Databehandleraftale
Databehandleraftale
Mellem
Den dataansvarlige:
Brugeren på ShareOne
og
Databehandleren ShareOne DK ApS CVR 37979090
Xxxxxxxxxx 00
2300 København S Danmark
1 Indhold
2 Baggrund for databehandleraftalen 3
3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder 4
4 Databehandleren handler efter instruks 4
5 Fortrolighed 4
6 Behandlingssikkerhed 5
7 Anvendelse af underdatabehandlere 5
8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer 7
9 Bistand til den dataansvarlige 7
10 Underretning om brud på persondatasikkerheden 9
11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger 9
12 Tilsyn og revision 9
13 Parternes aftaler om andre forhold 10
14 Ikrafttræden og ophør 10
15 Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databehandleren 11
Bilag A Oplysninger om behandlingen 12
Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere 13
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 14
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 16
2 Baggrund for databehandleraftalen
1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når data- behandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysi- ske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordnin- gen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.
3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes ”hovedaftale”: ”Oprettelse af bruger på ShareOne.” Hovedaftalen er indgået ved oprettelse af bruger på ShareOne.
4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.
5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.
6. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehand- leraftalen.
7. Databehandleraftalens 0 indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af regi- strerede og varighed af behandlingen.
8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databe- handleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de even- tuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.
9. Databehandleraftalens Bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der fø- res tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
10. Databehandleraftalens Bilag D indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes ”hovedaftale”.
11. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.
12. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter data- beskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandle- ren.
3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder
1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangs- punkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af da- tabeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.
2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslut- ninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.
3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den be- handling, som databehandleren instrueres i at foretage.
4 Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter data- behandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelses- bestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5 Fortrolighed
1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til op- lysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.
2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til per- sonoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den data- ansvarlige.
3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplys- ninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.
4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de rele- vante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6 Behandlingssikkerhed
1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyt- telsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karak- ter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekni- ske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til dis- se risici.
2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan her- under bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester
c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplys- ninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektivite- ten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssik- kerhed
3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.
4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bi- lag D.
7 Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforord- ningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabe- handler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabe- handler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataan- svarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.
4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle un- derdatabehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.
5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.
6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en underda- tabehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gen- nem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstater- nes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabe- handleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehand- leraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som da- tabehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandler- aftale med tilhørende bilag.
7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den da- taansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mu- lighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og un- derdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvir- ker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den data- ansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.
9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver da- tabehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdata- behandlerens forpligtelser.
8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisatio- ner, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataan- svarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor rammerne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;
a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en inter- national organisation,
b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tred- jeland,
c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.
3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales Bilag C.
9 Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbin- delse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. den registreredes indsigtsret
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysnin- ger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering
2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvar- liges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyns- tagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandle- ren, jf. art 28, stk. 3, litra f.
Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstalt- ninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen
b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndighe- den (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usand- synligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske per- soners rettigheder eller frihedsrettigheder.
c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttel- se, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske per- soners rettigheder og frihedsrettigheder
e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, så- fremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen
3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale” el- ler af denne aftales bilag D.
10 Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandle- ren eller en eventuel underdatabehandler.
Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 2 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.
2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne
– bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:
a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at be- grænse dets mulige skadevirkninger
11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataan- svarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret fore- skriver opbevaring af personoplysningerne.
12 Tilsyn og revision
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandle- rens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådig- hed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales Bilag C.
3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales Bilag C.
4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gæl- dende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysi- ske faciliteter mod behørig legitimation.
13 Parternes aftaler om andre forhold
1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databe- handleraftalen vil fremgår af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales Bilag D.
2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes ”hoved- aftale” eller af denne aftales Bilag D.
14 Ikrafttræden og ophør
1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift heraf.
2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæs- sigheder i aftalen giver anledning hertil.
3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i for- bindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.
4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigel- sesvarsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.
5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller da- tabehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlin- gens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabe- handlere.
6. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige Navn: Brugerens navn
Stilling: Brugerens stilling
Dato: Dato er individuel Underskrift: Brugerens signatur
På vegne af databehandleren
Navn: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx
Stilling: Direktør og stifter
Dato: Dato er individuel Underskrift: Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx
15 Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databe- handleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter:
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kon- taktpersonen/kontaktpunktet.
Navn: | Brugerens navn | Xxxx: | Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx |
Stilling: | Brugerens stilling | Stilling: | Direktør og stifter |
Telefonnummer: | Brugerens telefonnr. | Telefonnummer: | 00000000 |
Email: | Brugerens email | Email: |
Bilag A Oplysninger om behandlingen
Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige er:
• At dataansvarlig kan anvende platformen xxx.XxxxxXxx.xx som ejes og administreres af databehandleren. Platformen bruges til at indsamle og behandle oplysninger på den enkelte bruger for at opretholde den bedst mulige oplevelse på platformen for brugeren.
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om:
• Databehandleren stiller xxx.XxxxxXxx.xx til rådighed for den dataansvarlige. Via plat- formen indhentes nødvendige oplysninger for at sikre brugerne den bedste oplevelse og sikkerhed. Alle informationer opbevares ved eksterne underdatabehandlere som er god- kendte underdatabehandlere og har sikkerheden i fokus.
Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:
• Navn
• Efternavn
• Mobilnr.
• Vejnavn
• Vejnr
• Postnr
• By
• Land
• Beskæftigelse
• Banknavn
• Regnr.
• Kontonr
• Kortoplysninger
Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:
• Juridiske personer der har haft en bruger på ShareOne - xxx.XxxxxXxx.xx
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbe- gyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:
• Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophaves af en af parterne.
Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere
B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabe- handlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte æn- dringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataan- svarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 1 måned før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give med- delelse herom til databehandleren inden 14 dage efter modtagelsen af underretningen. Den da- taansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.
B.2 Godkendte underdatabehandlere
Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgen- de underdatabehandlere:
Navn | CVR-nr | Adresse | Beskrivelse af behandling |
Hosting- Group IVS | 38149148 | Xxxxxxxxxx 0 X, 0000 Xxxxxxx | Opbevaring af persondata ved oprettelse af bruger (Udvidet sikkerhedspakke) |
Pensopay | 36410876 | Xxxxxxxxxx 00X, 0. Tv | Behandling af kortdata (Sikkerhedseksper- ter) |
Zendesk | 30801830 | Xxxxxxxxx 00 0, 0000 Xxxxx- havn K | Behandling af persondata til chatfunktion |
Mail- chimp | Uden- landsk selskab | The Rocket Sci- ence Group, LLC 000 Xxxxx xx Xxxx Xxx XX Xxxxx 0000 Xxxxxxx, XX 00000 XXX | Behandler mailinformation til udsendelse af informations- og nyhedsmails |
Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – an- vende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling and aftalt eller lade en anden underdatabehandler foretage den beskrevne behandling.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1 Behandlingens genstand/ instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
• Behandling af personoplysninger vidersendes til databehandlers underdatabehandlere. Personoplysninger samt andre data bruges udelukkende i et lukket system til at øge mu- lighederne for den enkelte bruger. ShareOne DK ApS vidergiver ikke informationer til en 3 part.
C.2 Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Databehandleren er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og orga- nisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.
Databehandleren og dets underdatabehandlere skal opretholde et højt sikkerhedsniveau i sine tjenester og produkter, speciielt hvor personoplusninger er til stede. Denne sikkerhed tilvejebrin- ges gennem teknisk, organisatoriske og fysiske sikkerhedsforanstaltninger som omfatter følgende:
1: Kontorer og anlægsfaciliter til underdatabehandlingen er beskyttet af upassende adgangskon- trol men kun autoriseret adgangskontrol.
2: Registrering af personale er på plads, hvor det findes hensigtsmæssigt
3: Antivirus, malwarechecker, detekterede rootkit installers og opdateres ofte
4: Serveradgang er kun tilladt for udvalgte medarbejdere hos databehandleres underdatabehand- ler
5: Personalet for både databehandler og underdatabehandler har kun adgang til udvalgte ting i forhold til deres rolle. Dette betyder at alle medarbejdere kun har adgang til nødvendige informa- tioner i forhold til medarbejderens arbejde
6: Krypteret forbindelse til enhver tid, hvis muligt 7: Kommunikation mellem ansatte er krypteret
Dataprocessoren opdaterer sikkerhedsforanstalgningerne i takt med de kommende trusler, og datahehandleren er berettiget til at træffe uderligere beslutninger om gennemførelse af tekniske og organitatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at opreholde et godt sikkerhedsniveau.
C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personlie data der er gemt i ShareOne´s eller underdatabehandleres systemer slettes eller ano- nymiseres indenfor rimelig tid, efter at dataansvarlig fuldsvarlig har opsagt sin hovedaftale med
ShareOne der omfatter brugen af produkter og tjenester. Data som lovligt skal opbevares af data- behandleren og derfor lovligt kan opbevares i regulering til de lovbestemte regler bliver opbeva- ret.
C.4 Lokalitet for behandling
Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forud- gående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:
Personlige data er hostede servere i Roubaix France, Danmark samt Falkenstein og Nürnberg Deutschland. Dataansvarlig tillader herved dataprocessoren at flytte data til en eller flere andre servere inden for EU, hvis dataprocessoren finder dette relevant, og det samme sikkerhedsniveau hvis ikke højere kan sikres.
C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Databehandleren skal kun have tilladelse til at behandle personoplysninger på dokumenterede instruktioner fra den dataansvarlige hvis der sker overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer medmindre behandling er påkrævet under EU eller Medlems- stats lovgigning som dataansvarlig er underlagt. I så fald skal databehandleren informerer dataan- svarlig om dette lovkrav inden forarbejdning medmindre denne lov forbyder sanne oplysninger om vigtige grunde af almen interesse jf. artikel 28, stk. 3 litra a.
Databehandleren skal derfor have tilladelse af dataansvarlig før vidergivelse af personoplysninger kan forekomme. Dataansvarlig vil dog aldrig blive forespurgt om vidergivelsen medmindre data- ansvarlgi finder flytningen hensigstmæssig i forhold f.eks. skalering af sikkerhedsniveauet.
C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor.”
C.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos underdatabehandleren, når der efter databehandlerens (eller den dataansvarliges) vurdering opstår et behov herfor.
Den dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurde- rer, at databehandlerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige til- strækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale.
Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelseslovgivningen og denne databehandleraftale.