Vejledning til standardaftale for internationale uddannelsesforløb

Vejledning til standardaftale for internationale uddannelsesforløb

Som led i kvalitetssikringen af de uddannelser, som udbydes i samarbejde med udenlandske universiteter, har universitetets ledelse besluttet at indføre en standard-samarbejdsaftale, som skal benyttes til at lave en aftale med det udenlandske universitet (se nedenfor en nærmere beskrivelse af, hvornår standardaftalen skal benyttes, og hvornår den ikke skal). Standardaftalen beskriver, hvem der er ansvarlige for hvad, hvilke regler der gælder hvornår, og er i det hele taget en køreplan for, hvordan samarbejdet om uddannelsen og vejledningen af de studerende skal foregå.

Ledelsen har samtidig besluttet, at det entydigt er studielederen, som er politisk ansvarlig for de internationale uddannelsesforløb inden for hvert skoles område – et internationalt uddannelsesforløb kan altså ikke alene besluttes af det enkelte studienævn eller den enkelte underviser. Og det administrative ansvar er tilsvarende entydigt placeret på fakultetskontoret.

Procedure for indgåelse af standardaftale for internationale uddannelsesforløb

Når du ønsker at indgå en samarbejdsaftale med et udenlandsk universitet skal du altid tjekke, om studienævn og skole støtter samarbejdet, og om uddannelsessamarbejdet passer ind i de strategier og politikker, som måtte findes. Så før du går i gang med at udfylde standardaftalen og også før du indgår bindende mundtlige aftaler med dit samarbejdsuniversitet, skal du kontakte studielederen for din skole.

Du vil også kunne få meget hjælp, hvis du allerede på et tidligt tidspunkt inddrager dit fakultetskontor i arbejdet med at indgå samarbejdsaftalen, så du kan få information om fx særlige regler eller deadlines, som måtte berøre samarbejdet. Fakultetskontoret vil også kunne tage kontakt til administrative enheder på dit samarbejdsuniversitet og afklare eventuelle spørgsmål eller diskutere problemstillinger i aftalen.

Når du skal udarbejde selve samarbejdsaftalen, skal du så præcist som muligt beskrive, hvad samarbejdet går ud på, hvem der er ansvarlige for hvad og lign. Det er afgørende for den videre behandling af aftalen, at alt er beskrevet udførligt. I praksis gøres det ved, at du udfylder de felter i standardaftalen, som er markeret med gult (og sletter eksempler m.m. i teksten).

Når du har udfyldt samarbejdsaftalen, skal den sendes via skolen til fakultetskontoret mhp. godkendelse og videre sagsbehandling.

Fakultetskontoret vil i forbindelse med sin sagsbehandling inddrage de kontorer på AAU, som håndterer internationale uddannelsesaktiviteter. Det vil primært sige Internationalt Kontor, men evt. også Kontraktenheden, Økonomiafdelingen eller Ledelsessekretariatet.

Aftalen skal underskrives af dekanen og studielederen. Hvis det drejer sig om en uddannelsesaftale, som omfatter mere end ét hovedområde eller forpligter AAU som helhed, skal aftalen underskrives af rektor. Aftalen skal dog stadig udarbejdes med inddragelse af skolen og fakultetskontoret.

Når aftalen er underskrevet, bliver den af fakultetskontoret journaliseret i det centrale journaliseringssystem.

Rollefordeling

Der er, som det ses ovenfor, en række forskellige aktører involveret i indgåelse og udarbejdelse af en samarbejdsaftale om uddannelse. Udover det helt formelle, som er beskrevet i universitetets delegationsinstruks, fordeles roller og ansvar således:

Studielederen har det overordnede politiske ansvar for samarbejdsaftalen. Det betyder, at han/hun skal sikre, at aftalen ligger inden for skolens område og er i tråd med strategier og politikker. Viser det sig, at

aftalen ikke passer med den vedtagne strategi eller indeholder dele, som ikke ønskes fra skolens side, skal studielederen tage kontakt til den relevante underviser og afklare, hvad der så skal ske.

Fakultetskontoret har det overordnede administrative ansvar for samarbejdsaftalen. Det betyder, at fakultetskontoret skal lave den relevante sagsbehandling, sikre at alle relevante kontorer og parter inddrages og høres og sikre, at de gældende regler overholdes. Fakultetskontoret skal også sikre, at samarbejdsaftalen er realistisk at gennemføre, herunder sikre tilstrækkelig beskrivelse af praktisk opgavefordeling mellem universiteterne i aftalen.

Fakultetskontoret skal også sikre, at Internationalt Kontor informeres om, at der nu er indgået en aftale vedrørende et internationalt uddannelsesforløb, da det kan have betydning for optagelse og indskrivning af studerende, antallet af boliger til internationale studerende mv.

Baggrund for standardaftalen for internationale uddannelsesforløb

Alle typer af uddannelsessamarbejde på bachelor- og kandidatniveau med udenlandske universiteter reguleres nu (fra januar 2012) i én samlet bekendtgørelse (Bekendtgørelse om universiteternes internationale uddannelsesforløb, nr. 1389).

Der er altså ikke som tidligere en række forskellige bekendtgørelser, som man skal forholde sig til, hvis man ønsker at indgå en aftale om et uddannelsessamarbejde med et udenlandsk universitet. I den nye bekendtgørelse er der dog stadig en række forskellige regler og forhold, som regulerer de forskellige typer af samarbejde. Så inden man indgår en aftale med en udenlandsk partner, er det vigtigt at gøre sig klart, hvad man helt præcis ønsker med sit samarbejde.

For at gøre det lettere og hurtigere at indgå aftaler om uddannelsessamarbejde med udenlandske universiteter er der udarbejdet en standardaftale, som skal benyttes. Standardaftalen består af selve aftalen og et bilag med AAU’s standardvilkår for uddannelsesaftaler.

Det er ikke ualmindeligt, at udenlandske universiteter også har en standardaftale, som de kræver brugt som juridisk grundlag for samarbejdet. I det tilfælde kan der godt indgås en anden aftale, end AAU standardaftalen, så længe denne aftale som minimum dækker de punkter, som er opstillet i AAU’s standardaftale.

Hvornår benyttes standardaftalen:

Standardaftalen kan benyttes til alle uddannelsesaftaler, hvor AAU udsteder eksamensbevis. Det kan enten være i forbindelse med hele eller dele af uddannelser i udlandet (med samarbejdsuniversitet) eller ved frivillige eller obligatoriske dele af uddannelser i udlandet.

Hvornår benyttes standardaftalen ikke:

1) Standardaftalen skal ikke benyttes til bilaterale aftaler om gensidig udveksling af studerende. Her skal man som hidtil benytte standardaftalen fra Internationalt Kontor.

2) Standardaftalen skal ikke benyttes, hvis det drejer sig om en aftale, hvor AAU er eneudbyder af en uddannelse i udlandet. Her stilles der væsentligt flere krav til økonomi og kvalitetssikring end i en aftale med et samarbejdsuniversitet, så her vil der skulle laves en mere omfattende aftale og en business case (kontakt fakultetskontoret for yderligere info om det). Til gengæld vil der være mulighed for, når universitetet er eneudbyder, jf. bekendtgørelsens § 13, at udbyde en uddannelse som indtægtsdækket virksomhed, dvs. der må opkræves deltagerbetaling for de studerende.

3) Standardaftalen kan ikke benyttes til Xxxxxxx Xxxxxx-kandidatuddannelser. Bekendtgørelsen har en del paragraffer, som specifikt omhandler Xxxxxxx Xxxxxx-uddannelser, og disse bestemmelser er ikke med i standardaftalen. Men standardaftalen vil dog dække mange af de samme områder, som en aftale om Xxxxxxx Xxxxxx, dog er kravene til Xxxxxxx Xxxxxx-kvalitetssikringsmekanismerne strammere, hvorimod der er mere fleksible betingelser for studieafgift (tuition fee).

Særlige opmærksomhedspunkter

Når man indgår en aftale, er der en del punkter, man skal tage stilling til. Det gælder både internt på AAU og i samarbejde med partnerinstitutionen(-erne). I nedenstående gennemgås de mest almindelige opmærksomhedspunkter. De knytter sig indholdsmæssigt til standardaftalen, men er ikke en udtømmende liste over punkterne i aftalen:

Hvilken type samarbejde

Hvilken type samarbejde er der tale om? Skal der udvikles en hel ny uddannelse i fællesskab, eller er der tale om en aftale, hvor der kombineres eksisterende semestre fra AAU og en/flere andre institutioner? Det er vigtigt at afklare dette, for der knytter sig forskellige regler og forpligtelser til de forskellige typer af samarbejde.

Eksamensbevis

Når samarbejdsaftalen skal skrives, skal der tages stilling til, hvilken type af eksamensbevis samarbejdet skal lede frem til? Der er forskellige muligheder:

• Eksamensbevis udstedes af enten AAU eller den udenlandske institution.

• Eksamensbevis udstedes af både AAU og den udenlandske institution (double degree) for uddannelsen – den studerende får to selvstændige beviser.

• Der udstedes ét samlet eksamensbevis pva. AAU og den udenlandske institution (joint degree) – uddannelsen betragtes som én samlet uddannelse og den studerende får ét bevis.

Bemærk at der er forskel på ”joint programme” og ”joint degree”. Man kan fx godt have et joint programme som leder frem til en double degree. Joint programme betyder udelukkende et uddannelsesprogram, som man samarbejder om, mens en joint degree har en særlig juridisk betydning.

Når aftalen indgås, vil man med fordel kunne skrive ind, hvem der i praksis udfærdiger eksamensbeviset (hvis joint), og hvordan papirgangene mellem universiteterne skal forløbe. Her vil fakultetskontoret kunne hjælpe med beskrivelsen.

Optage og indskrive

Der er forskel på at optage og indskrive en studerende. En studerende, som optages på et dansk universitet har retskrav på at få mulighed for at gennemføre sin uddannelse og på at få udstedt et eksamensbevis. En studerende som er indskrevet på et dansk universitet har ikke samme krav. Eller med andre ord: universitetet har det overordnede ansvar for studerende, som er optaget, men ikke for studerende, som er indskrevet.

Universitetet skal sikre sig, at den enkelte studerende optages på enten AAU eller det udenlandske universitet – man kan altså ikke optage de studerende i fællesskab mellem flere universiteter. Men studerende kan godt være optaget ét sted og blive indskrevet et andet. Og AAU skal i samarbejdsaftalen sikre sig, at studerende, som optages på det udenlandske universitet (eller universiteter), sikres muligheden for at gennemføre uddannelsen og for at få et eksamensbevis.

Det er derfor vigtigt, at der allerede fra starten af samarbejdet bliver taget stilling til, hvor de studerende skal starte og afslutte deres uddannelse.

Studieafgift (tuition fee)

Betaling af studieafgift (tuition fee) er et særligt problemfyldt område, for der gælder forskellige regler, afhængigt af hvilken type samarbejde og inden for hvilke overordnede rammer, uddannelsessamarbejdet skal foregå. Meget overordnet kan siges, at man især skal være opmærksom på, at danskere ikke må betale for uddannelser (gratisprincip), og EU-borgere skal generelt heller ikke. Derimod skal borgere uden for EU altid betale. Men det er svært at gennemskue alle variationer og kombinationsmuligheder, så tjek altid med dit fakultetskontor, hvad der gælder for dit samarbejde.

Helt overordnet skal du være opmærksom på, at AAU ikke kan fravige de generelle betalingsregler for studerende. Det gælder både for udenlandske studerende og for danske studerende. AAU kan altså normalt ikke indgå i forhandling med et partneruniversitet vedrørende betaling af studieafgifter.

Udover betaling af studieafgifter vil der ofte være andre typer af udgifter og evt. indtægter i forbindelse med samarbejdet (fx udgift til akkreditering, rejseudgifter ifm. planlægningsmøder). Det vil være fornuftigt at tage stilling til, hvordan disse udgifter skal fordeles – og hvem på AAU, som dækker udgifterne (skal aftales med den relevante enhed).

Kvalitetssikring

Kvalitetssikring af uddannelsen (Quality Assurance) er også et område, som kræver opmærksomhed. Der er forskellige krav til kvalitetssikring afhængigt af, hvordan samarbejdet er struktureret og afhængigt af, hvilken kvalitetssikring samarbejdsuniversitetet i forvejen har. Tjek altid med dit fakultetskontor.

Helt generelt forholder det sig dog sådan, at man kun kan indgå aftaler om uddannelser (uanset om det er hele uddannelser eller dele af), hvor både den danske OG den udenlandske del er godkendt af en

anerkendt akkrediteringsinstitution. Og det er AAU’s ansvar at sikre, at det forholder sig sådan. Undtaget er selvfølgelig de tilfælde, hvor man sammen udvikler en hel ny uddannelse, som efterfølgende skal akkrediteres.

Ligeledes skal du være opmærksom på, at man kun kan indgå aftaler om uddannelser, som er forskningsbaserede og på samme uddannelsesniveau som den danske uddannelse. Man kan altså ikke sammensætte uddannelser på tværs af uddannelsesniveauer.

Pligten til rådgivning af studerende

Med den nye bekendtgørelse er der kommet væsentligt bredere rammer for, hvilke typer af internationalt uddannelsessamarbejde AAU kan deltage i, og de meget stramme regler fra tidligere er fjernet. Det betyder samtidig, at Ministeriet har pålagt universitetet en udvidet forpligtelse til rådgivning af de studerende. Det skrives helt specifikt i bekendtgørelsen, men det er også blevet indskærpet på anden vis fra Ministeriets side.

Det handler især om, at studerende skal have fuld information om alle de forhold, som gælder for deres studium, OGSÅ om forhold som gælder for de dele af uddannelsen, der foregår i udlandet. Og det væsentlige er, at det er AAU’s ansvar, at de studerende får de rette informationer. Det er altså ikke nok at regne med, at partneruniversitetet giver de studerende information.

Hvis de studerende ikke er informerede om alle studiemæssige forhold i udlandet, som måtte være relevante for dem at vide (også inden de fx træffer valg om en given studieretning/specialisering), har de en berettiget klage over for AAU.