SÅDAN LAVES ET PROJEKT MED REGION SJÆLLAND
SÅDAN LAVES ET PROJEKT MED REGION SJÆLLAND
Fra opstart til afslutning
Fase 1 – Projektbeskrivelse
Regional Udvikling opsøger aktører og udvikler partnerskaber om projekter, indsatser og tiltag.
En organisation bliver projektleder for projektet og den der modtager og er administrator af tilskud fra Region Sjælland. Det kan Region Sjælland ikke selv.
2. Vilkår og instrukser for tilskud
• Standardvilkår for Region Sjællands støtte til projekter og indsatser med de regionale udviklingsmidler
• Revisionsinstruks
Projekter der modtager tilskud, skal efterleve regionens standardvilkår og revisionsinstruks.
Region Sjælland kan bidrage aktivt med ekspertise og ressourcer i projektets aktiviteter samt til fundraising af ekstern finansiering til projektet.
Til projektet udarbejdes en projektbeskrivelse der fastlægger
• Formål og den forandring projektet vil skabe
• Projektholder og partnere i projektet
• Hovedaktiviteter og de styrende leverancer
• Organisering af projektet
Ansøgning om tilskud fra de Regionale Udviklingsmidler
• Budget og finansiering
Produkter
1. Projektbeskrivelse
• Projektskema
• Budgetskema
• Tidsplan
• Partnererklæringer for alle partnere
Regionens projektskema og budgetskema anvendes i udgangspunktet. Det er ikke dog ikke et krav, såfremt der findes et sammenligneligt projekt-setup fra anden bidragende part, fond, myndighed mv.
Fase 2 - Politisk godkendelse og opstart
Et politisk udvalg i Region Sjælland træffer beslutning om projektet skal modtage tilskud.
Til den politiske behandling vedlægges et projektresume, der kort beskriver projektets formål, partnere, budget og leverancer samt administrationens vurdering og bemærkninger.
Ved politisk godkendelse
Regional Udvikling udarbejder aftale om tilskud, der fastlægger vilkårene for regionens finansiering til projektet. Aftalen underskrives af en leder fra
Regional Udvikling og godkendes af en juridisk ansvarlig hos
Bevilling af tilskud
tilsagnsmodtageren / projektlederen.
Produkter
1. Sagsfremstilling
2. Projektresume til den politiske behandling
Sager om tilskud til projekter behandles altid politisk sammen med et projektresume og relevant materiale fra projektet.
3. Aftale om tilskud / tilsagnsbrev
Aftale om tilskud er obligatorisk og skal underskrives af ansvarlig leder med rette tegningsret i Regional Udvikling.
Fase 3 - Implementering og opfølgning
Projektet gennemføres som beskrevet.
Region Sjælland bidrager aktivt i projektets aktiviteter i det
omfang, det er aftalt.
Regional Udvikling følger løbende op på fremdriften i projektet og yder support på projektets gennemførsel. Der holdes som minimum statusopfølgning én gang årligt, hvor projektleder fremsender en skriftlig status på projektets aftalte leverancer og resultatmål samt status på økonomien.
Den skriftlige statusopfølgning suppleres med et møde mellem Region Sjælland og projektlederen, hvis det vurderes relevant.
Region Sjælland udbetaler i udgangspunktet tilskud bagudrettet på baggrund af afholdte udgifter, som der rapporteres ind.
Afrapportering på projektets fremdrift og økonomi
Udbetaling af tilskud kan foretages to gange årligt.
Produkter
1. Løbende opfølgning med projektleder (og partnere)
2. Support på konkrete aktiviteter
3. Statusrapportering på aftalte leverancer og
resultatmål for projektet – minimum én gang årligt
Regionens PP-skabelon for statusrapportering skal anvendes
4. Økonomirapport for udbetaling af tilskud – der kan anmodes om udbetaling af tilskud to gange årligt
Regionens budget-og regnskabsskema anvendes i udgangspunktet. Dette er ikke et krav såfremt der findes et sammenligneligt økonomisk setup fra anden bidragende part, fond, myndighed mv.
Fase 4 - Afslutning
Projektleder fremsender senest 3 måneder efter projektets godkendte slutdato en slutrapport til Region Sjælland sammen med slutregnskab, der lever op til Region Sjælland anvisninger og krav.
Region Sjælland tilbageholder 15% af det regionale tilskud
indtil slutregnskabet godkendt.
Der stilles krav om revision af slutregnskab. Det gælder dog ikke:
1. Selvejende statsligt finansierede institutioner, underlagt
Rigsrevisionens revisionskompetence.
2. Hvis Region Sjællands tilsagn om tilskud er på højest
500.000 kr.
Slutrapportering og regnskab
Her skal der alene fremsendes en ledelseserklæring, og ikke revideret regnskab, ligesom der skal ikke afgives revisor- erklæringer.
Produkter
1. Slutrapportering
2. Slutregnskab
Regionens PP-skabelon for statusrapportering skal anvendes Der skal udarbejdes og fremsendes et slutregnskab
3. Revisorerklæring ved tilskud over 500.000 kr.
4. Ledelseserklæring ved tilskud op til 500.000 kr. eller for selvejende statsligt finansierede institutioner
Der stilles ikke krav om revision af slutregnskab for statsinstitutioner eller hvis regionens tilskud er på højest 500.000 kr.
Ramme for tilskud til udviklingsindsatser
1. Der udarbejdes altid en projektbeskrivelse, der fastlægger:
1. Formål og den forandring projektet vil skabe
2. Projektholder (tilsagnsmodtager) samt partnere i projektet
3. Hovedaktiviteter og de styrende leverancer - med en tidsplan som bilag
4. Organisering af projektet
5. Budget og finansiering - projekt med detaljeret budget, som bilag
2. Der udarbejdes altid et projektresume
- til sagsfremstilling for den politiske beslutning om tilskud og opstart at indsatsen
3. Projektleder fremsender statusrapport mindst én gang årligt
✓
Regional Udviklings fagkonsulent holder sig løbende ajour på fremdriften på projektets
leverancer og resultater og yder support på projektets gennemførsel.
- med status på leverancer og resultatmål for projektet
Ramme for tilskud til udviklingsindsatser
4. Udbetaling af tilskud kan foretages to gange årligt.
Udbetaling sker efter at perioderegnskab og statusrapport er modtaget og godkendt af Region
Sjælland. Herefter udarbejdes udbetalingsbrev for udbetaling af tilskud.
5. Løn kan afregnes på to måder
1. Projektet afregner lønudgifter med en standardsats på 373 kr. pr. time. Dette er den administrativt letteste
metode.
2. Projektet afregner lønudgifter på baggrund af den faktiske timeløn for medarbejderen ganget med antallet af timer, som personen har brugt i projektet. Lønudgifterne dokumenteres månedligt via lønbilag for medarbejderen.
6. Arbejdstimer anvendt på projektet kan dokumenteres på to måder
1. Projektarbejde registreres løbende på timebasis for hver dag, der er foretaget projektarbejde.
2. Projektet udarbejder en tillægsaftale for ansættelse i projektet. Omfang og opgaver aftales på forhånd.
7. Der stilles krav om revision af slutregnskab. Men ikke
1. For statsinstitutioner og statsfinansierede selvejende institutioner, der revideres af Rigsrevisionen eller revideres i henhold til rigsrevisorloven.
2. Hvis Region Sjællands tilsagn om tilskud er højest 500.000 kr. Her skal der alene fremsendes et slutregnskab med en underskrevet ledelseserklæring