Vedtægtsændringer for Lokalhistorisk Samvirke for Haderslev Kommune

Vedtægtsændringer for Lokalhistorisk Samvirke for Haderslev Kommune

Gældende vedtægter - 2008	Xxx vedtægter 2015/16
	§ 1. Navn Arkivsamvirkets navn er: Lokalhistorisk Samvirke for Haderslev Kommune.
§ 1 Formål Lokalhistorisk Samvirkes formål er at: - fungere som samarbejdsforum for de lokalhistoriske arkiver i Haderslev Kommune - koordinere det lokalhistoriske arbejde i samarbejde med Historisk Arkiv for Haderslev Kommune - fordele de økonomiske midler, der af Haderslev Kommune og andre stilles til rådighed for de lokalhistoriske arkiver	§ 2. Formål stk. 1. At fungere som de lokalhistoriske arkivers forhandlingspart over for Haderslev Kommune vedr. lokaleforhold og økonomiske forhold samt andre forhold af fælles interesse for de lokalhistoriske arkiver i Haderslev Kommune. stk. 2. At fordele midler, fra Haderslev Kommune, via medlemsbidrag og/eller evt. af andre er stillet til rådighed til fælles lokalhistoriske aktiviteter. stk. 3. At iværksætte andre former for initiativer, der kan fremme interessen for lokalhistorie i Haderslev Kommune. stk. 4. At koordinere arkivernes indkøb og brug af specialudstyr. stk. 5. At medvirke til uddannelse af arkivernes medarbejdere.
§ 2 Medlemmer af Lokalhistorisk Samvirke Som medlem af Lokalhistorisk Samvirke optages lokalhistoriske arkiver indenfor Haderslev Kommune. Lokalhistorisk Samvirke tegner medlemskab af Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA) for medlemmer af Lokalhistorisk Samvirke.		§ 3. Medlemmer stk. 1. Medlemmer af arkivsamvirket er arkiver (ved arkiver forstås foreningsdrevne arkiver, selvejende institutioner) indenfor Haderslev kommune, der opfylder følgende betingelser: a) Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, fotografier, film, lyd, trykt materiale og andre data af ikke offentlig oprindelse med tilknytning til dækningsområdets borgere, foreninger, virksomheder m.v. i fortid og nutid. b) Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje og dets forbliven som sådan garanteres. c) Arkivet stiller det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler i arkivloven for tilgængelighed, samt fremmer kendskabet til og interessen for dækningsområdets historie. d) Arkivet skal registrere dets samlinger i Arkibas. e) Det indsamlede materiale opbevares betryggende, således at det ikke forsvinder ved tyveri eller opbevares i lokaler, hvor der er risiko for, at materialerne nedbrydes som følge af fugt, ild eller gnavere. f) Arkivets dækningsområde må ikke overlappe andre lokalhistoriske arkivers dækningsområder. g) Arkivet ledes af en arkivleder, der har ansvaret for arkivets almindelige drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse. h) Arkivet skal have faste åbningstider. i) Arkivet skal være medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver. stk. 2. Optagelse af nye medlemmer sker på årsmødet i efteråret. Forinden har bestyrelsen kontrolleret og godkendt, at ansøgeren opfylder betingelserne i § 3, stk. 1.

	stk. 3. Som ekstraordinært medlem kan optages foreninger og museer, der indsamler arkivalier m.v. indenfor et fagligt/emnemæssigt område. Foreningen/museet skal være hjemmehørende i Haderslev Kommune og være optaget som ekstraordinært medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver. stk. 4. Ved opløsning af et arkiv overdrages arkivalier, fotografier, film, lyd, trykt materiale og andre data til Historisk Arkiv for Haderslev Kommune. Historisk Arkiv undersøger mulighederne for, at arkivalierne m.v. kan sikres i lokalområde ved overdragelse til et andet af arkivsamvirkets arkiver efter forudgående aftale.
§ 3 Arkiverne og indsamlingsområder
Stk. 1 Oprettelse af arkiver
Der kan oprettes et lokalhistorisk arkiv i hvert sogn eller for flere sogne under ét arkiv. Såfremt der endnu ikke er oprettet et lokalhistorisk arkiv i	Udgået i vedtægterne fra 2015
et sogn, opbevares indsamlet materiale i Historisk Arkiv for
Haderslev Kommune eller i et andet arkiv efter aftale, indtil
et arkiv oprettes i sognet. Materialet tilgår derefter dette
arkiv, med mindre andet er bestemt ved modtagelsen af
arkivet. Stk. 2 Indsamlingsområder
De lokalhistoriske Arkiver indsamler, registrerer, opbevarer
og formidler lokalhistorisk arkivmaterialer af privat proveniens, erindringsmateriale, fotos, kort m.v., der hører	Se § 3, stk. 1
til det pågældende arkivs område.
Såfremt et arkiv modtager materiale, der ikke hører til dets
dækningsområde, afleveres dette til det arkiv, materialet
henhører under. I tvivlstilfælde kan arkiverne via Historisk
Arkiv afklare, hvor et givet arkivmateriale endeligt skal
opbevares. Historisk Arkiv for Haderslev Kommune er offentligt arkiv (§-
7 arkiv iht. Arkivloven). Derfor afleveres alt kommunalt
arkivmateriale hertil.
Stk. 3 Nedlæggelse af arkiver
For de lokalhistoriske arkiver der nedlægges gælder, at de
midler og inventar, der er modtaget fra Lokalhistorisk	Se § 3, stk. 4
Samvirke, skal overgå til samvirket.
Ved nedlæggelsen tilgår arkivalier og andet historisk
materiale Historisk Arkiv for Haderslev Kommune. Historisk
Arkiv kan i samråd med et andet lokalhistorisk arkiv
beslutte at materialerne tilgår dette.
§ 4 Vedtægter for arkiver
De lokalhistoriske arkiver har til formål at:
- indsamle arkivmaterialer af privat proveniens, der giver et alsidigt billede af lokalsamfundets historie	Se § 3, stk. 4
- opbevare det indsamlede materiale på betryggende måde
- registrere det indsamlede materiale i ARKIBAS, så
registreringen bliver tilgængeligt for alle borgere i
kommunen
- stille det indsamlede materiale til rådighed for alle
interesserede i en offentligt annonceret åbningstid

- overholde de lovpligtige tilgængelighedsbestemmelser og de tilgængelighedsbestemmelser, der er aftalt med giveren Det skal i de lokalhistoriske foreningers og arkivernes vedtægter fremgå, at de indsamlede arkivalier og materialer betragtes som offentlig eje, og at deres forbliven som offentlig eje sikres.
§ 5 Årsmøder Der afholdes to årsmøder i henholdsvis april og november, hvor fordelingen af midler vedtages. Årsregnskab godkendes på årsmødet i april. Der vælges på årsmødet i april to revisorer.	§ 4. Halvårsmøder stk. 1. Samvirket holder ordinære møder mindst 2 gange om året, nemlig hvert forår og hvert efterår. stk. 2.1. På efterårsmødet, der afholdes senest 1. december, fremlægges forslag til fordeling af det ordinære kommunale tilskud. Til brug for udarbejdelse af et fordelingsforslag indsender arkivsamvirkets medlemmer budgetønsker senest den 15. oktober. stk. 2.2. Dagsordenen på efterårsmødet har som minimum følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Godkendelse af dagsorden 4. Orientering om principper for det kommende budget 5. Forslag til medlemsbidrag 6. Fordeling af tilskud til arkivsamvirkets medlemmer 7. Valg af kasserer (I ulige år) 8. Valg af to bilagskontrollanter og en bilagskontrolantsuppleant (på valg hvert år) 9. Indkomne forslag 10. Evt. stk. 3.1. På forårsmødet, som afholdes senest den 31. marts, fremlægges beretning og revideret regnskab for det forgangne kalenderår til godkendelse. stk. 3.2 Dagsordenen på forårsmødet har som minimum følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Valg af referent 3. Godkendelse af dagsorden 4. Godkendelse af årsberetning 5. Godkendelse af regnskab 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer (to i lige år, en i ulige år) 7. Valg af suppleant til bestyrelsen (på valg hvert år) 8. Indkomne forslag 9. Evt. stk. 4 Hvert arkiv har en stemmeberettiget repræsentant på årsmøderne. stk. 5. Indkaldelse til årsmøderne skal ske skriftligt senest tre uger før afholdelse af dem. Årsmøderne er også åbent for øvrige arkivmedarbejdere. stk. 6. Forslag til årsmøderne skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før årsmødet. stk. 7. Der kan indkaldes til ekstraordinært årsmøde, hvis 1/3 af medlemsarkiverne skriftligt indgiver ønske herom eller på bestyrelsens foranledning. Ekstraordinært møde indkaldes skriftligt med tre ugers varsel.
§ 5 Bestyrelse

	stk. 1. Bestyrelsen består af fem medlemmer: tre ordinære og en kasserer, der er årsmødevalgt samt arkivchef for Historisk Arkiv for Haderslev Kommune, der er født medlem. stk. 2. Bestyrelsesmedlemmerne og kassereren vælges for to år ad gangen. stk. 3. Valgbar til bestyrelsen er personer, der er tilknyttet et ordinært medlemsarkiv og fungerer som aktiv medarbejder, leder eller bestyrelsesmedlem. stk. 4. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og sekretær efter forårsmødet. stk. 5. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er mødt frem. stk. 6. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. stk. 7. Bestyrelsen har kompetence til at forhandle med Haderslev Kommune vedrørende de enkelte arkivers lokale- og økonomiske forhold samt andre forhold af fælles interesse for de lokalhistoriske arkiver. Bestyrelsen sikrer, at dette sker i samarbejde med det berørte arkiv. stk. 8. Kontakt til Haderslev Kommune vedrørende lokale- og økonomiske forhold samt andre forhold, som har fælles interesse for de lokalhistoriske arkiver, skal ske via arkivsamvirkets bestyrelse.
§ 6 Sekretariat Historisk Arkiv for Haderslev Kommune er sekretariat for Lokalhistorisk Samvirke	Se § 8, stk. 2
§ 7 Økonomi Stk. 1. Fordeling Årsmødet beslutter hvorledes de bevilgede midler skal anvendes Lokalhistorisk Samvirke hæfter alene for gæld med sin formue Stk. 2. Ansøgning om støtte Der kan søges støtte til udgifter ved indsamling, registrering og opbevaring. Derudover kan der søges underskudsgaranti til udgivelse af lokalhistoriske publikationer, dog ikke til årsskrifter. Der ydes ikke tilskud til de lokalhistoriske arkivers almindelige drift, dvs. husleje, varme, el mv. De arkiver der modtager tilskud eller underskudsgaranti skal ved regnskabsårets udgang indsende et regnskab for anvendelse af de tildelte midler.	§ 6. Økonomi stk. 1. Bestyrelsen orienterer på efterårsmødet om budgettet og fremlægger forslag til medlemsbidrag. stk. 2. Arkivsamvirket tegnes af to bestyrelsesmedlemmer. stk. 3. Arkivsamvirket hæfter alene for gæld med sin formue. Stk. 4. Kassereren fører regnskab over de midler, som arkivsamvirket disponerer over i fællesskab. Regnskabet revideres hvert år af to valgte revisorer og sendes efter arkivsamvirkets godkendelse til Haderslev Kommune.
	§ 7. Fordeling af tilskudsbeløb stk. 1. Tilskud fra Haderslev Kommune skal gå til: Forsikring af samlingerne og inventar, kontingent til Sammenslutningen af Lokalhistoriske Arkiv, kommunelicens til Arkibas og arkivmaterialer. Der gives ikke tilskud til huslejeudgifter med mindre Haderslev Kommune har tilført samvirket midler til dette. stk. 2. Der kan af samvirkets midler ikke ydes tilskud til foreningsaktiviteter, som f.eks. foredrag, udflugter, årsskrifter m.v., men der kan søges om tilskud til aktiviteter, der direkte vedrører arkivernes indsamling, registrering, pakning og opbevaring. stk. 3. Der kan ikke ydes tilskud til medlemsarkivernes evt. samlinger af genstande.

Stk. 3. Indkøb af materialer Historisk Arkiv for Haderslev Kommune står for indkøb af materialer til registrering og opbevaring samt fordeler disse materialer i overensstemmelse med Lokalhistorisk Samvirkes beslutninger.	stk. 4. De arkiver, der har modtaget tilskud fra arkivsamvirket, indsender ved årets udgang et regnskab for anvendelsen af de tildelte midler til kassereren.
	§ 8. Fælles indkøb af materialer stk. 1. Arkivsamvirket kan foretage fællesindkøb til medlemmerne. stk. 2. Arkivmaterialer – arkivkasser, læg, blyanter m.m. udleveres til medlemmerne af Historisk Arkiv for Haderslev Kommune. Samvirket modtager efterfølgende en regning på materialerne.
§ 8 Regnskab for Lokalhistorisk Samvirke Sekretariatet fører regnskab over anvendelsen af de midler, Lokalhistorisk Samvirke disponerer over. Regnskabet revideres af to af Lokalhistorisk Samvirke valgte revisorer og fremsendes efter godkendelse til Haderslev Kommune.		Se § 6, stk. 4
§ 9 Registraturer indsendes til Historisk Arkiv for Haderslev Kommune En kopi af de lokalhistoriske arkivers indkomstjournal samt øvrige registraturer opbevares på Historiske Arkiv for Haderslev Kommune. Arkivchefen for Historisk Arkiv for Haderslev Kommune drager omsorg for udarbejdelse af fælles registraturer og publicering heraf.
§ 8 Vedtægtsændring Ændring i vedtægterne kræver beslutning fra 2/3 af samtlige medlemmer af Lokalhistorisk Samvirke. Ændrede vedtægter fremsendes til Haderslev Kommune til orientering.	§ 9. Ændring af vedtægter stk. I. Ændringer af vedtægterne kan kun ske på et årsmøde og skal efterfølgende godkendes af Haderslev Kommune. stk. 2. Ændringer i vedtægterne kræver beslutning af et flertal af de fremmødte medlemmer.
	§ 10. Opløsning af arkivsamvirket stk. 1. Opløsning af arkivsamvirket kan ske ved et kvalificeret flertal på to på hinanden følgende årsmøder. stk. 2. Ved arkivsamvirkets opløsning skal en evt. formue anvendes til lokalhistorisk arbejde i Haderslev Kommune. stk. 3. Årsmødet tager stilling til formuens anvendelse efter indstilling fra bestyrelsen. stk. 4. Ved arkivsamvirkets opløsning afleveres arkivsamvirkets arkiv til Historisk Arkiv for Haderslev Kommune.
Vedtaget på Lokalhistorisk Samvirkes årsmøde den 15. 11 2008	Vedtaget den 17. november 2015.