Resultataftale for 2014 mellem Direktionen og Centerchefen for Ejendomme
Resultataftale for 2014 mellem Direktionen og Centerchefen for Ejendomme
1. Indledning
Denne resultataftale indgås mellem: Direktionen og Centerchefen for Center for Ejendomme. Aftalen er gældende for 2014.
Resultataftalen formuleres med udgangspunkt i:
• Ændret lovgivning, nationale mål
• Byrådsmål, udvalgsmål, politikker og strategier
• Strategiplanen
• Specifikke forhold i det enkelte center
• Forhold på virksomheder, som det pågældende center betjener.
Resultataftalen godkendes i Direktionen. Opfølgning på resultataftalen sker i en dialog mellem centerchefen og den ansvarlige direktør for området efter behov løbende hen over året. Her- udover vil der ske en endelig opgørelse af målopfyldelsen i aftalen primo 2015.
Resultataftalerne fremlægges samlet til godkendelse i Direktionen. På samme måde vil opgø- relsen af den endelige målopfyldelse for alle resultataftaler blive forelagt samlet for Direktio- nen.
Resultataftalerne bidrager til at skabe innovation, en mere effektiv opgavevaretagelse samt synliggørelse af de resultater, vi opnår. På den baggrund er det væsentligt, at målene i resul- tataftalen er ambitiøse og realistiske. Begge aftalepartnere forpligter sig til at finde netop det passende niveau!
1.1. Udfordringer på området
I budget 2014 er det besluttet, at der skal udarbejdes en strategi for konkurrenceudsættelse og kommunale samarbejder. I projektbeskrivelsen indgår:
- Udbud af vedligeholdelse og energiudvikling
- Oplæg til konkurrenceudsættelse af Park & Vej.
Regeringen påtænker at gennemføre en analyse af det kommunale ejendomsområde med henblik på at formidle Best Praksis, samt klarlægge effektiviseringsspecialet inden for området. KORA har fået opgaven med at gennemføre en foranalyse inden for området, hvor Næstved Kommune indgår som en af tre kommuner.
Indførelse af IKT-bekendtgørelsen vil stille krav til centrets faglige kvalifikationer. For at få det optimale udbytte af BIM-bygningsmodellerne, skal der iværksættes kompetenceudvikling i Center for Ejendomme, og nuværende arbejdsgange skal ændres, så denne nye teknologi kan implementeres optimalt.
I 2011 blev der vedtaget et forslag til energistyring i kommunens ejendomme - og herunder krav til virksomhederne om månedlig indberetning af energiforbruget. På trods af dette tiltag er målet, om 2 % reduktion af energiforbruget, ikke nået. Det vurderes derfor nødvendigt at styrke de energiansvarliges arbejde, samt styrke mulighederne for bedre overvågning af ud- viklingen i energiforbruget.
1.2. Udviklingstendenser på området
Vedvarende krav om effektiviseringer og besparelser udfordrer løbende kommunens bygnings- anvendelse, herunder de udgifter og ressourcer, som anvendes til drift af bygningsmassen og veje og grønne områder. Kravet om effektiviseringer aktualiseres endvidere af statens fokus på effektiviseringer inden for området.
Så udviklingstendensen er i fokus på ejendomsområdet og park- og vejområdet ved:
- Udvikling af nye og mere effektive samarbejdsformer med den private sektor
- Optimering af kommunens bygningsanvendelse
- Optimering af driftsudgifterne til bygninger og veje ved udbudsudsættelse.
2. Centrets mål for 2014
Center for Ejendomme har for 2014 følgende mål:
ØKONOMI |
Mål 1: Sikre valide økonomidata for udarbejdes af nøgletal for bygningsvedligeholdelse og ejendomsdrift. |
Mål 2: Sikre et korrekt budgetopfølgningsgrundlag for vedligeholdelsen af kommunens ejen- domme. |
Mål 3: Sikre valide nøgletal, som understøtter udarbejdelsen af oplægget om konkurrence- udsættelse på Vej- og Parkområdet. |
PERSONALE |
Mål 4: Sikre et godt psykisk arbejdsmiljø i Team Ejendomme og Boligadministrationen. |
FAGLIGHED |
Mål 5: Sikre at der er de nødvendige faglige kompetencer i forhold til udviklingen inden for IKT-området. |
INNOVATION |
Mål 6: Skabe det nødvendige datagrundlag for tværgående arealanalyser. |
3. Mål og Resultatkrav
Mål 1: Benchmarking inden for ejendomsområdet.
Vedvarende krav om effektivisering og statens fokus på ejendomsdriftsområdet øger behovet for udarbejdelse af valide nøgletal for området, så der sikres et godt grundlag for benchmar- king på tværs af kommunerne og et godt grundlag for at fremme effektiviteten.
Mål 1: Sikre valide økonomidata for udarbejdelse af nøgletal for bygningsvedligeholdelse og ejendomsdrift. |
1. Få defineret grundlaget for beregning af nøgletal 2. Få opdateret og valideret de fysiske og økonomiske stamdata på ejendomsområdet |
3. Få etableret et grundlag for løbende benchmarking på ejendomsområdet Måles ved: - Deltagelse i KORA’s analyse i 1. kvartal 2014 - Intern vurdering af resultatet af KORA analysen i 2. kvartal 2014 Udgangspunkt for målet: - KORA’s foranalyse for ejendomsområdet |
Er der behov for andre centres medvirken i arbejdet med resultatkravet? |
- Center for Økonomi og Analyse |
Mål 2: Løbende budgetopfølgning
Budgetterede udgifter og indtægter inden for politikområdet ejendomme afbalancerer stort set hinanden. Center for Ejendomme har imidlertid begrænsede muligheder for at påvirke indtæg- terne. I 2014 forventes mindreindtægter på ca. 3 mio. kr., som skal finansieres ved besparel- ser på bygningsvedligeholdelsen. For at sikre en hensigtsmæssig planlægning af vedligeholdel- sesarbejderne skal der findes en mere gennemskuelig model for den løbende budgetopfølg- ning, som synliggør virkningen af manglende indtægter.
Mål 2: Sikre et korrekt budgetopfølgningsgrundlag for vedligeholdelsen af kommunens ejendomme. |
1. Tilretning af budget 2014 indtægter 2. Udarbejdelse af budgetopfølgningsmodel for politikområdet ejendomme Måles ved: - Tilretning af indtægter i budget 2014 med udgangspunkt i regnskab 2013 inden udgan- gen af januar 2014 - Etablering af budgetopfølgningsmodel i 1. kvartal Udgangspunkt for målet: - Forbedrer budgetopfølgningen på politikområdet ejendomme |
Er der behov for andre centres medvirken i arbejdet med resultatkravet? |
- Center for Økonomi og Analyse |
Mål 3: Opfølgning på strategi for konkurrenceudsættelse
I forbindelse med budgetforliget blev det besluttet, at der skal udarbejdes en strategi for kon- kurrenceudsættelse, herunder et oplæg til konkurrenceudsættelse af Park & Vej. Med henblik på at sikre så godt et vurderingsgrundlag som muligt, skal der udarbejdes ydelses- og res- sourcebeskrivelser for Park og Vej’s opgaver.
Mål 3: Sikre valide nøgletal, som understøtter udarbejdelsen af oplægget om konkurrence- udsættelse på Vej- og Parkområdet. |
1. Opdatering af eksisterende serviceydelsesbeskrivelser 2. Ressourcebeskrivelse af de enkelte serviceydelser med udgangspunkt i vejledning for |
kontrolbud Måles ved: - Ydelsesbeskrivelse udarbejdet/revideret i 1. kvartal 2014 - Ressourcebeskrivelse udarbejdet i 2. kvartal 2014 Udgangspunkt for målet: - Budget 2014 - Projektkommissorium for konkurrenceudsættelse |
Er der behov for andre centres medvirken i arbejdet med resultatkravet? |
- Center for Økonomi og Analyse |
Mål 4: Forsat udvikling af teamarbejdet
De enkelte vedligeholdelsesteam er blevet gode til at håndtere og styre de rammer, de får ud- stukket for året. For at imødegå stres ved de enkelte medarbejdere skal der arbejdes med at udvikle samarbejdet og den tværgående arbejdsfordeling i teamene.
Mål 4: Sikre et godt psykisk arbejdsmiljø i Team Ejendomme og Boligadministrationen. |
1. Sygefraværet fastholdes på et lavt niveau, max. 3 % målt som årsgennemsnit. 2. At der sættes fokus på udvikling af samarbejde og effektivitet i bygningsteamene. 3. Hvert team får udarbejdet en klart formuleret vision samt mål for samarbejdet i teamet. Måles ved: - Sygefraværsprocent på max. 3 % (målt som årsgennemsnittet for 2014) - Der afholdes min. 1 teamdag med ekstern coaching af hvert team i første halvår i 2014 - Nuværende økonomiske teamaftaler skal være suppleret med vision og mål for hvert team i løbet af 3. kvartal 2013 Udgangspunkt for målet: - APV-undersøgelsen 2012 |
Er der behov for andre centres medvirken i arbejdet med resultatkravet? |
- Center for Personale og HR |
Mål 5: Faglig opgradering i forhold til IKT-udviklingen inden for bygningsområdet.
Den nye IKT-bekendtgørelse er trådt i kraft primo 2013. For at udnytte de nye it-muligheder, som IKT-bekendtgørelsen giver, vil der inden for de kommende år være behov for at få opgra- deret medarbejderne fagligt.
Mål 5: Sikre at der er de nødvendige faglige kompetencer i forhold til udviklingen in- den for IKT-området |
1. Udarbejdelse af BIM-bygningsmodeller for digital aflevering og overførelse af digita- le driftsdata i forbindelse med udførelse af tilbygningen til Susålandets Skole 2. Udarbejdelse af manual for anvendelse af BIM-bygningsmodeller 3. Opgradering af medarbejdernes faglige it-kompetencer med udgangspunkt i IKT- |
anvendelse ved udførelse af tilbygningen til Susålandets skole. Måles ved: - Digital aflevering af tilbygningen til Susålandets Skole i første halvår 2014. - Gennemførelse af en workshop for afdelingens medarbejdere om IKT-anvendelsen med udgangspunkt i 3. kvartal 2014. Udgangspunkt for målet: - Bekendtgørelsen og IKT i kommunale byggerier. |
Er der behov for andre centres medvirken i arbejdet med resultatkravet? |
- Ingen behov for inddragelse af andre centre |
Mål 6: Arealoptimering
Det forsatte pres på udgifterne til ejendomsdrift kan ikke i længden håndteres ved reduktioner af vedligeholdelsesbudgetterne. Kommunens forbrug af arealer har en væsentlig betydning for de samlede ejendomsdriftsudgifter. Der bør derfor skabes et grundlag for optimering af areal- forbruget og de dermed forbundne driftsudgifter.
Mål 6: Skabe det nødvendige datagrundlag for tværgående arealanalyser |
1. Udarbejdelse af en fælles ejendomsstrategi, som skaber grundlag for en tværgåen- de prioritering af kommunens arealer 2. Skabe nøgletal for vurdering af kommunens arealforbrug Måles ved: - Udarbejdelse af udkast til ejendomsstrategi i 1. kvartal 2014 - Udkast til ejendomsstrategi forelægges direktionen i 2. kvartal 2014 Udgangspunkt for målet: - Besparelser på udgifter til bygningsvedligeholdelse. |
Er der behov for andre centres medvirken i arbejdet med resultatkravet? |
- Ingen behov for inddragelse af andre centre |
4. Ændringer i aftalen
Ændringer af aftalen kan finde sted, hvis rammevilkårene for driften ændres væsentligt. Ek- sempelvis: Ny lovgivning, ændring af ressourcer (økonomiske såvel som personalemæssige ændringer). Når der følges op på resultataftalen, vurderes det samtidig, om rammevilkårene er ændret så væsentligt, at ændringer i aftalen kommer på tale.