Serviceaftaler

November 2021

Serviceaftaler

Indhold

1 Serviceaftale 2

1.1 Serviceaftale hierarki 2

1.1.1 Serviceaftale 3

1.1.2 Proces 3

1.1.3 Milepæle 4

1.1.4 Opgaver 4

2 Opsætning 5

3 Opret/redigér serviceaftaler 6

3.1 Eksempel på Serviceaftale 7

3.1.1 Serviceaftale 8

3.1.2 Proces 9

3.1.3 Milepæl 10

3.1.4 Opgaver 11

3.1.5 Opsummering 12

3.2 Tildeling af serviceaftale til kunder 12

3.3 Ændringer i serviceaftale skabelon 16

3.3.1 Redigér en serviceaftale skabelon 16

3.3.2 Ændring af tildelt serviceaftale på en kunde 16

3.4 Indbyggede perioder og deadlines 18

3.4.1 Skematisk oversigt over Arbejdstyper og tilhørende regler 19

3.5 Opsummering 21

1 Serviceaftale

En serviceaftale skal forstås som en aftale mellem revisor og kunde.

Aftalen går ud på at forventningsafstemme opgaven/opgaverne således, at det er synligt for begge parter, hvad der skal udføres for at nå frem til målet.

Målet kan f.eks. være:

 Indberetning af kvartalsmoms

 Indberetning af A-skat

 Udførelse af revision

 Indsendelse af årsrapport til Erhvervsstyrelsen.

En serviceaftale er således en opgave, som består af en række delopgaver. En serviceaftale kan eksempelvis være delt op i 30 delopgaver.

For at gøre det nemmere at overskue, så er der oprettet et hierarki for en serviceaftale. Det beskrives her under.

1.1 Serviceaftale hierarki

I Teamwork Plus er der som standard oprettet med en række standard serviceaftaler, som umiddelbart kan tages i brug. Det er også muligt at oprette egne serviceaftaler eller redigere de eksisterende.

Ens for alle serviceaftaler er at de er bygget op som vist nedenfor.

Eksempel:

1.1.1 Serviceaftale

Det er valgfrit, hvad serviceaftalerne hedder.

Eksisterende aftaler kan omdøbes til, hvad der passer til jeres firma. Nye serviceaftaler kan navngives efter eget ønske.

1.1.2 Proces

Processerne ligger fast.

Der er oprettet en række processer, såsom:

1. Bogføring

2. EU moms

3. Lønkørsel

4. Moms

5. Revision

6. Rådgivning

7. Skat

8. Årsafslutning, enkeltmand

9. Årsafslutning, selskaber

Processerne er oprettet i samarbejde med en række danske revisorer. Processerne indeholder information om lovgivningsmæssige deadlines.

F.eks. er det forud defineret deadlines for eksempelvis moms måned/kvartal/halvår

1.1.3 Milepæle

Det er en mulighed for at gruppere opgaverne i forskellige grupper, som kaldes Milepæle. Hver milepæl kan navngives som man har lyst.

Eksempel: I forbindelse med en Revisions-serviceaftale, så kan de indledende opgaver grupperes i en Milepæl, der hedder: ”Forberedelse af revision”.

For hver milepæl kan man angive et fasenavn:

1. Planlægning

2. Udførelse

3. Kvalitetssikring

4. Rapportering

5. Afsluttende opgaver

Meningen faser er, at kunne følge opgaverne på den enkelte kunde og også på tværs af kunder. Således kan der eksempelvis præsenteres en milepæl-liste, som viser, hvor langt man er på faseniveau. For eksempel at kunne vise om man er færdig med planlægningen for revisionskunderne.

1.1.4 Opgaver

På nederste niveau har vi den enkelt lille delopgave, såsom: ”Afstem debitorsaldoen” eller ”Send dokumenter til revisoren”. Meningen med disse opgaver er at være helt konkret og fortælle præcis hvad der skal udføres og i øvrigt også, hvem, der skal udføre det (kunde eller revisor).

En milepæl kunne for eksempel hedde: ”Planlægning af Årsregnskab”, så vil den formentlig bestå af konkrete delopgaver, som for eksempel: ”Gennemgå aftalebrev med kunden” og ”Fremsend materiale til revisoren”

Læg mærke til at de konkrete opgaver kan være både revisorens opgaver og kundens opgaver. Ideen er at man dermed for gjort opgaverne synlige for begge parter. Dermed vil forventningsafstemningen være optimal. Både revisor og kunde vil kunne se, hvilke opgaver, der skal udføres og med angivelse af en deadline på hver enkelt opgave.

2 Opsætning

For det første er det vigtigt at vide, at der findes en række standard Serviceaftaler. De findes under Indstillinger.

Under indstillinger er der en række grundlæggende opsætninger, hvor Serviceaftalerne er første punkt i menuen til venstre.

Serviceaftale skabelonerne kan betragtes som et udgangspunkt for at komme i gang med at oprette sine egne serviceaftaler.

Serviceaftale skabelonerne kan bruges som de er.

Det anbefales, at løbe dem igennem for at se om det stemmer overens med den hverdag, du i dit firma kender.

Tjek for eksempel:

 Navngivning af opgaver.

 Bør der tilføjes flere opgaver?

 Bør der fjernes opgaver?

 Er der deadlines, som bør ændes?

3 Opret/redigér serviceaftaler

Det er muligt at oprette/redigere serviceaftaler efter behov.

 Man kan vælge at redigere standard serviceaftaler.

 Man kan oprette sine egne standard serviceaftaler.

 Man kan også oprette særlige serviceaftaler med kunderne.

En serviceaftale kan være en aftale der løber år efter år. Det kan også være en ad hoc opgave, som kun løber til opgaven er afsluttet. Ad hoc opgaver kunne f.eks. være rådgivning i forbindelse med virksomhedsoverdragelse, generationsskifte, køb/salg af ejendom m.m.

Ideen er. at man kan knytte en serviceaftale på en kunde. Med andre ord; aftale med kunden, at vi udarbejder årsregnskab eller står for den månedlige bogføring og momsindberetning.

3.1 Eksempel på Serviceaftale

Med udgangspunkt i en eksisterende standard serviceaftale Erhvervsservice simpel beskrives opsætningen herunder.

Adgang til Serviceaftale skabeloner (standarder) findes under Indstillinger/Serviceaftale skabeloner.

En Serviceaftale med tilhørende processer, milepæle og opgaver kan illustreres som nedenfor.

3.1.1 Serviceaftale

Ved oprettelse af en serviceaftale skal man som udgangspunkt angive:

 Serviceaftale (navn på serviceaftalen)

 Beskrivelse – beskriv med få ord, hvad serviceaftalen indeholder.

 Område skal p.t. ikke udfyldes.

3.1.2 Proces

Til hver serviceaftale skal der tilføjes en eller flere processer. Opret en proces og angiv følgende info:

 Arbejdstype (vælg i en liste)

 Procesnavn (frit valg)

 Serviceområde (vælg i en liste)

 Deadline regel – anbefales at sætte en deadline, som rammer den typiske kunde.

Afhængigt af arbejdstype vil man kunne vælge en officiel deadline.

 Ekstern dokumentation (URL) – her angives evt. en sti (www) til et online dokument, hvor processen eventuelt er uddybet i detaljer.

Feltet skal betragtes som en mulighed for at give revisor en mulighed for at beskrive interne arbejdsgange i detaljer. Der er også mulighed for at henvise til en adresse hos SKAT eller Erhvervsstyrelsen eller, hvad der vil give mening. Feltet kan også efterlades tomt.

Bemærk:

 Valg af Arbejdstype er afgørende for, hvilke perioder og officielle deadlines, der kommer i spil.

 Opsætning af deadline regel er afgørende for, hvornår opgaven skal afsluttes og hvornår de enkelte delopgaver skal udføres for at komme i mål med opgaven til tiden.

3.1.3 Milepæl

Opret en eller flere underlæggende milepæle til hver proces. Start f.eks. med en milepæl, der angiver indledende opgaver.

 Milepæl navn (skriv kortfattet, hvad resultatet af milepælen er)

 Fasenavn (angiv en ud af de 5 faser)

 Tjekpunkt (bruges ikke p.t.)

 Ekstern dokumentation (URL) – angiv en online adresse, der peger på en beskrivelse eller detaljeret procesbeskrivelse. Samme funktion som under Proces i afsnittet ovenfor.

OBS:

Tjekpunkter er under udvikling.

3.1.4 Opgaver

Under hver milepæl skal man oprette en eller flere opgaver. Opgaverne er nederste niveau.

Vær derfor meget konkret med opgavens ordlyd, udføres af og ansvarlig m.v.

Udfyld følgende

 Opgave – angiv en helt konkret opgave (brug evt. bydeform)

 Udføres af – angiv om det er revisor eller kunde, der skal udføre opgaven.

 Ansvarlig for samarbejde – angiv en ansvarlig eller en faggruppe, som skal være ansvarlig for at opgaven bliver løst.

 Forfalden dato – angiv et forfaldstidspunkt for netop denne opgave.

Bemærk at man f.eks. kan sætte den i forhold til Næste opgave. Eksemplet nedenfor: 1 arbejdsdag inden næste opgave.

 Tjekpunkt bruges ikke p.t.

BEMÆRK:

Hvis opgaven skal udføres af Revisor, så vil det være muligt at afgøre om opgaven skal kunne ses af kunden eller ej. I eksemplet herunder er opgaven synlig for kunden.

OBS:

Tjekpunkt er under udvikling.

3.1.5 Opsummering

En serviceaftale er i bund og grund en meget detaljeret beskrivelse af processen fra start til slut. Det kan være et puslespil at få til at gå op. Hvem udfører hvad hvornår?

Derfor leveret Teamwork Plus med en række skabeloner, som udgør grundlaget for at komme hurtigt i gang med at bruge systemet og eventuelt danne sine egne serviceaftale skabeloner.

3.2 Tildeling af serviceaftale til kunder

For at komme i gang med at bruge serviceaftale skabelon på en kunde, så handler det om at:

 finde kunden i kundelisten

 åbne kundens

 gå til Serviceaftaler

 klikke på + Ny fra skabelon

Man bliver præsenteret for de eksisterende Serviceaftaler i systemet.

Når man har valgt en serviceaftale, så vil der åbnes en dialog med indstillinger, som man skal forholde sig til.

Der vil være indstillinger relateret til kunden. For eksempel kan man blive udsat for at udfylde regnskabsår, start kalenderår, momsperioder osv. Det vil alt sammen være afhængigt af, hvilken serviceaftale skabelon, der er valgt.

Næste dialog handler om, hvornår den nye serviceaftale skal træde i kraft. Der vil være udfyldt nogle forslag, som kan ændres før man klikker Næste.

I den næste dialog skal man tage stilling til, hvilke personer (kolleger), der har ansvaret for kunden og for de processer, der nu bliver tilføjet.

Næste dialog er egentlig bare en opsummering af, hvad der er valgt undervejs. Afslut med at klikke på Opret serviceaftale.

3.3 Ændringer i serviceaftale skabelon

Forestil dig, at man har 100 kunder, der har en bestemt serviceaftale.

Man redigerer sin serviceaftale skabelon - for eksempel tilføjer en ny opgave, som skal være gældende fremover.

Hvordan påvirker det de 100 kunder, der allerede har denne serviceaftale tilknyttet?

Ideen er at man som udgangspunkt kan rette serviceaftale skabelonen uden at det direkte påvirker de tilknyttede aftaler.

3.3.1 Redigér en serviceaftale skabelon

 Find en eksisterende serviceaftale skabelon.

 Ret skabelonen efter behov.

 Gem skabelonen som en kladde (dermed ikke anvendelig)

 Publisér skabelonen (skabelonen vil være anvendelig)

For hver gang man gemmer/publisérer sin skabelon, så bliver det gemt i skabelonens versionshistorie. Når man gemmer en ny publiseret version, så kan man med fordel tilføjet et par stikord, hvad der er ændret, idet det vil fremgå af historikken. Dermed er det nemmere at huske, hvad der er rettet på serviceaftalen.

Man kan vælge at hoppe tilbage til en tidligere version, hvis behovet skulle opstå.

3.3.2 Ændring af tildelt serviceaftale på en kunde

Når man har rettet en serviceaftale skabelon, så vil der sandsynligvis være kunder med eksisterende serviceaftaler, som stadig ikke har de nye rettelser.

Der er reelt to måder at løse det på.

Enten på hver eneste kunde eller via en masseopdatering.

Opdatere serviceaftale på en enkelt kunde

 Find en kunde.

 Gå til kundens Serviceaftaler.

Det vil fremgå at der er rettelser til serviceaftalen – orange markeringer.

Man kan vælge at Importere opdateringer – og få præsenteret, hvilke rettelser, der er sket.

Det vil være rimeligt tydeligt, hvad rettelserne handler om.

Hvis det er OK, så kan man vælge at klikke Opdatér – ellers Afbryd.

Reglen er at rettelserne slår igennem i den igangværende proces/periode. Rettelserne vil således IKKE slå igennem på afsluttede perioder.

For eksempel vil 2. kvartals momsperiode ikke blive påvirket, hvis er i gang med 3. kvartals moms.

Masseopdatering af serviceaftale

Man kan opdatere alle eller flere kunder med denne serviceaftale via en masseopdateringsfunktion.

 Gå til Serviceaftale listen (menuen ude til venstre).

 Markér de serviceaftaler man ønsker at opdatere

 Klik Opdatér

3.4 Indbyggede perioder og deadlines

For hver Arbejdstype er der indbygget perioder, deadlines og regler.

Herunder er der en oversigt, der kortfattet beskriver, hvilke perioder, deadlines og regler, der er kodet ind i Teamwork Plus.

Vær opmærksom på, at selvom der er officielle deadlines, så KAN man afvige fra dem og sætte sine egne deadlines FØR den officielle deadline. Det er lavet så man kan sprede sine deadlines ud på kunderne og dermed undgå at man på den sidste dag inden deadline står med en uoverskuelig mængde arbejde.

3.4.1 Skematisk oversigt over Arbejdstyper og tilhørende regler

Arbejdstyper	Lønkørsel	Rådgivning gentagende	Rådgivning efter Xxxxx
Kundetype	Firma	Alle typer	Alle typer
Periode	Måned 14 dage (udvikles)	Måned Kvartal Udvalgt periode	Udvalgt periode
Deadline	Brugerindstilling	Brugerindstilling	Brugerindstilling
Regler	Afhængig af lønsystem og overenskomst	Afhængigt af opgave	Afhængigt af opgave

Arbejdstyper	Moms	EU moms erklæring	One Stop Moms
Kundetype	Firma	Firma	Firma
Periode	Måned Kvartal Halvår (udvikles)	Måned	Kvartal
Deadline	Officielle	Officielle	Officielle
Regler	Måned: 25. i måneden efter perioden	25. i måneden efter perioden	20. i måneden efter perioden
	Kvartal: 1. dag i den 3. måned efter perioden
	Halvår: 1. dag i den 3. måned efter periode

Arbejdstyper	Lønsumsafgift	SKAT Årsopgørelse	SKAT Oplysningskema og Årsopgørelse
Kundetype	Firma	Private	Private, som ejer firma
Periode	Måned Kvartal År	År	År
Deadline	Officielle	Officielle	Officielle
Regler	Måned: 15. i måneden efter perioden Kvartal: 15 i måneden efter perioden	1. dag i den 5. måned efter skatteåret er slut	Den sidste dag i den 6. måned efter skatteåret er slut
	År: 15. august efter skatteåret er slut

Arbejdstyper	SKAT Selskaber	Skattebetaling	Bogføring
Kundetype	Firma	Juridiske enheder (selskaber og enkeltmandsfirmaer)	Firma
Periode	År	År	Måned Kvartal Halvår (udvikles) År Uge (udvikles) 14 dage (udvikles)
Deadline	Officielle	Officielle	Brugerindstilling
Regler	Hvis regnskabsåret slutter mellem 01.04 og 31.01: Sidste dag i den 6. måned efter regnskabsperioden.	1. rate forudbetalt skat: 20. marts i skatteåret. 2. rate forudbetalt skat: 20. november i skatteåret	Efter behov
	Hvis regnskabsåret slutter mellem 01.02 og 31.3: 1. august i året efter regnskabsperioden	3. rate (rest/slutskat): 20. november i året efter skatteåret.

Arbejdstyper	Årsafslutning	Sambeskatning	Udbytteskat
Kundetype	Firma	Juridisk enhed	Juridisk enhed
Periode	År	År	År
Deadline	Officielle	Officielle	Officielle
Regler	Personlig virksomhed: Sidste dag i den 6. måned efter skatteåret. Selskab: 8 dage efter underskrift af regnskab. Dog senest sidste dag i den 5. måned efter regnskabsåret.	Sidste dag i den 6. måned efter regnskabsåret	Generalforsamling afholdes senest den sidste dag i den 5. måned efter regnskabsperioden. Betales d. 10. i måneden efter godkendelsen (generalforsamlingen)

Arbejdstyper	Revision	Årlig	Månedlig
Kundetype	Firma	Alle typer	Alle typer
Periode	År	År	Måned
Deadline	Officielle	Brugerindstilling	Brugerindstilling
Regler	Generalforsamling afholdes senest den sidste dag i den 5. måned efter regnskabsperioden. Indsendes til ERST senest 8 dage efter generalforsamlingen	Efter behov	Efter behov

Arbejdstyper	Kvartalsvis	Ugentlig
Kundetype	Alle typer	Alle typer
Periode	Kvartal	Uge
Deadline	Brugerindstilling	Brugerindstilling
Regler	Efter behov	Efter behov

3.5 Opsummering

Xxxx ideen med at sætte de her Serviceaftaler op er kort fortalt:

 At kunne præcisere, hvad en ydelse består af.

 At kunne følge arbejdsprocessen fra start til slut.

 At kunne følge arbejdsprocessen på milepæl-niveau.

 At kunne dele arbejdsprocessen med kunden.

 At blive gjort opmærksom på deadlines undervejs.