Samarbejdsaftale ml. Hørsholm og Allerød kommuner om organisering og drift af fælles borgerrådgiverfunktion.

Samarbejdsaftale ml. Hørsholm og Allerød kommuner om organisering og drift af fælles borgerrådgiverfunktion.

1. Parterne

Allerød Kommune

EAN- nr. 57980084840001

v./Sekretariatet Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx

og

Hørsholm Kommune EAN-nr. 5798008382741

v./ Center for Politik, Team Jura Slotsmarken 13, 2970 Hørsholm.

Sekretariatet

Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx/lool Sagsnr. 2021-13758

20. januar 2022

2. Formål og aftalegrundlag

Baggrund for aftalen er, at begge kommuner hver især har indgået en samarbejdsaftale med og fået bevilliget tilskud af Bolig- og Planstyrelsen til etablering af en deltidsborgerrådgiverfunktion inkl. budget til kompetenceudvikling og overhead (bilag 1). Tilsagnet om respektive tilskud er givet for en periode frem til 31. december 2024. I ansøgningen til Bolig- og Planstyrelsen er der fra begge kommuners side lagt op til, at borgerrådgiverfunktionen om muligt ville blive etableret i samarbejde med en eller flere af de omkringliggende kommuner.

Formålet med samarbejdsaftalen er, at kommunerne rekruttere og ansætter samme fysiske person, der kan varetage borgerrådgiverfunktionen for begge kommuner forventeligt fra 1. maj 2022.

Den fælles borgerrådgiverfunktion udgør ét årsværk. Såfremt der måtte være behov for yderligere ressourcer til borgerrådgiverfunktionen kan der ske yderligere ansættelse, f.eks. af en studentermedhjælp. Udgiften hertil skal afholdes inden for de tildelte tilskud og deles ligeligt mellem kommunerne.

Borgerrådgiverfunktionen oprettes med hjemmel i den kommunale styrelseslovs § 65 e.

Samarbejdsaftalen fastlægger organiseringen og driftsvilkår for den fælles funktion

Samarbejdsaftalen er suppleret med en selvstændig vedtægt for borgerrådgiveren i hver af de to kommuner. Her fastlægges borgerrådgiverens kompetencer og opgaver i de respektive kommuner.

3. Rekruttering

Kommunerne er enige om, at:

• der søges en medarbejder med en juridisk profil og socialfaglig indsigt,

• der lægges vægt på kandidatens kommunikative kompetencer, da borgerrådgiveren skal fungere som ’mediator’ mellem borger og kommune samt vejlede og undervise kommunale medarbejdere,

• kandidaten bør havde solid og bred kommunal erfaring og kender det kommunale system, det vil være en fordel, hvis kandidaten har erfaring fra flere forskellige juridiske fagområder, herunder det teknisk

• der lægges vægt på kandidatens personlige kompetence, da der er behov for en person, som er initiativrig og selvstændigt kan tage beslutninger og vurderinger i henhold til borgerens sag og den gængse sagsbehandling i kommunen.

Det fælles ansættelsesudvalg består af to repræsentanter fra hver kommune.

Ansættelse af den valgte kandidat godkendes endeligt af henholdsvis Allerød byråd og Hørsholm kommunalbestyrelse, da det i henhold til den kommunale styrelseslovs § 65 e er kommunalbestyrelsen, der ansætter borgerrådgiveren.

4. Organisering

Den fælles borgerrådgiverfunktion betjener borgerne i Hørsholm og Allerød kommuner.

Ansættelse af borgerrådgiveren sker i begge kommuner med, hvorefter borgerrådgiveren er ansat ½ i Hørsholm Kommune og 1/2 i Allerød Kommune. Der aftales ansættelseskontrakter med ens vilkår for borgerrådgiveren, herunder vilkår om, at en ansættelse er under forudsætning af, at ansættelsen opretholdes i begge kommuner.

Borgerrådgiveren refererer direkte til Hørsholm kommunalbestyrelse i sager vedrørende Hørsholm. På samme måde refererer borgerrådgiveren direkte til Allerød byråd i sager vedrørende Allerød Kommune.

Det er borgerrådgiverens ansvar, at borgerrådgiverfunktionen udfører funktionens opgaver i henhold til de til enhver tid gældende vedtægter for borgerrådgiveren for hver kommune, og at funktionen organiseres og drives i henhold til den gældende samarbejdsaftale.

Det forventes, at borgerrådgiveren deltager i relevante faglige netværk med henblik på at ajourføre og kvalificere egen viden om regler og praksis. Der afsættes i de respektive kommuner økonomiske midler til kurser, efteruddannelse mv. Den konkrete deltagelse drøftes mellem kommunerne med det formål, at sikre en ligelig fordeling af udgiften, samt udgiften kan afholdes inden for de respektive kommuners tilskud.

Borgerrådgiveren er omfattet af forvaltningslovens og straffelovens regler om tavshedspligt i ansættelsen. Selvom der er indgået nærværende aftale om samarbejde, skal borgerrådgiveren overholde reglerne om tavshedspligt.

5. Den praktiske udførelse af de daglige funktioner

Den praktiske udførelse af de daglige funktioner i den fælles borgerrådgiverfunktion skal tilrettelægges således, at borgerne i begge kommuner i videst muligt omfang oplever, at de får den nødvendige hjælp af borgerrådgiveren.

På den baggrund er følgende aftalt:

• Borgerrådgiveren præsenteres og kommunikeres selvstændigt i begge kommuner,

• borgerrådgiverfunktionen skal være let tilgængelig i begge kommuner – dette sikres ved, at:

- borgerrådgiveren præsenteres selvstændigt på begge kommuners hjemmesider,

- borgerrådgiveren fra begge kommuner kan kontaktes pr. telefon og e-mail i den almindeligt aftalte åbningstid,

- borgerrådgiverfunktionen har kontorarbejdsplads og er fysisk til stede begge kommuner således (eller tilsvarende ud fra hvad der vurderes bedst for borgerne):

Hørsholm Kommune: tirsdag, onsdag i ulige uger og tirsdag, onsdag og fredag i lige uger. Allerød Kommune: mandag og torsdag i lige uger og mandag, torsdag og fredag i ulige uger.

Borgerrådgiveren anvender de respektive kommuners brevpapir, byvåben mv., når der kommunikeres med borgerne, og anvender de respektive kommuners journalsystemer (ESDH) til registrering og dokumentation af henvendelser og sager. IT-adgange supporteres fra respektive kommuners it- afdelinger.

Oplysninger vedrørende sager i Allerød Kommune skal holdes adskilt fra oplysninger vedrørende sager i Hørsholm Kommune. Da borgerrådgiveren refererer direkte til hhv. Allerød byråd og Hørsholm Kommunalbestyrelse inden for respektive kommuners funktionsområder, er de oplysninger, som borgerrådgiveren for kendskab til gennem sit virke i respektive kommuner og som lagres på borgerrådgiverens udstyr, ikke videregivet til eller modtaget af den anden kommune.

Det tilstræbes, at der er ensartede vilkår for de daglige funktioner hvilket bl.a. kommer til udtryk i de respektive vedtægter for borgerrådgiverfunktionen forudsættes at være ens.

Rammerne for borgerrådgiverfunktionens samarbejder med kommunernes respektive forvaltninger med bidrag til organisationens arbejde og læring af borgerhenvendelser, årsberetningen mv. samt medvirke til at den juridiske sagsbehandlingen forbedres.

Det kan ske ved bl.a., at borgerrådgiveren:

• yder fælles vejledning og undervisningen med af begge kommuners forvaltninger om forhold og emner, der kan forbedre sagsbehandling og styrke retssikkerheden.

• deltager i fælles projekter for de to kommuner f.eks. om forbedring af sagsbehandling og borgerkontakt.

• bidrager til fælles kommunale fremadrettede initiativer til forbedring af samme.

Borgerrådgiveren holder lukket tre uger i sommerferien, mellem jul og nytår og ugen op til påsken og kan i disse perioder ikke kontaktes. Øvrig ferie tilrettelægges i henhold til gældende overenskomst for ansættelsesforholdet efter aftale med arbejdsgiver.

6. Faciliteter til den fælles funktion

Der er, som anført under punkt 5 behov for, at Borgerrådgiverfunktionen forankres fysisk og praktisk i begge kommuner.

På den baggrund er det aftalt, at de to kommuner hver især har følgende ansvar for at facilitere den fælles funktion:

• Etablering af funktionens fysiske faciliteter (arbejdsstation og adgang til mødefaciliteter)

• Udpegning af kommunal kontaktperson i forhold til Borgerrådgiverens samarbejde med hhv. byrådet og kommunalbestyrelsen

• Præsentation af borgerrådgiveren på kommunernes hjemmeside – herunder løbende opdatering af informationerne efter anmodning fra Borgerrådgiveren

• Adgang til kommunernes journal-systemer, uddannelse/oplæring i anvendelsen af disse og hjælp i rimeligt omfang til administrative opgaver.

• Ansvar for at sikre, at borgerrådgiveren kan arbejde med sager og har adgang til nødvendige systemer og e-mails i begge kommuner, uanset den fysiske placering og under hensyn til iagttagelse af GDPR-regler, herunder datasikkerhed.

Hver kommune afholder selv egne udgifter forbundet med faciliteterne.

7. Økonomi

Hver kommunen afholder som udgangspunkt de økonomiske omkostninger til ansættelse, overhead mv.

Det skyldes, at hver kommune er selvstændig tilskudsmodtager i forbindelse med modtagelsen af tilskud til borgerrådgiverfunktion fra Bolig- og planstyrelsen.

Ved afholdelse af fælles undervisning for medarbejdere mv. afholdes evt. udgifter af kommunerne for egne medarbejdere.

8. Evaluering

Samarbejdet evalueres første gang i maj 2024, og herefter ca. hver andet år. Det tilstræbes således, at der foreligger to årsberetninger fra borgerrådgiveren i forbindelse med en evaluering.

Evaluering foretages på med fokus på f.eks. tilfredshed og synlighed blandt borgerne og på læringsperspektivet af sagerne for sagsbehandlingens juridiske kvalitet i kommunerne, samt ressourcefordelingen mellem de to områder.

Der udarbejdes en evalueringsrapport i fællesskab mellem de to kommuner. Rapporten forelægges hhv. Allerød byråd og Hørsholm Kommunalbestyrelse.

Borgerrådgiveren registrerer løbende den anvendte tid pr. kommune og en fordeling af tiden på hovedopgaverne, der defineres som dialog med borgerne/sagsbehandling og samarbejde med forvaltning/administration.

Kommunerne indsamler på årsbasis bidrag til brug for evaluering fra borgerne den kan f.eks. være i form af brugertilfredshedsundersøgelse eller stikprøveundersøgelse. Kommunerne indsamler på årsbasis intern data om forvaltningens udbytte af borgerrådgivningen f.eks. fra forvaltningens chefforum mv.

Evalueringen, der foretages i 2024, sker bl.a. også med henblik på om samarbejdet skal fortsætte efter endt tilskudsperiode, evalueringsrapporten derfor skal være færdig, så hhv. byråd og kommunalbestyrelse har mulighed for at inddrage evalueringen i forbindelse med det kommunale budget, der vedtages for 2025.

9. Tvister

Tvister vedrørende Samarbejdsaftalen skal så vidt muligt løses i mindelighed mellem kommunerne og på laveste ledelsesniveau.

Kan tvisten ikke løses i henhold til ovenstående, skal uoverensstemmelsen bringes til parternes øverste ledelse i form af kommunaldirektør.

Opnås der ikke enighed mellem parterne, kan sagen af hver af parterne henvises til afgørelse ved en voldgiftsret bestående af en opmand, som parterne udpeger i enighed. Opmandens afgørelser er endelige, bindene og har eksigibel virkning.

Voldgiftsretten træffer kendelse i overensstemmelse med dansk retsregler og fastsætter selv sin procedure og fordeler sagens omkostninger i overensstemmelse med lov om voldgift og retsplejelovens almindelige principper.

10. Genforhandling

Enhver af parterne kan kræve samarbejdsaftalen genforhandlet med et varsel på 3 måneder. Ved krav om genforhandling er samarbejdsaftalen fortsat gældende, indtil genforhandlingen er afsluttet og en ny samarbejdsaftale er indgået og trådt i kraft.

Såfremt der ved en eventuel genforhandling af samarbejdsaftalen ikke opnås enighed parterne imellem, kan parterne beslutte, at aftalen fortsætter i den allerede eksisterende form, eller at aftalen opsiges med det opsigelsesvarsel, der følger af aftalen.

11. Ikrafttræden og opsigelse

Samarbejdsaftalen træder i kraft ved 1. marts 2022.

Samarbejdsaftalen er uopsigelig for begge parter det første regnet år regnet fra aftalens ikrafttræden.

Herefter kan samarbejdsaftalen kan af hver af parterne opsiges til ophør med minimums 6 måneders varsel til udgangen af en måned.

Samarbejdsaftalen af godkendt af kommunalbestyrelsen i Hørsholm Kommune den X. februar og Byrådet i Allerød Kommune den X. februar 2022.

12. Underskrifter

Dato:

For Hørsholm Kommune: For Allerød Kommune:

Borgmester Xxxxxx Xxxxxxx Borgmester Xxxxxxx Xxxxxxxxx