Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
Udbud af rammeaftale om
Fjerntolkning
Indholdsfortegnelse
1. Indledning 3
2. Den ordregivende myndighed 4
3. Udbudsmaterialet 4
4. Tidsplan for udbudsforretningen 5
4.1 Anmodninger om yderligere oplysninger 5
5. Krav til tilbudsgiver 6
6. Tildelingskriterier 6
I vurdering af bedste tilbud indgår således 6
7. Mindstekrav og forbehold 8
8. Mangler eller uklarheder i udbudsmaterialet 8
9. Alternative tilbud 8
10. Behandling af tilbud, fortrolighed mv 8
11. Aktindsigt 9
12. Tilbuddets udformning 9
1. Indledning
Nærværende udbud omfatter varetagelse af fjerntolkning for hørehandicappede.
Dette udbud indebærer også en frivillig mulighed for andre myndigheder til at antage fjerntolkninger ved hjælp af Tolkemyndigheden. Ordningen vil fungere ved at andre myndigheder, der ønsker at benytte en fjerntolkning, kan anmode Tolkemyndigheden om at blive tilkoblet Fjerntolkemulighed i Tolkeportalen, hvorefter myndigheden kan købe disse ydelser. Den pågældende myndighed bliver særskilt faktureret af fjerntolkeleverandøren direkte i Tolkeportalen.
Betalingen sker således direkte mellem den pågældende myndighed, og fjerntolkeleverandøren via Tolkeportalen.
Udbuddet er en tjenesteydelseskontrakt omfattet af udbudsdirektivets bilag II
B. Udbuddet er som følge deraf kun underlagt enkelte bestemmelser i udbudsdirektivet, jf. direktivets artikel 21. Tolkemyndigheden vurderer, at udbuddet ikke har grænseoverskridende interesse. Hverken annonceringen eller de i annoncen angivne oplysninger om udbudsform mv. indebærer, at udbuddet anses for omfattet af direktivets eller tilbudslovens procedureregler i videre omfang.
Tolkemyndigheden ønsker at indgå rammeaftale med to fjerntolkeleverandører.
Tilbudsgiveren fremsætter tilbud ved at fremsende bilag 2 i udfyldt stand, samt 2 underskrevne eksemplar af rammeaftalen. Endelig skal der vedlægges serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, samt databehandlingsaftale med portaludbyderen.
Tolkemyndigheden ønsker ikke at indgå aftaler med virksomheder, som har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr.
Der accepteres ikke alternative bud. Tolkemyndigheden gør opmærksom på, at koncernforbundne virksomheder skal angive deres forbindelse i tilbuddet.
2. Den ordregivende myndighed
Nærværende udbud er med følgende ordregivende myndighed: Den Nationale Tolkemyndighed,
Xxxxxxxx 000, Xxxxxxxxx 00,
6200 Aabenraa.
E-mail: xx@xxxx.xx.
Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes til:
Den Nationale Tolkemyndighed, att. Xx Xxxxxxxxx,
mail:
xx@xxxx.xx Mobil 0000 0000.
3. Udbudsmaterialet
Det samlede udbudsmateriale består af:
Del 1 | Udbudsbetingelser for fjerntolkning af tegnsprog |
Del 2 | Rammeaftale |
Del 3 | Bilag til rammeaftale Bilag 1:Kravspecifikation Bilag 2: Leverandørens tilbud |
Rammeaftalen med bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af tjenesteydelserne.
Det samlede udbudsmateriale, herunder skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet samt svar herpå, kan findes fra Den Nationale Tolkemyndigheds hjemmeside: xxx.xxxx.xx under
fanebladet ”Tolkeleverandør”
4. Tidsplan for udbudsforretningen
Rammeaftalen udsendes medio april 2015, med frist til 22. maj kl. 12.00. Rammeaftale forventes at blive indgået ultimo maj 2015 med ikrafttrædelse pr. 1. juni 2015.
4.1 Anmodninger om yderligere oplysninger
Tilbudsgiver kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål).
Spørgsmål, der modtages senest 15. maj kl. 12.00, vil under alle omstændigheder blive besvaret.
Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, kan ikke forventes besvaret.
Spørgsmålene skal være skriftlige, på dansk og rettes til Tolkemyndigheden på mail: xx@xxxx.xx
Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive indlagt på tolkemyndighedens hjemmeside under siden ”Tolkeleverandør”.
4.2 Frist for modtagelse af tilbud
Sidste frist for modtagelse af tilbud er den 22. maj 2015 klokken 12.00.
Tilbud skal indgives til Tolkemyndigheden i 2 underskrevne eksemplarer (papirversion), og en elektronisk version på USB-stick(pdf-format). Tilbud kan ikke afleveres pr. mail. Indsendt materiale tilbageleveres ikke.
Tilbuddet skal sendes eller afleveres til følgende adresse:
Den Nationale Tolkemyndighed Postboks 110
Storetorv 10
DK-6200 Aabenraa Att.: Xx Xxxxxxxxx
Kuverten mærkes tydeligt: ” TILBUD, MÅ IKKE ÅBNES”. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning.
Tilbuddet skal afgives på dansk.
I tilfælde af uoverensstemmelse mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Dog gælder, at ordregiver, såfremt mindre dele af det printede tilbud mangler, i stedet kan lægge den elektroniske version til grund, forudsat at denne er komplet.
4.3 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb.
5. Krav til tilbudsgiver
• Tilbudsgiveren skal vedlægge sit tilbud en aktuel serviceattest fra Erhvervssty- relsen eller tilsvarende.
• Tolkemyndigheden vil ikke acceptere tilbud fra tilbudsgivere, som Tolkemyn- digheden inden for de sidste 5 år har måttet konstatere, i alvorlig grad ikke har kunnet leve op til Tolkemyndighedens krav.
• Der skal vedlægges underskrevet databehandlingsaftale med platformsudby- der, hvori garanteres, at alle data og metadata om foretagne samtaler på plat- formen, alene opbevares i EU's geografiske område.
Tolkemyndigheden accepterer ikke, at leverandøren har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr.
Såfremt tilbudsgiver påregner at anvende flere forskellige platforme, skal der vedlægges databehandlingsaftale med hver enkelt.
6. Tildelingskriterier
Indgåelse af rammeaftale om fjerntolkeleverancer vil ske på grundlag af pris, antal timers åbningstid og platformens anvendelighed i forhold til læseudstyr anvendt af døvblinde. Øvrige forhold er der på forhånd i udbudsmaterialet gjort op med i bilag 1.
Tolkemyndigheden ønsker at indgå aftaler med 2 leverandører, der således leverer fjerntolkninger sideløbende. Der vælges de to mest økonomisk fordelagtigste tilbud efter nedenstående vurdering.
I vurdering af bedste tilbud indgår således:
• Pris pr. hele tolketime (der faktureres første kvarter, herudover faktisk minuttal)
• Antal timers ugentlig ordinære åbningstid for fjerntolkning udover
mindstekravet på 25 timer, dog maksimalt fradrag for 40 timer.
• Platformens kompatibilitet i forhold til Jaws og Windows Eyes.
Ud fra ovenstående laves et pointindeks, med basis i timeprisen: basisindeks=Timepris
Indekset reduceres med 1% for hver times ugentlig ordinær åbningstid, der ligger udover 25 timer, op til 40 timer. Således vil en ugentlig åbningstid på 40 timer, reducere indekset med 15%. Der fradrages ikke udover 40%, dvs. ved en ugentlig åbningstid på 65 timer.
Indekset reduceres herudover yderligere med op til 5% efter i hvilket omfang den anvendte platform dokumenteres at kunne benyttes med kommunikationsudstyr brugt af døvblinde i Danmark, der især anvender Jaws eller Windows Eyes. Der gives 2,5% fradrag for hvert af disse læseprogrammer.
De to tilbudsgivere, der opnår samlet laveste beregnede indeks, opnår rammeaftale.
Eksempel:
Pris | Timers åbningstid over 25 timer | Kompatibilitet med døvblindes læseudstyr | Indeks |
550 kr | 10 (dvs 550*0,1) | 5 (kompatibel med begge programmer) (dvs. 550*0,05) | 000-00-00=467 |
600 kr | 20 (dvs 600*0,2) | 0 ikke kompatibel med læseprogrammer | 000-000-0=480 |
550 kr | 50 (dvs. 550*0,4) | 2,5 kompatibelt med et program (dvs 550*0,025) | 550-220- 13,75=316,25 |
Tilbudsgiveren med prisen på kr. 550 pr time, ugentlig åbningstid på 75 timer, og kompatibelt med et læseprogram vinder udbuddet, da han opnår det laveste indekstal. Der beregnes ikke fradrag for de timer, der ligger udover 65 timers åbningstid.
7. Mindstekrav og forbehold
Udbudsmaterialets bestemmelser skal anses som mindstekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, der er gjort til mindstekrav.
Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav, vil ikke blive taget i betragtning.
Det er uden betydning, hvorvidt tilbudsgiver benævner en
afvigelse ”præcisering”, ”justering” eller lignende, idet det afgørende er, at der er foretaget en afvigelse, der ikke vil blive accepteret. Det er desuden uden betydning, at en eventuel afvigelse alene vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet afvigelsen under alle omstændigheder ikke vil blive accepteret.
8. Mangler eller uklarheder i udbudsmaterialet
Tilbudsgiveren skal afklare eventuelle uklarheder gennem skriftlige spørgsmål, jf. ovenfor.
Såfremt tilbudsgiveren efter udløbet af fristen for skriftlige spørgsmål bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiveren i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund, og om disse forudsætninger er afgørende for tilbuddet, idet det dog bemærkes, at tilbudsgiver ikke er berettiget til at afgive alternative tilbud, jf. nedenfor punkt 9.
9. Alternative tilbud
Tilbudsgiver må ikke afgive alternative tilbud.
10. Behandling af tilbud, fortrolighed mv.
Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
Tolkemyndigheden er ikke pligtig at tilbagelevere tilbudsmaterialet til tilbudsgiveren.
Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende
vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er tolkemyndigheden uvedkommende.
11. Aktindsigt
Tolkemyndigheden er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven og forvaltningsloven.
Tolkemyndigheden er ikke bundet af tilbudsgivers eventuelle angivelser om fortrolighed i forbindelse med en eventuel begæring om aktindsigt, men angivelserne vil indgå som et element i myndighedernes vurdering af, om og i hvilket omfang der skal gives aktindsigt.
12. Tilbuddets udformning
Tolkemyndigheden – Udbudsbetingelser Udbud af fjerntolkning 2015
Side9
For at lette sammenligningen af de indkomne tilbud skal tilbudsgivere udfylde og underskrive: