Udbredelse af telemedicinsk

Udbredelse af telemedicinsk

hjemmemonitorering i Region Midtjylland og kommuner (periode afventer)

Kommissorium og styregruppeaftale for Programstyregruppen for

tværsektorielle telemedicinske indsatser

April 2021, version 01

Kommissorium og styregruppeaftale

Denne aftale mellem Programstyregruppens medlemmer beskriver medlemmernes opgaver, ansvar og engagement i at sikre et succesfuldt resultat af udbredelse af tværsektorielle telemedicinske indsatser i Region Midtjylland og kommuner.

Programstyregruppen anser indsatserne for telemedicinsk hjemmemonitorering for at være en succes, når de strategiske målsætninger er opnået:

- Borgere der modtager telemedicinsk hjemmemonitorering, oplever færre indlæggelser og færre ambulatoriebesøg

- Borgere der modtager telemedicinsk hjemmemonitorering, oplever øget behandlingskvalitet, mere fleksibilitet og tryghed i hverdagen samt øget sygdomsmestring

- At borgere samt sundhedspersonale oplever, at det er nemt at anvende de telemedicinske løsninger.

Programstyregruppens ansvar

Programstyregruppen er generisk funderet, og har det overordnede ansvar for implementering af tværsektorielle telemedicinske indsatser i Region Midtjylland og kommuner. Programstyregruppen har ansvar for projektfaserne på tværs af indsatser, samt klargøring og overlevering til drift. Hertil hører, at telemedicinsk hjemmemonitorering implementeres og forankres i de lokale organisationer i form af nye samarbejdsaftaler, processer, instrukser og arbejdsgange.

Programstyregruppen skal:

• Sikre at projekterne gennemføres i henhold til godkendte implementeringsplaner

• Godkende indhold, leverancer og handleplaner for de 3 faglige specialistspor, samt involverings- og samarbejdsmodel for patient/borgergrupper:

1. Sundhedsspor

2. Kompetenceudvikligsspor

3. Økonomispor

4. Patient/borgergrupper

• Fastlægge principper og rammer for landsdelsprogrammets aktiviteter

• Behandle principielle spørgsmål vedr. økonomi, sundhedsfagligt indhold, organisering og uddannelse

• Behandle/godkende større afvigelser i de enkelte indsatser

• Sikre at de økonomiske rammer for indsatserne overholdes

• Sikre opbakning fra den øverste ledelse hos alle involverede organisationer og enheder.

For hver enkelt indsats vil der i indledende fase være brug for, at Programstyregruppen eksplicit forholder sig til:

• Kortlægning af allerede eksisterende indsatser på det enkelte sygdomsområde i Region Midtjylland og kommuner, herunder telemedicinske indsatser

• Beslutning om inklusions- og eksklusionskriterier i forhold til målgrupperne for indsatserne

• Fastlæggelse af tidsplan for implementering af de enkelte indsatser

Programstyregruppen vil i fællesskab drive projektindsatserne frem mod succes. Prioriteringen af styringsparametre aftales i styregruppen for hver enkelt indsats (herunder rangering af de tre parametre: tid, økonomi/ressourcer og omfang)

Principper for arbejdet i Programstyregruppen

I Programstyregruppen sikrer vi projekternes succesfulde gennemførelse via følgende principper:

Principper for styregruppeledelse

- Tag ejerskab: Vi tager hver især medansvar for, at indsatserne lykkes og arbejder for, at mål og gevinster opnås

- Fjern barrierer: Vi sikrer, at hver enkelt projekt kan gennemføres så gnidningsfrit som muligt og uden forsinkelser ved at fjerne barrierer hurtigst muligt

- Beslut på stedet: Vi træffer rettidige beslutninger på styregruppemøderne, eller når det enkelte projekt har behov for det.

Principper for styregruppestyring

- Vi sikrer retvisende styringsdokumenter1 og rettidig håndtering af fremdrift

- Vi sikrer en sammenhængende og troværdig tidsplan

- Vi er ansvarlige for og følger op på business case og gevinstrealisering

- Vi arbejder for realistiske og veldefinerede krav til løsninger og kvalitet

- Vi forpligter os til at sikre optimale ressourcer, kompetencer og organisering

- Vi sikrer, at alle relevante interessenter bliver hørt og bakker op om projektet

- Vi deltager aktivt i risikoanalyse og gennemførelse af korrigerende handlinger.

Principper for arbejdet i styregruppen

- Vi forebygger og løser konflikter

- Styregruppeformanden varetager de forretningsmæssige interesser

- Seniorbrugeren2 varetager brugernes interesser og er ansvarlig for gevinster

- Seniorleverandøren3 er ansvarlig for at overholde forpligtelser ift. leverancer, kvalitet og tidsplan

- Vi tager aktivt del i udarbejdelse og kvalitetssikring af styringsgrundlag og leverancer.

Bilag:

- 1: Beskrivelse af programstyregruppens roller og ansvar i projektet

- 2: Operationelle retningslinjer for programstyregruppens arbejde

- 3: Programstyregruppens medlemmer (udpegning afventer)

1 Landdelsprogrammets projektmaterialer baserer sig på principperne i den fælles offentlige projektmodel (xxx.xxxxx.xx) og anvender principper fra projektstyringsmetoden Prince2.

2 Termen seniorbruger anvendes i Prince2 som udtryk for brugernes repræsentant(er) i styregruppen. Rollen er nærmere beskrevet i bilag 1

3 Termen seniorleverandør anvendes i Prince2 som udtryk for leverandørernes repræsentanter i styregruppen. Rollen er nærmere beskrevet i bilag 1.

Bilag 1: Beskrivelse af programstyregruppens rolle og ansvar

Styregruppe- formænd:	Xxxxxxxx Xxxxxx og Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx
Generelt om rollen	- Lede styregruppen og styregruppemøderne samt sikre fremdrift på tværs af indsatser - Sikre nødvendige rammebetingelser for samtlige projektindsatser samt sikre det rette fokus og retning - Ansvar for business case, herunder også gevinstrealisering - Kvalitetssikre projekternes forretningsinteresser (at projekter kan overhol- de tid og økonomi samt levere et slutprodukt, der kan anvendes til at realisere gevinsterne) - Balancere organisationens, seniorbrugerens og seniorleverandørens krav - Projektets officielle talerør i de respektive organisationer - Træffe beslutninger om handlinger i forhold til eventuelle afvigelser - Vurdere og beslutte hvilke punkter der evt. skal sendes videre til be- handling i Sundhedsstyregruppen - Være til rådighed for og levere rådgivning til programsekretariatet.
Særligt om rollen i dette projekt	- Sikre koordinering og sammenhæng til regionale og kommunale fora (eksempelvis Sundhedsstyregruppen), samt det nationale niveau. Skabe sammenhæng og direkte forbindelse til de beslutningsansvarlige aktører for de enkelte indsatser.

Seniorbrugere	Repræsentanter for hospitaler og kommuner, PLO samt patientforeninger: Der udpeges regionale repræsentanter fra hospitalernes afdelingsledelser på medicinsk afdeling, samt en kommunal repræsentant fra hver klynge. Kommunale repræsentanter skal have sæde i de respektive klyngestyregrupper. Hertil udpeges repræsentant fra PLO samt patient- og pårørenderepræsentanter fra hhv. Hjerteforeningen, Lungeforeningen og Diabetesforeningen.
Generelt om rollen	- Repræsentere brugernes interesser og træffe beslutninger på deres vegne - Ansvar for tildeling af brugerressourcer fra de berørte organisationer og enheder - Definere forventninger/krav til projektets leverancer samt sikre, at disse er både nødvendige og tilstrækkelige til at realisere gevinsterne - Sikre at de mulige gevinster identificeres og beskrives - Ansvar for implementering og idriftsættelse, herunder ansvar for æn- dringer i forretningen - Sikre stabilitet ved overgang fra projekt til drift - Sikre at gevinster realiseres og fastholdes i relation til de udarbejdede planer og strategier.
Særligt om rollen i dette projekt	- Sikre repræsentationen via tæt kontakt til brugergrupper (eksempelvis udpegede tovholdere og relevante fora mv.) - Sikre kontinuerlig kommunikation med og formidling af relevant information om projektet til organisationer og enheder indenfor egen sektor.

Kommunika- tionsansvar og -opgaver Under udarbejdelse.

Senior- leverandører	Repræsentanter for den kommunale og regionale admini- stration samt IT-leverandører: (Angivelse afventer)
Generelt om rollen	- Repræsentere leverandørernes (både interne og eksterne) interesser i projektindsatserne - Ansvar for at overholde forpligtelser ift. leverancer, kvalitet og tids- plan som aftalt i det enkelte projekt - Sikre realisme i design og udvikling af det enkelte projekts produkter - Sikre at de nødvendige interne og eksterne leverandørressourcer (kompetencer) stilles til rådighed (f.eks. fra Sundhedsplanlægning, Juridisk afdeling mv.)
Særligt om rollen i dette projekt	- Sikre kontinuerlig kommunikation med og formidling af relevant information om projektet til organisationer og enheder inden for egen sektor - Sikre koordinering og sammenhæng til andre relevante indsatser med snitflader til telemedicinsk hjemmemonitorering (eksempelvis projekter om tidlig opsporing, aktiv patientstøtte m.fl.).
Kommunikations- ansvar og - opgaver	Under udarbejdelse.

Bilag 2: Operationelle retningslinjer for Programstyregruppens arbejde

2.1 Aftaler om Programstyregruppens arbejde

Område	Indhold
Indkaldelse til møderne	Programsekretariatet indkalder til styregruppemøderne. Materiale til programstyregruppemøder fremsendes mindst 1 uge før mødet. Det forventes at kunne anvendes e-dagsorden.
Standard-dagsorden	Eksempel på standard-dagsorden for styregruppemøderne: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde 2. Status for projektet og projektets fremdrift 3. Beslutningspunkter 4. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 0. Evt.
Dokumentation af styregruppemøder	Møderne dokumenteres med referater, der fremsendes til styregruppen til kommentering efter hvert møde. På hvert møde godkendes det endelige referat. Referent: Programsekretariatet.
Programsekretariat	Programsekretariatet for tværsektorielle telemedicinske indsatser er etableret under Center for Telemedicin, Region Midtjylland.
Afbud, stedfortræde- re mv.	Afbud til møder meddeles programsekretariatet så hurtigt som muligt. Ved afbud indkalder programsekretariatet suppleanter for seniorbrugerne.
Krav til beslutninger uden for styregruppemøder	Formandsskabet for Programstyregruppen beslutter, hvorvidt beslutninger, der kræves truffet uden for styregruppemøderne, sker via mail og/eller ved skriftlige høringer.
Krav til formandsbe- slutninger	Formandsskabet kan træffe beslutninger om godkendelse af nødvendige afvigelser i implementeringsplanen uden forudgående konsultation af øvrige styregruppemedlemmer.
Selvevaluering af styregruppearbejdet	Programstyregruppen selvevaluerer sit arbejde halvårligt. Fokus er på optimering af styregruppens samarbejde, effektivitet, samt hvad der er gået godt, og hvad der kan gøres bedre.
Advisory Board	Advisory Board for tværsektorielle telemedicinske indsatser er et kvalificerende organ, der, efter Programstyregruppens vurdering og anmodning, bidrager med specifikke kompetencefelter til rådgivning og kvalificering af styregruppens beslutningsgrundlag. Programsekretariatet varetager koordinering og overlevering mellem Programstyregruppen og Advisory Board.