Agenda
Kontraktstyring, CoC og kontraktopfølgning
Ved Xxxx-Xxxxxxxxx Xxxx, Xxxxxxx
Xxxx-Xxxxxxxxx Xxxx Senior Consultant Mob.: x00 00 00 00 00
Ramboll
1. Håndhævelse af Code of Conduct
2. Bæredygtig kontraktstyring af indkøbsaftaler
Ramboll
3
Håndhævelse i virkeligheden
Ramboll 4
• Code of Conduct er retningslinjer, der gælder for den enkelte virksomheds måde at drive forretning på. Code of Conduct kan indeholde krav til medarbejderes arbejdsforhold, antikorruption, miljø, konkurrenceforhold mv.
• Store variationer i hvordan de er udformet og med hvilket indhold. Hænger sammen med om de er lavet til private virksomheder eller det offentlige f.eks. kommuner
• CoC er et risikostyringsværktøj
Ramboll
Ramboll 5
FN Global Compact
Menneskeret- tigheder | Princip 1: Virksomheder bør støtte og respektere beskyttelsen af international proklamerede menneskerettigheder inden for virksomhedens indflydelseområde; og Princip 2: sikre at de ikke medvirker til krænkelser af menneskerettighederne |
Arbejdstager- rettigheder | Princip 3: Virksomheder bør opretholde friheden til organisering og anerkende arbejdstageres ret til kollektive forhandlinger; og Princip 4: støtte udryddelse af alle former for tvangsarbejde; og Princip 5: støtte afskaffelse af børnearbejde; og Princip 6: eliminere diskrimination i arbejds- og ansættelsesforhold |
Miljø | Princip 7: Virksomheder bør støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer; og Princip 8: tage initiativer til at fremme større miljømæssig ansvarlighed; og Princip 9: tilskynde udvikling og udbredelse af miljøvenlige teknologier |
Anti- korruption | Princip 10: Virksomheder bør modarbejde alle former for korruption, herunder afpresning og bestikkelse |
FN vejl. principper … og OECD retningslinjer
6
Ramboll
Aalborg Forsyning (2 sider) SKI (10 sider)
• Anvendelsesområde
• UNGPs/ OECD som ledelsesstandard
• Implementering
7
Ramboll
• Praktisk eksempel: Aalborg Forsynings Code of Conduct for forretningsrelationer
• Link:
• xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx
/axphbyst/code-of-conduct-for- forretningsrelationer.pdf
1. I eksemplet er vi contract manager i Aalborg Forsyning, der netop har indgået en kontrakt, der omfatter denne CoC
2. Vores chef overdrager kontrakten til os og beder os igangsætte kontraktstyringen og udarbejde en fremgangsmåde til håndhævelse af CoC’en.
3. Vil I alene eller sammen med jeres bord/sidepersoner:
i. Skimme CoC’en
ii. Tænke over en overordnet trinvis fremgangsmåde?
Ramboll
8
Forslag til fremgangsmåde med 7 trin:
1. Mapping af rettigheder og forpligtelser
• Hvilke krav?
2. Pligtsubjekter
• Hvem skal overholde krav?
3. Tidsfrister
• Hvornår skal krav overholdes?
4. Evt. interne procedurer
• Godkendelse, koordination, opdatering etc.
5. Initiering og dialog
• Kontakt til leverandøren
6. Vurdering
• Overholdes kravet?
7.
Afslutning/eskalering
• ☺ ?
• ☹ ?
Ramboll
1. Mapping af relevante krav:
Skal overholde 5 nærmere angivne krav
i. CSR-politik
ii. Due diligence proces
iii. Adgang til oprejsning
Skal foretage regelmæssige vurderinger af risikoen for negative indvirkninger
”med måling af
effektiviteten af
specifikke handlinger”
Adgang til klagemekanism er
Forudsætter, at forretningsrelationen er bekendt med faktiske negative indvirkninger
Ramboll
Ordregivende myndighed
Aalborg Forsyni
ng
2. Pligtsubjekter
Direkte forretningsforbindelse
”Dette CoC forpligter Aalborg Forsynings direkte forretningsrelationer. Aalborg Forsyning forventer, at vores direkte forretningsrelationer på samme måde forpligter egne direkte forretningsrelationer til at implementere tilsvarende og passende processer til at håndtere negative indvirkninger. Dette indebærer at gøre sådanne samarbejdsrelationer opmærksomme på den globale minimumsstandard (UNGPs / OECD) og
forlange, at sådanne forretningsrelationer efterlever standarden.”
Leverandør!
Direkte forretningsforbindelse
Underleverandør?
Direkte forretningsforbindelse
Underunderleverandø
r??
3. Tidsfrister
• CSR-politik: ”Inden for et år [hvis en forretningsrelation
allerede har en CSR-politik]”
• Første indvirkningsanalyse: ”...efter to år”
Ramboll
Ramboll 11
4. Overholdelse af interne procedurer
• Kravene indsættes i contract
management systemet
• Årshjulet opdateres
• Evt. godkendelse
• Etc.
5. Initiering af håndhævelse – eksempelvis følgende mail til leverandøren
• Efterfølges formentligt af behov for dialog med leverandøren
6. Vurdering
• Sammenhold leverandørens dokumentation med kravene i CoC
7. Afslutning
• Sammenhold leverandørens
dokumentation med kravene i CoC
Kære leverandør
I Aalborg Forsynings indkøbsafdeling har vi ansvar for at foretage opfølgning i forhold til leverandørers overholdelse af bæredygtighedskrav, herunder Code of Conduct.
Af Aalborg Forsynings Code of Conduct fremgår følgende forpligtelser:
i. Vedtagelse af CSR-politik
ii. Implementering og vedligeholdelse af proces for nødvendig omhu (due diligence)
iii. Adgang til oprejsning
Derudover fremgår det af ovennævnte Code of Conduct, at både leverandøren og leverandørens direkte forretningsrelationer er forpligtet til at overholde kravene i ovennævnte Code of Conduct.
På baggrund af ovenstående bedes Aalborg Forsyning fremsende passende dokumentation for virksomhedens overholdelse af kravene i ovenstående dokumentation, herunder
• CSR-politik,
• dokumentation for nødvendige processer, herunder indvirkningsanalyser på
operationelt niveau (med måling af effektiviteten af specifikke handlinger) samt
• Evt. klagemekanismer På forhånd tak.
Med venlig hilsen
Aalborg Forsyning
Ramboll
Ramboll
13
Bæredygtig kontraktstyring af indkøbsaftaler
Med praktiske eksempler
Ramboll 14
Bæredygtighed i kontrakter – implementering af bæredygtig indkøbsstrategi
1
Målsætninger Identificere bæredygtigheds- målsætninger
3
Udfordringer Analysere indkøbskategorier i relation til leverandører
2
Potentiale
Analysere udvalgte målsætninger i relation til indkøbskategorier
4
Implementere strategi Definere en implementerbar bæredygtig indkøbsstrategi
Ramboll 15
1
3
2
4
Hvilke målsætninger skal prioriteres, og hvad ønsker I at opnå?
CO2
udledning
Medarbejder forhold
Arbejdstager- rettigheder
Bio- diversitet
Leverandør- forhold
Anti- korruption
Ramboll 16
Analyse af kategorierne i indkøb
• Skab overblik over hvad der købes ind: leverandører, varegrupper, beløb mv.
• Hvilke bæredygtighedsområde kan indkøb yde et markant bidrag til inden for indkøbskategorierne, og hvilke kontraktkategorier har et særligt potentiale? Hvad kan I konkret gøre ved disse?
1
3
2
4
Påvirkning af f.eks. CO2 udledning inden for indkøbskategorierne
1.5
1.3
1.9
1.1
1.6
1.2
1.4
1.7
Positiv påvirkning/effekt på bæredygtighedsområdet
Omkostninger ved at påvirke bæredygtighedsområdet
Ramboll
Vent
Måske
Skal gøres
NB. Til støtte for effektvurdering
Klimakompasset og CO2 beregneren
17
1
3
2
4
Hvilken betydning har de valgte målsætninger på segmenteringen af kontrakter?
3: Strategiske indkøb
Høj
Modificeret Kraljics segmenteringsmodel
2: Volumen indkøb
1: Ikke-kritiske indkøb
4: Flaskehals indkøb
Tredobbelt bundlinje effekt
Lav
Lav
Risiko/Kompleksitet
Høj
Ramboll 18
1
3
2
4
Eksempel på en prioritering af indsatsen
Strategiske/komplekse anskaffelser (3)
Få bæredygtighedsområder forfølges, som kræver et
væsentligt arbejde fra kontrakt til kontrakt.
• Fastsatte KPI’er (CO2 reduktion på X% til tidspunkt Y)
• Støtteværktøjer med best-practice, som enkelt og konkret støtter arbejdet med bæredygtighed
• ”Bæredygtighed eller forklar princip”
Alt andet (1) (2) (4)
Udvalgte bæredygtighedsområder forfølges og håndteres ved en række ”standardiserede” greb, som kræver begrænset/ingen tilpasning fra anskaffelse til anskaffelse.
• Brug af certifikater og mærkningsordninger
• Brug af katalog af betingelser og vilkår, som fremmer en given dagsorden fx lempelige leveringsbetingelser, brug af garantiordninger, mindsket sortimentsbredde og lign.
• ”Bæredygtighed eller forklar princip”
Udvidet opfølgning og dokumentation
Simpel opfølgning og dokumentation
Ramboll 19
Kategori 1
Forudsætter udgift
Kategori 2
Kategori 3
Gratis eller
besparelse
Fordrer investering
3 minutters drøftelse i grupper: Hvad gør I i jeres organisation?
Ramboll
Kategori 3
Kategori 2
Kategori 1
Gratis eller
besparelse
Forudsætter udgift
Fordrer investering
Kategori 1: Gratis eller besparelse
• Minimering af leveringshyppighed og -distance
• Faste leveringsdage
• Størst mulige bestillinger
• Fælles leveringsdage for alle eller flere bestillende enheder i organisationen
• Koordination af leveringsdage med andre organisationer, f.eks. nabokommuner
• Anvend korrekte miljø- og klimaindstillinger,
• Eksempelvis SKI 50.25 (Storkøkkenudstyr)
• Udnyt produktgaranti ved fabrikations- og funktionsfejl
Ramboll
Kategori 3
Kategori 2
Kategori 1
Gratis eller
besparelse
Forudsætter udgift
Fordrer investering
Kategori 2: Forudsætter udgift
• Udarbejd en bæredygtig indkøbspolitik, der kan sikre og styrke organisationens fokus på grønt og bæredygtigt indkøb, f.eks. vedr.
• Anskaffelse af genanvendelige og holdbare produkter
• Anvendelse af miljøvenlige produkter
• Brug mulighed for at få beregning af CO2-aftryk på aftalen samt anbefaling for at minimere det
• Eksempelvis SKI 50.40 (Computere og IT-tilbehør)
• Anvendelse af e-kataloger med miljømærkede produkter
• Eksempelvis SKI 50.20 (Forbrugsartikler)
• Gør brug af kontraktuelt bestemte reparationsmuligheder som alternative til nye indkøb
Ramboll
22
Kategori 3
Kategori 2
Kategori 1
Gratis eller
besparelse
Forudsætter udgift
Fordrer investering
Kategori 3: Fordrer investering
• Etablering af affaldsindsats for udtjente og funktionsdygtige produkter, herunder sorteringsordning
• Bæredygtig uddannelse af medarbejdere
• Eksempelvis SKI 50.86 (Biler)
• Fastsættelse af konkrete og målbare mål for bæredygtighed
• Andel af miljøcertificerede produkter, der skal indkøbes på aftalen
• Grænse for hvor mange hasteordrer organisationen må have
• Maksimalt antal leveringsdage for organisationen på 1 år
• Opret byttebørs for brugte produkter på tværs af organisationen
Ramboll
Ovenstående er baseret på de grønne krav i SKI’s aftaler
Link til grønne krav i SKI-aftalerne
Se evt. også:
• Rådgivningsenhedens kompetencekortlægningsværktøj
• Miljøstyrelsens sekretariat for grønne indkøb
• Økonomistyrelsens charter for godt og grønt indkøb
• EU-Kommissionens grønne indkøbskriterier
Ramboll 24
Ramboll
25