Offentligt udbud
Offentligt udbud
Levering af vejbelysningsarmaturer Kontraktudkast
Maj 2018
INDHOLDSFORTEGNELSE
INDHOLDSFORTEGNELSE 1
KONTRAKTUDKAST 2
1. Parterne 2
2. Kontraktens omfang. 2
3. Kontraktgrundlag 3
4. Sikkerhedsstillelse og forsikring 3
5. Armatur levering 3
6. Betaling 5
7. Mangler ved leverancer 6
8. Forsikring 8
9. Underskrifter 8
KONTRAKTUDKAST
1. Parterne
Xxxxxx ordregiver:
Bornholms Regionskommune Skovløkken 4, Tejn
3770 Allinge
CVRnr.: 2669 6348
Kontaktperson: Xxx Xxxxx-Xxxxxxxx E.: xxx.xxxxx-xxxxxxxx@xxx.xx
Herefter benævnt ordregiver. Og
Armaturfabrikant Xxxxxxxxxx 00
9999 Armaturstrup. CVR nr: xxxx xxxx
Kontaktperson : xx
(herefter benævnt leverandøren)
Er dags dato indgået nærværende rammeaftale på levering af vejbelysningsarmaturer til Bornholms Regionskommune
Leverandøren forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Leverandøren er orienteret om, at ordregiver har indgået tilsvarende rammeaftaler med andre armaturleverandører.
2. Kontraktens omfang.
Kontrakten omfatter levering af vejbelysningsarmaturer til opsætning i Bornholms Regi- onskommune.
I de anførte armaturpriser skal alle ydelserne være indeholdt herunder
• Fri levering til adresse på Bornholm
• Udgifter til belysningsprojektering ud fra data opgivet af ordregiver på de enkelte vejstrækninger
• Garantiforpligtigelse, herunder handling af eventuelle reklamationer,
Kontrakten indeholder følgende estimerede mængder pr. år: XXX stk. Armaturtype XX pris pr. stk. x.xxx,- kr. Samlet rammeaftale xxx.xxx,- kr. ekskl. moms
Indkøb og levering af armaturer forventes gennemført i perioden fra juni 2018 – medio 2019.
Nærmere aftale om leveringsterminer aftales løbende.
3. Kontraktgrundlag
For kontrakten gælder nedenstående dokumenter i prioriteret rækkefølge.
1. Nærværende kontrakt
2. Rettelsesblade x
3. Udbudsdokumenter indeholdende : Kravspecifikationer (KS) Tilbudsliste
4. Leverandørens tilbud af xx.xx.2018
4. Sikkerhedsstillelse og forsikring
4.1 Leverandørens produktansvar og forsikring
Leverandøren er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets al- mindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kon- trakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale.
Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sags- omkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af produktfejl, mangler ved leverancen eller leverandørens skadevoldende adfærd.
Leverandøren er forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervs- og produktansvarsfor- sikring med en dækningssum på minimum 10.000.000 kr. for personskade og 5.000.000 for tingskade.
Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og om- fang. Tegningen skal dokumenteres i forbindelse med kontraktindgåelse og indskrives i pkt. 8.
Leverandørens eventuelle regreskrav overfor underleverandører er ordregiver uvedkom- mende.
5. Armatur levering
5.1 Ordreafgivelse
Ordre afgives som skriftlige ordrer afsendt pr. mail til tilbudsgiver. Af ordren fremgår for- ventet leveringstid. Ordre vil blive afgivet af den pågældende installatør som skal forestå montagen.
5.2 Ordrebekræftelse
Tilbudsgiveren skal umiddelbart efter modtagelse af ordre tilsende ordregiver og bestiller ordrebekræftelse med oplysning pr. type på korrekt leveringstid med antal og dato for overholdelse af ønsket leveringstid.
Såfremt der ikke modtages ordrebekræftelse senest 5 arbejdsdage efter ordreafgivelse, skal ordregiver kontaktes med oplysning om hvornår ordrebekræftelse kan forventes.
Er ordrebekræftelse ikke afgivet senest 10 arbejdsdage efter ordreafgivelse er ordregiver berettiget til at annullere ordren og afgive ordren til anden side.
5.3 Leveringstid
Ordregiver vil normalt afgive ordrer med en leveringstid på 6-8 uger.
Såfremt leverandøren ikke er i stand til at levere armaturerne på det pågældende tids- punkt, skal ordregiver kontaktes for afklaring af forventet leveringstid, og aftale omkring kompensation for forlænget leveringstid.
Såfremt leverandøren ikke er i stand til at overholde leveringstiden, skal ordregiver kom- penseres for den forlængede leveringstid. Kompensationen ydes på det antal armaturer der leveres med forsinkelse.
For hver uge orden forsinkes, ydes kompensation som levering af 1 % ekstra armaturer af typen uden beregning til ordregiver. Der oprundes altid til hele antal armaturer.
Forsinkes en ordre på 50 stk. i 2 uger udbetales en kompensation på 2 uger x 1 % af 50 armaturer, svarende til 1 stk. armatur ekstra uden beregning.
Afviger leveringstiden væsentligt fra det tilbudte, og dette ikke kan accepteres af ordregi- ver, er ordregiver berettiget til at annullere ordren og afgive ordren til anden side.
Leverandøren er ikke berettiget til nogen form for erstatning for annullerede ordrer.
5.4 Levering
Levering skal være frit leveret til adresse på Bornholm (Incoterm DDP) Leveringsadresse vil fremgå af bestilling.
Leverandøren er forpligtet til selv at sørge for aflæsning på leveringsstedet og skal såle- des selv medbringe evt. lift, palleløftere, mandskab mm. for aflæsning af bilen og indkør- sel på anvist lagerplads.
Ordregiver/instalatør stiller kun materiel og mandskab til rådighed efter forudgående af- tale og mod betaling.
Ved levering skal tilbudsgiver sikre sig godkendt aflevering til en ordregiver bemyndiget person, som vil gennemgå leverancen for umiddelbare fejl og mangler.
Ved konstatering af fragtskader eller lign. vil der blive foretaget en godkendelse med for- behold, og ordregiver vil kræve ombytning af eventuelle beskadigede armaturer.
Dette gælder ligeledes transportskader som først konstateres ved egentlig udpakning af paller eller kasser.
5.5 Mængder og ændringer i leverancer
Ordregiver kan forlange ændringer i leverancer i forhold til kontrakten.
Ved ændringer i leverancen med optil +/- 100% af mængder, foretages regulering af kon- traktsummen efter de i tilbudslisten angivne enhedspriser, medmindre det påvises, at for- udsætningerne for anvendelsen af pågældende priser ikke er til stede.
Dette gælder ligeledes ved bestilling af armaturvarianter indenfor standard programmet, f.eks. ved ændring i effekt eller lignende.
Tilbudsgiveren skal dokumentere eventuelle merudgifter udgifter over for ordregiver.
5.6 Returnering
Ved fejlbestillinger af standardvarer, har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Retur- nering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballa- gen er intakt.
Ved fejlleveringer har leverandøren 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombyt- ning sker på foranledning af og for leverandørens regning.
Ved returnering af produkter skal leverandøren hurtigst muligt og senest efter 14 dage fremsende kreditnota på det fulde fakturerede beløb til Bornholms Regionskommune.
6. Betaling
6.1 Betaling
Betaling af armaturleverancer gennemføres efter levering og godkendt modtagelse af le- verance og godkendt faktura.
Xxxxxxxx udregnes på baggrund af de på tilbudslisten anførte enhedspriser Betalingen sker ved indsættelse på en af leverandøren anvist konto.
Ordregiver betaler 30 kalenderdage efter fremsendelse af fyldestgørende faktura.
6.2 Generelt vedrørende fakturering
Fakturering skal ske elektronisk ved at fremsende faktura til Bornholms Regionskom- mune, EAN nr. 5798009955845
Faktura mærkes tydeligt med : Projekt adresse/ nummer som det fremgår af indkøbsor- dre.
6.3 Prisregulering
De på tilbudslisten afgivne priser er faste og gældende 12. måneder fra tilbudsdato. Efter 12 måneder kan indkøbspriser reguleres ud fra gældende markedspriser for tilsva- rende produkter. Der kan således både være tale om stigning eller fald i de tilbudte pri- ser.
Kan der ikke opnås enighed om fornyet prissætning, bortfalder rammeaftalen.
Den faste pris reguleres alene i tilfælde af statslige indgreb, indførelse af afgifter eller lign, som er gennemført efter tilbuddets afgivelse, og som har ført til ikke uvæsentlige mer- eller mindre udgifter ved leverancerne.
Bestemmelsen omfatter ikke ændringer, der skyldes valutakurser eller lovmæssige løs- ninger af arbejdsmarkedets overenskomstforhold.
7. Mangler ved leverancer
Leverandøren har pligt og ret til at afhjælpe de mangler som påvises af installatør eller or- dregiver i forbindelse med leverance og montage af de leverede armaturer.
Afhjælpning af fejl skal være dokumenteret påbegyndt senest 8 dage efter skriftlig under- retning (mail fra ordregiver).
Leverandøren skal indenfor 14 dage iværksætte udbedring med information til ordregiver om forløb og forventet afslutning.
Kan fejlen ikke udbedres indenfor 4 uger, skal der opsættes alternativt armatur som mid- lertidig løsning. Dette gælder ligeledes ved demontering af armatur for fejludbedring på værksted.
Leverandøren skal løbende informere ordregiver om fremskridt i mangeludbedring.
Såfremt tilbudsgiver ikke afhjælper de påviste mangler indenfor den fastsatte tidsfrist, kan ordregiver udbedre manglerne for tilbudsgivers regning eller kræve afslag i kontraktsum- men.
7.1 Levetid og garanti
Leverandøren skal minimum yde 5 års 100% garanti, således at defekte armaturer eller armaturer med væsentlige mangler, udskiftes uden omkostning for kommunen i en 5 års periode fra levering.
Ved defekte armaturer eller armaturer med væsentlige mangler, forstås f.eks. nedenstå- ende ikke udtømmende liste:
• armaturet har mistet mere end 10 % af sit oprindelige lys, i forhold til data opgivet på datablade medsendt tilbud.
• belysningsniveauer lever ikke op til belysningsberegninger (10 % tolerance). Kommunen forbeholder sig ret til på ethvert tidspunkt i op til 5 år efter levering, at få eftervist resultater af belysningsberegninger, ved en reel belysningsmåling på
stedet af de installerede anlæg. Kommunen vil selv forestå kontrolmåling, og så- fremt det viser sig, at anlæggene ikke lever op til det beregnede, med en tole- rance på 10 %, vil kommunen kræve nye armaturer og dækning af kommunens udgifter til kontrolmålingerne.
• Ved ethvert udfald af armaturer er kommunen berettiget til at kræve fyldestgø- rende skriftlig redegørelse for, hvad udfaldet skyldes, og hvilke tiltag der gøres fra leverandørens side, for at modvirke dette.
• Ved udfald af armaturer på 10 % eller mere indenfor garantiperioden, af en given armaturtype i en leverance (dog min 10 stk. fejlramte armturer), vil kommunen kræve undersøgelse af armaturerne og fyldestgørende skriftlig redegørelse for, hvad udfaldet skyldes, og hvilke tiltag der gøres fra leverandørens side for at modvirke dette. Viser undersøgelsen, at der er tale om samme fejl i de fejlramte armaturer, og at fejlen derfor sandsynligvis kan ramme de øvrige armaturer af samme type og bestykning, leveret i samme periode, betragtes det som en serie- fejl på den specifikke produktserie fra den pågældende leverandør.
• Ved konstatering af seriefejl udvides garantiperioden.
Ved udfald på 10 % eller mere, udvides garantiperioden med 1 år til i alt 6 år eller mere
Ved udfald på 15 % eller mere, udvides garantiperioden med yderligere 1 år til i alt 7 år eller mere
Ved udfald på 20 % eller mere vil bygherren forlange alle armaturer i den specifikke, fejlramte produktionsserie udskiftet.
Ved konstatering af enhver type af fejl på de installerede armaturer indenfor garantiperio- den, underrettes leverandøren skriftligt pr. mail fra ordregiver, og armaturerne udskiftes af armaturleverandøren uden omkostninger for ordregiver.
Armaturleverandøren dækker således omkostninger til demontering, genmontering og re- klamationsbehandling uden omkostninger for ordregiver.
Det står leverandøren frit at anvende ordregivers entreprenør eller anden entreprenør til demontering af defekte armaturer og genmontering af nye.
7.2 Mangelansvarets ophør
For armaturleverancerne gælder 5 års mangelansvaret regnet fra levering af armatu- rerne.
Dette skal forstås som en 100 % garanti i 5 år for armaturer, således at defekte armaturer udskiftes af tilbudsgiveren for dennes regning i en 5 års periode fra levering.
7.3 1- og 5 års eftersyn
1 års eftersyn
Ordregiver vil gennemføre1 års eftersyn af armaturer, og leverandøren vil blive underret- tet om eventuelle fejl og mangler som konstateres ved denne gennemkørsel.
Leverandøren kan efter anmodning få mulighed for deltagelse i 1 års gennemgang.
5 års eftersyn
Ordregiver vil gennemføre 5 års eftersyn af armaturer, og leverandøren vil blive underret- tet om eventuelle fejl og mangler som konstateres ved denne gennemkørsel.
Leverandøren kan efter anmodning få mulighed for deltagelse i 5 års gennemgang.
8. Forsikring
Leverandøren har tegnet følgende produktansvarsforsikring: Forsikringsselskab:
Forsikringssum pr. forsikrings år Forsikringssum pr. skade:
Ved ændringer i ovenstående forhold er leverandøren forpligtet til at underrette kommu- nen herom.
Ordregiver er selvforsikret.
9. Underskrifter
Kontrakten oprettes i 2 enslydende underskrevne eksemplarer. Dato: Dato:
For Bornholms Regionskommune For XXXXXXXX
Navn: Navn: