Spørgsmål & svar
Spørgsmål & svar
Udbud vedrørende aftale om fuld drift af det kommunale træningsområde
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at nedenstående har juridisk forrang i forhold til det øvrige udbudsmateriale.
Der er indkommet nedenstående spørgsmål til ovenstående EU-udbud:
Nr. | Emne | Spørgsmål: | Svar | Besvaret |
1. | Kontraktbilag 3 - Forpagtningsaftale | Vi kan se, at Ordregiver indestår for, at der er fuldt udstyrede træningsfaciliteter, og at nyt udstyr ikke er indkøbt endnu. Men da vi overtager vedligeholdelsesforpligtelsen er det - for at kunne beregne en korrekt pris - vigtigt, at vi ved, hvilket udstyr, der kommer fra Bymosevej 4, herunder hvilken alder udstyret har. Vil Ordregiver fremsende en liste over udstyr på Bymosevej, herunder maskinnavn, alder - og gerne leverandør? | Der findes ikke en sådan liste. Udstyret overtages som det er og forefindes og kan gennemgås i forbindelse med besigtigelse den 17. november. | 16.11.22 |
2. | Udbudsbetingelser | Kan Ordregiver angive, hvilken omsætning der har været på aftalen inden for det seneste år eller anden tidsfastsat periode, eller kan vi få oplyst, hvilken budgetramme Ordregiver har for aftalen? | Ordregiver har tilrettelagt udbuddet med en ny takststuktur, og Ordregiver henviser til estimaterne for antallet af borgere i forløb samt fordelingen heraf. | 18.11.22 |
3. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Kan ordregiver afkræfte, at der er praksis, kutymer eller sædvaner, som medarbejderne også er omfattet af og kan gøre krav på? Hvis ordregiveren ikke kan afkræfte dette, bedes ordregiveren beskrive de enkelte praksisser, kutymer eller sædvaner som medarbejderne også er omfattet af og kan gøre krav efter. | Ordregiver henviser til svar på spørgsmål nr. 2. | 18.11.22 |
4. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes oplyse hvilke andre tillæg jf. kontraktbilag 9 består af, herunder også funktion- og kvalifikationstillæg. | ”Andre tillæg” dækker over følgende typer af tillæg: • Anciennitetstillæg • Dansk Sundhedssikring • Funktionstillæg • Kvalifikationstillæg | 18.11.22 |
• Servicetillæg • TR tillæg | ||||
5. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes oplyse, om medarbejderne jf. kontraktbilag 9 er berettiget til personaleeffekter, som må anvendes privat som eksempelvis fri telefon, fri bil eller betalt arbejdsgiver bredbånd? Hvis ordregiveren kan svare bekræftende hertil, bedes ordregiveren oplyse, hvor mange medarbejdere, som må anvende effekter privat og i så fald hvilken personaleeffekt. | Der er ingen medarbejdere, der har fri telefon, fri bil eller bredbånd betalt arbejdsgiver. Medarbejderne bliver i dag tilbudt en sundhedsforsikring. Den er selvbetalt, frivillig og kan afmeldes, såfremt det ønskes. | 18.11.22 |
6. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes bekræfte, at der ikke påtænkes at opsiges medarbejdere inden overtagelsen af udbuddet? Hvis ordregiveren ikke kan svare bekræftende hertil, bedes ordregiveren oplyse, hvilke af medarbejderne som påtænkes at opsiges jf. kontraktbilag 9 og om medarbejderen forventes at fratræde inden overtagelsen af udbuddet. Hvis medarbejderen ikke forventes at fratræde inden overtagelsen af udbuddet, bedes ordregiveren oplyse om medarbejdernes fratrædelsesvilkår, såsom eksempelvis opsigelsesvarsel, fratrædelsesgodtgørelse, forventet afregning af feriegodtgørelse, manglende udbetaling af løntilgodehavende m.v. | Nej, det kan ordregiver ikke bekræfte. Den offentliggjorte liste i Kontraktbilag 9 er et øjebliksbillede ved udbuddets offentliggørelse. Ordregiver kan god oplyse, at den eksisterende leverandør i henhold til nuværende kontrakt ikke kan omplacere nøglemedarbejdere inden for virksomheden med den virkning, at disse medarbejdere ikke virksomhedsoverdrages, i op til 12 måneder forud for kontraktens ophør. | 18.11.22 |
7. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes bekræfte, at ingen af medarbejderne jf. kontraktbilag 9 er berettiget til resultatløn. Hvis ordregiveren ikke kan svare bekræftende hertil, bedes ordregiveren oplyse, om der er tale om et engangsbeløb, et midlertidigt tillæg eller en varig lønandel og beløbets størrelse for hver enkel medarbejder. | Samtlige lønudgifter fremgår af oversigten i Kontraktbilag 9. | 18.11.22 |
8. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes oplyse, hvilke dage og inden for hvilket tidsrum medarbejdernes arbejdstid er placeret. | Medarbejdernes arbejdstid er placeret indenfor de åbningstider, som træningscenteret har. | 18.11.22 |
Åbningstiderne i den nuværende kontrakt for træningscenteret er 3 dage om ugen kl. 8-17 2 dage om ugen kl. 7-17. Herudover forekommer enkelte årlige særarrangementer, hvor åbningstiderne er udvidede. | ||||
9. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes oplyse, om nogle af fysio- og ergoterapeuterne jf. kontraktbilag 9 er kliniske undervisere. Hvis ordregiveren oplyser, at nogle af fysio- og ergoterapeuterne arbejder som kliniske undervisere, bedes ordregiver oplyse hvor mange af medarbejderne, der er ansat som kliniske undervisere? | Kan ikke oplyses. | 18.11.22 |
10. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes bekræfte, at ingen af fysio- og ergoterapeuterne er berettiget til at tilrettelægge deres egen arbejdstid (selvtilrettelæggende). Kan ordregiver ikke svare bekræftende hertil, bedes ordregiveren oplyse, hvor mange af medarbejderne som tilrettelægger deres egen arbejdstid. | Kan ikke oplyses. | 18.11.22 |
11. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes oplyse, om medarbejderen omfattet af DSR- overenskomsten har en specialuddannelse godkendt af Sundhedsstyrelsen? | Kan ikke oplyses. | 18.11.22 |
12. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes bekræfte, at medarbejderen omfattet af DSR- overenskomsten ikke selv tilrettelægger sin arbejdstid? | Kan ikke oplyses. | 18.11.22 |
13. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Kan vi forudsætte, at de medarbejdere, der fremgår af virksomhedsoverdragelseslisten, kan varetage de 2.250 forløb, som Ordregiver forventer? - eller er der pt. Flere/færre forløb end forventet fremadrettet? | Det estimerede antal forløb svarer til de nuværende forløb. Ordregiver henleder opmærksomheden på, at det korrekte antal forløb fremgår af Kontraktbilag 5 – Tilbudsliste og er på 2.550 årlige forløb. | 18.11.22 |
14. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Kan Ordregiver bekræfte, at de medarbejdere der overdrages jf. kontraktbilag 9 besidder de kompetencer og lever op til de krav til medarbejderne, som er krævet i udbudsmaterialet, herunder også | Der er ikke lagt op til ændringer i borgersammensætning og kvaliteten af den udbudte ydelse fra nuværende kontrakt. Det fremgår af nuværende | 18.11.22 |
kompetencer krævet ift. kontraktbilag 2 – Leverandørens forpligtelser. Såfremt Ordregiver ikke kan bekræfte, at de virksomhedsoverdragede medarbejdere har de i udbudsmaterialet krævede kompetencer og lever op til de stillede krav, vil vi bede om en liste over, hvor mange der mangler kompetencer, og hvilke kompetencer de mangler, så vi kan indregne dette i vores prissætning af tilbuddet. | kontrakt, at nuværende leverandør er forpligtet til at sikre, at medarbejderne får den nødvendige udvikling og vedligeholdelse af deres kvalifikationer. | |||
15. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Kan Ordregiver bekræfte, at der ikke foretages nyansættelser i perioden frem mod overtagelse af medarbejderne, eller at leverandøren i modsat fald får mulighed for at tilpasse sin pris ift. forpligtelsen ifm. foretagne nyansættelser. | Nej, det kan ordregiver ikke bekræfte. Den offentliggjorte liste i Kontraktbilag 9 er et øjebliksbillede ved udbuddets offentliggørelse. | 18.11.22 |
16. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Kan Ordregiver bekræfte, at alle de oplistede medarbejdere bruger deres fulde arbejdstid på den udbudte opgave? - eller løser nogle medarbejdere øvrige opgaver for nuværende leverandør? | Ordregiver kan bekræfte, at de oplistede medarbejdere alene arbejder med den udbudte opgave. | 18.11.22 |
17. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Kan Ordregiver bekræfte, at alle de oplistede medarbejdere bruger deres fulde arbejdstid på den udbudte opgave? - eller er der pt. Flere/færre forløb end forventet fremadrettet? | Ordregiver henviser til svar på spørgsmål nr. 18. | 18.11.22 |
18. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Hvilke arbejdsopgaver varetager de to administrative medarbejdere (medarbejder 40008101 og 40008102)? | Kan ikke oplyses. | 18.11.22 |
19. | Kontraktbilag 2 - Leverandørens forpligtelser | Punkt 2.6.6. I tilfælde af at et bevilget forløb er gennemført og borgerens mål ikke er opfyldt, men at det samtidig vurderes, at yderligere superviseret træning og/eller holdtræning vil føre til god progression, hvordan betales i disse tilfælde for supplerende/yderligere træning? | I tilfælde af at et bevilliget forløb er gennemført, uden borgeren har nået målet, men hvor det samtidigt vurderes, at borgeren har gavn af at fortsætte det pågældende forløb, er Leverandøren ikke berettiget til at afslutte forløbet, jf. Leverandørens forpligtelser pkt. 2.6.6. Det bevilgede forløb forlænges således inden for den tilbudte pris for det pågældende forløb. | 18.11.22 |
20. | Kontraktbilag 2 - Leverandørens forpligtelser | Punkt 2.6.6. Kan vi i forbindelse med prissætningen definere et fast antal gange/uger, der gennemføres træning per forløb og eventuelt per målgruppe? Dette vil gøre prissætningen per forløb mere gennemsigtig. Hvis ja, vil det være hensigtsigsmæssigt at kunne definere og prissætte tilkøb af flere timer/træninger, til de forløb, hvor der efter afsluttet forløb fortsat vil være mulighed for progression og målet for træningen ikke er opfyldt. | Antallet af gange/uger fastsættes individuelt pr. borger som det nødvendige antal for at opnå borgerens mål. Fastsættelse af antallet af gange/uger, der er nødvendige, er en del af Leverandørens vurdering, jf. Leverandørens forpligtelser pkt. 2.6.2. Det fastsatte antal gange/uger skal indeholdes inden for den tilbudte pris for det pågældende forløb. | 18.11.22 |
21. | Kontraktbilag 2 - Leverandørens forpligtelser | Punkt 2.6.6. Xxx ordregiver overveje at indføre en ugepris per forløb i stedet for den foreslåede forløbspris? Dette vil give mulighed for at arbejde med - og måle på - at opnå ønsket effekt på kortere tid. | Ordregiver henviser til svar på spørgsmål nr. 23. | 18.11.22 |
22. | Kontraktbilag 6 - Krav til leverandørens IT- anvendelse | Er det muligt at udsende indkaldelse til træning via E-boks fra KMD Nexus? Og hvis ja, afholdes denne omkostning af Ordregiver? | Ja, borgeren kan indkaldes til træning via KMD Nexus. Det fremgår af Kontraktbilag 6 – Krav til leverandørens IT- anvendelse pkt. 2: ”Ordregiver afholder driftsudgifterne til EOJ- systemet.” | 18.11.22 |
23. | Kontraktbilag 6 - Krav til leverandørens IT- anvendelse | Kan ordregiver uddybe, hvilke muligheder der er i KMD Nexus vedrørende effektmåling, tilfredshedmåling og rapportering? | Der er begrænsede muligheder for effektmåling i KMD Nexus, men udviklingen i funktionsevne vurdering efter FS III vil kunne følges. Der er ingen muligheder for at gennemføre tilfredsmålinger, og der er et relativt simpelt rapporteringssystem, hvor indsatsen i forhold til borgerne kan følges. | 18.11.22 |
24. | Kontraktbilag 5 - Tilbudsliste | Forløbsprogrammerne indeholder flere forskellige delelementer, som ikke i alle tilfælde er relevante. Kan vi få mulighed for at indsætte flere | Det er ikke muligt at tilføje flere priselementer. | 18.11.22 |
forskellige priser på forløbsprogrammerne? | ||||
25. | Kontraktbilag 8 – Databehandleraftale | Punkt c.7 Kan ordregiver acceptere de internationale erkendte standarter på området ISO27001 kombineret med ISO27701 certificeringer i stedet for en revisionserklæring/inspektionsrapport? | Det er et krav, at der udarbejdes revisionserklæring/ inspektionsrapport som angivet i udbudsmaterialet. Ændringer til dette kan ikke accepteres. | 18.11.22 |
26. | Kontraktudkast | Punkt 4.1.1. Hvor ser kommunen, at det overordnede sundhedsfaglige ansvar for arbejdet i Træningscenteret ligger – hos Leverandøren eller hos Ordregiver? | Ordregiver har det overordnede ansvar for træningsområdet, herunder tilbudsvifte, serviceniveau, tværsektorielle aftaler mv. Træningsleverandøren har ansvaret for den konkrete træning, der udføres jf. kontrakten | 18.11.22 |
27. | Kontraktudkast | Hvis det overordnede sundhedsfaglige ansvar ligger hos Leverandøren, hvordan ser Ordregiver så egen rolle i forbindelse med databehandling af Leverandørens medarbejderes personoplysninger i kommunens ”EOJ- system”? | Hvad angår de brugeroplysninger vedr. leverandørens ansatte, så ser Ordregiver sig som selvstændig dataansvarlig for de oplysninger. Oplysningerne er videregivet fra leverandøren. | 18.11.22 |
28. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes bekræfte, om der er medarbejdere, som ikke er omfattet af en overenskomst eller anden kollektiv aftale og i så fald medarbejdernes stillingsbetegnelse. | Samtlige relevante oplysninger fremgår af kontraktbilag 9 | 22.11.22 |
29. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes oplyse om de relevante overenskomstnumre, som medarbejderne jf. kontraktbilag 9 er omfattet af. Herudover bedes ordregiveren sende en kopi af de tilhørende lokalaftaler samt særbestemmelser til de relevante overenskomster, som medarbejderne er omfattet af. | Opdateret Kontraktbilag 9 er pr. dags dato uploadet til udbudsmaterialet. | 22.11.22 |
30. | Kontraktbilag 9 - Medarbejderoversigt, regneark | Ordregiver bedes oplyse omfanget af genebetaling, hvordan genebetalingen er fordelt i forhold til tidsrum jf. overenskomsterne og hvordan genebetalingen er fordelt på medarbejderne. | Ordregiver henviser til de tidspunkter, hvor Leverandøren kan levere træning, jf. Kontraktbilag 2 – Leverandørens forpligtelser afsnit 2. | 22.11.22 |
Foruden ovenstående spørgsmål og svar har Ordregiver følgende tilføjelser til udbudsmaterialet:
Nr. | Afsnit: | Tilføjelse | Besvaret |
1. | Kontraktbilag 9 – Medarbejderoversigt Træning | Medarbejderoversigt er blevet opdateret med korrekte overenskomster. Ordregiver har tilgængeliggjort en ny version af ”Kontraktbilag 9 – Medarbejderoversigt Træning” i hhv. .pdf- og .xlsx-version under fanen ”Udbudsmateriale”. | 22.11.22 |
Evt. revideret udbudsmateriale er udarbejdet og datomarkeret.