Samarbejdspapir mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og kommunale skoler

Samarbejdspapir mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og kommunale skoler

Dette papir beskriver opgaver og udførelse af disse i relation til udlån af skolelokalerne til de folkeoplysende foreninger.

Papiret danner baggrund for det daglige samarbejde mellem Kultur- og Fritidsforvaltningen og den enkelte skole.

Baggrund og lovgrundlag for udlån

Jævnfør Folkeoplysningsloven § 21 og § 22 skal ledige offentlige lokaler stilles til rådighed for folkeoplysende foreninger med det fornødne udstyr, dvs. det udstyr der hører til lokalets daglige funktion.

Dermed er alle lokaler på kommunale skoler som udgangspunkt omfattet af lovgivningen og skal udlånes i det omfang de ikke bruges til deres primære brug, som er skoleundervisning.

Da det ikke er alle lokaletyper, der er lige stor efterspørgsel på, er det nogle på forhånd definerede lokaler, der udlånes til folkeoplysende aktiviteter.

• Idrætslokaler: skoleidrætshaller, gymnastiksale, multisale/tumlesale bevægelses-, danse- og sansesale

• Faglokaler: musik, madkundskab, billedkunst, håndværk og design

• Klasselokaler/basislokaler: kun klassetrin med møbler, der kan benyttes af voksne

• Andre lokaler: aktivitetsrum, auditorium, konferencerum, kantineområde, fællesarealer

Adgang til udstyr i lokaler

Da ledige offentlige lokaler jf. Folkeoplysningsloven § 22 skal stilles til rådighed med det fornødne udstyr, må det forventes, at der er adgang til dette udstyr, hvis det ikke står fremme. Her drejer det sig især om ting som musikanlæg, badmintonnet, mål til boldspil, keramikovn, køleskab, trommesæt men også mindre udstyr som sakse og lign. Dvs. rekvisitter som er nødvendige for aktiviteten i rummet og ikke kan forventes at blive medbragt af fritidsbrugerne fra gang til gang.

Der er ingen forventning om at lette og personlige rekvisitter såsom bolde, ketsjere, bat o. lign. stilles til rådighed for foreninger.

Store redskaber som foreninger anvender og opbevarer på skoler, kan også benyttes af skolen i undervisningsøjemed. Det gælder fx airtrack, skummåtter og trampoliner.

Rengøring i forbindelse med udlån

Der overføres et fast beløb fra Kultur- og Fritidsforvaltningen til Børne- ungdomsforvaltningen til kompensering af folkeskolerne for ekstra udgifter som følge af fritidsudlån.

Kompensationen skal dække eventuelle ekstra omkostninger som følge øget slitage og øgede udgifter til el, vand og varme.

Kompensationen indgår i budgetmodellen, men er ikke øremærket ekstra udgifter i forbindelse med udlån og fremgår altså ikke som en særlig budgetpost på den enkelte skoles budget. Denne kompensationsmodel blev indført for at begrænse administrationen i forbindelse med tildeling af kompensation, som tidligere blev beregnet ud fra den enkelte skoles konkrete fritidsudlån.

Kompensationsmodellen omfatter alle kommunens almene folkeskoler.

Derudover bevilliges ekstra rengøring i weekender til skoler, hvor der er udlån til folkeoplysende foreninger af idrætsfaciliteter med tilhørende badefaciliteter. Tildelingen sker på baggrund af udlånsoversigter leveret af Kultur- og Fritidsforvaltningen.

Udlånsperioder

Udlånssæson og udlånstider for skoler med skoleidrætshal

1. august – 30. juni Hverdage kl. 16-23 Weekend kl. 8-23

Udlånssæson og udlånstider for skoler uden skoleidrætshal

1. september – 31. maj Hverdage kl. 16-22 Weekend kl. 9-22

Emne	Beskrivelse	Hvem-gør-hvad
Lovgrundlag.	Folkeoplysningsloven § 21 og § 22.
Hvilke foreninger er omfattet.	Folkeoplysende foreninger.	Kultur- og Fritidsforvaltningen administrerer udlån.
Hvilke lokaler er omfattet.	Ledige offentlige lokaler.	Kultur- og Fritidsforvaltningen og skolen indgår aftale om konkrete lokaler.
Udstyr, indretning og inventar.	Lokaler stilles til rådighed med det udstyr, der er til rådighed for den daglige brug.	Skolen sørger for adgang til nødvendigt udstyr.
Brug af SMART-boards.	Foreninger skal, hvis de ønsker det, have adgang til SMART-boards.	Kultur- og Fritidsforvaltningen formidler ønsker fra fritidsbrugere videre til skolen. Skolen rekvirerer gæste-login hos Pædagogisk IT (PIT) ved at oprette en sag i sagssystemet Nilex eller ved telefonisk kontakt til PIT’s servicedesk.
Ekstra udstyr, herunder bord- opstilling.	Hvis en forening ønsker bord- eller stoleopstilling.	Foreningen henvender sig til skolen, som afgør om de vil yde denne service. Skolen prissætter selv servicen og afregner med foreningen.
Benyttelsesperiode.	1. august – 30. juni på skoler med skoleidrætshal. 1. september – 31. maj på skoler uden skoleidrætshaller.
Åbningstider.	Skoler med skoleidrætshal hverdage 16-23 weekend 8-23. Skoler uden skoleidrætshal hverdage 16-22 weekend 9-22.	Skolen har fortrinsret til lokalerne til skolens primære formål. Kultur- og Fritidsforvaltningen laver aftale med den enkelte skole.
Hvornår er der adgang?	15 min. før en booket tid og 30 min. efter.	Kultur- og Fritidsforvaltningen administrerer adgangen til faciliteterne.
Indkvartering, stævner etc.	Hvis en forening ønsker indkvartering.	Foreningen henvender sig til skolen, som afgør om det er muligt. Skolen står for det praktiske, hvis den siger ja.

		Betaling kan opkræves i henhold til taksterne vedtaget af BR med årets budget.
Foreningens forpligtigelse ved benyttelse af faciliteter.	Foreningerne skal efterlade lokalet ryddet og sikre, at døre og vinduer er lukket. Sker der skader på bygning eller inventar, skal det meldes hurtigst muligt til Kultur- og Fritidsforvaltningen. Det samme er tilfældet, hvis foreningen ved fremmøde konstaterer skader eller mangelfuld oprydning.	Ved særlige forhold på skolen, skal dette meldes ind til Kultur- og Fritidsforvaltningen, hvorefter foreningerne bliver informeret herom. Sker der overtrædelser af skolens ordensregler, henvender skolen sig til Kultur- og Fritidsforvaltningen, som henstiller til foreningerne at ordensreglementet overholdes. Kultur- og Fritidsforvaltningen kan jf. retningslinjer for støtte til folkeoplysning i København inddrage en foreningstid, hvis foreningen mere end 8 gange har misligholdt deres booking eller ikke har overholde ordensreglerne på den tildelte facilitet.
Uhensigtsmæssig adfærd, herunder hærværk.	Foreninger er erstatningspligtige ved hærværk.	Skolen orienterer Kultur- og Fritidsforvaltningen om konkrete problemer. I konkrete sager med hærværk skal skadernes omfang dokumenteres af skolen. Hærværk skal i udgangspunktet meldes til politi og forsikring, som herefter vurderer om foreningen har erstatningspligt. Videre sagsbehandling aftales mellem skolen og Kultur- og Fritidsforvaltningen. Kultur- og Fritidsforvaltningen indskærper korrekt brug af lokaler. Ved gentagne tilfælde opsiges udlånet til den pågældende forening, jf. de gældende retningslinjer for støtte til folkeoplysning i København. Kultur- og Fritidsforvaltningen træffer afgørelse i samråd med Børne- og ungdomsforvaltningen.
Åbne døre og vinduer.	Hvis foreninger efterlader åbne døre og vinduer.	Skolen retter henvendelse til Kultur- og Fritidsforvaltningen, som henstiller til foreningerne at huske at lukke døre og vinduer. Kultur- og Fritidsforvaltningen kan jf. retningslinjer for støtte til folkeoplysning i København inddrage en foreningstid, hvis

		foreningen mere end 8 gange har misligholdt deres booking eller ikke har overholde ordensreglerne på den tildelte facilitet. Ved gentagne forseelser kan en forening udelukkes fra brug af skolen.
Skiltning på den enkelte skole.	Så foreninger kan finde vej til de bookede lokaler.	Skolen sørger for den nødvendige skiltning. Ved særlige forhold på skolen, kan dette indmeldes til Kultur- og Fritidsforvaltningen, som herefter orientere foreningerne.
Aflysninger pga. skolens eget brug.	Aflysninger skal helst ske senest 21 dage før af hensyn til foreningernes planlægning. Ved sen aflysning er der risiko for at beskeden ikke når frem til foreningen i tide til, at de kan nå at aflyse foreningsbrug.	Skolen giver hurtigst muligt Kultur- og Fritidsforvaltningen besked, hvorefter Kultur- og Fritidsforvaltningen aflyser fritidsbrugere.
Aflysning pga. mindre renoveringer.	Aflysninger skal ske hurtigst muligt. Hvis dato for renovering ikke kendes, skal der i stedet varsles en kommende renovering. Ligeledes bør forventet tidshorisont meldes og justeres løbende. Lukkeperioden bør være så kort så muligt. Er der mulighed for at stille erstatningslokale til rådighed oplyses det.	Skolen giver hurtigst muligt Kultur- og Fritidsforvaltningen besked. Kultur- og Fritidsforvaltningen varsler brugerne om kommende renovering, hvis dato ikke kendes. Kultur- og Fritidsforvaltningen enten aflyser fritidsbrugere eller tilbyder alternative lokaler i lukke-perioden.
Aflysning pga. større renoveringer.	Aflysninger skal ske hurtigst muligt. Hvis dato for renovering ikke kendes, skal der i stedet varsles en kommende renovering. Ligeledes bør forventet tidshorisont meldes og justeres løbende. Lukkeperioden bør være så kort så muligt.	Skolen giver i samarbejde med KEID Kultur- og Fritidsforvaltningen besked. Kultur- og Fritidsforvaltningen varsler brugerne om kommende renovering, hvis dato ikke kendes. Kultur- og Fritidsforvaltningen enten aflyser fritidsbrugere eller tilbyder alternative lokaler i lukke-perioden.

	Er der mulighed for at stille erstatnings- lokale til rådighed oplyses det.
Rengøring.	Der foretages kun ekstra rengøring i idrætslokaler og badefaciliteter ved udlån i weekender. Udgifter til rengøring i forbindelse med fritidsbrug er lagt i skolens budget.
Vagtkørsel fra Københavns Brandvæsen pga. alarm.	Hvis en forening ved en fejl aktiverer en alarm ved brug.	Regning for alarmkørsel grundet fritidsbrugere videresendes til Kultur- og Fritidsforvaltningen som kompenserer Børne- og Ungdomsforvaltningen /skolen.
Tilkobling af alarm.	AIA (alarm) og ADK (automatisk dørkontrol) skal fungere sammen, således at alarmen fra- og tilkobles ved brug af ADK.	Skolen er ansvarlig for, at tyverialarmen er tilkoblet efter endt fritidsbrug. Fritidsbrugerne har ansvaret for at døre er aflåst og vinduer er lukket efter end brug.
Valg af ADK-system – elektronisk adgangskontrol.	Opsætning af ADK.	Såfremt der allerede forefindes ADK, vælges den leverandør, der allerede har ADK på skolen. Ellers kontaktes Administrativt Ressourcecenter i Børne- og Ungdomsforvaltningen, som vejleder om ADK.
Drift og vedligehold af ADK- system.		Skolen er ansvarlig for drift og vedligehold af ADK-system og står selv for kontakt til leverandør. Kultur- og Fritidsforvaltningen har indgået en serviceaftale med H&C om løbende gennemgange af ADK-systemer.
Fejlretning af elektroniske adgangskort.	Hvis der er problemer med brug af kort til ADK-system.	Foreninger henvender sig til Kultur- og Fritidsforvaltningen, som står for fejlretning af adgangskort
Døre, der ikke er omfattet af ADK-system.	Lokaler uden ADK skal være låst op og tilgængelige, når fritidsbrugerne kommer.	Skolen sørger for at lokaler der udlånes efterlades ulåste, så foreningerne kan komme ind.
Support ved fritidsbrugernes adgang.	Alle skoler med ADK er forpligtiget til at levere support til foreningerne på skolen. Børne- og Ungdomsforvaltningen tilbyder central supportordning hos Rådhusvagten.	Fritidsbrugere ringer til det supportnummer, der står på bookingbeviset. Rådhusvagten eller anden supportenhed yder telefonisk eller fysisk support.

Skolernes brug af idrætsanlæg

Aftaler om skolernes brug af udendørsfaciliteter på idrætsanlæg og i svømmebade.	Alle skoler kan søge om benyttelse af idrætsanlæg og svømmebade til almindelig undervisning.	BUF-tider i DGI-Byen bliver fordelt mellem Vesterbroskolerne, der ligger tæt på DGI-byen. Ønsker om svømmetider skal sendes til Fagligt Center, Kontorpostkasse, hvorefter der foretages en fordeling af alle svømmetider ud fra de tider Børne- og Ungdomsforvaltningen har til rådighed. Tørhaller bliver fordelt hvert andet år i forbindelse med fordelingsrunderne for folkeoplysende foreninger. Skoler skal ansøge om de ønskede faciliteter i Kultur- og Fritidsforvaltningens bookingsystem. Herefter fordeler det enkelte anlæg tiderne Informationer om fordelingsrunder bliver kommunikeret ud fra Kultur- og Fritidsforvaltningen.
Aftale om skolers brug af udendørsfaciliteter på idrætsanlæg og på parkbaner (TMF-baner).	Alle skoler kan søge om benyttelse af udendørsfaciliteter på idrætsanlæg og parkbaner.	Udendørsfaciliteter bliver fordelt hvert andet år i forbindelse med fordelingsrunden for folkeoplysende foreninger. Skoler skal ansøge om de faciliteter de ønsker via Kultur- og Fritidsforvaltningens bookingsystem, hvis Kultur- og Fritidsforvaltningen ikke har orienteret om en anden praksis.

Kontaktoplysninger

Kultur- og Fritidsforvaltningen	Mail	Telefon
Fællesindgang	xxxxxxx@xxx.xx.xx	33663870
BUF Mad og Faciliteter	Mail BUFKP Adm. Ressourcecenter xxx@xxx.xx.xx	Telefon
Rådhusvagten	Mail	Telefon
	xxxxxxxxxxx@xxx.xx.xx	33662584
Pædagogisk IT	Mail	Telefon