Changelog
Side 1 af 18
Changelog
VERSION | ÆNDRINGER |
1.1 | Ændringer i Bestemmelserne 7.7., 9.2., 10.4. og Bilag C.8. (Tastefejl og opdaterede krydshenvisninger). |
Side 2 af 18
Databehandleraftale vedr. FileSender Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med hen- blik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
[NAVN]
CVR [CVR-NR] [ADRESSE] [POSTNUMMER OG BY] [LAND]
herefter ”den dataansvarlige” og
DeiC Forskningsnettet
CVR 30060946
Produktionstorvet, bygning 426,
2800 Kgs. Lyngby
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske per- soners grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
1. Indhold
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 4
4. Databehandleren handler efter instruks 5
7. Anvendelse af underdatabehandlere 6
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 7
9. Bistand til den dataansvarlige 8
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 9
11. Sletning og returnering af oplysninger 9
12. Revision, herunder inspektion 10
13. Parternes aftale om andre forhold 10
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 11
Bilag A Oplysninger om behandlingen 12
Bilag B Underdatabehandlere 14
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 15
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 17
Side 3 af 18
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af Filesender (herefter ”Tjenesten”) behandler databe- handleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, her- under om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategori- erne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af un- derdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandle- ren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
Side 4 af 18
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlings- grundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemssta- ternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvar- lige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Be- stemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbe- stemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktions- beføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbe- stemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødven- dig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databe- handleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsom- kostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers ret- tigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og friheds- rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og ro- busthed af behandlingssystemer og -tjenester
Side 5 af 18
Side 6 af 18
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personop- lysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effekti- viteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behand- lingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvar- lige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen ud- gør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes over- holdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren alle- rede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forord- ningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som da- tabehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesfor- ordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den data- ansvarlige.
3. Databehandleren må kun gøre brug af underdatabehandlere med den dataansvarli- ges forudgående specifikke skriftlige godkendelse. Databehandleren skal indgive an- modningen om en specifik godkendelse mindst 30 dage inden anvendelsen af den pågældende underdatabehandler. Listen over underdatabehandlere, som den data- ansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehand- leren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databe- skyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Side 7 af 18
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som mi- nimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og data- beskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommer- cielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabe- handleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvar- lige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gæl- dende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af under- databehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandle- ren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyt- telsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandle- ren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underret- ning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tred- jeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tred- jeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tred- jeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Be- stemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som om- handlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordnin- gens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registre- rede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den regi- strerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af person- oplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på au- tomatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behand- lingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den da- taansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt se- nest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet- medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden in- debærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighe- der
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en ana- lyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndig- hed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse
Side 8 af 18
vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i man- gel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den data- ansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndig- hed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmel- delse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er mu- ligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt katego- rierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er rele- vant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databe- handleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysnin- gerne er slettet medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
2. Følgende regler i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbeva- ring af personoplysningerne efter ophør af tjenesterne vedrørende behandling af per- sonoplysninger:
a. Bogføringsloven
b. Regnskabsloven
c. Forvaltningsloven
Side 9 af 18
d. Offentlighedsloven
e. Arkivlovgivning
Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) for- mål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdel- sen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er be- myndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databe- handleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lov- givningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehand- lerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behand- ling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestem- melser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den re- gistreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databe- skyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af person- oplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstem- melse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skrift- lig varsel af begge parter.
Side 10 af 18
5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige Navn [NAVN]
Stilling [STILLING] Telefonnummer [TELEFONNUMMER] E-mail [E-MAIL]
Underskrift
På vegne af databehandleren Navn Xxxxxx Xxxx
Stilling Divisionsdirektør Telefonnummer 0000 0000
E-mail xxxxxx.xxxx@xxxx.xx Underskrift
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Navn [NAVN]
Stilling [STILLING] Telefonnummer [TELEFONNUMMER] E-mail [E-MAIL]
Navn Xxxxxx Xxxx
Stilling Divisionsdirektør Telefonnummer 0000 0000
Side 11 af 18
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Filesender har til formål at sikre, at man sikkert kan overføre filer til andre. Tjenesten kan anvendes, hvis man ikke ønsker at sende filerne med e-mail eksempelvis fordi filerne er for store.
Filesender giver mulighed for at der føres kontrol med, hvem der har haft adgang til de pågæl- dende filer.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Brugere defineres som dem der uploader filer eller udsender ”upload vouchers”.
Modtagere er dem som brugeren har defineret som modtager til filer eller ønsker adgang til filer på Filesender.
Filesender udfører følgende behandlinger:
- Oprettelse af brugere
- Oprettelse af link til de filer, der bliver uploaded
- Oprettelse af link, hvor modtageren kan uploade filer
- Log over adgang til filerne
FileSender kan desuden på vegne af brugeren udsende links med e-mail til brug for upload og download. Den dataansvarlige og dennes brugere forudsættes bekendt med, at denne praksis med overførsel af links til filer i FileSender via sikker mail, ikke kan betragtes som tilstrækkelig beskyttelse ved transport af persondata da modtagerne af sådanne e-mails ikke bliver auten- tificeret i Tjenesten.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Behandlingen omfatter almindelige personoplysninger jf. persondataforordningens artikel 6.
Brugerne logger ind via WAYF. De informationer der anvendes, kan identificere brugerens ret til at anvende Filesender eksempelvis navn, organisatorisk tilhørsforhold og rolle. Derudover registreres e-mailadresse på brugeren således at vedkommende kan få tilsendt et link til filen og statistik over adgang til filen.
Adgang gives af brugerne til at identificerede personer/modtagere kan få adgang til eller uplo- ade filer. Filesender logger modtagerens adgang til filer. Der logges IP-adresser og e-mail- adresse.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
De registrerede kan opdeles i 2 kategorier:
1. Brugere, der ønsker at anvende tjenesten til at lagre og videregive filer. Brugerne kan være forskere, administrative medarbejdere eller stude- rende.
Side 12 af 18
2. Modtagere, der skal have adgang til data i filesender og mulighed for at sende data tilbage
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har føl- gende varighed
Aftalen er løbende og indgår i WAYF abonnementet. Hvis abonnementet på WAYF ophører vil retten til at anvende Filesender ligeledes ophøre.
Side 13 af 18
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende un- derdatabehandlere
Side 14 af 18
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BE- HANDLING |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden under- databehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Medmindre særlige omstændigheder gør sig gældende, skal Databehandleren som mini- mum give den Dataansvarlige 30 dages varsel, hvis de udskifter deres underleverandør. Særlige omstændigheder vil være forhold, der kan have betydning for tjenestens forsatte drift.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren kan udføre følgende funktioner:
• Stiller kapacitet til rådighed, hvortil der kan uploades filer
• Genererer et link brugeren kan sende til modtager/modtagere
• Kryptering af filer efter brugerens instruks
• Generere en log der kan bruges til kontrol af adgangen til givne filer
• Statistik
• Behandle ”upload voucher”
• Sletter filer senest 30 dage efter upload
Som angivet i bilag A.2 kan tjenesten desuden afsende mails med link til modtager/modtagere, men den dataansvarliges brug af denne facilitet er ikke omfattet af nærværende databehand- leraftale.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Filesender har ansvaret for sikre adgang til filesender, lagring, og sletning af filer efter 30 dage. Derudover stiller de krypteringsværktøjer til rådighed, brugeren kan vælge at anvende. Infor- mationer som Filesender behandler for at udføre formålet med tjenesten, er almindelige per- sondata jf. persondataforordningen artikel 6.
Filesender har ikke ansvaret for indholdet af de filer der uploades eller at sikre at brugerne anvender de sikkerhedsforanstaltninger, der er påkrævet af den dataansvarlige.
Det er vurderingen at risikoen for at de data, der er omfattet af databehandleraftalen, af de ovenfor nævnte grunde er lav og varetages af de sikkerhedsforanstaltninger der er indbygget i tjenesten.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre føl- gende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
• Filesender stiller kryptering til rådighed. Krypteringen sker med et password som bru- geren vælger. Xxxxxxxx er ansvarlig for at der sker en sikker overførelse af passwor- det til modtageren.
• Alle brugere er identificeret med WAYF. Modtagere er alle godkendt af brugerne.
• Data opbevares på servere i datacenteret hos DeiC Forskningsnettet i Lyngby, som er ISO27001 certificeret.
• Fysiske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger som adgangskontrol og fortro- lighedsklausuler er implementeret. Adgang til data opbevaret på Filesenders servere er begrænset til udvalgt personale.
• Automatisk sletning af filer sker efter 30 dage
Side 15 af 18
• Hvis der opstår driftsproblemer, er der backup til at reetablere tjenesten. Uploadede filer vil ikke blive gendannet.
• Der foretages logning og statistik på adgangen til data. Brugere kan efter anmodning få data udleveret.
• Systemadministratorer skal følge en procedure for sikker opkobling.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
• Driftsmeddelelser udsendes via ”xxxxxxxxxxx.xx”
• Ved informationssikkerhedsbrud vil der ske henvendelse til den/de berørte institutio- ner via mail eller telefon
• Anden support og teknisk bistand efter aftale med den tjenesteansvarlige
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Filesender sletter automatisk uploadede filer efter 30 dage. Loggen og informationer om bru- gere og modtagere bliver slettet efter to år også i tilfælde af aftalens ophør.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den data- ansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
DeiC Forskningsnettet DTU
Bygning 304
2800 Kgs Lyngby
Databehandlerens medarbejders hjemmearbejdsplads.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Tjenesten overfører ikke data til tredjelande. Overførelse til tredjeland er kun muligt hvis bru- gere giver adgang til filer til organisationer/ personer, der befinder sig i tredjelande. Brugeres overførelse til tredjelande er derfor underlagt instruks fra den dataansvarlige.
Side 16 af 18
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behand- lingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren udarbejder årligt en intern tilsynsrapport om alle væsentlige faktorer der vedrører Filsender tjenesten. Den dataansvarlige kan i løbet af året stille spørgsmål om tje- nesten, som den dataansvarlige ønsker at få behandlet i forbindelse med det interne tilsyn. Disse spørgsmål kan tages op af tilsynet, hvis det vurderes at være relevant.
Den dataansvarlige, eller en repræsentant for den dataansvarlige, kan efterspørge yderligere dokumentation, eller foretage et fysisk tilsyn vedrørende overholdelsen af denne databe- handleraftale hos databehandleren. Den dataansvarlige skal dog betale de udgifter, databe- handleren i den forbindelse bliver påført.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplys- ninger, som er overladt til underdatabehandlere
Den dataansvarlige kan i forbindelse med det årlige tilsyn hos Filesender stille uddybende spørgsmål om underdatabehandlerne, indenfor rammerne af Filesenders tjeneste.
Den dataansvarlige kan for egen regning selv foranstalte et tilsyn hos underdatabehandle- ren. Den dataansvarliges eventuelle tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved data- behandlerens ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelseslovgivnin- gen og denne databehandleraftale.
Side 17 af 18
Side 18 af 18
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
D.1 Den dataansvarliges ansvar
Den dataansvarlige er ansvarlig for sikre at brugerne er instrueret i brugen af Filesender og anvendelse af korrekte sikkerhedsforanstaltninger. Således at der er opsat retningslinjer for data, der bliver uploadet i Filesender.
I tilfælde af der i forbindelse med brugen af Filesender, sker et tab/beskadigelse/ krænkelse/ af data, kan Databehandleren ikke holdes erstatningsansvarlig, medmindre at de omstæn- digheder, der har ført til den pågældende hændelse kan henføres direkte til handlinger eller undladelser fra Databehandlerens side.
Den dataansvarlige er ansvarlig for sikre at data, der sendes gennem Filesender ikke kræn- ker 3. mandsret. Den dataansvarlige forpligter sig til at Databehandleren skal holdes skade- sløs for ethvert krav, der kunne hidrøre fra sådanne krænkelser.
I det tilfælde at den dataansvarlige har givet en instruks, der senere viser sig at være i mod- strid med gældende ret, vil den dataansvarlige være ene-ansvarlig for instruksen, medmin- dre databehandleren ikke ophører med at udføre instruksen efter denne er blevet informeret om, at instruksen er ulovlig.
D.2 Databehandlers vederlag og kompensation i forbindelse med særlig ydelser
I forbindelse med enhver tilsynsaktivitet, som ligger ud over C.7, vil databehandler gøre krav på fakturering af udgifter, herunder også internt arbejdsforbrug på timebasis. Dette opgøres til en standardtimetakst, som pt. er DKK 900 pr. time.