Kontrakt mellem (CVR-nr. ) (i det følgende benævnt Tjenesteyderen) og Ministeriet for Ligestilling og Kirke Frederiksholms Kanal 21 (i det følgende benævnt Kunden)

Ministeriet for Ligestilling og Kirke ønsker at der foretages en forenkling og en afbureaukratisering af de nuværende ligestillingsredegørelser fra stat, kommuner og regioner. Formålet er i højere grad at gøre ligestillingsredegørelserne til et opfølgningsredskab for både lokale og nationale politikere, som kan anvendes til at monitorere indsatsen og bidrage til den løbende fremdrift i udviklingen.

Samtidig ønsker ministeriet at supplere ligestillingsredegørelserne med indberetninger fra de statslige myndigheder, som følger op på de nye bestemmelser i ligestillingslovens § 11 vedrørende kønssammensætningen i statslige bestyrelser og udarbejdelse af politikker for kvinder i ledelse.

Nærværende kontrakt fastlægger parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser

2. Definitioner

Ved arbejdsdag forstås mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag.

Ved kontrakten forstås nærværende kontrakt og bilag med alle senere ændringer og tillæg.

Ved opgaven forstås de ydelser, som Tjenesteyderen skal levere i henhold til kontrakten.

3. Tjenesteyderens Opgave

3.1 Kontraktens omfang

Tjenesteyderen skal udvikle og forenkle konceptet for ligestillingsredegørelser fra stat, kommuner og regioner, herunder indhente, bearbejde og offentliggøre data som nærmere beskrevet i Tjenesteyderens projektbeskrivelse, jf. bilag 3.

Opgaven skal opfylde alle de krav og beskrivelser, som fremgår af bilag 1, 2, 3 og kontrakten i øvrigt.

Alle delelementer i opgaveløsningen skal være udarbejdet på dansk, være sprogligt gennemarbejdet og let tilgængeligt. Alle delelementer i opgaveløsningen skal ved endelig aflevering til Kunden være redigeret og korrekturlæst. Tjenesteyderen skal herudover udføre alle de i nærværende kontrakt og dennes bilag beskrevne opgaver samt opgaver, der indgår som en naturlig del heraf.

Såfremt der i kontraktperioden opstår tvivl om opgavens omfang, forudsætninger, formål eller gennemførelse er såvel Tjenesteyderen som Kunden forpligtet til øjeblikkeligt skriftligt at orientere den anden part herom.

3.2 Levering

Opgaven skal iværksættes og leveres i henhold til tids- og aktivitetsplanen i bilag 1, kravspecifikationen i bilag 2, leverandørens besvarelse i bilag 3-5 og i henhold til øvrige supplerende bilag og senere tillæg til tids- og aktivitetsplanen.

Tjenesteyderen skal for opgaven dokumentere udførte aktiviteter og forbruget af ressourcer, som nærmere angivet i bilag 3. Dokumentationen skal på forlangende forelægges for Kunden, og skal kunne efterleveres indtil kontraktens ophør.

4. Tjenesteyderens medarbejdere

4.1 Generelt

Tjenesteyderen har til opgaven allokeret dels de medarbejdere, der er angivet i bilag 4, dels de medarbejdere der siden hen måtte aftales.

Bilag 4 indeholder tillige en beskrivelse dels af de pågældende medarbejderes kvalifikationer, dels af de pågældende medarbejderes tiltænkte roller vedrørende opgaven.

Tjenesteyderen skal udpege en kontaktperson, der varetager forholdet til Xxxxxx i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt.

Tjenesteyderen skal løbende sørge for, at der blandt de allokerede medarbejdere foretages en kvalificeret, effektiv, omkostningsbevidst og hensigtsmæssig fordeling af arbejdet.

Tjenesteyderen er forpligtet til i hele perioden frem til opgavens afslutning at opretholde den til udførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere.

4.2 Udskiftning af medarbejdere

Af hensyn til hurtighed, kontinuitet og kvalitet i arbejdet skal Tjenesteyderen i videst mulige omfang undgå udskiftning af allokerede medarbejdere. Såfremt Tjenesteyderen undtagelsesvis er nødsaget til at udskifte en medarbejder, skal den nye medarbejder have mindst tilsvarende kvalifikationer og indsigt, som den udskiftede medarbejder. Udskiftningen må ikke have indvirkning på Tjenesteyderens udførelse af opgaven, og udskiftning af medarbejdere må ikke medføre yderligere omkostninger eller forsinkelse for Kunden. Kunden skal således eksempelvis ikke betale for, at den nye medarbejder opnår indsigt i opgaven svarende til det niveau, som den udskiftede medarbejder havde.

Udskiftning af nøglepersonel, ansvarlige medarbejdere og opgaveansvarlig kan ikke ske uden Kundens skriftlige samtykke. Såfremt Kunden ikke kan godkende ny opgaveansvarlig eller en anden ny nøgleperson, er Kunden berettiget til at kræve udskiftning af medarbejderen senest inden 10 arbejdsdage, såfremt Kundens anmodning er rimelig begrundet.

Såfremt Tjenesteyderen ikke imødekommer Kundens krav inden 14 arbejdsdage, er Xxxxxx berettiget til at ophæve kontrakten.

Såfremt Tjenesteyderen imødekommer Kundens krav og indstiller en ny nøglemedarbejder, skal indstillingen skriftligt godkendes af Kunden. Såfremt Xxxxxx ikke kan godkende indstillingen, er Xxxxxx berettiget til at ophæve kontrakten.

Tjenesteyderen skal informere Xxxxxx om en påtænkt udskiftning af en medarbejder, som er tilknyttet opgaven, samt angive en begrundelse for udskiftning.

Tjenesteyderen skal efter Kundens anmodning udskifte en medarbejder (nøglepersonel, ansvarlige medarbejdere og opgaveansvarlig), såfremt Kundens anmodning er rimeligt begrundet, herunder i dårligt samarbejdsforhold.

5. Samarbejde og kundens medvirken

5.1 Samarbejde

Tjenesteyderen har det totale ansvar for gennemførelsen af opgaven. Tjenesteyderen har initiativpligten til alle aktiviteter i forbindelse hermed.

Kunden har udpeget specialkonsulent Xxxxx Xxxxxx, Ministeriet for Ligestilling og Kirke, som kontaktperson, der varetager forholdet til Tjenesteyder.

Der nedsættes en følgegruppe bestående af fuldmægtig Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, specialkonsulent Xxxxx Xxxxxx og chefkonsulent Xxxx Xxxxxxx-Xxxxxx, Ministeriet for Ligestilling og Kirke og med deltagelse af Tjenesteyderen.

Der afholdes minimum følgegruppemøde 3 gange i løbet af projektforløbet; ved opstart, midtvejs og ved afslutning af opgaven. Herudover er Tjenesteyderen og Kunden forpligtet til at deltage i yderligere følgegruppemøder, hvis enten Kunden eller Tjenesteyderen med saglig grund ønsker sådanne afholdt.

Formålet med følgegruppemøderne er primært at holde kunden orienteret om status på opgaveløsningen i henhold til tids- og aktivitetsplaner samt sikre drøftelse af metoder og løsningsforslag.

Følgegruppens møder ledes af Tjenesteyderen, som er ansvarlig for mødeindkaldelse, udarbejdelse af dagsorden referatskrivning m.m.

Parterne skal derudover løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelse af et hensigtsmæssigt kontraktforløb.

5.2 Kundens medvirken

Xxxxxx assisterer via sin kontaktperson i tilvejebringelse af de oplysninger, som Tjenesteyderen har behov for som nærmere specificeret i bilag 3.

5.3 Tjenesteyderens samarbejde med tredjemand

Tjenesteyderen, dennes medarbejdere og underleverandører er forpligtet til at samarbejde med tredjemand professionelt og med en positiv og ansvarlig holdning for at opnå det bedst mulige resultat.

Kan Tjenesteyderen uagtet ovennævnte ikke indhente nødvendige oplysninger som nævnt i bilag 1, 2 og 3, på grund af disses forhold, skal Tjenesteyderen straks skriftlig underrette Kunden herom med angivelse dels af de nødvendige oplysninger og disse betydning for opgaveløsningen, dels af et dokumentationsgrundlag for at tredjemand ikke ønsker at tilvejebringe disse oplysninger. Kunden vil herefter tage initiativ til drøftelse mellem Kunden og Tjenesteyderen af konsekvenserne heraf for opgaveløsningen.

6. Tids- og mødeplan

Tjenesteyderen er forpligtet til at udføre opgaven i overensstemmelse med tids- og mødeplanen (bilag 1) og de heri indeholdte tidsfrister og perioder, forudsat at Kunden har medvirket i overensstemmelse med afsnit 5 og afsnit 15.

Ændringer af tids- og mødeplanen kan kun aftales skriftligt som tillæg til bilag 1.

Tjenesteyderen er forpligtet til vederlagsfrit at deltage i møder ud over det i tids- og mødeplanen anførte, såfremt det er nødvendigt for Tjenesteyderens behørige gennemførelse af opgaven.

7. Habilitet

Af hensyn til uafhængigheden, troværdigheden og pålideligheden ved opgavens udførelse er Tjenesteyderen forpligtet til at drage omsorg for, at Tjenesteyderens og dennes medarbejdere, herunder underleverandører, ikke i forbindelse med løsningen af opgaven skal undersøge egne aktiviteter eller skal undersøge og vurdere behovet for at styrke egne aktiviteter.

Tjenesteyderen er forpligtet til at drage omsorg for, at hverken Tjenesteyderen eller de hos Tjenesteyderen ansvarlige og deltagende medarbejdere, herunder underleverandører, yder eller har ydet rådgivning til klienter i forbindelse med opgaver, som vil kunne medføre tvivl om Tjenesteyderens habilitet.

Tilsvarende er Tjenesteyderen forpligtet til at drage omsorg for, at Tjenesteyderens og dennes medarbejderes ejerinteresser eller tilsvarende interesser i selskaber eller virksomheder, ikke vil kunne medføre tvivl om Tjenesteyderens habilitet. Tilsvarende krav gælder for Tjenesteyderens eventuelle underleverandører.

Tjenesteyderen forpligter sig til at oplyse Xxxxxx om alle sådanne rådgivningsopgaver, ejer-interesser eller tilsvarende interesser, der måtte kunne give anledning til tvivl om denne bestemmelse om habilitet er overholdt.

8. Vederlag og betalingsbetingelser

8.1 Fast vederlag

For gennemførelsen af de i kontrakten anførte opgaver, er Tjenesteyderen berettiget til et fast vederlag i overensstemmelse med tjenstyderens tilbud. [Maksimalt 900.000 kr. ekskl. moms.]

Vederlaget er angivet i DKK og inkluderer alle på tidspunktet for kontraktens indgåelse gældende afgifter bortset fra moms.

Bilag 3 indeholder en detaljeret nedbrydning af det samlede vederlag, hvoraf det fremgår, hvordan det samlede vederlag fordeler sig på opgavens enkelte omkostninger.

8.2 Betalingsbetingelser

Vederlaget udbetales senest 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende elektronisk faktura, som indsendes efter at tjenesteyderen har opfyldt kontrakten.

Fakturering skal i øvrigt ske under overholdelse af lov om offentlige betalinger mv. (lov nr. 1203 af 27. december 2003) og de regler, der er udstedt eller udstedes med hjemmel i loven.

Tjenesteyderen kan anmode om á conto udbetaling af op til 80 pct. af vederlaget. Ved eventuel forudbetaling og til sikkerhed for eventuel tilbagebetaling af modtagne beløb skal Tjenesteyderen senest 7 dage inden første udbetaling stille en uigenkaldelig anfordringsgaranti over for Kunden fra en anerkendt garant. Anfordringsgarantien skal til enhver tid mindst svare til summen af udbetalte beløb i henhold til nærværende punkt. Anfordringsgarantien skal gælde, indtil Tjenesteyderen har opfyldt alle sine pligter efter denne kontrakt. Garantiens udformning skal godkendes af Kunden.

Betaling forfalder 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura, som fremsendes til EAN nr. 5798009813596 angivelse af reference: Xxxxx Xxxxxx vedr. udvikling og forenkling af koncept for ligestillingsredegørelser.

Ved forsinket betaling er Tjenesteyderen berettiget til renter i henhold til rentelovens bestemmelser.

9. Garantier

Tjenesteyderen indestår for, at opgaven vil blive udført og udarbejdet i overensstemmelse med den metode og det dokumentationsgrundlag, som er angivet i bilag 3 og i øvrigt i en professionel kvalitet svarende til god skik og standard inden for det pågældende brancheområde.

Tjenesteyderen garanterer, at denne i hele kontraktens løbetid opretholder den til udførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere.

10. forsinkelse

10.1 Generelt

Overskrider Tjenesteyderen en af de i tids- og mødeplanen (bilag 1) fastsatte frister eller tidsangivelser, foreligger der forsinkelse.

Såfremt Tjenesteyderen må forudse, at der er risiko for forsinkelse, skal Tjenesteyderen straks underrette Xxxxxx herom og om baggrunden herfor samt om den forventede tidsmæssige varighed for færdiggørelsen af opgaven. Tjenesteyderen skal ved risiko for forsinkelse tilbyde at indsætte yderligere medarbejdere for at undgå eller overvinde forsinkelsen, selv om dette måtte ligge ud over rammerne for omfanget af allokerede medarbejdere.

Såfremt Tjenesteyderens arbejde forsinkes som følge af mangelfuld medvirken fra Xxxxxx, jf. afsnit 5.2 er Tjenesteyderen forpligtet til straks at advisere Kunden herom. Adviseres Xxxxxx ikke straks, fortaber Tjenesteyderen retten til at gøre indsigelser begrundet i forsinkelser, der skyldes dette forhold.

Der foreligger væsentlig forsinkelse, der berettiger Xxxxxx til at ophæve kontrakten helt eller delvist, såfremt de i tids- og mødeplanen (bilag 1) anførte tidspunkter for Tjenesteyderens levering af delleverancer overskrides med 15 arbejdsdage på grund af Tjenesteyderens forhold.

Reglerne i afsnit 12 om ophævelse og om øvrige beføjelser finder tilsvarende anvendelse.

11. Mangler

Der foreligger en mangel ved Tjenesteyderens ydelser, såfremt disse ikke opfylder de krav som fremgår af kontrakten eller dennes bilag, såfremt ydelserne i øvrigt ikke er, som Xxxxxx med rette kunne forvente, eller såfremt garantier ikke opfyldes.

Såfremt der konstateres mangler ved Tjenesteyderens ydelser, er Kunden berettiget til at kræve disse mangler afhjulpet inden for en af Kunden fastsat passende kort frist eller at forlange et forholdsmæssigt afslag i Tjenesteyderens vederlag.

Kunden kan hæve kontrakten, såfremt der forekommer væsentlige mangler, herunder at garantier ikke opfyldes, og disse væsentlige mangler ikke udbedres af Tjenesteyderen inden for en af Kunden fastsat passende kort frist.

12. Misligholdelse i øvrigt

Om Kundens øvrige beføjelser i anledning af Tjenesteyderens misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler.

Ved ophævelse af kontrakten skal hver part til den anden part tilbagelevere, hvad vedkommende har modtaget.

På Kundens forlangende skal Tjenesteyderen dog i forbindelse med ophævelsen foretage en vurdering af den aktuelle status for opgaven.

Tjenesteyderen har uanset ophørsgrund ikke tilbageholdsret i det foreliggende materiale, i en foreløbig eller endelig form.

13. Tjenesteyderens erstatningspligt

Tjenesteyderen er erstatningspligtig over for Kunden efter dansk rets almindelige regler. Erstatningspligten omfatter ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab.

Tjenesteyderens samlede erstatningsansvar under kontrakten kan dog ikke overstige et beløb svarende til Tjenesteyderens samlede vederlag under kontrakten.

14. Force MAJEURE

Hverken Tjenesteyderen eller Kunden skal i henhold til denne kontrakt anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Force majeure ved forsinkelse kan højest gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure situationen varer. Såfremt en tidsfrist for Tjenesteyderen udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig hertil, tilsvarende.

Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part uden ugrundet ophold efter, at force majeure er indtrådt.

15. Kundens forhold

Såfremt opgaveudførelsen forsinkes, fordi Xxxxxx ikke yder den forudsatte medvirken til udførelse af opgaven, jf. afsnit 5.2, udskydes de efterfølgende tidsfrister i tids- og mødeplanen med et til forsinkelsen svarende antal dage, dog ikke fra et tidligere tidspunkt end Tjenesteyderens skriftlige afgivelse af skriftligt påkrav herom til Xxxxxx. Xxxxxxxxxx udskydes tilsvarende, men Tjenesteyderen har krav på renter med rentelovens sats i forsinkelsesperioden.

Om Kundens misligholdelse af betalingsforpligtelser, fordringshavermora og erstatningsansvar gælder dansk rets almindelige regler. Indirekte tab, herunder driftstab og tabt avance, erstattes dog ikke.

Kundens samlede erstatningsansvar under kontrakten kan dog ikke overstige et beløb svarende til Tjenesteyderens samlede vederlag under kontrakten.

16. Rettigheder

16.1 Ejendomsret mv.

Kunden erhverver ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til det skriftlige materiale og det heri anførte dokumentationsgrundlag, som Tjenesteyderen udarbejder, indsamler, bearbejder og/eller offentliggør i forbindelse med kontraktens opfyldelse.

Kunden har således ret til med kildeangivelse at foretage uddrag fra rapporter og deres data, samt til at offentliggøre og udlevere disse til tredjemand. Xxxxxx har endvidere ret til frit at benytte opgavens resultater.

Rettighederne erhverves i takt med opgavens udførelse, forudsat Kunden betaler Tjenesteyderen vederlag i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser herom.

De af Tjenesteyderen anvendte metoder og værktøjer, som er udviklet af Tjenesteyderen eller tredjemand, forbliver dog undergivet rettighedshaverens ophavsret. Tjenesteyderen indestår for, at Tjenesteyderen har ret til at benytte de anvendte metoder og værktøjer.

Til det af Tjenesteyderen udviklede indberetningssystem og bagvedliggende system til behandling af de indsamlede data erhverver Kunden en tidsubegrænset brugsret på vilkår som angivet i bilag 4. Såfremt indberetningssystemet og systemet til behandling af de indberettede data er baseret på et standardsystem, som tjenesteyderen ikke selv har ejendomsret til, er kunden sikret en brugsret i 5-10 år på vilkår som angivet i bilag 4.

Herudover har Tjenesteyderen ret til at anvende den generelle viden, der erhverves ved arbejdet med projektet.

Kunden beslutter offentliggørelsestidspunktet og offentliggørelsesmåden. Tjenstyderen er berettiget til at offentliggøre opgaven på internettet, efter at kunden har offentliggjort opgaven.

16.2 Tredjemands rettigheder

Tjenesteyderen garanterer, at opgaven ikke krænker tredjemands rettigheder.

Foreligger der krænkelse af tredjemands ret, er Tjenesteyderen pligtig til for egen regning at skaffe Xxxxxx retten til fortsat at benytte opgaven, som anført i denne kontrakt eller at bringe krænkelsen til ophør ved at ændre opgaven, dog således at kravene efter denne kontrakt er opfyldt.

Hvis tredjemand rejser erstatningskrav mod Kunden som følge af forhold, der kan henføres til Tjenesteyderen, skal Tjenesteyderen friholde Kunden for sådanne krav og alle i den forbindelse afholdte udgifter, herunder advokatomkostninger, jf. dog afsnit 13.

17. Tavshedspligt

Tjenesteyderen og dennes personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens eller andres forhold, herunder eventuelle personfølsomme oplysninger, der opnås kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne kontrakt - dog ikke vedrørende oplysninger, som fremgår af offentliggjorte data.

Tavshedspligten er også gældende efter kontraktens udløb og kan alene bortfalde efter indhentet samtykke fra Kunden.

Tjenesteyderen pålægger alle underleverandører og andre, der bistår Tjenesteyderen med opgaven, en tilsvarende forpligtelse.

Tjenesteyderen må ikke uden Kundens forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne kontrakt eller offentliggøre noget om kontraktens eller Tjenesteyderopgavens indhold. Tjenesteyderen er dog berettiget til at medtage Kunden på en simpel referenceliste.

18. Underleverandører

Tjenesteyderen kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overlade kontraktens opfyldelse til underleverandører, med mindre dette udtrykkelig er angivet i kontrakten eller dennes bilag. Underleverandører skal godkendes af Xxxxxx.

Overlades udførelse efter aftale til en underleverandør, hæfter Tjenesteyderen for underleverandør.

Underleverandører kan ikke i medfør af kontrakten rejse nogen former for krav over for Kunden, hverken betalingskrav eller erstatningskrav.

19. Overdragelse

Xxxxxx har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler.

Tjenesteyderen kan ikke uden Kundens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne kontrakt til tredjemand eller overlade kontraktens opfyldelse til underleverandører ud over det i bilag 3 anførte.

20. Ikrafttræden

Kontrakten træder i kraft den 1. marts 2013 og ophører efter behørig levering af de aftalte leverancer jf. afsnit 3.2.

21. Fortolkning og ændringer til kontrakten

De til denne kontrakt hørende bilag anses for en integreret del af kontrakten. Henvisning i denne kontrakt til en bestemmelse deri, omfatter også de til kontrakten hørende bilag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem kontraktens ordlyd og ordlyden af kontraktens bilag, har selve kontrakten forrang frem for bilagene.

Ændringer i aftalens indhold og omfang skal være aftalt skriftligt og vedhæftes denne kontrakt som tillæg.

22. Tvistigheder

Retsforholdet ifølge kontrakten og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret.

Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med kontrakten, skal parterne indlede forhandling med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan – efter hver parts valg – i parternes organisationer.

Såfremt der ikke ved forhandling kan opnås en løsning, afgøres tvisten ved de almindelige domstole. Værnetinget er København.

23. Underskrifter

Kontrakten underskrives i 2 eksemplarer, hvoraf et opbevares af Kunden, og et opbevares af Tjenesteyderen.

København, den 2013 …………………….., den 2013

_____________________________ _____________________________

Afdelingschef Xxxxx Xxxx Xxxxxx,
Ministeriet for Ligestilling og Kirke

For Kunden For Tjenesteyderen

Bilag 1 TIDS- OG AKTIVITETSPLAN

Det forudsættes, at nedennævnte tids- og aktivitetsplan udbygges og færdiggøres som et led i afklarings- og designfasen.

Det er dog et mindstekrav, at tilbudsgiveren kan overholde de aktiviteter og tidsfrister, der er anført nedenfor.

Aktiviteter

Afklarings- og designfase	I denne fase lægges der op til, at tjenesteyderen i et nært samarbejde med Xxxxxx fastlægger, hvordan det samlede projekt gennemføres, og hvad det skal indeholde. Som et resultat af afklarings- og designfasen udarbejder tjenesteyderen en løsningsbeskrivelse samt en detaljeret tids- og aktivitetsplan.
Godkendelse af løsningsbeskrivelse samt tids- og aktivitetsplan	Xxxxxx skal senest 10 arbejdsdage efter at have modtaget løsningsbeskrivelse samt tids- og aktivitetsplan godkende denne. Såfremt det leverede ikke lever op til kravspecifikationen og de angivne mindstekrav og tidsfrister, kan Kunden nægte godkendelse og tjenesteyderen er da forpligtet til at udarbejde en ny udgave, som lever op til de aftalte krav.
Leveranceprøve	Tjenesteyderen skal i sin tids- og aktivitetsplan indarbejde en leveranceprøve, hvor tjenesteyder demonstrerer for Kunden, hvordan indberetningssystemet fungerer, og hvordan de indsamlede data kan præsenteres.
Overtagelsesprøve	Tjenesteyderen skal i sin tids- og aktivitetsplan indarbejde en overtagelsesprøve, hvor Kunden kan afprøve indberetningssystemet. Som en del af overtagelsesprøven skal tjenesteyderen demonstrere, hvordan de af kunden indtastede data kan præsenteres.

Milepæle

1. juli 2013	Indberetningssystem skal åbnes for statsinstitutioners indtastning af ligestillingsredegørelser – svarende til minimum 2 måneder før tidsfristens udløb.
1. juli 2013	Indberetningssystem skal åbnes for kommuner og regioners indtastning af ligestillingsredegørelserne – svarende til minimum 4 måneder før tidsfristens udløb.
februar 2014	Hoveddata fra ligestillingsredegørelserne skal foreligge, så de kan anvendes til ligestillingsministerens redegørelse til Folketinget.
marts 2014	Rapport om Ligestillingsredegørelserne offentliggøres.
marts 2014	Barometer med resultater fra Ligestillingsredegørelserne offentliggøres.
januar 2014	Indberetningssystem skal åbnes for statsinstitutioners indtastning af kønssammensætning, måltal for kvinder i bestyrelser og politikker for kvinder i ledelse
Juni 2014	Rapport om kønssammensætningen i statslige bestyrelser og politikker for kvinder i ledelse offentliggøres.
Juni 2014	Barometer med data om kønssammensætning, måltal og politikker i statslige virksomheder og organisationer.

Bilag 2 KRAVSPECIFIKATION

Leverandøren skal udføre opgaven i overensstemmelse med nærværende kravspecifikation samt de angivne krav i bilag 1.

1. Baggrund

Alle offentlige myndigheder er ifølge ligestillingslovens § 4 forpligtet til indenfor deres område at arbejde for ligestilling og indarbejde ligestilling i al planlægning og forvaltning. Ligestillingsredegørelserne er i den sammenhæng tænkt som et monitorerings- og opfølgningsværktøj for indsatsen.

Der følges typisk op på ligestillingsindsatsen i forhold til HR- og personalepolitik, kerneydelser/serviceydelser til borgere og ligelig repræsentation i beslutningsorganer.

Det følger af ligestillingslovens § 5 og § 5a, at alle kommuner og regioner samt statslige myndigheder med mere end 50 ansatte (ca. 120 institutioner) skal indberette ligestillingsredegørelser hvert andet år.

Den nuværende måde at tilrettelægge indberetningerne på og opsamle resultater på har eksisteret i godt 10 år. Arbejdsgangen omkring indberetningerne er blevet beskyldt for at være bureaukratisk, og indholdet i indberetningerne for at være for omfattende og for lidt brugbart som monitorerings- og opfølgningsredskab til at følge udviklingen i ligestillingsindsatsen.

Dette er baggrunden for at Ministeriet for Ligestilling og Kirke ønsker at forenkle og afbureaukratisere de nuværende ligestillingsredegørelser fra stat, kommune og regioner. Formålet er i højere grad at gøre ligestillingsredegørelserne til et opfølgningsredskab for både lokale og nationale politikere, som kan anvendes til at monitorere indsatsen og bidrage til den løbende fremdrift i udviklingen.

Derudover ønsker ministeriet, at supplere ligestillingsredegørelserne med indberetninger fra de statslige myndigheder, som følger op på de nye bestemmelser i ligestillingslovens § 11, om at alle statslige virksomheder uanset størrelse skal fastsætte måltal for den kønsmæssige sammensætning i bestyrelser og udarbejde politikker for kvinder i ledelse.

Baggrunden for at samtænke de nye opfølgningskrav i ligestillingslovens § 11 med ligestillingsredegørelserne i øvrigt, er et ønske om at samordne og minimere antallet af forskellige skriftlige indberetningskrav på ligestillingsområdet.

Ministeriet ønsker at der skal udvikles et nyt indberetningssystem, som indenfor den nuværende lovgivningsmæssige ramme bygger videre på og lærer af erfaringerne med det nuværende system. Der gives derfor en kort beskrivelse af dette i afsnit 2. nedenfor.

2. Det nuværende indberetningssystem for ligestillingsredegørelser

2.1. Hvem/hvor mange indberetter ligestillingsredegørelser i dag

98 kommuner
5 regioner
120 statslige institutioner (cirkatal – omfatter alle departementer (23) og statslige institutioner med over 50 ansatte )

2.2. Hvad indberettes der om i det nuværende system?

Ligestillingsredegørelserne i dag beskriver ligestillingsindsatsen i forhold til 4 områder:1) politikker, 2) personale, 3) kerneydelser/ kønsmainstreaming, 4) beslutningsorganer. De 4 områder er ikke helt identiske hos statslige institutioner på den ene side og kommuner og regioner på den anden side, jf. skemaet nedenfor, og der stilles heller ikke lige mange eller identiske spørgsmål til de 2 niveauer af den offentlige administration.

	Indberetningstemaer statslige organisationer	Indberetningstemaer kommuner og regioner
1	Ligestillingspolitik og resultatkontrakter (9 spørgsmål)	Ligestillingspolitik på serviceområder (2 spørgsmål)
2	Personaleforhold, herunder personalepolitik og oplysninger om kønsfordelingen på overenskomstgrupper og ledelsesniveauer (8 spørgsmål)	Personaleoplysninger og ligestillingspolitik på personaleområdet (5 spørgsmål)
3	Kønsmainstreaming og ligestillingsvurderinger (12 spørgsmål)	Kønsmainstreaming og ligestillingsvurderinger (8 spørgsmål)
4	Kønssammensætning i statslige bestyrelser samt foranstaltninger til fremme af ligestilling (8 spørgsmål)	Kønssammensætning af råd, nævn og udvalg (4 spørgsmål)

Antal spørgsmål i de nuværende ligestillingsredegørelser:

37 spørgsmål til de statslige institutioner og departementer

19 spørgsmål til kommuner og regioner

Spørgsmålenes karakter

I de nuværende indberetningsskemaer spørges overvejende til organisering, tilrettelæggelse, forankring og anvendt metode og i mindre udtrækning til resultater.

Der indgår mange ja/nej spørgsmål til strategi, målsætninger og politikker eller spørgsmål med faste svarkategorier til fx forankring og anvendte metoder. De spørgsmål, der drejer sig om aktiviteter og resultater, er ofte formuleret som åbne kvalitative spørgsmål, hvor den indberettende myndighed/institution med egne ord beskriver, hvad indsatsen går ud på, og hvad resultatet er.

2.3. Processen omkring udarbejdelse af de nuværende ligestillingsredegørelser

Den nuværende proces omkring udarbejdelse af ligestillingsredegørelser består i grove træk af følgende trin jf. skema nedenfor:

Hvem	Proces/forløb	tidslinje
Lige	Udarbejdelse af indberetningsskemaer og tilhørende vejledning.	Marts/april
Lige	Indhentning af personaledata fra Moderniseringsstyrelsen.
Lev	Indsætning af personaledata i hver myndigheds skema.
Lev	Udsendelse af skema og vejledning til myndighederne (kommuner, regioner, staten)	Maj
Myn	Myndigheder tjecker/retter personaledata og udfylder indberetningsskema.
Myn	Frist for indberetning: statsinstitutioner i september og kommuner og regioner i november.	Sept/nov
Lev	Indtastning af myndighedernes indberettede data i excel-ark/database.
Xxx	Xxx fra excell-ark/database bruges til at udregning benchmarkresultater (via pointgivning af udvalgte svar).
Lev	Udarbejdelse af statistikrapport, som sammenfatter resultaterne af indberetningerne for kommuner, regioner og staten.
Lev	Opdatering/præsentation af alle resultater på hjemmeside. Benchmark-resultater præsenteres på landkort for kommuner og regioner og i cirkeldiagram for staten. Derudover bl.a. tekst om ligestillingsredegørelsen og andre nyheder på hjemmesidens forside, top 10 benchmark resultater for kommuner og statslige institutioner, regneark med nøgletal fra ligestillingsredegørelserne for kommuner, regioner og stat - og kopi af alle indberettede ligestillingsredegørelser i pdf – format.	Marts/april

2.4. Hvordan synliggøres resultaterne i dag

Samtlige ligestillingsredegørelser offentliggøres på en hjemmeside.

Endvidere præsenteres benchmarkresultater af ligestillingsredegørelserne på hjemmesiden med et landkort for den kommunale/regionale indsats og et cirkeldiagram for den statslige indsats. Resultaterne af ligestillingsindsatsen udregnes på baggrund af et pointsystem, hvor den enkelte institution tildeles farverne grøn, gul eller rød alt efter hvor mange point, de opnår. På den måde bliver det muligt at benchmarke de enkelte institutioners indsats i forhold til hinanden.

Der udarbejdes ligeledes en statistikrapport, som sammenfatter resultaterne af indberetningerne for kommunerne, regionerne og staten.

For yderligere oplysninger om data på hjemmesiden henvises til xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.

3. Opgaverne - ønsker til et nyt indberetningssystem

Udfordringen i at forenkle konceptet for ligestillingsredegørelserne og de resultater/kvantitative oplysninger, der skal indgå i et barometer – ligger bl.a. i det store antal indberettende enheder. Alene antallet af institutioner, der indgår i redegørelserne, gør det vanskeligt at få et overblik og skabe et forenklet benchmarkingsystem.

Generelt ønsker ministeriet, at der arbejdes med at forenkle antallet af spørgsmål, og at der spørges mere ind til kvantitative informationer, som i højere grad kan synliggøre resultaterne af indsatsen. Endvidere ønskes det, at den nuværende arbejdsproces omkring udarbejdelse og udgivelse af resultaterne af ligestillingsredegørelserne bliver mere strømlinet.

Opgaven med at forenkle og revidere konceptet for ligestillingsredegørelserne består af 4 hovedopgaver:

Forenkling af konceptet for ligestillingsredegørelserne, herunder udvikling af elektronisk indberetningssystem

Samtænkning/indarbejdelse af indberetninger fra de statslige myndigheder, som opfølgning på § 11 om kønssammensætning i statslige bestyrelser m.m.

Udvikling af et ligestillingsbarometer

Gennemførelse af det nye system det første år (herunder præsentation på xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx )

De 4 hovedopgaver ønskes løst i et tæt samarbejde mellem tilbudsgiveren og Ligestillingsafdelingen.

3.1. Forenkling af konceptet for ligestillingsredegørelserne, herunder udvikling af et elektronisk indberetningssystem

Om antallet af indberettende enheder

Der skal ikke ske ændringer i antallet af indberettende offentlige enheder. Der vil fortsat skulle udarbejdes redegørelser fra 98 kommuner, 5 regioner og ca. 120 statslige organisationer. Og indberetningerne vil stadig skulle ske hvert andet år.

Om indholdet/ hvad der skal indberettes.

Indberetningerne skal have en form og et indhold, som skaber overblik over hvordan staten, kommunerne og regionerne opfylder deres forpligtelse til at arbejde for ligestilling og indarbejde ligestilling i al planlægning og forvaltning, jf. ligestillingslovens § 4.

Der vil måske fortsat skulle indberettes om forskellige temaer, men der skal ske en større grad af samordning mellem de temaer og spørgsmål, der indgår i de statslige redegørelser på den ene side og de kommunale og regionale redegørelser på den anden side.

Antallet af spørgsmål i indberetningerne/redegørelserne skal reduceres i forhold til det nuværende antal.

Spørgsmålene skal i højere grad være kvantitative og skal kunne sige noget om de indberettende myndigheders aktivitetsniveau, udvikling, resultater og/eller fremdrift indenfor de centrale ligestillingsområder.

Om arbejdsgangen/tilrettelæggelsen

Der skal ske en forenkling af sagsgangen omkring afrapportering fra myndighedernes side og ministeriets indhentning og bearbejdning af data.
Dobbeltindberetning af data skal så vidt muligt undgås. Det skal f.eks. overvejes, om det er hensigtsmæssigt med en tjeckfase af Moderniseringsstyrelsens personaledata.
Der skal udvikles eller konfigureres et system til indberetning og behandling af data. Systemet skal for de indberettende myndigheder være tilgængeligt via internettet og være passende beskyttet mod uvedkommende indtrængning.
Det skal være muligt at udsende påmindelser til de institutioner, som endnu ikke har foretaget deres indberetning.
Indberetningsmodulet skal indrettes, så de indberettende enheder kan afbryde, gemme, udskrive og redigere deres besvarelser undervejs inden de er færdige med indberetningen og klar til at trykke på send-knappen. På den måde sikres det, at indberetningen kan drøftes med de relevante chefer undervejs i processen og om nødvendigt kan udfyldes af forskellige sagsbehandlere/afdelinger.

Det skal afklares, hvordan og hvornår indsætning af data fra Moderniseringsstyrelsen skal foregå med etableringen af et elektronisk indberetningsmodul.
Data fra indberetningsmodulet bearbejdes i en form for database, der kan beregne resultater og benchmarke de enkelte institutioner i forhold til hinanden. På den måde overflødiggøres den manuelle indtastningsproces i det gamle system.
Ligestillingsafdelingen ønsker en form for en database, som kan indeholde alle rådata fra de elektroniske indberetninger - eller et standardprodukt. Tilbudsgiver må gerne komme med et bud på hvilken teknisk løsning, der er mest hensigtsmæssig under hensyntagen til pris, kvalitet og behov.

3.2. Samtænke indberetninger/opfølgning på § 11 i ligestillingsloven om kønssammensætning i statslige bestyrelser m.m.

Der skal udvikles eller konfigureres et selvstændigt elektronisk indberetningsmodul til opfølgning på de nye bestemmelser i § 11 i ligestillingsloven - om at statslige virksomheder og institutioner skal sætte måltal for kvinder i bestyrelser og udarbejde politikker for kvinder i ledelse. Der skal ske indberetning en gang om året i de første 4 år.

I tilrettelæggelse af sagsgang og/eller teknisk løsning skal tages højde for, at de enkelte ministerier har ansvar for indberetningerne under eget ressort og for at informationerne indberettes til Ministeriet for Ligestilling og Kirke. For så vidt de statslige virksomheder og institutioner indberetter direkte i et indberetningsmodul til Ministeriet for Ligestilling og Kirke, skal der gives mulighed for at ressortministerierne har adgang til at se og ”godkende” indberetningerne.

Systemet skal for de indberettende myndigheder være tilgængeligt via internettet og være passende beskyttet mod uvedkommendes indtrængning.

Adgangen til systemet kan eksempelvis etableres ved, at de indberettende myndigheder modtager en e-mail med et individuelt link, som giver adgang til indberetningen. Det skal være muligt at udsende påmindelser til de institutioner, som endnu ikke har foretaget deres indberetning.

Indberetnings modulet skal indrettes, så de indberettende enheder kan afbryde, gemme, udskrive og redigere i deres besvarelser inden de er færdige med indberetningen.

Data fra indberetningsmodulet skal bearbejdes i en form for database, der kan beregne resultater og benchmarke de forskellige statslige institutioner i forhold til hinanden.

Ligestillingsafdelingen ønsker en form for en database, som kan indeholde alle rådata fra de elektroniske indberetninger – eller et standardprodukt. Tilbudsgiver må gerne komme med et bud på hvilken teknisk løsning, der er mest hensigtsmæssig under hensyntagen til pris, kvalitet og behov.

I nedenstående skema er anført de forskellige statslige virksomheder/ institutioner – hvem de skal indberette til og om hvad:

Forskellige statslige virksomheder/institutioner	Indberetning til hvem/hvordan	Hvad skal indberettes
Statslige aktieselskaber	I årsrapporten/eller på virksomhedens hjemmeside.	Kønssammensætning Måltal Politikker
Statslige institutioner med over 50 ansatte	Via indberetningsmodul med direkte adgang til clearing af tal fra ressortministeriet	Kønssammensætning Måltal Politikker
Statslige institutioner med under 50 ansatte	Via indberetningsmodul med direkte adgang til clearing af tal fra ressortministeriet	Kønssammensætning Kun Måltal

3.3. Ligestillingsbarometer

Ministeriet for Ligestilling og Kirke ønsker, at samle hovedresultaterne fra ligestillingsredegørelserne i en form for et ligestillingsbarometer, som kan synliggøre myndighedernes ligestillingsindsats og resultater på en mere overskuelig måde.

Resultaterne fra det nye indberetningsmodul om statslige virksomheders og institutioners måltal for kvinder i bestyrelser m.m. skal også kunne indgå i ligestillingsbarometret.

Ligestillingsbarometeret skal erstatte det nuværende Danmarkskort over den kommunale og regionale ligestillingsindsats og cirkeldiagrammerne for den statslige indsats.

Der skal udarbejdes et pointsystem i forhold til de data, der indberettes, som gør det muligt at benchmarke forskellige offentlige enheder i forhold til hinanden og opbygge et ligestillingsbarometer.
Det skal være muligt at benchmarke indsatsen mellem statslige institutioner, mellem departementer, mellem regioner og mellem udvalgte kommuner (fx top 5-10 og bund 5-10).
Det skal endvidere være muligt for den enkelte statslige institution, kommune og region at se resultaterne af egen indsats i et ligestillingsbarometer holdt op imod et gennemsnit/ eller lignende.
Det skal endvidere være muligt at benchmarke indsatsen på tværs af stat, kommuner og regioner, hvor det er relevant.

Det skal bemærkes, at ikke alle data/oplysninger fra de reviderede ligestillingsredegørelser eller fra indberetningsmodulet om kønssammensætningen i statslige bestyrelser, nødvendigvis skal indgå i ligestillingsbarometret. Det vil afhænge af oplysningernes karakter. Det er således ikke sikkert, at alle oplysninger fra de 2 indberetningsmoduler vil egne sig til at indgå i et barometer.

3.4. Implementering og gennemførelse det første år

Implementeringen og gennemførelsen af de nye indberetningssystemer det første år går ud på følgende:

I forhold til de nye ligestillingsredegørelser

At sende brev og vejledning ud om indberetning af ligestillingsredegørelser til kommuner, regioner og stat indenfor de tidsfrister der normalt anvendes.
Behandle data fra indberetningerne/ligestillingsredegørelserne i det nye databasesystem.
Præsentere resultaterne fra ligestillingsredegørelserne på hjemmesiden i det nye ligestillingsbarometer og i en samlet statistikrapport.

I forhold til kønssammensætningen i statslige bestyrelser

Sende brev og vejledning ud om indberetning af måltal og politikker m.m. til statslige myndigheder.
Behandle data fra indberetningerne i det nye databasesystem.
At præsentere resultaterne fra indberetningerne på hjemmesiden i det nye ligestillingsbarometer og i en samlet statistikrapport.

Bilag 3 TJENSTYDERENS TILBUD OG PROJEKTBESKRIVELSE

Tjenstyderens tilbud og projektbeskrivelse skal udarbejdes i henhold til de i bilag 1 og bilag 2 angivne krav. Af beskrivelsen skal fremgå (mindstekrav) på hvilken måde og i hvilket omfang tjenstyderen forudsætter, at kunden medvirker.

Det er tillige et mindstekrav, at Tjensyderen beskriver, hvordan der afrapporteres for forbrugte timer.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Tjenstyderens besvarelse:

Bilag 4 TJENTSTYDERENS MEDARBEJDERE TILKNYTTET OPGAVEN

Tjenstyderens besvarelse:

Bilag 5 VILKÅR VEDRØRENDE KUNDENS ANVENDELSE AF INDBERETNINGS- OG DATABEHANDLINGSSYSTEMET

Såfremt der knytter sig betingelser til kundens anvendelse af indberetnings- og databehandlingssystemet, skal det anføres her:

Document Metadata

Table of Contents

Kontrakt mellem (CVR-nr. ) (i det følgende benævnt Tjenesteyderen) og Ministeriet for Ligestilling og Kirke Frederiksholms Kanal 21 (i det følgende benævnt Kunden)

Document Metadata