Standardkontraktsbestemmelser
Databehandleraftale – Dansk Kemidatabase
Marts 2022
Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Kunden, jf. Kontrakt om abonnement på Dansk Kemidatabase
herefter ”den dataansvarlige”
og
Joblife A/S CVR: 40657932
Sortemosevej 19
3450 Allerød
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
4. Databehandleren handler efter instruks 4
7. Anvendelse af underdatabehandlere 5
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
9. Bistand til den dataansvarlige 7
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
11. Sletning og returnering af oplysninger 9
12. Revision, herunder inspektion 9
13. Parternes aftale om andre forhold 9
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Underdatabehandlere 12
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 13
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 17
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af tjenesterne som beskrevet i Hovedaftalen (jf. Bilag D.3) indgået mellem parterne behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel
24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Side 4 af 18
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse Bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 kalenderdages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen
Side 5 af 18
af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU- retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige
Side 6 af 18
om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til
Side 7 af 18
behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
Side 8 af 18
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft kraft på datoen for begge parters underskrift af Hovedaftalen, jf. bilag D.3.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Databehandleren stiller platformen ”Dansk Kemidatabase” til rådighed for den dataansvarlige, herunder brugere omfattet af den dataansvarliges abonnement. Formålet med behandlingen af oplysningerne er at kunne administrere brugeradgang til Dansk Kemidatabase, samt – afhængigt af abonnementstype – at kunne tilbyde den dataansvarlige, herunder brugere af platformen rådgivning, deltagelse på netværksmøder, onlineundervisning m.v.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Behandlingen af personoplysningerne har administrativ karakter, og vil derfor blive brugt i forbindelse med brugeradministration, support m.v.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
• Navn
• Kontaktoplysninger
• Arbejdsgiver
• Stilling
• Login-oplysninger
• Logning af brug af platformen
Databehandleren kan ikke holdes ansvarlig for, at den dataansvarliges eller dennes brugeres fejlagtige brug af platformen resulterer i, at databehandleren får adgang til eventuelle andre oplysninger end de ovenfornævnte, herunder personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens art. 9 og art. 10.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
• Brugere omfattet af den dataansvarliges abonnement på Dansk Kemidatabase.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Behandlingen er ikke tidsbegrænset. Behandlingen ophører senest samtidigt med udløbet eller ophøret af Hovedaftalen (jf. Bilag D.3). Se også bilag C.4.
Side 11 af 18
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere
Side 12 af 18
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
IT Relation A/S | 27 00 10 92 | Xxxxxx Xxxxx 0X, 0000 Xxxxxxx | Levering af hosting- og driftsydelser herunder f.eks. backup, overvågning, vedligehold, support m.v. |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Såfremt den dataansvarlige har modtaget skriftlig underretning fra databehandleren om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere i overensstemmelse med Bestemmelse 7.3, og herefter ønsker at gøre indsigelse mod databehandlerens ændringer, skal indsigelsen være databehandleren skriftligt i hænde senest 8 kalenderdage efter, at den dataansvarlige har modtaget skriftlig underretning om ændringen.
Såfremt den dataansvarlige gør indsigelse mod databehandlerens ændringer, skal indsigelsen ledsages af saglige og rimelige begrundelser for indsigelsen.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandleren behandler oplysninger om de registrerede (jf. bilag A, afsnit A.4.) til brug for levering og administration af brugeradgang, herunder også support m.v. af platformen Dansk Kemidatabase i overensstemmelse med Hovedaftalen (jf. bilag D.3).
C.2. Behandlingssikkerhed
Behandlingen omfatter alene almindelige kategorier af personoplysninger som omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 6. Der skal etableres et passende sikkerhedsniveau til beskyttelse af oplysningerne.
Databehandleren er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
• Databehandleren implementerer passende interne politikker, der dokumenterer og understøtter overholdelse af disse Bestemmelser.
• Databehandleren anvender relevante krypteringsteknologier og lignende teknologier med henblik på at beskytte personoplysninger under transmission, opbevaring m.v.
• Databehandleren anvender passende autentifikationsmekanismer til beskyttelse af personoplysninger, herunder passwordbeskyttelse m.v.
• Databehandleren foretager jævnligt backup af systemer og databaser, der indeholder personoplysninger.
• Databehandleren har etableret fysiske sikkerhedsforanstaltninger, der understøtter vedvarende fortrolighed, tilgængelighed og robusthed af systemer og databaser, der indeholder personoplysninger.
• Databehandleren implementerer passende tekniske foranstaltninger i form af firewall, antivirus og malwarebeskyttelse.
• Databehandleren foretager systematisk vedligeholdelse af systemer og databaser, herunder i form af opdateringer, sikkerhedspatches m.v.
• Databehandlerens eventuelle personale og samarbejdspartnere, der får adgang til personoplysninger, er underlagt krav om fortrolighed.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
C.3.1 Når registrerede overfor den dataansvarlige ønsker at gøre brug af sine rettigheder (Bestemmelse 9.1)
Den dataansvarlige skal skriftligt informere databehandleren om sit behov for bistand, herunder omfanget, tidsfrister og karakteren af bistanden m.v., i tilfælde af, at registrerede ønsker at gøre brug af sine rettigheder overfor den dataansvarlige.
Side 13 af 18
Databehandleren skal sikre sig gennem passende foranstaltninger, jf. bilag C.2, at det er muligt at yde rettidig bistand til den dataansvarlige i tilfælde af, at den registrerede ønsker at udøve sine rettigheder overfor den dataansvarlige.
Når databehandleren yder bistand til de ydelser, der er beskrevet i dette punkt C.3.1, er den dataansvarlige forpligtet til at vederlægge databehandleren for den herved anvendte (medgåede) tid, jf. bilag D.2.
C.3.2 Vedrørende brud på persondatasikkerheden (databrud) (Bestemmelse 9.2, litra a) og b))
Databehandleren skal sikre sig gennem passende foranstaltninger, jf. bilag C.2, at eventuelle databrud hos databehandleren konstateres og behandles i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
Databehandleren skal sikre, at den dataansvarlige underrettes af databehandleren i overensstemmelse med kravene i disse Bestemmelser i tilfælde af brud på persondatasikkerheden (databrud), som skulle opstå hos databehandleren.
I tilfælde af et databrud hos databehandleren, bistår databehandleren den dataansvarlige i overensstemmelse med Xxxxxxxxxxx 00.0 ved at tilvejebringe følgende informationer:
• En beskrivelse af den hændelse, der medførte databruddet
• Om muligt det omtrentlige antal af berørte registrerede
• Om muligt det omtrentlige antal af berørte personoplysninger
• Om muligt de berørte kategorier af registrerede
• Om muligt tidspunktet og varigheden af databruddet
Databehandleren giver om muligt informationerne samtidigt med underretning til den dataansvarlige om databruddet, jf. Xxxxxxxxxxx 00. Hvis dette ikke er muligt, giver databehandleren informationerne til den dataansvarlige snarest muligt herefter.
Den dataansvarlige kan skriftligt informere databehandleren om sit behov for eventuelle yderligere informationer.
C.3.3 Bistand i forbindelse med konsekvensanalyser (Bestemmelse 9.2, litra c) og d)) Den dataansvarlige skal skriftligt informere databehandleren om sit behov for bistand, herunder omfanget, tidsfrister og karakteren af bistanden m.v., i tilfælde af, at den dataansvarlige ønsker databehandlerens bistand til udarbejdelse af konsekvensanalyser og forudgående høring af tilsynsmyndigheden i forbindelse med en konsekvensanalyse.
Databehandleren skal sikre sig gennem passende foranstaltninger, jf. bilag C.2, at det er muligt at yde den rette bistand.
Når databehandleren yder bistand til de ydelser, der er beskrevet i dette punkt C.3.3, er den dataansvarlige forpligtet til at vederlægge databehandleren for den herved anvendte (medgåede) tid, jf. bilag D.2.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysninger opbevares indtil ophøret eller opsigelsen af tjenesterne i overensstemmelse med Hovedaftalen (jf. Bilag D.3), hvorefter de slettes hos databehandleren.
Side 14 af 18
Særligt gælder dog, at oplysninger tilknyttet et såkaldt ”Gratis”-abonnement slettes, når abonnementet har været inaktivt i 12 måneder. Inden sletning udsendes varsling pr. mail til den pågældende bruger.
Sletning af oplysninger kan inden ophøret af disse Bestemmelser desuden ske efter skriftlig anmodning fra den dataansvarlige.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
• Lokationer tilhørende databehandleren i Danmark
• Lokationer tilhørende databehandlerens medarbejdere i Danmark
• Lokaliteter tilhørende underdatabehandlere, jf. Bilag B
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Den dataansvarlige meddeler hermed instruks og bemyndigelse til databehandleren om at overføre personoplysninger til databehandlerens underdatabehandlere i tredjelande, såfremt overførslen er nødvendig af hensyn til databehandlerens levering af tjenesterne i overensstemmelse med Hovedaftalen mellem parterne (jf. Bilag D.3).
Databehandleren sikrer, at:
1) overførsler sker til underdatabehandlere, der er etableret i et sikkert tredjeland i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 45,
eller
2) overførsler til øvrige tredjelande er omfattet af fornødne garantier jf. databeskyttelsesforordningens art. 46. Den dataansvarlige bemyndiger i denne sammenhæng databehandleren til at indgå aftaler med underdatabehandlere i de pågældende tredjelande på den dataansvarliges vegne.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Den dataansvarlige (eller dennes repræsentant) er berettiget til at foretage skriftlige og/eller fysiske inspektioner med databehandlerens faciliteter og sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at kontrollere, at behandlingen af personoplysninger, der er overladt til databehandleren, sker i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
Følgende revisioner, herunder inspektioner, kan gennemføres:
1. Den dataansvarlige kan til enhver tid rekvirere en udtalelse fra databehandlerens ledelse, som erklærer overholdelse af disse Bestemmelser.
Side 15 af 18
2. Den dataansvarlige er berettiget til for egen regning at lade databehandlerens behandling af personoplysninger underkaste en årlig revision af en uafhængig tredjepart eller på anden måde føre årligt tilsyn med databehandlerens behandling af personoplysninger omfattet af disse Bestemmelser. Den dataansvarlige er i forbindelse med en sådan revision forpligtet til at vederlægge databehandleren for den herved anvendte (medgåede) tid med de af databehandleren til enhver tid anvendte timesatser, som fremgår af bilag D.2.
3. Såfremt en skriftlig inspektion (jf. pkt. 1. og 2) ikke tilvejebringer tilfredsstillende resultater, kan den dataansvarlige (eller dennes repræsentant) efter aftale med databehandleren foretage fysiske inspektioner én gang årligt med databehandlerens faciliteter og sikkerhedsforanstaltninger, der er direkte relaterede til behandlingen af personoplysninger under disse Bestemmelser.
Fysiske inspektioner kan gennemføres af den dataansvarlige (eller dennes repræsentant), såfremt databehandleren har modtaget skriftligt varsel herom senest 21 dage forinden, medmindre andet er påkrævet af en tilsynsmyndighed.
I det omfang den dataansvarlige ønsker at gennemføre fysiske inspektioner, som beskrevet i dette punkt C.7, er den dataansvarlige forpligtet til at vederlægge databehandleren for den herved anvendte (medgåede) tid, jf. bilag D.2.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren foretager skriftlige og/eller fysiske inspektioner med underdatabehandleres faciliteter og sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at kontrollere, at behandlingen af personoplysninger, der er overladt til underdatabehandlere, sker i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
Databehandleren kan indhente revisionserklæringer eller anden skriftlig erklæring fra underdatabehandlere, der dokumenterer, at behandlingen af personoplysninger, der er overladt til underdatabehandlere, sker i overensstemmelse med disse Bestemmelser. Såfremt en skriftlig erklæring ikke tilvejebringer tilfredsstillende resultater, kan databehandleren foretage fysiske inspektioner af underdatabehandleres faciliteter og sikkerhedsforanstaltninger.
Såfremt den dataansvarlige stiller krav om, at databehandleren skal gennemføre fysiske inspektioner hos dennes underdatabehandler, er den dataansvarlige forpligtet til at vederlægge databehandleren for den herved anvendte (medgåede) tid, jf. bilag D.2.
Såfremt den dataansvarlige stiller krav om, at databehandleren skal lade underdatabehandleres behandling af personoplysninger underkaste specifikke revisioner, sker denne revision for den dataansvarliges regning.
Den dataansvarlige er berettiget til at anmode om dokumentation for databehandlerens inspektion(-er) med underdatabehandlere.
Side 16 af 18
D.1 Misligholdelse m.v.
Misligholdelse, tvistigheder, erstatnings- og forsikringsspørgsmål er reguleret i Hovedaftalen (jf. bilag D, afsnit D.3).
D.2 Vederlag
Databehandleren er berettiget til at opkræve vederlag for bistand efter disse Bestemmelser.
Vederlaget opgøres på baggrund af den forbrugte arbejdstid og de aftalte timesatser i Hovedaftalen, og hvor der ikke er aftalt timesatser heri, da efter databehandleres gældende timesatser samt med tillæg af eventuelt afholdte positive omkostninger, herunder også omkostninger der skal afholdes af databehandleren for underdatabehandleres bistand.
D.3 Hovedaftale
Disse Bestemmelser er underlagt følgende Hovedaftale:
”Kontrakt om abonnement på Dansk Kemidatabase” mellem:
Den dataansvarlige | og | Joblife A/S CVR: 40657932 Sortemosevej 19 3450 Allerød |
D.4 Begunstiget tredjemand
Der ses bort fra Bestemmelse 7.6:
”Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.”.
Ovenstående formulering er således ikke en del af disse Bestemmelser.
Det er ikke muligt at indføje den dataansvarlige som specifikt begunstiget tredjemand overfor samtlige af databehandlerens underdatabehandlere. Databehandleren vil dog gøre sig bestræbelser på at dette indføjes, hvor det kan lade sig gøre.
I tilfælde af databehandlerens konkurs vil personoplysninger, der behandles af underdatabehandlere på databehandlerens vegne, i alle tilfælde blive slettet eller tilbageleveret i overensstemmelse med databehandleraftalen indgået mellem disse parter, idet en konkurs vil medføre ophør af databehandleraftalen.
D.5 Visse underdatabehandleres standardvilkår
For specifikke behandlingsaktiviteter, der af databehandleren overlades til behandling hos visse underdatabehandlere, aftales det, at disse specifikke behandlingsaktiviteter underlægges underdatabehandlerens standardvilkår for databeskyttelse.
databehandleraftale med disse underdatabehandlere, end underdatabehandlerens standardvilkår for databeskyttelse.
Det er en forudsætning, at underdatabehandleren ikke tilbyder et databeskyttelsesniveau, der er ringere end niveauet, som aftalt i disse Bestemmelser. Underdatabehandleren kan således i sine standardvilkår tilbyde andre typer af databeskyttelsesvilkår, herunder vilkår, der vedrører mindstekrav til sikkerhedsstandarder, krav om særlig auditadgang eller udlevering af revisionsrapporter, vilkår for adgang til brug af underdatabehandlere, adgang til dataeksport m.v., men uden at det af databehandleren vurderes at medføre et ringere databeskyttelsesniveau end niveauet, som aftalt i disse Bestemmelser.