Udbudsbetingelser Udbud af kommunikationsydelser
Udbudsbetingelser
Udbud af kommunikationsydelser
EU-udbud Udbudsloven
Indholdsfortegnelse
2.3. Prækvalifikation Udbudsform 5
2.4. Verificering af oplysninger afgivet i ESPD-dokumentet 5
4.1. Om ordregiver, det almene byggeri og kommunikationen 9
5.4. Omkostninger ved udarbejdelse af tilbud 10
5.5. Alternative bud og delbud 10
5.6. Krav til tilbuddets opbygning og indhold 11
7.2. Vurdering af underkriteriet ’Pris’ 14
10. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt 15
11.1. Tilbudsafgivelse m.v. 16
12.1. Adgangen til at overvære åbning af tilbud 17
12.2. Adgang til at præsentere tilbud 17
12.3. Forbud mod forhandling 17
12.4. Meddelelse om resultatet 17
BILAG 2: UDKAST TIL RAMMEAFTALE 25
BILAG 4: SERVICE- OG VEDLIGEHOLDSAFTALE 34
1. Indledning
1.1. Udbuddets baggrund
Nærværende udbudsbetingelser gælder for Landsbyggefondens udbud af kommunika- tionsydelser.
Udbuddet er et begrænset udbud, og er offentliggjort i Supplement til Den Euro- pæiske Unions Tidende og TED-databasen ved Landsbyggefondens udbudsbe- kendtgørelse af 26. januar 2018.
Landsbyggefonden har i de senere år foretaget en intensiveret indsats på området for information og kommunikation. Denne indsats skal videreudvikles i de kommende år. Kommunikationen har en strategisk rolle som et redskab til at støtte op om Lands- byggefondens kerneforretning. Dette sker typisk gennem kommunikation med Landsbyggefondens målgrupper, der især udgøres af ressortministeriet, landets kommuner og boligorganisationer.
Nærværende udbud omfatter diverse kommunikationsydelser, herunder fokus på tekstmæssig, visuel og teknisk optimering af Landsbyggefondens hjemmeside xxx.xx, udviklingsopgaver ift. til et dedikeret engelsk site, til guider i diverse sags- flow og til et koncept for decentral videokommunikation, samt sparring på videre- udvikling af LBF Magasinet og Landsbyggefondens brug af sociale medier etc..
Endvidere omfatter udbuddet en service- og vedligeholdelsesaftale vedrørende Landsbyggefondens hjemmeside xxx.xxx.xx.
Kommunikationsydelserne udbydes ved en rammeaftale med én leverandør for en 4 årig periode, ligesom den i udbuddet indeholdte service- og vedligeholdelsesaftalen udbydes for en 4 årig periode.
2. Generelle oplysninger
2.1. Ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed og kontraherende part er: Landsbyggefonden
Xxxxxxxxxxxx 00
1554 København V
Telefon 00 00 00 00
Telefax 33 76 20 05
Ordregivers kontaktperson er: Kommunikationsrådgiver Xxxx Xxx Xxxxxx E-mail: XXX@XXX.XX
Telefon: 0000 0000
2.2. Udbudsform
Udbuddet gennemføres efter reglerne om begrænset udbud i henhold til ud- budsloven, hvilket indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret til at afgive tilbud.
Da udbuddet er omfattet af udbudsloven, er ordregiver forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer. Dette skal ske for at sikre ligebe- handling af tilbudsgiverne og gennemsigtighed i udbudsprocessen.
I den forbindelse ønsker ordregiver at henlede tilbudsgivernes opmærksom- hed på, at:
• Ordregiver er forpligtet til at se bort fra ansøgninger og tilbud eller ændringer til tilbud, som ikke er til stede på adressen og på tidspunk- tet for tilbudsfristens udløb.
• Ordregiver er berettiget og normalt også forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det inde- holder forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser.
• Det er tilbudsgiverens risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risi- koen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiveren påhviler derfor udelukkende tilbudsgiveren.
2.3. Prækvalifikation Udbudsform
Som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen sker prækvalifikation gennem tilbudsgi- vers udfyldelse af ESPD-dokumentet, der er offentliggjort som XML-fil sammen med det øvrige udbudsmateriale på xxxxx://xxx.xx/xx-xxx/xxxxx-xx- kommunikationsydelser
XML-filen kan åbnes via Kommissionens elektroniske ESPD-tjeneste på xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx. ESPD’et skal udfyldes via denne tjeneste og fremsendes som XML-fil til ordregivers ovenfor angivne kontaktperson ved anmod- ning om prækvalifikation.
Yderligere oplysninger i forbindelse med udfyldelse af ESPD’et kan findes i Konkur- rence- og Forbrugerstyrelsens vejledning:
xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/00000/xxxx-xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx.xxx
Uddybende beskrivelse af, hvilke oplysninger tilbudsgiver skal afgive, samt hvor- dan prækvalifikationen vurderes, fremgår af udbudsbekendtgørelsen.
Fristen for indsendeles af ansøgning om prækvalifikation er tirsdag den 27. februar 2018 kl. 12.
2.4. Verificering af oplysninger afgivet i ESPD- dokumentet
Ordregiver skal forinden beslutning om tildeling af rammeaftalen offentliggøres kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et.
Verificering kan ske ved indsendelse af serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, omfattende samtlige af de udelukkelsesgrunde angivet i ESPD’et.
Såfremt tilbudsgiver er en udenlandsk virksomhed, skal der indleveres tilsvarende dokumentation udstedt af virksomhedens hjemland.
2.5. Kontraktform
Ordregiver har udfærdiget udkast til rammeaftalen samt service- og vedlige- holdelsesaftalen, der er vedlagt udbudsmaterialet. Tilbudsgivers tilbud skal være baseret på det vedlagte udkast, idet der henvises til punkt 5.7 nedenfor vedrørende muligheden for at tage forbehold.
2.6. Tidsplan
Nedenfor er skitseret den forventede tidsplan frem til underskrift af rammeaf- tale.
Aktivitet | Tidspunkt |
Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmaterialet | 26. januar 2018 |
Frist for modtagelse af ansøgning om deltagel- se (ansøgning om prækvalifikation) | 27. februar 2018 - kl 12 |
Forventet underretning om udvælgelse om ud- vælgelse af prækvalificerede deltagere | 9. marts 2018 |
Afholdelse af spørgemøde | 21. marts 2018 |
Frist for svar på spørgsmål til udbudsmateria- let | Seks dage inden modtagel- se af tilbud |
Frist for modtagelse af tilbud | 10. april 2018 – kl. 12 |
Evt. præsentation af tilbud | 17.-20. april 2018 |
Verificering af ESPD-oplysninger | 3.-17. maj 2018 |
Underretning om beslutning om tildeling af rammeaftalen | 18. maj 2018 |
Stand still-periode | 19.-28. maj 2018 |
Kontraktunderskrivelse og opstart | 29. maj 2018 |
2.7. Kontrolbud
Ordregivers interne forvaltning afgiver ikke kontrolbud i forbindelse med dette udbud.
2.8. Annullation
Indtil en endelig rammeaftale er indgået, vil udbudsforretningen kunne annul- leres af ordregiver, såfremt ordregiver finder, at der er saglig grund hertil.
Landsbyggefonden tager forbehold for godkendelse fra bevilgende myndig- hed.
3. Udbudsmaterialet
3.1 Bestanddele
Udbudsbekendtgørelsen udgør med nærværende udbudsbetingelser med bi- lag det samlede udbudsmateriale for dette udbud.
Bilagene til nærværende udbudsbetingelser består af Bilag 1 Opgavebeskrivelse
Bilag 2 Udkast til rammeaftale Bilag 3 Prisbilag
Bilag 4 Udkast til service- og vedligeholdelsesaftale
Ansøger bedes kontrollere, at alle ovennævnte dokumenter er til stede. Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt elektronisk på xxx.xxx.xx (direkte link: xxxxx://xxx.xxx.xx/xx-xxx/xxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx).
4. Opgavebeskrivelse
4.1. Om ordregiver, det almene byggeri og kom- munikationen
Landsbyggefonden er en selvejende institution, der er stiftet af almene orga- nisationer og oprettet ved lov. Fonden varetager bl.a. forvaltning af grundka- pital til offentligt støttet boligbyggeri samt administration for den almene bo- ligsektor af pligtmæssige bidrag og opkrævning af indbetalinger til landsdi- spositionsfonden m.v.
Landsbyggefonden driver ikke selv de støttede aktiviteter i den almene bolig- sektor. Det gør kommuner og almene boligorganisationer, der ligeledes fore- står kommunikations- og informationsindsatsen omkring det enkelte projekt. Transport-, Bygnings- og Boligministeriet har ansvaret for den overordnede informationsindsats om lovgivningen og nye initiativer. Landsbyggefonden skal hjælpe parterne med at give nem og god adgang til projektoplysninger.
4.2. Beskrivelse af ydelsen
I dette udbud efterspørges en bred vifte af kommunikationsydelse i for- bindelse med Landsbyggefondens kommunikation. De efterspurgte ydel- ser beskrives nærmere i bilaget med opgavebeskrivelsen (bilag 1) og bi- laget ”Service- og vedligeholdsaftale (bilag 4).
4.3. Leveringstidspunkt
Der sigtes mod en lancering af en digital løsning, der integrerer store dele af jubilæumssitet xxx.xxx00.xx i Landsbyggefondens hovedsite xxx.xxx.xx i lø- bet af første halvdel af 2018.
Leveringstidspunktet for rammeaftalens øvrige ydelser aftales løbende mellem parterne.
Service- og vedligeholdelsesaftalen for xxx.xxx.xx er en løbende aftale med en varighed på 1 år ad gangen.
5. Udarbejdelse af tilbud
Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og pro- cedurekrav, der fremgår af nærværende punkt.
5.1. Sprog
Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Beskrivelser og specifikationer skal lige- ledes være udarbejdet på dansk.
5.2. Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen er fastsat til seks måneder fra indlevering af tilbud. Til- budsgiverne er under alle omstændigheder bundet af deres tilbud, indtil kon- trakten med den udvalgte leverandør er underskrevet.
5.3. Priser
De i tilbuddet angivne priser, skal være i danske kroner excl. moms.
Der skal alene angives én timepris for kommunikationsydelserne, uaf- hængigt af de forskellige kommunikationsydelser og eventuelle medarbej- derkategorier.
For service- og vedligeholdelsesaftalen skal afgives en fast årlig pris for de under aftalen hørende ydelser samt en timepris for ekstraarbejder.
Priserne skal afgives i bilag 3 til udbudsbetingelserne.
5.4. Omkostninger ved udarbejdelse af tilbud
Tilbudsgiveren modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af kalkulation af tilbud.
5.5. Alternative bud og delbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud. Der kan alene afgives bud på samtlige de udbudte ydelser.
5.6. Krav til tilbuddets opbygning og indhold
Tilbud skal afgives i henhold til den nedenstående foreskrevne disposition. Formålet med en krævet bestemt disposition for tilbuddene er dels at sikre sammenlignelighed i besvarelsen, dels at sikre at alle relevante forhold bliver behandlet.
Dette udelukker ikke, at dispositionen kan suppleres med forhold, som leve- randøren måtte finde relevant - men det udelukker udeladelsen af punkter i dispositionen.
Disposition | Indhold |
Pkt. 1 Tilbudsgivers identitet | Oplysninger om tilbudsgivers identi- tet, herunder navn, adresse, CVR- nummer og relevant kontaktperson. |
Pkt. 2 Resumé | Kortfattet beskrivelse af tilbuddets indhold. |
Pkt. 3 Pris | Summarisk prisoversigt og udfyldelse af bilag 3, hvor de enkelte prisele- menter fremgår. |
Pkt. 4 Beskrivelse af løsning | Løsningen skal beskrives set i forhold til opfyldelse af kravene i opgavebe- skrivelsen, herunder en overordnet beskrivelse af de langsigtede visioner for dem samlede leverance. Fokus skal lægges på ambitionen om udvik- ling af en løsning med høj grad af en- tydighed, fleksibilitet og brugerven- lighed. |
Pkt. 5 Nøglemedarbejdere og organi- sering af ressourcer | Vedlagte CV’er for nøglemedarbejde- re og beskrivelse af rollefordeling blandt de involverede i leverandør- teamet. |
5.7. Forbehold
Tilbudsgiver opfordres til så vidt muligt at undgå at tage forbehold og i stedet søge usikkerhed afklaret under spørgemødet.
Eventuelle forbehold skal specificeres klart og præcist i det enkelte bilag med korrekturmarkering. Forbeholdet skal endvidere fremgå af en særskilt forbe- holdsliste. Forbeholdslisten skal henvise til punkter i de respektive dokumen- ter.
Forbehold over for mindstekrav eller forbehold over for grundlæggende ele- menter i udbudsbetingelserne vil medføre, at ordregiver er både berettiget og forpligtet til at kaste tilbuddet. Dette gælder ligeledes forbehold, der ikke kan prissættes af ordregiver på et sikkert og objektivt grundlag.
6. Tildelingskriterier
Rammeaftalen vil blive tildelt på baggrund af kriteriet ”Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på baggrund af bedste forhold mellem pris og kvalitet”, vurderet på grundlag af følgende underkriterier og disses indbyrdes vægtning:
o Kvalitet 55 %
o Organisering 25 %
o Pris 20 %
6.1. Kvalitet (55 %)
Ved evaluering af underkriteriet ”Kvalitet” lægges vægt på:
• Tilbuddets generelle bud på opgavebeskrivelsens delydelser, som dis- se er beskrevet i bilag 1.
Der lægges herved vægt på, at tilbuddet samlet bidrager til at støtte op om Landsbyggefondens position som en troværdig, ansvarlig, ser- viceorienteret og samarbejdssøgende/-skabende autoritet i den al- mene sektor, samt hvordan denne position kommunikativt kan for- midles bedre.
o Ift. den tekstmæssige optimering (Opgavebeskrivelsen pkt. 4.1) evalueres det fremsendte tilbud på baggrund af en vurde- ring af det udarbejdede eksempels grad af indbydende over- skuelig formidling.
o Ift. den visuelle optimering (Opgavebeskrivelsen pkt. 4.2) xxx- xxxxxx det fremsendte tilbud på baggrund af en vurdering af eksemplets samlede visuelle indtryk.
o Ift. kontinuerlig optimering/udvikling af Landsbyggefondens hjemmeside (Opgavebeskrivelsen pkt. 4.3) evalueres det fremsendte tilbud på baggrund af en vurdering af, i hvor høj grad det i eksemplet lykkes at skabe en aktiv, entydig og intui- tiv integration af jubilæumssitets indhold.
o Ift. udvikling af et engelsk site (Opgavebeskrivelsen pkt. 4.5) evalueres det fremsendte tilbud på baggrund af en vurdering af, i hvor høj grad det i eksemplet lykkes at skabe en ind- gangsside samt én underside, der dels rummer en grad af ny- skabelse, dels rummer en sammenhæng med Landsbyggefon- dens eksisterende designlinje.
o Ift. udvikling af guides/visualisering af sagsflow (Opgavebe- skrivelsen pkt. 4.6) evalueres det fremsendte tilbud på bag- grund af en vurdering af, i hvor høj grad det med eksemplet
lykkes at skabe en imødekommende, kortfattet (2-4 sider) og intuitiv indføring til uindviede fagprofessionelle.
o Ift. produktion af Landsbyggefondens Årsberetning (Opgave- beskrivelsen pkt. 5.1) evalueres det fremsendte tilbud på bag- grund af en vurdering af, i hvor høj grad det ved eksemplet lykkes at skabe et bud på enklere, slankere, mere visuelt ind- bydende rammer for Årsberetningen, der i højere grad end nu umiddelbart vil kunne indgå som et aktiv i Landbyggefondens kommunikation.
o Ift. optimering af Landsbyggefondens tilstedeværelse på Lin- kedIn og Youtube (Opgavebeskrivelsen pkt. 5.2) evalueres det fremsendte tilbud på baggrund af en vurdering af, i hvor høj grad det ved eksemplet er lykkes at skabe et bud på en mere aktiv, intuitiv og effektiv formidling på de udvalgte sociale me- dier, der i højere grad end nu udnytter mediernes potentialer.
o Ift. nyudvikling af en model for decentral videoproduktion (Opgavebeskrivelsen pkt. 5.3) evalueres det fremsendte tilbud på baggrund af en vurdering af, i hvor høj grad det lykkes at skabe et forslag til en succesfuld model, der overbevisende kan opfylde begge behov: De lokale hensyn og behov og Landsbyggefondens ønske om samlet kvalitet i videoformidlingen.
6.2. Organisering (25 %)
Ved evaluering af underkriteriet ”Organisering” lægges vægt på i hvilket omfang tilbudsgiver kan tilbyde CV´er for nøglepersoner, der dækker de ef- terspurgte kvalifikationer og kompetencer.
Særligt lægges der vægt på i hvilket omfang CV´erne for tilbudsgivers nøg- lepersoner afspejler erfaring og kvalifikationer, der dækker Landsbyggefon- dens efterspurgte ydelser inden for:
o Ift. sparring på afsluttende udvikling af en strategi for Lands- byggefondens kommunikation og efterfølgende implemente- ring af denne (Opgavebeskrivelsen pkt. 3.0) referencer og er- faringer indenfor udvikling og implementering af en kommuni- kationsstrategi.
o Ift. kontinuerlig optimering/udvikling af Landsbyggefondens hjemmeside (Opgavebeskrivelsen pkt. 4.4) referencer og erfa- ringer indenfor udvikling af hjemmesider.
o Ift. videreudvikling/sparring på det digitale LBF-Magasin (Op- gavebeskrivelsen pkt. 4.7) referencer og erfaringer indenfor udvikling af digitale artikler/magasiner.
o Ift. kontinuerlig bistand til diverse messetilstedeværelser (Op- gavebeskrivelsen pkt. 5.4) referencer og erfaringer indenfor konceptudvikling, produktion etc.
o Ift. løbende designmæssig bistand (Opgavebeskrivelsen pkt. 5.5) referencer og erfaringer indenfor digital kommunikation.
Endvidere lægges der vægt på, at tilbudsgiver har en klar og veldefineret organisering, der sikrer, at samarbejdsrelationen afvikles nemt og effektivt.
6.3. Pris (20 %)
Ved evaluering af underkriteriet ”Pris” lægges vægt på den samlede tilbuds- sum afgivet i overensstemmelse med bilag 3.
7. Tilbudsbedømmelsen
7.1. Vurdering af de kvalitative underkriterier
De kvalitative underkriterier ”Kvalitet” og ”Organisering” vurderes og point til- deles efter følgende skala:
• 0 – Ikke besvaret
• 1 – Meget ringe bevarelse
• 2 – Ringe besvarelse
• 3 – Klart utilstrækkelig besvarelse
• 4 – Ikke helt tilstrækkelig besvarelse
• 5 – Tilstrækkelig besvarelse
• 6 – Jævn besvarelse
• 7 – God besvarelse
• 8 – Meget god besvarelse
• 9 – Fortrinlig besvarelse
• 10 – Fremragende besvarelse
Det opnåede pointtal multipliceres med den angivne vægtning.
7.2. Vurdering af underkriteriet ’Pris’
For så vidt angår underkriteriet ’Pris’ er der anvendt følgende pointmodel, som bl.a., henset til underkriteriets lave vægtning, er vurderet som værende tilstrækkeligt retvisende og dermed egnet:
Laveste pris tildeles 10 point på en skala fra 0-10. Pointene til de resterende tilbud beregnes som den laveste tilbudssum divideret med den pågældende tilbudssum multipliceret med 10 (retlinet interpolation).
Herefter multipliceres det opnåede pointtal med den for underkriteriet ”Pris” angivne vægtning (20 %).
8. Spørgsmål
Ansøger/tilbudsgiver kan søge afklaring af eventuelle uklarheder ved at stille konkrete spørgsmål til udbudsmaterialet.
Spørgsmålene, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, på e-mail (xxx@xxx.xx) til ordregivers kontaktperson.
Spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form samlet blive offentlig- gjort på Landsbyggefondens hjemmeside xxx.xxx.xx (direkte link: xxxxx://xxx.xxx.xx/xx-xxx/xxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx). Såfremt ansø- ger hhv. tilbudsgiver har oplyst e-mail adresse, fremsendes svarene desuden til denne.
Spørgsmål stillet senest 10 kalenderdage inden udløb af fristen for indlevering af ansøgning hhv. tilbud vil blive besvaret. Spørgsmål stillet senere end 10 kalenderdage inden udløb af fristen for indlevering af ansøgning hhv. tilbud vil blive besvaret, såfremt dette er muligt senest 6 dage inden fristen for indleve- ring af ansøgning hhv. tilbud.
9. Spørgemøde
De prækvalificerede tilbudsgivere opfordres til at deltage i det fællesmøde, hvor tilbudsgivere vil få lejlighed til at stille spørgsmål til Landsbyggefonden om forventninger til den videre proces og de udbudte ydelser.
Mødet forventes afholdt den 21. marts 2018 kl. XX-XX hos Landsbyggefon- den, Studiestræde 50, 1554 Købehavn V.
Tilbudsgiver bedes senest tre dage inden bekræfte deres deltagelse i oven- stående møde via mail til ordregivers kontaktperson, samt oplyse antallet af deltagere.
10. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt
Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgi- vers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold.
Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgiv- ningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
I den udstrækning, hvor tilbudsgiveren selv anser oplysninger for særligt føl- somme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende op- lysninger, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives.
Det er et krav fra ordregiver, at tilbudsgiveren iagttager ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgiverens kendskab i forbindelse med tilbudsgivningen og løsning af opgaven.
11. Fremsendelse af tilbud
11.1. Tilbudsafgivelse m.v.
Tilbud afleveres til:
Landsbyggefonden Studiestræde 50
DK-1554 København V
Tlf.: x00 00 00 00 00, fax: x00 00 00 00 00
11.2. Tilbudsfrist
Den endelige tilbudsfrist forventes at være den 10. april 2018 kl. 12:00. Fri- sten fastsættes endeligt i forbindelse med, at de prækvalificerede tilbudsgive- re opfordres til at afgive tilbud.
Enhver fristoverskridelse af den endelige tilbudsfrist fører til forkastelse af til- buddet.
11.3. Form og mærkning
Tilbuddet skal afleveres i både papirformat og elektronisk format.
Tilbudsgiver skal aflevere 1 original version i papirformat, og 5 kopieksempla- rer. Både originalversion og kopieksemplarer skal være mærket ”Tilbud: Ud- bud af kommunikationsydelser”.
Tilbudsgivere skal yderligere aflevere et elektronisk eksemplar tilsendt til kon- taktpersonens mailadresse xxx@xxx.xx eller medsendt på USB nøgle eller CD. Dette materiale skal ligeledes være mærket ”Tilbud: Udbud af kommunikati- onsydelser”.
11.4. Rettigheder
Alle dokumenter som fremsendes af tilbudsgivere betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret til tilbudsgiverne.
I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det papirbaserede og det elektroni- ske materiale vil det papirbaserede have forrang.
12. Behandling af tilbud
12.1. Adgangen til at overvære åbning af tilbud
Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb.
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af de indkomne tilbud.
12.2. Adgang til at præsentere tilbud
Tilbudsgivere skal være indstillet på at præsentere deres tilbud, hvis ordregi- ver skønner, at der er behov herfor.
Der gøres opmærksom på, at der ikke er tale om et forhandlingsmøde, og der vil således ikke være mulighed for at stille spørgsmål til ordregiver eller tilret- te sit tilbud efter præsentationen.
Tilbudspræsentationen inddrages ikke i evalueringen.
12.3. Forbud mod forhandling
Det skal præciseres, at forhandling kun er muligt inden for de rammer, ud- budsloven muliggør dette ved begrænset udbud.
12.4. Meddelelse om resultatet
Efter afsluttet tilbudsevaluering vil ordregiver hurtigst muligt skriftligt oriente- re tilbudsgiverne om resultatet af udbuddet.
BILAG 1: OPGAVEBESKRIVELSE
1.0 - Indledning
I de senere år har Landsbyggefondens kommunikation gennemgået en væsentlig udvikling frem til det aktuelle stadie, hvor både analoge og digi- tale kommunikationsformer konstant sættes i spil. Dette gælder bl.a. fon- dens hjemmeside xxx.xx, LBF Magasinet, Landsbyggefondens Årsberet- ning, virksomhedsprofilerne på LinkedIn og Youtube og diverse messeak- tiviteter.
Denne udvikling skal fortsættes, og derfor udbydes en fireårig rammeafta- le for de kommunikationsydelser, som Landsbyggefonden forestiller sig at aftage i rammeaftalens løbetid.
Endvidere udbydes en service- og vedligeholdelsesaftale for Landsbygge- fondens hjemmeside xxx.xxx.xx.
Som det vil fremgå af den følgende opgavebeskrivelse, er der i høj grad tale om videreudvikling af allerede eksisterende processer og elementer. Det er således ret begrænset, hvor der skal tænkes nyt fra bunden – of- test vil udviklingen stå på skuldrene af noget allerede eksisterende. Hvor nyudvikling er påkrævet, vil det fremgå nedenfor.
2.0 Generelt om den udbudte opgave
Det kommunikationsfaglige indhold i det aktuelle udbud er en udmøntning af de kommunikationsstrategiske tanker, der fastlægger og former Lands- byggefondens aktiviteter på området.
Centralt i disse tanker står forestillingen om Landsbyggefonden som en troværdig, ansvarlig, serviceorienteret og samarbejdssøgende/-skabende autoritet i den almene sektor. Landsbyggefonden skal fortsat fremstå som en legitim aktør i samfundsmæssig og politisk forstand.
Her spiller kommunikationen en strategisk rolle som et redskab til at støt- te op om Landsbyggefondens kerneforretning. Dette sker typisk gennem kommunikation (med forskellig intensitet) med Landsbyggefondens mål- grupper.
Landsbyggefondens omverden befolkes af en lang række af interessenter og målgrupper, der på forskellige tidspunkter spiller en rolle i relation til fondens kommunikation. De nøglespillere, der omvendt konstant er i Landsbyggefondens kommunikationsmæssige fokus, er:
• Ressortministeriet
• Landets kommuner
• Landets boligorganisationer
Landsbyggefonden regnes for en faglig autoritet på sit område, og bliver konsulteret for ekspertviden. Den kommunikationsmæssige opmærksom- hed er ikke ny for Landsbyggefonden, og opgaven bærer således i overve- jende grad præg af, at være en evolution (frem for en revolution) ift. det eksisterende.
Således løber der en rød tråd mellem fondens kommunikationsmæssige DNA og nedenstående beskrevne kommunikationsydelser, der efterspør- ges i nærværende udbud.
Landsbyggefonden ønsker at videreføre den valgte, netop moderniserede designlinje. Som CMS har fonden valgt Umbraco, hvilket også fremadret- tet vil være tilfældet.
Nedenfor i punkterne 3-7 følger en nærmere beskrivelse af de ydelser, som Landsbyggefonden efterspørger ved nærværende udbud.
3.0 Kommunikationsydelser relateret til strategi
• Sparring på afsluttende udvikling af en strategi for Lands- byggefondens kommunikation og efterfølgende implemen- tering af denne
o De indledende, seje træk i udviklingen af en egentlig kommu- nikationsstrategi er taget – og udformningen godt undervejs. Nu skal strategien færdigudvikles og implementeres. Her tæn- kes bl.a. på at give den et liv i hele Landsbyggefonden. Dette udbud kan i ganske vid udstrækning ses som en udmøntning af Landsbyggefondens kommunikationsstrategiske grundtan- ker. Fonden ønsker således faglige input til denne afsluttende del af processen, til den sidste, afgørende distance ifm. denne nyudvikling.
Det er et krav, at tilbudsgiver kan levere en eller flere nøgle- medarbejdere, der besidder kompetencer til varetagelse af denne delydelse.
4.0 Kommunikationsydelser relateret til hjemmesiden (xxx.xx)
• Tekstmæssig optimering af hjemmeside
o (4.1) En større indsats skal udføres for at styrke et professio- nelt og ensartet udtryk af fondens hjemmesidetekster – og dermed sikre bedre kommunikation til såvel nye og garvede medarbejdere i sektoren.
Som en del af det afgivne tilbud ønsker Landsbyggefonden så- ledes et eksempel på en konkret eksekvering af denne delop- gave. Med afsæt i en publikationsside (xxx.xx/xx- lbf/publikationer/rammer-for-udvikling) skal tilbuddet indehol-
de en illustration af, hvordan fondens publikationer, der rum- mer store mængder af central, gennemarbejdet viden, kan bringes i spil i en mere aktiv, faglig funderet kommunikation. Omfanget af eksempel skal være 1-2 skærmbilleder/tekstsider.
• Visuel optimering af hjemmeside
o (4.2) Konkretisering og billedliggørelse af Landsbyggefondens ydelser skal fortsættes og foregå i endnu højere grad. Visuel formidling af fondens kerneydelser (i form af eksempelvis bil- leder og infografik etc.) skal være centrale byggesten i det simple og konkrete narrativ, som fonden (på indirekte vis) skal konstruere om sit virke.
Tilbuddet skal indeholde et bud på et koncept og en eksekve- ring af dette frem mod en visuel optimering af xxx.xx. Det er i denne forbindelse ikke noget krav, at tilbudsgiveren også be- sidder kompetencer inden for den konkrete produktion (fx ift. at optage billeder).
• Kontinuerlig optimering/udvikling af Landsbyggefondens hjemmeside – i teknisk og indholdsmæssig forstand
o (4.3) En stor del af indholdet på jubilæumssitet (xxx00.xx) skal integreres i fondens hjemmeside xxx.xx. - i forbindelse med at jubilæumssitet skal lukkes i 2018. Her ønskes en aktiv brug af de mange nytilkomne elementer fra jubilæumssitet. Dette vil være en af de første opgaver, der skal udføres af den leveran- dør som tildeles rammeaftalen.
Som del af det afgivne tilbud skal udarbejdes et eksempel på en konkret eksekvering af denne delopgave. Omfanget af dette eksempel skal være 1-2 skærmbilleder/tekstsider.
o (4.4) Fondens hjemmeside skal kontinuerligt udvikles, så den bliver ved med at være på fuld omgangshøjde med den tekno- logiske udvikling. Særligt selvbetjeningsdelen på hjemmesiden er central for Landsbyggefondens virke. Her kan landets bolig- selskaber foretage de obligatoriske indberetninger, der er cen- tral i deres kernedrift. Denne vitale del af Landsbyggefondens hjemmeside skal løbende holdes under opsyn mhp. muligheder for optimering. Statistik for xxx.xx ift. datadreven innovation hentes fra Google Analytics.
Det er et krav, at tilbudsgiver kan levere en eller flere nøgle- medarbejdere, der besidder kompetencer til varetagelse af denne delydelse.
• Udvikling af et engelsk site
o (4.5) Landsbyggefondens unikke konstruktion og funktion til- trækker sig opmærksomhed fra nær og fjern. Interesserede fra ind- og udland skal på en engelsksproget hjemmeside kun- ne skabe sig et overblik over Landsbyggefondens virke og fel- tets terminologi. En lang række af Landsbyggefondens tilbud og information retter sig dog primært mod aktører i Danmark
– og en 1:1 oversættelse af hjemmesiden vil have ringe værdi for internationale modtagere. Derfor går ambitionerne i denne forbindelse mod et væsentligt smallere site – med vægt på re-
levant information til et internationalt publikum. Kommunikati- onen skal her i overvejende grad være drevet af levende bille- der og grafik, og siden skal fortrinsvis være indholdsmæssig vedligeholdelsesfri.
Når tiden kommer til den konkrete løsning af denne delopgave, vil Landsbyggefonden selv levere hovedparten af indholdet til denne delydelse i form af tekster, billeder, film etc.
Tilbuddet skal til denne delydelse indeholde et bud på de visu- elle rammer for et sådant nyudviklet engelsk site – med afsæt i lbf.dks genkendelige design og logo.
• Udvikling af guides/visualisering af sagsflow
o (4.6) Landsbyggefondens kommunikation med sine samar- bejdspartnere rummer en kerne, der kan være kilde til udfor- dringer. Fonden administrerer efter et kompliceret – politisk givet – sæt af rammer ifa. regulativer, vejledninger mm.
Det er nødvendigt at udvikle guides, der skal hjælpe med at sikre en større forståelse af indholdet i disse regulativer, vej- ledninger og sagsflowet.
Tilbuddet skal indeholde en konceptbeskrivelse i form af et konkret eksempel på en indholdsbeskrivelse ift. en konkret guide. Tilbudsgiver skal her tage udgangspunkt i Landsbygge- fondens ’renoveringsstøtteordning’. (xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx) og udarbejde et eksempel på en nyudviklet løsning på baggrund af en analyse af denne centrale støtteordning.
• Videreudvikling/sparring på det digitale LBF-Magasin
o (4.7) LBF-Magasinet rummer på flere måder blåtrykket for en mere aktiv, konkret og varm kommunikation fra Landsbygge- fonden. De første skridt i skabelsen af magasinet er taget, og de gode resultater er nu løbet ind. Med en åbningsprocent på godt 50 % og et abonnementsantal på omkring 2.200 er det aktuelt fondens mest populære nyhedsbrev. LBF-Magasinet udsendes via Campaign Monitor, og statistik for nyhedsbreve- ne stammer ligeledes herfra.
I nærværende sammenhæng efterspørges bistand og sparring ift. opgaver som analyse af brugsmønstre, mulige versionerin- ger af artiklerne etc. Alt sammen for at tjene en mere konkret og produktorienteret kommunikation.
Det er et krav, at tilbudsgiver kan levere en eller flere nøgle- medarbejdere, der besidder kompetencer til varetagelse af denne delydelse.
o Vedligeholdelsesaftale for hjemmesiden
o (4.8) Den valgte leverandør skal levere løbende service og vedligeholdelse på hjemmesiden ved evt. driftsproblemer. Der skal derfor som en del af den nye aftale indgås den service- og vedligeholdelsesaftale, der er bilag 4 i nærværende udbudsma- teriale.
5.0 Øvrige efterspurgte kommunikationsydelser
• Produktion af Landsbyggefondens Årsberetning
o (5.1) Landsbyggefondens Årsberetning er et obligatorisk nøg- ledokument ift. Landsbyggefondens kernedrift. Den udsendes digitalt med nyhedsbrevet ”LBF Orienterer” – og trykkes i et meget begrænset oplag til udsendelse til fondens politiske in- teressenter. I de senere år har beretningen gennemgået en vi- suel og teknisk udvikling. Nu er det derfor muligt i højere grad at rette opmærksomheden mod de enkelte tekster og tabeller
– og balancen mellem disse.
I sit tilbud skal tilbudsgiver indeholde et bud på en optimering af den digitale udgave, idet det er hensigten, at den i højere grad skal være et aktivt kommunikationsredskab i forhold til Landsbyggefondens nøglespillere. Udgifter ifm. trykning mv. afholdes af Landsbyggefonden og indgår således ikke som en del af det efterspurgte.
Seneste årsberetning kan hentes som fil på: xxxxx://xxx.xx/xx- lbf/aarsberetninger/aarsberetning-2016
• Optimering fondens tilstedeværelse på LinkedIn og Youtu- be
o (5.2) Udvalgte sociale medier (Youtube og LinkedIn) skal bru- ges målrettet i forhold til fondens målgrupper – og brugen skal optimeres – for at tegne et nærværende og aktivt billede af Landsbyggefonden og dens ydelser. Virksomhedsprofilerne på de udvalgte sociale platforme skal udvikles.
Tilbuddet skal indeholde et bud på en videreudvikling af kon- cept og indhold for Landsbyggefondens tilstedeværelse på dis- se to medier.
LinkedIN: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx/ Youtube:
xxxxx://xxx.xxxxxxx.xxx/xxxxxxx/XXxxxxX-X- wlYVKbECNpJW3A
• Nyudvikling af en model for decentral videoproduktion
o (5.3) Landsbyggefonden ønsker at understøtte, at der lokalt produceres kvalitetsindhold i form af korte videoer i forbindel- se med renoveringsstøttesager, eksempelvis som en koncept- beskrivelse, der understøtter samarbejdet mellem Landsbyg- gefonden (rådgivende) og landets boligorganisationer (udfø- rende). Fokus i videoerne skal være på enkle, varme og kon- krete og nuancerede budskaber – og de enkelte film skal si- denhen samles og distribueres lokalt og via Landsbyggefon- dens kanaler. Tilbudsgiver forventes ikke selv at skulle kunne producere disse korte videoer.
Tilbuddet skal indeholde et bud på en model, der via bl. a. fag- lig rådgivning dels bistår den lokale produktion af kvalitetsvi- deoer, dels bringer dette kvalitetsindhold i spil med Landsbyg- gefondens øvrige kommunikationskanaler.
• Kontinuerlig bistand til diverse messetilstedeværelser
o (5.4) De enkle og konkrete budskaber, som Landsbyggefonden i stigende grad skal eksponere, egner sig særlig godt til mes- sestandens komprimerede konstruktion og formidling. På fag- messer kan Landsbyggefonden opnå en høj grad af personlig interaktion med nøgle-aktører. Visuelt/grafisk materiale er en hjørnesten her. Bannere, plancher og udstillingssøjler er ek- sempler på de kommunikative redskaber, der tages i brug. Mens Landsbyggefonden typisk vil stå for tekst- og billedmate- riale, skal tilbudsgiver kunne levere de øvrige elementer i en fremstillingsproces - fra idé og koncept til praktisk produktion. Det er et krav, at tilbudsgiver kan levere en eller flere nøgle- medarbejdere, der besidder kompetencer til varetagelse af denne delydelse.
• Løbende designmæssig bistand
o (5.5) Landsbyggefondens kommunikationsbehov er skiftende og kalder fra tid til anden på bistand i form af hjælp til artikel- opsætning, billedjustering, udvikling af info-grafik etc.
Det er et krav, at tilbudsgiver kan levere en eller flere nøgle- medarbejdere, der besidder kompetencer til varetagelse af denne delydelse.
6.0 Kvalifikationer og erfaring for tilbudsgivere
Det er et krav, at udbuddets opgaver varetages af medarbejderressourcer, som besidder erfaring samt uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, der matcher opgavernes indhold, således at tilbudsgivers medarbejderres- sourcer samlet set afspejler erfaring og kvalifikationer inden for:
• Det kommunikationsfaglige område
• Det visuelle/grafiske område
• Det tekniske og programmeringsmæssige område
Tilbudsgiver skal i sit tilbud vedlægge CV´er for de nøglemedarbejder, til- budsgiver vil inddrage som medarbejdere ved løsning af udbuddets opga- ver. Det er endvidere et krav, at alle medarbejdere, der har berøring med de udbudte opgaver, skriver og taler et flydende dansk.
7.0 Organisation og samarbejde
Ud over ovennævnte opgaver er det afgørende for Landsbyggefonden, at samarbejdsrelationen mellem fonden (kommunikationsfunktionen) og den vindende tilbudsgiver i hele forløbet foregår entydigt og velsmurt. Den daglige drift/kommunikation vil primært forløbe mellem Landsbyggefon- dens kommunikationsrådgiver og den vindende tilbudsgiver.
Ifm. den udbudte rammeaftale vil der i aftalens løbetid nedsættes en sty- regruppe bestående af nøglepersoner fra Landsbyggefonden og en eller flere repræsentanter fra den vindende tilbudsgiver.
Tilbuddet skal derfor indeholde en beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver forventer at organisere sig.
Det skal fremhæves at en stor del af Landsbyggefondens kommunikati- onsopgaver er placeret decentralt (hos landets boligorganisationer), og skal løftes her – disse kommunikationsydelser er ikke en del af nærvæ- rende udbud. I denne relation udfylder Landsbyggefonden primært en vejledende og facilliterende funktion. Dette spiller eksempelvis en væ- sentlig rolle, når det kommer til den decentrale videoproduktion.
BILAG 2: UDKAST TIL RAMMEAFTALE
RAMMEAFTALE
vedr. kommunikationsydelser
Mellem
Landsbyggefonden Studiestræde 50
1554 København V
(i det følgende kaldet ordregiver) og
Den vindende tilbudsgiver
(i det følgende kaldet leverandø- ren)
Indholdsfortegnelse
1. Præambel
1.1. Indledende bemærkninger
1.2. Definitioner
2. Aftalegrundlag
3. Parterne
4. Samarbejdets grundlag og forløb
4.1. Kontaktpersoner
4.2. Øvrige nøglepersoner
4.3. Styring og fremdrift
5. Ydelsesbeskrivelse
5.1. Leverandørens ydelsesforpligtelse
5.2. Leveringssted
5.3. Leveringstidspunkt
6. Kontraktsum og betalingsbetingelser
7. Forsikring
8. Hæftelse for evt. underleverandører
9. Rettigheder
10.Ophævelse og virkning af ophævelse
11.Overdragelse
12.Tvisteløsning
13.Underskrifter
1. Præambel
1.1. Indledende bemærkninger
Denne rammeaftale omfatter leverandørens levering af kommunikationsydelser ifm. videreudvikling af Landsbyggefondens kommunikationsindsats.
Delopgaverne i den ønskede leverance er beskrevet i bilaget ’Opgavebeskrivelse’ (bilag 1), samt bilaget ”Service- og Vedligeholdsaftale” (bilag 4).
Rammeaftalen er blevet tildelt leverandøren på grundlag af ordregivers udbud af kommunikationsydelser, der er offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Uni- ons Tidende og TED-databasen ved udbudsbekendtgørelse af den 26. januar 2018.
2. Aftalegrundlag
For samarbejdet mellem parterne gælder i prioriteret rækkefølge følgende doku- menter:
1. Nærværende rammeaftale.
2. Ordregivers samlede udbudsmateriale, bestående af ordregivers udbudsbe- kendtgørelse af 26. januar 2018 og udbudsbetingelser af 26. januar 2018 med tilhørende bilag 1-4.
3. Leverandørens tilbud af [indsæt dato].
3. Parterne
Parterne i nærværende rammeaftale er:
Landsbyggefonden Studiestræde 50
1554 København V (ordregiver)
og
[indsæt relevant data] (leverandør)
4. Samarbejdets grundlag og forløb
Parterne er forpligtet til i videst muligt omfang at medvirke til opfyldelsen af nær- værende aftale, herunder ved loyalt at medvirke til gensidig varetagelse af hinan- dens interesser.
Parterne skal i fællesskab udarbejde de nærmere retningslinjer for samarbejdets grundlag og forløb, herunder fastlæggelse af opgavens organisation og bemanding,
kommunikationsformer, mødeaktivitet, konflikthåndtering mv. med afsæt i det samlede kontraktgrundlag, jf. pkt. 2 ovenfor.
Det er ordregivers opfattelse, at samarbejdets succes afhænger af, at alle deltage- re i samarbejdet konstant holder fokus på organiseringen parterne imellem. Sam- mensætningen af personer og kompetencer er afgørende for, hvordan samarbejdet fungerer. Parterne forpligter sig til at sørge for, at arbejdsopgaver og -funktioner er fordelt optimalt. Der skal således være overblik over ”hvem, der gør hvad,” og kommunikationsvejene skal være kendte for alle.
4.1. Kontaktpersoner
På ordregivers vegne varetages samarbejdet af:
Xxxx Xxx Funder Tlf: 0000 0000
På leverandørens vegne varetages samarbejdet af:
[indsæt navnene på de relevante medarbejdere hos leverandøren].
4.2. Øvrige nøglepersoner
De af leverandøren angivne nøglepersoner, der skal varetage opgaveløsningen, kan ikke udskiftes uden ordregivers samtykke. Ordregiver er forpligtet til at accep- tere en sådan udskiftning, hvis denne beror på at nøglepersonens ansættelsesfor- hold hos leverandøren ophører, idet det forudsættes, at den nye nøgleperson har kvalifikationer svarende til den foregående.
Hvis samarbejdet med en af leverandørens nøglepersoner ikke fungerer tilfredsstil- lende, og det ikke er lykkedes parterne i fællesskab at løse problemerne, kan or- dregiver anmode leverandøren om at udskifte nøglepersonen med en ny nøgleper- son med tilsvarende kvalifikationer.
Leverandøren skal i tilfælde af udskiftning af en nøgleperson sikre og selv afholde udgiften til, at den fornødne viden om ordregiver og projektet overføres fra den gamle til den nye nøgleperson.
4.3. Styring og fremdrift
Landsbyggefonden følger fremdrift, resultater og styring af opgaveløsningen gen- nem løbende dialog med leverandøren, herunder statusmøder og årlige statusnota- ter. Der vil i den løbende styring være faser, hvor der er fokus på opgaveløsnin- gens enkelte dele, og faser, hvor der er fokus på at sikre sammenhængen mellem disse.
5. Ydelsesbeskrivelse
5.1. Leverandørens ydelsesforpligtelse
Leverandørens ydelsesforpligtelse i henhold til denne rammeaftale består i videre- udvikling af Landbyggefondens kommunikationsydelser, således som disse ydelser er beskrevet i opgavebeskrivelsen og i Leverandørens tilbud af XX 2018.
5.2. Bestilling af ydelser under rammeaftalen
Ved bestilling af ydelser under rammeaftalen aftaler parterne enten en fast pris for ydelsen eller Landsbyggefonden anmoder Leverandøren om et estimat for udførel- se af opgaven.
Prisen for de ydelser, der indkøbes under rammeaftalen, fastsættes med udgangs- punkt i den aftalte timetakst for kommunikationsydelserne på [indsæt den af til- budsgiver angivne timepris].
5.3 Leveringssted
Landsbyggefonden Studiestræde 50
1554 København V Att. Xxxx Xxx Funder Tlf. 0000 0000
5.4. Leveringstidspunkt
Leverandøren forpligter sig til at levere de beskrevne kommunikationsydelser over rammeaftalens fireårige periode.
Leveringstidspunkt for de enkelte ydelser aftales mellem parterne fra gang til gang.
6. Rammeaftalens maksimale værdi og betalingsbetingelser
Summen af ydelserne omfattet af denne rammeaftale er op til kr. 4.000.000 ekskl. moms. Dette inkluderer værdien af aftalen for service og vedligehold.
Betalingsplanen er løbende fakturering efter medgået tid og 30 dages frist. Fakturering kan ske til fondens EAN nr. eller fremsendes pr. mail.
7. Forsikring
Leverandøren skal have en sædvanlig erhvervsansvarsforsikring.
8. Hæftelse for eventuelle underleverandører
I det omfang leverandøren gør brug af underleverandører til brug for udførelsen af ydelser omfattet af denne rammeaftale, hæfter leverandøren for underleverandø- rernes ydelser på samme måde og i samme omfang som for sine egne ydelser.
9. Rettigheder
Ordregiver har ophavsretten til materiale og data, der udarbejdes af leverandøren som led i løsningen af de opgaver, der er omfattet af nærværende rammeaftale. Ophavsretten overgår til ordregiver, når ordregiver har betalt for de ydelser, som materialet og / eller dataene vedrører.
10. Varighed og opsigelse
Rammeaftalens løbetid er 4 år fra underskrift. Rammeaftalen er uopsigelig fra Leverandørens side.
11. Ophævelse og virkningerne af ophævelse
Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis der foreligger væsentlig misligholdelse fra leverandørens side. Ved bedømmelsen af misligholdelsens væsentlighed indgår misligholdelsens karakter, risikoen for gentagen misligholdelse, misligholdelsens betydning for ordregiver, ophævelsens betydning for leverandøren og omstændig- hederne i øvrigt. Der foreligger ikke væsentlig misligholdelse, hvis der kan ske af- hjælpning, efterlevering eller omlevering uden betydelig ulempe for ordregiver.
Leverandøren kan ophæve rammeaftalen, hvis ordregiver misligholder sin beta- lingsforpligtelse væsentligt og / eller, hvis ordregiver væsentligt misligholder sin forpligtelse til at træffe de dispositioner, der er nødvendige for leverandørens udfø- relse af opgaven. Leverandøren kan dog ikke ophæve rammeaftalen, hvis leveran- dørens interesser er tilstrækkeligt tilgodeset gennem adgangen til at standse ar- bejdet.
Ved ophævelse af rammeaftalen skal leverandøren tilbagebetale eventuelt modta- get vederlag for endnu ikke udførte ydelser, mens ordregiver skal betale for udfør- te, men endnu ikke betalte ydelser.
Leverandørens ansvar for misligholdelse af rammeaftalen kan ikke overstige det honorar, som leverandøren skal oppebære for opgavens udførelse.
Gentagende overskridelse af rammeaftalens servicemål (beskrevet i bilag 4) beret- tiger Kunden til at opsige aftalen med en måneds varsel.
Parterne er ikke ansvarlige for hinandens driftstab, avancetab eller andet indirekte tab.
Misligholdelse af service- og vedligeholdelsesaftalen anses også for misligholdelse af denne aftale.
12. Overdragelse
Leverandøren kan ikke uden ordregivers skriftlige samtykke overdrage sine ret- tigheder og forpligtelser ifølge denne rammeaftale til tredjemand.
Ordregiver kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne rammeafta- le til en anden offentlig institution, hvis de opgaver, som ordregiver hidtil har vare- taget, overgår til denne anden institution.
13. Tvisteløsning
Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret.
Såfremt der opstår uoverensstemmelser mellem parterne i forbindelse med nær- værende rammeaftale, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødven- digt skal forhandlingerne løftes op på et højt plan i parternes organisationer.
Kan en uoverensstemmelse ikke løses ved forhandling som beskrevet, afgøres den ved domstolene med Københavns Byret som 1. instans.
14. Underskrifter
På vegne af leverandøren:
Den 2018 Den
[Indsæt relevant navn] [Indsæt relevant navn]
På vegne af Landsbyggefonden:
Den 2018 Den 2018
Sekretariatschef Driftsstøttechef
Xxxxxx X. Xxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx
BILAG 3: PRISER
Den samlede tilbudssum for nærværende udbud udgør summen af prisen for det forventede indkøb af kommunikationsydelser og prisen på det forventede indkøb under service- og vedligeholdelsesaftalen.
Der skal alene angives én timepris for kommunikationsydelserne, uafhængigt af de forskellige kommunikationsydelser og eventuelle medarbejderkategorier.
Kommunikationsydelsernes samlede pris vurderes ud fra en forudsætning om et forbrug på 4000 timer i løbet af rammeaftalens samlede løbetid.
Prisen for vedligeholdelsesaftalen angives for et års varighed, og den samlede til- budspris beregnes for fire år. Ekstraydelser for service- og vedligeholdelsesaftalen, der ikke er indeholdt i den faste årlige pris, prissættes med samme timepris, som de øvrige kommunikationsydelser.
Der kan ikke foretages ændringer i dette prisbilag. Priserne skal således afgives som angivet nedenfor.
Ydelser, der skal afgives tilbud på: | Pris i kr. eks. moms på den til- budte ydelse: |
Timepris for de udbudte kommuni- kationsydelser. | Angiv timepris. Timeprisen ganges med det forven- tede træk på rammeaftalen på 4000 timer = anslået samlet pris for kommunikationsydelser i ram- meaftalens løbetid. |
Årlig pris for service- og vedligehol- delsesaftalen. | Angiv prisen for service- og vedlig- holdelsesaftalen for et år. Den årlige pris ganges med ram- meaftalens løbetid på 4 år = anslå- et samlet pris for service- og vedli- geholdesesaftalen i rammeaftalens løbetid. |
Timepris for ekstraarbejder under service og vedligeholdelsen. | Samme timepris som for kommuni- kationsydelserne. Timeprisen ganges med det forven- tede forbrug af ekstratimer per år i tidsrummet 8-17 (normal arbejds- tid) på 30 timer. Timeprisen+50 % ganges med det forventede forbrug af ekstratimer per år i tidsrummet 17-21 på 5 ti- mer. Timeprisen+100 % ganges med det forventede forbrug af ekstratimer per år i tidsrummet 21-08 (normal arbejdstid) på 5 timer. Det samlede beløb ganges med rammeaftalens løbetid på 4 år = anslået samlet pris for ekstraarbej- der under service- og vedligeholde- sesaftalen i rammeaftalens løbetid. |
Samlet tilbudssum: | Angiv samlet pris (samlet pris for kommunikationsydelser + samlet pris for service- og ved- ligeholdelsesaftalen). |
BILAG 4: SERVICE- OG VEDLIGEHOLDSAFTALE
Service- og vedligeholdsaftale Mellem
Landsbyggefonden Studiestræde 50
1554 København K
CVR nr. 62475412
(herefter Kunden) og
xxxxxxx (herefter Leverandøren)
Indholdsfortegnelse
1. Indledning
1.1. Formål
2. Elementer i aftalen
2.1. Servicekvalitet
2.2. Basisydelse
2.3. Udviklings-, test- og driftsmiljøer
2.4. Applikationsmiljøer
2.5. Applikationsvedligehold
2.6. Release Management
3. Kundens krav til servicemål
3.1. Aftalt servicevindue og varsling
3.2. Kategorisering af sager og reaktionstider
3.3. Generelle krav
4. Leverandørens krav til Kunden
4.1. Formalia vedr. behandling af fejlrettelse og ændringsanmodninger
5. Pris
5.1. Indledende bestemmelser
5.2. Omfattede serviceydelser
5.3. Opsigelse
6. Underskrifter
Side 35 af 45
Side 35 af 45
1. Indledning
1.1. Formål
Nærværende aftale regulerer service- og vedligeholdelse af Landsbyggefon- dens hjemmeside, xxx.xxx.xx, er bilag til Landsbyggefondens rammeaftale vedrørende kommunikationsydelser.
2. Leverandørens ydelser
Leverandørens ydelser iht. denne aftale omfatter elementerne beskrevet i punkterne 2.1 til 2.6
2.1. Servicekvalitet
Leverandøren forpligter sig til at levere et højt og vedvarende service- og kva- litetsniveau ved at overholde gængse standarder og best practices relateret til servicevedligehold og videreudvikling af Løsningen, hvilket omfatter:
• ITIL procedurer (Incident, Change og Release Management)
• Kodestandarder
• Kvalitetssikring
• Sikkerhed, hvilket hovedsageligt omfatter sikring af korrekt omgang med kildekode, følsom information og systemdata
• Procedurer for vedligehold af dokumentation
• Etablering af samarbejdsorganisation
Detaljer og konkretisering af hvert emne bliver gennemgået med Kunden i forbindelse med opstart af aftalen. Der henvises til Leverandørens egen im- plementering af nævnte standarder og best practices.
2.2. Basisydelse
Basisydelsen i aftalen er en forudsætning for de resterende ydelser. Ved ikrafttrædelsen af service- og vedligeholdelsesaftalen etableres processer og værktøjer til understøttelse af det løbende vedligehold. Grundydelser omfattet af denne aftale:
• Opsætning af service portal
• Opsætning af udviklingsmiljø(er)
• Opsætning af integrationsmiljø(er)
• Opsætning af testmiljø(er)
• Etablering af samarbejdsorganisation
• Overtagelse af kildekode og kildekodestyring
• Etablering af teknisk domænekendskab
• Produktspecifik overdragelse til supportfunktionen
• Etablering af procedure for kvalitetssikring
• Etablering af procedure for idriftsættelse
• Etablering af procedure for change management
• Etablering af procedure for incident management
2.3. Udviklings-, test- og driftsmiljøer
Leverandøren er forpligtet til at etablere udviklings- og testmiljøer, som er nødvendige for at kunne yde den fornødne service i forbindelse med system- vedligehold og videreudvikling. Kunden stiller driftsmiljø til rådighed.
Eventuelt behov for vedligehold af de enkelte miljøer omfatter aktiviteter der er nødvendige, for at miljøerne til enhver tid afspejler den gældende system- platform. Samt aktiviteter der er nødvendige, for at holde systemet tidssva- rende. Disse aktiviteter vil altid være relateret til konkrete opgaver. De vil så- ledes blive afklaret og afstemt på forhånd med kunden.
2.4. Applikationsmiljøer
Leverandøren forpligter sig til at vedligeholde egne udviklings- og testmiljøer, således at de altid er i en tilstand der sikrer optimale forudsætninger for ser- vicevedligehold og videreudvikling. Hvilket blandt andet omfatter:
• Brug af branching, således at fejlrettelser kan udføres og testes på en version der afspejler produktionsmiljøet, samtidigt med at der kan ud- føres videreudvikling på en kommende version.
• Etablering af testmiljøer der afspejler branches, således at konfigurati- onsstyring og kvalitetssikring kan udføres for alle aktive versioner af systemet.
• Gode procedurer for benyttelse af kildekodestyringssystem, således at arbejde ikke kan gå tabt, at forkert kode ikke fejlagtigt kommer med i en release, og at der holdes god historik over ændringer til systemet.
• Jævnligt dataløft til testmiljøer, således at testgrundlaget også holdes opdateret.
• Opretholdelse af gode procedurer for konfigurationsstyring, byg og de- ployering af koden, således at et nyt system kan etableres hurtigt og korrekt. Hvilket også omfatter deployering til produktionsmiljø.
• Korrekt vedligehold af dokumentation vedrørende ovenstående emner.
2.5. Applikationsvedligehold
Denne ydelse omfatter udførsel af fejlrettelser, mindre ændringsønsker og generel vedligehold. Opgaverne udføres på timebasis og udgifter til stan- dardprogrammel refunderes af Kunden.
2.6. Release Management
Procedurer for idriftsættelse af rettelser og videreudvikling bliver aftalt i for- bindelse med opstart af serviceaftalen. Der afregnes efter medgået tid.
3. Kundens krav til servicemål
3.1. Aftalt servicevindue og varsling
Et servicevindue defineres som det tidsrum, hvor Leverandøren må påvirke miljøet, herunder medføre at elementer er midlertidigt utilgængelige. Kun- dens definition af servicevinduer som Leverandøren kan benytte er angivet nedenstående.
Vinduety- pe | Servicevindue | Varig- hed | Varsling |
Opdate- ring af standard changes | 1 gang pr. døgn inden for normal arbejdstid og hvis ikke muligt mandag til fredag i tidsrummet 16:00 – 19:00 | 60 min | 2 arbejdsdages varsel |
Større og kritiske opdaterin- ger | 0-4 gange pr. måned inden for normal ar- bejdstid og hvis ikke muligt mandag til fredag i tidsrummet 16:00 – 19:00 | 16 ti- mer | 5 arbejdsdages varsel |
Omlæg- ning af miljøer, arkitektu- rer og ser- vices | 1 gang pr. 6. måned in- den for normal arbejds- tid og hvis ikke muligt mandag til fredag i tids- rummet 16:00 – 19:00 | 24 ti- mer | 14 arbejdsdages varsel |
Det er dog vigtigt at bemærke, at der aldrig idriftsættes fejlrettelser eller ændringer uden forudgående aftale med Kunden, samt at Kunden altid en- degyldigt bestemmer hvornår det er mest passende. Arbejde uden for normale arbejdstider skal altid aftales på forhånd.
3.2. Kategorisering af sager og reaktionstider
Kunden stiller krav om at anvende en reaktionstidsstruktur der skal sikre at Leverandøren leverer de aftalte ydelser. Manglende overholdelse af ser- vicemålene kan resultere i Kundens ophævelse af kontrakten. Kundens krav til reaktionstider i forbindelse med systemproblemer fremgår af ne- denstående tabel.
Kategori | Beskrivelse | Reaktionstid (*) |
Katastrofal | Der er risiko for datatab, sikkerheds- brist, lovovertrædelse eller lignende. | Indenfor 30 minutter |
Kritisk | Vigtig funktionalitet nødvendigt for for- retningsdrift er ikke tilgængeligt. | Indenfor 4 timer |
Medium | Hændelsen forstyrrer forretningsdrif- ten, men forhindrer den ikke. | Indenfor 2 arbejds- dage |
Lav | Hændelsen har ikke umiddelbar indfly- delse på normal anvendelse af syste- met. | Indenfor 5 arbejds- dage |
Planlagt | Serviceanmodning eller rettelse kan foretages når det passer bedst ind i planen. | - |
(*) Med reaktionstid menes den tid der går, fra at hændelsen er indrappor- teret til at fejlsøgning er påbegyndt. Dette gælder i tidsrummet mandag til fredag 08:00 – 17:00.
3.3. Generelle krav
Kundens generelle krav til servicemål fremgår nedenfor:
Titel | Kravbeskrivelse |
Koordinering af servicevin- due | Leverandøren skal koordinere fastlæggelse af servicevinduer pr. miljø på tværs af leveran- dører således, at der så vidt muligt er et fæl- les servicevindue pr. miljø. Fastlæggelse af servicevindue og varighed fastlægges ende- ligt umiddelbart forud for den afsluttende begivenhed, f.eks. driftsprøve, ved udarbej- delse af en endelig driftsplan. |
Teknisk utilgængelighed | Det påhviler Leverandøren at påvise at en teknisk utilgængelighed ikke skyldes forhold som Leverandøren er ansvarlig for. Skyldes utilgængelighed Leverandørens underleve- randør er Leverandøren ansvarlig for at over- føre ansvar og til underleverandøren. |
Alle øvrige vilkår/krav | Vilkår/krav som ikke er reguleret af denne aftale er uden for leverandørens ansvar. |
Gentagende overskridelse af aftalens servicemål berettiger Xxxxxx til at op- sige aftalen med en måneds varsel.
4. Leverandørens krav til Kunden
For at optimere processen fra Kundens indmeldelse af fejl og ændringsanmod- ninger skal kunden ved henvendelse til Leverandøren overholde følgende for- malia:
Kunden skal have udpeget en kontaktperson, der i forhold til Leverandørens organisation skal sørge for:
• At opgaver er tilpas afklaret og beskrevet, således at de er klar til pro- duktion.
• At opgaver er prioriteret.
• At løsninger og estimater bliver godkendt i tide (forudsætning for at Leverandøren kan påbegynde arbejdet).
• At verificere den endelige udførsel af opgaver, og formelt lukke sager- ne.
4.1. Formalia vedr. behandling af fejlrettelse og ændringsanmodninger
Fejl, ændringsanmodninger og service forespørgsler indberettes via projekt- styringssystem som Jira eller tilsvarende.
En serviceforespørgsel, en fejlrettelse eller en ændringsanmodning specifice- res og prioriteres af kunden. Opgaverne visiteres efterfølgende af konsulen- ten. En opgave analyseres og afklares inden for aftalt tidsramme. Færdiggø- relse af opgaven påbegyndes først efter at løsning og estimat af den samlede opgave er afklaret med Kunden.
Såfremt tidsforbruget i forbindelse med frembringelse af en løsning overskri- der den estimerede tidsramme skal Leverandøren underrette Xxxxxx med henblik på indgåelse af ny aftale for at kunne færdiggøre løsningen.
Xxxxxx har ansvar for endelig verifikation af opgavernes udførsel.
5. Pris
5.1. Indledende bestemmelser
Alle priser er i danske kroner. I priserne er inkluderet told og øvrige afgifter bortset fra moms.
Betalingsplanen er løbende fakturering efter medgået tid for nedenstående drifts- og vedligeholdelsesomkostninger. Betalingsfrist er 30 dage netto. Så- fremt Kunden ikke betaler, tilskrives det udestående beløb morarenter i over- ensstemmelse med rentelovens regler.
Fakturering kan ske til Kundens EAN nr. eller fremsendes pr. mail.
Leverandørens priser reguleres én gang årligt efter udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Reguleringen skal ske hver d. 1. januar på basis af udviklingen i nettoprisindekset fra oktober 2017 til oktober året før regule- ringstidspunktet. Første regulering skal ske d. 1. januar 2019 på basis af for- skellen mellem nettoprisindekset pr. oktober 2017 og nettoprisindekset pr. oktober 2018.
5.2. Omfattede serviceydelser
Ydelse | Løsning | Pris i kr. |
Årlig pris for service- og vedligeholdelsesaftalen | xxx.xx | kr. |
Timepris for ekstraarbej- der | xxx.xx | kr. |
I den årlige pris for service- og vedligeholdelsesaftalen for løsningen er der indeholdt 2 timer pr. måned til ydelser som falder ind under service og vedli- gehold.
Opgaverne udføres på timebasis og udgifter til standardprogrammel refunde- res af Xxxxxx.
Ydelserne inkluderer ud over direkte udviklingstimer også tid medgået til deployering, test, driftsprøver med mere, samt tid forbrugt på manage- ment, afklaring, møder, projektledelse.
Ovennævnte timepris gælder for arbejde udført inden for normal arbejds- tid, 08.00 – 17:00.
For arbejde udført i tidsrummet 17:00 – 21:00 vil der være et tillæg på timeprisen på 50 % medens der i tidsrummet 21:00 til 08:00 tillægges 100 % på timeprisen.
Ydelserne afregnes efter påbegyndt time.
Alle ovenstående priser er opgivet ekskl. moms.
5.3. Opsigelse
Nærværende aftale er uopsigelig fra Kundens side i et år fra indgåelsen og kan herefter opsiges af kunden med en måneds varsel.
Opsigeles af service- og vedligeholdelsesaftalen medfører ikke, at ramme- aftalen vedr. kommunikationsydelser samtidig anses for opsagt.
Aftalen er uopsigelig fra Leverandørens side.
Misligholdelse af rammeaftalen anses også for misligholdelse af denne af- tale.
6. Underskrifter
Aftalen underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf parterne hver modta- ger et eksemplar.
Dato: Dato:
For Kunden For leverandøren