RETNINGSLINJER FOR ARBEJDSTID, FERIE OG FRAVÆR
RETNINGSLINJER FOR ARBEJDSTID, FERIE OG FRAVÆR
Sekreta- riat
AU Forskning og Eksterne Relationer
Forskningsstøtte-
enheden
Talentudviklings-
enheden
Events og Kommuni-
kationsstøtte
Erhvervssamarbejde
og Teknologioverførsel
Vicedirektør
Retningslinjer indgået mellem ledelse og medarbejdere i regi af AU Forskning og Eksterne Relationers lokale samarbejdsudvalg.
Retningslinjerne er godkendt af LSU på mødet den 27. januar 2016.
LSU er bemandet:
Med følgende ledelsesrepræsentanter
Xxxx Xxxxxxxxx (formand) Xxxxxx Xxxxxxx
Xxxxx Xxxxx Xxxxxx
Med følgende medarbejderrepræsentanter
Xxxx Xxxxx Xxxxxxxx (næstformand) Xxxx X. Xxxxxx
Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx
Xxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx/Xxxx Xxxxxxxx Hans Xxxxxxxx
Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxx
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx
INDHOLD
1. Formål
2. Arbejdstid, flex og overarbejde
3. Rejseaktivitet, kurser, efteruddannelse og fællesmøder
4. Ferie, fravær - ikke planlagt og særlige fridage
1. FORMÅL
I AU Forskning og Eksterne Relationer (AU FE) er der fokus på brugere og opgavevaretagelse, hvilket ikke må forveksles med at overlade medarbejderne til deres egen samvittighed. Det er ledelsens an- svar, at mængden af arbejdsopgaver matcher den tid, der er til rådighed.
AU FE ønsker at fremme en arbejdstilrettelæggelse og et arbejdsmiljø, hvor der er balance mellem ar- bejde og fritid. Dermed skabes de bedste forud- sætninger for trivsel og bæredygtig opgavevareta- gelse på lang sigt.
Den generelle indgangsvinkel til praksis i AU FE er:
- Ansvarlighed
- Fleksibilitet
- Rummelighed
Retningslinjerne er udarbejdet ud fra princippet om frihed under ansvar.
Som udgangspunkt er der vide rammer for, at nærmeste leder og den enkelte medarbejder kan lave individuelle aftaler inden for de mål og ram- mer, der er skitseret. De særlige aftaler må ikke medføre ringere forhold for medarbejderen end generelle aftaler og retningslinjer foreskriver eller overtræde AU’s generelle regler inden for området.
Der bør være størst mulig åbenhed om individuelle aftaler mellem medarbejdere og ledere.
Der henvises i øvrigt til Aarhus Universitets gene- relle personalepolitiske retningslinjer samt gæl- dende overenskomster. Ved eventuelle spørgsmål kan AU HR kontaktes.
Se evt.: xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xx/
2. ARBEJDSTID, FLEX OG OVERARBEJDE
Målsætninger
- AU FE skal med sine kompetencer og ydelser kun- ne understøtte de faglige miljøer, eksterne samar- bejdspartnere, de studerende og universitetsledel- sen – det handler om tilgængelighed/åbningstider.
- Medarbejdere skal markere møder, aftaler og planlagt fravær i deres kalender og angive fravær ved hjælp af autosvar, hvis mails ikke bliver besva- ret i mindst en dag.
- Planlagte opgaver skal kunne løses.
- Opståede problemer skal løses hurtigst muligt.
- Bemanding skal sikres og koordineres i forbindel- se med ferieperioder, ved sygdom og andet fravær.
- Det tilstræbes, at alle fuldtidsansatte i gennem- snit arbejder 37 timer/uge.
- Der er som udgangspunkt flextid eller fleksibel ar- bejdstilrettelæggelse. Det er til fordel for såvel medarbejder som arbejdssted at sikre en fleksibel arbejdstilrettelæggelse.
Retningslinjer/principper
Arbejdstid
- AU FEs medarbejdere udfører som hovedregel de- res opgaver på arbejdspladsen. Kravet om tilstede- værelse har til formål at sikre tilgængelighed i for- hold til den enkelte medarbejder, at fastholde og udvikle samarbejde med kolleger og samarbejds- partnere samt sikre medarbejderens kendskab til arbejdspladsen generelt (videndeling).
Flextid og fleksibel arbejdstilrettelæggelse
- Alle medarbejdere er enten omfattet af reglerne for flextid eller fleksibel arbejdstilrettelæggelse (fuldmægtige med rådighedstillæg og special- og chefkonsulenter), hvis ikke andet er aftalt. Tidsregi- strering skal danne grundlag for eget flextidsregn- skab.
- Alle medarbejdere skal kunne dokumentere sit flexregnskab i følge aftale med sin leder.
- Eventuelle behov for registrering og opgørelse af tidsforbrug på konkrete opgaver og projekter afta- les med lederen.
- Medarbejdere kan frit tilrettelægge deres ar- bejdstid inden for tidsrummet 07.00 – 17.00 man- dag til fredag (”flextiden”). Flextiden tilrettelægges under hensyntagen til brugernes behov og den dag- lige varetagelse af den samlede opgavemængde.
- Saldoen for flextid må løbende være på maksi- malt +37 timer og maksimalt -10 timer medmindre andet aftales med lederen.
- Medarbejderen skal orientere sin leder, når græn- serne nærmer sig, såfremt der ikke allerede forelig- ger en aftale.
- Lederen skal holde sig orienteret og sikre balance mellem tid, ressourcer og opgaver.
- Afvikling af flextimer/afspadsering skal ske under hensyntagen til arbejdsopgavernes udførelse og af- vikles i forholdet 1:1 som enkelttimer/halve/hele fridage - sidstnævnte sker efter aftale med lederen og i forståelse med kolleger.
Overarbejde
- Overarbejde skal være pålagt af lederen uden for flextiden for at tælle som overarbejdstid. Hvis dette ikke er tilfældet, opgøres timerne som flextid (jfr. i øvrigt regler om månedsnorm for HK-medarbej- dere og rådighedstillæg til AC fuldmægtige).
- Overarbejde, som følge af pludseligt opståede nødsituationer, kan efterfølgende godkendes som pålagt overarbejde af lederen.
- For at undgå misforståelser skal overarbejde så vidt muligt være aftalt mellem leder og medarbej- der samt kunne dokumenteres skriftsligt.
- Overarbejde vil kun undtagelsesvis kunne komme til udbetalinger og da kun, hvis der er hjemmel her- for i overenskomsten, og det pålagte overarbejde er dokumenteret. Ved udbetaling af overarbejde vil et evt. rådighedstillæg blive taget i betragtning i henhold til AC overenskomstens §14, stk. 3.
- Regler for overarbejde og timeafregning fastlæg- ges i overenskomster og af AU HR.
Se regler på:
xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xx/xxxxxxxxxxxxxxxx rbarsel/vejledningomarbejdstidsregler/
Hjemmearbejde
- AU FE vil gerne være en fleksibel arbejdsplads med fokus på work-life-balance, og den enkelte medarbejder kan afholde hele hjemmearbejdsdage eller vælge at arbejde uden for flextiden (fx tidlig morgen eller aften).
- Hjemmearbejdsdage aftales forud med nærmeste leder og kollegerne inden for området.
- Der vil som hovedregel ikke kunne aftales faste hjemmearbejdsdage (fx en bestemt ugedag) qua ønsket om tilstedeværelse af hensyn til videndeling mv.
3. REJSEAKTIVITET, KURSER, EFTERUD- DANNELSE OG FÆLLESMØDER
Målsætninger
- AU FE varetager universitetets interesser i forbin- delse med møder, messer og konferencer i både ind- og udland med henblik på at opbygge og del- tage i netværk til blandt andet universiteter natio- nalt som internationalt.
- Der skal skabes de bedst mulige forudsætninger for, at medarbejdere deltager i relevante møder, konferencer, seminarer og anden kompetenceud- viklende aktivitet.
- Medarbejderne opfordres til at deltage i kompe- tencegivende efter- og videreuddannelse.
- I forbindelse med fælles arrangementer i vicedi- rektørområdet tages behørigt hensyn til medarbej- dernes geografiske spredning.
- Eventuelle gener ved rejseaktivitet minimeres så vidt muligt gennem planlægning og udnyttelse af rejsetiden samt anvendelse af videokonferencefaci- liteter.
Retningslinjer/principper
Rejseaktivitet
- For rejser, kurser og konferencer opgøres rejse- og arbejdstiden på grundlag af den faktisk forbrug- te tid, herunder deltagelse i faglige eller obligatori- ske sociale aftensarrangementer men med maksi- malt 13 timer pr. døgn. Der er mulighed for at fra- vige reglen om maksimalt 13 timer pr. døgn, så- fremt der foreligger en konkret forudgående aftale med nærmeste leder. Med hensyn til beregning af rejsetid henvises til cirkulære.
- Medarbejdere, som har brug for overnatning pga. møder/aktiviteter over flere dage, kan efter forud- gående konkret aftale med nærmeste leder arbejde længe de dage, de er udenbys og flexe efterfølgen- de (f.eks. besvarelse af e-mails og lign. efter mø- dets ophør) og dermed overskride reglen om 13 timer.
- En kursus- og konferencedag uden rejsetid kan som udgangspunkt maksimalt tælle for en normal arbejdsdag, dvs. neutralt i flextidsregnskabet medmindre andet er aftalt.
Kørsel
- Ved rejse i egen bil benyttes statens takster for transportgodtgørelse (laveste kilometertakst). Be- myndigelse til høj takst kan gives i særlige tilfælde (der henvises til AUs regelsæt).
- Se AU’s politik for kørsel i egen bil:
xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx- befordring-og-koerselsbemyndigelse/
- Se AU’s politik for kørsel i tjenestebil:
xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xx/xxxxxxx/xxxxxxx-x- tjenestebil/
- Medarbejdere i AU FE er forpligtet til at overholde AU’s rejsepolitik.
- Se AU’s politik for køb af rejser mv.:
xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxx
Efteruddannelse
- Efteruddannelse er til glæde for medarbejder så- vel som AU FE. Planlægning af arbejdsopgaver og afvikling af uddannelsesforløb beror på individuelle aftaler og fastlægges med størst mulig fleksibilitet fra begge parter.
- Medarbejdere kan få tjenestefri til at deltage i undervisning i forbindelse med efteruddannelse, som er aftalt med lederen. Gælder i tidsrummet mandag til fredag. Hvis undervisning finder sted i weekenden, kan der kun flexes efter aftale med le- deren.
- Medarbejdere kan få tjenestefri på dagen for ECTS-givende eksamen og dagen før eksamen ved aflevering af større eksamensopgave.
Fællesmøder og interne arrangementer
- Fællesmøder i AU FE indkaldes så vidt muligt mindst to uger i forvejen ved benyttelse af den elektroniske kalender med angivelse af, om mødet
afholdes som et videomøde, eller om fremmøde forventes.
- Deltagelse pr. videokonference er som udgangs- punkt tilstrækkeligt.
- Afdelings- og fællesmøder holdes sædvanligvis in- den for tidsrummet 10.00 – 14.00.
- Heldagsarrangementer indkaldes i særlig god tid.
- Deltagelse i sociale aktiviteter, efter et fælles ar- rangement/medarbejderseminar fx om aftenen, medregnes ikke som arbejdstid.
- Faktisk rejsetid (fratrukket normal transporttid til tjenestested) til fællesmøder og interne arrange- menter tæller som normal arbejdstid (ikke som overarbejde).
Forplejning
- Forplejning ved interne møder er vand, kaffe og te.
- Til møder med ekstern deltagelse kan bestilles fx sandwich, kage, frokost afhængig af mødets karak- ter og længde.
- Se AU retningslinjer på:
xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xx/xxxxxxxxxxxxxxx-xx- forplejning-mv/forplejning-til-interne-moeder/
4. XXXXX, FRAVÆR – IKKE PLANLAGT OG SÆRLIGE FRIDAGE
Målsætninger
- AU FE ønsker at skabe de bedst mulige vilkår for, at medarbejdere kan afholde den berettigede ferie.
- Ferie planlægges med henblik på at sikre det bedst mulige match mellem medarbejderens øn- sker og arbejdspladsens behov.
- Der tilstræbes fleksibilitet i forhold til medarbej- derens ikke planlagte fravær i form af sygdom og barns sygdom.
- Leder, kolleger og samarbejdspartnere skal have besked ved fravær.
- Leder skal kunne sikre opgavevaretagelsen trods fravær i afdelingen.
- AU’s generelle retningslinjer samt lovkrav med hensyn til sygefraværssamtaler og refusion skal op- fyldes.
Retningslinjer/principper
Ferieafholdelse
- Ferie, herunder særlige feriedage, og afvikling af flex planlægges og aftales med lederen, så afdelin- gen kan varetage sine funktioner tilfredsstillende. Hovedferierne drøftes og aftales med leder og kol- leger i afdelingen. Såfremt afdelingens medarbej- der ønsker at fastlægge ferie(rejser) meget tidligt, forudsættes det at ske i forståelse med berørte kol- leger.
- Ledelsen drøfter behov for lukning af afdelinger i sommerferieperioder samt i forbindelse med jul, påske, fredag efter Kr. Himmelfartsdag og lign.
Eventuel lukning aftales mellem vicedirektøren og den enkelte funktionschef og meldes i god tid ud til medarbejdere og relevante samarbejdspartnere.
- Afholdelse af ferie, herunder tvungen afholdelse af ferie mellem jul og nytår og lign., kan pålægges med mindst en måneds varsel, jf. regler om virk- somhedslukning.
- Medarbejderen har til ansvar at registrere ferie i flexskemaet og/eller sikre grundlag for inddatering i det relevante system.
- Medarbejderen kan overføre maksimalt fem dage af den ordinære ferie og kun til det umiddelbart ef- terfølgende ferieår. Overførsel forudsætter udtryk- kelig forudgående, skriftlig aftale herom med nær- meste leder. Ikke afholdte feriedage, der hidrører fra den ordinære ferie (25 dage), udbetales ikke.
- Særlige feriedage (den 6. ferieuge) skal som ud- gangspunkt afholdes i det relevante ferieår. Så- fremt dette af ekstraordinære årsager ikke kan ske, kan de optjente dage i sjældne tilfælde udbetales efter forudgående skriftlig aftale med nærmeste leder.
- Se i øvrigt AU HR beskrivelse af reglerne for afhol- delse af xxxxx og særlige feriedage:
xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xx/xxxxx/
Fravær – ikke planlagt
Retningslinier for fravær er beskrevet på
xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xx/xxxxxxx/
- Retningslinierne IT-understøttes her:
xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxx/xx/xx-xxxxxxxx/
Fravær skal noteres i den elektroniske kalender, og eventuelle møder skal aflyses af medarbejderen selv eller med hjælp fra en kollega.
- Medarbejderen skal meddele sygdom, barns sy- gedage og omsorgsdage så tidligt som muligt og senest kl. 9.00 den første fraværsdag, jf. vejledning om registrering af ferie og fravær. Så vidt muligt oplyses om fraværets forventede varighed. Den lo- kale arbejdsplads fastsætter regler for, hvordan fraværet meddeles til kollegaer og relevante sam- arbejdspartnere.
- Hvis medarbejderens barn bliver sygt i løbet af en arbejdsdag, kan medarbejderen vælge enten at fle- xe og afholde barns 1. sygedag næste dag, eller af- holde barns 1. sygedag på dagen, hvor sygdommen opstod. 2. sygedag afholdes om nødvendigt dagen efter 1. sygedag.
- Medarbejderen giver besked om raskmelding. Ved sygemeldingens ophør opdaterer medarbejde- ren flexskema og/eller sikrer grundlag for inddate- ring af fravær i det relevante system.
- Ved længere tids sygdom (over 21 dage) afholder medarbejderens nærmeste leder og medarbejde- ren sygefraværssamtale efter gældende regler.
Medarbejderen kan vælge at invitere en bisidder, ligesom AU FEs HR-partner kan deltage. AU HR fo- retager indberetning om samtalen til kommunen og søger samtidig om refusion (skal ske senest fire uger efter 1. sygedag).
- Såfremt en medarbejder har haft flere sygefra- værsperioder af kortere eller længere varighed, af- holder medarbejderens chef en samtale med med- arbejderen. Formålet med samtalen er at drøfte medarbejderens fravær, herunder arbejdspladsens muligheder for at støtte.
- For sygdom under ferie henvises til ferielovens regler på området.
Særlige fridage
Følgende dage er fridage med løn på Aarhus Uni- versitet:
- 24. december
- 31. december
- 5. juni
Følgende dage kan medarbejdere efter aftale med nærmeste leder holde fri, hvis arbejdssituationen efter lederens vurdering tillader det:
- 1. maj