Version 1.0, De 11th af januar 2024
GENERELLE VILKÅR & BETINGELSER FOR EFFORTLESS COMPLIANCE SYSTEM & SERVICE
Version 1.0, De 11th af januar 2024
1. DEFINITIONER
1.1 I disse generelle vilkår og betingelser gælder følgende definitioner; "tjenesteudbyderen" og "licensgiveren" betyder Compliance Partners, "licenstageren" betyder kunden, "parterne" betyder tjenesteudbyderen og kunden, "systemet" og "det licenserede produkt" betyder Effortless Compliance-systemet, "tjenesten" betyder Effortless Compliance-tjenesten, "abonnementsperiode" betyder den periode, hvor kunden har abonneret på systemet og tjenesten som specificeret i kontrakten, "brugere" betyder alle medarbejdere, repræsentanter og andre personer med adgang til systemet.
2. PRAAMBEL
2.1 De følgende bestemmelser i disse generelle vilkår og betingelser gælder for alle kunders køb og brug af systemet og tjenesten. Tjenesten er bundtet med systemet. Bestemmelserne i licensbetingelserne for Effortless Compliance System gælder mutatis mutandis. (Se licensbetingelserne). I tilfælde af konflikt mellem disse generelle vilkår og betingelser og licensbetingelserne, vil disse generelle vilkår og betingelser have forrang. Kundens vilkår og betingelser vil ikke være gældende for licensgiveren, medmindre der er indgået en udtrykkelig separat skriftlig aftale herom.
1
G. PRODUKTBESKRIVELSE
3.1 Formålet med tjenesten er at gøre det lettere for kunden at overholde de krav, der stilles i den generelle databeskyttelsesforordning1 . Tjenesten skal omfatte:
- Scanning af kundernes delte drev og e-mails for at lokalisere datarisici,
- Udarbejdelse og vedligeholdelse af relevante dokumenter, herunder bl.a. databeskyttelseserklæringer, databeskyttelsesaftaler (DPA) og fortegnelser over behandlingsaktiviteter (RoPA),
- Risikovurdering og vejledning i risikominimering,
- Løbende scanning og sletning af datarisici som godkendt af kunden,
- Online support inden for normal arbejdstid,
- Tildelt Effortless Compliance Officer (ECO),
- Procedurer og håndtering af brud på datasikkerheden i samarbejde med kunden,
- Vejledning om overholdelse af krav til dataoverførsler uden for Den Europæiske Union (EU),
Uanset ovenstående yder Tjenesteudbyderen ikke juridisk rådgivning til Xxxxxx. Tjenesteudbyderen er ikke Kundens databeskyttelsesansvarlige (DPO) (som nævnt i den generelle databeskyttelsesforordning artikel 37), medmindre der er indgået en udtrykkelig separat skriftlig aftale herom.
3.2 Beskrivelsen af systemet findes i licensbetingelserne (se licensbetingelserne, afsnit 3).
3.3 Tjenesteudbyderen skal udføre tjenesterne i de lande, der er specificeret i kontrakten, og (kun) lande, hvor Compliance-partnere opererer.
1 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (den generelle forordning om databeskyttelse).
3.4 Erklæringer fremsat under Serviceudbyderens salg er uden betydning for Serviceudbyderens forpligtelser, medmindre andet er aftalt skriftligt i Kontrakten.
3.5 Efter separat og skriftlig aftale kan Compliance Partners yde yderligere assistance til kunderne. Der kan dog påløbe yderligere omkostninger. (Se afsnit 5.2).
3.6 Desuden er Compliance Partners et softwarefirma, der har specialiseret sig i compliance-løsninger relateret til lovgivning fra Den Europæiske Union (EU) til virksomheder, herunder den generelle databeskyttelsesforordning og whistleblower-direktivet. Compliance Partners er ikke et advokatfirma og optræder ikke som sådan.
3.7 Du kan finde flere oplysninger om Compliance Partners' produktinformation på vores hjemmeside.
4. UDFRIELSE
4.1 Tjenesteudbyderen skal levere tjenesten i overensstemmelse med tidspunktet for levering, stedet for levering og beskrivelsen af tjenesten (afsnit 3), som fastsat i kontrakten og disse generelle vilkår og betingelser.
4.2 Tjenesteudbyderen stiller Tjenesten til rådighed for Kunden, når Systemet er blevet oprettet, hvilket er koordineret mellem Parterne.
4.3 Tjenesteudbyderen har frihed til at planlægge og organisere udførelsen af tjenesten, herunder tid og sted for udførelsen af tjenesten.
4.4 Indgåelsen af en kontrakt begrænser ikke tjenesteudbyderens frihed til at udføre tjenester for andre kunder.
4.5 Tjenesteudbyderen kan desuden frit beslutte, hvilke personer der skal udføre den praktiske udførelse af tjenesten.
5. BETALING
5.1 Tjenesteudbyderen skal fremlægge betaling for tjenesten og systemet i overensstemmelse med betalingstidspunktet, betalingsstedet og beløbet, som fastsat i kontrakten og disse generelle vilkår og betingelser.
- Kunden skal betale den pris og i den valuta, som er angivet i kontrakten.
- Kontraktprisen er en årlig pris uden moms (Value-Added Tax).
- Prisen er baseret på det samlede antal funktionærer hos Xxxxxx og/eller dennes tilknyttede virksomheder. Kunden er ansvarlig for årligt at informere Tjenesteudbyderen om antallet af funktionærer hos Xxxxxx og/eller dennes tilknyttede virksomheder.
- Kunden faktureres for 12 (tolv) måneder ad gangen, og den første betaling forfalder ved underskrivelse af kontrakten.
- Betaling skal ske kontant senest 14 (fjorten) dage efter fakturadato.
- Betalingen skal være i overensstemmelse med de oplysninger, der er angivet i fakturaen.
- Kunden skal afholde alle omkostninger i forbindelse med transaktionen.
5.2 Ved separat og skriftlig aftale kan tjenesteudbyderen yde yderligere assistance i specifikke tilfælde. Prisen for en sådan ekstra assistance bestemmes af en separat og skriftlig aftale med tjenesteudbyderen og er også mutatis mutandis underlagt disse generelle vilkår og betingelser.
5.3 Tjenesteudbyderen forbeholder sig ret til at justere prisen for tjenesten og systemet som angivet i kontrakten i henhold til udviklingen i det europæiske forbrugerprisindeks fra Eurostat (forbrugerprisindeks (CPI)): HICP - månedlige data (indeks) Den Europæiske Union - 27 lande. I tilfælde af en prisjustering vil Kontraktprisen blive justeret med en sats, og den nye pris vil gælde for den efterfølgende faktureringsperiode. Prisjusteringen skal meddeles til Kunden senest en måned (30 dage) før den efterfølgende faktureringsperiode. Prisen reguleres med en sats, der beregnes på grundlag af udviklingen i forbrugerprisindekset.
Udviklingen er den procentvise vækst mellem en bestemt måned i året før det foregående år (basisåret) til en bestemt måned det foregående år:
5.4 Hverken licenstageren eller tredjeparter, der handler på vegne af licenstageren, må ændre det licenserede produkt eller andre elementer, der vedrører det licenserede produkt, herunder fysisk materiale, hvis det leveres af licensgiveren til licenstageren, medmindre andet er aftalt særskilt og udtrykkeligt skriftligt med licensgiveren.
5.5 Licenstageren må ikke fjerne licensgiverens kendetegn (f.eks. logoer, produktoplysninger osv.) fra det licenserede produkt, medmindre andet er aftalt særskilt og skriftligt med licensgiveren.
6. ABONNEMENTETS VARIGHED
6.1 Den første abonnementsperiode starter på datoen for underskrivelse af kontrakten. Abonnementsperioden (adgangsperioden) til tjenesten og systemet er fastlagt i kontrakten.
7. FORNYELSE OG OPSIGELSE
7.1 Abonnementsperioden fornyes automatisk ved udløbet af alle abonnementsperioder, hvis en af parterne ikke opsiger aftalen rettidigt. Fornyelsen består af en efterfølgende abonnementsperiode på 12 (tolv) måneder.
7.2 Hverken tjenesteudbyderen eller kunden kan opsige kontrakten i løbet af den første abonnementsperiode. Den første abonnementsperiode er den første periode, hvor kunden har abonneret på tjenesteudbyderens tjenester.
7.3 Kontrakten er løbende, indtil den opsiges af en af parterne.
7.4 Opsigelse kan, efter den første abonnementsperiode, ske når som helst, men skal ske rettidigt. Rettidig opsigelse er senest en måned (30 dage) før den i kontrakten angivne dato for opsigelse af abonnementet, og hvis det oprindelige abonnement er blevet fornyet (afsnit 7.1), senest en måned (30 dage) før udløbet af den fornyede abonnementsperiode.
7.5 Opsigelsen får virkning for den næste abonnementsperiode. Opsigelsen skal ske skriftligt.
7.6 Kunden skal slette alle registreringer på det Licenserede Produkt ved Kontraktens ophør. Kunden er ansvarlig for at sikre, at medarbejdere og repræsentanter med adgang til det licenserede produkt sletter deres adgang ved kontraktens ophør.
8. OVERTRADELSE OG RETSMIDLER
8.1 Hvis Xxxxxx ikke opfylder sine forpligtelser, herunder forpligtelsen til at betale til tiden, på det rigtige sted, med det rigtige beløb og i den rigtige valuta, betragtes det som en væsentlig misligholdelse. Det vil blive betragtet som en grundlæggende misligholdelse, hvis det bliver kendt for Tjenesteudbyderen, at det vil være umuligt for Kunden at opfylde sine forpligtelser, herunder blandt andet i tilfælde af Kundens konkurs eller rekonstruktionsbehandling. Endvidere betragtes manglende overholdelse af bestemmelser om Licensgiverens ejendomsret som en væsentlig misligholdelse.
8.2 Hvis det fastslås, at der er sket en grundlæggende misligholdelse fra Kundens side, skal Tjenesteudbyderen anvende de misligholdelsesbeføjelser, som Tjenesteudbyderen finder passende. Kunden er under ingen omstændigheder berettiget til refusion.
· Tjenesteudbyderen forbeholder sig ret til at opkræve morarenter af købsprisen, hvis Kunden er forsinket med betalingen. Købsprisen skal forrentes med morarentesatsen hver måned (30 dage), indtil betalingen er foretaget. Morarentesatsen og andre betingelser vedrørende betaling af renter fastsættes i overensstemmelse med den danske rentelov2 .
· Tjenesteudbyderen kan kræve kontrakten ophævet uden varsel og med øjeblikkelig virkning. Hvis kontrakten ophæves, forbeholder tjenesteudbyderen sig ret til at kræve en refusion, som skal fastsættes under de specifikke omstændigheder.
· Hvis omstændighederne berettiger det, forbeholder Tjenesteudbyderen sig ret til, ud over ovenstående, at kræve erstatning, der skal fastsættes i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler. Hvis misligholdelsen består i en krænkelse af Licensgiverens ophavsret, forbeholder Licensgiveren sig ret til at kræve erstatning og rejse tiltale i henhold til kapitel VII i den danske ophavsretslov.
· Tjenesteudbyderen er ikke på nogen måde begrænset til ovennævnte misligholdelsesbeføjelser.
8.3 Hvis Tjenesteudbyderen undlader at levere i overensstemmelse med tidspunktet for levering, stedet for levering og beskrivelsen af Tjenesten og Systemet som beskrevet i Kontrakten, Licensvilkårene og disse Generelle Vilkår og Betingelser, er der tale om misligholdelse af Kontrakten, og Kunden er berettiget til at gøre misligholdelsesbeføjelser gældende i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler.
8.4 Hvis det fastslås, at der er begået en overtrædelse fra tjenesteudbyderens side, skal kunden underrette tjenesteudbyderen skriftligt inden for 7 (syv) dage efter afslutningen af overtrædelsen, hvis han ønsker at gøre overtrædelsen gældende. Hvis omstændighederne berettiger det, skal tjenesteudbyderen udøve retten til at afhjælpe misligholdelsen, enten ved reparation eller ved omlevering. Herefter følger yderligere retsmidler dansk rets almindelige regler.
9. FORTROLIGHED
9.1 Tjenesteudbyderen og kunden forpligter sig til at behandle fortrolige oplysninger, der opstår under udførelsen af kontrakten, så de forbliver utilgængelige for
2 Den danske rentelov (Renteloven). Lov nr. 459 af 13. maj 2014.
uautoriserede personer og med diskretion, og til at minimere faren for, at uautoriserede personer får kendskab til dem.
9.2 Fortrolige oplysninger betragtes mutatis mutandis som forretningshemmeligheder i henhold til den danske lov om forretningshemmeligheder3 .
9.3 De, der er omfattet af tavshedspligten, er Parternes medarbejdere, repræsentanter og andre personer, der får adgang til fortrolige oplysninger. Tavshedspligten gælder også efter Kontraktens ophør.
10. PERSONLIGE DATA
10.1 Når Compliance Partners leverer systemet og tjenesten, er Compliance Partners en dataansvarlig som anført i artikel 4, stk. 7, i den generelle forordning om databeskyttelse.
10.2 Dataansvarlige skal give oplysninger i henhold til artikel 13 og 14 i den generelle forordning om databeskyttelse. Du kan læse mere om, hvordan Compliance Partners indsamler persondata i vores privatlivspolitik.
11. FORPLIGTELSER OG ANSVAR
11.1 Tjenesteudbyderen er under ingen omstændigheder ansvarlig for Kundens indirekte tab og følgeskader, der opstår i forbindelse med abonnementet på og brugen af Tjenesten og det Licenserede Produkt.
11.2 Tjenesteudbyderen kan ikke holdes ansvarlig for forkert eller vildledende rådgivning eller krav om tab eller skader fra kundens registrerede.
11.3 Endvidere er Tjenesteudbyderen ikke ansvarlig for hændelser, der kan henføres til Kundens egne forhold, herunder udstyr og personer.
11.4 Tjenesteudbyderens ansvar som følge af kontrakten må under ingen omstændigheder overstige kontraktprisen for abonnementsperioden.
3 Den danske lov om forretningshemmeligheder (Forretningshemmelighedsloven). Lov. Nr. 309 af 25-04-2018.
12. FORCE MAJURE
12.1Tjenesteudbyderen kan ikke holdes ansvarlig for forhold, der ligger uden for hans kontrol, og som han ikke kunne forventes at tage i betragtning ved indgåelsen af kontrakten.
12.2Ved forhold uden for kontrol forstås, men er ikke begrænset til, krig og mobilisering, borgerlige uroligheder, naturkatastrofer, strejker, lockout, svigtende forsyninger af råmaterialer, brande, skader på produktionsudstyr, afbrydelse af almindelig kommunikation og trafik, herunder energiforsyning, og import- eller eksportforbud. Forhold, der påvirker tjenesteudbyderens leverandører, betragtes som force majeure i henhold til kontrakten.
1G. ANDRING
13.1 Tjenesteudbyderen kan ensidigt ændre de generelle vilkår og betingelser og licensbetingelserne uden kundens samtykke, så længe det ikke medfører ændringer i kundens forpligtelser over for tjenesteudbyderen. Hvis der foretages ændringer, skal kunden under alle omstændigheder underrettes på datoen for ændringen. Tjenesteudbyderens meddelelse til Kunden skal angive de foretagne ændringer. Tjenesteudbyderen vil betragte Kundens tavshed som stiltiende accept af ændringerne i de Generelle Vilkår og Betingelser og Licensvilkårene.
14. LOVVALG OG JURISDIKTION
14.1 Alle tvister, der opstår som følge af eller i forbindelse med kontrakten, skal afgøres efter dansk ret.
14.2. Sådanne tvister, herunder tvister vedrørende Kontraktens eksistens, gyldighed eller ophør, skal afgøres ved de danske domstole.