. Se dog nedenstående note.7
Ovenstående er i overensstemmelse med ”Fælles vejledning fra KL og Amtsrådsforeningen om omkostningsberegning og betalingsmodeller på social- og specialundervisningsområdet (oktober, 2005)”, hvoraf det fremgår at:
”Udgifterne opgøres … som udgangspunkt ”bruttoficeret” og [er] baseret på, at samtlige udgifter forbundet med driften af tilbuddet opkræves via taksten. Det betyder, at brugernes/ beboernes betalinger for ydelser som hovedregel afregnes med vedkommendes handle-/ hjemkommune. Disse omfatter: …
• Boligbetaling (SEL § 163) / Husleje ( Kap. 3 i Lov om leje af almene boliger)
• Madfremstilling (SEL § 161, stk. 3)
For så vidt angår boligbetaling/ husleje tilvejebringes beregningsgrundlaget af driftsherren.”
Af vejledningen fremgår det således, at ovenstående omkostningerne skal medtages i takstberegningen. Det er efterfølgende op til kommunerne, at opkræve betaling hos beboerne til dækning af disse omkostninger.
På visse tilbud står tilbuddet selv for tilberedningen/forarbejdningen af beboernes kost. Forarbejdningen af kost kan organiseres på forskellig vis, f.eks. i storkøkken med egentligt køkkenpersonale eller ude i afdelingerne som en integreret del af afdelingens øvrige virke. Uanset organiseringen i tilbuddet indregnes tilbuddets lønudgifter samt andre udgifter, der er relateret til fremstillingen af kosten, i tilbuddets budget.
Det komme på tale, at voksne beboere bliver sat i betaling for den forarbejdning, der ske i forbindelse med tilberedning af mad til beboerne i et botilbud. Betalingen kan betegnes som et kostforarbejdningsbidrag. Det er ligeledes handlekommunen, der har myndighed til at afgøre, om en beboer ud fra en konkret vurdering skal betale et kostforarbejdningsbidrag. Således indregnes indtægter fra kostforarbejdningsbidrag ikke i budgettet for botilbuddet. Der er altså også her tale om et anliggende mellem beboeren og handlekommunen (som bestiller). Handlekommunen opkræver beboeren for et evt. kostforarbejdningsbidrag.
7 Dog kan en driftsherrekommune vælge at beregne sine takster, således at indtægter fra beboernes betaling for husleje er modregnet i taksten. Såfremt denne beregningsmetode anvendes, skal det fremgå ved en note i forbindelse med indberetningen af taksterne til rammeaftalen.
I alle tilfælde betaler de voksne beboere selv de direkte omkostninger til de råvarer, der indgår i deres kost. Der budgetteres således som udgangspunkt ikke med disse råvareomkostninger til de voksne.
Driftsherren er forpligtiget til at give handlekommunen (som bestiller) de oplysninger vedrørende boligen, som indgår i fastsættelsen af beboerens egenbetaling for ophold og kostforarbejdningsbidrag.
Aftaler om lukning af tilbud
Forudsætninger for permanente lukninger
Driftsherren har mulighed for hurtig lukning af tilbud/ydelse med lav belægningsprocent, men med orientering pr. brev/mail til den adm. styregruppe med en høringsperiode på 1 måned. Derefter træffes den endelige beslutning af driftsherren.
Høringssvaret har ikke opsættende virkning, men indgår som bidrag til driftsherrens endelig beslutning.
Økonomiske konsekvenser
Fordeling af evt. underskud (evt. overskud håndteres på samme vis):
Et underskud ved lukning af et rammeaftaletilbud dækkes ved, at underskuddet henføres til andre rammeaftaletilbud af samme type hos driftsherren.
I de tilfælde, hvor underskuddet ikke kan henføres til andre rammeaftaletilbud af samme type hos driftsherren, er det aftalt, at driftsherren i den givne situation kan fordele underskuddet fra det lukkede rammeaftaletilbud ud på driftsherrens øvrige rammeaftaletilbud. Underskuddet skal dækkes ind ved, at driftsherren trækker på en eventuel hensættelse ved driftsherrens øvrige rammeaftaletilbud, eller ved at der forekommer en takststigning ved de øvrige rammeaftaletilbud.
I de tilfælde, hvor der ikke er andre rammeaftaletilbud ved driftsherren, der kan dække underskuddet, kan underskuddet lægges ud af kommunekassen, finansieret af takststigninger i næste takstår. Regionen kan dog ikke endeligt finansiere et underskud. Hvis et underskud i Regionen ikke kan dækkes af de samlede hensættelser på øvrige tilbud, må underskuddet hensættes på status og indregnes i øvrige rammeaftaletakster efter ovenstående principper.
Aftalemodellen foranlediger i videst udstrækning, at driftsherren udviser økonomisk ansvarlighed.
Appendix til specifikationsaftalen
Principper for fordeling af omkostninger
I forbindelse med selve takstberegningen går øvelsen ud på, at henføre alle relevante omkostninger til omkostningssteder, der er direkte brugerrelateret. Dvs. at alle relevante omkostninger skal føres ud på de hovedydelser, der udbydes af myndigheden. Dette sker via brugen af hhv. endelige-, midlertidige- og eksterne omkostningssteder. Fordelingen til disse omkostningssteder kan ske enten direkte eller via fordelingsnøgler.
Definitionen på omkostningssteder er:
Størstedelen af taksten vil bestå af lønomkostninger ude på det pågældende tilbud. Disse lønomkostninger kan f.eks. indeholde løn til fagpersonale, der ofte er direkte tilknyttet en ydelse/afdeling. Om lønomkostningerne på tilbuddet befinder sig på endelige eller midlertidige omkostningssteder afhænger af, om tilbuddet leverer én eller flere hovedydelser. Hvis tilbuddet kun leverer én ydelse, vil alle lønomkostninger på tilbuddet allerede i udgangspunktet, befinde sig på det endelige omkostningssted. Hvis tilbuddet udbyder flere ydelser, skal den samlede lønomkostning deles ud på de forskellige ydelser efter relevante fordelingsnøgler. Selve tilbuddet er i dette tilfælde et midlertidigt omkostningssted.
Lønomkostninger til teknikere, administration og ledelse, vil ofte skulle dække flere afdelinger eller ydelser, og er dermed at betragte som et midlertidigt omkostningssted.
Eksempel på takstberegning
Afdeling A har et beregningsgrundlag på 12.299.400 kr.
Hvis afdeling A har 20 døgnpladser og der forudsættes en belægning på 95 %, bliver der en takst på:
⎛⎛12.299.400⎞ ⎞
⎜⎜ ⎟⎟
⎜⎝ 20* 0,95 ⎠⎟ =1.773,53 kr. pr. døgn
⎜
⎟
⎜ 365 ⎟
⎝ ⎠
Eksempel på håndtering af over og underskud
I det følgende opstilles et eksempel, der illustrer anvendelsen af principperne for håndtering af overskud og underskud. Budgetteret belægningsprocent er fastsat til 95 %. I tabel 1 fremgår budgettet for Tilbud X for 2012. Det ordinære budget udgør i alt 8 mio. kr.
Budget 2012 for Tilbud X i kr.: | |
Lønomkostninger: | 6.500.000 |
Ejendomsomkostninger: | 675.000 |
Øvrige omkostninger: | 825.000 |
= Ordinært bruttobudget i alt: | 8.000.000 |
Nedenfor er regnskabsresultatet for tilbuddet opstillet. Som det fremgår, har tilbuddet præsteret et overskud på 770.000 kr. i 2012 svarende til 9,6 % af årets ordinære budget.
Tabel 2: Regnskab 2012 for Tilbud X i kr.: | |
Indtægter: | 8.418.000 |
- Lønomkostninger: | 6.236.000 |
- Ejendomsomkostninger: | 611.000 |
- Øvrige omkostninger: | 801.000 |
= Årets resultat (overskud) | 770.000 |
Overskud Ift. ordinært budget: | 9,6 % |
Overskuddet på 9,6 % af beregningsgrundlaget, er altså større end grænsen på de 5 %. Dette indebærer, at kun en del af overskuddet (400.000 kr.) kan hensættes, da der som beskrevet ovenfor, maksimalt kan hensættes 5 %. De resterende 370.000 kr. vil typisk indgå i takstberegningen for 2014 som en indtægt, der reducerer taksten.
Bilag 2 – Specifikke aftalevilkår for specialundervisningstilbud
Indhold
2. Center for Døvblindhed og Høretab 2
2.1 Tidsfrister og procedurer for visitation og indskrivning på Center for Døvblindhed og Høretab 2
3. Institut for Syn og Hørelse 3
3.1 Procedurer for visitation og bevilling for ydelser 3
3.2 Aftalemodel vedrørende sammensætning, vilkår og betaling for ydelser 4
3.3 Aftalemodellens generelle vilkår og mulighed for bilaterale aftaler 5
3.4 De fælleskommunale hjælpemiddelpuljer på synsområdet 6
4. Den Sikrede Institution Kompasset 6
1. Indledning
Dette bilag til styringsaftalen for social- og specialundervisningsområdet beskriver de supplerende specifikke aftalevilkår for de enkelte specialundervisningstilbud, der drives af Region Nordjylland. Det drejer sig om:
• Center på Døvblindhed og Høretab
• Institut for Syn og Hørelse
• Den Sikrede Institution Kompasset
Nedenfor redegøres der for principper for strukturering af ydelsespakker og betalingsmodeller, samt aftaler for visitation og indskrivning mv. for disse tilbud på specialundervisningsområdet.
2. Center for Døvblindhed og Høretab
I kapitlet nedenfor redegøres der for tidsfrister og procedurer for visitation og indskrivning på Center for Døvblindhed og Høretab.
2.1 Tidsfrister og procedurer for visitation og indskrivning på Center for Døvblindhed og Høretab
Der gælder særlige tidsfrister og procedurer for visitation og indskrivning til undervisnings- og vejledningstilbud på Center for Døvblindhed og Høretab efter folkeskolelovens § 20 stk. 3 og lov om specialundervisning for Voksne § 1 stk.2.
Specialundervisning for børn
Visitationsgangen til skoletilbuddet fra august på Center for Døvblindhed og Høretab efter folkeskolelovens
§ 20, 3 er i hovedtræk som følger:
Senest:
1. februar Kommunen indsender matchningsskema til Regionen
15. marts Kommunen returnerer underskrevet betalingsaftale til Regionen
Der skal desuden ske meddelelse om udskrivning eller fortsættelse i tilbuddet inden den 1. februar.
Specialundervisning for voksne
Visitationsgangen til undervisningstilbud for voksenundervisning på Center for Døvblindhed og Høretab og undervisning af unge og voksne på Center for Døvblindhed og Høretab efter lov om Specialundervisning for voksne § 1,2 er i hovedtræk som følger:
Center for Døvblindhed og Høretab (hørehandicapområdet): Optagelse august / januar. Senest:
1. marts/1. oktober Ansøgningsskema indgives til kommunen
1. april/1. november Kommunen indsender matchningsskema til Regionen
15. maj/15. december Kommunen returnerer underskrevet betalingsaftale til Regio-nen
Center for Døvblindhed og Høretab (døvblindeområdet): Optagelse august Senest:
1. februar Kommunen indsender matchningsskema til Regionen
15. marts Kommunen returnerer underskrevet betalingsaftale til Regionen
Betalingsaftalen for både børn og voksne har et opsigelsesvarsel på løbende måned + 3 måneder. Den købende kommune er forpligtet til at afregne for den købte plads, uanset om pladsen i løbet af perioden bliver tom – dog kan en anden elev efter aftale mellem kommune og Region placeres i den ledige plads.
Få nærmere information om tidsfrister og procedurer for visitation og indskrivning på Regionens hjemmeside på internetadressen xxxx://xxx.xx.xx/Xxxxxxxxxxxxxxx/
3. Institut for Syn og Hørelse
I det følgende gennemgås procedurer for visitation og bevilling af ydelser på Institut for Syn og Hørelse samt en særlig aftalemodel vedrørende sammensætning, vilkår og betaling for ydelserne.
3.1 Procedurer for visitation og bevilling for ydelser
Procedurerne beskriver, hvordan sagsgangene skal være i samspillet mellem borger, kommune og institut.
Ydelserne på Institut for Syn og Hørelse er sammensat af to ydelsestyper: Ydelser med trækningsret og timeafregnede ydelser.
Ved ydelser med trækningsret er der fri henvendelsesret for alle, såvel borgere som fagprofessionelle. For timeafregnede ydelser opereres der med to hovedtyper af sagsgange:
• Sagsgang med fri henvendelsesret
• Sagsgang hvor kommunen henviser
Sagsgang med fri henvendelsesret
Som det fremgår aftalemodellen for instituttet (se afsnit 3.2) er der fri henvendelsesret på en del af instituttets ydelser. Den fri henvendelsesret giver borgerne mulighed for at henvende sig direkte til instituttet uden indledningsvist at henvende sig til kommunen.
Den fri henvendelsesret sikrer en nem og smidig adgang for borgerne, hvilket sikrer at forløb med kortvarig aktivitet udføres med et minimum af medgået tid til administration. Sagsgangen med fri henvendelsesret er den mest almindelige sagsgang for kommunikationsydelserne. Der kan være 6 trin i denne type sagsgang:
1. Borgerens henvendelse
2. Rådgivning, udredning og kortvarig aktivitet (op til årlig ramme på 5 timer)
3. Evt. ansøgning om visitation og anmodning om bevilling fra kommunen
4. Meddelelse af afgørelse om visitation og bevilling til borger og institut
5. Iværksættelse af ydelse
6. Eventuel ny visitation og bevilling
Sagsgang når kommunen henviser
I nogle tilfælde kan et sagsforløb starte i kommunen, der ønsker at visitere til et forløb, hvor udredningen allerede er foretaget. Det kan f.eks. være tilfældet på PPR-området, hvor der rettes henvendelse til instituttet. Efter en indledende kontakt med instituttet starter sagsgangen i givet fald ved trin 4.
Generelt vedrørende begge sagsgange
Alle dokumenter i sagsgange mellem institut og kommune udveksles digitalt.
Den gældende praksis omkring digital fremsendelse af ansøgninger på vegne af borgere fastholdes fremadrettet for instituttets målgrupper. Dette gælder såvel ved hjælpemiddelansøgninger som ved ansøgning om timebaserede ydelser.
Kontakt mellem kommune og institut foregår via en kommunal kontaktperson, kommunen har udpeget.
Flere oplysninger om sagsgangene kan findes under menuen ”Anvendelse af regionens tilbud” på xxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxxx eller kan fås ved henvendelse til instituttet.
3.2 Aftalemodel vedrørende sammensætning, vilkår og betaling for ydelser Formålet med den særlige aftalemodel er at skabe fleksible vilkår for valg og levering af instituttets ydelser. Derudover skal aftalemodellen sikre en overskuelig ydelses- og takststruktur, hvor ydelserne i væsentlig grad finansieres på baggrund af ren timetakstafregning.
Ydelserne på Institut for Syn og Hørelse er sammensat af to ydelsestyper:
• Ydelser med trækningsret uden cpr.- registrering af henvendelser
• Timeafregnede ydelser registreret og opgjort på cpr.-niveau
Ydelser med trækningsret omfatter:
• 1.A - Høre: Generel rådgivning og information omkring høreproblemer
• 1.A - Syn: Generel rådgivning og information omkring nedsat syn eller andre kommunikationsvanskeligheder
Trækningsretten sikrer, at der på de to områder stilles et basisberedskab til rådighed for borgere og ansatte på tværs af kommunerne, og tilgodeser lovgivningens krav om mulighed for anonym rådgivning. Ydelserne under 1.A kan alene fravælges såfremt kommunen ikke forventer at benytte de timeafregnede ydelser på henholdsvis høre- eller synsområdet.
Timeafregnede ydelser omfatter:
• 2.A Småbørn (0-6 år) - Syn og handikapteknologi - fri henvendelsesret
• 2.B Skoleelever (6-18 år) - Syn og handikapteknologi - fri henvendelsesret
• 2.C Unge og voksne - Høre, syn og handikapteknologi - fri henvendelsesret
• 2.D Børn og voksne - medicinsk-optiske øjenlidelser - fri henvendelsesret
• 2.E Voksne kommunikationsundervisning – ikke fri henvendelsesret
Den fri henvendelsesret på ydelse 2.A-2.D gør det muligt for borgere at henvende sig til instituttet vedrørende indledende udredning og eventuel kortvarig aktivitet uden forudgående visitation og inden for en årlig ramme på op til 5 timer.
Særligt vedrørende børneområdet på Institut for Syn og Hørelse:
For småbørn og skoleelever kan der indgås en 1-årig visitationsaftale, idet der kan være mange enkelt- henvendelser i løbet af et år, som typisk kan løses umiddelbart ved en kort samtale eller ved en kortvarig indsats.
I forbindelse med de 1-årige visitationsaftaler kan der efter ønske aftales en øvre timeramme.
Afregning efter enheds- og timetakst
Trækningsretten på ydelserne under 1.A finansieres som enhedstakst efter objektive kriterier på baggrund af kommunernes befolkningstal.
Timeafregnede ydelser registreres på cpr.-niveau med angivelse af forbrugt tid på hhv. borgerkontakt, for/efterbehandling og kørsel, og afregnes samlet efter gældende timetakst.
Trækningsretten opkræves de tilmeldte kommuner kvartalsvist, mens ydelser med timetakst afregnes månedsvist. Dog opkræves ydelse 2.C ved slutningen af hvert kvartal, som et á contobeløb baseret på tidligere års forbrug. Når året er omme, afregnes der efter det faktiske forbrug.
De enkelte ydelser er sammensat af delelementer, der i forskellig grad kan henføres til Lov om Social Service, Folkeskoleloven og Lov om Specialundervisning for Voksne. Ud fra en vurdering af indholdet i ydelserne fastsætter Institut for Syn og Hørelse en skønsmæssig procentfordeling af indsatsen på de enkelte lovområder. Procentfordelingen fremgår af Instituttets tilbudskatalog samt af den faktura kommunen modtager.
Hvert kvartal udsendes oversigter til de enkelte kommuner med oversigt over den enkelte kommunes forbrug for indeværende år. Oversigterne omfatter udgifter på ydelsesniveau (kr.), udgifter (kr.) på cpr- niveau, og faktiske udgifter (kr.) for áconto-ydelser på cpr-niveau.
Den konkrete sammensætning af ydelser og takster fremgår af rammeaftalens takstbilag (kan ses på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx)
3.3 Aftalemodellens generelle vilkår og mulighed for bilaterale aftaler Aftalemodellen indeholder to niveauer af vilkår, hvor niveau 1 er aftalt som gældende udgangspunkt for alle kommuner, og et niveau 2, hvor der på nogle områder bilateralt kan aftales andre vilkår for den enkelte kommune.
Niveau 1 omfatter sammensætningen og udbuddet af ydelser, som de er beskrevet i afsnit 3.1 og 3.2, herunder aftalevilkår vedrørende enheds- og timetakst, fri henvendelsesret og trækningsret.
Forholdene i Niveau 1 er som udgangspunkt gældende for alle kommuner med mindre andet aftales bilateralt i Niveau 2.
Niveau 1 drøftes i regi af Den Administrative Styregruppe, der vurderer og beslutter, om der bør foretages ændringer mellem årene. I modsat fald fortsætter Niveau 1 uændret med virkning for rammeaftalerne for det kommende år.
Niveau 2 åbner mulighed for, at der kan indgås bilaterale aftaler mellem Institut for Syn og Hørelse og de enkelte kommuner.
Gennem bilaterale aftaler kan kommunerne årligt foretage til- og fravalg af ydelser med trækningsret med virkning for de efterfølgende år.
De bilaterale aftaler giver også løbende mulighed for at indgå nærmere aftale omkring fravalg eller justering af 5-timers rammen for den fri henvendelsesret, eller for årsvisitationer på børneområdet.
Desuden kan der aftales nærmere om øvrige vilkår i forhold til borgernes henvendelsesprocedure på institutterne, håndtering af afbrudte forløb og udeblivelser, placeringen af lokaler og instituttets repræsentation i de enkelte kommuner, samt andre forhold, der sikrer et hensigtsmæssigt samspil mellem kommunerne og institutternes administration.
Ved indgåelsen af bilaterale aftaler er det den enkelte kommunes repræsentant i Den Administrative Styregruppe, der er kontaktperson ved indgåelsen af en aftale mellem instituttet og kommunen.
Aftalevilkårene i de bilaterale aftaler kan, hvis dette aftales, have virkning for en årrække indtil aftaleparterne ønsker ændringer af den bilaterale aftale.
3.4 De fælleskommunale hjælpemiddelpuljer på synsområdet
De kommunale hjælpemiddelpuljer på Institut for Syn og Hørelse finansieres gennem objektive kriterier.
Pulje 3.A (optiske- og optikunderstøttende hjælpemidler og IT-hjælpemidler) finansieres på baggrund af de enkelte kommuners andel af syns- og teknologibrugere i instituttets database.
Pulje 3.B (øvrige synshjælpemidler) og 3.C (undervisningsmaterialer og tekniske hjælpemidler) finansieres efter objektive kriterier på baggrund af kommunernes befolkningstal.
Ydelserne leveres som obligatoriske ydelser til kommunerne med mindre den enkelte kommune foretager et aktivt fravalg (aftalemodellens Niveau 2).
Aftale om forenkling af den administrative sagsgang for hjælpemiddelpuljerne
Med henblik på at forenkle proceduren for bevilling af hjælpemidler fra puljerne, er det aftalt, at der månedsvist udsendes en liste til hver kommune over borgere, som gennem konsulenterne har fået et hjælpemiddel stillet til rådighed som midlertidigt udlån. Listen, der indeholder borgernes stamoplysninger, bilægges de midlertidige udlånserklæringer, og kommunerne kan på denne baggrund permanentgøre udlånene, og udsende bevillingsbreve til borgerne.
Omlægningen medfører, at der administrativt spares udsendelse og behandling af minimum 1800 individuelle faglige vurderinger årligt, og medfører dermed en reduceret administrationsbyrde for kommunerne og instituttet.
4. Den Sikrede Institution Kompasset
Tilbuddet på Den Sikrede Institution Kompasset er et helhedstilbud, der inkluderer døgnbehandling, skole, værkstedsaktivitet og fritidstilbud. Den Sikrede Institution Kompasset varetager således undervisningstilbud til unge under 18 år i henhold til folkeskoleloven og lov om vejledning om uddannelse og erhverv samt pligt til uddannelse, beskæftigelse m.v. efter aftale med Brønderslev Kommune som skolemyndighed.
Der er indgået aftale om, at Brønderslev Kommunes PPR-kontor indgår aftale med den anbringende myndighed om undervisning, når en ung visiteres til Kompasset.
Ligeledes er det aftalt, at Brønderslev Kommune har ansvaret for at opkræve den anbringende myndighed for betaling af den samlede undervisning.
Henvisning til tilbuddet sker altid gennem anbringende myndighed, retsvæsen og/eller politi. Få nærmere information om procedurer for henvisning til tilbuddet på Regionens hjemmeside på internetadressen xxxx://xxx.xx.xx/Xxxxxxxxxxxxxxx/.
Finansieringsmodel for Taleinstituttets opgaveportefølje efter overdragelse til kommunal varetagelse
Resumé
Bilaget beskriver finansieringsmodellen for varetagelse af Taleinstituttets samlede, nuværende opgaveportefølje i rammeaftaleregi efter overdragelse til Aalborg Kommune.
I modellen lægges op til at overdragelsen håndteres i 2 trin, hvor trin 1 indebærer en midlertidig finansieringsmodel i årene 2014 og 2015, hvor der er fokus på stabile driftsvilkår og høj grad af finansieringssikkerhed. Formålet er, at sikre et fortsat beredskab på alle ydelsesområder, både hjerneskade- og kommunikationsområdet, mens der gennemføres en tilpasning, så udbuddet svarer til efterspørgslen. Målet er, at der i den 2-årige periode skal udvikles en bæredygtig model for opgavefordelingen mellem et centralt tilbud og de lokale tilbud, herunder at der udarbejdes en ny styringsaftale (trin 2), som vil have virkning fra 2016.
I trin 1 er modellens grundlæggende præmis, at kommunerne, i den 2-årige periode, forpligter sig på et forbrug svarende til niveauet i 2012. Ydelserne afregnes som nu efter takst, men hvis en kommune ikke opfylder sin forpligtigelse, så medfører det en efterregning på differencen for den pågældende kommune. Samtidig skal en eventuel manko mellem forbruget og de faktiske omkostninger i den 2-årige periode finansieres som en samlet pulje, hvor andelen fordeles objektivt mellem kommunerne på baggrund af forbrugsopgørelsen for 2012.
For trin 2, eller perioden fra 1. januar 2016 og frem, vil der skulle gælde en ny styringsaftale, som understøtter den nye organisering af kommunikations- og hjerneskadeområdet. Denne model tager afsæt i kommunernes forskellige behov, og udgangspunktet er derfor fleksible bilaterale aftaler. Finansieringen vil baseres på en kombination af abonnement og takst, hvor abonnementet knyttes op på en kommunale indmelding, og konstituerer en forpligtende minimumsefterspørgsel. Efterspørgsel ud over dette niveau afregnes efter faktisk forbrug.
Modellen repræsenterer et forsøg på at give sikkerhed for samtlige af de ydelser, der efterspørges for nuværende, samt sikre en tilstrækkelig bremselængde til at få tilbuddet tilpasset efterspørgslen.
Modellen er udarbejdet på baggrund af beslutning i KKR den 12. april 2013, og efterfølgende behandlinger i en særligt nedsat administrativ styregruppe samt i socialdirektørkredsen og kommunaldirektørkredsen.
Baggrund
På møde i KKR den 12. april 2013 blev det besluttet, at Aalborg Kommune fra den 1. januar 2014 overtager den samlede opgaveportefølje, som Taleinstituttet hidtil har varetaget. KKR anbefalede som følge af beslutningen:
• At Aalborg Kommune, fra og med 1. januar 2014, overtager den fremtidige løsning af Taleinstituttets nuværende opgaver, hvorved den nuværende specialiserede viden fastholdes i Nordjylland.
• At den centrale løsning i Aalborg Kommune forudsætter finansiering ved en kombination af abonnement og takst.
• At det er vigtigt at sikre en høj grad af gennemsigtighed i økonomien.
• At sikre fastholdelse af Taleinstituttets specialviden ved, at Aalborg Kommune pr. 1. januar 2014 ansætter de medarbejdere, der er beskæftiget ved Taleinstituttet. Ansættelsen vil ske efter lov om virksomhedsoverdragelse.
• At vilkår for køb af ydelser fastsættes i rammeaftalens styringsaftale.
• At udviklingsstrategien behandles i de nordjyske kommuners kommunalbestyrelser inden den 1. juni 2013. Der bliver udarbejdet et fælles beslutningsgrundlag i form af et forslag til sagsfremstilling og indstilling til de nordjyske kommunalbestyrelser.
• At hvis evalueringen af kommunalreformen munder ud i, at de opgaver, som Taleinstituttet løser i dag, fremover skal placeres i Regionen, så sættes overdragelsen til Aalborg Kommune i bero.
• At det konstaterede underskud i regnskab 2012 (6 mio. kr., hvoraf 2 mio. kr. er overført fra 2011) og evt. underskud i regnskab 2013 (Regionens skøn er mellem 0 og 3 mio. kr. afhængig af kommunernes overholdelse af aftalen for 2013) foreslås finansieret ved, at Regionen trækker på hensættelser ved Regionens øvrige rammeaftaletilbud. (Dvs. at styringsaftalens principper for underskudsdækning ved lukning af tilbud foreslås anvendt).
Notatets model er udarbejdet under hensyn til ovenstående beslutning og anbefalinger. Med afsæt i udviklingen på området, hvor der har været en tendens til at ydelser hjemtages løbende til lokal varetagelse, er det vurderet, at det vil blive nødvendigt med en tilpasningsperiode på 2 år, for at sikre tilstrækkelig tid til at tilpasse udbud og efterspørgsel. Behovet for en så lang tilpasningsperiode skyldes flere forhold, herunder:
• Bestemmelserne i lov om virksomhedsoverdragelse, der sikrer overdragne medarbejdere en fuld opsigelsesfrist fra 1. januar 2014,
• Ønsket om at opretholde den fulde, efterspurgte opgaveportefølje indtil alle kommuner har beredskabssikkerhed i anden regi. Man er tæt på grænsen for et fagligt bæredygtigt niveau for nogle ydelser – og mange medarbejdere har tværgående funktioner. En hurtig tilpasning kan betyde at efterspurgte ydelser ikke vil kunne leveres.
• At der er i alt 13 tjenestemandsansatte, heraf 2 ledere, hvis ansættelsesvilkår vanskeliggør en hurtig tilpasning.
Ydelser omfattet af finansieringsmodellen
Taleinstituttet har i 2013 aktiviteter der fordeler sig på 5 selvstændige indtægtsområder. Disse fremgår af skemaet nedenfor:
INDTÆGTSOMRÅDER | FORVENTEDE OMKOSTNINGER |
Rammeaftalen | kr. 21.093.282 |
Øvrige områder: | |
Sundhed | kr. 4.542.351 |
VISO | kr. 2.683.565 |
Indtægtsdækket virksomhed | kr. 1.880.817 |
Projekter | kr. 5.774.080 |
Total | kr. 35.974.095 |
Notatets finansieringsmodel gælder alene de ydelser, som Taleinstituttet udbyder under rammeaftalen, og som i 2013 overordnet set fordeler sig på følgende 2 hovedområder:
Tale/sprogområdet: Tilbud til børn, unge og voksne med forskellige former for vanskeligheder indenfor kommunikationsområdet, bestående af:
• Tale/sprogområdet børn, og
• Tale/sprogområdet voksne.
Hjerneskadecentret: Tilbud til børn, unge og voksne med erhvervet hjerneskade og behov for udredning og rehabilitering på specialiseret niveau, bestående af:
• Hjerneskadeområdet børn
• Hjerneskadeområdet voksne, og
• Hjerneskadeområdet - afasi.
Underskudsgarantien, som indgår som element i finansieringsmodellen for perioden 2014 og 2015, gælder således udelukkende de omkostninger, der er knyttet op på Rammeaftaleandelen, og som i 2013 forventes at udgøre 21,09 mio. kr. ud af et samlet budget på 35,97 mio. kr.
Taleinstituttets øvrige ydelser, herunder VISO, ydelser i sundhedsregi, projektaktiviteter samt anden indtægtsdækket virksomhed er ikke omfattet af aftalen, og eventuelle underskud på disse vil alene vedrøre driftsherren.
Med den indeværende model forpligter driftsherren sig på et fortsat udbud af samtlige af Taleinstituttets nuværende ydelser i 2014 og 2015, med mindre der i regi af rammeaftalen laves aftale om andet.
Beskrivelse af finansieringsmodellen: aftale om garanti for efterspørgsel af ydelser i årene 2014 og 2015 svarende til niveauet i 2012
Modellen lægger op til en bredt dækkende grundfinansiering på tværs af de 5 fagområder med henblik på at sikre fortsat adgang til samtlige specialiserede ydelser - herunder også tilbuddene til de meget små målgrupper, der er meget sårbare over for forskydninger i efterspørgslen/finansieringsgrundlag.
Modellen indebærer, at kommunerne i en 2-årig tilpasningsperiode garanterer en efterspørgsel svarende til forbruget i 2012. De enkelte kommuner er således individuelt forpligtet på det forbrug, som kommunen havde i 2012. Endvidere aftales det, at de 11 kommuner hæfter solidarisk for en eventuel manko mellem forbruget i 2012 og de faktiske omkostninger i henholdsvis 2014 og 2015, og at mankoen i givet fald fordeles forholdsmæssigt mellem kommunerne på baggrund af forbrugsopgørelsen for 2012. Det er det samlede forbrug, der vil danne grundlag for en udmøntning af underskudsgarantien. Såfremt nogle
kommuner køber mere end aftalt, vil det reducere den eventuelle manko mellem forbrug og omkostninger, der skal dækkes af kommunerne i fællesskab, og således komme alle kommunerne til gode.
Det er endvidere aftalt, at en kommune har mulighed for at komme ud af aftalen, såfremt Aalborg Kommune og den pågældende køberkommune kan opnå enighed herom.
I tabel 1 nedenfor ses, hvorledes den forpligtende finansieringsandel og en underskudsfinansiering vil blive fordelt blandt kommunerne på baggrund af forbruget i 2012 og de forventede omkostninger i 2013.
Med integrationen af Taleinstituttet i Aalborg Kommune er der en klar forventning om, at der vil kunne opnås nogle driftsbesparelser, og sammenholdt med at de eventuelle tilpasninger får effekt, er forventningen således, at omkostningerne vil falde løbende henover perioden.
Modellen skal sikre stabil drift i en tilpasningsperiode, hvor man får afklaret behovet og fordelingen af opgaverne og finder et bæredygtigt niveau for udbud og efterspørgsel på både hjerneskade- og tale- sprogområdet. I løbet af de to år vil tilbud og ydelser blive udviklet i samspil med Aalborg Kommunes kompetencer på områderne og i samspil med de lokale kompetencer og efterspørgslen i de Nordjyske kommuner. Målet på den lange bane er at udvikle et driftområde med fleksible ydelser, der komplementerer kommunernes egne kompetencer, og som fastholder og videreudvikler specialerne fra Taleinstituttet. Finansieringsmodellen vil understøtte det udviklingsarbejde.
Baggrunden for modellen skal findes i opgørelserne vedr. forbrug og omkostninger fra Region Nordjylland. De nyeste tal for 2012 viser et forbrug på 18,7 mio. kr. frem for de 22,2 mio. kr. som fremgik af en oprindelig opgørelse.
Sammenholdt med de forventede omkostninger for 2013, viser det, at man, selv ved en fuldstændig opbremsning af hjemtagelser, vil stå med ufinansierede udgifter for op imod 2,4 mio. kr. Hertil kommer de allerede indmeldte hjemtagelser for 2012, som har været sat i bero til og med oktober 2012, samt udmelding fra en af de større kommuner om yderligere hjemtagelse af hele Tale-sprogområdet – voksne samt den resterende del af afasiområdet.
Set i lyset af den historiske udvikling på området, og forventningen om at der tænkes i yderligere hjemtagelse af opgaver, er der således en betydelig risiko for, at Aalborg Kommune vil stå med ufinansierede omkostninger, såfremt der ikke gives sikkerhed for efterspørgslen.
Udkast til Styringsaftale 2015 – Bilag 3
Tabel 1: Fordelingen blandt kommunerne af den forpligtende finansieringsandel og underskudsfinansieringen på baggrund af forbruget i 2012 og de forventede omkostninger i 2013.
Oversigt over forbrug og forventede omkostninger for Taleinstituttet | |||||||||||||
Brønderslev | Frederiks- havn | Hjørring | Jammer- bugt | Læsø | Mariager- fjord | Morsø | Rebild | Thisted | Vest- himmerland | Aalborg | Total | ||
Kommunernes forbrug i 2012 | 2.137.628 | 1.062.208 | 2.150.257 | 2.299.039 | - | 1.125.590 | 118.493 | 1.167.402 | 126.024 | 455.796 | 8.048.328 | 18.690.765 | |
Forventede samlede omkostninger for 2103 | 21.093.282 | ||||||||||||
Konsekvensberegning af finansieringsmodellen | |||||||||||||
Brønderslev | Frederiks- havn | Hjørring | Jammer- bugt | Læsø | Mariager- fjord | Morsø | Rebild | Thisted | Vest- himmerland | Aalborg | Total | ||
Aftale om forpligtende forbrug | |||||||||||||
Svarende til kommunens forbrug i 2012, korrigeret for udmeldte hjemtagelser* | 1.611.378 | 1.062.208 | 2.150.257 | 1.080.479 | 0 | 540.590 | 118.493 | 1.167.402 | 126.024 | 455.796 | 8.048.328 | 16.360.955 | |
Fordelingsprocent | 9,85 % | 6,49 % | 13,14 % | 6,60 % | 0,00 % | 3,30 % | 0,72 % | 7,14 % | 0,77 % | 2,79 % | 49,19 % | 100 % | |
Objektiv finansiering af evt. underskud Manko mellem det forpligtede forbrug og de forventede omkostninger i 2013* | 466.083 | 307.239 | 621.951 | 312.523 | 0 | 156.363 | 34.274 | 337.665 | 36.452 | 131.837 | 2.327.940 | 4.732.327 | |
Samlet udgift pr. kommune | 2.077.461 | 1.369.447 | 2.772.208 | 1.393.002 | 0 | 696.953 | 152.767 | 1.505.067 | 162.476 | 587.633 | 10.376.268 | 21.093.282 | |
*Som følge af beslutning i Kommunaldirektørkredsen er forbrugsandelene for Brønderslev, Jammerbugt og Mariagerfjord Kommuner blevet nedskrevet med henholdsvis kr. 526.250, kr. 1.218.560 og kr. 585.000 i forhold til de faktiske forbrugstal for 2012. Totalbeløbet er reduceret tilsvarende. Dette indebærer en ændring af hæftelsesgraden for de enkelte kommuner samt en stigning af den fællesforpligtende underskudsgaranti fra kr. 2.402.517 til kr. 4.732.327.
5
Udkast til Styringsaftale 2015 – Bilag 3
Konsekvens af modellen
Alle kommuner forpligtes for en 2-årig periode på en efterspørgsel svarende til niveauet i 2012. Et eventuelt underskud, i forhold til det forbrug kommunerne er forpligtet på, vil blive opgjort for hver enkelt kommune og opkrævet som en engangsbetaling i det følgende år.
I tillæg til dette, vil der også være en objektivt finansieret underskudsgaranti til dækning af mankoen mellem det samlede forbrug i 2012 og de forventede omkostninger i henholdsvis 2014 og 2015. Modellen antager, at tidligere års underskud dækkes ind via Regionens konsolideringsmidler, og at det således ikke vil belaste kommunerne. Med afsæt i de forventede omkostninger for Taleinstituttet i 2013 er mankoen ca. 4,7 mio. kr. for Aalborg Kommune. Denne difference foreslås finansieret af samtlige kommuner fordelt på baggrund forbrug. Dette skyldes forventningen om, at man i 2014 ikke vil kunne nå at tilpasse omkostningerne til efterspørgselsniveauet.
Aalborg Kommune vil arbejde målrettet på at tilpasse kapaciteten til den faktiske efterspørgsel, og de driftsoptimeringer og tilpasninger, der kan gennemføres løbende, vil selvfølgelig få gennemslagskraft inden 2016. Såfremt der kan opnås en reducering af omkostningerne allerede i 2014, så vil den objektivt finansierede andel falde tilsvarende. Hensigten er, at ændringer af såvel ydelsestyper som udbudsomfang skal implementeres så hurtigt det lader sig gøre. Dette selvsagt under hensyn til lov om virksomhedsoverdragelse samt Rammeaftalens generelle bestemmelser for ændring af udbud.
Som følge af Aalborg Kommunes status som den største aftager (Aalborg stod for 43 % af den samlede efterspørgsel i 2012), er der i modellen med den forbrugsfordelte underskudsmekanisme indbygget en positiv incitamentsstruktur for leverandøren (Aalborg Kommune). Aalborg kommune vil alt andet lige stå med den største andel af et eventuelt underskud, såfremt driften ikke balancerer i 2014 eller 2015.
Tanken er, at man som udgangspunkt fortsætter den eksisterende ydelsesstruktur på Taleinstituttet, herunder at alle ydelser fortsat afregnes efter en ren takstmodel, men at man i 2014 hurtigt får igangsat et udviklingsarbejde i forhold til den fremtidige organisering.
Modellen sikrer stabile driftsvilkår i 2 år. Den sikrer et uændret beredskab i en tilpasningsperiode, og giver dermed forsyningssikkerhed for samtlige af Taleinstituttets nuværende ydelser. Sidst, men ikke mindst, giver modellen den fornødne tid til at få udarbejdet en ny og bæredygtig model for den samlede opgavevaretagelse i Nordjylland.
Styringsaftale for perioden 2016 og frem
Som udgangspunkt er den grundlæggende ide, at en ny styringsaftale skal være tilpasset og understøtte at de 11 kommuners forskellige behov. Tanken er, at den enkelte kommunes forbrug fastlægges i bilaterale aftaler, der indebærer abonnementsbetaling i forhold til forskellige, konkrete ydelsesområder, som vil skulle defineres nærmere.
Abonnementsfinansieringen tænkes udmøntet som et forpligtende minimumsforbrug på baggrund af en kommunal indmelding. Levering af ydelser derudover vil blive afregnet efter faktisk forbrug. Et eventuelt underskud/overskud vil blive afviklet i overensstemmelse med takstaftalens generelle principper.
Der vil være fokus på, at det er de små specialer og særligt sårbare ydelser, der skal sikres via en højere grad af finansieringssikkerhed, ligesom der vil blive lagt op til, at der kan indgås bilaterale aftaler om trækningsret for specifikke ydelser eller ydelsesgrupper. Aftaler om trækningsretfinansiering vil således ikke indgå som et generelt vilkår, men alene være aktuelt såfremt en kommune ønsker det.
Den præcise udformning af en aftale for 2016 vil i høj grad afhænge af, hvordan snittet i opgavevaretagelsen kommer til at ligge, herunder hvilke konkrete opgaver og ydelser der tænkes varetaget af et centralt, højtspecialiseret tilbud.
6