Geoforums vedtægter

Geoforums vedtægter

§1 Navn

Selskabets navn er: Geoforum Danmark - selskab for geografisk information. Selskabet er en ideel forening med hjemsted i Københavns Kommune.

§2 Formål

Geoforum Danmark arbejder på landsplan for at fremme den samfundsmæssige nytte af geografisk information.

Dette søges gennemført ved at:

• - skabe en aktiv og synlig dialog om udvikling, produktion og anvendelse af geografisk information såvel teknisk som politisk,

• - informere og rådgive fagmiljøet, politikere, centraladministrationen, kommuner og regioner samt befolkningen i almindelighed,

• - fremme samarbejdet mellem organisationer, firmaer, institutioner og enkeltpersoner, som arbejder med geografisk information,

• - medvirke til at hæve det faglige niveau ved efteruddannelse, foredrag, seminarer og anden faglig aktivitet,

• - støtte undervisning og forskning,

• - udpege kompetente personer til udvalg og udredningsarbejde,

• - optræde som høringsinstans for myndighederne,

• - deltage i internationalt samarbejde,

• - udgive fagtidsskrift og andet fagligt relevant materiale.

§3 Medlemmerne

Som medlemmer af Geoforum Danmark kan optages enkeltpersoner (personlige medlemmer) samt offentlige og private institutioner, firmaer, faglige foreninger og interesseorganisationer (kollektive medlemmer).

Medlemmerne betaler et årligt kontingent, der fastsættes på den årlige generalforsamling.

Bestyrelsen kan tildele et æresmedlemskab til personer, som har udført en særligt værdifuld indsats for Geoforum Danmark. Æresmedlemskabet medfører livslangt, frit personligt medlemskab af Geo- forum Danmark. Æresmedlemmer kan på bestyrelsens initiativ inviteres til fri deltagelse i foreningens arrangementer.

§4 Generalforsamlingen

Generalforsamlingen er Geoforum Danmarks øverste myndighed.

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i foråret, senest inden udgangen af maj med følgende dagsorden:

1. Valg af dirigent og referent.

2. Beretning om selskabets aktiviteter.

3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.

4. Fremlæggelse af forslag til arbejdsplan, budget og kontingent for det kommende år til godkendelse.

5. Behandling af indkomne forslag.

6. Valg af præsident - hvert andet år.

7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsessuppleanter.

o 3 bestyrelsesmedlemmer.

o 2 suppleanter til bestyrelsen.

8. Valg af revisorer og revisorsuppleant.

o 1 statsautoriseret eller registreret revisor.

o 1 intern revisor.

o 1 intern revisorsuppleant.

9. Eventuelt.

Indkaldelse til generalforsamlinger foretages skriftligt af bestyrelsen med mindst 6 ugers varsel.

Digital generalforsamling kan være et supplement til fysisk fremmøde på generalforsamlingen. Denne muliggør, at medlemmerne kan deltage elektronisk i og stemme under generalforsamlingen uden at være fysisk til stede.

Bestyrelsen fastsætter de nærmere krav til de(t) digitale system(er), som bringes i anvendelse.

Indkaldelsen til generalforsamlingen skal indeholde oplysning om systemet, ligesom det skal fremgå, hvordan medlemmerne tilmelder sig og finder oplysning om fremgangsmåden vedr. elektronisk deltagelse.

Det er en forudsætning for afholdelsen af en digital generalforsamling, at bestyrelsen drager omsorg for, at generalforsamlingen afvikles på betryggende vis. Det anvendte system skal være indrettet på en sådan måde, at medlemmernes adgang til at deltage i samt ytre sig og stemme på generalforsamlingen opretholdes. Det anvendte system skal tillige på pålidelig måde kunne fastslå hvilke medlemmer, der deltager i generalforsamlingen, hvilken andel og stemmeret, de repræsenterer, samt præsentere resultatet af afstemningerne.

På generalforsamlingen behandles ethvert forslag eller emne, der fremsættes af bestyrelsen, eller er forelagt denne skriftligt af et medlem senest 4 uger før generalforsamlingen. Kandidater, der ønsker at stille op til valg af præsident, valg af bestyrelsesmedlemmer, valg af bestyrelsessuppleanter, valg

af intern revisor og valg af revisorsuppleant, skal meddele deres kandidatur til Geoforums sekretariat senest 4 uger før generalforsamlingen.

Meddelelse om dagsorden, om kandidater til bestyrelsesvalg og til valg af revisorer, samt orientering om fremsatte forslag, skal offentliggøres for medlemmerne, fx ved opslag på xxxxx://xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxx, senest 3 uger før generalforsamlingen. Det skal af offentliggørelsen fremgå hvem, der har foreslået en kandidat til bestyrelsen og revisor.

Ekstraordinær generalforsamling indkaldes, når bestyrelsen finder det nødvendigt eller modtager skriftlig anmodning derom fra mindst 20 medlemmer med motiverede forslag til vedtagelse.

Tid og sted for ekstraordinære generalforsamlinger fastsættes af bestyrelsen, idet indkaldelse skal ske senest 3 uger efter den modtagne anmodning og med et varsel, der ikke er længere end 4 uger.

Stemmeret på generalforsamlingen har alle medlemmer, der har betalt kontingent, samt æresmedlemmer jf. §3. Alle medlemmer har hver 1 stemme. Ved valg til bestyrelsen, revisorer og disses suppleanter kan hvert medlem afgive op til samme antal stemmer som antallet af kandidater, der skal vælges. Hvert medlem kan ikke afgive mere end 1 stemme på samme kandidat. Der er ikke stemmepligt. Opnår 2 kandidater samme antal stemmer, afgøres valget ved lodtrækning.

Personvalg foretages ved hemmelig, skriftlig afstemning. Alle andre afstemninger er åbne, med mindre 2/3 af de fremmødte medlemmer ønsker hemmelig afstemning.

På generalforsamlingen er der mulighed for at stemme personligt eller ved fuldmagt, dog kan fremmødte medlemmer hver kun afgive stemme for 1 fraværende medlem. Afgivelse af stemme ved fuldmagt forudsætter, at afsender opgiver sit navn og adresse. Fuldmagten skal senest være dirigenten i hænde på det tidspunkt, denne er valgt på generalforsamlingen.

På generalforsamlingen afgøres sager ved simpelt stemmeflertal.

Dirigenten og bestyrelsens sekretær fører protokol over de valg og beslutninger, der foretages på generalforsamlingen. Protokollen underskrives af dirigenten og sekretæren og offentliggøres i sel- skabets tidsskrift.

§5 Bestyrelsen

Bestyrelsen består af præsidenten og 6 bestyrelsesmedlemmer. Præsidenten og medlemmerne væl- ges af generalforsamlingen blandt selskabets medlemmer.

Et bestyrelsesmedlem vælges ind for en to-årig periode. Halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er på

valg det ene år og den anden halvdel er på valg det efterfølgende år.

Hvis et bestyrelsesmedlem forlader sin post, erstattes bestyrelsesmedlemmet af en bestyrelsessuppleant,

der indtræder i bestyrelsen i den resterende del af valgperioden.

Præsidenten vælges ligeledes ind for en to-årig periode. Hvis præsidenten forlader sin post, skal der indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling med henblik på at få valgt en ny præsident.

Genvalg af bestyrelsesmedlemmer kan finde sted 2 gange i en sammenhængende periode. Præsidenten kan genvælges 3 gange i en sammenhængende periode.

Bestyrelseskandidater, som tidligere har været medlem af bestyrelsen, kan efter mindst et år udenfor bestyrelsen indvælges i bestyrelsen igen.

Bestyrelsen udpeger blandt de 6 medlemsvalgte bestyrelsesmedlemmer en vicepræsident og en kasserer. Vicepræsidenten leder bestyrelsens møder i præsidentens fravær.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden og nedsætter efter behov arbejdsgrupper mv. til at varetage selskabets aktiviteter.

Ansatte i sekretariatet kan ikke være medlem af bestyrelsen.

§6 Tegningsret og hæftelse

Geoforum Danmark tegnes af præsidenten eller vicepræsidenten i forening med sekretariatschefen, eller af 2 medlemmer af bestyrelsen i forening med sekretariatschefen, eller af 3 medlemmer af bestyrelsen.

Selskabet hæfter kun for sine forpligtelser med den til selskabet til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke selskabets medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse.

§7 Sekretariatet

Geoforum Danmarks daglige drift ledes af en af bestyrelsen ansat sekretariatschef. Sekretariatet ansætter efter aftale med bestyrelsen det nødvendige faste personale.

Sekretariatschefen får instruks og fuldmagt fra bestyrelsen. Sekretariatschefen fungerer som be- styrelsens sekretær.

§8 Økonomi

Geoforum Danmarks virke finansieres ved kontingenter og indtægter fra faglige aktiviteter.

Kontingentet for både personlige og kollektive medlemmer fastsættes på den årlige generalforsam- ling for det kommende regnskabsår.

Bestyrelsen er overfor generalforsamlingen ansvarlig for Geoforum Danmark økonomi, herunder for at selskabets midler anvendes til opfyldelse af selskabets formål.

Bestyrelsen påser, at der udarbejdes budget og regnskab omfattende selskabets status og drift. Regnskabet revideres af en af generalforsamlingen valgt statsautoriseret eller registreret revisor tilli- ge med den af generalforsamlingen valgte interne revisor.

Regnskabet følger kalenderåret.

§9 Internationalt samarbejde

Geoforum Danmark varetager danske interesser i det internationale samarbejde inden for de om- råder, som selskabets aktiviteter omfatter.

Bestyrelsen udpeger repræsentanter til de internationale organisationer, som Geoforum Danmark er medlem af.

§10 Ændring af vedtægterne

Selskabets vedtægter kan kun ændres på en ordinær generalforsamling. Vedtægtsændringer kræver 2/3 majoritet af de afgivne stemmer.

§11 Selskabets opløsning

Forslag om selskabets opløsning behandles som forslag til vedtægtsændring og skal vedtages med 2/3 majoritet på 2 efter hinanden følgende ordinære generalforsamlinger.

I forbindelse med afstemning om selskabets opløsning, skal generalforsamlingen træffe beslutning om anvendelsen af selskabets midler, idet eventuelle overskydende midler skal anvendes til et al- ment velgørende formål, beslægtet med nærværende selskabs formål.

Vedtaget af Geoforums generalforsamling den 25.4.2024