debitorer i et selskab under rekonstruktion / debtors in a company under reconstruction
Privatlivspolitik / Privacy Policy
- debitorer i et selskab under rekonstruktion / debtors in a company under reconstruction
Dansk………………………………………… | s. 1-4 |
English……………………………………….. | p. 5-8 |
Privatlivspolitik til debitorer i et selskab under rekonstruktion
Version: 30. oktober 2021
Dataansvarlig: Selskabet under rekonstruktion (”Selskabet”)
Som følge af et økonomisk mellemværende mellem Selskabet og i) dig personligt eller ii) en virksomhed, hvor du er kontaktperson, er der tidligere indsamlet personoplysninger om dig. Det kan f.eks. være, hvis du er lejer i en af Selskabets ejendomme, eller hvis der foreligger en aftale mellem dig og Selskabet om levering af varer eller tjenesteydelser. Selskabet er nu under rekonstruktion. Selvom undertegnede er indtrådt i Selskabet som rekonstruktør, vil disse personoplysninger om dig fortsat blive behandlet, dog til nye formål, ligesom der også vil blive indsamlet nye personoplysninger som led i administrati- onen af Selskabets igangværende aftaler. Du modtager derfor denne privatlivspolitik, hvori vi forklarer nærmere om behandlingen af personoplysningerne under rekonstruktionsbehandlingen.
Forkortelser anvendt i privatlivspolitikken:
• GDPR: Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyt- telse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveks- ling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om da- tabeskyttelse)
• DBL: Lov nr. 502 af 23. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven)
Privatlivspolitikken opdateres løbende.
1. Personoplysninger, formål og juridisk grundlag
Vi indsamler og behandler personoplysninger om debitorer, herunder kontaktpersoner hos debitorer, som Selskabet har et aftaleforhold med, til de angivne formål og på de anførte juridiske grundlag:
Personoplysninger | Formål | Juridisk grundlag |
Almindelige oplysninger • Identifikations- og kontaktop- lysninger (navn, e-mail, adresse, telefonnummer) • Oplysninger vedrørende afta- leforholdet, herunder korre- spondance om ydelsen og Sel- skabets tilgodehavende og evt. tvister i den forbindelse • Betalingsoplysninger, herun- der bankkonti, evt. betalings- misligholdelse • I lejeforhold: korrespondance med lejere om lejeforholdet, herunder oplysninger om familiemæssige forhold, ind- og fraflytningsrapporter, kla- gesager, huslejebetalinger og depositum, forbrugsudgifter, og andre oplysninger om husstanden relevant for leje- forholdet • Opgørelse og inddrivelse af tilgodehavende med doku- mentation for tilgodehaven- der CPR-nr. eller CVR-nr. (i tilfælde af enkeltmandsvirksomheder) | • Kontakt til debitorer i forhold til administrationen af Selska- bets igangværende aftalefor- hold • Sagsbehandling i forbindelse med rekonstruktionsbehand- lingen, herunder identifika- tion og inddrivelse af tilgode- havender • Varetagelse af Selskabets inte- resser i at opnå fyldestgørelse, herunder ved inkasso, retsfor- følgelse, forligsforhandlinger mv. • Salg af aktiver, herunder identifikation, sikring og rea- lisering af aktiver, oprethol- delse af drift samt udarbej- delse af rekonstruktionsfor- slagog plan om enten over- dragelse af hele eller dele af Selskabet, indgåelse af akkord med Selskabets kreditorer el- ler afvikling af driften med henblik på en senere konkurs- behandling • Undersøgelse af om der er fo- retaget omstødelige eller an- svarspådragende dispositio- ner mv., samt undersøgelse af Selskabets forhold i øvrigt • Iagttagelse af lovpligtige handlinger, f.eks. registrerin- ger og indberetninger til Skat- testyrelsen | • Selskabets legitime interesser i at foretage sagsbehandling og i at retskrav kan fastlæg- ges, gøres gældende og for- svares, jf. artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra f i GDPR, jf. §§ 7, 8 og 11 i DBL • Selskabets opfyldelse af en kontrakt, som den registre- rede er parti samt legitime in- teresser i øvrig håndtering af aftaleforholdet, inddrivelse af tilgodehavender mv. jf. arti- kel 6, stk. 1, litra b og arti-kel 6, stk. 1, litra f i GDPR. • Personoplysninger er tydelig- vis offentliggjort af den regi- strerede, og den dataansvar- lige har en legitim interesse i at behandle oplysningerne, jf. artikel 6, stk. 1, litra f og arti- kel 9, stk. 2, litra e i GDPR • Overholdelse af retlige for- pligtelser i henhold til kon- kursloven, skattelovgivning, bogførings-loven, bekendt- gørelse om tilsyn med kon- kursboer, jf. artikel 6, stk. 1, litra c og artikel 9, stk. 2, litra b og f i GDPR, jf. §§ 7, 8 og 11 i DBL • Rekonstruktørens, efterle- velse af advokatetiske regler, jf. artikel 6, stk. 1, litra c og f i GDPR og i § 12, stk. 1 i DBL |
2. Kilder
Som led i administrationen af Selskabets igangværende aftaler kan vi afhængigt af det konkret aftale- forhold indsamle personoplysninger om dig fra andre, f.eks. øvrige kontraktparter i aftaleforholdet, offentlige myndigheder, forsyningsselskaber mv.
Når vi indsamler personoplysninger direkte fra dig, giver du os i de fleste tilfælde per-
sonoplysningerne frivilligt eller for at kunne indgå eller opfylde en kontrakt med os eller en tredjepart, eller for at kunne gøre et retskrav gældende. I visse tilfælde er du forpligtet til at give disse oplysninger til os.
Konsekvensen af ikke at give os personoplysningerne kan - afhængigt af de konkrete omstændigheder
- være, at vi ikke kan varetage formålene ovenfor, herunder at vi ikke kan opfylde vores forpligtelser som rekonstruktør, eller at vi ikke kan opfylde vores forpligtelser over for offentlige myndigheder.
3. Videregivelse til tredjeparter
Afhængigt af de konkrete omstændigheder kan personoplysningerne blive videregivet til tredjeparter, hvis det er nødvendigt for at overholde retlige forpligtelser, eller hvis det sker som led i sagsbehandling. Videregivelse kan f.eks. ske til følgende modtagere:
• Hafnia Advokatpartnerselskab, som understøtter og bistår med varetagelse af ledelsen og afvik- lingen af Selskabet
• Skifteretten, gælds- og skattestyrelsen og politiet i henhold til bl.a. konkurslovens og selskabslo- vens regler
• Andre offentlige myndigheder, herunder kommuner, huslejenævn
• Eksterne juridiske rådgivere, andre advokater og revisorer, som bistår i behandlingen af Selskabet
• Medrekonstruktører
• Udpeget regnskabskyndig tillidsmand
• Vurderingsrådgivere i forbindelse med værdiansættelse af aktiver
• I lejeforhold vil der kunne ske videregivelse til ejendomsadministrationsselskaber, viceværter, for- syningsselskaber, håndværkere, ejendomsmæglere mv.
• Andre tredjeparter som f.eks. potentielle købere af aktiver i Selskabet
4. Overladelse af personoplysninger til databehandlere
Som følge af Hafnia Advokatpartnerselskabs understøttelse og bistand, vil personoplysningerne blive overladt til advokatpartnerselskabets databehandlere, som bl.a. leverer IT-systemer, herunder hosting, backup og support.
Afhængigt af den konkrete sag kan det blive aktuelt at benytte andre databehandlere, f.eks. leverandø- rer af datarum, ejendomsadministrationsselskaber, viceværter, ad hoc oversættere eller eksterne under- søgere inden for IT mv.
5. Overførsel af personoplysninger til tredjelande
Vi overfører personoplysninger til tredjelande, hvis det sker som led i sagsbehandlingen. I sådanne tilfælde sikrer vi et overførselsgrundlag f.eks. i form af i) EU-US Privacy Shield eller ii) Europa-Kom- missionens standardkontrakter mv. for overførsler til tredjelande, eller iii) overførslen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
6. Opbevaringsperiode
Vi opbevarer som udgangspunkt personoplysninger i 15 år, efter en sag er afsluttet. Fristen er fastsat under hensyn til forældelseslovens regler om erstatningskrav i anledning af sagsbehandlingen og de
advokatetiske regler om opbevaring af sagsoplysninger. Hvis konkrete omstændigheder tilsiger det, opbevarer vi oplysningerne i kortere eller længere tid, f.eks. hvis der er tale om retsskabende dokumen- ter.
7. Dine rettigheder
Du har følgende rettigheder på de vilkår og med de undtagelser, der følger af lovgivningen eller anven- delig særregulering, f.eks. de særlige regler om advokaters tavshedspligt:
• Retten til indsigt i de personoplysninger, som behandles om dig
• Retten til at få ændret ukorrekte og ufuldstændige personoplysninger
• Ret til at få slettet personoplysninger
• Retten til at få begrænset behandlingen af personoplysninger
• Retten til dataportabilitet, når elektronisk behandling er baseret på kontrakt eller samtykke, dvs. ret til at få personoplysninger, som du har givet til dataansvarlige, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og ret til at transmittere disse oplysninger til en anden dataan- svarlig
• Retten til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, hvor hjemlen er offentlige eller legitime interesser
Du har også ret til at klage til Datatilsynet, se mere på Datatilsynets hjemmeside: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
Ret til at gøre indsigelse
Du har ret til - af grunde, der vedrører din særlige situation - at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, hvor hjemlen er legitime interesser, som angivet ovenfor. Den dataansvarlige må derefter ikke længere behandle personoplysningerne, medmindre den dataansvarlige påviser vægtige, legitime grunde til behandlingen, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
8. Kontakt
Hvis du har spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger eller udnyttelsen af dine rettighe- der, er du velkommen til at kontakte os på
Hafnia Advokatpartnerselskab, Xxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx X, Xxxxxxx CVR-nr.: DK39186446
Telefonnummer: x00 0000 0000, E-mailadresse: xxxx@xxxxxxxxx.xxx
Privacy policy for debtors in a company under reconstruction
Version: 30 October 2021
Data controller: The company under reconstruction (the “Company”)
As a result of a financial account between the Company and i) you personally or ii) a company where you are the contact person, personal information about you has previously been collected. This could be e.g., if you are a tenant in one of the Company’s properties or there is an agreement between you and the Company regarding delivery of certain goods or services. The Company is now under recon- struction. Although I, the undersigned, has entered into the company as a reconstruction trustee this personal information about you will continue to be processed, however for new purposes, just as new personal information will also be collected as part of the administration of the Company's ongoing agreements. You therefore receive this privacy policy, in which we explain in more detail about the processing of personal data during the reconstruction period.
Abbreviations used in these privacy policies:
• GDPR: Regulation no. 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regu- lation)
• DPA: Danish act no. 502 of 23 May 2018 on supplementary provisions to regulation on the pro- tection of individuals with regard to the handling of personal data and the free movement of such data (the Danish Data Protection Act)
This privacy policy is continuously updated.
1. Personal data, purpose and legal basis
We collect and process personal data regarding debtors, including contact persons with the debtor, with which the Company has a contractual relationship. The personal data is used for the below stated pur- poses and legal basis:
Personal data | Purpose | Legal basis |
General personal data • Identification and contact in- formation (name, e-mail, ad- dress, telephone number) • Information regarding the contractual relationship, in- cluding correspondence con- cerning the goods or services and the Company’s receiva- bles and any disputes in this regard. • Payment information, includ- ing bank accounts and, if rel- evant, any failure to make payments. • In cases of tenancy: corre- spondence with tenants re- garding the rental agreement, including family-related in- formation, move-in and move-out rapports, rent-pay- ments and deposits, utility expenditures and other infor- mation regarding the house- hold that might be relevant for the tenancy. • Calculation and recovery of receivables including docu- mentation thereof. Civil Registration Number (CPR- no.) | • Contact to debtors in relation to the administration of the Company’s ongoing contrac- tual relationships. • Case handling as part of the reconstruction processing, in- cluding identification and col- lection of recievables. • Securing the Company’s in- terests in satisfying any claims, including through debt collection, legal proceed- ings, settlement negotiations, etc. • Sales of assets, including iden- tification, securing and reali- zation of assets, maintenance of operations and as well as preparation of reconstruction proposals and plan for either transfer of all or part of the Company, conclusion of agreements with the Compa- ny's creditors or winding up of the Company’s operations for the purpose of subsequent bankruptcy proceedings. • Research of whether voidable or actionable dispositions have been made and investi- gation of the Company’s af- fairs in general • Compliance with statutory obligations, e.g. registrations and reports to the Danish tax authorities | • The Company’s legitimate in- terests in case handling, and establishing, exercising, or defending legal claims pursu- ant to Articles 6(1)(f) and 9(2)(f) of GDPR pursuant to Sections 7, 8 and 11 of DPA. • The Company's performance of a contract to which the data subject is a party and legiti- mate interests in additional handling of the contractual relationship, collection of re- ceivables, etc. pursuant to Ar- ticles 6(1)(b) and 6(1)(f) of GDPR. • Processing relates to personal data which are manifestly made public by the data sub- ject and the Company has a legitimate interest in pro- cessing the data, pursuant to Articles 6(1)(f) and 9(2)(e) of GDPR • Compliance with legal obli- gations in the Danish Bank- ruptcy Act, Danish tax legis- lation, the Danish Accounting Act, executive order on su- pervision of bankruptcy es- tates, etc., pursuant to Arti- cles 6(1)(c), 9(2)(b) and 9(2)(f) of GDPR pursuant to Sections 7, 8 and 11 of DPA. • The reconstruction trustee’s compliance with of the Code of Conduct for the Danish Bar and Law Society pursuant to Articles 6(1)(c) and 6(1)(f) of GDPR pursuant to Section 12(1) of DPA. |
2. Sources
As part of the administration of the Company's ongoing agreements, we may, depending on the specific contractual relationship, collect personal data about you from others, e.g. other contracting parties in the contractual relationship, public authorities, utility companies, etc.
In most cases when we collect the personal data directly from you, you are giving us the data voluntarily or in order to be able to fulfill the terms of a contract with us or a third party or in order to pursue a legal claim. In some cases, you are obligated to provide us with certain personal data.
The consequence of not giving us the personal data may - depending on the specific circumstances - be that we cannot fulfill the above mentioned purposes, that we cannot comply with our obligations as reconstruction trustee etc., or that we are not able to comply with our obligations to public authorities.
3. Transfer of data to third parties
Depending on the circumstances, it is possible that the personal data might be passed on to third parties, if necessary, in order to comply with legal obligations or, as part of case handling. Personal data may for instance be passed on to the following recipients:
• Hafnia Law Firm LLP, who supports and assists with the management and the winding-up of the Company.
• The Bankruptcy Court, the Danish Debt Collection Agency, the Danish Tax Agency and the police pursuant to e.g., the rules of the Danish Bankruptcy Act and the Danish Companies Act.
• Other public authorities, including municipalities and the rent control board.
• External legal advisors, other attorneys and accountants assisting with handling of the Company
• Co-trustees
• Appointed reconstruction accountant
• Valuation advisors in connection with the valuation of assets
• In cases concerning tenancy it is possible that personal data might be passed on to property man- agement companies, property caretakers, utility companies, craftsmen, real estate agents, etc.
• Other third parties such as potential buyers of assets in the Company.
4. Transfer of data to data-processors
As a result of Hafnia Law Firm LLP’s support and assistance, personal data will be transferred to Hafnia Law Firm LLP’s data-processors, who among other things provides our IT-systems, including hosting, backup and support.
Depending on the specific case it might be necessary to use other data-processors such as suppliers of data rooms, property management companies, caretakers, ad hoc translators or external IT investiga- tors.
5. Transfer of personal data to third countries
We transfer personal data to third countries if this takes place in connection with the case work. In such cases, we ensure a transfer basis for instance in the form of i) EU-US Privacy Shield, or ii) the European
Commission’s standard contractual clauses etc. for data transfers to third countries whose security level is not deemed adequate by the European Commission, or iii) if the transfer is necessary in order to establish, exercise or defend legal claims.
6. Retention period
As a rule, we store personal data for 15 years after a case has been closed. This time limit has been fixed taking into account the statute of limitations’ rules on claims in connection with the case processing and the code of conduct for lawyers regarding the storage of personal data. Depending on the circumstances of the case we might store the information for a shorter or longer period, for example, if it pertains to legislative documents.
7. Your Rights
You have the following rights – on the terms and with the exceptions arising from national legislation,
such as lawyers’ duty of confidentiality:
• The right of access to the personal information which is being processed regarding you.
• The right to have incorrect or incomplete personal data about you changed.
• The right to have personal data deleted.
• The right to limit the handling of your personal data.
• The right to data portability when the electronic handling is based upon a contract or consent i.e., the right to be given the personal information that you have given Hafnia in a structured, com- monly used and machine-readable format, including the right to have your data transmitted to another data controller.
• The right to object to the handling of your personal data under the authority of public or legitimate interests.
You also have the right to make a complaint to the Danish Data Protection Agency, for this purpose see
the Danish Data Protection Agency’s website: xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
The Right to Raise an Objection
You have the right - for reasons relating to your particular situation - to object to the processing of personal data where the legal basis is public or legitimate interests, as stated above. Subsequently, the Company can no longer process your personal data unless the Company demonstrates weighty, legiti- mate reasons for the continued handling which exceed your interests, rights or freedoms, or the contin- ued processing is necessary for the establishment, exercise or defense of legal claims.
8. Contact information
If you have any questions regarding the processing of your personal data or exercising your rights, you are welcome to contact us at
Hafnia Law Firm LLP, Xxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx X, Xxxxxxx Danish Business number (CVR-nr): DK39186446