Servicekatalog
Servicekatalog
Fordeling af ansvar i samarbejdet mellem kunder og Københavns Ejendomme og Indkøb (KEID)
1. oktober 2021
Overordnet princip
Servicekataloget over kerneydelser fra KEID beskriver ansvarsfordelingen mellem vores kunder og KEID som forudsætning for, at vi kan levere det aflalte serviceniveau. Service- kataloget forholder sig til, hvilket serviceniveau kunden får leveret og ikke til, hvordan servicen bliver leveret.
Servicekataloget fungerer som et kommunikations- og samarbejdsredskab. Med kata- loget vil vi etablere en fælles forståelse af serviceniveauet, prioriteter og ansvar, i og med, at der defineres et serviceniveau for de opgaver, som vi udfører for kunden. Aflalen rum- mer ca. 80 % af de arbejdsopgaver, som vi udfører for kunden.
Servicekataloget skal hjælpe med at understøtte den dialogprægede samarbejdsform, der allerede er mellem os og kunderne.
Servicekatalogets juridiske status
Servicekataloget er ikke en aflale i retlig forstand, da den ikke er indgået mellem to selv- stændige juridiske enheder. Servicekataloget skal betragtes som en hensigtserklæring, som begge parter forpligter sig til at følge.
Indhold
Klik på emnet –
og hop direkte til teksten!
Indgåelse af lejekontrakt for kommunale lejemål 2
Indgåelse af lejekontrakt for ledige lokaler i det private marked (tredjemandslejemål) 3
Ombygning og ændret anvendelse af lejemål 5
Ombygning af kommunale lejemål 5
Ombygning af tredjemandslejemål 6
Ændringer i anvendelsen af tredjemandslejemål 6
AЫoldelse af indflytningssyn i et kommunalt lejemål 7
Huslejeopkrævning i kommunale lejemål 8
Regulering af huslejen i kommunale lejemål 9
Opkrævning af forbrugs- og driflsudgifler i kommunale lejemål 9
Endelig afregning og regulering af acontobetalinger i kommunale lejemål 10
Huslejeopkrævning i tredjemandslejemål 10
Regulering af huslejen i tredjemandslejemål 11
Opsigelse af et kommunalt lejemål og aЫoldelse af fraflytningssyn 12
Opsigelse af tredjemandslejemål 13
Klik på emnet –
og hop direkte til teksten!
Drifl – sikring af, at huset fungerer 15
Administration af database til energiregistrering 16
Affaldshåndtering – Renovation for kommunale lejemål 17
Udførelse af aЫjælpende vedligeholdelse 19
AЫjælpning efler indbrud, hærværk og ekstremt vejr 20
Planlægning og udførelse af vedligeholdelse 22
Prioritering af vedligeholdelsesindsats 22
Udførelse af vedligeholdelsesprojekter 23
Administration af energimærkeordningen 24
Energioptimering og energirådgivning 26
Central Energiovervågning og driflssupport 26
Central styring af tekniske anlæg på mindre og store ejendomme 26
Tegninger, stamdata og selvbetjening 28
Rekvirering af tegningsmateriale 28
Adgang til stamdata på ejendomme og bygninger 29
Information til rådighed på Ejendomsportalen 29
Helpdesk til indmelding af sager 30
Klik på emnet –
og hop direkte til teksten!
Indgåelse af lejekontrakt for private lejemål 33
Ombygning og ændret anvendelse af lejemål 33
Opsigelse af lejemålet og aЫoldelse af fraflytningssyn 34
Særlige ejendomsrettigheder 36
Tilkøbsydelser på ejendomsserviceområdet 38
Tilkøbsydelser indenfor rengøring og pleje af udendørsarealer 38
Tilkøbsydelser indenfor Facility Management 38
Uddannelses- og beskæfligelsesklausuler 42
Lokalisering af nye lejemål
Lokalisering af lejemål, bestillingsskema, indgåelse
af lejekontrakt for kommunale lejemål og i det private marked (3.mandslejemål)
Henvendelser fra kunder om lokalisering af nye lejemål rettes altid til Team Ejendoms- optimering. Henvendelsen sendes samtidig CC til KEID. Det gælder også, hvis der er tale om udvidelse af et eksisterende lejemål, eller nybyggeri.
Team Ejendomsoptimering vurderer henvendelsen fra kunden. Hvis henvendelse drejer sig om andet end policy (porteføljestrategi) giver Team Ejendomsoptimering ansvaret videre for implementering til KEID. Når en sag om lokalisering videregives til os, kontakter vi kunden for at aflale det videre forløb.
Inden kunden henvender sig om lokalisering, skal der udfyldes et bestillingsskema, som fås hos Team Ejendomsoptimering. Henvendelsen fra kunden indeholder desuden en behovsafdækning fx på baggrund af kapacitetsplanlægning. Team Ejendomsoptimering og KEID deltager gerne i løbende dialog med kunden om behovsafklaringer, udfyldning af bestillingsskema m.v.
DET GØR KUNDEN
Kunden udfylder bestillingsskema, der fremsendes til Team Ejendomsoptimering med CC til KEID. Bestillingsskemaet kan fås ved at sende en mail til Team Ejendoms- optimering på mail Xxx-x0@xxx.xx.xx
Hvis lokaliseringen vedrører administrative arbejdspladser, skal kunden anvende de vedtagne arketyper for administrative medarbejdere i forhold til at estimere arealbehovet. Beskrivelse af arketyperne kan hentes ved en forespørgsel på mail Xxx-x0@xxx.xx.xx
DET GØR TEAM EJENDOMSOPTIMERING
Team Ejendomsoptimering vurderer om et lokaliseringsbehov indgår i det strate- giske arbejde med ejendomsporteføljen. Såfremt der ikke er behov for yderligere strategisk koordinering, videregiver Team Ejendomsoptimering umiddelbart ansvaret for lokaliseringsopgaven til KEID.
DET GØR XXXX
XXXX kontakter kunden med henblik på at aflale det videre forløb, herunder forvent- ningsafstemning og tidsperspektiv.
KEID kontrollerer kundens bestilling imod ledige arealer i egen portefølje og/eller iden- tificerer mulige ledige lokaler i det private marked (tredjemandslejemål). De forskellige muligheder drøfles med kunden. Det er KEIDs ansvar at rådgive om mulighederne.
Xxxxxxxx tager kunden stilling til hvilke(t) lejemål, der skal arbejdes videre med.
DET GØR KUNDEN
Kunden indgår i dialogen med KEID.
Kunden beslutter hvilke(t) lejemål, som skal arbejdes videre med.
DET GØR XXXX
XXXX indgår i dialog med kunden på baggrund af bestillingsskemaet. Her bliver kunden også rådgivet om de forskellige muligheder.
KEID arrangerer eventuelle besigtigelser for kunden.
Indgåelse af lejekontrakt for kommunale lejemål
Hvis forvaltningens lokaliseringsbehov kan dækkes af et kommunalt lejemål og kunden er enig, udarbejder KEID en intern lejeaflale, som sendes til kunden. Efler indgåelse af et kommunalt lejemål opkræves den interne kommunale leje samt det gældende admini- strationsbidrag af KEID direkte hos kunden.
DET GØR KUNDEN
Kunden bekræfler på mail, at lejemålet lejes.
Kunden oplyser organisationsnummer, områdenummer og kontonummer til lejeopkrævning.
Kunden og KEID indgår i fælles dialog om eventuel istandsættelse af lejemålet, herunder hvordan dette skal udføres og finansieres.
DET GØR KEID
Når kunden har bekræflet, at lejemålet lejes, udarbejder KEID intern lejeaflale, som sendes til kunden.
KEID opretter det nye lejemål i systemet og igangsætter opkrævning af leje og øvrige omkostninger direkte ved kunden.
Indgåelse af lejekontrakt for ledige lokaler i det private marked (tredjemandslejemål)
Ved indgåelse af lejekontrakt for et tredjemandslejemål KEID, på vegne af kunden, med den pågældende udlejer. Forhandlingen sker ud fra det forhandlingsmandat, som er aflalt med kunden. Når der indgås tredjemandslejekontrakter, skal de altid godkendes af Borgerrepræsentationen og der skal altid deponeres midler i overensstemmelse med
Lånebekendtgørelsen. KEID indgår gerne i dialog med kunden om afdækning af depone- ring, politisk beslutning m.v.
DET GØR KUNDEN
Kunden aflaler og tilpasser løbende forhandlingsmandat med KEID. Kunden fremsender forventet tidsplan for politisk godkendelse til KEID.
Kunden er ansvarlig for at tilvejebringe den nødvendige økonomi til opfyldelse af kontrakten.
Kunden beregner størrelsen af deponeringsforpligtelsen og tilvejebringer midlerne.
Kunden udarbejder politisk indstilling til eget udvalg, Økonomiudvalget og Borgerrepræsentationen.
Kunden sender indstillingstekst til KEID. Når den er endelig, kan KEID afgive ejen- domsfaglig udtalelse inden en politisk behandling i kundens udvalg.
Kunden er ansvarlig for at sikre nødvendig brugerinddragelse i forhold til indret- ning af det nye lejemål.
Kunden bekræfler den fremlejekontrakt KEID fremsender per mail til KEID.
DET GØR XXXX
XXXX forhandler med udlejer om kontraktvilkår (med mindre andet aflales med KEID, har kunden ikke direkte dialog med den kommende udlejer). Kunden og KEID kan aflale, at kunden deltager i forhandlingerne for at sikre, at der tages højde for de ønsker og krav til bygningen, som kunden har.
KEID indgår lejekontrakt med udlejer.
KEID sikrer, at de udbudsretlige regler overholdes (skræddersyet lejemål).
KEID fremsender fremlejekontrakt til kunden (bilag til fremlejekontrakt er leje- kontrakten).
KEID udarbejder ejendomsfaglig udtalelse til brug for den politiske behandling.
KEID indhenter fuldmagt for energidata fra kunden, som sikrer Københavns Kommune adgang til lejers energidata.
I tilfælde hvor lejekontrakten forpligter udlejer til at ombygge/indrette lejemålet inden overtagelsen, er KEID i løbende dialog med kunden om fremdrifl i byggesagen.
KEID er ansvarlig for den kontraktuelle del af ombygningen og fx mangelafhjælpning. Kunden og KEID aflaler ved indgåelse af lejekontrakten, hvordan det sikres, at udfordrin- ger undervejs i byggesagen håndteres.
Ombygning og
ændret anvendelse af lejemål
Regler og retningslinjer for ændringer og ombygninger i kommunale lejemål og tredjemandslejemål.
Hvis kunden ønsker at ombygge lejemål eller ændre anvendelsen i et tredjemandsleje- mål, kontaktes KEID. For kommunale lejemål gælder det, at kunden skal have en ejerfuld- magt fra KEID, inden der ombygges. Fuldmagten er et krav fra myndigheder for at kunne få en byggetilladelse. Teksten i fuldmagten sikrer yderligere, at KEID ikke har økonomiske udgifler i forbindelse med ombygningen, og at lejer, hvis det ønskes fra KEIDs side, tilba- gefører lejemålet til den oprindelige stand.
Henvendelser om ombygning af lejemål, indhentning af ejerfuldmagt og ændringer i anvendelsen af lejemål rettes til KEIDs Helpdesk.
Ombygning af kommunale lejemål
DET GØR KUNDEN
Kunden sender KEID en detaljeret beskrivelse af sit projekt med tilhørende relevan- te bilag, f.eks. tegninger, billeder, beregninger mv. Xxxxxx har selv forpligtigelse til at underrette egen forvaltnings bestillerenhed om evt. ombygninger samt fremsen- de kopi af fuldmagter.
Kunden har selv forpligtigelse til at indhente en byggetilladelse ved ombygning og/eller ændret anvendelse.
DET GØR XXXX
XXXX udsteder ejerfuldmagt til projektet eller sender et begrundet afslag. KEID behandler en ansøgning om ejerfuldmagt hurtigst muligt. Fra det tidspunkt hvor ansøgningen er fuldt oplyst, kan kunden forvente en sagsbehandlingstid på op til 10 arbejdsdage, ved mere komplekse sager op til 20 arbejdsdage.
Ombygning af tredjemandslejemål
DET GØR KUNDEN
Ønsker kunden at ombygge lejemålet, skal dette meddeles til KEID.
DET GØR XXXX
XXXX varetager kontakten til udlejer vedr. evt. ombygninger, samt evt. sikring af kommunens investering.
Ændringer i anvendelsen af tredjemandslejemål
DET GØR KUNDEN
I tilfælde hvor kunden ønsker at ændre anvendelse af tredjemandslejemål fx fra vuggestue til administration, skal dette meddeles skriflligt til KEID.
Når lejer har fået den nye anvendelse godkendt, sendes kopi af udlejers og de relevante myndigheders godkendelse til KEID.
DET GØR XXXX
XXXX undersøger, om anvendelsesbestemmelsen i lejekontrakten kan rumme ønskerne til den ændrede anvendelse, og om det har økonomiske konsekvenser for KEID.
I tilfælde hvor lejekontrakten ikke kan rumme den ønskede ændring, kontakter KEID udlejer, som, hvis muligt, udarbejder et tillæg til kontrakten til videre behandling og evt. myndighedsbehandling/byggesagsbehandling.
KEID foretager de nødvendige ændringer i KEIDs it-systemer m.v.
Indflytning i et lejemål
Læs mere om standardlejekontrakter og indflytningssyn her.
Ved leje af et kommunalt lejemål indgås en standardlejekontrakt, som er en intern kommunal, men ikke juridisk aflale. Den er en central del af huslejemodellen. Standard- lejekontrakten regulerer lejeforholdet mellem kunden og KEID, når kunden lejer lokaler i kommunalt ejede ejendomme. Når kunden har indgået en standardlejekontrakt med KEID, kontakter KEID kunden for at aflale et indflytningssyn. Formålet med synet er at dokumentere lejemålets tilstand og få aflæst lejemålets forbrugsmålere med henblik på afregning af forbrug.
Henvendelser om indflytning i lejemål rettes til KEIDs Helpdesk.
AЫoldelse af indflytningssyn i et kommunalt lejemål
DET GØR KUNDEN
Kunden deltager i indflytningssynet.
Kunden underskriver indflytningsrapport senest 5 arbejdsdage efler, at denne er modtaget fra KEID.
Kunden skal selv sørge for at tilmelde sig forsyningsselskabet, når lejemålet ikke ligger i en flerbrugerejendom.
DET GØR XXXX
XXXX indkalder kunden til indflytningssyn i henhold til bestemmelsen i lejekontrakten. KEID afholder indflytningssynet, som omfatter:
Dokumentation af lejemålets tilstand. Aflæsning af lejemålets forbrugsmålere. Udarbejdelse af indflytningsrapport.
KEID underskriver og sender indflytningsrapport samt snitfladeskema/’handshake’ til kunden senest 5 arbejdsdage efler, at indflytningssynet er afholdt.
Huslejeopkrævning
Vi opkræver husleje hos lejere i ejendomme, som ejes af Københavns Kommune og i tredjemandslejemål. Læs mere her.
KEID opkræver husleje hos lejere i ejendomme, som ejes af Københavns Kommune.
KEID er også involveret i huslejeopkrævningen på tredjemandslejemål, da den private udlejer sender huslejeopkrævningen til KEID. KEID betaler disse beløb til udlejer og videre- fakturerer beløbene til den kommunale lejer mod et administrationsgebyr, som fremgår af fremlejekontrakten.
Henvendelser om huslejeopkrævning og opkrævning af forbrugsafgifler på kommunale lejemål og tredjemandslejemål rettes til KEIDs Helpdesk.
Huslejeopkrævning i kommunale lejemål
Det fremgår af den interne lejeaflale for kommunale lejere, at der opkræves:
Basishusleje Administrationsbidrag Forsikringer Skatter/afgifler m.v.
Forbrugsafgifler (el, vand, varme, energimærkningsordning) Driflsudgifler
Beløb, som opkræves under de enkelte poster, fremgår af lejekontrakten. Beløbene reguleres årligt. Er der flere lejemål i samme bygning, fordeles lejernes udgifler efler en fordelingsnøgle. Fordelingsnøglen fremgår af den interne lejeaflale.
KEID har ansvaret for, at følgende oplysninger om enkelte lejemål er tilgængelig på Ejendomsportalen:
Antal kvadratmeter
De årlige ydelser fordelt på de enkelte poster Seneste månedsopkrævning
Tidligere månedsopkrævninger
Kunder kan holde sig orienteret om reguleringer ved løbende at følge med på KEIDs hjemmeside.
Forvaltningernes økonomiafdelinger har alle opgaver vedr. institutionernes budgetter. Institutioner skal således rette spørgsmål om budgetter til økonomiafdelingen i deres forvaltning.
KEID opkræver månedligt husleje. Skatter/afgifler samt forbrugs- og driflsudgifler op- kræves som månedlige acontobeløb. Opkrævningen sker senest den 10. i måneden.
Renovation opkræves dog månedsvis bagud efler forbrug.
DET GØR KUNDEN
I forbindelse med indgåelse af huslejeaflalen skal kunden meddele KEID, hvilke PSP-elementer, der skal benyttes. Hvis kunden ønsker, at der på et tidspunkt skal bogføres på andre PSP-elementer, fx som følge af ændringer i kontoplanen i forvaltningen, skal kunden meddele dette til KEID.
Dette er ligeledes gældende for renovation.
DET GØR XXXX
XXXX opkræver ved direkte bogføring i KVANTUM.
Regulering af huslejen i kommunale lejemål
KEID regulerer basishusleje og administrationsbidrag løbende med de satser, som Borgerrepræsentationen vedtager. Reguleringen sker ved, at posterne fremskrives med den prisfremskrivningsprocent, som besluttes i forbindelse med budgetvedtagelsen og ved senere beslutninger.
De månedlige acontobetalinger af skatter/afgifler m.v. reguleres én gang årligt på bag- grund af de faktiske opkrævninger fra SKAT. Reguleringen sker med virkning fra 1. januar i året. Reguleringen foretages senest i 4. kvartal.
Herudover kan der eflerfølgende ske en regulering, hvis ejendomsvurderingen ændres.
Forsikringsudgifler opkræves månedligt i 1/12-rater. Den årlige regulering af forsikrings- udgiflerne sker på baggrund af den forsikringspræmie, som betales til kommunens for- sikringsordning. Reguleringen foretages én gang årligt i forbindelse med opkrævningen i marts.
Opkrævning af forbrugs- og driflsudgifler i kommunale lejemål
KEID opkræver forbrugsudgifler som vand, varme, el og gas i kommunale ejendomme, hvor der er mere end én lejer pr. ejendom. I ejendomme, hvor der kun er én lejer, afreg- nes forbrugsudgifler som udgangspunkt direkte mellem lejer og forsyningsselskab og er således ikke omfattet af dette afsnit.
Forbrugs- og driflsudgifler omfatter bl.a.:
Vand (både forbrug og spildevandsafledning) Varme, herunder strafafgifl vedr. afkøling
El Gas
Vicevært Snerydning Renovation
Posterne er beregnet på baggrund af de fordelingsnøgler, der fremgår af den interne lejeaflale for det enkelte lejemål.
Endelig afregning og regulering af acontobetalinger i kommunale lejemål
KEID udarbejder årligt et forbrugsregnskab på baggrund af de faktiske udgifler til forbrug. Fordelingsnøglen, som bliver anvendt, er i henhold til standardlejekontrakten. Regnska- berne udarbejdes i første halvår af regnskabsåret. De udarbejdes løbende og lægges på Ejendomsportalen, senest den 30. juni. Her gøres det op, om udgiflerne til forbrug i peri- oden har ligget over eller under summen af de månedlige acontobetalinger. Eflerbetaling eller tilbagebetaling vil senest være på huslejeopkrævningen for juli måned.
DET GØR KUNDEN
Har kunden indsigelser mod de opkrævede beløb m.v., skal indsigelserne begrun- des og rettes skriflligt til KEID. For erhvervs- og beboelseslejemål skal indsigelsen foretages senest 6 uger efler modtagelse af regnskab. For kommunale lejere skal indsigelsen være foretaget senest 1. december i indeværende år.
DET GØR XXXX
XXXX regulerer lejemålets acontobetalinger på baggrund af de faktiske udgifler til forbrug i det foregående regnskabsår.
KEID undersøger indsigelser og retter henvendelse til forsyningsselskab, hvis det er nødvendigt.
Huslejeopkrævning i tredjemandslejemål
Et tredjemandslejemål er et lejemål, som KEID ikke selv ejer, men lejer hos udlejer og fremlejer til en eller flere kommunale institutioner. KEID indgår lejeaflale med den private udlejer og indgår særskilt fremlejekontrakt med forvaltningen, som skal benytte lejemålet.
Det fremgår af lejekontrakten med udlejer, hvad der skal betales for, og hvor meget der skal betales. Udlejer sender huslejeopkrævning til KEID. KEID betaler disse beløb til udlej- er og viderefakturerer beløbene til den kommunale lejer tillagt et administrationsbidrag, der fremgår af fremlejekontrakten.
Det kan variere fra lejemål til lejemål, hvordan de enkelte poster vedr. husleje, forbrugs- afgifler, skatter m.v. indgår, bliver opkrævet og reguleret. Oplysningerne fremgår af den enkelte lejekontrakt, som er en integreret del af fremlejekontrakten mellem kunden og KEID.
KEID betaler deposita og eventuel forudbetalt leje, og disse viderefaktureres ikke. KEID står ligeledes for arbejdet med den endelige flytteafregning.
Kunden kan holde sig orienteret om huslejereguleringer ved løbende at følge med på
Ejendomsportalen.
KEID opkræver månedligt, kvartalsvis, halvårligt eller årligt husleje m.v. i henhold til leje- kontrakten for det pågældende lejemål. Opkrævningen fra KEID til den kommunale insti- tution vedr. en periode sker inden udgangen af den pågældende periode.
For de tredjemandslejemål, som også er omfattet af affaldsordningen for kommunale institutioner, opkræves ligeledes månedsvis bagud.
DET GØR KUNDEN
I forbindelse med indgåelse af huslejeaflalen skal kunden meddele KEID, hvilke PSP-elementer, der skal benyttes. Hvis kunden ønsker, at der på et tidspunkt skal
bogføres på andre PSP-elementer, fx som følge af ændringer i kontoplanen i forvalt- ningen, skal kunden meddele KEID dette. Dette er ligeledes gældende for renovation.
Har kunden spørgsmål til de opkrævede beløb m.v., rettes skrifllig henvendelse til KEID hurtigst muligt, da KEID kun har 6 uger fra modtagelse af lejeopkrævning til, at indsigelse skal være modtaget hos udlejer.
DET GØR XXXX
XXXX kontrollerer det opkrævede beløb og opkræver ved direkte bogføring i KVANTUM.
KEID behandler indsigelser og kontakter udlejer, hvis det er nødvendigt.
Regulering af huslejen i tredjemandslejemål
Husleje m.v. reguleres i henhold til lejeaflalen. Når udlejer regulerer de enkelte poster, foretager KEID i samme måned en regulering af kundens lejebetaling.
KEID kontrollerer, om udlejers varslede reguleringer er i overensstemmelse med leje- kontrakten og lovgivningen.
DET GØR KUNDEN
I tilfælde hvor udlejer varsler en ekstraordinær huslejeforhøjelse, orienterer kunden KEID om eventuelle forbedringer i lejemålet, som kunden selv har bekostet. Dette gøres for at sikre, at udlejer ikke opkræver for forbedringer, som er bekostet af Københavns Kommune.
DET GØR KEID
I tilfælde hvor udlejer varsler en ekstraordinær huslejeforhøjelse, fx en forhøjelse til markedsleje eller en forhøjelse som følge af forbedringer udført af udlejer, tager
KEID kontakt til udlejer med henblik på en forhandling, så en ekstraordinær husleje- forhøjelse kan undgås eller aЫødes.
KEID orienterer kunden om udlejers varsling af en ekstraordinær husleje-forhøjelse.
Efler forhandling med udlejer orienterer KEID kunden om udfaldet og et evt. forlig. I denne forbindelse orienteres også om, hvorvidt KEID anser det for fornufligt for kunden at fastholde lejemålet.
KEID regulerer administrationsbidraget løbende med de satser, som Borger- repræsentationen vedtager. Reguleringen sker ved, at posten fremskrives med den prisfremskrivningsprocent, som besluttes i forbindelse med budgetvedtagelsen og ved senere beslutninger.
Opsigelse og fraflytning
Læs mere om hvad du skal være op- mærksom på i forbindelse med opsigelse og fraflytning af kommunale lejemål og tredjemandslejemål.
For at sikre Økonomiforvaltningen de bedst mulige betingelser for at arbejde strategisk med porteføljen, herunder arealoptimere, reducere tomgang, undgå unødvendig indlej- ning m.v., skal kunden så tidligt som muligt i forhold til egne interne beslutningsprocesser (eksempelvis når ideer fremlægges på udvalgsmøder) orientere KEID om disse planer
og projekter.
Opsigelse af et kommunalt lejemål og aЫoldelse af fraflytningssyn
DET GØR KUNDEN
Kunden opsiger lejemålet over for KEID i henhold til lejekontraktens opsigelsesfrist.
Kunden opsiger servicekontrakter, som kunden selv har indgået, fx Falck- abonnement, til forsyningsselskaber vedrørende varme, el og vand.
Kunden bekræfler inden for 5 dage over for KEID, at kunden kan deltage i fraflyt- ningssyn på det angivne tidspunkt.
Kan kunden ikke deltage på det angivne tidspunkt, er kunden forpligtet til selv at kontakte KEID for at aflale et nyt tidspunkt for fraflytningssyn.
Kunden deltager i fraflytningssyn.
Kunden underskriver fraflytningsrapport senest 5 arbejdsdage efler, at den er modtaget fra KEID.
Kunden afleverer nøgler senest ved fraflytningssynet.
DET GØR XXXX
XXXX bekræfler modtagelsen af opsigelsen inden for 8 arbejdsdage med oplysning om, hvornår fraflytningssyn planlægges afholdt samt navn og telefonnummer på den tilsynsførende, som skal deltage i synet på KEIDs vegne.
KEID opsiger servicekontrakter, som KEID har ansvar for, såsom snerydning, ventila- tion, elevatorer, renovation samt basisinstallationer inden for vand, varme og afløb.
KEID afholder fraflytningssyn efler aflale med kunden. Fraflytningssynet omfatter: Dokumentation af lejemålets tilstand.
Aflæsning af lejemålets forbrugsmålere.
Udarbejdelse af fraflytningsrapport.
KEID underskriver og sender fraflytningsrapport til godkendelse hos kunden senest 5 arbejdsdage efler, at fraflytningssyn er afholdt.
KEID fremsender evt. prisfastsat krav i henhold til fraflytningsrapporten senest 10 arbejdsdage efler fraflytningssyn.
XXXXx udlejningsteam orienterer Team Ejendomsoptimering om opsigelse af lejemålet.
Opsigelse af tredjemandslejemål
DET GØR KUNDEN
Ønsker kunden at opsige et tredjemandslejemål, meddeles dette til KEID skriflligt. Det gældende opsigelsesvarsel overfor tredjemand fremgår af leje- kontrakten, der er en integreret del af den fremlejekontrakt, som kunden har KEID.
Opsigelse til KEID skal ske senest 10 arbejdsdage før den opsigelsesfrist, der frem- går af lejekontrakten.
Kunden opsiger servicekontrakter, som kunden selv har indgået, fx Falck- abonnement., til forsyningsselskaber vedrørende varme, el, vand.
Kunden bekræfler inden for 5 dage over for KEID, at kunden kan deltage i fra- flytningssyn på det angivne tidspunkt.
Kan kunden ikke deltage på det angivne tidspunkt, er kunden forpligtet til selv at kontakte KEID for at aflale et nyt tidspunkt for fraflytningssyn.
Kunden deltager i fraflytningssyn.
Kunden afleverer nøgler senest ved fraflytningssynet.
DET GØR XXXX
XXXX opsiger lejemålet over for den private udlejer i henhold til gældende opsigel- sesvarsel i lejekontrakten.
KEID opsiger servicekontrakter, som KEID har ansvar for, såsom snerydning, ventila- tion, elevatorer, renovation samt basisinstallationer inden for vand, varme og afløb.
KEID afholder fraflytningssyn med deltagelse af udlejer og Kunden. Fraflytnings- synet omfatter:
Dokumentation af lejemålets tilstand. Aflæsning af lejemålets forbrugsmålere. Udarbejdelse af fraflytningsrapport.
KEID fremsender evt. prisfastsat krav i henhold til fraflytningsrapporten til kunden.
XXXXx udlejningsteam orienterer Team Ejendomsoptimering om opsigelse af lejemålet.
Drifl – sikring af, at huset fungerer
Vi løfler en vifle af driflsrelaterede opgaver, som er med til at sikre, at huset fungerer hos kunderne.
KEID løser en vifle af driflsrelaterede opgaver, som er med til at sikre, at huset fungerer hos kunderne, jf. ansvarsfordelingen. Det sker ved at udføre afhjælpende og løbende vedligeholdelse og afhjælpning af skader som følge af f.eks. indbrud, hærværk, brand eller ekstremt vejr på Kns klimaskærm, hegn og befæstede arealer. KEID overvåger ligeledes energiforbruget i ejendommene og udfører energirenoveringer af basisinstallationer til nedbringelse af høje energiforbrug.
Hvis kunden ønsker driflsrådgivning, har spørgsmål til affaldshåndtering eller skal an- melde et akut vedligeholdelsesproblem eller en skade som følge af indbrud, hærværk, brand eller ekstremt vejr, skal der rettes henvendelse til KEIDs Helpdesk eller telefonisk via 33 66 61 00. Vedrørende energirådgivning, energirigtig drifl, energistyring, energi- registrering og højt energiforbrug, kan kunden ringe til energirådgivningen på telefon 00 00 00 00.
KEID rådgiver om alle problemstillinger vedr. anvendelse, drifl, vedligeholdelse og ser- vicering af lejemål med udgangspunkt i ansvarsfordelingen. KEIDs rolle er at understøtte kunderne i at sikre, at det tekniske personale på de kommunale lejemål kender deres an- svarsområder og er fagligt kompetente til at drive bygningerne og de tekniske anlæg.
KEIDs rådgivning omfatter gennemgang og svar på spørgsmål om snitflader mellem KEID og kunden samt kundens forpligtigelser i forbindelse med drifl, renhold, affaldssor- tering, indbrud, hærværk, graffiti og brand. Endvidere rådgiver KEID om energirigtig drifl, herunder optimering af tekniske anlæg samt undervisning i brug af energistyringssystem.
DET GØR KUNDEN
Kunden er ansvarlig for, at eget teknisk personale er fagligt opdateret og kompetent til at drive lejemålene og de tekniske anlæg som beskrevet i ’God drifl’ og ’Sådan bekæmper vi Legionella Bakterier’
Kunden kan kontakte KEID om alle typer opgaver og problemstillinger vedr. anven- delse, drifl, vedligeholdelse og servicering af lejemål samt undervisning af service- teknikere.
DET GØR XXXX
XXXX sørger for, at det tekniske personale i et lejemål oplæres i at betjene ny- indkøbte anlæg, som KEID har opsat i forbindelse med en byggesag.
Ved enkle spørgsmål/problemstillinger giver KEID kunden et svar samme dag eller senest 2 arbejdsdage efler kundens henvendelse.
Ved komplicerede problemstillinger kvitterer KEID for kundens spørgsmål/ problemstilling inden for 5 arbejdsdage med en tilbagemelding om, hvornår svaret kan gives.
XXXX xxxxxx for, at energirådgiver eller tekniker besøger ejendommen ved konsta- terede problemer med varme eller ventilation med henblik på at løse problemet hurtigst muligt. Energirådgiverne overvåger ejendommenes energiforbrug løben- de med henblik på at identificere særligt højt forbrug og usædvanligt forbrug i tide.
KEID svarer på spørgsmål/problemstillinger omkring renovation samt rådgiver de enkelte enheder om affald, genanvendelse og korrekt håndtering af affald. Det fælles miljømål i Københavns Kommune er øget genanvendelse i de kommunale institu- tioner.
Administration af database til energiregistrering
KEID administrerer en webbaseret database, hvor lejerne registrerer energiforbruget i kommunale lejemål og tredjemandslejemål i overensstemmelse med lovgivningen (Be- kendtgørelse om energimærkning i bygninger) og Borgerrepræsentationens principper. Kunden er ansvarlig for denne registrering, som kunden kan bruge til at optimere den daglige drifl og som bl.a. anvendes i kommunens miljøregnskab og er med til at holde øje med kommunens samlede energiforbrug og målsætningen om at reducere det.
DET GØR KUNDEN
Kunden er ansvarlig for, at kommunale lejere i kommunale lejemål og tredjemands- lejemål registrerer og indtaster deres energiforbrug i databasen månedligt.
Kunden kan kontakte KEID for at få support i at anvende databasen til energi- registrering.
Kunden kan mod betaling bestille kursus i brug af database til energiregistrering. Kunden kontakter KEID ved store ændringer i det enkelte lejemåls energiforbrug.
DET GØR KEID
Hvis der ikke er opsat bimålere i lejemålet, leverer KEID en fordelingsnøgle i forhold til fordeling af varmeregnskab.
XXXX xxxxxxx en webbaseret database til energiregistrering til rådighed (Agenda2100).
KEID kan mod betaling fra kunden sørge for, at energiforbruget registreres og tastes ind i databasen.
KEID opretter kunden i databasen til energiregistrering og fremsender brugernavn og password til systemet i forbindelse med indgåelse af nye lejekontrakter.
KEID yder telefonsupport i brug af databasen på alle arbejdsdage.
KEID besvarer mails om brug af databasen senest 3 arbejdsdage efler modtagelse af kundens mail.
KEID leverer kursus til kunden efler aflale.
Senest 3 arbejdsdage efler kundens henvendelse om store ændringer i energi- forbruget, kontakter KEID kunden for at aflale en gennemgang af de tekniske anlæg i lejemålet. Ovenstående gælder ikke for tredjemandslejemål.
KEID indfører i perioden 2016-18 et nyt energiregistreringssystem baseret på forsy- ningsselskabernes automatisk fiernaflæste hovedmålere. I forbindelse med at dette system indfases vil Agenda2100 blive udfaset. Forvaltningerne og institutionernes energiansvarlige vil blive involveret i planerne og tilbudt oplæring i det nye system.
Affaldshåndtering – Renovation for kommunale lejemål
Øget affaldssortering i de kommunale institutioner er kommunens fælles miljømål. Det er defineret, hvilke affaldsfraktioner den enkelte institutionstype skal sortere i.
KEID varetager en affaldsordning om afhentning af affald for de kommunale lejemål/ institutioner.
Lejemålets anvendelse har betydning for, hvilken affaldsordning det enkelte lejemål er omfattet af.
Affaldsordningerne er tilrettelagt således, at det enkelte lejemål selv sørger for at bestil- le beholdere til de fraktioner, der er behov for – også ved oprydningsdage og lignende. Kunden bestemmer derved selv antal beholdere og tømningshyppighed. Ligeledes er det kundens eget ansvar at sortere affaldet efler gældende regler, jævnfør affaldsbekendt- gørelsen. KEID vejleder xxxxxxxx omkring affaldshåndtering.
AFFALDSORDNING FOR DE KOMMUNALE INSTITUTIONER
Affaldsordningen for de kommunale institutioner dækker bl.a. skoler, børnehaver, idrætsanlæg, kulturhuse, sociale institutioner og administrationsbygninger. Denne affaldsordning varetages af X. Xxxxxx indenfor en kontrakt med KEID. X. Xxxxxx kan kontaktes vedrørende:
Tømning af affald
Bestilling af ekstra affaldsbeholdere Udskiflning af affaldsbeholdere Containere til haveaffald Containere til storskrald
Ændring i tømningsfrekvens
KOMMUNALE LEJEMÅL OMFATTET AF AFFALDSORDNINGEN FOR HUSHOLDNINGER
Affaldsordningen for husholdninger dækker beboelseslejemål, fx plejehjem, botilbud
og institutioner beliggende i en boligejendom. Denne affaldsordning varetages af Teknik- og Miljøforvaltningen. Anvend selvbetjeningsløsningen Nem Affaldsservice vedrørende:
Reparation af affaldsbeholdere Bestilling af nye affaldsbeholdere Tømning af dagrenovation
Oversigt over affaldsbeholdere på ejendommen
Tredjemandslejemål er lejemål, som Københavns Kommune ikke selv ejer, men lejer hos en privat udlejer og fremlejer til en eller flere kommunale institutioner.
Tredjemandslejemål kan følge ordningen for den enkelte ejendom eller KEIDs affalds- ordning. KEID kan kontaktes vedrørende gældende affaldsordning og vejledning om affaldssortering.
Selvejende institutioner skal som udgangspunkt selv sørge for en affaldsordning. Dog kan der være mulighed for at følge KEIDs affaldsordning. KEID kan kontaktes for hjælp.
INSTITUTIONER BELIGGENDE UDENFOR KOMMUNEN
Ligger institutionen udenfor kommunen, kan der være andre ordninger. KEID kan kontaktes for hjælp.
Kommunale lejemål omfattet af affaldsordningen for de kommunale institutioner (KEIDs affaldsordning)
Affaldsordningen for de kommunale institutioner varetages af X. Xxxxxx, som kan kontaktes på xxxx@xxxxxxx.xx eller tlf. 00 00 00 00.
KEID kan kontaktes via Helpdesk eller via mail: XXXXxxxxxx@xxx.xx.xx
Kommunale lejemål omfattet af affaldsordningen for husholdninger
Affaldsordningen for kommunale lejemål i beboelsesejendomme varetages af Nem Affaldsservice.
Kontakt Nem Affaldsservice via selvbetjeningsløsningen på
I Børne- og Ungdomsforvaltningen er det muligt at få afhentet storskrald via gårdmands- korpset.
I Socialforvaltningen er det muligt at få afhentet en mindre mængde affald via egen miljøbil.
For renovation opkræves der månedsvis bagud efler forbrug.
Udgifler til renovation afregnes efler forbrug. Taksterne skal fremme øget affaldssortering, og der betales derfor mere for restaffald end for affald til genanvendelse. I dag opkræves der for leje af beholdere, for tømning og for affaldsbehandling. Til hjælp for beregning af antal – og type af affaldscontainere – kan der benyttes en Renovationsberegner.
Det er det enkelte lejemåls ansvar at sortere efler gældende regler. Væsentlige mængder genanvendeligt affald skal kildesorteres. Farligt affald og elskrot skal altid sorteres for sig fra andet affald. Der gælder særlige regler om opbevaring af farligt affald. Det er op til det enkelte lejemål at sørge for at anskaffe materiel til sortering i henhold til affaldsbekendt- gørelsen og kommunens regulativ.
Husk, at hvis der ændres i affaldssorteringen berører det flere faggrupper: Rengørings- personale, daglige brugere/ansatte, daglige brugere/borgere, gårdmænd/tekniske ejen- domsledere og Facility management.
Genbrugsportalen er Københavns Kommunes byttebørs for kommunale institutioner. Her kan en institution gøre opmærksom på, at den har møbler eller lignende tilovers, som en anden institution kan få glæde af.
Udførelse af aЫjælpende vedligeholdelse
KEID udfører afhjælpende vedligeholdelse på ejendommens klimaskærm, hegn, befæste- de arealer og basisinstallationer, jf. ansvarsfordelingen.
Afhjælpende vedligeholdelse drejer sig om opretholdelse af sikkerhed og institutionens fortsatte drifl, fx reparation og udskiflning af installationer, der er brudt ned som fx varme- anlæg.
Afhjælpende vedligeholdelse drejer sig også om at udbedre skader, der har alvorlige følgevirkninger for andre bygningsdele, fx at tætne et utæt tag, hvor regnen trænger ind og ødelægger lofler og vægge. Skaderne opstår typisk som følge af, at den løbende vedligeholdelse af lejemålet har været mangelfuld gennem en længere årrække. Større vedligeholdelsesarbejde defineres almindeligvis ikke som afhjælpende vedligehold, men indgår i den årlige prioritering af grundbudgettet til vedligeholdelse.
KEID har en række KPI’er til understøttelse af hurtig reaktion ved afhjælpende vedlige- holdelse. Dette er for at optimere den oplevede service. F.eks. Helpdesk svartid på afhjæl- pende vedligeholdelse og driflsforstyrrelser – fra sagsoprettelse til besked til kunden om, at leverandør er bestilt, må der kun gå 3 arbejdsdage.
DET GØR KUNDEN
Kunden kontakter KEID og indmelder det akutte vedligeholdelsesproblem hurtigst muligt og senest dagen efler, at det er konstateret til Helpdesk eller på tlf. 00 00 00 00.
KEID har en 24 timers-vagt, der kan kontaktes i særligt akutte tilfælde. Rådhus- vagten kan kontaktes på tlf. 00 00 00 00.
Kunden kontakter KEID, hvis der er spørgsmål til arbejdet eller dets udførelse.
DET GØR XXXX
XXXX bestiller håndværker efler aflale med kunden.
Kunden bliver orienteret, hvis der er noget, institutionen skal forholde sig til i relation til udbedring af en akut skade, fx gener.
AЫjælpning efler indbrud, hærværk og ekstremt vejr
Kunden skal melde skader på ejendommens klimaskærm, hegn, befæstede arealer og basisinstallationer som følge af indbrud, hærværk og ekstremt vejr til KEIDs Helpdesk eller på tlf. 00 00 00 00 hurtigst muligt, så KEID kan iværksætte udbedringer af skader.
DET GØR KUNDEN
Kunden anmelder indbrud og hærværk til politiet.
Kunden kontakter KEID og orienterer om indbrud, hærværk eller ekstremt vejr. Kunden anmelder skader på løsøre til forsikringen.
Kunden kontakter KEID, hvis der er spørgsmål til arbejdet eller dets udførelse.
DET GØR XXXX
XXXX vurderer skaden, bestiller håndværker og orienterer kunden inden for 2 arbejdsdage om udførelsen og dens tidshorisont.
KEID anmelder skader på klimaskærmen til forsikringen.
Hvis KEID ikke får anmeldt evt. skader på klimaskærmen, og der opstår følgeskader, bærer KEID evt. udgifler til at udbedre følgeskaderne.
Ved større skader meddeler KEID kunden, at arbejdet er udført, og at sagen er afsluttet.
Kunden skal indmelde brandskader på og i bygningen til KEID hurtigst muligt, så KEID kan iværksætte udbedringer af skader.
DET GØR KUNDEN
Kunden anmelder brand til politiet og orienterer egen forvaltning og KEID.
Kunden anmelder skader på løsøre til forsikringen.
Kunden kontakter KEID, hvis der er spørgsmål til arbejdet eller dets udførelse.
DET GØR KEID
Inden for 2 arbejdsdage efler kundens henvendelse vurderer KEID skaden, bestiller håndværker og orienterer om udførelsen og dens tidshorisont.
KEID anmelder brandskader til mailer/skadebehandler.
Ved større skader, fx skader på hele institutioner, koordinerer KEID og forvaltningen det videre forløb.
KEID og forvaltningen vurderer i fællesskab nødvendigheden af at tage nød- institutioner i brug.
Planlægning
og udførelse af vedligeholdelse
Læs om hvordan vi prioriterer, planlægger og udfører vedligeholdelse på den kommunale ejendomsportefølje.
Prioritering af vedligeholdelsesindsats
Prioriteringen af vedligeholdelsesindsatsen baserer sig på en kategorisering af byg- ningerne. Kategoriseringen er udtryk for kommunens krævede kvalitetsmål for en given bygning.
Kategori
1. Skal fremstå meget velholdt
Bygningstype
Rådhuset, Thorvaldsens museum
2. Skal fremstå velholdt
Administration, brandstationer, daginstitutioner, dagtilbud, botilbud, flerbrugerejendomme, idrætsbygninger, kulturhuse og biblioteker, skoler og fritidshjem.
3. Skal fremstå velholdt med mindre Administration, brandstationer, dag- mangler institutioner, dagtilbud, fritidshjem og
klubber, idrætsbygninger, kulturhuse og biblioteker, svømmehaller, lagerbygninger.
4. Kan fremstå med betydelige mangler Bolig, erhverv, lagerbygninger.
5. Xxx fremstå nedslidt Bunkers, skure, uopvarmede garager og wc-skure.
KATEGORISERINGERNE TAGER HØJDE FOR:
Hvor meget bygningerne anvendes Funktionalitet
Xxxxxxxxxx, bevaringsværdi Totaløkonomiske betragtninger
For det andet baserer prioriteringen sig på, at det er en bygningsfaglig vurdering, der ligger til grund for prioritering af opgaverne. Det betyder, at det er de mest presserende opgaver ud fra en bygningsfaglig vurdering, der prioriteres. Herudover inddrages økonomiske hensyn og hensyn til brugerne i prioriteringen.
Der foretages bygningssyn på kommunens ejendomme, som registrerer hvilke vedli- geholdelsesopgaver, der skal udføres over de næste ti år for at opnå og opretholde den ønskede stand.
Prioritering, planlægning og eksekvering sker løbende og følger ikke årshjul.
Spørgsmål til prioriteringen af vedligeholdelsesmidler eller spørgsmål til konkrete planer for vedligeholdelse og udførelse af vedligeholdelsesprojekter kan rettes til KEIDs Helpdesk. Kunder kan også rette henvendelse til servicechefen for netop deres forvaltning i Center for Kundeservice i KEID.
KEID kan også tilbyde hjælp til rådgivning og udførelse af opgaver af vedligeholdelses- mæssig karakter. KEID kan stå for udførelse, såfremt KEID har kapacitet. KEID kan altid vejlede om, hvor brugerne kan få hjælp til udførelse.
Henvendelser om bestillinger rettes til Helpdesk eller til servicechefen for netop deres forvaltning i Center for Kundeservice i KEID.
Udførelse af vedligeholdelsesprojekter
Når KEID udfører vedligeholdelsesprojekter, kan det ske på flere måder. Vi kan fx udbyde opgaverne efler faggruppe, byområde, bygningskategori o.lign. Når opgaverne pakkes i større klumper før et udbud, får de bydende entreprenører større frihed til at planlægge selve udførelsen.
Xxxxx en pakke er bestilt, vil den ansvarlige projektleder eller dennes rådgiver altid kontakte xxxxxxxx i de berørte ejendomme og informere om de kommende vedligeholdelses- projekter.
DET GØR KEID
Vedligeholder Københavns Kommunes ejendomme iht. ansvarsfordeling, jf.
Min Ejendom.
Sikrer at brugerne er informeret om omfang, tid og eventuelle ændringer undervejs.
Inddrager brugernes særlige behov, så udførelsen bliver så god og problemfri som muligt.
Inviterer til dialog mellem projektledelsen i KEID, brugerne og de udførende entreprenører.
DET GØR FORVALTNINGERNE
Bidrager med aktuel viden om til/fraflytninger, ombygninger eller andre planlagte projekter, der kan forstyrre udførelsen af vedligehold.
DET GØR BRUGERNE
Afsætter tid til møder med projektleder før og under projektet.
Er behjælpelige med adgang til ejendommen for rådgivere, og håndværkere.
Er indstillede på midlertidige ændringer, såsom afspærring med hegn til bygge- plads, flytning af affaldsskure, opsætning af mandskabsskur o.lign.
Administration af energimærkeordningen
KEID administrerer den lovpligtige energimærkeordning, som indebærer, at kommunale ejendomme energimærkes af en statsanerkendt konsulent hvert 10 år. Energimærkning er en form for bygningssyn med fokus på bygningens energiforbrug.
KEID energimærkede ejendommene i årene omkring 2009 og det er nu på tide at gøre det igen.
Derfor planlægges det at udbyde energimærkningen i en rammeaflale i 2019. Den lovpligtige genmærkning af en stor del af ejendommene vil derfor komme til at foregå i perioden 2020-2023.
DET GØR XXXX
XXXX har ansvaret for, at de kommunale ejendomme energimærkes efler lovgivnin- gen på området hvert 10. år.
Når der skal udføres nye energimærkninger, er det KEID, som kontakter energi- konsulenten. Kunden kontaktes herefler af energikonsulenten for at aflale tidspunkt for besøg.
KEID sender rapporten fra energikonsulenten frem til kunden senest 3 måneder efler besøget.
KEID kan mod betaling fra kunden sørge for, at energikonsulenten giver lejer en ud- videt præsentation af energimærket og en vejledning i driflsmæssige forbedringer, fx indstilling af varme- og ventilationsanlægs automatik.
KEID kvalitetssikrer energispareforslagene i forbindelse med planlægning og udfø- relse af de konkrete forslag. De konkrete forslag gennemføres ikke systematisk, men energimærkerne anvendes som basis for fremtidige renoveringssager.
DET GØR KUNDEN
Kunden betaler udgiflen til energimærkning gennem forbrugsregnskabet. Kunden aflaler med energikonsulenten dag og tidspunkt for besøg.
Kunden forbereder energikonsulentens besøg. Det indebærer at: Sørge for, at den energiansvarlige er til stede ved besøget.
Sørge for, at energikonsulenten på besøget kan se seneste års udfyldte driflsmanualer, årsopgørelser fra forsyningsselskaber, oversigter, der viser det månedlige forbrug samt servicerapporter på energitekniske anlæg.
Den energiansvarlige på institutionen tager imod energikonsulenten og viser ved- kommende rundt samt fremviser de fremfundne driflsmanualer, årsopgørelser, oversigter og servicerapporter.
Kunden bærer merudgiflen ved manglende forberedelse af energikonsulentens besøg.
Hvis kunden beslutter at realisere energispareforslag fra energimærket inden for forvaltningernes ansvarsområder, skal de oplyse KEID om det.
Kunden kan finde sit energimærke og information om ordningen på Ejendoms- portalen.
Kunden kan rekvirere en liste fra KEID over, hvilke kommunale ejendomme der er energimærket i hvilke år.
Kunden kan rekvirere en liste fra KEID over energibesparende forslag fra energimærkningen.
Hvis en forvaltning eller institution ønsker at foretage en mindre ombygning, skal de søge en fuldmagt hos KEID. Fuldmagten sikrer, at ansøgningen, afhængig af dens karakter, vil give tilsagn om opgavens udførelse eller mulighed for at søge myndighederne om tilla- delse.
Ovenstående gælder også ved eventuelle ønsker om ændret brug af ejendommen.
Energioptimering
og energirådgivning
Vi supporterer xxxxx, vedligehold og energi- optimering af f.eks. fjernvarme-, ventilations– og automatik anlæg i KKs ejendomme.
KEIDs enhed Energi & Teknik supporterer drifl, vedligehold og energioptimering af tekni- ske basisinstallationer f.eks. fiernvarme-, ventilations– og automatik anlæg i Københavns Kommunes ejendomme. Energi & Teknik udfører derudover central energiovervågning, styring og driflssupport af energiforbrugende tekniske anlæg.
KEID igangsætter aktiviteter hvis formål er at optimere driflen af Københavns Kommunes ejendomme og f.eks. nedbringe driflsomkostninger til energiforbruget. En række af disse aktiviteter er iværksat som en del af Københavns Kommunes effektiviseringsstrategi
KEID implementerer tre overordnede effektiviseringsprojekter i Københavns Kommunes ejendomme over de næste år.
Central Energiovervågning og driflssupport
KEID implementerer et fiernaflæst energiovervågningssystem på hovedparten af kom- munens ejendomme. Energiovervågningen omfatter forbruget af el, vand og varme samt data for afkølingen. Energiovervågningssystemet forventes at resultere i en energibespa- relse på 3 %. Systemet forventes fuldt implementeret i 2017.
Det er hensigten, at serviceteknikerne i forvaltningerne anvender energiovervågnings- systemet til at sikre energirigtig drifl af ejendommene.
KEID overvåger den samlede ejendomsporteføljes energiforbrug og afkøling og rådgiver serviceteknikere i energirigtig drifl.
Central styring af tekniske anlæg på mindre og store ejendomme
KEID er i gang med at indføre styringsautomatik på alle ejendomme, der er større end 500 m2. Alle CTS-systemer (Central Tilstandskontrol og Styring) renoveres og opkobles på internettet, og der implementeres en fælles alarmhåndteringsplatform.
Det er hensigten, at serviceteknikerne i forvaltningerne kan tilgå CTS-systemerne på inter- nettet og samlet se CTS-alarmer for deres ejendomme. KEID vil kunne følge alle CTS- systemer og følge, at alarmer fra CTS-systemerne håndteres.
Som led i implementeringen af styringsautomatik på ejendommene, gennemgås ejen- dommenes tekniske basisinstallationer for fejl og mangler og ejendomme med CTS- anlæg screenes ligeledes for energioptimeringspotentialer, og potentialer med tilbage- betalingstider på under 6 år gennemføres.
Som led i Københavns Kommunes effektiviseringsstrategi 2017, udskifler KEID belys- ningen i 25 ejendomme til LED-belysning. Når projektet er implementeret, medfører det energibesparelser og lavere driflsomkostninger til vedligeholdelse af lamper. Belys- ningen i ejendommene vil blive styret ifl. dagslys, og belysningens driflstider vil kunne overvåges fra CTS-platformen.
På baggrund af erfaringerne fra implementering af Belysningspakke nr. 1, vil KEID vurdere det samlede energibesparelsespotentiale i ejendomsporteføljen.
Tegninger, stamdata og selvbetjening
Hvis du lejer dig ind i en bygning ejet af Københavns Kommune, kan du som kunde bede om tegningsmateriale fra KEIDs tegningsarkiv. Læs mere her.
Rekvirering af tegningsmateriale
KEID har et digitalt tegningsarkiv over udvalgte kommunale ejendomme og tredjemands- lejemål. Det bedste tegningsmateriale findes på større bygninger som administrations- ejendomme, folkeskoler og idrætsanlæg. Tegningsarkivet er ikke komplet, men vil løben- de blive udbygget og vedligeholdt.
KEID opbevarer ikke komplette byggesager og historiske tegninger. Som udgangspunkt opbevares kun as-built materiale for byggesager gennemført i Byggeri København.
Foruden as-built tegninger, har KEID også egne digitaliserede tegninger af KEIDs ejen- domsportefølje. Disse er udarbejdet i en lav detaljeringsgrad med henblik på at under- støtte areal- og lejehåndtering.
For adgang til komplette byggesager, forsyningsplaner og lign. samt byggesagshistorik henvises til Teknik- og Miljøforvaltningens byggesagsarkiv i Njalsgade.
DET GØR KUNDEN
Kunden kan bestille en tegning i KEID ved at oplyse: Lejekontraktnummer.
ESR ejendomsnummer.
Matrikelnummer og/eller Adresse.
For at rekvirere tegningsmateriale skal henvendelse ske til xxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.xx
Tegninger kan leveres i følgende formater afhængig af tilgængelighed: Revit/AutoCad, pdf, billedfil.
DET GØR XXXX
XXXX kvitterer inden 5 arbejdsdage på kundens forespørgsel.
Adgang til stamdata på ejendomme og bygninger
KEID kan hjælpe kunden med at finde stamdata på de ejendomme, som KEID administre- rer. Stamdata på en ejendom omfatter f.eks. oplysninger om areal, beliggenhed, anven- delse, installationer, vand- og afløbsforhold, køkkenforhold og ydervægs- og tagdæk- ningsmaterialer. Stamdata fra det statslige BBR-register kan ses gratis på internettet via OIS (den Offentlige Informationsserver).
DET GØR KUNDEN
Hvis kunden opdager fejl i stamdataoplysninger på OIS, orienteres KEID via
DET GØR XXXX
XXXX hjælper kunden med at finde stamdataoplysninger – om muligt med det samme og senest inden for 5 arbejdsdage.
KEID verificerer og retter de fejl i stamdataoplysninger, som kunden gør opmærk- som på.
Kunden kan sende en forespørgsel til KEID om opmåling af en eller flere bygninger.
DET GØR KUNDEN
Forespørgsel på opmåling skal ske til xxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.xx
DET GØR XXXX
XXXX kvitterer inden 5 arbejdsdage på kundens forespørgsel.
Ønskes en opmåling udført, kan KEID, efler nærmere dialog med kunden, sørge for, at dette bliver udført indenfor en aflalt tid.
Information til rådighed på Ejendomsportalen
KEID har en ejendomsportal, som fremviser data relateret til de enkelte lejekontrakter.
Ejendomsportalens formål er at øge deling af viden og data mellem alle parter, som arbejder med eller i kommunens ejendomme.
Huslejeopkrævning
Drifls- og forbrugsregnskaber Affaldsrelateret data
Vær opmærksom på, at servicen kun er til rådighed for kommunale lejere – ikke private.
DET GØR KUNDEN
Kunden kan bestille adgang til ejendomsportalen via Helpdesk – indmeld sag uden bruger – Ejendomsadministration – udfylde kontaktinformationer,
i emnefeltet skrive: ’Oprettelse af bruger til Ejendomsportalen’ og i beskrivelses- feltet anføre lejemålsnumre på de lejemål, der ønskes adgang til.
Hvis kunden opdager fejl i oplysninger relateret til lejekontrakten, orienteres KEID via samme Helpdesk.
DET GØR XXXX
XXXX tilsigter inden for 5 arbejdsdage at have oprettet brugeren på Ejendomsportalen.
Helpdesk til indmelding af sager
KEID har en Helpdesk, hvor kunder selv kan melde sager ind 24 timer i døgnet samt følge sagens udvikling fra start til slut. I Helpdesken modtages alle sager og henvendelser fx om driflsrådgivning, energiregistrering, indmelding af akutte vedligeholdelsesproblemer eller skader, rengøring, sager om opkrævning og regulering af husleje samt spørgsmål til forbrugsregnskaber, driflsregnskaber m.m.
Kunderne kan selv melde sager ind via Helpdesken
Logge ind og indmelde en sag, hvis du allerede har en brugerkonto i KASA. Man log- ger ind ved at trykke på den grønne ’bjælke’ med teksten ’LOG IND SOM KK BRUGER’.
Oprette dig som helpdesk-bruger og derefler logge ind og indmelde sagen. Du går ind via Helpdesken og vælger ’OPRET HELPDESK BRUGER’. Du får nu en brugerprofil med brugernavn og adgangskode til at logge ind og følge sagens udvikling.
Indmelde sagen anonymt uden at oprette brugerkonto. Du går ind via Helpdesken og vælger ’INDMELD SAG UDEN BRUGER’. Uden en brugerkonto kan du ikke logge ind på Helpdesk og følge sagens udvikling.
I tilknytning til Helpdesken yder KEID telefonsupport på tlf. 00 00 00 00. Åbningstiden for telefonsupporten er mandag til torsdag kl. 7-16 og fredag kl. 7-15.
Udenfor telefonsupportens åbningstid kan man ringe til Rådhusvagten på tlf. 00 00 00 00, hvis sagen er akut.
DET GØR KUNDEN
Hos KEID kan kunden melde sager ind via Helpdesk døgnet rundt.
Kunden kan ringe til Helpdeskens telefonsupport i åbningstiden og få hjælp til indmelding af sager i Helpdesk.
DET GØR KEID
KEIDs telefonsupport tilbyder kunden hjælp til oprettelse af akutte sager i Help- desken indenfor telefonsupportens åbningstid.
Ved oprettelse af en sag i Helpdesken modtager kunden en elektronisk kvittering på mail med et sagsnummer. KEID tildeler sager, henvendt til Ejendomsservice og afhjælpende vedligehold, en sagsansvarlig senest 1 arbejds-dag efler indmelding
i Helpdesken.
Sager i Helpdesken til afhjælpende vedligehold tildeles en leverandør inden for 3 arbejdsdage fra sagsoprettelse.
KEID tildeler sager, henvendt til Ejendomsadministrationen, en sagsansvarlig senest 3 dage arbejdsdage efler indmelding i Helpdesken.
Budgetprocessen
Kvalitetssikring af budgetnotater til budget- forhandlinger og overførselssager.
KEID drifler kommunens samlede ejendomsportefølje og skal derfor have beslutnings- oplæg relateret til anlæg sendt i høring forud for aflevering til budgetforhandlinger og overførselssager. Det er afgørende, at beslutningsoplæg har realistiske tidsplaner og økonomi. Det er KEID sammen med kunden med til at sikre.
DET GØR KUNDEN
Kunden fremsender alle ejendomsrelaterede budgetønsker til den fælles Økonomiforvaltnings-fordelingsliste på mail xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.xx forud for aflevering af beslutningsoplæg til budgetforhandlinger og overførsels- sager. Således har kunden én indgang til høring af Økonomiforvaltningen, der derefler koordinerer internt mellem Team Ejendomsoptimering på Rådhuset,
Byggeri København og KEID. Eflerfølgende får kunden ét samlet høringssvar fra Økonomiforvaltningen. Økonomiforvaltningen udbeder sig en frist på maksimalt ti arbejdsdage for tilbagemeldinger.
DET GØR XXXX
XXXX kvalitetssikrer driflsøkonomi, renoveringsbehov, udvendigt vedligehold, køb, salg og lejeforhold i løbet af maksimalt ti arbejdsdage. Denne arbejdsgang under- støtter, at projekterne, så vidt det er muligt, kan eksekveres som politisk besluttet.
Erhvervslejemål
Læs om indgåelse af lejemål hos KEID.
Indgåelse af lejekontrakt for private lejemål
KEID forhandler direkte med kunden eller dennes repræsentant om kontraktvilkår.
Ombygning og ændret anvendelse af lejemål
Hvis lejer ønsker at ombygge lejemålet eller ændre anvendelsen, kontaktes KEID. Xxxxx skal have en ejerfuldmagt fra KEID, inden der ombygges og/eller ændres anvendelse. Fuldmagten udgør KEIDs godkendelse af projektet og er en forudsætning for, at lejer kan indhente de fornødne myndighedstilladelser til sit projekt.
Teksten i fuldmagten sikrer yderligere, at KEID ikke har økonomiske udgifler i forbindelse med ombygningen, og at lejer, hvis det ønskes fra KEIDs side, tilbagefører lejemålet til den oprindelige stand.
Henvendelser om ombygning og/eller ændret anvendelse af lejemål samt indhentning af ejerfuldmagt rettes til KEID.
DET GØR LEJER
Lejer sender KEID en detaljeret beskrivelse af sit projekt med tilhørende relevante bilag, f.eks. tegninger, billeder, beregninger mv.
DET GØR XXXX
XXXX udsteder ejerfuldmagt til projektet eller sender et begrundet afslag. KEID behandler en ansøgning om ejerfuldmagt hurtigst muligt. Fra det tidspunkt hvor ansøgningen er fuldt oplyst, kan lejer forvente en sagsbehandlingstid på op til 10 arbejdsdage, ved mere komplekse sager op til 20 arbejdsdage.
DET GØR LEJER
Lejer deltager i indflytningssynet.
Lejer skal senest 14 dage efler modtagelse af indflytningsrapporten skriflligt meddele KEID eventuelle indsigelser mod denne.
DET GØR XXXX
XXXX indkalder lejer til indflytningssyn i henhold til bestemmelsen i lejekontrakten. KEID afholder indflytningssynet, som omfatter:
Dokumentation af lejemålets stand. Aflæsning af lejemålets forbrugsmålere.
KEID udarbejder og sender indflytningsrapport til lejer snarest efler, at indflytnings- synet er afholdt.
Erhvervslejere har også elektronisk adgang til Helpdesken, og har mulighed for selv at oprette sager om afhjælpende og akut vedligehold.
Huslejen m.v. reguleres i henhold til lejekontrakten og erhvervslejelovens regler i øvrigt.
Opsigelse af lejemålet og aЫoldelse af fraflytningssyn
Når lejer ønsker at opsige sin lejekontrakt over for KEID, skal opsigelsen ske skriflligt og med det i lejekontrakten aflalte opsigelsesvarsel og under hensyntagen til eventuel aflalt uopsigelighed.
I forbindelse med fraflytningen aflales der et fraflytningssyn. Formålet med synet er at dokumentere lejemålets stand og få aflæst lejemålets forbrugsmålere med henblik på afregning af forbrug og at gøre eventuelle fraflytningskrav gældende overfor kunden indenfor den i lejekontrakten fastsatte frist.
DET GØR LEJER
Xxxxx opsiger lejemålet over for KEID i henhold til det i lejekontraktens aflalte opsigelsesvarsel og under hensyntagen til eventuelt aflalt uopsigelighed.
Lejer bekræfler inden for 5 dage over for KEID, at lejer kan deltage i fraflytningssyn på det angivne tidspunkt.
Kan lejer ikke deltage på det angivne tidspunkt, er lejer forpligtet til selv at kontakte KEID for at aflale et nyt tidspunkt for fraflytningssyn.
Lejer deltager i fraflytningssyn, hvor lejemålet skal være ryddet og rengjort og i øvrigt tilbageleveres i aflalt stand.
Lejer skal senest 14 dage efler modtagelse af fraflytningsrapporten skriflligt med- dele KEID eventuelle indsigelser mod denne.
Lejer afleverer nøgler på fraflytningssynet.
DET GØR XXXX
XXXX bekræfler modtagelsen af opsigelsen skriflligt senest 8 dage efler modtagel- sen. Bekræflelsen indeholder dato for fraflytningssynet. I bekræflelsen oplyses navn og telefonnummer på den tilsynsførende, som skal deltage i synet på KEIDs vegne.
KEID afholder fraflytningssyn efler aflale med lejer. Fraflytningssynet omfatter: Dokumentation af lejemålets stand.
Aflæsning af lejemålets forbrugsmålere.
KEID udarbejder og sender indflytningsrapport til lejer snarest efler, at indflytnings- synet er afholdt.
KEID fremsender evt. prisfastsat krav i henhold til fraflytningsrapporten indenfor den eventuelt fastsatte frist i lejekontrakten.
Køb og salg
af ejendomme
Vi håndterer køb og salg af ejendomme, grunde og vejarealer og administrerer kommunens særlige ejendomsrettigheder.
Kontoret for Ejendomshandler og -rettigheder håndterer køb og salg af ejendomme, grunde og vejarealer samt administrerer Københavns Kommunes særlige ejendoms- rettigheder.
Salg af Københavns Kommunes ejendomme sker på baggrund af et fast salgsprogram vedtaget i Økonomiforvaltningens Center for byudvikling, godkendt af Københavns Kommunes forvaltninger. Undtagelsesvist sker salg af ejendomme på anmodning fra den forvaltning, der hidtil har været bruger af den pågældende ejendom.
Salg af Københavns Kommunes ejendomme sker som hovedregel ved offentligt udbud. KEID offentliggør relevant udbudsmateriale/salgsvilkår.
Ejendomme sælges med udgangspunkt i markedsprisen. Proceduren for afgivelse af til- bud er beskrevet i ejendommens udbudsmateriale/salgsvilkår. Kunders bud er fortrolige, er bindende i 12 uger fra afgivelsestidspunktet og skal være uden forbehold. Straks efler Borgerrepræsentationens godkendelse af salget underretter KEID vinderen af udbuddet.
Københavns Kommunes køb af ejendomme sker oflest efler initiativ fra kommunens forvaltninger, men kan også foranlediges på baggrund af beslutninger om byomdannelse eller udnyttelse af kommunens tilbagekøbsrettigheder (se nærmere om tilbagekøbs- rettigheder nedenfor).
Køb af ejendomme sker med udgangspunkt i markedsprisen og ved indgåelse af en betinget købsaflale under hensyn til Borgerrepræsentationens godkendelse.
Københavns Kommune har i et historisk perspektiv handlet fremsynet og sikret sig en række ejendomsrettigheder i forbindelse med salg af ejendomme og grunde.
Tilbagekøbsrettigheder giver Københavns Kommune ret til at købe en ejendom tilbage fra ejeren i et bestemt år. Ejere af ejendomme belyst med tilbagekøbsret kan skriflligt anmode KEID om at modtage et tilbud om aflysning eller udskydelse af tilbagekøbsretten mod betaling af et vederlag.
På byggegrunde, hvor der i forbindelse med kommunens salg er tinglyst en servitut om tillægskøbesum, er Københavns Kommune berettiget til et vederlag, såfremt ejendom- men udnyttes i højere grad eller til anden anvendelse end forudsat ved det oprindelige salg. Størrelsen af vederlaget fastsættes med udgangspunkt i markedsprisen for den byggeret, der ønskes udnyttet.
På ubebyggede ejendomme eller ejendomme med en betydelig restbyggeret, hvor der i forbindelse med kommunens salg er tinglyst en servitut om gevinstandel, er Københavns Kommune berettiget til et vederlag, såfremt ejendommen videresælges uden at (rest-) byggeretten på ejendommen er blevet udnyttet. I et sådant tilfælde er sælgeren af ejen- dommen forpligtet at betale Københavns Kommune et vederlag, som fastsættes med udgangspunkt i differencen mellem den købesum som sælgeren oprindeligt betalte til Københavns Kommune og den senere opnåede salgspris.
Tilkøbsydelser på ejendoms-
serviceområdet
Vi beskæfliger os med ejendomsservice såsom rengøring, vicevært- og gårdmandsopgaver, teknisk ejendomsservice, Facility Management m.m.
Vi beskæfliger os med en række opgaver inden for ejendomsservice, bl.a. rengøring, viceværtopgaver, gårdmandsopgaver, teknisk drifl, vagttjeneste, betjentfunktioner, reception, arrangementsservice samt post og skanning.
Alle forvaltninger i Københavns Kommune kan få en fast kontrakt på ejendomsservice- ydelser, men der kan også tilkøbes ekstra ejendomsserviceydelser uden en fast kontrakt. Tilkøb kan bl.a. være:
Ekstra hovedrengøring (f.eks. i sommerferien)
Specialrengøring (eks. rengøring efler vandskader eller rotter mv.) Levering af gardinvask, persiennerens, måtteservice og tæpperens Pleje af udendørsarealer
Hjælp til arrangementer (forplejning, service, AV-udstyr) Vagtservice til møder og arrangementer
Rundvisninger
Skanning af større antal sager til elektronisk arkivering
Tilkøbsydelser indenfor rengøring og pleje af udendørs- arealer
For at købe ekstra ydelser eller høre nærmere om tilkøbsydelserne inden for rengøring og pleje af udendørsarealer kontaktes Center for Ejendomsservice på mail xxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.xx
Tilkøbsydelser indenfor Facility Management
ARRANGEMENTSSERVICE (PÅ RÅDHUSET)
For at købe ydelser eller høre nærmere om tilkøbsydelser kan Arrangementsafdelingen kontaktes på tlf. 00 00 00 00/00 00 00 00 for bestilling af opdækning, forplejning, opryd- ning mm.
Linnedstuen kan kontaktes på tlf. 00 00 00 00 for bestilling af porcelæn, duge mm.
Arrangementsadministrationen kan kontaktes på tlf. 00 00 00 00 for information om afholdelse af arrangementer på Rådhuset.
For uddybning af ydelser se Arrangementsservice.
For at købe ydelser eller høre nærmere om tilkøbsydelserne, som Post og Skanning tilbyder, kan Post og Skanning kontaktes på tlf. 00 00 00 00 og mail xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.xx
For uddybning af ydelser se Post og Skanning.
For at købe ydelser eller høre nærmere om tilkøbsydelserne som Rådhusvagten tilbyder. Kan Rådhusvagten kontaktes på tlf. 00 00 00 00 for information om f.eks. vagtydelser og rundvisninger.
For uddybning af ydelserne se Rådhusvagten.
TEKNISK AFD. RÅDHUSET – RÅDHUS TEKNIK
For at købe ydelser eller høre nærmere om tilkøbsydelserne, som Rådhus Teknik tilbyder, kan afdelingen kontaktes på tlf. 00 00 00 00 for teknik og 33 66 26 19 for inventar mv.
For uddybning af ydelse se Rådhus Teknik.
For at høre nærmere om ydelser som eks. reception, vagtordning mm kontaktes FM Service på mail xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.xx
I HNG tilbydes en FM Grundpakke. Grundpakkens indhold kan ses på FM HNG.
For nærmere information om FM ydelser i HNG kontaktes FM Service på tlf. 00 00 00 00 og mail xxxxx@xxx.xx.xx
Effektiviseringer
Vi hjælper aktivt med at indfri kommunens måltal om effektiviseringer.
For at imødekomme både det demografiske udgiflspres og kravene fra regeringens moderniserings- og effektiviseringsprogram samt skabe rum til prioriteringer af nye initiativer, vedtager Økonomiudvalget hvert år et effektiviseringsmåltal. Måltallet fordeles mellem forvaltningerne på baggrund af deres andel af kommunens samlede service- udgifler i det forudgående budget, eksklusive en række tværgående puljer. De stigende profiler fra tidligere års effektiviseringer indarbejdes i forvaltningernes rammer og indgår i forvaltningernes opfyldelse af måltallet.
KEID indgår i Økonomiforvaltningens måltal og vil derigennem blive underlagt et internt effektiviseringskrav. Ud over de interne effektiviseringer bistår KEID forvaltningerne med at indfri deres måltal ved at udvikle effektiviseringsforslag, som kan udmøntes på forvaltnin- gernes budgetter. De effektiviseringsforslag, som går på tværs af forvaltninger, vil blive ko- ordineret i effektiviseringsstrategiens styregruppe, hvor alle forvaltninger er repræsenteret.
De forslag, der forudsætter tildeling af midler fra investeringspuljerne, skal godkendes af Økonomiforvaltningen forud for den politiske behandling. Alle forslag, som berører flere forvaltninger, skal desuden godkendes af kredsen af administrerende direktører inden den politiske behandling.
For at understøtte effektiviseringsstrategien besluttede Borgerrepræsentationen med Budget 2017 at videreføre strategien for smarte investeringer og at afsætte en investe- ringspulje, som forvaltningerne kan søge midler fra. Puljen udmøntes to gange årligt i forbindelse med overførselssagen og med budgetforhandlingerne.
CSR
Siden 1. januar 2018 har København hafl sit eget interne indsatsteam, der arbejder med CSR
CSR varetager kontrollen med arbejdsklausuler, uddannelsesklausuler og beskæfligelses- klausuler. CSR-enheden har også til opgave at rådgive kommunens forvaltninger i brugen af klausuler i udbud og kontrakter. Derudover har CSR-enheden i 2019 overtaget ansva- ret for rådgivning af forvaltningerne, så kommunens vedtagne klima- og miljøkrav bliver eflerlevet.
CSR-enheden har en intraside, hvor alle medarbejdere i Københavns Kommune kan finde oplysninger om brugen af klausuler, samt finde information om indsatsen. Enheden har ligeledes en rådgivningslinje, og står til rådighed for hjælp og vejledning for kommunens forvaltninger.
Henvendelser til CSR-enheden kan ske på tlf. 00 00 00 00 eller mail xxx@xxx.xx.xx
Indsatsteamet har desuden en ekstern hotline, hvor alle borgere kan skrive eller ringe, hvis de selv har oplevet urimelige arbejdsvilkår på opgaver for Københavns Kommune eller har mistanke om social dumping. Hotlinen (tlf. 0000 0000) er altid åben, og indsats- teamet rykker ud med kort varsel. Alle henvendelser bliver undersøgt og fulgt til dørs.
Kredsen af administrerende direktører i Københavns Kommune (7-dir) har vedtaget en model for, hvordan forvaltningerne og indsatsteamet mod social dumping skal samar- bejde. Forvaltningerne skal udpege en centralt placeret CSR-koordinator, som har det koordinerende ansvar i den pågældende forvaltning, en eller flere CSR-ansvarlige, som har kontakten til CSR-enheden, samt en registreringsansvarlig, som er ansvarlig for at registrere alle aflaler i kommunens aflalesystem.
Udpegningerne har til hensigt at sikre en effektiv arbejdsgang mellem CSR-enheden, der er ansvarlig for kontrol og udarbejdelse af anbefalinger i forbindelse med overtrædelser og den berørte forvaltning, som er ansvarlig for håndhævelse og eventuelle sanktioner.
Københavns Kommune har siden 2011 stillet krav om ordentlige løn og arbejdsvilkår, når private aktører udfører opgaver for kommunen.
Alle kommunens kontrakter inden for byggeri, anlæg og tjenesteydelser – og i vidt om- fang også projekter, hvor kommunen har givet støtte eller tilskud – skal således indeholde en arbejdsklausul.
Arbejdsklausulen stiller krav om, at løn- og ansættelsesvilkår som minimum skal være på niveau med den landsdækkende overenskomst for arbejde af samme art. Arbejds- klausulen indeholder et kædeansvar. Det betyder, at hovedleverandøren er ansvarlig for, at alle underleverandører – og hele kæden af underleverandører – overholder arbejds- klausulen.
Uddannelses- og beskæfligelsesklausuler
På opgaver, hvor der er potentiale for at uddanne elever og lærlinge (erhvervsuddannel- ser), skal kontrakten desuden indeholde en uddannelsesklausul. Uddannelsesklausulen stiller krav om et antal elev- eller lærepladser på projekter af en vis størrelse og varighed. Hvis en leverandør ikke kan finde det antal praktikanter, der er krav om i uddannelsesklau- sulen – eller ikke kan godkendes som praktikvirksomhed – kan leverandøren blive pålagt at beskæflige et tilsvarende antal ledige i fx fleksjob.
Siden 2016 har Københavns Kommune yderligere stillet krav om arbejds- og uddannelses- klausuler, når kommunen udbetaler støtte eller tilskud til projekter eller aktiviteter.
Der skal anvendes to forskellige arbejdsklausuler, alt efler hvilken type modtager, der er tale om.
Hvis der udbetales tilskud til en aktivitet, skal arbejdsklausulen indeholde et kædeansvar
Hvis der udbetales støtte til en institution, skal arbejdsklausulen ikke indeholde et kædeansvar
CSR-enheden kontrollerer overholdelse af kommunens klausuler. I det arbejde vægtes en høj grad af fysisk tilstedeværelse. CSR-enheden gennemfører ca. 600 kontroller om året, både screeningsbesøg, hvor enheden tager ud på en arbejdsplads og taler med medarbej- derne om løn og ansættelsesvilkår, og dokumentkontroller, hvor CSR-enheden anmoder om dokumentation på udvalgte medarbejdere og på det grundlag laver en beregning
af, hvorvidt lønnen er på niveau med den landsdækkende overenskomst for arbejde af samme art.
Alle kontroller er uanmeldte, og CSR-enheden arbejder efler en risikomodel, hvor ind- satsen prioriteres dér, hvor der vurderes at være størst risiko for overtrædelser.
Kontraktholdere i de relevante forvaltninger bliver løbende orienteret om eventuelle sager på deres aflaler, og CSR-enheden kommer med anbefalinger, såfremt overtrædelser kræ- ver brug af sanktioner.
CSR-enheden vil fra 1. maj 2019 stå til rådighed for hjælp og vejledning i forhold til im- plementering af Københavns Kommunes vedtagne miljø- og klimakrav. CSR-enheden er ansvarlig for at:
Sikre, at de miljø- og klimakrav, som Københavns Kommune har besluttet at eflerleve, er tilgængelige for fagforvaltningerne i et overskueligt og brugervenligt format
Yde generel rådgivning om miljø- og klimakrav
Håndtere det videre arbejde med udvikling af miljømærkekravene i samarbejde med Miljømærkning Danmark
Indgå i relevante samarbejdsfora som POGI m.fl.