AALBOR G UNIVERSITE T

få

AALBOR G UNIVERSITE T

Aftale 1.37 af 25. september

Politik om fleksibel arbejdstid for administrativt og teknisk per- sonale på Aalborg Universitet

1.

Denne politik omhandler principper, der bør indgå i lokale aftaler om fleksibel arbejdstid for administrativt og teknisk personale på Aalborg Universitet.

Fleksibel arbejdstid er en bred betegnelse for medarbejderes mulighed for at tilrettelægge arbejdstiden på an- dre måder end en fast arbejdstid. Muligheden for fleksibel arbejdstid er afhængig af arbejdsfunktionen. Nogle funktioner på universitetet tillader ikke fleksibel arbejdstid, mens andre tillader det i begrænset eller større om- fang. Det er op til det enkelte tjenestested at afgøre, om medarbejdere kan have fleksibel arbejdstid og hvor- dan.

Aftaler om fleksibel arbejdstid kan indgås i form af lokalaftaler på et tjenestested eller en del af et tjenestested, og kan også indgås individuelt med lederen af tjenestestedet.

Fleksibel arbejdstid vil ofte være i medarbejderens og lederens gensidige interesse og håndteres almindeligvis uden problemer. Medarbejderens frihed i arbejdstilrettelæggelsen kan dog give visse udfordringer for både medarbejderen og lederen. Der kan for eksempel opstå uenighed, hvis lederen ikke stoler på, at medarbejde- ren yder timer nok, eller hvis medarbejderen oplever, at arbejdstimerne ikke bliver anerkendt. Problemerne kan forebygges, hvis der på forhånd er indgået en aftale om fleksibel arbejdstid.

For at understøtte mulighederne ved fleksibel arbejdstid og undgå de problemer, der kan opstå, indeholder politikken en række principper, som bør indgå i overvejelserne forud for aftaler om fleksibel arbejdstid, og som efter behov kan skrives ind i aftalerne.

Principperne skal blandt andet sikre en god ressourcestyring, et godt arbejdsmiljø, og at tjenesteste- dets/arbejdsfunktionens krav generelt bliver opfyldt. Det kunne være krav om fysisk tilstedeværelse i dele af arbejdstiden, at time-tallet hverken stiger eller falder uhensigtsmæssigt for én af parterne, og at de almindelige arbejdstidsregler overholdes.

2. Principper vedrørende fleksibel arbejdstid

det følgende nævnes principper, som bør drøftes og eventuelt indgå i lokale aftaler om fleksibel arbejdstid. Et eksempel på en lokal aftale om fleksibel arbejdstid er vedlagt som bilag. Hvis man ønsker hjælp til at indgå aftale om fleksibel arbejdstid, kan man henvende sig til HR-afdelingen.

Fikstid

Ved udarbejdelse af en aftale om fleksibel arbejdstid bør det overvejes hvordan man vil forholde sig til fikstid. Fikstid er betegnelsen for det tidsrum, hvor medarbejderne skal være på arbejde1 , medmindre andet er aftalt.

At være på arbejde inkluderer tillige arbejde som udføres på et andet sted end vedkommendes tjenestested, som fx delta- gelse i møder.

Afhængigt af det enkelte tjenestested, vil det være forskelligt, om der er brug for at formulere en fikstid eller ej. Det samme gælder aftaler på individuelt niveau.

Nogle områder kan eksempelvis have åbningstider eller kontortid, hvor der skal være fuld bemanding, mens det for andre områder ikke vil være relevant at fastlægge en fikstid. Et eksempel på en fikstid kan være et kon- tor med åbningstid eller kontortid mellem 9.00-15.00 mandag til torsdag og mellem 9.00 og 14.30 fredag. Så- fremt der er aftalt en fikstid, skal medarbejderne være på arbejde i dette tidsrum, medmindre andet er aftalt.

For deltidsansatte kan der udarbejdes en særlig aftale vedrørende fikstiden.

2.2 Flekstid

Flekstid er betegnelsen for det tidsrum, hvor medarbejderen, hvis arbejdet tillader det, frit kan placere sin ar- bejdstid, eventuelt før og efter fikstiden, hvis der er aftalt fikstid.

Med en fikstid som i ovennævnte eksempel, kan flekstiden f.eks. ligge mellem 7.00-9.00 og mellem

Det kan også aftales, at det pågældende tjenestested opererer med en åben flekstid, så medarbejderen selv bestemmer hvornår arbejdstiden placeres.

Medarbejdernes frihed i henhold til flekstiden har, almindelige ledelsesret, den begrænsning, den pågældende enhed skal være funktionsdygtig indenfor den normale arbejdstid. Det er vigtigt at medarbejderne i samarbejde med ledelsen sørger for at sikre en tilstrækkelig personaledækning i dette tidsrum.

For deltidsansatte kan der udarbejdes en særlig aftale vedrørende flekstiden.

2.3 Timeopgørelse

Når man indgår en aftale om fleksibel arbejdstid er det en fordel, at både medarbejder og leder har mulighed for at kende medarbejderens flekstidssaldo. En form for registrering af arbejdstimerne vil derfor normalt være et krav, såfremt man vælger at indgå en lokalaftale om fleksibel arbejdstid. Ved at registrere arbejdstiden sikres på den ende side lederen mod ubehagelige overraskelser, hvis medarbejderen har arbejdet for mange timer, mens medarbejderen på den anden side sikres, at de timer, der er lagt, også anerkendes.

tilfælde af uenighed om flekstidssaldoens størrelse, f.eks. i forbindelse med afskedigelse eller fratrædelse, står medarbejderen svagt i forhold til lederen, hvis timerne ikke har været løbende registreret og oplyst til lede- ren.

Medarbejdere kan eksempelvis registrere deres arbejdstid i et Excel-ark (se vedlagte eksempel). Heri kan medarbejdere hver dag registrere arbejdstid, notere sygdom mv. samt holde styr på oparbejdede over- og un- derskudstimer.

2.4 Tilladte under- og overskudstimer

For at sikre, at den fleksible arbejdstid hverken medfører for få eller for mange arbejdstimer, vil en lokal aftale ofte indeholde bestemmelser om tilladte under- og overskudstimer.

Underskudstimer er de timer, som ligger under medarbejderens gennemsnitlige ugentlige timetal. timer er de timer, som ligger ud over medarbejderens gennemsnitlige ugentlige timetal.

Et eksempel på en norm for tilladte under- og overskudstimer kan være underskudstimer og 37 timer.

Fastlæggelse af tilladte under- og overskudstimer har den fordel, at medarbejderen løbende skal sørge for at afvikle overskudstimer, hvorved flekstiden bliver anvendt som tiltænkt, dvs. giver mulighed for en fleksibel ar- bejdstid uden overskridelse af arbejdstidsnormen.

2.5 Opgørelsesperiode

Såfremt der i en aftale om fleksibel arbejdstid er fastsat bestemmelser om tilladte under- og overskudstimer, bør der i aftalen også tages stilling til opgørelsesperioden.

En opgørelsesperiode er den periode hvor optælling af under- og overskudstimer kan beregnes over. Konkret betyder det, at man ved udgangen af opgørelsesperioden har en saldo for det samlede antal under- eller over- skudstimer. Dette kan være særligt relevant, hvor der er aftalt tilladte under- og overskudstimer, da både med- arbejder og leder i så fald har mulighed for at reagere og samarbejde om afvikling af timer.

En opgørelsesperiode vil typisk være en måned. Opgørelsesperioden behøver nødvendigvis ikke at være af samme længde som en opgørelse efter arbejdstidsnormen.

2.6 Kontrol

Ved indgåelse af en aftale om fleksibel arbejdstid bør der tages stilling til, om , og i så fald hvordan, den nær- meste leder kan følge/kontrollere medarbejderens fleksible arbejdstid.

Eksempelvis kan medarbejderens nærmeste leder ved udgangen af hver opgørelsesperiode modtage en kopi af timeopgørelse.

Alternativt kan medarbejderen alene informere sin nærmeste leder, når grænsen for eventuelt aftalte under- skudstimer eller overskudstimer er nået.

2.7 Anvendelse af overskudstimer

Overskudstimer i henhold til en aftale om fleksibel arbejdstid skal afvikles én til én og udløser ikke overarbejds- betaling. Det kan aftales, at opsparet flekstid afvikles som hele dage.

Er der i aftalen om fleksibel arbejdstid formuleret en fikstid, bør der tages højde for dette i forbindelse med af- vikling. Det kan eksempelvis aftales, at afvikling af flekstid indenfor fikstiden skal være aftalt med den nærme- ste leder.

En medarbejder, som ved en opgørelsesperiodes udgang, når grænsen for underskudstimer eller overskudsti- mer, skal informere sin nærmeste leder herom.

Kan det af særlige årsager ikke lade sig gøre at afspadsere de overskudstimer, som ligger ud over maksimum, vil disse timer ikke udløse kontant betaling eller anden honorering, men vil derimod bortfalde efter et år, med- mindre andet undtagelsesvist er aftalt.

2.8 Ved fratrædelse

Såfremt en medarbejder opsiges eller selv siger sin stilling op, er udgangspunktet, at eventuelle overskudstimer forsøges afviklet én til én i opsigelsesperioden. Fritstilles en medarbejder i opsigelsesperioden er udgangs- punktet, at opsparede overskudstimer anses for afviklet i fritstillingsperioden.

Dette udgangspunkt kan dog fraviges efter nærmere aftale mellem lederen af tjenestestedet og medarbejderen.

2.9 Aftaleophør

Ved indgåelse af en aftale om flekstid, skal der tages stilling til, hvordan aftalen kan bringes til ophør eller æn- dres, og med hvilket varsel.

Over- og merarbejde samt rådighedsforpligtelse

Ved indgåelse af en aftale om fleksibel arbejdstid er det vigtigt, at der skelnes mellem flekstid og beordret over¬ skal til enhver tid holdes udenfor flekstidsregnskabet.

Der kan som udgangspunkt først være tale om over-/merarbejde, når følgende kumulerede betingelser er op- fyldt:

• Arbejdet skal være pålagt af lederen2

• Arbejdet skal være kontrollabelt

• Arbejdstiden skal ligge udenfor arbejdstidsnormen i den relevante overenskomst.

Akademiske fuldmægtige med rådighedsforpligtelse kan udnytte en aftale o m fleksibel arbejdstid som andre uden rådighedsforpligtelse.

3. Gyldighed og opsigelse

Retningslinjerne er vedtaget i HSU d. 25. september

Aftalen kan opsiges med 3 måneders varsel. Inden opsigelsen skal HSU forsøge at ændre den hidtidige aftale på en måde, som er tilfredsstillende for samarbejdsudvalgets parter.

Aalborg, den

Xxxxxxxxx Xxxxx XXX, Næstformand

Dette betyder, at den nærmeste leder skal finde det nødvendigt, at arbejdet udføres som over- og/eller merarbejde.