EU-UDBUD
EU-UDBUD
2014/S 102-178210
Varer Offentligt udbud
På levering af Tavler og lærred til KomUdbud
Maj 2014
Indholdsfortegnelse
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet 4
1.4 Tildeling af konkrete ordrer 5
1.5 Indgåelse af rammeaftalen 5
2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet 7
2.7 Åbning af de indkomne tilbud 8
2.8 Vedståelsesfrist for tilbud 8
2.12 Tilbudsgivers forbehold 9
2.14 Ordregivers e-handelssystem 10
3.1 Kvalitetskrav til whiteboardtavler og glastavler 12
3.2 Kvalitetskrav til opslagstavler 12
3.3 Kvalitetskrav til lærred til film/projektor 12
3.4 Krav til Indeklima og Europæiske normer 12
§7 Tildeling af konkrete ordrer 15
§9 Levering og leveringsbetingelser 16
§18 Bonusudbetaling til tredjemand 21
§21 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer 21
§25 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring 23
§29 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure 23
§30 Ændring af produktsammensætning 24
§31 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen 24
§32 Ændringer i rammeaftalen 25
§33 Lovvalg og afgørelse af tvister 25
§35 Ekstraordinær opsigelse 25
6 Bilag 2 – Virksomhedsbeskrivelse 28
7 Bilag 3 – Tro og love erklæringer 29
11 Bilag 7 – Konsortieerklæring 34
12 Bilag 8 – Kommunespecifikke oplysninger 36
13 Bilag 9 – E-handelssystemspecifikke bilag 52
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet
Udbuddet vedrører levering af Tavler og Lærred til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver).
”KomUdbud” er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.
Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder:
• Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse).
• Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).
• Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen.
Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale.
Kommuner | Deltager | Deltager fra den: | |
Fredericia | X | 15-09-2014 | X |
Holstebro | X | 15-09-2014 | X |
Ikast-Brande | X | 15-09-2014 | X |
Kolding | X | 15-09-2014 | X |
Lemvig | X | 15-09-2014 | X |
Middelfart | X | 15-09-2014 | X |
Odense | X | 15-09-2014 | X |
Randers | X | 15-09-2014 | X |
Silkeborg | X | 15-09-2014 | X |
Svendborg | X | 15-09-2014 | X |
Sønderborg | X | 15-09-2014 | X |
Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af xxx.xxxxxxxx.xx.
Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (Bilag 8 – Kommunespecifikke oplysninger).
Heraf fremgår endvidere oplysninger om afvigelser fra udbudsmaterialet samt evt. senere starttidspunkt, for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E-handelssystemer.
KomUdbud ved Sønderborg Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.
Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud
Sønderborg Kommune
Xxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx
Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx – xxxx@xxxxxxxxxx.xx – 8872 5706 – 2790 5706 Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 2.5.
Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået én virksomhed for perioden 15-09-2014 – 14-09-2018.
Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter.
Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre cirka 1,8 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver.
Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er omregnet til vægte, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1, Tilbudsliste.
Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov.
Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3.
Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 – Rammeaftale.
1.4 Tildeling af konkrete ordrer
Tildeling af kontrakter i rammeaftalens løbetid sker i henhold til rammeaftalens §7 - Tildeling af konkrete ordrer.
I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel 4 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.
Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse.
Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen.
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (Udbudsdirektivet) og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Supplerende materiale som, prislister/varekataloger, skal dog kun fremsendes i ét fysisk eksemplar.
Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar.
Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang.
Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten bilag 1 udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale.
Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv.
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.
Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling.
2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, pr. e-mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx med emnet: "Spørgsmål – EU udbud 2014/S 102- 178210 – Tavler og Lærred” senest den 01-07-2014.
Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på xxx.XxxXxxxx.xx senest d.
08-07-2014.
Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.
Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud – Tavler og Lærred” og ”Må kun åbnes af Indkøbsafdelingen”. Forsendelsen skal være lukket.
Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest mandag den 14-07-2014 kl. 12.00 på følgende adresse: KomUdbud
Sønderborg Kommune
Gråsten Rådhus, Xxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx Att.: Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx
Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
2.7 Åbning af de indkomne tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
2.8 Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbuddet skal være gældende indtil 3 måneder efter tilbudsfristen.
Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen.
Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen.
Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode.
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes.
Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver.
Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt Bilag 7 – Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere.
De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse.
I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og den valgte tilbudsgiver på området.
Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag.
Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver.
Tilbud hvor alle grå felter i tilbudslisten ikke er udfyldt, vil blive afvist som ikke konditionsmæssige.
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet.
Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet.
Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. Bilag 8 – Kommunespecifikke oplysninger) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående.
Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.
Der må afviges +/- 5 cm på dimensioner. På tavler med specialmål må der afviges med +/- 10 cm. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i Bilag 5 – Aktindsigt angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.
Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt.
2.14 Ordregivers e-handelssystem
Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område. Medlemskommunerne anvender forskellige e- handelssystemer. Se mere i de e-handelssystem-specifikke bilag, Bilag 9 – E-handelssystemspecifikke bilag.
Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen.
Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.
Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet.
Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet.
Tilbudsgivers personlige forhold
• Virksomhedsoplysninger – udfyld Bilag 2 - Virksomhedsbeskrivelse
• Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale.
• Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen.
Økonomisk og finansiel formåen
• Tilbudsgiver skal have en gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 5 millioner. Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed inden kontraktindgåelse.
• Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal minimum være på DKK 500.000,00.
• Tilbudsgiver skal oplyse virksomhedens soliditetsgrad i det senest afsluttede regnskabsår. Soliditetsgraden skal minimum være 10 %.
• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet, som ovenfor i form af hhv. egenkapital på minimum DKK 500.000,00 og soliditetsgrad på minimum 10 % for det senest afsluttede regnskabsår. Dokumentation for råderet over andre enheders økonomiske formåen skal vedlægges tilbuddet.
Teknisk og/eller faglig formåen
• Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner.
Alle ovennævnte oplysninger bekræftes / oplyses i Tilbudslisten, bilag 1, på ”Udvælgelseskriterium” – fanen.
Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den for Ordregiver laveste pris. Varelinjernes og varegruppernes individuelle vægtning fremgår af tilbudslisten.
3.1 Kvalitetskrav til whiteboardtavler og glastavler
- Alle whiteboard tavler og mobile tavler skal være med stålkeramisk whiteboard overflade.
- Stålkeramiske tavler skal være modstandsdygtige overfor almindelig forekommende slag- og ridsepåvirkninger.
- Emaljen skal være glat og med lukket struktur, som gør tavlerne nemme at skrive på og rengøre.
- Tavlen skal kunne holde til intensivt brug.
- Tavlerne skal være egnet undervisningsbrug og må derfor ikke have reflekterende overflader som er generende for øjnene eller gør det svært at se skrift på tavlerne.
- Tavlerne skal kunne monteres direkte på væggen/alternativt med skjult ophængsbeslag.
- Whiteboardtavlerne skal være med aluminiumsramme og afrundede hjørner.
- Der skal tilbydes whiteboardtavler med overfladerne glans og halv mat.
- Prisen for tavlerne skal være den samme som angivet i tilbudslisten, uanset overfladevalg.
- Glastavler skal kunne leveres i farverne sort og hvid.
- Glastavlerne skal være syrebehandlet/materet således at de er egnet til undervisningsbrug samt ikke har generende og reflekterende overflade.
- Der skal medfølge pennehylder til tavlerne.
- Pennehylder skal kunne rekvireres efterfølgende som reservedel.
3.2 Kvalitetskrav til opslagstavler
- Opslagstavler skal være modstandsdygtige overfor almindelig forekommende slag- og ridsepåvirkninger.
- Opslagstavlerne skal kunne holde til intensivt brug.
- Opslagstavlerne skal kunne monteres direkte på væggen/alternativt med skjult ophængsbeslag.
- Der skal kunne leveres opslagstavler med afrundede aluminium kanter/hjørner.
- Der skal kunne leveres opslagstavler med flere typer overflader:
o Halvpanama 100 % bomuld
o Lysægte bomuld/hør
- Der skal være mulighed for at købe opslagstavler med skjult montering.
3.3 Kvalitetskrav til lærred til film/projektor
- Skal kunne leveres i alukassette, på selvruller og motoriseret.
- Skal kunne holde til intensivt brug.
- Skal være modstandsdygtige overfor almindelig forekommende slag- og ridsepåvirkninger.
- Skal leveres inklusiv alle beslag til ophæng.
- Skal kunne leveres med hvid dug.
3.4 Krav til Indeklima og Europæiske normer
- Tavler skal leve op til den europærisk norm for tavler EN14434 "Tavler til uddannelsesinstitutioner - ergonomiske, tekniske og sikkerhedsmæssige krav og deres prøvningsmetoder"
- Skal være indeklimamærket fra dansk indeklimamærkning xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxx/000 eller leve op til disse krav. Dette skal kunne dokumenteres.
- De nævnte produkter i tilbudslisten er størstedelen af de produkter der bruges af kommunerne. Der skal tilbydes en rabat på beslægtede produkter, der procentvis svarer til det, der er givet på de nævnte produkttyper. Tilbudsgiver angiver i tilbudslisten hvilken rabatsats der er gældende for produktgrupperne i tilbudslisten og øvrigt sortiment.
- De tilbudte priser skal være inkl. alle omkostninger og afgifter men ekskl. moms.
- Leverandøren er forpligtet til at emballere varen på en sådan måde, at der både tages miljøhensyn og sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber. Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering eller andre forhold i øvrigt, skal leverandør uden ugrundet ophold og uden omkostninger for ordreafgiver afhente varen og erstatte denne med en ubeskadiget vare.
- Såfremt produktet har en begrænset holdbarhed, skal dette fremgå af emballagen.
- Papemballage skal være fremstillet af genbrugsmaterialer. Der må ikke anvendes PVC, aluminium eller andre miljøskadelige plasttyper i nogen form for emballage. I øvrigt må der ikke anvendes unødvendig meget emballage ved produkternes pakning og distribution.
- Der skal tilbydes konsulentbistand og rådgivning. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog, om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Kontrakthaver skal kunne rådgive bestiller om korrekt produktvalg og størrelser ud fra behov, som eksempelvis kan være brug af whiteboardtavler til AV udstyr.
- Service og rådgivning er inkluderet i priserne og derfor uden beregning for ordregiver.
- Kontrakthaver skal kunne tilbyde montering af tavler. Montering er timeafregnet og skal ske til tilbudsgivers enhver tid bedste markedspris. Ordregiver skal inden bestilling oplyses om den endelige pris herom.
- Ved montering skal montøren tage emballagen retur.
- Der skal medfølge en monterings- og samle vejledning tilbudte produkter.
- Ingen af de tilbudte produkter og tilbehør må indeholde stoffer som er klassificeret som kræftfremkaldende, reproduktionsskadeligt, allergifremkaldende, meget giftigt, giftigt, eller på anden måde være sundhedsskadelige i henhold til klassificering og mærkning af kemiske stoffer og produkter.
- De tilbudte produkter skal leve op til danske/europæiske standarder og sikkerhedskrav f.eks. ISO standarder.
Rammeaftale vedr. levering af Tavler og Lærred ("Rammeaftalen")
Nærværende rammeaftale er indgået mellem
ORDREGIVER
Nedenstående medlemmer af KomUdbud:
Kommuner | Deltager |
Fredericia | X |
Holstebro | X |
Ikast-Brande | X |
Kolding | X |
Lemvig | X |
Middelfart | X |
Odense | X |
Randers | X |
Silkeborg | X |
Svendborg | X |
Sønderborg | X |
og
KONTRAKTHAVER
[Kontrakthavers navn]
[Adresse] [Postnr.] [By] [CVR]
Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. 2014/S 102- 178210
Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af:
A. Rammeaftalen
B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar
C. Udbudsbekendtgørelse
D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå]
E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå].
Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.
Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet.
I den udstrækning at indkøb af tavler og lærred er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) rammeaftale(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud.
Rammeaftalen er gældende fra den 15-09-2014 og er uopsigelig for begge parter indtil den 14-09-2018.
Der er ingen optioner på aftalen. Se § 4 rammeaftaleperiode.
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.
Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov.
På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse.
Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet.
Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk.
§7 Tildeling af konkrete ordrer
Ordrer afgives efter den enkelte institutions konkrete behov. Levering sker løbende efter ordre fra det enkelte forbrugssted.
Varebestillinger skal kunne afgives via ordregivers e-handelssystem, pr. e-mail, digital bestillingsformular, telefon, telefax, rekvisition, ved besøg eller ved brevbestilling.
Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer – skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.
Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via Ordregivers e-handelssystemer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.
§9 Levering og leveringsbetingelser
Varerne leveres frit på den aftalte leveringsadresse uden et fast minimumskøb og gebyr.
I forlængelse heraf, vil Udbyder loyalt og aktivt arbejde for, at indkøbene decentralt bliver kumuleret, således ordrestørrelserne bliver så store som muligt.
Levering skal ske inden for 5 arbejdsdage. Specialfremstillede eller tilpassede varer skal leveres efter nærmere aftale dog indenfor 3-6 uger.
Levering anses sket, når varen er leveret til aftalt tid, på rette adresse og på aftalt sted. Tilbudsgiver hæfter for leverancens økonomiske indhold, indtil modtageren har godkendt leverancen. Der skal leveres på anvist plads (umiddelbar indenfor hoveddør).
Leveringstidspunktet skal aftales med det enkelte forbrugssted. Leverandøren skal kontakte forbrugsstedet, såfremt leverancen er forsinket i forhold til det aftalte.
Der må ikke uden forudgående aftale leveres andre varer end de bestilte.
Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen.
Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel.
Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN- lokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer.
Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.
Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.
Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende.
I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen
OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement- OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument.
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.
Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
• Leverandørens CVR/SE-nummer
• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
• Pris pr. enhed eksklusiv moms
• Rekvirent hos ordregiver
• Rekvisitionsnummer
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.
Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.
CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.
Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog.
Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i
særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen.
Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier.
Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget.
Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.
For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser.
Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om ”Ændring af produktsammensætning” introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter.
Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris.
Priser angives altid med to decimaler.
Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01-09-2015, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i nettoprisindekset fra 01-09-2014 til 01-06- 2015. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Prisregulering på et eventuelt øvrigt sortiment skal følge samme perioder og efter nettoprisindekset.
Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.
Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100.
Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes.
Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 2 måneder før ikrafttræden.
Varsel om prisreguleringer skal sendes til tovholder, Sønderborg Kommune, Xxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx att: Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx eller til xxxx@xxxxxxxxxx.xx. Prisreguleringen træder først i kraft for alle deltagende kommuner når tovholder har godkendt prisreguleringen.
Sammen med varslet skal sendes et excel-ark, der udover de nye priser indeholder information om nye varer, udgåede varer og eventuelle erstatningsvarer.
Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til xxxx@xxxxxxxxxx.xx inden ændringens ikrafttræden, og kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt af ordregiver og gjort tilgængeligt i dennes e-handelssystem.
Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog - se §16 om e-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr.
Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.
Tilbuds- og kampagnepriser skal - medmindre andet er aftalt - uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Kontrakthaver opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter.
Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den.
30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf. §12
Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område, det vil sige at elektronisk ordreafgivelse via ordregivers e-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt krav for indgåelse af rammeaftalen.
I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver overfor den valgte tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. Herefter skal den valgte tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden.
E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af ordregiver definerede produkter. Med mindre andet er defineret af de enkelte medlemskommuner, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %.
De enkelte medlemskommuner kan vælge opdeling i flere e-kataloger.
§ 16.1 Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger
I udbudstidsplanen er der afsat 2 måneder fra tildeling af rammeaftalen til rammeaftalens ikrafttræden. Inden for denne periode skal e-katalog godkendes.
Senest 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb skal kontrakthaver:
• Fremsende excel-ark til Sønderborg Kommune indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos Sønderborg Kommune.
• Fremsende excel-ark til de enkelte medlemskommuner – eller efter aftale til Sønderborg Kommune – indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Den enkelte medlemskommune kan, såfremt dette måtte ønskes, vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.
Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.
Sønderborg Kommune og de enkelte medlemskommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel- arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark.
Når excel-arket er godkendt af Sønderborg Kommune (eller af den enkelte medlemskommune ved øvrige varer), skal kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til medlemskommunernes forskellige e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af medlemskommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter medlemskommunens anvisninger.
Medmindre andet er særskilt aftalt med de enkelte medlemskommuner, skal katalogformatet være OIOUBL.
Udover varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel- ark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse herunder mærkenavn/indhold - eks. kg. og stk. - pr. leveringsenhed/ krav til mål, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC- koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0
§ 16.2 Procedure ved ændringer i E-kataloger
E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte medlemskommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra den enkelte medlemskommune.
Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra medlemskommunen.
Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer
– med mindre andet er aftalt – samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord.
Til de e-handelssystemer, som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af kontrakthaver i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.
Såfremt der er medlemskommuner, der anvender omsætningsrelateret bonusstruktur fremgår dette af de kommunespecifikke bilag.
§18 Bonusudbetaling til tredjemand
Omsætningen som følge af denne rammeaftale med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
Kontrakthaver skal årligt udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen.
Der skal herudover på anmodning inden 30 dage leveres statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.). Statistikken skal kunne leveres for de enkelte medlemskommuner og for alle de deltagende medlemskommuner.
Statistikken skal på anmodning leveres for e-ordrer genereret i ordregivers e-handelsystem og andre bestillingsmetoder.
Statistikken skal udarbejdes i et af ordregiver udleveret Excel regneark og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.
Kontrakthaver leverer på ordregivers anmodning statistik i Excel for samhandel ud over nærværende rammeaftale.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af aftalen, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere.
Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen.
§21 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer
Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra ordregiver.
Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.
Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.
Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.
Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående
virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.
Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed.
Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf.
Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen.
Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve rammeaftalen helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.
Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.
Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler.
Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger.
Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter ordregivers valg.
Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning.
Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.
Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler.
Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.
Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.
§25 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring
Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale.
Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller kontrakthavers skadevoldende adfærd.
Kontrakthaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. udbudsmaterialets pkt. 2.16. Kontrakthaver skal i hele kontraktperioden på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. Forsikringen skal vedlægges tilbuddet jf. pkt. 2.16.
I henhold til Købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år.
Hvor intet andet er andet er anført, gælder Købelovens reklamations og ansvarsregler. Ved enhver mangel ved stålkeramiske tavler yder kontrakthaver 25 års garanti.
Såfremt der ved rammeaftalens ikrafttræden ikke foreligger et godkendt e-katalog, jf. §16 E-handel og §
16.1 Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger, skal kontrakthaver betale en bod på kr. 1000 pr. kalenderdag pr. berørt medlemskommune, indtil godkendt katalog foreligger. Dette gælder ikke, såfremt ordregiver er årsag til problemet.
Såfremt e-katalog ikke løbende opdateres efter tovholders anvisning i hele kontraktperioden, skal kontrakthaver betale en bod på kr. 1000 pr. kalenderdag pr. berørt medlemskommune, indtil godkendt katalog foreligger. Dette gælder ikke, såfremt ordregiver er årsag til problemet.
Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen.
Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.
§29 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure
I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.
Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende).
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
• Årsagen til force majeure situationen
• Forventet varighed af force majeure situationen
• Indsats fra kontrakthavers side for at genoptage leveringen.
Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.
§30 Ændring af produktsammensætning
Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet.
Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde substituerer tilbudte produkter udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i rammeaftalens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers institutioner mv. disse produkter.
Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.
§31 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen
Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.
Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.
Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed.
Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden part, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages.
Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem.
Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb.
Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter.
§33 Lovvalg og afgørelse af tvister
Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret.
Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.
Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds.
Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende rammeaftale såvel på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden.
Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.
Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for udbud, Konkurrence – og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at rammeaftalen helt eller delvis erklæres for ”uden virkning”, er ordregiver berettiget til med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige rammeaftalen for fremtiden.
Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes.
Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m.
På ordregivers forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for ordregiver, fremskaffe den dokumentation, ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet.
Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende.
Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.
Rammeaftalen underskrives af Sønderborg Kommune. Hver enkelt medlemskommune, underskriver et særskilt underskriftsbilag og forpligter sig derved som ordregiver på rammeaftalen.
Dato: Dato:
Ordregiver Kontrakthaver
Tilbudslisten ligger særskilt som et regneark på Tovholders hjemmeside.
6 Bilag 2 – Virksomhedsbeskrivelse
Tilbudsgivers navn | |
Adresse | |
CVR | |
Bank | |
Revisor | |
Selskabsmodel og ejerforhold | |
Grundlagt | |
Virksomhedsform | |
Ejerkreds | |
Forsikringsselskab | |
Navn på tegningsberettigede | |
Kontaktperson i forbindelse med udbuddet Mail og telefonnummer | |
Det bekræftes, at tilbuddet vedstås indtil 90 dage efter tilbudsfristen. |
Virksomhedens navn og adresse
Dato og underskrift
7 Bilag 3 – Tro og love erklæringer
Ubetalt, forfalden gæld til det offentlige
I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede virksomhed hermed på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.
Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt på tro og love, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.
Udelukkelse jf. Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, samt stk.2, litra a-c og e-f.
1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes enhver tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde:
a) medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens § 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens § 81, nr. 3 (eller deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA),
b) overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens § 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens § 299, nr. 2 (eller bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA),
c) overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens § 289 a (eller svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser), eller
d) overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens § 290 (eller hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge).
2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør:
a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning
b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning
c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed
e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land
f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land
Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde.
Virksomhedens navn og adresse
Dato og underskrift
Referencer oplyses i Tilbudslisten, bilag 1, på ”Udvælgelseskriterium” – fanen.
I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor.
Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.
Undtages: | Begrundelse: |
Bemærk, det er i sidste ende ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en sag om aktindsigt.
Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 01-07-2014
Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål den 08-07-2014
Sidste frist for modtagelse af tilbud den 14-07-2014 kl. 12.00 Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 29
Stand still periode 10 dage
Forventet kontraktunderskrivelse uge 31-32
Aftalens ikrafttræden den 15-09-2014
Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt.
11 Bilag 7 – Konsortieerklæring
Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt
(Konsortiets navn)
og består af
(virksomhed 1) (virksomhed 2)
(virksomhed 3) (virksomhed 4)
Undertegnede konsortiedeltagere erklærer, at følgende virksomhed
(Navn)
I alle forhold mellem konsortiet og de deltagende medlemskommuner, som konsortiet forpligter sig over for, vil få fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Undertegnede konsortium-deltagere erklærer herved, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, såfremt konsortiet tildeles rammeaftalen.
Virksomhed 1 | |
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver: | |
Underskrift og dato: | |
Virksomhed 2 | |
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver: | |
Underskrift og dato: | |
Virksomhed 3 | |
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver : | |
Underskrift og dato: |
Virksomhed 4 | |
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver: | |
Underskrift og dato: | |
12 Bilag 8 – Kommunespecifikke oplysninger
Sønderborg Kommune |
Den aftaleansvarlige i kommunen: |
Navn: Xxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx, Fællesstaben, Økonomi – Finans & Indkøb |
Adresse: Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx Xxxxxxx |
Telefonnummer: 00 00 00 00 (00 00 00 00) |
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Sønderborg Kommune deltager ikke i standardstørrelser på whiteboardtavler og opslagstavler samt flipovers, da vi er aftaledækket på dette område. Sønderborg Kommune deltager på de øvrige produktområder. Sønderborgs omsætning forventes at udgøre ca. 40.000 kr./året af den samlede omsætning. Sønderborg Kommune ønsker bl.a. med henvisning til ILO konvention nr. 94 vedr. løn- og ansættelsesforhold at sikre gode vilkår for medarbejderne hos kommunens kontraktsparter samt evt. underleverandører. Desuden ønsker Sønderborg Kommune at gøre både det offentlige og det private arbejdsmarked mere rummeligt ved anvendelse af sociale klausuler. Det samme forventes af kommunens kontraktsparter. |
Bonusstrukturer: Ingen |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Sønderborg Kommune har et befolkningstal på ca. 76.600 borgere. Sønderborg Kommune har ca. 315 afdelinger, institutioner m.m. som anvender kommunens indkøbsaftaler. |
E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Ja, ved udgangen af 2014. Vi anvender Prisme i øjeblikket. |
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Kolding Kommune |
Den aftaleansvarlige i kommunen: |
Navn: Xxxxxxxxx Xxxxxx |
Adresse: Xxxxxxxx 0 |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Nej |
Bonusstrukturer: Der anvendes ingen form for bonus, der skal faktureres til laveste nettopris. |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: |
E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej, der anvendes Prisme. |
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Svendborg Kommune |
Den aftaleansvarlige i kommunen: |
Navn: Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx |
Adresse: Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Nej |
Bonusstrukturer: Ingen |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle Svendborg kommunens institutioner og afdelinger, se xxx.xxxxxxxxx.xx |
E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej, der anvendes Truelink |
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxx Xxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Silkeborg Kommune |
Den aftaleansvarlige i kommunen: |
Navn: Xxxxx Xxxxxxxxxxx |
Adresse: Xxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Nej |
Bonusstrukturer: Ingen |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle Silkeborg kommunens institutioner og afdelinger |
E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej |
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxx XxxxxxxXxxxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Ikast-Brande Kommune |
Den aftaleansvarlige i kommunen: |
Navn: Xxxxx Xxxxxxx |
Adresse: Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Nej Det er et krav at sortimentet kan e-handles via kommunens eget e-handelssystem TrueLink |
Bonusstrukturer: Der anvendes ingen form for bonus, der skal faktureres til laveste nettopris. |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle kommunens institutioner er omfattet af aftalen. Selvejende enheder er IKKE omfattet af aftalen. |
E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej |
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxx Xxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: Xxxxx Xxxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Holstebro Kommune |
Den aftaleansvarlige i kommunen: |
Navn: Xxxxx Xxxxxxx |
Adresse: Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: |
Bonusstrukturer: Ved aftaleindgåelse med Holstebro Kommune pålægges priserne 2 % som pr. 1. februar hvert år, udbetales til Indkøbskontoret. Bonus udbetales af den totale omsætning, der har været med Holstebro Kommune i det pågældende år, med den valgte leverandør. |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: |
E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej |
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Lemvig Kommune |
Den aftaleansvarlige i kommunen: |
Navn: Xxxx Xxxxxx Xxxx |
Adresse: Økonomi og HR, Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx |
Telefonnummer: 00 00 00 00 |
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Ingen. |
Bonusstrukturer: Lemvig Kommunes aftalepriser pålægges 2,04 %, således at der hvert år udbetales 2 % af den totale omsætning på aftalen til Lemvig Kommunes Indkøbskontor ved overførsel til kommunens bankkonto. Omsætningsstatistik/bonusberegning fremsendes samtidig pr. mail til den aftaleansvarlige. |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner, inkl. selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. |
E-handelssystem: P.t. intet E-handelssystem. |
E-handelsansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Odense Kommune |
Den aftaleansvarlige i kommunen: |
Navn: Xxxxxx Xxxxxx |
Adresse: Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx X |
Telefonnummer: 00000000 |
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: - Odense Kommune deltager ikke på whiteboard tavler i standardstørrelser. - Kontrakts krav: Arbejdsklausul vedr. sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Odense Kommune. - Kontrakts krav: Sociale klausuler (Krav om beskæftigelse af langtidsledige mv.), Odense Kommune. |
Bonusstrukturer: Odense Kommune anvender ikke ordninger med bonus/gebyrer på det udbudte område. Og accepterer ikke gebyrer i forbindelse med elektronisk fakturering. |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Aftalen omfatter ud over kommunens egne institutioner som udgangspunkt også selvejende institutioner med kommunale tilskud i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster. Øvrige afdelinger og selskaber der kan benytte aftalen på option: - SamAqua A/S, og heriblandt koncernforbundne selskaber |
E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej Kommunen anvender indkøbssystemet Truelink. Specifikke krav til elektronisk samhandel – herunder indhold af elektroniske kataloger – fremgår af Odense Kommunes hjemmeside under Udbud. |
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxx Xxxx Xxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Leverandøren forpligtiger sig til at sikre at de ansatte, som Leverandøren og eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelsesforhold der ikke er mindre gunstige løn- og ansættelsesforhold end dem der gælder på den egn hvor arbejdet udføres – jf. ILO konvention nr. 94.
Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Odense Kommune
Forpligtelsen
1.1. Krav til medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation
Alle medarbejdere skal inden 4 uger efter arbejdets påbegyndelse have modtaget et ansættelsesbevis samt orienteres, af Leverandøren, om egnens gældende løn- og arbejdsvilkår. Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Medarbejdere skal på forlangende kunne dokumentere deres identitet ved fremvisning af billedlegitimation.
1.2 Krav til ophold på arbejdspladsen, orientering om underleverandører samt krav til skiltning Odense Kommune skal inden kontraktens opstart, skriftligt orienteres om, hvilke underleverandører Leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, ved angivelse af navn og XXX.xx./XXX.xx.
Leverandøren skal endvidere på bygge-, drifts-, statusmøder eller lignende oplyse Odense Kommune om, hvilke underleverandører, der befinder sig på arbejdspladsen i en forud defineret periode samt eventuelt hvilket arbejde, de udfører.
Odense Kommune kan evt. stille konkrete krav til, at Leverandøren skilter med, hvilke virksomheder, der udfører arbejde på arbejdspladsen ved angivelse af navn og XXX.xx./XXX.xx.
Leverandøren er til enhver tid underlagt Odense Kommunes instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen. Odense Kommune forbeholder sig med dette krav retten til at kunne udstikke instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen. Eksempler herpå kan være regler omkring uønsket ophold på arbejdspladsen, forbud mod overnatning på byggepladsen mv.
1.3. Krav om registrering af udenlandske tjenesteydere
Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at såfremt Leverandøren eller dennes underleverandører har anmeldelsespligt til RUT-registret, overholder deres forpligtigelse og på eget initiativ, sender en kvittering for anmeldelsen til Odense Kommune straks efter anmeldelsen.
Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen
Der skelnes i nærværende arbejdsklausul mellem krav til dokumentation og krav til redegørelse.
2.1. Dokumentation
Leverandøren har bevisbyrden for at forpligtelsen jf. klausulens afsnit. 1 er overholdt, og Odense Kommune kan på forlangende kræve at se dokumentation for Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf. Odense Kommune kan kræve dokumentation direkte fra Leverandørens eller dennes underleverandørers medarbejdere.
Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, E-indkomstkvittering lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser samt den referenceramme Leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan Odense Kommune i den konkrete sag anmode Leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter.
2.2. Redegørelse
Såfremt Odense Kommune har en mistanke om overtrædelse, skal Leverandøren efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Parterne har endvidere pligt til egenhændigt at orientere hinanden, ved mistanke om manglende overholdelse af arbejdsklausulen.
Leverandøren skal som minimum redegøre for, under hvilke forhold og/eller metoder de tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der indgår til opfyldelsen af Kontrakten, er fremstillet. Odense Kommune kan i den konkrete sag anmode Leverandøren om at uddybe andre relevante forhold.
2.3. Frister
Dokumentationen skal være Odense Kommune i hænde senest 10 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Redegørelsen skal være Odense Kommune i hænde senest 20 arbejdsdage efter påkravets modtagelse.
2.4 Videregivelse af dokumentation
Kommunen kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen, jf. afsnit 2.1 til SKAT eller Arbejdstilsynet, såfremt videregivelsen vurderes at være af væsentlig betydning for myndighedernes virksomhed.
Kommunen kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen, jf. afsnit 2.1 til politiet, såfremt der er mistanke om et begået strafbart forhold.
3. Sanktion for manglende overholdelse af forpligtelsen
Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelser af Arbejdsklausulen vil altid berettige Odense Kommune til at ophæve kontrakten helt eller delvist.
Ifalder Leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde kontrakten.
3.1. Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse til klausulens afsnit 1.
Odense Kommune er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra Leverandørens eller underleverandørers ansatte.
Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulens afsnit 1. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til 10.000 kr. pr. dag, indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.
3.2. Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse af klausulens afsnit 2
Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulens afsnit 2. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til 2.000 kr. pr. dag indtil Leverandøren har imødekommet Odense Kommunes påkrav. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.
4. Kontrolbesøg
Odense Kommune eller dennes stedfortræder vil i kontraktens løbetid løbende kunne foretage uanmeldte kontrolbesøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af Arbejdsklausulen.
Krav om beskæftigelse af langtidsledige/ støttet beskæftigelse i forbindelse med udførelsen af rammeaftalen
Tilbudsgiver forpligter sig ved underskrivelse af rammeaftalen med Odense Kommune til at overholde aftalens forpligtelser til at beskæftige et antal langtidsledige eller personer i støttet beskæftigelse, til løsning af opgaver knyttet til leverancen af ydelser der følger af denne rammeaftale.
Definition på støttet beskæftigelse: Fleksjob, seniorjobber, personer ansat med løntilskud, (ej virksomhedspraktik).
Definition på langtidsledig: Sammenlagt 9 måneders ledighed. Klausulen skal betragtes som et mindstekrav.
Hvis en leverandør omsætter for fx 6 mio. kr. under rammeaftalen i perioden fra (1.4.2014 til 1. 4.2015), så er leverandøren forpligtet til at nyansætte 1 langtidsledigledig / person i støttet beskæftigelse.
Leverandøren er forpligtet til at foretage en vurdering af den realiserede omsætning for perioden senest 1.5.2015. Borgeren skal være påbegyndt i beskæftigelse senest 1. august.
Krav til leverandøren i forbindelse med sociale klausuler skal stå i forhold til de leverede ydelsers omfang. Eftersom der ikke kan garanteres mindstekøb under rammeaftalerne, stilles krav om efterlevelse af denne sociale klausul i et omfang svarende til den af leverandøren realiserede omsætning under rammeaftalen.
Beskæftigelsesforpligtelsen afgøres ud fra nedenstående omsætningsintervaller:
• 0 - 5 mio. kr. = Krav om beskæftigelse af en 0 langtidsledige/personer i støttet beskæftigelse
• >5 mio. kr. – 10 mio. kr. = Krav om beskæftigelse af en 1 langtidsledig /person i støttet beskæftigelse
• >10 mio. kr. – 15 mio. kr. = Krav om beskæftigelse af yderligere en 1 langtidsledig/person i støttet beskæftigelse
• >15 – 20 mio. kr. = Krav om beskæftigelse af yderligere en 1 langtidsledig / person i støttet beskæftigelse
Leverandøren skal sikre, at hver gang ovenstående beløbsgrænser passeres/skønnes opfyldt beskæftiges mindst det antal langtidsledige/personer i støttet beskæftigelse (svarende til 1924 arbejdstimer inkl. ferie, sygdom, mv.), som fremgår af ovenstående punktopstilling.
Odense Kommune vil årligt, dvs. første gang d. 1.4.2015 på baggrund af leverandørens omsætning tage stilling til dette i forbindelse med evalueringsmøde. Indberetninger fortsætter indtil rammeaftalens udløb. Der skal fremsendes dokumentation for ansættelse til Odense Kommune i form af kopi af ansættelseskontrakten mellem leverandøren og borgeren, inden borgeren starter i beskæftigelse.
Indberetning skal ske til Xxxxxx Xxxxxxx på e-mail-adressen: xxxxx@xxxxxx.xx Den sociale klausul træder i kraft sammen med rammeaftalen.
Leverandørens forpligtelser
• De ansatte lagtidsledige eller personer i støttet beskæftigelse, skal have de rette kvalifikationer og opfylde kravene som er opstillet af Ordregiver, for at kunne løse opgaven.
• Leverandøren kan ikke opfylde sin forpligtelse til at foretage ansættelser ved at overføre personer, som ved kontraktens indgåelse er ansat hos Leverandøren, til den udbudte arbejdsopgave.
• Såfremt Leverandøren ellers må afskedige medarbejdere, kan Leverandøren overføre medarbejdere til at varetage den udbudte arbejdsopgave, selv om det kan betyde, at kravet om ansættelse af langtidsledige eller personer i støttet beskæftigelse, ikke kan opfyldes.
• Leverandøren kan rette henvendelse til et Jobcenter og anmode om at få formidlet sådanne arbejdstagere. Arbejdsmarkeds Centret Odense kan bruges som rekrutteringskanal til ansættelse af medarbejdere inden for kontrakten - langtidsledig/støttet beskæftigelse. Hvis Leverandøren ikke kan få formidlet arbejdstagere, er Leverandøren berettiget til at besætte stillingen på normale betingelser.
• Leverandøren skal på Ordregivers anmodning dokumentere, at kravet om ansættelse opfyldes.
• Leverandøren skal give meddelelse til Ordregiver, hvis en stilling, som skal besættes på særlige vilkår, ikke har kunnet besættes i en periode på mere end 8 uger.
Misligholdelse fra Leverandørens side
• Hvis Leverandøren ikke overholder pligten til at give meddelelse om manglende besættelse af stillinger eller til at dokumentere, at kravet om ansættelserne er opfyldt, betragtes dette som misligholdelse af kontrakten.
• Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt Leverandørens manglende ansættelser kan Ordregiver forlange en uddybende redegørelse fra Leverandøren.
• Hvis Ordregiver fortsat finder Leverandørens handling uberettiget, kan Ordregiver meddele dette til Leverandøren med tilkendegivelse af, at manglende besættelse af stillinger vil blive betragtet som misligholdelse af kontrakten.
• Sker der fortsat misligholdelse fra Leverandørens side, kan Ordregiver hæve kontrakten.
Randers Kommune |
Den aftaleansvarlige i kommunen: |
Navn: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx |
Adresse: Laksetorvet, Randers C |
Telefonnummer: 00000000 |
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Mærkning i e-kataloger på varelinjeniveau: OIO UBL formatet indeholder et felt til mærkning af aftaletype på varelinjeniveau. Der eksisterer 4 mærke muligheder; (obl)igatorisk, (friv)illig, (kamp)agne og (tilb)udsliste. Leverandøren skal kunne påføre alle disse mærkninger på varelinjeniveau i det fremsendte e-kataloget til Randers Kommune. |
Bonusstrukturer: Nej |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner under Randers Kommune er omfattet af nærværende aftale. |
E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej. Randers Kommune anvender Prisme. |
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx |
Telefonnummer: 00000000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Fredericia Kommune |
Den aftaleansvarlige i kommunen: |
Navn: Xxx Xxxxxx |
Adresse: Goxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: E-handel: Vi skal have 2 kataloger. 1 som kun indeholder tilbudslisten (obligatorisk) og 1 for evt. øvrige sortiment. |
Bonusstrukturer: Nej |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle afdelinger og institutioner under Fredericia Kommune er omfattet af nærværende aftale. |
E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Nej, anvender KMD Opus |
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxx Xxxxxxxxxxxx Fard |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Middelfart Kommune |
Den aftaleansvarlige i kommunen: |
Navn: Xxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx |
Adresse: Øxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Nej |
Bonusstrukturer: Der anvendes ingen form for bonus, der skal faktureres til laveste nettopris. |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: |
E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: Middelfart Kommune anvender Prisme. Det er et krav at e-kataloget skal indeholde Udbudsoprindelseskoder. |
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: Xxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
13 Bilag 9 – E-handelssystemspecifikke bilag
Se de vedhæftede pdf filer.
Systemspecifikt bilag 9 – Opus Systemspecifikt bilag 9 – Prisme Systemspecifikt bilag 9 – Rakat Systemspecifikt bilag 9 – TrueTrade