Levering af ydelserne annoncetegning, trykning adressering og distribution af magasinet Vital.
Offentligt udbud
Aarhus Kommune
-
-
-
-
Levering af ydelserne annoncetegning, trykning adressering og distribution af magasinet Vital.
-
-
-
Indhold
4.1. Beskrivelse af det udbudte område 6
4.2.1. Målgruppe for magasinet Vital 6
4.2.2. Redaktionel behandling 7
4.4. Forbrug på det udbudte område 8
4.5. Den fremtidige kontrakt 8
4.6. Aarhus Kommunes forbehold 8
4.7. Aarhus Kommunes indkøbspolitik 9
5.3. Procedure for behandling af tilbud 10
5.4. Underretning om valg af tilbud og aftaleindgåelse 10
7.1. Økonomisk og finansiel formåen 12
7.2. Teknisk og faglig formåen 12
9. Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 13
10. Brug af underleverandører 14
11.1. Underkriterie 1: Pris 15
11.1.1. Vurdering og evaluering af underkriteriet: Pris 16
11.2. Underkriterie 2: Kvalitet 17
11.2.1. Levering af materiale til brug for vurderingen 18
11.2.2. Vurdering og evaluering af underkriteriet: Kvalitet 19
11.3. Underkriterie 3: Samarbejde 20
11.3.1. Vurdering og evaluering af underkriteriet: Samarbejde 20
12.1. Mindstekrav vedrørende annoncetegning 22
12.2. Mindstekrav til trykning 22
12.3. Mindstekrav til adressering og distribution 23
13.1. Spørgsmål til udbuddet 23
13.3. Vilkår for afgivelse af tilbud 24
13.3.3. Udarbejdelse af tilbuddet 24
Udbuddet omfatter levering af ydelserne annoncetegning, trykning, adressering og distribution af magasinet Vital.
-
Frist for at stille spørgsmål
Aarhus Kommune opfordrer til, at spørgsmål stilles så tidligt som muligt, og at spørgefristen overholdes. Spørgsmål modtaget før fristen på 6 dage, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt indenfor 6 dage fra tilbudsfristen.
Den 17.01.2022, kl. 14:00
Frist for modtagelse af svar på spørgsmål
Den 24.01.2022
Tilbudsfrist
Den 31.01.2022, kl. 12:00
Indlevering af materiale til vurdering
Den 31.01.2022, kl. 12:00
Kontraktens ikrafttræden
Den 01.06.2022
Udbudsprocessen varetages af Kommunikation og analyse, Sundhed og omsorg, Aarhus Kommune. Kontaktpersoner i forbindelse med udbudsprocessen er primært: Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, xxxx@xxxxxx.xx Sekundært: Xxxxx Xxxxxxx xxxx@xxxxxx.xx (ved juridiske eller udbudstekniske spørgsmål)
Al kommunikation med Aarhus Kommune, i forbindelse med dette udbud, foregår via det elektroniske udbudssystem Ethics.
Disse udbudsbetingelser omfatter de krav, der stilles til tilbudsgivere, som ønsker at komme i betragtning som leverandør til Aarhus Kommune inden for området: Levering af ydelserne annoncetegning, trykning, adressering og distribution af magasinet Vital.
Magasinet udarbejdes af Kommunikation og Analyse i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO), i Aarhus Kommune.
Kommunikation og Analyse varetager selv produktionen af artikler, fotos, redigering og layout til magasinet Vital. Disse ydelser er dermed ikke en del af den udbudte opgave.
De leverede ydelser benyttes kun af Kommunikation og Analyse i MSO. Udbuddet omfatter dermed ikke andre magistratsafdelinger i Aarhus Kommune.
Oplaget af magasinet Vital er p.t. på 58.000 eksemplarer pr. udgivelse, og udkommer p.t. 4 gange om året.
Cirka 54.000 eksemplarer af magasinet Vital skal adresseres og distribueres til borgerne i Aarhus Kommune, som er omfattet af målgruppen.
Cirka 4.000 eksemplarer af magasinet Vital skal ikke adresseres, men leveres samlet til et nærmere bestemt sted i MSO i Aarhus Kommune.
Magasinet Vital forventes at udkomme med følgende interval: Februar – maj –august – november. Der skal først leveres fra det 3. magasin som udkommer i august 2022.
Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration.
I de følgende afsnit beskrives relevante forhold for magasinet Vital.
Magasinet Vital udsendes til borgere over 60 år og førtidspensionister samt til relevante medarbejdere på ældreområdet i Aarhus Kommune.
MSO står som udgangspunkt selv for udarbejdelsen af redaktionel tekst, illustrationer, redigering og layout til magasinet Vital.
Til redaktionelt stof hører også interne annoncer. De interne annoncer omfatter annoncer fra afdelinger/kontorer i Aarhus Kommune.
Annoncelinjen i magasinet Vital skal i høj grad afspejle Vitals redaktionelle linje, hvor der lægges vægt på aktivitet, livsstil, fællesskaber og sundhed, med hovedvægt på borgere i alderen 60-75 år.
Annoncerne skal afspejle den moderne livsstil hos målgruppen, såsom livet med familie og børnebørn, rejser og oplevelser, kunst og kultur m.m.
Tilbudsgiver skal kontinuerligt arbejde på at forbedre annonceprofilen, så den er i tråd med den redaktionelle linje.
Tilbudsgiver har ansvaret for de eksterne annoncer, der skal tegnes til magasinet Vital. MSO kan vælge at afvise annoncer, som MSO vurderer i udtryk eller indhold ikke harmonerer med Vitals grundlæggende formål eller budskab. Når annonceoversigten er godkendt, skal annoncerne indsendes til Aarhus Kommune som indsætter annoncerne i magasinet og returnerer det samlede magasin til leverandøren klar til trykning. Det er Aarhus Kommune, der har kompetence til at beslutte annoncernes endelige placering. Der kan således ikke besluttes annonceplacering på især primære pladser som side 3, midtersider og bagside uden involvering og beslutning fra Sundhed og Omsorg.
Tilbudsgiver har ansvaret for trykning af magasinet Vital samt indsætte eventuelle indstik.
Aarhus Kommune leverer adressefil til brug for adresseringen. Adressefilen indeholder udelukkende adresser.
Distribution af magasinet Vital skal ske både efter adresseløse forsendelser, og i forhold til adresselister.
På Vitals hjemmeside er de seneste års udgivelser af magasinet Vital tilgængelige, se xxxx://xxx.xxxxx.xx/xx-xxxxx/xxxxx-xxxxx/
Ønsker tilbudsgiver at få tilsendt ét fysisk eksemplar af magasinet Vital, kan dette rekvireres hos den udbudsansvarlige gennem MSO, via Ethics.
Kontrakten henvender sig primært til MSO. De leverede ydelser benyttes kun af Kommunikation og Analyse i MSO. Udbuddet omfatter dermed ikke andre magistratsafdelinger i Aarhus Kommune
Ønskes yderligere information om Aarhus Kommunes organisation, henvises til Aarhus Kommunes hjemmeside via følgende link: xxx.xxxxxx.xx\organisation
Aarhus Kommunes anslåede samlede forbrug til trykning, adressering og distribution, for 4 numre af magasinet Vital, udgør på årsbasis cirka: 1.600.000 danske kr. ekskl. moms.
Der gøres dog opmærksom på, at leverandøren skal afregne indtægter fra annoncesalget til Aarhus Kommune. Annonceindtægterne skal udgøre mindst 90.000kr. pr. udgivelse jf. udbudsbetingelsernes afsnit 10.1. samt tilbudslisten.
Den fremtidige kontrakt indgås som en obligatorisk kontrakt på basis af udkast til kontrakt, som findes i bilag 1.
Xxxxxxx og Omsorg (MSO) er forpligtede til at anvende den indgåede kontrakt.
Den fremtidige kontrakt er gældende fra den 01.06.2022 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.05.2026 jf. dog kontraktens afsnit 19 ”Misligholdelse” og afsnit 20 ”Ophævelse og opsigelse af Aftalen”.
Aarhus Kommune kan forlænge den fremtidige kontrakt i op til 4 x 12 måneder på uændrede vilkår eller på ændrede vilkår, som aftales mellem parterne og som samlet set er økonomisk gunstige for Aarhus Kommune.
Forlænges aftalen på ændrede vilkår, vil aftalens overordnede karakter dog ikke blive ændret.
Ved kontraktindgåelse udfylder leverandøren en fortrolighedserklæring ift. Behandling af informationer og tavshedspligt.
Det anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperioder.
Den valgte tilbudsgiver må acceptere større eller mindre leverancer i aftaleperioden med baggrund i ændring af behov samt tilgang henholdsvis afgang af leveringssteder. Således vil behovet for køb af ydelserne adressering og distribution variere i takt med tilgang og afgang af borgere i Aarhus Kommune indenfor målgruppen.
Desuden kan der forekomme bortfald af opgaver i forbindelse med udliciteringer mv. og overdragelse af kommunale opgaver til private virksomheder o. lign.
Såfremt der sker lovændringer på området, er Aarhus Kommune forpligtet til at agere i forhold til disse. Derfor forbeholder Aarhus Kommune sig ret til at ændre kontraktgrundlaget i forhold til lovændringen eller ved væsentlige lovændringer at opsige berørte kontrakter, uden at tilbudsgiver kan fremsætte krav herfor.
Aarhus Kommune kan også beslutte administrativt eller politisk, at udgivelsen af magasinet Vital ophører, jf. kontraktens afsnit 20 Ophævelse og opsigelse af aftalen, uden at tilbudsgiver kan fremsætte krav herfor.
Aarhus Kommunes indkøbspolitik er vedtaget af Byrådet.
Indkøbsaftalerne skal være et aktiv for Aarhus Kommunes overordnede målsætninger. Ved at investere i udviklingen af nye koncepter kan vi i samarbejde med erhvervsliv, uddannelsesinstitutioner og leverandører skabe nye helhedsløsninger.
På indkøbsområdet er Aarhus Kommune en professionel samarbejdspartner, som sikrer størst mulige gevinster til gavn for kommunens borgere samt byens udvikling. Bæredygtighed og samhandel danner en fælles ramme for kommunens indkøbspolitik.
Aarhus Kommune tager social ansvarlighed alvorligt. Det betyder bl.a., at vi stiller krav om, at vores leverandører og deres underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark. Det gælder eksempelvis International Labour Organization’s (ILO) konventioner om tvangsarbejde, børnearbejde samt sikkert og sundt arbejdsmiljø.
xxxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxx-xx/xxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx/
Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages.
Tilbuddene vil blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aarhus Kommune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret eller udleveret.
Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt, om end tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at de indkomne tilbud vil være omfattet af reglerne om aktindsigt.
Aarhus Kommune er i forbindelse med tildelingen af kontrakten forpligtet til at give en begrundelse for valg og fravalg af tilbudsgivere. Det betyder, at Aarhus Kommune, over for de fravalgte tilbudsgivere, er forpligtet til at angive navnet på den vindende tilbudsgiver samt beskrive det vindende tilbuds karakteristika og fordele set i forhold til det afviste tilbud.
De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure:
Konditionsmæssighed: I første omgang vurderes tilbuddenes konditionsmæssighed i forhold til de udelukkelsesgrunde og krav til egnethed mv., der er opstillet i udbudsbetingelserne.
I tilfælde af, at ordregiver måtte konstatere at et tilbud er ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke indgå i den videre behandling.
Tildeling af kontrakt: I anden omgang vurderes de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 10 Tildelingskriterium. På denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakten.
Det skal understreges, at Aarhus Kommune og tilbudsgivere ikke kan forhandle om de afgivne tilbud. Dog kan Aarhus Kommune vælge at anvende udbud med forhandling, i tilfælde af, at alle indkomne tilbud er ikkeforskriftsmæssige og/eller uacceptable.
Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet i Ethics om tildelingsbeslutningen.
Der gøres opmærksom på, at Aarhus Kommune tidligst må underskrive Kontrakten efter udløb af en standstill-periode på minimum 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor kommunen har afsendt samtidig underretning til alle tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen.
Der gøres endvidere opmærksom på, at Aarhus Kommune først kan afsende samtidig underretning, når dokumentation for overholdelse af de oplysninger, der er anført i ESPD fra den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakten med, er fremsendt.
Aarhus Kommune er forpligtet til at udelukke en ansøger, der er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136, hvis ikke ansøgeren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138. Ansøger skal i ESPD’en i Ethics angive, hvorvidt ansøger er omfattet af en obligatorisk udelukkelsesgrund.
Desuden gælder i dette udbud følgende frivillige udelukkelsesgrunde. Aarhus Kommune er således forpligtet til at udelukke en ansøger, der er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde (medmindre ansøgeren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138):
Ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø- social- eller arbejdsretlige område, jf. Udbudslovens § 137, nr. 1.
Ansøger er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likviditetsbehandling, jf. Udbudslovens § 137, nr. 2.
Aarhus Kommune kan påvise, at ansøger i forbindelse med udøvelse af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgers integritet, jf. Udbudslovens § 137, nr. 3. Vurderingen af, hvorvidt der er tale om alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgers integritet, vil blive foretaget i henhold til proportionalitetsprincippet i Udbudslovens § 2, stk.1.
Aarhus Kommune har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at ansøger har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning, jf. Udbudslovens § 137, nr. 4.
Aarhus Kommune kan påvise, at ansøger væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, jf. Udbudslovens § 137, nr. 5.
Aarhus Kommune kan påvise, at ansøger uretmæssigt har forsøgt at påvirke Aarhus Kommunes beslutningsproces, hvis ansøger har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt ansøger groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger, jf. Udbudslovens § 137, nr. 6.
Der henvises til afsnit 12.3.4 Udfyldelse af ESPD.
Tilbud, der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige. Alternativt kan Aarhus Kommune vælge at indhente supplerende oplysninger i henhold til udbudslovens § 159 stk. 5.
Oplysninger om ovenstående skal Tilbudsgiver angive i ESPD - Del III: Udelukkelsesgrunde.
Aarhus Kommune kan ikke indgå aftale med en tilbudsgiver, der ikke vurderes egnet i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier i afsnittene 6.1 – 6.2.
Som foreløbig dokumentation af udvælgelseskriterierne udfyldes de relevante felter i ESPD - Del IV: Udvælgelseskriterier.
Tilbud, der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige. Alternativt kan Aarhus Kommune vælge at indhente supplerende oplysninger i henhold til udbudslovens § 159, stk. 5.
Tilbudsgiver bedes i ESPD angive nedenstående nøgletal for de seneste 2 afsluttede regnskabsår.
Aarhus Kommune accepterer kun tilbud fra tilbudsgivere, som i de seneste 2 afsluttede regnskabsår
Har en positiv egenkapital.
Har en soliditetsgrad på minimum 30 %
Angives i ESPD Del IV: Udvælgelseskriterier, B: Økonomisk og finansiel formåen.
Aarhus Kommune accepterer kun tilbud fra tilbudsgivere, som:
I ESPD angiver referencer for de betydeligste lignende leveringer, der er udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Med udført menes referencer, der er afsluttet eller under udførelse. Med lignende leveringer forstås leveringer hvor alle følgende opgaver indgår i én og samme reference: annoncetegning, trykning, adressering og distribution. Der skal angives minimum 1 reference.
Kontraktsum, dato samt modtagere (offentlige eller private) angives i ESPD Del, IV: Udvælgelseskriterier, C: Teknisk og faglig formåen. I datofeltet angives datoen for referencens opstart.
Afgives tilbud af en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium) udfyldes et ESPD pr. konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne bedes underskrive deres ESPD, hvilket kan ske digitalt i Ethics.
Det vil dog i forbindelse med vurderingen være det samlede konsortiums oplysninger, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagerne, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for vurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives, således at det fremgår med hvilken konsortiedeltager, som Aarhus Kommune, med bindende virkning for konsortiet, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler.
Ved vurderingen af, hvorvidt konsortiet opfylder kravene til økonomisk og finansiel formåen, anvendes følgende metode:
Tallene for de respektive konsortiedeltagere vurderes samlet set. Konsortiet skal således samlet set opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen.
Såfremt tilbud afgives af et konsortium, angives referencer som efterspurgt i afsnit 6.2 Teknisk og faglig formåen i ESPD for den enhed, som referencen tilhører. Kravene til antal referencer i afsnit 6.2 Teknisk og faglig formåen gælder hele konsortiet samlet set. Der skal således ikke angives minimum 1 reference pr. konsortiedeltager.
Deltager virksomheden i udbudsprocessen som en del af et konsortium, udfyldes spørgsmålet:
”Deltager den økonomiske aktør i udbudsprocessen sammen med andre?” i ESPD under del II: ”Oplysninger om den økonomiske aktør” bekræftende, og alle konsortiedeltagere skal således besvare denne del af ESPD bekræftende.
Konsortiedeltagerne afgiver tilbud i fællesskab og hæfter solidarisk og direkte i forhold til Aarhus Kommune. I forbindelse med indhentning af dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD, vil konsortiedeltagerne skulle udfylde og underskrive en konsortieerklæring fremsendt af Aarhus Kommune, hvori konsortiets sammensætning og hæftelse bekræftes.
Hvis tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af et tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver angive dette samt omfanget heraf i:
ESPD under Del II: ”Oplysninger om den økonomiske aktør”, C: ”Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet”.
Den enhed, hvorpå virksomheden baserer sig skal ligeledes udfylde et ESPD, men skal i denne del af ESPD sætte kryds i ”nej”. Enheden/enhederne bedes underskrive deres ESPD, hvilket kan ske digitalt i Ethics.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, anvendes følgende metode til vurderingen af, hvorvidt kravene til økonomisk og finansiel finansielle er opfyldt:
De finansielle nøgletal for tilbudsgiver og den/de andre enheder summeres. Tilbudsgiver og den/de andre enheder skal således samlet set opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på sit moderselskabs økonomiske formåen, indgår tilbudsgivers egen økonomiske formåen ikke særskilt i beregningen, idet tilbudsgivers økonomiske formåen allerede er indregnet i moderselskabets regnskabstal.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, angives referencer som efterspurgt i afsnit 6.2 Teknisk og faglig formåen i ESPD for den enhed, som referencen tilhører. Kravene til antal referencer i afsnit 6.2 Teknisk og faglig formåen gælder tilbudsgiver og den/disse andre enheder samlet set. Der skal således ikke angives minimum 1 reference pr. enhed.
Opmærksomheden henledes på, at såfremt tilbudsgiver baserer sin tekniske og faglige formåen på andre enheder, skal den/de pågældende enheder udføre den del af kontrakten, som enhedens kapacitet relaterer sig til.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen, hæfter tilbudsgiver og de pågældende enheder solidarisk og direkte i forhold til Aarhus Kommune.
I forbindelse med indhentning af dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD, vil den enkelte enhed, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på, skulle udfylde og underskrive en erklæring fremsendt af Aarhus Kommune, hvori det bekræftes, at enheden stiller sine ressourcer til rådighed i forbindelse med opgaven.
Såfremt tilbudsgiver agter at benytte underleverandører til udførelse af dele af kontrakten:
Skal det i ESPD pkt. II D oplyses hvilke dele af kontrakten, som tilbudsgiver har til hensigt at give i underleverance, ligesom navnet på den/de pågældende underleverandør(er) skal oplyses, hvis dette kendes på tidspunktet for tilbuddets afgivelse.
Endvidere skal den / de angivne underleverandør(er) aflevere udfyldt ESPD for så vidt angår oplysninger i ESPD del II afsnit A og B.
Såfremt tilbudsgiver desuden ønsker at basere sin økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen på underleverandørers formåen, henvises til det anførte i afsnit 8. Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen.
Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Aarhus Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra kriteriet: Bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Underkriterier
De indkomne tilbud vurderes på baggrund af følgende underkriterier:
Underkriterium |
Vægt |
|
|
1. |
Pris |
60 % |
|
2. |
Kvalitet |
30 % |
|
3. |
Samarbejde |
10 % |
|
Det vedlagte bilag 2 - Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med afgivelse af tilbud. Formen på tilbudslisten må ikke ændres.
Tilbuddet skal afgives i danske kr. eksklusiv moms, men inklusiv eventuelle afgifter, herunder f.eks. miljøafgifter. Alt nødvendigt materialeforbrug og alle ydelser som fremgår af kontraktkravene, skal være inkluderet i de tilbudte priser, herunder for eksempel omkostninger forbundet med annoncetegning samt eventuelle omkostninger forbundet med transport af magasinerne fra trykkeriet til adressering og distribution. Der skal ikke i de tilbudte priser være indregnet bidrag til markedsføringsydelser, som ligger ud over dette udbuds betingelser, eksempelvis bidrag til bankospil.
Priserne angives med 2 decimaler.
Til brug for tilbudsvurderingen og for at anskueliggøre omfanget af de enkelte efterspurgte ydelser, som Aarhus Kommune forventer at aftage pr. år, er omfanget angivet på tilbudslisten.
På tilbudslisten er der i forhold til annoncetegning indsat en kolonne, med overskriften "Aarhus Kommunes minimums indtægt pr. udgivelse". Kolonnen angiver den indtægt, som Aarhus Kommune som minimum skal have på annoncetegning pr. udgivelse. Beløbet er angivet i kr. ekskl. moms.
For annoncetegning, skal der på tilbudslisten tilbydes én nettopris (garanteret merindtægt for Aarhus Kommune pr. udgivelse). Skulle de samlede indtægter på annoncetegning, mod forventning, ikke overstige eller være mindre end den ”Garanteret indtægt for Aarhus Kommune pr. udgivelse” skal dette beløb alligevel udbetales til Aarhus Kommune, jf. bilag 2 -Tilbudsliste.
Tilbudsgiver kan kun tilbyde én pris pr. positionsnummer på tilbudslisten.
De efterspurgte ydelser annoncetegning, trykning samt adressering og distribution vægtes ikke ligeligt i tilbudsvurderingen af pris. Vægtningen af de enkelte ydelser fremgår af bilag 2 – Tilbudsliste.
De efterspurgte ydelser på tilbudslisten, vil blive vurderet som følgende:
De årlige beløb for de efterspurgte ydelser beregnes på følgende måder:
For annoncetegning – ”Aarhus Kommunes minimums indtægt pr. udgivelse” summeres med ”Garanteret merindtægt for Aarhus Kommune pr. udgivelse”. Summen ganges efterfølgende med ”Forventet antal udgivelser pr. år”. Hermed opnås den ”Garanteret indtægt for Aarhus Kommune pr. år”.
For trykning – ”Forventet antal udgivelser pr. år” ganges med ”Nettopris for trykning pr. udgivelse”. Hermed opnås den ”Årlig udgift for Aarhus Kommune på trykning”.
For adressering og distribution – ”Forventet antal magasiner pr. år” for henholdsvis adressering og distribution ganges med ”Nettopris pr. magasin for henholdsvis adressering og distribution”. Efterfølgende summeres de i kolonnen ”Årlig udgift for Aarhus Kommune på adressering og distribution” for at opnå én samlet pris for adressering og distribution.
De årlige summer for henholdsvis annoncetegning, trykning, adressering og distribution vægtes ud fra de angivne vægte for hver af ydelserne på bilag 2 - Tilbudsliste.
De vægtede summer for de efterspurgte ydelser anvendes herefter til at opnå en samlet tilbudssum. Tilbudssummen opnås ved at trække indtægten på annoncetegning fra de samlede udgifter på trykning, adressering og distribution.
Den samlede tilbudssum evalueres og vægtes herefter i forhold til den angivne evalueringsmodel, jf. afsnit 10.1.1 Vurdering og evaluering af underkriteriet: Pris.
Ved vurderingen og evalueringen af underkriteriet Pris, tages der udgangspunkt i den samlede tilbudssum.
Den samlede tilbudssum – evalueringssum - vil blive omregnet til point efter følgende evalueringsmodel.
Primær pointmodel:
Evaluering af tilbudssummen foretages ved en relativ pointmodel i form af en lineær interpolation.
Pointmodellen anvender point fra 0-10.
Ved pointmodellen gives der max. point (10) til den laveste tilbudssum og min. point (0) til de(n) tilbudssum(er), som er 100 % højere end den laveste tilbudssum. De øvrige tilbudssummer får tildelt point forholdsmæssigt og ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste tilbudte sum.
Pointene udregnes efter følgende formel:
(Point = maksimumpoint – ((maksimumpoint – minimumpoint)/100 pct.) * (tilbudssum – laveste tilbudssum)/laveste tilbudssum.)
Sekundær model:
Den sekundære model vil være tilsvarende den primære model, blot vil hældningsgraden blive ændret. Hældningsgraden øges således med 10 % ad gangen, indtil alle priser kan rummes i pointmodellen, dog max til 150 %. Alle tilbudsgivere, hvis tilbudspris er mere end 150 % dyrere end det laveste, tages ikke i betragtning og kan således ikke få tildelt kontrakten.
Underkriterium 2 – Kvalitet, indeholder delkriterier indenfor annoncering og trykning.
De angivne delkriterier vægtes ens, men vurderes hver for sig. Dvs. at hvert delkriterie vægter 50% af det samlede underkriterie Kvalitet. Den nedenfor nævnte rækkefølge er dermed ikke udtryk for en prioritering. Der gives én karakter for annoncering og én karakter for trykning.
Annoncering
Til brug for vurderingen af delkriteriet annoncering bedes tilbudsgiver medsende en annoncestrategi elektronisk i Ethics sammen med tilbuddet.
Ved bedømmelsen af delkriteriet annoncering vil det vægte positivt at tilbudsgiver kan levere en annoncestrategi, der stemmer overens med den redaktionelle linje (aktive liv, flere fællesskaber og mere sundhed), til målgruppen (primært 60-75-årige).
Trykning
Til brug for vurderingen af delkriteriet trykning skal tilbudsgiver levere et materiale til Aarhus Kommune i forbindelse med tilbudsafgivelsen, jf. afsnit 10.2.1 Levering af materiale til brug for vurderingen.
Bedømmelsen af delkriteriet trykning vil ske ud fra en helhedsvurdering af de nedennævnte parametre.
Ved bedømmelsen af delkriteriet trykning vil det vægte positivt at tilbudsgiver i form af det indleverede materiale kan demonstrere en konsistent tryk- og papirkvalitet, hvor der vil blive lagt vægt på bedst mulige kvalitet indenfor følgende parametre:
farvekvaliteten
skarpheden i trykket
papirets struktur og kvalitet
Ved vurderingen af materialet vil det desuden vægte positivt, at tilbudsgiver tilbyder et materiale, som er større end et format på 208 x 276 mm. Ligeledes vil det vægte positivt hvis tilbudsgiver leverer et materiale hvor papirets gramvægt overstiger 70 g.
Materialet til vurderingen skal afspejle den kvalitet og det format som tilbudsgiver vil tilbyde Aarhus Kommune i forbindelse med trykningen af magasinet Vital.
Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen levere et fysisk materiale til brug for vurderingen af delkriteriet trykning. Der skal ikke leveres andet materiale til vurdering end det efterspurgte.
Det påhviler tilbudsgiver, at det leverede materiale, er komplet i forhold til det efterspurgte. Aarhus Kommune udfører vurderingen på baggrund af det, der modtages. Derfor vil eventuelt manglende og forkert leverede materiale få negativ indflydelse på tilbudsvurderingen.
Materialet som leveres til vurdering, skal opfylde følgende:
Materialet til afprøvningen skal leve op til følgende udvalgte mindstekrav, som ligeledes fremgår af afsnit 11 - Kravspecifikation:
Materialet skal trykkes i et format på minimum 208 x 276 mm
Materialet skal printes på 100% genbrugspapir og/eller opfylde kriterierne for miljømærkning Svanemærket eller EU-Blomsten samt FSC certificeret papirprodukter.
Materialets indholdssider skal trykkes som rotationstryk, på papir med en vægt på minimum 70g.
Materialets omslagssider skal trykkes på papir på minimum 200 gram, WFC Silk på omslag eller tilsvarende + Mat dispersionslakering på yderside af omslag.
Materialet skal fremstilles i 4-farvet tryk
Materialet skal have klæbe bind med 4 buk og sidelim (Limet ryg)
Materialet til vurdering skal være i samme kvalitet og format som tilbudsgiver leverer såfremt tilbudsgiver vinder kontrakten og skal således være trykt efter den samme trykkemetode og i samme kvalitet som der vil blive anvendt ved trykning af magasinet Vital.
Materialet til vurdering skal være tydeligt mærket som materiale til vurdering. I det tilfælde, der leveres flere materialer til vurdering for at opfylde de ovenstående krav til materialet, skal det tydeligt fremgå af de enkelte materialer, hvilke krav der opfyldes. De forskellige materialer holdes klart adskilt.
Materialet til vurderingen skal leveres vederlagsfrit.
Materialet til vurdering skal afleveres til Kommunikation, Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, Aarhus Rådhus, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx C, den 31/01-2022 kl. 12:00.
Kommunikation og Analyse vil alene kvittere for modtagelsen af det leverede materiale til vurdering indenfor tidsfristen. Der kvitteres dermed ikke for indholdet i materialet.
Modtager Kommunikation og Analyse materialet til vurdering pr. post eller pr. fragtmand, kvitteres via Ethics til tilbudsgiveren. Der kvitteres alene for modtagelsen og ikke for indholdet.
Til vurderingen og evalueringen af underkriteriet Kvalitet anvendes en absolut pointskala fra 0-10, hvor der gives 10 point for den bedst mulige opfyldelse af delkriteriet og 0 point for den dårligst mulige, men dog konditionsmæssige, opfyldelse af delkriteriet.
De angivne delkriterier, annoncering og trykning, vægtes ens, men vurderes hver for sig. Hvert delkriterie vægter 50% af det samlede underkriterie Kvalitet. Dvs. at der gives et samlet point for annoncering og et samlet point for trykning. Pointene for henholdsvis annoncering og trykning summeres, og der findes herefter et gennemsnit, som vil danne baggrund for det vægtede point for underkriteriet kvalitet.
Følgende pointskala anvendes i forhold til opfyldelse af delkriterierne:
Opfyldelse af delkriterierne |
Point |
Gives for den bedst mulige opfyldelse af kriteriet
|
10 |
Gives for en fremragende opfyldelse af delkriteriet |
9 |
Gives for en meget tilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet |
8 |
Gives for en over middel opfyldelse af delkriteriet |
7 |
Gives for en god opfyldelse af underkriteriet |
6 |
Gives for en tilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet |
5 |
Gives for en under middel opfyldelse af delkriteriet |
4 |
Gives for en mindre tilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet |
3 |
Gives for en ringe opfyldelse af kriteriet
|
2 |
Gives for en meget ringe opfyldelse af kriteriet
|
1 |
Gives for en dårlig opfyldelse af kriteriet (men dog konditionsmæssigt tilbud) |
0 |
Til brug for vurderingen af underkriteriet samarbejde, bedes tilbudsgiver i sit tilbud vedhæfte en beskrivelse af, hvorledes det fremtidige samarbejde omkring magasinet Vital vil forløbe og hvordan tilbudsgiver står til rådighed for Aarhus Kommunes medarbejdere.
Ved bedømmelsen af underkriteriet Samarbejde vægtes det positivt at der er et tæt samarbejde med Aarhus Kommunes medarbejdere med en fast kontaktperson hos tilbudsgiver, som besidder relevant og brugbar viden om Xxxxxx annoncer, målgruppe, adressering, trykning og distribution.
Det vægtes positivt at samarbejdet er fleksibelt og løsningsorienteret med fokus på service ift. at løse de udfordringer, der opstår i arbejdet med så stort et oplag og distribuering af magasinet.
Derudover vægtes det positivt, at opgaven i størst muligt omfang udføres uden at der påføres Aarhus Kommunes medarbejdere et forbrug af ressourcer.
Til vurderingen og evalueringen af underkriteriet Samarbejde anvendes en absolut pointskala fra 0-10, hvor der gives 10 point for den bedst mulige opfyldelse af underkriteriet og 0 point for den dårligst mulige, men dog konditionsmæssige, opfyldelse af underkriteriet.
Følgende pointskala anvendes i forhold til opfyldelse af underkriteriet:
Opfyldelse af delkriterierne |
Point |
Gives for den bedst mulige opfyldelse af kriteriet
|
10 |
Gives for en fremragende opfyldelse af delkriteriet |
9 |
Gives for en meget tilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet |
8 |
Gives for en over middel opfyldelse af delkriteriet |
7 |
Gives for en god opfyldelse af underkriteriet |
6 |
Gives for en tilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet |
5 |
Gives for en under middel opfyldelse af delkriteriet |
4 |
Gives for en mindre tilfredsstillende opfyldelse af delkriteriet |
3 |
Gives for en ringe opfyldelse af kriteriet
|
2 |
Gives for en meget ringe opfyldelse af kriteriet
|
1 |
Gives for en dårlig opfyldelse af kriteriet (men dog konditionsmæssigt tilbud) |
0 |
Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver hvis tilbud samlet set, jf. ovenstående, vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra forholdet mellem pris og kvalitet.
De tildelte point for hvert underkriterium ganges med den anførte vægtning, hvorefter pointene summeres. Den tilbudsgiver, der har opnået flest point samlet set, er den tilbudsgiver, der får tildelt kontrakten.
Som dokumentation for, at samtlige mindstekrav er opfyldt, udfyldes bilag 3 ”Erklæring om opfyldelse af mindstekrav”. Erklæringen skal vedlægges tilbuddet.
Aarhus Kommune skal som minimum have en indtægt på 90.000 kr. ekskl. moms. på annoncetegninger pr. udgivelse.
Annoncerne skal udgøre minimum 20 % og maksimum 25 % af det samlede sidetal i magasinet Vitalt, inklusive omslag.
Annoncerne skal kunne være helsidesannoncer, halvsides annoncer og kvartsides annoncer.
Annoncerne, der trykkes i magasinet, skal være på dansk.
Der skal 14 dage før trykningen af magasinet Vital indsendes en annonceoversigt til Aarhus Kommune.
Når annonceoversigten er godkendt, skal annoncerne indsendes til Aarhus Kommune som indsætter annoncerne i magasinet og returnerer det samlede magasin til leverandøren klar til trykning.
Tilbudsgiver skal varetage alle administrative aspekter af annonceringen, såsom salg, fakturering, m.m.
Tilbudsgiver skal årligt levere et annonce-Tool kit, der er baseret på, men ikke udelukkende, en tydelig behovsanalyse og demografisk analyse af målgruppen. Dette for at tydeliggøre værdien af annoncering til målgruppen overfor annoncørerne.
Annoncestrategi præsenteres hvert efterår, før annoncetegning for det følgende år påbegyndes.
Magasinet Vital skal trykkes i et format på minimum 208 x 276 mm
Magasinet Vital skal printes på 100 % genbrugspapir og/eller
opfylde kriterierne for miljømærkning Svanemærket eller EU-Blomsten samt FSC certifikation til papirprodukter.
Magasinet Vital skal bestå af minimum 56 indholdssider og 4 omslagssider.
Magasinet Vitals indholdssider skal trykkes som rotationstryk, på papir med en vægt på minimum 70g.
Magasinet Vital skal have klæbe bind med 4 buk og sidelim (Limet ryg)
Magasinet Vitals omslagssider skal trykkes på papir på minimum 200 gram, WFC Silk eller tilsvarende på omslag + Mat dispersionslakering på yderside af omslag.
Magasinet Vital skal fremstilles i 4 farvet tryk
At der maksimum går 14 dage fra at magasinet er modtaget til tryk, til det trykte magasin afleveres til adressering og distribution.
Tilbudsgiver skal tage højde for abnormaliteter, såsom flere modtagere på samme adresse, afmelding af produktet (undtagelsesliste), leverance til udenfor den aldersmæssige målgruppe (førtidspensionister) m.m.
Tilbudsgiver skal inden for maksimum 7 dage, fra magasinet Vital er leveret fra trykkeriet, få det adresseret og gjort klar til distribution.
Tilbudsgiver skal sikre, at der maksimum går 7 dage, fra magasinet Vital er klar til distribution, til det er leveret til alle, der er omfattet af målgruppen.
Eventuelle spørgsmål til udbuddet stilles skriftligt via kommunikationsmodulet i Ethics. De stillede spørgsmål vil kun kunne ses af Aarhus Kommune og er således ikke synlige for de øvrige tilbudsgivere.
Frist for modtagelse af spørgsmål fremgår af afsnit 2.1 Tidsfrister.
Alle spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive udsendt til alle, som har tilmeldt sig udbuddet via Ethics, jf. afsnit 2.1 Tidsfrister.
Al kommunikation med Aarhus Kommune foregår via Ethics.
Tilbudsgivers tilbud inklusive bilag skal være Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling i hænde senest den 31.01.2022, kl. 12 og skal afleveres elektronisk gennem Ethics.
Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet uploades rettidigt.
Tilbud modtaget på andre måder end gennem Ethics vil ikke komme i betragtning.
Spørgsmål omkring funktionaliteten i Ethics stilles skriftligt via supportfunktionen i systemet eller stilles på telefon x00 0000 0000.
Udbuddet gennemføres i henhold til Udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15/12/2015)
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud.
Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk. Endvidere kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk, engelsk eller tysk. Såfremt Aarhus Kommune anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk, engelsk eller tysk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.
Alle punkter i udbudsbetingelserne besvares af tilbudsgiver, jf. tilbudsdispositionen afsnit 13 ”Tilbudsdisposition”, da vurderingen foretages på grundlag af disse punkter.
Den vedlagte tilbudsliste, bilag 2 benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelse i uændret form.
De vedlagte bilag til udfyldelse benyttes i forbindelse med tilbudsafgivelse.
De efterspurgte oplysninger i henhold til ESPD udfyldes direkte i Ethics udbudssystem i forbindelse med afgivelse af tilbud. Se evt. Ethics vejledning til tilbudsgivere: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx/0/xxxxxxx/000000000 samt Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning vedr. udfyldelse af ESPD: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xx0x0xxx/xxxx_xxx_xxxxxxx_xxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxx_xxxx.xxx. Tilbudsgiver bedes underskrive ESPD, hvilket kan ske digitalt i Ethics.
De oplysninger, der skal fremgå af ESPD vedrører afsnit 5 om udelukkelsesgrunde samt afsnit 6 om egnethed.
Aarhus Kommune vil, i forbindelse med tildeling af kontrakten, indhente dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der fremgår af ESPD fra den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakten med.
Den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakten med, skal fremsende dokumentation for ESPD inden for en passende frist, der meddeles af Aarhus Kommune. I det omfang dokumentationen omfatter en serviceattest, accepteres denne, såfremt den er maksimum 6 måneder gammel. Der gøres opmærksom på, at der kan forventes op til 2 ugers behandlingstid ved udstedelse af serviceattester.
Serviceattesten kan kun indeholde oplysning om, hvorvidt virksomheder eller ledelsespersoner er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold, hvis de har givet samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter straffeattest. Vær derfor opmærksom på, at der aktivt skal gives dette samtykke i forbindelse med rekvirering af serviceattesten.
Den straffeattest, som Erhvervsstyrelsen har beføjelser til at indhente (til offentligt brug), dækker dog kun de seneste to år, og ikke de foreskrevne fire år. Derfor skal ledelsespersonerne også på tro og love erklære, at de ikke er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som ikke er indeholdt i den indhentede straffeattest.
I praksis kan tilbudsgiver indgive både samtykkeerklæring samt tro og love-erklæring ved at anvende den skabelon hertil, som findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
Såfremt tilbuddet er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og hjemmehørende i EU, indhentes der dokumentation i henhold til E-Certis. Hvis tilbudsgivers land ikke har angivet oplysninger om dokumentation i E-Certis, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153.
Såfremt tilbuddet er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og ikke hjemmehørende i EU, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153.
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at hvis dokumenter eller certifikater ikke udstedes af den pågældende medlemsstat eller land eller ikke er dækkende for udelukkelsesgrunden, kan de erstattes af en erklæring under ed. I lande, hvor edsaflæggelse ikke anvendes, kan en erklæring på tro og love accepteres. Den skal opfylde en af følgende betingelser:
Afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed
Afgivet for en notar
Afgivet for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland.
Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation. Der vil således ikke blive indhentet yderligere dokumentation for referencerne fra den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå aftale med. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer.
Med hensyn til dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal følgende fremlægges som endelig dokumentation, når Ordregiver anmoder herom:
Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, for de seneste 2 regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret.
Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Ordregiveren forlanger.
Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier), udfyldes ESPD med oplysningerne for hver deltager i konsortiet.
Ved tilbud, der baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen udfyldes ESPD med oplysningerne for den/disse enhed(er).
Kravene til dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der er afgivet i ESPD gælder ligeledes konsortiedeltagere samt enheder, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på.
Tilbudsgiver kan ikke afgive mere end ét tilbud.
Der kan ikke afgives sideordnede bud eller alternative bud.
Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 90 dage fra fristen for modtagelse af tilbud.
Vedståelsesfristen for de øvrige tilbudsgivere bortfalder, så snart kontrakten er underskrevet af Aarhus Kommune og den vindende tilbudsgiver.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, herunder bilag 1 ”Udkast til kontrakt” medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, har Aarhus Kommune ret til at se bort fra tilbuddet, alternativt kan Aarhus Kommune vælge at tage tilbuddet i betragtning, hvis forbeholdet er prissat eller er muligt at prissætte.
Det understreges, at faglige forbehold, såsom branche standardforbehold eller egne/standardiserede salgs- og leveringsbetingelser, for grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående.
Tilbudsgiver forventes at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsbetingelserne afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsbetingelserne, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 12.1 Spørgsmål til udbuddet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Udbudsmaterialet, herunder samtlige bilag og de informationer, der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom og behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden skriftlig tilladelse fra Aarhus Kommune.
Tilbudsdispositionen indeholder en ramme for tilbudsafgivelsen. Tilbuddet bør således omfatte alle punkter i tilbudsdispositionen. Formålet er at sikre sammenlignelighed i tilbuddene samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet.
Vedrørende forbehold bedes disse oplyst samlet under tilbudsdispositionens punkt 2.
Hvis ikke andet udtrykkeligt fremgår af tilbuddet, lægges udbudsbetingelserne til grund som en del af tilbuddet. Det skal understreges, at bilag 1 ”Udkast til Kontrakt” er en integreret del af udbudsmaterialet.
Punkt |
Indhold |
1 |
ESPD For at dokumentere, at tilbudsgiver ikke er omfattet af nogle af udelukkelsesgrundende samt lever op til minimumskravene til egnethed for så vidt angår personlige forhold, økonomisk og finansiel kapacitet samt teknisk og faglig formåen, bedes tilbudsgiver udfylde og aflevere ESPD i Ethics. Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium), udfyldes ESPD for hver deltager i konsortiet. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen, udfyldes ESPD tillige for hver af denne/disse enhed(er).
Såfremt tilbudsgiver agter at benytte underleverandører til udførelse af dele af kontrakten, skal det i ESPD-dokumentets pkt. II D oplyses hvilke dele af kontrakten, som tilbudsgiver har til hensigt at give i underleverance, ligesom navnet på den/de pågældende underleverandør(er) skal oplyses, hvis dette kendes på tidspunktet for tilbuddets afgivelse.
Endvidere skal den / de angivne underleverandør(er) aflevere udfyldt ESPD for så vidt angår oplysninger i ESPD del II afsnit A og B.
|
2 |
Eventuelle forbehold Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsbetingelserne indeholdte krav, herunder forbehold til udkastet til kontrakt. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelsernes afsnit 12.3.7 Tilbudsgivers forbehold, vedrørende retsvirkningerne af forbehold.
|
3 |
Kriterium for tildeling - Bedste forhold mellem pris og kvalitet.
|
4 |
Underkriterium 1 - Pris Vedrørende udbudsbetingelsernes afsnit 10 ”Tildelingskriterium” skal tilbudsgiver til brug for vurdering af pris, udfylde det vedlagte bilag 2 – Tilbudsliste i forbindelse med afgivelse af tilbud. Formen på tilbudslisten må ikke ændres.
Ved bedømmelsen af prisen vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiver oplyste priser. Iagttag i øvrigt nedenstående i forbindelse med afgivelse af prisen.
Tilbuddet skal afgives i danske kr. eksklusiv moms, men inklusiv eventuelle afgifter, herunder f.eks. miljøafgifter.
Priserne angives med 2 decimaler.
På tilbudslisten er der i forhold til annoncetegning indsat en kolonne, med overskriften "Aarhus Kommunes minimums indtægt pr. udgivelse". I den kolonne er angivet den indtægt, som Aarhus Kommune som minimum skal have på annoncetegning pr. udgivelse. Beløbet er angivet i kr. ekskl. moms.
Herudover skal der i forhold til annoncetegning på tilbudslisten tilbydes én nettopris (garanteret merindtægt for annoncering) pr. positionsnummer for den efterspurgte enhed. Skulle de samlede indtægter på annoncetegning, mod forventning være mindre end den ”Garanteret indtægt for Aarhus Kommune pr. udgivelse” skal dette beløb alligevel udbetales til Aarhus Kommune, jf. bilag 2 -Tilbudsliste.
Tilbudsgiver kan kun tilbyde én pris pr. positionsnummer / række på tilbudslisten.
Alle ydelser som fremgår af kontraktkravene, skal være inkluderet i den tilbudte pris på de tilbudte ydelser, herunder for eksempel omkostninger forbundet med annoncetegning samt eventuelle omkostninger forbundet med transport af magasinerne fra trykkeriet til adressering og distribution.
Der skal ikke i de tilbudte priser være indregnet bidrag til markedsføringsydelser, som ligger ud over dette udbuds betingelser.
De efterspurgte ydelser annoncetegning, trykning samt adressering og distribution vægtes ikke ligeligt i tilbudsvurderingen af pris. Vægtningen af de enkelte ydelser fremgår af bilag 2 – Tilbudsliste
|
5 |
Underkriterium 2 Kvalitet Vedrørende udbudsbetingelsernes afsnit 10 ”Tildelingskriterium” skal tilbudsgiver til brug for vurdering af kvalitet i forbindelse med annoncetegning medsende annoncestrategien elektronisk i Ethics sammen med tilbuddet.
Ligeledes skal tilbudsgiver levere et materiale til vurdering af trykning. Der skal ikke leveres andet materiale til vurdering end det efterspurgte.
Det påhviler tilbudsgiver, at det leverede materiale, er komplet i forhold til det efterspurgte.
Materialet som leveres til vurdering, skal opfylde følgende:
Materialet til vurdering skal afleveres til Kommunikation Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, Aarhus Rådhus, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx C, den 31.01.2022 kl. 12:00.
|
6 |
Underkriterium 3 Samarbejde Vedrørende udbudsbetingelsernes afsnit 10 ”Tildelingskriterium” skal tilbudsgiver til brug for vurdering af Samarbejde, medsende en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil samarbejde med Aarhus Kommune i forbindelse med opgaven. |
7 |
Kravspecifikation Som dokumentation for, at samtlige mindstekrav er opfyldt, udfyldes bilag 3 - Erklæring om opfyldelse af mindstekrav.
|
