Honoraraftale for bestyrelsen i Harboøre Digelag af 2015
Honoraraftale for bestyrelsen i Harboøre Digelag af 2015
Vederlag/godtgørelse til bestyrelsesmedlemmer:
Alle bestyrelsesmedlemmer kan efter statens takster for frivilligt ulønnede modtage op til kr. 2.350 pr år (2016 niveau) til dækning af telefon og internet. Beløbet deles med 12, og kan kun udbetales for de måneder, hvor man har været medlem af bestyrelsen. Beløbet er skattefrit. Man er som bestyrelsesmedlem ikke forpligtet til at modtage noget.
Kontorholdsudgifter:
Formand og kasserer kan fra digelaget modtage en skattefri godtgørelse for administrative omkostninger til for eksempel kontorartikler og porto. Beløbet udgør 1.400 kr. pr. år (2016 niveau).
De øvrige bestyrelsesmedlemmers udgifter til kontorhold afholdes af digelaget og godtgøres efter regning. Formand og kasserer kan vælge at få godtgørelse efter regning i stedet for den skattefri godtgørelse.
Kørselsgodtgørelse:
Der udbetales kørselsgodtgørelse efter statens regler ved dokumenteret og med bestyrelsen aftalt kørsel for digelaget. Disse takster reguleres en gang årligt efter statens takst. Kørsel udbetaltes efter Statens højeste skattefrie takst.
Mødediæter m.v.:
Der udbetales mødediæter for deltagelse i bestyrelsesmøder eller møder med offentlige myndigheder m.fl. Diæten udgør 500 kr. pr. møde. Beløbet er skattepligtigt som b-indkomst.
Det er forudsat, at digelaget afholder rimelige udgifter til eventuel fortæring ved bestyrelsesmøder, samt møder i øvrigt. Bestyrelsen kan afholde rimelige udgifter til f.eks. repræsentation.
Godtgørelse af dokumenterede udgifter:
Andre udgifter betales på grundlag af dokumenterede udgifter. På bilaget noteres, hvad pengene er brugt til.
FORRETNINGORDEN FOR HARBOØRE DIGELAG AF 2015
§ 1. Forretningsordenens hjemmel.
1.1 Forretningsordenen er godkendt af generalforsamling den 16. april 2016 jævnfør § 13 i vedtægterne. Generalforsamlingen er digelagets øverste myndighed. Bestyrelsen er digelagets øverste myndighed mellem generalforsamlingerne.
§ 2. Konstituering af bestyrelsen.
2.1 Umiddelbart efter afholdelse af en ordinær generalforsamling eller en ekstraordinær generalforsamling, hvorunder der er sket ændringer i bestyrelsens sammensætning afholder bestyrelsen konstituerende møde.
2.2 Bestyrelsen vælger selv sin formand, jævnfør vedtægtens § 12, og fordeler arbejdet blandt sine medlemmer.
2.3 Formand og næstformand vælges efter vedtægternes § 11a. Stk. 3 og Stk.4, en kasserer, en referent samt en webmaster.
§ 3. Rammer for bestyrelsesmøder.
3.1 Bestyrelsen fastsætter selv hvor og hvornår der afholdes møder.
3.2 Formanden kan indkalde til bestyrelsesmøder, når han skønner det nødvendigt. Herudover kan bestyrelsen indkaldes efter behov af formanden på begæring af foreningens revisor eller to øvrige medlemmer af bestyrelsen.
3.3 Bestyrelsen behandler og træffer afgørelse i alle sager, der efter digelagets forhold er af usædvanlig art eller størrelse.
§ 4. Indkaldelse af møder.
4.1 Formanden, eller ved dennes forfald næstformanden, indkalder til møderne.
4.2 Indkaldelserne, der skal indeholde tid og sted for møderne, skal normalt ske med mindst 14 dages varsel. Varslet kan dog nedsættes, såfremt særlige forhold gør det nødvendigt.
Der fremsendes forslag til dagsorden sammen med indkaldelsen. Materiale, som ønskes behandlet på et kommende bestyrelsesmøde, skal være formanden i hænde senest 7 dage før bestyrelsesmødet. Endelig dagsorden med nødvendige bilag fremsendes senest 2 dage før mødet.
4.3 Så vidt muligt, berammes på hvert bestyrelsesmøde det næste møde. Indkaldelse til møderne finder sted med almindelig post eller e-mail.
§ 5. Ledelse af møderne.
5.1 Formanden leder møderne. I tilfælde af formandens eventuelle fravær ledes møderne af næstformanden.
5.2 Bestyrelsen fører protokol over forhandlingerne / beslutningerne på bestyrelsesmøder jævnfør vedtægtens § 12, stk.3. Et eksemplar af referatet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer snarest muligt og senest 8 dage efter mødets afholdelse. Bestyrelsesmedlemmerne kan herefter kommentere referatet i 8 dage, hvorefter referatet er godkendt.
5.3 Efter referatets godkendelse offentliggøres referater og andet på digelagets hjemmeside. Bestyrelsen kan beslutte at visse dokumenter er fortrolige.
§ 6. Beslutningsdygtighed.
6.1 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmerne er til stede.
6.2 Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal jævnfør vedtægternes § 12, stk.2.
6.3 I tilfælde af stemmelighed falder et givet forslag, der herefter igen kan behandles på et bestyrelsesmøde hvor bestyrelsen er fuldtallig.
6.4 Et bestyrelsesmedlem kan fremkomme med en mindretalsudtalelse på bestyrelsesmødet og få denne indskrevet i referatet.
§ 7. Nedsættelse af udvalg.
7.1 Til hjælp for bestyrelsen kan denne vedtage at nedsætte udvalg, til løsning af særlige opgaver. Et sådant udvalg afgiver indstilling til bestyrelsen, der er ansvarlig for alle beslutninger der efterfølgende træffes på grundlag af udvalgets arbejde.
§ 8. Bestyrelsens behandling og beslutning af sager mellem to bestyrelsesmøder
8.1 Sager kan rundsendes til behandling og beslutning, når det drejer sig om sager, som har været på bestyrelsens dagsorden eller nye sager som dog maksimum har en økonomisk forpligtelse for foreningen på op til kr.10.000. En enig bestyrelse kan dispensere fra disse krav.
8.2 Bestyrelsen har 8 dage til at kommentere rundsendte sager fra formanden. Bestyrelsesmedlemmer opfordres til i det omfang det skønnes relevant at rundsende kommentarer til de andre bestyrelsesmedlemmer.
8.3 Efter udløbet af de 8 dage opsummerer formanden de indkomne kommentarer og rundsender det endelige dokument med de indkomne kommentarer, hvormed sagen er afsluttet. Sådanne beslutninger skal efterfølgende altid indgå i punktet "orientering fra formanden" på førstkommende bestyrelsesmøde.
8.4 Formanden skal informere bestyrelsen om alle væsentlige forhold vedrørende digelaget. Bestyrelsen informeres løbende om de væsentligste beslutninger, der træffes af formanden, så som referater fra møder, høringssvar, væsentlig brevveksling, ansøgninger m.v.
§ 9. Bestyrelsens pligter med hensyn til digelagets ledelse.
9.1 Jævnfør vedtægternes § 5. stk. 1 er bestyrelsen ansvarlig for den daglige drift og vedligeholdelse af lagets anlæg.
9.2 Bestyrelsen kan, jævnfør vedtægtens § 5, stk. 2 indgå aftaler og kontrakter angående digelagets daglige drift og tilsyn hermed.
§ 10. Kontrol med bogføring.
10.1 Bestyrelsen skal påse at bogføringen sker forsvarligt. Dette sker fortrinsvis via foreningens revisor. Kassereren kan efter anmodning levere information til bestyrelsen om kassebeholdning m.v.
10.2 Digelaget tegnes af formanden i forening med et bestyrelsesmedlem typisk kassereren.
§ 11. Regningsgodkendelse.
11.1 Den praktiske godkendelse af digelagets udgifter foregår på følgende måde: Bestyrelsen, eller det af bestyrelsesmedlemmerne der har afgivet ordre på en vare eller ydelse, har ansvaret for at påse at en given vare eller ydelse er leveret, og indstiller herefter bilaget til godkendelse hos kassereren, som foranlediger betaling.
Formanden, (og i dennes fravær næstformanden) har selvstændig bemyndigelse til at godkende udgifter og anvise fakturaer til betaling på et beløb på op til kr. 15.000.
Det forudsættes at formand eller næstformand, sammen med kassereren har underskrevet alle bilag.
§ 12. Formandens beretning, årsregnskab og forslag til budget.
12.1 Årsberetning udarbejdes af formanden og drøftes med bestyrelsen inden fremlæggelse på årets generalforsamling.
12.2 Årsregnskabet udarbejdes af kassereren til efterfølgende behandling på et bestyrelsesmøde og herefter fremsendelse til digelagets revisor inden hvert års 1. marts, jævnfør vedtægtens
§16, stk. 1. Revisor tilbagesender regnskabet med påtegning senest d. 31. marts samme år, jævnfør § 16, stk. 2.
12.3 Årsregnskabet fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen inden hvert års 30. april jævnfør vedtægterne § 8, stk.2.
12.4 Blandt andet på grundlag af regnskabet og de forventede udgifter i det kommende år, udarbejder bestyrelsen et forslag til budget. Dette forslag skal fremsendes til Lemvig kommune inden hvert års 1. august.
Det sikres, at generalforsamlingen orienteres om et budgetforslag eller et forventet budgetforslag. Ved eventuel lånoptagelse skal det søges sikret, at generalforsamlingen er orienteret forud for en større lånoptagelse.
§ 13. Bestyrelseshonorarer
13.1 Deltagelse i arbejdet i bestyrelsen honoreres i forhold til de udpegede opgaver. Arbejdsopgaver tilknyttet de forskellige poster er anført i honoraraftalen. Der er udarbejdet en særskilt opgørelse og aftale omkring honorarer og kørselsgodtgørelse, se særskilte bilag. Størrelse og omfang af honorarer drøftes en gang årligt i bestyrelsen, og aftalen tilrettes. Aftalen indstilles til godkendelse hvert år på generalforsamlingen.
§ 14. Forhold til omverdenen
14.1 Digelagets formand repræsenterer digelaget udadtil. Formanden, og eller næstformanden, vil sammen med kassereren i en række sammenhænge være foreningens ansigt udadtil.
§ 15. Bestyrelsens tavshedspligt
15.1 Bestyrelsen kan beslutte at enkelte punkter kan være belagt med tavshedspligt, i henhold til persondataloven.
§ 16. Inhabilitet
16.1 Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i bestyrelsens drøftelser eller afstemninger om spørgsmål om aftaler mellem digelaget og ham/hende selv. Et bestyrelsesmedlem må ej heller deltage i forhandlinger eller afstemning om foreningens søgsmål mod ham/hende selv, eller om aftale mellem digelaget og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis han/hun har en væsentlig interesse deri, der kan være stridende mod digelaget.
16.2 Et bestyrelsesmedlem er forpligtet til af egen drift at give oplysning om sin eventuelle inhabilitet.
16.3 Opstår der tvivl om et bestyrelsesmedlems habilitet, er det pågældende medlem forpligtet til enten ikke at deltage i drøftelsen og afstemningen af det pågældende forhold eller besvare alle de oplysninger, som bestyrelsen måtte kræve for at træffe afgørelse i spørgsmål om inhabiliteten
§ 17. Ændringer i forretningsordenen
17.1 Ændringer i forretningsordenen kan foretages af generalforsamlingen/en ekstraordinær generalforsamling, på grundlag af forslag fra bestyrelsen.
Forretningsorden vedtaget den 16. april 2016