ESØ 90 I/S

VOJENS

Rådhuscentret 21

DK 6500 Vojens

Tlf. 00000000

Fax: 00000000

xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx

Dato 23. august 2013

Sag nr. 14-38723

Advokat Xxxxxx X. Xxxxxxxxx xxx@xxxxxxxxxxxxx.xx

Aftale

om ændring af vedtægterne for

ESØ 90 I/S

mellem

Ringkøbing-Skjern Kommune og Varde Kommune

Indholdsfortegnelse.

1 Parterne. 3

2 ESØ`s nuværende Vedtægter – Ændringsaftalens formål 3

3 Ændring af Vedtægternes § 6 om bestyrelsen 3

4 Ændring af Vedtægternes § 6 om betaling/administration/revision 6

5 Betingelser. 8

6 Bilag 8

1 Parterne.

1.1 Undertegnede kommuner

1) Ringkøbing-Skjern Kommune

Ved Fjorden 6

6950 Ringkøbing

2) Varde Kommune

Bytoften 2

6800 Varde

(benævnt ”Interessentkommunerne”)

1.2 indgår herved aftale (benævnt ”Ændringsaftalen”) om ændring af de eksisterende vedtægter (benævnt ”Vedtægterne”) for det fælleskommunale fællesskab, ”ESØ 90 I/S” (benævnt ”ESØ”) - der er oprettet i medfør af den kommunale styrelseslov § 60, stk. 1 - på følgende nærmere baggrund og

v i l k å r:

2 ESØ`s nuværende Vedtægter – Ændringsaftalens formål

2.1 ESØ`s nuværende Vedtægter er oprettet i 2007 mellem de to Interessentkommuner i tilslut- ning til kommunalreformen pr. 1. januar 2007, hvor det tidligere antal interessentkommuner blev reduceret til de to anførte kommuner. Disse Vedtægter vedlægges som bilag 1 til Æn- dringsaftalen.

2.2 Formålet med oprettelsen af Ændringsaftalen er dels at ændre antallet af bestyrelsesmed- lemmer og samtidigt hermed at foretage en vis tilpasning af de nærmere regler for bestyrel- sen og dens virke, dels at ændre bestemmelsen om regnskabsaflæggelse.

2.3 I øvrigt fortsætter de nuværende Vedtægter med at gælde uændret.

3 Ændring af Vedtægternes af 6 om bestyrelsen

3.1 Den nuværende formulering af § 6 i Vedtægterne udgår og erstattes af følgende formulering:

”6 Bestyrelsen.

6.1 Bestyrelsens sammensætning.

6.1.1 Interessentskabet ledes af en bestyrelse på 14 – fjorten – medlemmer, som udpeges af og blandt interessentkommunernes kommunalbestyrelsesmedlemmer således:

1) Ringkøbing-Skjern Kommune: 7 – syv – medlemmer

2) Varde Kommune: 7 – syv – medlemmer

Med virkning fra begyndelsen af næste kommunal valgperiode, den 1. januar 2014, reduceres antallet af bestyrelsesmedlemmer dog til i alt 6 – seks – fordelt med tre medlemmer til hver interessent.

6.1.2 Udpegningen følger de kommunale bestyrelsesmedlemmers funktionstid. Den enkelte interessent kan dog når som helst ændre sin konkrete udpegning af et eller flere be- styrelsesmedlemmer i henhold til gældende styrelsesregler.

6.1.3 For hvert medlem kan interessentkommunerne på samme måde udpege en supple- ant, der indkaldes til at give møde i det pågældende medlems forfald. Med virkning fra den 1. januar 2014, jf. afsnit 6.1.1 i slutningen, skal der udpeges en suppleant for hvert bestyrelsesmedlem. Hvis en bestyrelsesmedlem er afskåret fra at deltage i et bestyrelsesmøde, skal suppleanten indkaldes til at deltage i det fraværende bestyrel- sesmedlems sted.

6.1.4 Det år, hvor kommunevalg finder sted, skal den enkelte interessentkommune senest den 31. december sende skriftlig meddelelse til interessentskabet samt til den anden interessentkommune om, hvem kommunen har udpeget til bestyrelsen for den kom- mende valgperiode. Der skal medsendes oplysning om den enkeltes navn, adresse, fødselsdato samt anciennitet i byrådet.

6.1.5 Det påhviler herefter det bestyrelsesmedlem blandt alle medlemmerne, der har længst byrådsanciennitet, at indkalde til konstituerende bestyrelsesmøde. I tilfælde af, at to eller flere bestyrelsesmedlemmer har samme anciennitet, påhviler indkaldelsespligten det ældste medlem. Konstituerende bestyrelsesmøde skal afholdes inden udgangen af januar måned.

6.1.6 Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand og næstformand. Næstformanden va- retager i formandens forfald dennes opgaver.

6.1.7 Et bestyrelsesmedlem eller en suppleant kan udtræde af bestyrelsen efter godkendel- se af sin kommunalbestyrelse. Den pågældende kommunalbestyrelse udpeger deref- ter et nyt bestyrelsesmedlem eller suppleant.

6.2 Bestyrelsens arbejde og kompetence samt vederlæggelse.

6.2.1 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

6.2.2 Ethvert bestyrelsesmedlem eller interessentskabets direktør kan forlange indkaldelse af bestyrelsen med angivelse af dagsorden.

6.2.3 Bestyrelsen indkaldes af formanden, der leder dens møder. Sammen med indkaldel- sen – der skal udsendes til bestyrelsesmedlemmerne i overensstemmelse med forret- ningsordenens regler – skal medsendes dagsordenen og de nødvendige oplysninger. Indkaldelsen kan ske elektronisk til den for det enkelte bestyrelsesmedlem hos inte- ressentskabet registrerede mailadresse. Øvrige kommunikationer mellem bestyrel- sesmedlemmerne indbyrdes og mellem bestyrelsen og interessentskabet kan ligele- des foregå elektronisk, medmindre anden kommunikationsmåde konkret er aftalt. Så- fremt et bestyrelsesmedlem ikke kan være til stede på et indkaldt møde, skal bestyrel- sesmedlemmet give underretning herom både til bestyrelsesformanden og til bestyrel- sesmedlemmets suppleant, der så skal indkaldes til at møde i stedet. Bestyrelsen af- holder mindst 4 - fire - møder om året, herunder ordinære møder i henholdsvis maj og oktober måned med mindst følgende respektive dagsordenspunkter:

1) på maj mødet:

– forelæggelse af det foregående års regnskab (årsrapporten) til godken- delse i bestyrelsen,

2) på oktober mødet:

– behandling og godkendelse af det af direktionen udarbejdede budgetfor- slag for det næste regnskabsår samt overslagsårene.

6.2.4 Interessentskabets direktør er bestyrelsens sekretær. Over forhandlingerne på besty- relsesmøderne føres en protokol, der ved mødernes afslutning underskrives af samtli- ge tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer samt fraværende bestyrelsesmedlemmers suppleanter. Hvert bestyrelsesmedlem kan kræve sin afvigende mening tilført besty- relsesprotokollen. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når et flertal af medlemmerne el- ler suppleanter for de fraværende er til stede.

6.2.5 De i bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpelt flertal, såfremt ikke an- det følger af denne samarbejdsaftale eller af lovgivningen. Hvert bestyrelsesmedlem har 1 – en – stemme. Til vedtagelse af følgende kræves dog foruden vedtagelse i be- styrelsen også efterfølgende godkendelse i begge interessentkommuner:

1) erhvervelse, afhændelse eller pantsætning af fast ejendom,

2) optagelse af lån, påtagelse af garantiforpligtelser, indgåelse af leasing- eller le- jekontrakter eller optagelse af kassekreditter, som for den enkelte transaktion overstiger kr. 5 - fem - millioner, hvilket dog skal ske i overensstemmelse med de regler, der er fastsat i og i henhold til lov om kommuners styrelse,

3) oprettelse af eller deltagelse i nye, privatretlige selskaber

4) indbetaling af kapitalindskud,

5) optagelse af nye interessenter og vilkårene herfor,

6) ændringer af nærværende samarbejdsaftale.

Flere af de under dette afsnit anførte beslutninger kræver tillige godkendelse af Kom- munetilsynet.

6.2.6 Honoraret til bestyrelsens formand og næstformand fastsættes af bestyrelsen med Kommunetilsynets godkendelse. Som følge af, at interessentskabet alene består af to interessentkommuner, skal fremhæves, at nærværende samarbejde er baseret på dels samme arbejdsindsats dels samme indflydelse fra henholdsvis formand og næst- formand. Af disse årsager er det aftalt, at honoraret til disse skal være af samme stør- relse. Til bestyrelsens øvrige medlemmer ydes diæter efter reglerne i lov om kommu- nernes styrelse. Der ydes kørselsgodtgørelse til bestyrelsesmedlemmerne efter gæl- dende takster.”

4 Ændring af Vedtægternes § 7 om betaling/administration/revision

4.1 Den nuværende formulering af § 7i Vedtægterne udgår og erstattes af følgende formulering:

”7 Regnskab - revision - budget.

7.1 Interessentskabets regnskabsår er kalenderåret.

7.2 Regnskabet udfærdiges i overensstemmelse med god regnskabsskik. Regnskabsaf- læggelsen skal ske i overensstemmelse med årsregnskabslovens regler.

7.3 Årsregnskabet (årsrapporten) tillige med revisionsberetningen forelægges på besty- relsesmødet i maj måned til bestyrelsens godkendelse.

7.4 Årsregnskabet skal indeholde en beregning af ansvarsfordelingen for regnskabsåret, jf. § 4, stk. 2.

7.5 Interessentskabets regnskaber skal revideres af bestyrelsen valgt registreret eller statsautoriseret revisor i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelse. Antagelse og afskedigelse af interessentskabets revisor skal godkendes af Kommune- tilsynet. Revisionen skal udføres i overensstemmelse med god, offentlig revisionsskik. Revisionen har adgang til alle interessentskabets bøger, bilag og beholdninger, og har krav på at få meddelt enhver oplysning, som måtte forlanges til bekræftelse af regn- skabets rigtighed. Revisionen har pligt til at føre en revisionsprotokol, hvori den udfør- te revision beskrives. Alle protokoltilførsler skal forelægges for bestyrelsen.

7.6 Det godkendte og reviderede årsregnskab (årsrapporten) fremsendes til orientering til interessentkommunerne samt til Kommunetilsynet sammen med revisionens beret- ning. Fremsendelsen skal ske inden udgangen af juni måned.

7.7 Budgetforslaget for det følgende regnskabsår samt overslagsårene skal af direktionen forelægges for bestyrelsen til behandling og godkendelse på et møde senest i oktober måned. På det ordinære møde i december måned er budgetforslagene til anden be- handling. Det af bestyrelsen godkendte budgetforslag for det følgende regnskabsår og overslagsårene fremsendes til interessentkommunerne og interessentskabets revisor til orientering inden den 15. december.

7.8 De godkendte budgetter og det endeligt godkendte årsregnskab (årsrapporten) skal offentliggøres i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslov.”

5 Betingelser.

5.1 Indgåelsen af denne Ændringsaftale er knyttet til opfyldelsen af følgende betingelser:

1) At begge interessentkommuner tiltræder:

a) Nærværende Ændringsaftale med indeholdte vedtægtsændringer, samt

b) At eventuelle ændringskrav fra Kommunetilsynet i forbindelse med godkendel- sesbehandlingen ikke fører til Ændringsaftalens eller Samarbejdsaftalens bort- fald, alene til en vilkårskorrektion.

2) At Kommunetilsynet:

a) I henhold til den kommunale styrelseslovs § 60, stk. 1, godkender nærværende Ændringsaftale med de heri anførte vedtægtsændringer.

5.2 Bestyrelsen bemyndiges til, når disse betingelser er opfyldt, at underskrive en endeligheds- påtegning på Ændringsaftalen.

6 Bilag

6.1 Følgende bilag indgår som ovenfor beskrevet som en bindende og integreret del af denne Ændringsaftale:

Bilag 1 Vedtægter for ESØ 90 I/S

…………………………………….

Som interessenter:

Ringkøbing den 2013

For Ringkøbing-Skjern Kommune:

Varde, den 2013

For Varde Kommune:

Endelighedspåtegning

I medfør af den i afsnit 5.2 anførte bemyndigelse erklærer undertegnede bestyrelse for Interessent- skabet, at de anførte betingelser er opfyldt, således at Ændringsaftalen med tilknyttet bilag, herunder Samarbejdsaftalen, herved er blevet endelig:

, den

I bestyrelsen: