HOFOR A/S
Udbudsbetingelser
Værket ved Regnemark VRE010 - Byggeri og Anlæg (B)
Udbudt af
HOFOR A/S
CVR-nr. 1007 3022
Xxxxxxxx Xxxxxxxxx 00
2300 København S herefter betegnet HOFOR
16. december 2022
Indholdsfortegnelse
3 Vejledende tidsplan og kommunikation 5
3.1 Besigtigelse/informationsmøde 6
5.1 Tildelingskriterium og underkriterier 10
7.3 Personoplysninger fra ansøgere og tilbudsgivere 21
1 Udbuddets genstand
1.1 Kontraktens omfang
Kontrakten omhandler storentreprise VRE010 - Byggeri og Anlæg (B) der jf. nedenstående indgår som en ud af tre storentrepriser der skal gennemføres sideløbende for gennemførelse af den samlede byggesag.
Byggesagen omfatter etablering af et nyt samlet vandværk i Regnemark til erstatning for det eksisterende værk ved Regnemark. Byggesagen er opdelt i følgende storentrepriser:
- VRE010 - Byggeri og Anlæg (B)
Alle bygnings- og anlægsarbejder for etablering af bygning / klimaskærm inkl. terræn- og ledningsarbejder og bygningsinstallationer.
- VRE011 - Proces- og maskinanlæg (M)
Alle smede- og montagearbejder for etablering af et komplet procesanlæg inkl. procesteknisk udstyr, komponenter, stålgallerier/-trapper mv.
- VRE012 - Maskin-El (E)
Alle el-arbejder for elforsyning og styring af procesanlægget (jf. Proces- og Maskinanlæg (M)) inkl. eltavler og tilhørende udstyr, dog ekskl. bygnings-el (omfattet af B-entreprisen).
- VRE013 - SRO og PLC programmering (S) Indgår som en bygherreleverance
1.2 Udbudsprocedure
Udbuddet gennemføres iht. HOFOR A/S’s Kvalifikationsordning, Vandværker, Bygge- og anlægsarbejder offentliggjort med EU-udbudsbekendtgørelse 2019/S 135-333751 den 16. juli 2019.
Kvalifikationsordningen er etableret iht. Forsyningsvirksomhedsdirektivet 2014/25/EU af 26. februar 2014.
Proceduren vil være Udbud med forhandling.
1.3 Delaftaler
Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler, da det vurderes at være uhensigtsmæssigt i relation til ansvarsafgrænsning og administration.
1.4 Optioner
Tilbuddet indeholder ikke optioner.
1.5 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
1.6 Sideordnede tilbud
XXXXX accepterer ikke sideordnede tilbud.
1.7 Sprog
Både ansøgning, tilbud, evt. spørgsmål og evt. forbehold, skal afgives på dansk. Arbejds- og kontraktsprog vil være dansk. Eventuelle tryksager mv. kan afleveres på andet sprog, men skal i så fald vedlægges en oversættelse til dansk af de passager, som er relevant for tilbuddet.
2 Udbudsmaterialet
Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter – se ”Tegnings- og dokumentliste” for uddybende oversigt:
o VRE_K00_C08.1_P3.010 Udbudsbetingelser. Entreprise (B) af 16. december 2022
▪ VRE_K00_C08.1_P3.01X Bilag I. Forbeholdsliste
▪ VRE_K00_C08.1_P3.01X Bilag II. Manglende-delvis opfyldelse af krav
▪ VRE_K00_C08.1_P3.01X Bilag III. Vejledning til nøglepersoners mundtlige præsentation
o VRE_K00_C02.1_P3.010 Nærværende Entreprisekontrakt af 16. december 2022
o VRE_K00_C08.1_P3.01X SB - Særlige Betingelser af 16. december 2022
o VRE_K00_C08.1_P3.01X Byggesagsbeskrivelse (BSB) af 16. december 2022
o VRE_K00_C08.1_P3.0XX FB18 maj 2019
o VRE_K62_C08_Plan for Sikkerhed og Sundhed (PSS)_VRE010-13 af 16. december 2022 inkl. bilag
o AM 101 Arbejdsmiljøkrav ved HOFORs bygge- og anlægsprojekter 7. september 2022
o ML 101 Generelle miljøkrav ved HOFORs bygge- og anlægsprojekter af 21. august 2018
o VRE_K14_C03_VRE010-Tilbudsliste af 16. december 2022
o VRE_K00_C07_VRE010-TDL (B) af 16. december 2022
Øvrige dokumenter, se Tegnings- og dokumentliste VRE_K00_C07_VRE010-TDL (B) af 16. december 2022.
Udbudsmaterialet vil alene være tilgængeligt elektronisk via EU-Supply.
3 Vejledende tidsplan og kommunikation
Aktivitet | Dato |
Opfordring til afgivelse af tilbud | 22-12-2022 |
Besigtigelse Ved besigtigelse Besigtigelse foregår 17-01-2023, mellem kl. 10.00 til 12.00 | 17-01-2023 |
Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet | 27-02-2023 |
HOFOR besvarer spørgsmål senest | 03-03-2023 |
Frist for tilbud | 10-03-2023 kl. 13.00 |
Forhandling 1. forhandlingsrunde foregår mellem d. 19-04-2023 og 28- 04-2023, nærmere tidspunkt vil blive oplyst i uge 13. Frist for revideret og endeligt tilbud. | 19. april til den 28. april 2023 |
Aktivitet | Dato |
02-05-2023 kl. 13.00 | |
Underretning om tildeling og oplysning om standstill- periode | 14-06-2023 |
Indgåelse af kontrakt | 05-07-2023 |
Kontraktstart | 05-07-2023 |
Der tages forbehold for, at tidsplanen kan blive ændret.
3.1 Besigtigelse/informationsmøde
HOFOR tilbyder besigtigelse/informationsmøde af fremvisning af byggeplads-området. Ved mødet vil repræsentant for HOFOR som bygherre deltage, samt repræsentant for teknisk rådgiver COWI for VRE010.
Tilmelding bedes foretaget til:
• Projektleder Xxxxxx Xxxxx Xxxx, e-mail xxxxxx@xxxxx.xx, tlf. 00 00 00 00. Sikkerhedsudstyr er ikke påkrævet.
Nærmere oplysninger om besigtigelsen er angivet i tidsplanen i afsnit 3.
3.2 Kommunikation
Al kommunikation i forbindelse med udbuds- og tildelingsprocessen inkl. evt. spørgsmål til udbudsmaterialet håndteres via EU-Supply. Udbudsmaterialet kan rekvireres digitalt igennem EU- Supply.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål stilles under ”spørgsmål/svar”, og vil løbende blive besvaret af HOFOR i spørgsmål/svar-modulet, men ikke nødvendigvis i samme rækkefølge som de er modtaget.
Spørgsmål stillet før fristen angivet i tidsplanen i afsnit 3, vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes senere end denne frist, vil blive besvaret såfremt det er praktisk muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.
Ethvert rettelsesblad eller spørgsmål og svar vil være en del af tilbudsgrundlaget, og tilbudsgivere opfordres til at holde sig orienteret om offentliggørelsen af sådanne dokumenter i EU-Supply.
Alle dokumenter i tilbuddet skal uploades og sendes igennem EU-Supply inden tilbudsfristen udløber.
Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til xxxxxxxxx@xx-xxxxxx.xx telefon 00 00 00 00.
4 Tilbuddet
4.1 Tilbuddets indhold
Udvalgte ansøgere opfordres til at afgive tilbud. Tilbuddet bør følge nedenstående disposition og betegnelser.
Vær opmærksom på at få vedlagt samtlige efterspurgte oplysninger, da HOFOR kan være berettiget og forpligtet til at forkaste tilbud med mangler.
Hvor der i det følgende er angivet et maksimalt sideantal, skal det forstås således, at eventuelle sider der overstiger det maksimale antal sider ikke vil indgå i evalueringen. Eventuel forside og indholdsfortegnelse indgår ikke i det maksimale sideantal. Sidestørrelse skal være A4 med læsbar font-størrelse 10.
4.1.1 Pris
Tilbudsliste for ”Tilbud” og tilhørende poster, jf. Tilbudslistens side 2, skal være udfyldt og fremsendes sammen med det øvrige tilbudsmateriale.
Tilbudslister bedes afleveret i både PDF og Excel format. I tilfælde af uoverensstemmelser er det PDF udgaven der er den gældende.
Samtlige poster hørende til ”Tilbud”, jf. Tilbudslistens side 2, skal være udfyldt, og tilbuddet afgives i danske kroner (DKK) uden moms. De angivne mængder i tilbudslisterne er skønnet, og skal kun anvendes i forbindelse med den økonomiske vurdering af tilbuddet.
4.1.2 Kvalitative kriterier
Tilbuddet skal indeholde beskrivelse af følgende kvalitative underkriterier, jf. afsnit 5.1.2:
• Organisering og bemanding
• Opgavens løsning
• Bæredygtighed
• Arbejdsmiljø
4.1.3 Øvrige forhold
Tilbuddet skal indeholde beskrivelse af følgende øvrige forhold:
• Udfyldt Bilag I Forbeholdsliste. Ved ”ingen forbehold” bedes dette anført i forbeholdslisten
• Udfyldt liste over manglende/delvis opfyldelse af krav jf. afsnit 4.5 Kravmetodik
4.2 Ejerskab og vederlag
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som HOFORs ejendom, og det vil ikke blive returneret.
HOFOR betaler ikke vederlag for tilbudsmaterialet og/eller deltagelse i udbudsprocessen.
4.3 Vedståelsesfrist
Tilbuddet er bindende i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiverne er bundet af deres tilbud indtil vedståelsesfristens udløb, dog senest til HOFOR har indgået en kontrakt. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra tilbuddet.
4.4 Kontraktgrundlaget
Tilbudsgiver forpligter sig ved afgivelse af tilbud til at ville indgå kontrakt med HOFOR på grundlag af det kontraktudkast, som indgår i udbudsmaterialet. Eventuelle forbehold for vilkår i kontraktudkastet med tilhørende bilag, skal anføres i vedlagte ”Forbeholdsliste”.
Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af kontraktgrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering eller fakturering m.v. vedlægger sine egne vilkår.
I det endelige tilbud accepterer HOFOR ikke forbehold der ikke kan kapitaliseres eller som vedrører grundlæggende elementer og/eller mindstekrav.
4.5 Kravmetodik
Udbudsmaterialet indeholder et antal dokumenter / bilag, der hver især indeholder en række krav, som Tilbudsgiveren skal forholde sig til som en del af sit tilbud.
Der anvendes i bilagene nedenstående kravmetodik.
4.5.1 Mindstekrav
HOFORs mindstekrav er krav, som ubetinget skal opfyldes. Manglende opfyldelse af et eller flere mindstekrav vil medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt. Evt. manglende overholdelse af mindstekrav skal angives under forbehold, jf. bilag I. Hvor der i udbudsmaterialet er beskrevet krav er der ikke tale om mindstekrav, men om krav (se næste afsnit), med mindre et tydeligt fremgår at der er tale om mindstekrav.
4.5.2 Krav
Øvrige krav, som HOFOR har stillet til ydelsen i udbudsmaterialet kan ændres undervejs. Opfyldes et krav ikke, indeholder tilbuddet et forbehold.
4.5.3 Evaluering af opfyldelse af krav
HOFORs ønske om en bestemt egenskab eller et bestemt vilkår er indarbejdet i de opstillede krav. Opfyldelse af disse krav til indgå i evalueringen at tilbuddet under kriteriet ”opgavens løsning og kvalitet”. Krav kan opfyldes helt, delvist eller ikke. Tilbud, der kun delvist eller slet ikke opfylder kravene vil derfor ikke blive afvist som ukonditionsmæssige. Tilbudsgivers besvarelse, vil dog indgå i HOFORs evaluering af tilbuddet, hvorfor delvis eller ikke-opfyldelse af krav kan blive tillagt negativ vægt i forbindelse hermed.
Ved afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver derfor beskrive manglende/delvis opfyldelse af krav, ved som minimum at vedlægge en liste over, hvilke der ikke kan opfyldes med beskrivelse af den tilbudte løsning og beskrivelse af i hvilken grad kravet opfyldes. Hvor den tilbudte løsning giver højere opfyldelse end det opstillede krav vil dette indgå positivt i vægtningen af kriteriet, hvorfor de bydende opfordres til også at angive dette.
Ovennævnte liste vil indgå i evalueringen af tilbuddene og vil indgå som led i kontraktforhandlingerne. Hvis der ikke vedlægges en liste sammen med tilbuddet antages det at den bydende ikke har afvigelser fra de opstillede krav svarende til at udbudsmaterialets krav opfyldes. Senere ændringer i den tilbudte kvalitet med henvisning til manglende udarbejdelse af denne liste over kravenes opfyldelse accepteres derfor ikke.
Såfremt den bydende foreslår anvendelse af komponenter/bygningsdele der ikke opfylder krav, skal entreprenøren afholde alle omkostninger forbundet med nødvendige tilpasninger, herunder men ikke begrænset til projektering, fremskaffelse af certifikater, godkendelser, tilpasning af tilstødende komponenter, procesanlæg og bygningsdele. Alle udgifter hertil skal være indeholdt i tilbuddet.
HOFOR har i de enkelte bilag angivet, hvorvidt Tilbudsgiver skal udarbejde en løsningsbeskrivelse af kravets opfyldelse. I givet fald skal Tilbudsgiver udarbejde en løsningsbeskrivelse, jf. xxxxxxxxx instrukser herom, som vil indgå i evalueringen af det enkelte krav.
XXXXX forbeholder sig retten til i forbindelse med forhandlingerne at gøre kravene til mindstekrav.
5 Evaluering af tilbud
Tilbuddene vil blive bedømt på grundlag af de opstillede kriterier for tildeling jf. afsnit 5.1 - 5.2.
5.1 Tildelingskriterium og underkriterier
Tildeling af kontrakten vil ske til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og har opnået det højeste antal vægtede point, baseret på følgende underkriterier (beregningsfaktor anført i procent):
Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Underkriterium | Vægtning |
Pris | 40 % |
Organisation og bemanding opdelt i: • Nøglebemanding: 10 % Organisationsdiagram, CV’er • Nøglepersoners mundtlige præsentation: 10 % Projektleder, Viceprojektleder og Sagsansvarlig | 20 % |
Opgavens løsning opdelt i: • Arbejdets planlægning 15 % • Grænseflader 10 % | 25 % |
Bæredygtighed: • Bæredygtig ledelse af entreprisen, sikring af at krav til 5 % bæredygtighed opfyldes samt minimering af spild | 5 % |
Arbejdsmiljø: | 10 % |
5.1.1 Pris (40 %)
Prisen (tilbudssummen), svarer til den totale sum som fremkommer fra tilbudslisten under ”Tilbud” på Tilbudslistens side 2. Prisen fremkommer ved at multiplicere enhedspris eller timepris med de tilhørende mængder og summere den totale sum.
5.1.2 Kvalitative kriterier
5.1.2.1 Organisation og bemanding (20%)
Tilbuddet skal vedlægges en beskrivelse af Organisation og bemanding som nærmere beskrevet nedenfor. Beskrivelsen ekskl. Organisationsdiagram og CV’er må maks. fylde 4 sider.
5.1.2.1.1 Organisation og CV’er (10 %)
5.1.2.1.1.1 Organisation:
Tilbuddet vedlægges en beskrivelse af den valgte organisering med en tilhørende organisationsplan. Af beskrivelse og organisationsplan skal de tilbudte nøglemedarbejdere fremgå med angivelse af navn, rolle i projektet og lign. og uddybet med en tilhørende kort beskrivelse af hvordan nedenstående ønsker bedst muligt kan opfyldes:
• Handlekraftighed: Der lægges vægt på en organisering der er sammensat med fokus på stor handlekraft og agilitet, med særlig fokus på beslutningsdygtighed herunder hurtig og effektiv forhandling af løsninger mellem entreprenør og byggeledelse / HOFOR på laveste niveau, uden eskalering på konflikttrappen.
• Samarbejdsevne: Der lægges vægt på en organisering der er orienteret mod godt samarbejdsklima både internt i den pågældende entreprise som med øvrige entreprenører, bygherre (HOFOR) samt rådgivere, med fokus på håndtering af problemer før der opstår konflikter, teambuilding, overholdelse af aftaler, loyalitet over for projektet mv.
• Økonomistyring: Der lægges vægt på en organisering der har en sammensætning der sikrer løbende styring af entreprisens samlede økonomi, herunder løbende dokumentering og forhandling af ekstrakrav og udarbejdelse af prognose for udestående krav på den pågældende entreprise, overblik over a’conto fakturering og resterende fakturering.
• Tidsstyring og planlægning: Der lægges vægt på en organisering der har fokus på tidsstyring og planlægning af entreprisen, herunder grænseflader til øvrige entrepriser og evt. bygherreleverancer. Det vil blive vægtet positivt, at organiseringen er i stand til at deltage i at finde løsninger på de udfordringer der opstår under den enkelte entreprise.
• Kvalitetsplanlægning og –styring: Der lægges vægt på en organisering der har fokus på kvalitetsplanlægning og styring på entreprisen, herunder fokus på løbende indsamling og udarbejdelse af D&V manualer, overensstemmelseserklæringer til CE-mærkning etc.
• Bred tværfaglighed i organiseringen: Der lægges vægt på, at den foreslåede bemanding er sammensat med de relevante kompetencer, herunder særligt personer med ansvar for entrepriseledelse, arbejdsmiljø, miljøforhold, samt DDS arbejde.
• Robusthed og fleksibilitet: Der lægges vægt på en organisering der har stor robusthed ifht. evt. udskiftning af nøglebemandingen som følge langtidssygdom, barsel, jobskifte osv. og som samtidigt er fleksibel ifht. skiftende ressourcetræk og arbejdsbelastning på projektet.
• Ledelsesfokus på projektet: Det lægges vægt på at organiseringen afspejler HOFORs ønske om at ledelsen hos den enkelte storentreprenør har stort fokus på projektet, herunder
understøtter entreprenørens nøglebemanding i prioritering og planlægning af projektet med nødvendig tilførsel af ressourcer, assisterer hvis udfordringer opstår, og er til rådighed for drøftelser med HOFORs ledelse, hvis behov opstår. Der henvises her til beskrivelse af Leverandørstyregruppe og løsningstrappe i Særlige Betingelser.
5.1.2.1.1.2 CV’er:
Der skal vedlægges CV’er på følgende nøglemedarbejdere:
• Projektleder (ansvar for ledelse af projektet / entreprisen)
• Viceprojektleder (assisterende projektleder med ansvaret ved projektleders fravær)
• Sagsansvarlig (entreprenørens projekt-/afdelingschef x. økonomisk ansvar for entreprisen)
• Styregruppemedlem (entreprenørens områdedirektør eller lignende)
• Arbejdsmiljøspecialist/sikkerhedsleder
Det vil vægte højt at CV’erne afspejler stor faglighed og erfaring på det område de dækker og at det tydeligt fremgår, at de tilbudte nøglemedarbejdere har både den rette uddannelse, anciennitet og erfaring samt kendskab til forsyningsområdet. Nøglemedarbejderne skal kunne tale og skrive dansk og være til rådighed i hele projektforløbet. Der skal oplyses mindst 3 reference-projekter på CV’et, hvor nøglemedarbejderen har bestridt en lignende rolle.
Et CV må max. fylde 3 A4 sider, ved eventuelt flere sider vil kun de 3 første sider indgå i evalueringen. CV’er skal udarbejdes med særlig vægt på:
• Uddannelse og anciennitet
• Relevant efteruddannelse
• Erhvervsmæssig erfaring gerne ved henvisning til gennemførte entrepriser og projekter
• Personlige og faglige kompetencer med relevans for opgaven f.eks. i relation til samarbejde, forhandling, planlægning, struktur, rettidighed, styring af tid, økonomi og kvalitet osv.
CV Projektleder:
Projektlederen skal have en solid ledelses- og koordineringserfaring og have evnerne til selvstændigt at kunne træffe beslutninger og styre et projekt af kompleksitet og omfang som det udbudte.
Det vil vægte højt at der er projektledelseserfaring, lang anciennitet inden for branchen og at det via CV’et kan udledes, at projektlederen har haft ansvar og kompetencer i lignende projekter af omfang og kompleksitet som det udbudte. Projektlederen skal have gode samarbejdsevner og kunne bevare roen og overblikket i pressede situationer. Efteruddannelse herunder evt. certificering i projekt- og entrepriseledelse herunder konfliktløsning vil vægte positivt.
CV Viceprojektleder:
Viceprojektlederen skal være en erfaren projektleder som kan assistere projektlederen og som kan erstatte denne ved dennes fravær.
Det vil vægte højt at der er projektledelseserfaring, anciennitet inden for branchen og at det via CV’et kan udledes, at projektlederen har haft lignende ansvar og kompetencer i lignende projekter
af omfang og kompleksitet som det udbudte. Efteruddannelse i projekt- og entrepriseledelse herunder certificering vil vægte positivt.
CV Sagsansvarlige:
Den sagsansvarlige skal være ledelsesrepræsentant (projektchef-/direktør, afdelingschef eller lign.) med det overordnede ansvar for entreprisens økonomi med ansvar for rapportering til entreprenørens styregruppe eller lign. Den sagsansvarlige skal have omfattende ledelseserfaring inden for entreprenørbranchen og skal have erfaring med ledelse af store entrepriser af samme størrelse som denne. Den sagsansvarlige skal have erfaring i en rolle med ledelse og coaching / sparring af projekt- og entrepriseledere, herunder erfaring med gennemførelse af succesfulde projekter, hvor projekttrekanten opfyldes, og hvor problemer / udfordringer undervejs løses i mindelighed mellem parterne. Erfaring med konfliktløsning vil vægte positivt.
CV Styregruppemedlem:
Styregruppemedlemmet skal være en ledelsesrepræsentant fra Tilbudsgiveren og er ikke involveret i det egentlige arbejde med udførelsen af entreprisen. Styregruppemedlemmet skal have erfaring med Styregrupper herunder overordnet opfølgning med tilsvarende bygge- og anlægsprojekter målt på størrelse og kompleksitet. Styregruppemedlemmet skal have erfaring med sikring af et godt samarbejde i projektet, herunder erfaring med processer til imødegåelse af konflikter samt eventuel konflikthåndtering.
Det skal bemærkes, at de bydende kan vælge at den Sagsansvarlige og Styregruppemedlemmet er samme person, hvis dette bedre matcher den enkelte virksomheds organisering. I dette tilfælde skal det fremgå af organisationsdiagrammet at samme person indtager begge roller og der kan således nøjes med at vedlægges et samlet CV for den Sagsansvarlige og Styregruppemedlemmet. CV’erne vil vægte ligeligt og vil således i dette tilfælde gå fra 20% vægtning for hver CV til 25% for hver CV.
CV arbejdsmiljøspecialist/sikkerhedsleder
Arbejdsmiljøspecialist/Sikkerhedsleder på pladsen skal have kvalifikationer svarende til krav i Bygherre-bkg. nr. 117 § 5, stk. 1-3 for store byggepladser, dvs.:
- skal have sagkyndig viden om bygge- og anlægsområdet, herunder have kendskab til byggeriets aktører
- skal have den fornødne viden om sikkerheds- og sundhedsmæssige spørgsmål inden for bygge- og anlægsområdet
- skal have praktisk erfaring i ledelse af bygge- og anlægsarbejde samt have gennemført en arbejdsmiljøuddannelse for koordinatorer af sikkerheds- og sundhedsarbejdet inden for bygge- og anlægsområdet.
Det vil vægte højt, at det via CV’et kan udledes, at arbejdsmiljøspecialist/sikkerhedsleder har haft lignende ansvar og kompetencer i lignende projekter af omfang og kompleksitet som det udbudte. Arbejdsmiljøspecialisten/sikkerhedslederen skal have stærke samarbejdsevner og et forebyggende blik for arbejdsmiljørisici.
5.1.2.1.2 Nøglepersoners mundtlige præsentation (10 % i alt)
Denne mundtlige præsentation af den tilbudte projektledelse vil foregå som en del af forhandlingsmødet. De nøglepersoner der skal deltage i den mundtlige præsentation er:
• Projektleder
• Viceprojektleder
• Sagsansvarlig eller Styregruppemedlem
• Arbejdsmiljøspecialist/sikkerhedsleder
Nøglepersonerne præsenterer på mødet hvordan vedkommende med faglige og personlige kompetence og erfaring bedst muligt kan sikre, at den aktuelle entreprise gennemføres succesfuldt samtidigt med at succesen for de øvrige parter også sikres. Som Xxxxx XXX vedlægges en liste over spørgsmål som bedes forberedt og om muligt besvaret ved de individuelle præsentationer.
Der afsættes 20 min. pr. nøgleperson til den mundtlige præsentation. Denne præsentation kan forventes fordelt med 15 min. til selve den mundtlige præsentation og 5 min. til spørgsmål og dialog.
Ved den mundtlige præsentation vil det blive vægtet positivt at nøglemedarbejderen bedst muligt præsenterer overblik og selvindsigt i relation til de vejledende spørgsmål der er vedlagt, jf. Bilag III, med fokus på bedst muligt opfyldelse af:
• Personlig power og dynamik
• Gode kommunikationsevner herunder være i stand til at sammenfatte komplicerede budskaber kortfattet med sans for det vigtige
• Tillidsskabende, lyttende og reflekterende
• Overblik over egen rolle og ansvar på projektet der opfylder HOFORs vision om et succesfuldt samarbejde og tillidsfuldt samarbejde.
• Erfaring med hvordan fokus på godt arbejdsmiljø sikres og hvordan dette kan understøtte velfungerende samarbejde på tværs af firmaskel og høj trivsel på byggepladsen.
• Selvreflekterende i relation til egne personlige og faglige styrker og svagheder, med konkret beskrivelse af hvordan nøglemedarbejderen arbejder med svaghederne eller hvordan resten af nøglebemandingen supplerer ift. egne svagheder.
• Erfaring og forslag til hvordan der bedst muligt arbejdes med konflikthåndtering så eskalering af konflikter undgås
5.1.2.2 Opgavens løsning (25 %)
Tilbuddet skal omfatte et notat på max. 3 sider ekskl. evt. arbejdstidsplan, med beskrivelse af hvordan opgaven bedst kan løses jf. HOFORs beskrivelse af ydelsen og forudsætningerne.
5.1.2.2.1 Arbejdets planlægning (15 %)
Tilbuddet skal vedlægges en beskrivelse af, hvordan entreprenøren planlægger at udføre opgaven med opførelse af nyt vandværk med fokus på:
• Foreløbig arbejdsplan for den aktuelle entreprise, med fokus på overholdelse af milepæle og sikring af robust tidsplan, jf. Hovedtidsplanen.
• Overordnet beskrivelse af hvordan entreprisen påtænkes udført gerne med fokus på særlige udfordringer som vurderes at være ved entreprisen og dens delarbejder og hvordan de påtænkes løst, særligt udstyr eller teknologi der anvendes, særlige styringsredskaber og lign. Herunder er oplistet en række punker, som ønskes belyst. Det vil vægte positivt, hvis beskrivelsen underbygger hvordan man påtænker at løse tingene rent praktisk. Følgende vejledende spørgsmål kan med fordel besvares i ”arbejdets planlægning”:
• Hvordan påtænker entreprenøren at udarbejde sin Arbejdsplan, altså tidsplan for udførelsen, med udgangspunkt i den præliminære tidsplan, som er vedlagt udbudsmaterialet, som inspiration.
• Hvordan påtænker entreprenøren at anvende 3D modellen i det daglige arbejde under udførelsen?
• Hvordan påtænker entreprenøren sig at inddrage tilsyn / bygherre i godkendelse af produktion af de emner der produceres på værksted / fabrik uden for byggepladsen?
• Hvordan påtænker entreprenøren at dokumentere sin egenkontrol så den er tilgængelig for tilsynet og senere kan leveres til bygherre?
• Hvordan påtænker entreprenøren at opbygge sit KS-system så der sikres sammenhæng til udbudskontrolplanen.
• Hvordan påtænker entreprenøren at sikre at bygningen er komplet monteret ved milepælen BM2 – Lukket hus.?
• Hvordan udføres egne KS gennemgang (egenkontrol) af delområder inden tilsynets gennemgange?
• Hvordan påtænker entreprenøren at sikre at statik og produktionstegninger produceres og godkendes af rådgivere og bygherre rettidigt, så tidsplaner vedr. præfabrikation overholdes på de hovedkomponenter og stål, hvor entreprenøren står for Entreprenør-projekteringen?
• Hvordan påtænker entreprenøren sin logistik gennemført mht. leverancer?
• Hvordan vil entreprenøren sikre at milepæle i udbuddets hovedtidsplan overholdes?
5.1.2.2.2 Grænseflader (10 %)
Tilbudsgiver skal beskrive hvorledes grænsefladestyringen foretages (såvel internt af leverandører og underentreprenører samt eksternt ifht. de tilstødende entrepriser VRE011, VRE012 samt bygherreleverancer) styres. Der tænkes på grænseflader internt i Tilbudsgivers egen organisation herunder til underentreprenører/leverandører samt til de øvrige storentrepriseentreprenører på byggesagen.
Ved beskrivelse af grænseflader kan de bydende tage udgangspunkt i følgende vejledende spørgsmål:
- Hvilke væsentlige/kritiske grænseflader er der til de andre entrepriser?
o Hvordan kan disse grænseflader håndteres?
o Hvilke møder vil være nødvendige for koordinering?
- Hvilke grænseflader er der til bygherre, rådgivere herunder bygherreleverancer?
o Hvordan kan disse grænseflader håndteres?
o Hvilke møder vil være nødvendige for koordinering?
- Er der andre grænseflader der skal håndteres?
o Hvis ja – hvilke og hvordan håndteres de?
5.1.2.3 Bæredygtighed (5 %)
Da HOFOR har ønske om at øge bæredygtigheden på anlægsprojekterne indgår bæredygtighed som et tildelingskriterium ved dette udbud. Der er i det udbudte projekt indbygget en række konkrete krav til bæredygtighed fx krav til max klimaftryk ved leverance af udvalgte materialer og komponenter samt en række løsninger der er designet for at opnå maksimal bæredygtighed. Disse krav skal overholdes under entreprisernes udførelse, men udover dette ønskes de udførendes bud på hvordan bæredygtigheden i praksis kan øges på det konkrete byggeprojekt.
Der tages her udgangspunkt i en beskrivelse af hvordan entreprenøren konkret vil arbejde med bæredygtighed ved entreprisens udførelse. Beskrivelsen må max. fylde 2 A4 sider og kan med fordel være opdelt med besvarelse på nedenstående underkriterier:
- Bæredygtig ledelse af entreprisen: Der ønskes givet konkrete forslag til hvordan der vil blive arbejdet med at ændre kulturen på byggesagen i en mere bæredygtig retning, herunder hvordan der vil blive arbejdet med forandringsledelse, inddragelse af bemandingen i egenproduktion såvel som hos underentreprenører, læring ud fra gode eksempler, fejringer, forslag til opslag på byggepladsen, møde struktur osv. samt hvordan effekterne vil blive målt under byggesagen. Beskrivelse eller dokumentation for anvendelse af ledelsessystemer eller standarder der beskriver bæredygtighedsarbejdet som vil understøtte entreprenøren og underentreprenører vil vægte positivt.
- Sikring af at krav til bæredygtighed opfyldes: Der ønskes konkrete beskrivelser af hvordan entreprenørens via egenkontrol og opfølgning vil sikre at udbudsmaterialets indbyggede krav til bæredygtighed sikres opfyldt herunder hvordan dette vil blive dokumenteret.
- Minimering af spild: Der ønskes konkrete beskrivelser, hvordan entreprenøren arbejder med at minimere spild under byggesagen via planlægning, opfølgning og kontrol samt hvordan spildet dokumenteres undervejs samt ved entreprisens afslutning.
- Fossil- og/eller emissionsfri entreprenørmaskiner og -værktøj, anvendelse og beskrivelse heraf vil vægte positivt.
5.1.2.4 Arbejdsmiljø (10 %)
a) Hvordan fører entreprenørens arbejdsmiljøspecialist/sikkerhedsleder tilsyn og følger op omkring arbejdsmiljø på byggepladserne i det daglige jf. PSS, Bilag 5 og 6. (15%)
Der lægges i vurderingen af svaret særlig vægt på, at entreprenøren beskriver hvordan han vil føre ensartet og systematisk tilsyn, dokumentere sin egenkontrol ift. arbejdsmiljø, stille interne krav om forbedringer indenfor arbejdsmiljø, følge op på kravenes efterlevelse, samt om nødvendigt iværksætte sanktioner overfor egne ansatte eller underentreprenører.
b) Hvordan sikrer entreprenøren, at de nødvendige faglige og personalemæssige ressourcer inden for arbejdsmiljø er til stede for projektet som helhed og på de enkelte byggepladser. (15%)
Der lægges i vurderingen af svaret særlig vægt på, at entreprenøren beskriver hvem der allokeres til opgaven samt hvordan kompetencekrav jf. PSS, Bilag 5 opfyldes. Af beskrivelsen skal fremgå vedkommendes erfaringer inden for lignende opgaver vedr. arbejdsmiljø i bygge- og anlægsbranchen, samt den beslutningskompetence vedkommende er udstyret med.
Det vægtes højt at der i besvarelsen fremgår
- hvordan entreprenørens arbejdsmiljøspecialist/sikkerhedsleder vil leve op til Oversigt over Entreprenørens særlige arbejdsmiljøforpligtelser jf. PSS, Bilag 5 og 6, så der arbejdes proaktivt og forebyggende
- hvor meget tid entreprenørens arbejdsmiljøspecialist/sikkerhedsleder har til rådighed for at løse opgaven, jf. PSS, Bilag 5
- med hvilken frekvens entreprenørens arbejdsmiljøspecialist/sikkerhedsleder gennemfører runderinger og opfølgning mhp. at sikre, at entreprenøren lever op til ansvaret for fælles sikkerhedsforanstaltninger på fællesområder (hele byggepladsen, hele udførelsesperioden)
- hyppigheden af arbejdsmiljøtilsyn for hver af byggepladserne mhp. på at sikre, at egne beskæftigede og underentreprenører lever op til arbejdsmiljølovgivningen og HOFORs krav
c) Entreprenøren skal angive tre arbejdsmiljø-risici på projektet, incl. forebyggende handlinger for hver risiko. De tre arbejdsmiljø-risici må ikke allerede fremgå af HOFORs risikovurdering i udbuddet eller i beskrivelserne for pkt. d) og e). (20%)
Der lægges i bedømmelsen særlig vægt på, at entreprenøren kan identificere risici hvor sandsynlighed og konsekvens er høj. Endvidere at entreprenøren for hver af de tre risici beskriver de forebyggende handlinger på en måde, der overfor HOFOR sandsynliggør, at den pågældende risiko håndteres forsvarligt. De forebyggende handlinger skal være robuste og realistiske.
d) Metodebeskrivelse for etablering af tag inkl. alle dele af tagopbygningen samt interimsmontageåbninger/-lukninger med fokus på arbejdsmiljø og sikkerhed (25%)
e) Metodebeskrivelse for etablering af facader samt trapper under entreprisen, med fokus på arbejdsmiljø og sikkerhed (25%)
For metodebeskrivelserne i d) og e) lægges i bedømmelsen særlig vægt på, at entreprenøren demonstrerer sin evne til at gennemgå de væsentligste arbejdsprocesser og deres udførelse, at identificere konkrete arbejdsmiljørisici for arbejdsprocesserne samt beskrive forebyggende handlinger. Der lægges særlig vægt på anvendelse af forebyggelsesprincipperne (Jf. Bek. Om bygherres pligter, bilag 2) i beskrivelsen af de forebyggende handlinger.
Den samlede besvarelse for underpunktet Arbejdsmiljø, må maksimalt fylde 10 A4 sider med font størrelse 10. De 10 A4 sider er inkl. eventuelle illustrationer og diagrammer. Eventuel forside og indholdsfortegnelse tælles ikke med i det samlede sidetal.
Bemærk, at besvarelsen af punkterne a) – e) skal stå tekstmæssigt samlet i tilbudsmaterialet under overskriften ”Arbejdsmiljø”. Kun besvarelser medtaget i dette samlede afsnit vil blive evalueret.
5.2 Evalueringsmodel
5.2.1 Evaluering af underkriteriet pris
Underkriteriet ”Pris” evalueres efter en pointmodel, hvor det maksimale antal point, der kan tildeles, er 8, hvilket gives til det billigste tilbud.
Der benyttes en lineær model 1, hvor udgangspunktet er, at 0 point gives til tilbud, hvis pris ligger 70 % højere end det laveste tilbud.
Tilbud der er mere end 70 % højere end det laveste tilbud opnår ikke point. Der tildeles point afrundet med 2 decimaler.
5.2.2 Evaluering af øvrige underkriterier
På baggrund af underkriterierne anført under afsnit 4.1.2, tildeles der point på baggrund af følgende pointmodel.
Der tildeles point afrundet med 2 decimaler.
Point | Gives for |
8 | Bedst mulige opfyldelse af kriteriet |
7 | Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet |
6 | God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
5 | Over middel opfyldelse af kriteriet |
4 | Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
3 | Under middel opfyldelse af kriteriet |
2 | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
1 | Ringe opfyldelse af kriteriet |
0 | Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud) |
6 Forhandling
Efter modtagelse af det første tilbud vil HOFOR invitere alle tilbudsgivere til forhandlingsmøder. Det specifikke tidspunkt for mødet vil blive oplyst i forbindelse med invitationen.
Formålet med forhandling er, at alle tilbudsgivere får adgang til at optimere deres tilbud. Endvidere er formålet at få præciseret kravene, da der kan ske tilpasninger af udbudsmaterialet på baggrund af forhandlingsforløbet.
Ved forhandlingsmødet får nøglepersonerne samtidig får lejlighed til at præsentere deres opgaveløsning mundtligt, hvilket indgår som en del af evalueringen.
Det forventes, at der afholdes én forhandlingsrunde. HOFOR forbeholder sig dog retten til at afholde yderligere forhandlingsrunder, hvis dette viser sig nødvendigt eller formålstjenligt.
Forhandling/forhandlingsmøder er ikke begrænset til kun at ske ved fysisk fremmøde.
XXXXX forbeholder sig ret til at gøre brug af Tilbudsgivernes tidligere tilbud, indtil vedståelsesfristens udløb, hvis dette viser sig nødvendigt. Tilbudsgiver er således ikke frigjort fra sine tidligere tilbud ved deltagelse i forhandlingerne.
På baggrund af det første tilbud vil HOFOR gennemføre en indledningsvis evaluering af de inviterede tilbudsgiveres tilbud i overensstemmelse med tildelingskriterierne i afsnit 5. På baggrund af denne evaluering vil HOFOR identificere de væsentligste punkter, hvor en forbedring af tilbuddene er ønskværdig og/eller nødvendig for at muliggøre evalueringen af tilbuddene.
HOFOR bestemmer hvilke punkter, der skal forhandles på mødet. Xxxxx udvalgte dele af HOFORs observationer vil blive drøftet i og med det ikke er muligt, at informere om alle HOFORs tanker i relation til det modtagne tilbud. HOFOR vil udarbejde et referat fra forhandlingsmødet, men dette referat kan ikke påregnes at blive fremsendt til tilbudsgiverne, men skal alene dokumentere indholdet på mødet, jf. reglerne herom.
HOFOR vil tilstræbe, at enhver oplysning, som HOFOR har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som formodes at have relevans for de øvrige tilbudsgiver, vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til afgivelse af revideret tilbud.
Efter forhandlingsrunden vil tilbudsgiverne, som har deltaget i forhandlingerne, blive anmodet om at fremsende reviderede tilbud inden for en oplyst tidsfrist. Inden udløb af denne tidsfrist skal tilbudsgiverne aflevere et revideret tilbud. Tilbudsgiverne kan ændre alle elementer af tilbuddet, og opfordres til at ændringsmarkere eventuelle ændringer foranlediget af forhandlingerne.
HOFOR vil på ny evaluere de reviderede tilbud i overensstemmelse med de oplyste tildelingskriterier i afsnit 5 med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Den mundtlige præsentation vil dog ikke blive gentaget ved uændrede nøglepersoner, og de tildelte point for den mundtlige præsentation vil blive overført til det reviderede tilbud og eventuelle efterfølgende tilbud.
Såfremt Tilbudsgiver med det reviderede tilbud har valgt at udskifte en nøglemedarbejder, vil der blive afholdt et nyt interview med pågældende nøgleperson. En nøglemedarbejder kan kun udskiftes én gang.
Efter evalueringen af det reviderede tilbud, kan HOFOR vælge at tildele til den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i overensstemmelse med tildelingskriterierne i afsnit
5. Alternativt kan HOFOR vælge at reducere mængden af tilbudsgivere som deltager i yderligere forhandlinger, og invitere disse tilbudsgivere til fornyet forhandlingsrunde, eller at invitere alle tilbudsgivere der har afgivet revideret tilbud, til en fornyet forhandlingsrunde. I så fald gentages processen.
6.1.1 Dagsorden for forhandlingsmødet
I forbindelse med invitationen til forhandlingsmødet, vil HOFOR fremsende en dagsorden for forhandlingsmødet og liste over emner som yderligere ønskes drøftet på forhandlingsmødet.
Forhandlingsmødet vil foregå på Xxxxxxxxxxx 000, 0 xx, 0000 Xxxxxxx. Mødet forventes en varighed på op til 2,5-3 timer.
Den specifikke dagsorden vil tage udgangspunkt i følgende:
Nr. | Emne | Aktion |
1 | Introduktionsrunde, kort præsentation af de deltagende parter | Alle |
2 | HOFOR beskriver forløbet omkring forhandlingen | HOFOR |
3 | Tilbudsgiver præsenterer sit tilbud • Tilbudsgivers generelle præsentation af tilbuddet (45 min.) • 4 Nøglepersoners mundtlige præsentation (hver 15 min. med 5 min spørgsmål) | Tilbudsgiver |
4 | HOFOR kommenterer det indkomne tilbuds kvalitative scorer | XXXXX |
5 | HOFOR beskriver og gennemgår prisscoren | HOFOR |
6 | Gennemgang af Tilbudsgivers evt. forbehold | Alle |
7 | Videre forløb med afgivelse af revideret tilbud | HOFOR |
7 Generelle forhold
7.1 Dokumentation
HOFOR kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren kræve, at Tilbudsgiver fremlægger dokumentation for, at der ikke er grundlag for udelukkelse jf. udbudslovens §§ 135-136 og § 137, stk. 1 nr. 2, samt for, at minimumskravene til egnethed i øvrigt er opfyldt, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.
Dette betyder blandt andet, at der inden for en passende tidsfrist skal fremlægges dokumentation for de oplysninger der er afgivet i forbindelse med ansøgningen.
Den bydende gøres opmærksom på, at HOFOR i denne forbindelse kan kræve kontaktoplysninger på ordregivere oplyst i referencelisten til verificering af oplysningerne heri.
7.2 Fortrolighed
Tilbudsgiverne er pålagt ubegrænset fortrolighed med hensyn til alle informationer i udbudsmaterialet og alle informationer, som tilbudsgiverne får kendskab til gennem deltagelse i udbuddet.
Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men HOFORs fortrolighedstilsagn viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter HOFOR til at videregive oplysninger til tredjemand.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af offentlighedsloven.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres Tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud. HOFOR vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
Anmodes HOFOR om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden HOFOR træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om,
at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om.
7.3 Personoplysninger fra ansøgere og tilbudsgivere
I medfør af persondataforordningen, er HOFOR kun berettiget til at behandle persondata, i det omfang der følger af persondataforordningen. Persondata herudover skal slettes, hvorfor tilbudsgivere og ansøgere opfordres til, kun at inddrage personoplysninger i det omfang det er nødvendigt, alternativt adskille persondata fra det øvrige tilbudsmateriale eller anonymisere persondata i det omfang det er muligt.
Dokumenter indeholdende persondata, vil i videst muligt omfang blive slettet ved afslutningen af nærværende udbud.